Whitepaper. Dit moet u weten over een personeelshandboek

Transcriptie

1 Dit moet u weten over een personeelshandboek

2 In een personeelshandboek staat wat voor alle werknemer binnen een bedrijf(sonderdeel) geldt. Dat kunnen regels en procedures zijn, maar ook arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld over salaris(groei), of verlof. De individuele afspraken die met medewerkers worden gemaakt staan in de individuele arbeidsovereenkomsten. Een personeelshandboek kan bijdragen aan de duidelijkheid, uniformiteit en gelijkheid binnen een bedrijf. Er geldt geen vaste vorm, omvang en/of inhoud. Sommige handboeken beslaan 300 bladzijden, andere 3. Ook de titel die het reglement krijgt is niet uniform. Andere benamingen zijn bijvoorbeeld bedrijfsreglement, directiereglement, ondernemingsregeling, werknemersmanual of personeelsgids. In deze whitepaper behandelt mr. Edith van Schie alle ins en outs over het personeelshandboek. Het gaat hierbij om zaken als: - Over het invoeren of wijzigen van een personeelshandboek - Wat staat er in het personeelshandboek? - Hoe zorgt u dat het personeelshandboek wordt gebruikt? - Hoe werkt de handhaving en het sanctiebeleid? Mr. Edith (E.Th.) van Schie is freelance auteur en adviseur op het gebied van arbeidsrecht en HR. Zij schrijft geregeld voor XpertHR en XpertHR Checkit en XpertHR Actueel. Edith is jarenlang actief geweest als arbeidsrechtadvocaat bij RWV Advocaten, maar zij heeft de zaken ook een paar jaar van een andere kant kunnen bekijken toen zij bij de rechtbank werkzaam was. Naast het schrijven van artikelen ontwikkelt Edith ook lesmateriaal en examens voor HBO Bachelor-opleidingen en is zij kerndocent voor de HBO Rechtenopleiding van NCOI. 2

3 Over het invoeren of wijzigen van een personeelshandboek Straks meer over de inhoud van een personeelshandboek, maar eerst een aantal zaken waar ondernemers, die een personeelshandboek willen invoeren of hun handboek willen aanpassen, op moeten letten: Verspreiding Het is belangrijk dat de medewerkers te allen tijde toegang hebben tot de inhoud van het handboek. Daarom moet voldoende aandacht worden besteed aan een goede verspreiding van het handboek. De plaatsing van het handboek op het intranet van een onderneming of op een ander intern netwerk is een prima manier om daaraan te voldoen. Het is dan natuurlijk wel zaak om de medewerkers te informeren dat het (nieuwe) personeelshandboek geldt en waar ze dat kunnen vinden. Nieuwe werknemers In de arbeidsovereenkomst van nieuwe medewerkers kan een incorporatiebeding worden opgenomen. Daarin staat dat het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, aanvaart de nieuwe werknemer of een werknemer die een nieuw contract krijgt - ook de inhoud van het personeelsreglement. Het handboek moet dan wel (digitaal of in hard-copy) aan de werknemer ter beschikking worden gesteld. De ondernemingsraad Een werkgever kan in principe niet zomaar eenzijdig arbeidsvoorwaarden wijzigen. Als in een nieuw personeelshandboek nieuwe arbeidsvoorwaarden staan, dan moeten ondernemingen met een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT), hen eerst om instemming vragen. Als geen OR of PVT in het bedrijf aanwezig is, moeten de werknemers individueel met gewijzigde arbeidsvoorwaarden instemmen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over: werk- en rusttijden; het opnemen van vakantiedagen; arbeidsomstandigheden; pensioen; een winstdelings- of spaarregeling of regels over aanstelling, ontslag en bevordering. Dit geldt dus voor wijziging van arbeidsvoorwaarden, niet voor wijziging van instructies. 3

4 Instructies Instructies mag een werkgever eenzijdig aan zijn werknemers opleggen op grond van zijn instructierecht (art. 7:660 BW). Dat geldt bijvoorbeeld voor: gedragscodes; kledingvoorschriften; rookbeleid; protocollen ongewenst gedrag; reglementen over veiligheid, gezondheid en milieu en - en internetprotocollen. Hoewel het dus niet verplicht is om werknemers of werknemersvertegenwoordiging te vragen of zij het met het invoeren of wijziging van dit soort instructies eens zijn, kan het handig zijn om dat toch te doen. Het creëert vaak de benodigde draagkracht. Werknemers(vertegenwoordigers) voelen zich erdoor serieus genomen en zullen zich vermoedelijk eerder conformeren aan de nieuwe regels. Wat staat er in het personeelshandboek? Inleiding Een personeelshandboek begint met een inleiding. Daarin wordt verteld welke waarde de onderneming aan het reglement hecht en welke algemene waarden en normen de werkgever binnen zijn bedrijf hanteert. Werken bij [bedrijfsnaam] is werken met een uitdaging. Het leveren van de hoogst mogelijke kwaliteit is van groot belang, maar ook integriteit, een goede bedrijfsvoering, interne controle, een goede werksfeer en plezier in het werk heeft prioriteit. Veilig en gezond werken met oog voor milieu en de omgeving vinden wij van groot belang. Dit personeelshandboek is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Wij verwachten dan ook dat een ieder zich aan de regels en voorschriften houdt. Voor suggesties, ideeën en voorstellen staan wij uiteraard altijd open. Bedrijfsprofiel Vaak wordt ook iets geschreven over de onderneming. Welke filosofie hangt de onderneming aan? Wie leiden de onderneming? Welke bedrijfsonderdelen kent de onderneming? Welke werkzaamheden verricht de onderneming? Dit is vooral bedoeld om nieuwe werknemers een inzicht te geven in het bedrijf waar zij gaan werken. 4

5 Cao-bepaling Als binnen het bedrijf van de werkgever een of meerdere cao s gelden, is het goed dit in het personeelsreglement te vermelden. [Bedrijfsnaam] valt onder de cao [naam cao], de bepalingen in dit personeelshandboek zijn in overeenstemming met de cao. Begripsbepalingen Soms is het raadzaam om in het personeelshandboek een lijst met begripsbepalingen of definities op te nemen. Dat kan verduidelijkend werken. Zeker in een wat grotere onderneming en in een onderneming waarin veel nationaliteiten werkzaam zijn. Wijziging personalia Een personeelshandboek is niet alleen maar bedoeld om regels binnen een onderneming te formaliseren. Het kan ook de functie hebben van naslagwerk waarin werknemers bijvoorbeeld kunnen opzoeken hoe en waar zij bepaalde faciliteiten kunnen aanvragen en hoe zij hun personalia kunnen wijzigen. Wijzigingen in personalia moeten altijd direct schriftelijk worden doorgegeven aan de afdeling Personeelszaken. Gedragsregels Duidelijke gedragsregels vermindert discussies en onduidelijkheid over hoe het in het bedrijf moet gaan. Bovendien geeft het een ondernemer handvatten om een werknemer op zijn gedrag aan te spreken. Gedragsregels kunnen bijvoorbeeld gaan over: identificatie; taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; communicatie en overleg; melding van ongevallen en misstanden; veiligheid, gezondheid en milieu; bedrijfsgezondheidszorg; persoonlijke verzorging, kleding en uiterlijk; verzorging van de werkplek; gebruik van bedrijfsgoederen; 5

6 keuring van arbeidsmiddelen; roken; toezicht; declareren. Maar ook over: de omgang met collega s, klanten en externe relaties; persoonlijke relaties op het werk; persoonlijke relaties met concurrenten, klanten of leveranciers; de omgang met persoonlijke belangen; privé zaken regelen in werktijd; fatsoen; relatiegeschenken; nevenactiviteiten; geheimhouding; computer gerelateerde zaken, bijvoorbeeld over gebruik van , sociale media en internet, maar ook over controlemogelijkheden. Andere onderwerpen die in een personeelshandboek kunnen staan zijn: Alcohol- en drugsbeleid Een werkgever mag regels opstellen over het verbod op gebruik van alcohol en drugs vlak voor aanvang van het werk en tijdens het werk, maar ook over controles op gebruik van deze verboden middelen. Regels over ongewenst gedrag (agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten) Een werkgever is verplicht om te zorgen voor een werkomgeving die vrij is van agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag dat tot psychische belasting kan leiden. Van een werkgever wordt eigenlijk verwacht dat hij een protocol ongewenst gedrag met een gedegen klachtenprocedure hanteert. Het personeelshandboek is zeer geschikt om een dergelijk protocol in op te nemen. Beloning Salaristabellen, bepalingen over vakantiebijslag, overwerkvergoedingen, salarisverhoging, indexering, een jubileumregeling, maar ook uitleg over (de posten op) de salarisstrook kunnen in het handboek worden opgenomen. 6

7 Werktijden Soms kan het handig zijn om de werkdagen, werktijden en pauzes die binnen een bedrijf worden gehanteerd op te nemen in een personeelshandboek. Vooral als binnen een onderneming diverse afdelingen werkzaam zijn die ieder hun eigen werktijden hanteren. Werkdagen; maandag tot en met vrijdag Werktijden: aanvang tussen 07:30 uur en 09:00 uur einde tussen 16:00 uur en 17:30 uur. Pauzes: een half uur lunchpauze dient te worden genoten tussen 12:00 uur en 13:30 uur. Tijdens de lunchpauze heeft de werknemer geen recht op loondoorbetaling. Aanpassing arbeidsduur De Wet flexibel werken (Wfw) verplicht een werkgever om onder bepaalde omstandigheden in te stemmen met een verzoek van de werknemer tot aanpassing van de arbeidsduur, de arbeidstijd en/of de arbeidsplaats. In het personeelshandboek kan hiervoor een regeling worden opgenomen. Studie Een werkgever kan in een personeelshandboek een algemeen studiekostenbeding met een terugbetalingsregeling opnemen. Soms is het beter om met werknemers voor iedere studie die er toe doet een aparte studieovereenkomst te sluiten. Dit is meest safe omdat de werknemer exact weet waar hij voor tekent. Voor het in mindering brengen van studiekosten op een eventuele transitievergoeding is dat zelfs noodzakelijk. In het personeelshandboek kan dan worden opgenomen dat de werknemer altijd toestemming moet hebben van de werkgever om een studie op kosten van de werkgever te gaan volgen en dat de werkgever die toestemming afhankelijk kan stellen van ondertekening van een studiekostenovereenkomst door de werknemer. Soms is het volgen van een studie of opleiding voor een werkgever zo belangrijk dat hij bereid is de werknemer daarvoor studieverlof toe te kennen. Om willekeur te voorkomen, kan ook hierover een bepaling in het personeelsreglement worden opgenomen. 7

8 Leaseauto De algemene regels over gebruik van een leaseauto kunnen ook in een personeelshandboek staan. Een veel gestelde vraag over werknemers die zich hebben misdragen is: kan hem zijn leaseauto worden afgenomen? Als hierover een bepaling in het personeelshandboek staat, eventueel wel. De werknemer is verplicht om ingeval van arbeidsongeschiktheid, schorsing of nonactiefstelling of vakantie - op het eerste verzoek van de werkgever de aan hem ter beschikking gestelde leaseauto in te leveren, zonder dat de werkgever ten opzichte van de werknemer gehouden zal zijn een andere auto ter beschikking te stellen of (schade) vergoeding of compensatie te betalen. Vakantie Hoofdregel is dat een werkgever de vakantie van een werknemer vaststelt overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij hij een goede reden heeft om dat niet te doen. De wet biedt echter de mogelijkheid om bij schriftelijke overeenkomst van deze hoofdregel af te wijken. De werkgever mag dan bijvoorbeeld bepalen dat in een bepaalde periode geen vakantie mag worden opgenomen of dat juist binnen een bepaalde periode verplicht vakantie moet worden opgenomen. Deze regels kunnen in het personeelshandboek worden opgenomen. Daarnaast past een regeling voor het kopen en/of verkopen van verlofuren in het handboek. Verlof De wet regelt niet dat werknemers vrij krijgen voor bijzondere gebeurtenissen zoals bruiloften, geboortes en begrafenissen. In een personeelshandboek kan daarvoor, maar bijvoorbeeld ook een regeling voor verlof tijdens feestdagen, een regeling worden opgenomen. Ziekte Als een werkgever een goed ziekteverzuimreglement heeft, dan weet een werknemer waar hij aan toe is. Als hij zich niet aan het reglement houdt, kan een werkgever daartegen maatregelen nemen. In het reglement kunnen bijvoorbeeld bepalingen staan over: ziek- en hersteld-meldingen wachtdagen; controlevoorschriften bij ziekte; re-integratieverplichtingen; toegang tot een arboarts of arbodeskundige 8

9 Bijzondere bepalingen Enkele bijzondere bepalingen die in een personeelshandboek kunnen worden opgenomen zijn: bepalingen over cameratoezicht; bepalingen over intellectueel eigendom; bepalingen over onbetaald verlof; Eenzijdig wijzigingsbeding In het handboek kan een eenzijdig wijzigingsbeding worden opgenomen. De werkgever kan de bepalingen in het handboek dan als hij daarvoor een zwaarwegend belang heeft - in principe wijzigen zonder instemming van de werknemer. De werkgever behoudt zich het recht voor om de bepalingen in dit personeelshandboek eenzijdig te wijzigen indien hij daarbij een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging wordt geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Eindopmerking Als slotopmerking kan worden opgemerkt dat de directie van iedere werknemer verwacht dat hij zich aan het personeelsreglement houdt. [Bedrijfsnaam] verlangt en verwacht van iedere werknemer dat hij de inhoud van dit personeelsreglement kent en dat hij zich houdt aan de bepalingen die in dit personeelsreglement zijn opgenomen. Ondertekening Het personeelshandboek wordt meestal ondertekend door de directie. Bepalingen die niet in een personeelshandboek thuishoren Soms druisen bepalingen die in een personeelshandboek staan, in tegen de regels die in een toepasselijke cao staan. In die gevallen gaan de cao-regels in principe voor op de regels die in een personeelsreglement staan. Uitzondering geldt normaal gesproken voor regels die in (voor de werknemer) gunstige zin afwijken van de cao-regels, maar dat is niet altijd het geval. Het is verstandig om dit goed na te gaan. 9

10 Sommige bepalingen horen niet thuis in een personeelshandboek maar passen beter in de individuele arbeidsovereenkomst. Dat zijn bijvoorbeeld afspraken over: de specifieke werkzaamheden van de werknemer; het loon; een prestatiebonus; of specifieke persoonlijke targets. Soms zijn bepalingen voor de werknemer zo belastend, dat de wetgever heeft bepaald dat die schriftelijk moeten worden overeengekomen. Die bepalingen kunnen beter worden opgenomen in de individuele arbeidsovereenkomst waar de handtekening van de werknemer onder staat. Dat geldt bijvoorbeeld voor: concurrentiebedingen; relatiebedingen; proeftijdbedingen. Hoe zorgt u dat het personeelshandboek wordt gebruikt? Als het handboek is geschreven en de invoering ervan is afgerond, dan begint het eigenlijk pas echt. Het personeelshandboek moet gebruikt gaan worden. Bewustmaking Medewerkers moeten weten wat van hen verwacht wordt. Niet iedere werknemer zal bij het invoeren van een personeelshandboek het hele boek aandachtig doorlezen. Daarom is het goed om zeker waar het gaat om gedragsregels de werknemers ook op een andere manier te informeren over hun rechten en plichten. Een werkgever kan daarvoor bijvoorbeeld zorgen door de gedragsregels gefragmenteerd aan te bieden. Dat kan door steeds één onderwerp te belichten in een interne nieuwsbrief of tijdens een terugkerend werkoverleg. Het organiseren van personeelsbijeenkomsten waarin het personeelshandboek themamatig wordt behandeld, uitgelegd en verduidelijkt met voorbeelden kan ook effectief zijn. Verplichtingen werkgever In een personeelshandboek verplicht een werkgever zichzelf vaak ook tot het ondernemen van bepaalde acties. Het instellen van vertrouwenspersonen, klachtencommissies of veiligheidscoördinatoren die in een personeelshandboek worden genoemd, zijn daar voorbeelden van. Die verplichtingen zullen direct ter hand genomen moeten worden. Daarbij is het natuurlijk van belang dat het voor iedereen duidelijk is wat de taken en bevoegdheden zijn. Het kan daarbij raadzaam zijn om de medewerkers die met die taken en bevoegdheden worden belast, te begeleiden in het vormgeven daarvan. Soms is het aanbieden van een opleiding of cursus ook noodzakelijk (bijv. bij de BHV-ers) of aan te raden (bijv. voor vertrouwenspersonen). 10

11 Hoe werkt de handhaving en het sanctiebeleid? Het opstellen en uitdragen van regels binnen een onderneming door die in een handboek op te nemen, is belangrijk, maar consistente handhaving van de regels is minstens even belangrijk. Een werkgever die een heel scala aan regels uitvaardigt maar vervolgens geen actie onderneemt als werknemers zich niet aan die regels houden, kan zich op den duur ook minder gemakkelijk beroepen op die regels. Het is daarom goed om in het personeelshandboek ook sanctiebeleid op te nemen. 1e overtreding; eerste officiële (schriftelijke) waarschuwing; 2e overtreding; tweede officiële (schriftelijke) waarschuwing, waarin stappen 3, 4 en 5 worden aangekondigd; 3e overtreding; laatste officiële (schriftelijke) waarschuwing, waarin stappen 4 en 5 worden aangekondigd; 4e overtreding; schorsing. In de brief waarin de schorsing wordt aangekondigd, moet stap 5 dan ook worden aangekondigd; 5e overtreding; ontslag (op staande voet). Het is wel belangrijk om goed vast te leggen dat het sanctiebeleid slechts een handleiding is hoe onder normale omstandigheden omgegaan kan worden met gemiddelde overtredingen. De werkgever zal wel enige vrijheid voor zichzelf moeten creëren om van het beleid af te wijken, bijvoorbeeld als het gaat om drie minimale overtredingen of juist als het gaat om één heel ernstige overtreding van de regels. Ook de omstandigheden waarin een werknemer zich bevindt kan soms aanleiding geven om hem wat milder of juist wat strenger te sanctioneren. Voorkomen moet worden dat een werkgever zichzelf al te zeer bindt aan het door hemzelf opgestelde sanctiebeleid. Afwijking van het eigen sanctiebeleid moet een werkgever wel goed kunnen motiveren. 11