Bijlagen : -2-

Transcriptie

1 «gemeente_» college van burgemeester en wethouders «postadres» «postcode» «plaats» Uw kenmerk : -- Datum : 28 maart 2013 Ons kenmerk : RWB/MD/ Contactpersoon : M.L.T. Dircks Betreft : Aanbieding voorstellen werkgroep Redesign Telefoonnummer : mart.dircks@west-brabant.eu Bijlagen : -2- Geacht college, Het Dagelijks Bestuur biedt u de voorstellen aan van de werkgroep Redesign in de vorm van een contourennotitie (bijlage 1) en een organogram (bijlage 2). Deze stukken behoeven enige uitleg. Vandaar dat u in deze aanbiedingsbrief de nodige achtergrondinformatie kunt lezen. Daarnaast verzoeken wij u om een reactie te formuleren. Korte achtergrondschets Na twee jaar is bestuurlijk de behoefte gevoeld na te gaan of de opzet en werkwijze die de Regio West-Brabant hanteert, nog past bij wat gemeenten, bedrijfsleven, onderwijs en externe partners van ons vragen. De Strategische Agenda West-Brabant en het Uitvoeringsprogramma, de samenwerking met de 3 O s, Krachtig Bestuur en de financiële positie van de Regio West-Brabant vragen om herbezinning van de ambities, taken en rollen van de RWB en waren de aanleiding om een evaluatiebijeenkomst op 27 september 2012, waarbij alle colleges waren vertegenwoordigd, te organiseren. De conclusies van deze bijeenkomst waren: 1. De strategische kant is op orde. 2. Hoe kunnen we de RWB beter vormgeven in een netwerkconstructie? 3. Hoe krijgen we focus op de inhoud en realiseren we concrete resultaten? Opdracht en uitkomsten Om de opgaven waarvoor de regio en gemeenten de komende jaren staan slagvaardiger en sneller op te pakken, geeft de werkgroep antwoord op de volgende vragen: 1. Wat is de bijgestelde rol en taakopvatting van de Regio West-Brabant? 2. Welke taken oefent de RWB wel en niet (meer) uit? 3. Welke structuur/werkwijze ondersteunt deze taken het beste? Collegebijeenkomst 21 februari 2013 Op 21 februari waren alle colleges van de 19 samenwerkende gemeenten vertegenwoordigd in Zevenbergen voor een presentatie van en discussie over de eerste voorstellen van de werkgroep Redesign. Met behulp van uw inbreng in de discussieronde heeft de werkgroep de voorstellen aangepast en verwoord in een contourennotitie. Die notitie treft u bijgaand aan. Krachtig Bestuur in Brabant De voorstellen van de werkgroep Redesign sluiten aan bij de aanbevelingen van de adviescommissie Krachtig Bestuur, daar waar gesproken wordt over de Strategische Agenda en de positionering van de regio en het slagvaardiger en effectiever optreden dat nodig is voor de realisering van de uitvoeringsprogramma s. Regio West-Brabant I Postbus 503 I 4870 AM Etten-Leur Tel: info@west-brabant.eu I Inschrijvingsnr. KvK: I BNG bankrekening:

2 Samenvatting voorstellen werkgroep Redesign In de nieuwe opzet van de Regio West-Brabant wordt onder andere gedacht aan: 1. De Regio West-Brabant houdt zich primair bezig met de strategische positionering van West- Brabant, de belangenbehartiging en lobby van de 19 gemeenten extern naar provincies, Rijk en Brussel; 2. De RWB is een netwerkorganisatie en het centrale punt waar vragen van interne en externe samenwerkingspartners samenkomen en fungeert als intermediair tussen interne en externe samenwerkingspartners; 3. Inrichting van de West-Brabantse Vergadering (een ontmoetingsbijeenkomst voor colleges) voor integrale vraagstukken en netwerken; 4. Per beleidsveld kunnen de portefeuillehouders besluiten om een portefeuillehoudersoverleg in te stellen voor besluitvorming van de regionale agendasetting, afstemming en regievoering namens de 19 gemeenten binnen dat beleidsveld; 5. Formele status van Bestuurscommissies is niet langer nodig, met uitzondering van de Bestuurscommissie KCV; 6. Het Algemeen en Dagelijks Bestuur zijn verantwoordelijk voor de organisatorische ondersteuning van de Portefeuillehoudersoverleggen en de West-Brabantse Vergadering. Het West-Brabanthuis beschikt over de capaciteit, kwalitatief en kwantitatief, om deze ondersteuning te bieden. De gemeenten maken dat mogelijk door in de begroting de daarvoor noodzakelijke middelen beschikbaar te stellen. 7. De RWB werkt hoofdzakelijk op schaal van de 19 gemeenten (RWB). Andere taken die een intergemeentelijke aanpak vergen, worden door die gemeenten in subregio s georganiseerd. 8. Uitvoerende taken zijn niet de core business van de Regio West-Brabant, tenzij daartoe expliciet besloten wordt. Verzoek om reactie Wij verzoeken u een reactie te formuleren op de voorstellen van de werkgroep Redesign bij het Dagelijks Bestuur van de Regio West-Brabant. U kunt uw reactie tot uiterlijk 1 juni kenbaar maken. De werkgroep Redesign beoordeelt de reacties en verwerkt deze voor besluitvorming in het Dagelijks Bestuur op 20 juni. Op 3 juli zal definitieve besluitvorming door het Algemeen Bestuur plaatsvinden. Betrokkenheid gemeenteraden Tijdens de collegebijeenkomst op 21 februari is nadrukkelijk verzocht om alle gemeenteraden te betrekken. U kunt als college uw eigen gemeenteraad zelf informeren over de voorstellen, indien nodig ondersteund door leden van de werkgroep. De Regio West-Brabant organiseert in overleg met de griffiers op 22 april een regionale raadsledenbijeenkomst. In het vertrouwen u voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Dagelijks Bestuur Regio West-Brabant P.A.C.M. van der Velden Voorzitter ir. M.L.T. Dircks Secretaris-directeur Regio West-Brabant I Postbus 503 I 4870 AM Etten-Leur Tel: info@west-brabant.eu I Inschrijvingsnr. KvK: I BNG bankrekening:

3 RWB integraler, sneller en slagvaardiger op koers Past de opzet en werkwijze die de Regio West-Brabant hanteert, nog wel bij wat gemeenten, bedrijfsleven, onderwijs en externe partners van ons vragen? Na twee jaar werken in deze bestuurlijk setting luidt het antwoord alom: Nee!. Voor veel bestuurders werkt de huidige constructie te bureaucratisch en te strak. Er is veel behoefte aan een netwerkachtige opzet met ontmoeting en uitwisseling. Deze tijd, waarin de rol van de lokale overheid aan verandering onderhevig is en financiële middelen afnemen, vraagt om creatieve oplossingen, onder het motto: Meer met minder. In een aangepaste bestuurlijke werkwijze krijgen integraliteit, reactiesnelheid en slagvaardigheid meer kans van slagen, verwacht de werkgroep Redesign RWB. Aanleiding Behalve het ondervonden bestuurlijke keurslijf waren er nog wat dwingende redenen om eens kritisch in de spiegel te kijken. Zo hoorde je steeds vaker de vraag Wie is er nu van?, betreffende de verhouding tussen dagelijks bestuur en algemeen bestuur enerzijds en de bestuurscommissies anderzijds. Verder benaderen externe partners ons voor overleg meer en meer als regio. Ook blijkt dat steeds meer taken alleen in eendrachtige samenwerking uitvoerbaar zijn. Daar komt nog bij dat de Strategische Agenda West-Brabant en het daaruit voortvloeiende Uitvoeringsprogramma een permanente samenwerking tussen de drie O s (ondernemers, onderwijs, overheid) verlangen. Tot slot kwamen er nog twee belangrijke ontwikkelingen op de regio af, namelijk het project Krachtig Bestuur van de commissie Huijbregts en de brief van minister Plasterk over de bestuurlijke organisatie en decentralisaties. Dit alles vroeg om herbezinning van onze ambities, taken, werkwijze en rollen, en bijgevolg om een redesign van de RWB. Werkgroep Redesign RWB Naar aanleiding van een evaluatiebijeenkomst op 27 september 2012, waarbij ieder college vertegenwoordigd was, heeft het dagelijks bestuur een werkgroep de opdracht gegeven de redesign van de RWB verder uit te werken. Rekening houdend met de bezuinigingsopgave en de daarmee samenhangende kerntakendiscussie heeft deze werkgroep eind 2013 een voorstel gereed en zijn er zo mogelijk een of meerdere onderdelen daarvan reeds in gang gezet. Dit voorstel is dan beschikbaar bij de nieuwe coalitie- en formatiebesprekingen na de gemeenteraadsverkiezingen in Om de opgaven waarvoor de regio en gemeenten de komende jaren staan slagvaardiger en sneller op te pakken, geeft de werkgroep antwoord op de volgende vragen: 1. Wat de bijgestelde rol en taakopvatting van de Regio West Brabant is? 2. Welke taken oefent de RWB wel en niet (meer) uit? 3. Welke structuur/werkwijze ondersteunt deze taken het beste? Voordelen nieuwe opzet In de voorliggende Contourennotitie doet de werkgroep Redesign RWB aanbevelingen voor een nieuwe opzet en werkwijze van de Regio West-Brabant. Dat levert een aantal gewenste voordelen op. Allereerst wordt de vraag Wie is er nu van.? beantwoord door duidelijkheid te scheppen in de verhouding tussen dagelijks bestuur en algemeen bestuur (beheersmatige kant) en de West- Brabantse Vergadering en portefeuillehoudersoverleggen (inhoudelijke kant). Ook de kerntaken van de RWB zijn helder benoemd. Er is bestuurlijk draagvlak voor integrale vraagstukken door de bespreking en besluitvorming in de West-Brabantse Vergadering en er zijn geregeld netwerk -en ontmoetingsmomenten voor de colleges. Doordat de POHO s zelf hun werkwijze en Contourennotitie Werkgroep Redesign 14 maart 2013 Pagina 1

4 vergaderfrequentie bepalen, gebaseerd op de door hen geformuleerde jaaragenda, is er meer flexibiliteit. Door mandatering en korte lijnen kan men snel en slagvaardig handelen en besluiten. Vernieuwingen Hieronder vatten we de voorgestelde nieuwe werkwijze van de RWB samen. Voor een uitvoerigere uitwerking verwijzen we naar de bijlage. RWB De RWB is een faciliterende netwerkorganisatie die fungeert als intermediair tussen interne en externe samenwerkingspartners. Daartoe organiseert ze overlegtafels en regionale evenementen. Gemeenteraadsleden en griffiers worden hier nadrukkelijk bij betrokken. Ook is ze een kennisplatform en vraagbaak. Het accent in haar activiteiten ligt op strategie, beleid, belangenbehartiging en lobby, ter realisering van de Strategische Agenda. De RWB heeft een kwantitatief en kwalitatief adequate ambtelijke organisatie om de bestuurlijk opgedragen opgaven uit te voeren. De RWB reageert snel op vragen en activiteiten van andere overheden, zoals MIRT-verkenningen, Havenvisie Rotterdam, structuurfondsen Europa, mobiliteitsbeleid Provincie of Rijk (weg, water, spoor, buis), decentralisaties, e.d. Uitvoeringstaken behoren niet tot de core business van de RWB. Ze is primair bedoeld voor strategische positionering, coördinatie, belangenbehartiging en lobby betreffende vraagstukken van de 19 gemeenten Het West-Brabanthuis initieert, stimuleert, en faciliteert die taken. Binnen het gebied van de RWB vormen gemeenten clusters voor subregionale samenwerking waar binnen wordt samengewerkt op beleid en uitvoering. Werkzaamheden voor minder dan 19 gemeenten worden in beginsel in deze subregio s opgepakt. De gemeenten zelf zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning. Realisering van de Strategische Agenda gebeurt door financiering vanuit onder andere het Regiofonds, dat gevoed wordt door een jaarlijkse bijdrage van de gemeenten. West-Brabantse Vergadering De West-Brabantse Vergadering wordt georganiseerd als ontmoetingspunt voor collegeleden en de behandeling van integrale en complexe vraagstukken, zoals arbeidsmigranten, actualisering Strategische Agenda, reactie op de Havenvisie Rotterdam, redesign e.d. De vergadervorm is analoog aan het VNG-model, bijzondere ALV). Alle 19 vertegenwoordigende gemeenten zijn ambassadeurs van de Regio West-Brabant. Gezien de positie van Breda als centrumgemeente geldt dit voor de burgemeester en het college van de gemeente Breda in het bijzonder, gezien de vertegenwoordiging buiten de regio. POHO S Met uitzondering van de bestuurscommissie Kleinschalig Collectief Vervoer worden de huidige Bestuurscommissies opgeheven. In plaats hiervan komen er flexibel handelende Portefeuillehoudersoverleggen (POHO s) op basis van behoefte. Zij hebben een afstemmings -en kennisdelingstaak (strategisch, beleidsmatig, lobby), maar geen eigen begrotingen. Het West-Brabanthuis ondersteunt, faciliteert en initieert de agenda s van de POHO S. De regionale agendasetting op een betreffend beleidsterrein ligt bij de POHO S zelf. Contourennotitie Werkgroep Redesign 14 maart 2013 Pagina 2

5 AB en DB AB en DB blijven bestaan en zijn verantwoordelijk voor de organisatie, bedrijfsvoering en de P&Ccyclus van de RWB. De ARG adviseert en ondersteunt de RWB. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van integrale en complexe vraagstukken. Voor dit soort vraagstukken op meerdere beleidsterreinen stelt het DB projectgroepen in vanuit de betreffende disciplines. De uitkomst van hun voorstellen wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de West-Brabantse Vergadering. Het AB en DB zorgen voor de voorbereiding van het jaarplan van de Strategische Agenda en voor de monitoring van de voortgang en resultaten. Contourennotitie Werkgroep Redesign 14 maart 2013 Pagina 3

6 Bijlagen Samenstelling werkgroep Redesign RWB De heren J. Polman (vz.) en F. Naterop (pl.vz) vanuit het dagelijks bestuur en algemeen bestuur; Mw. S. Boelema en de heren J. Peters en T. Theunis vanuit de bestuurscommissies; Mw. A. Baart en de heren F. Verheijen en R. Meulenbroek vanuit de Ambtelijke Regiegroep; De heren M. Dircks, P. van Gennip, A. Reijlink en mw. F. van Damme vanuit de Regio West- Brabant. Voorgestelde vernieuwingen nieuwe opzet RWB De huidige Bestuurscommissies worden opgeheven, met uitzondering van de bestuurscommissie Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV), gezien ook de bijzondere financiële en juridische relatie met en deelname van de provincie. Er worden naar behoefte Portefeuillehoudersoverleggen (POHO s) ingesteld op hun beleidsterrein de inhoudelijke regionale agenda, de overlegvorm en de vergaderfrequentie bepalen. De POHO s vormen het platform om te besluiten, af te stemmen, kennis te delen over onderwerpen die zij vanuit strategisch, tactisch of operationeel oogpunt van belang vinden. Binnen de kaders van de begroting regisseert de ambtelijke organisatie de voorbereiding en de uitvoering van die inhoudelijke agenda s. De directeur RWB en de secretaris van het betreffende portefeuillehoudersoverleg worden daarvoor gemandateerd. De regionale agendasetting per beleidsterrein ligt bij de betreffende POHO s. Zij hebben daarvoor geen verordeningen en mandaten nodig. De formele verantwoordelijkheid voor de begroting en de jaarrekening en het daaraan verbonden Planning en Controlesysteem gaat volledig naar het DB en AB. In de voorbereiding van de begrotingen zijn de POHO s op inhoud betrokken. Dat betekent ook dat nagegaan moet worden wat het betekent als de verordeningen voor de Bestuurscommissies en de daarop gebaseerde mandaten ingetrokken worden. De financiering van opdrachten vanuit de POHO s ter realisering van de Strategische Agenda vindt plaats door een bijdrage vanuit het Regiofonds. De rol van het AB verandert ook. Het zwaartepunt komt te liggen bij het DB. Het AB zal hooguit twee keer per jaar bijeenkomen voor de vaststelling van de jaarrekening en begroting. De West-Brabantse Vergadering wordt dé overlegtafel van de 19 colleges, analoog aan de opzet van de VNG (ALV). Hier staat meer dan ooit het ontmoeten en netwerken centraal. Daarnaast worden hier integrale vraagstukken en het jaarprogramma van de uitvoering van de Strategische Agenda geagendeerd. Integrale vraagstukken waarbij voor de oplossing meerdere invalshoeken nodig zijn, worden onder verantwoordelijkheid van het DB door de directeur voorbereid en in uitvoering gebracht. Het DB stelt afhankelijk van het vraagstuk, een gemandateerde projectgroep in die altijd bestaat uit bestuurders met verschillende portefeuilles. De ondersteuning en ambtelijke voorbereiding van die projectgroep komt uit de RWB en een aantal deelnemende gemeenten (advies ARG). Het resultaat legt de werkgroep ter besluitvorming voor aan de West-Brabantse Vergadering. Zie als voorbeeld de aanpak en werkwijze van de werkgroep redesign. De Strategische Agenda West-Brabant kent een groot aantal opgaven die de komende jaren tot uitvoering moeten worden gebracht. Veel van die projecten zullen een projectfinanciering kennen waarbij een veelvoud van bronnen moeten worden aangewend. Noodzakelijke voeding en financiering vanuit het Regiofonds is nodig om daarmee het regionale belang van de betreffende projecten te kunnen onderstrepen en de voortgang te continueren. Recente voorbeelden zijn voor Centrum van Innovatief Vakmanschap (derden zorgen voor 1.8 miljoen euro), ,- voor Strategic Board, ,- voor leefbaarheid. De bodem van het huidige regiofonds komt echter in zicht. Als uitvoering van de Strategische Agenda het speerpunt van de RWB is, dan moet er een storting door de gemeenten in dat fonds plaatsvinden. Contourennotitie Werkgroep Redesign 14 maart 2013 Pagina 4

7 Een voorstel hiervoor wordt voorbereid. Daarnaast bestaat er per POHO behoefte aan een beperkt budget voor het kunnen uitzetten van opdrachten, zoals een onderzoek ter voorbereiding op adviezen. Voorgesteld wordt dat het DB gemandateerd is bijdragen uit het Regiofonds toe te kennen aan dergelijke behoeften. Subregio s worden selfsupporting. Beleidsmatige en uitvoerende taken die voor minder dan de 18/19 relevant zijn, krijgen een subregionale inbedding. De betreffende gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de organisatie, capaciteitvoorziening en uitvoering. Over de samenstelling van subregio s doet ook de commissie Huijbregts een voorstel. Het valt bovendien te verwachten dat de samenstelling van die subregio s door de actuele bestuurlijk organisatorische ontwikkelingen zal worden beïnvloed. De bestuurscommissies/poho s zullen op basis van de nieuwe uitgangspunten en de bezuinigingstaakstelling een uitspraak doen over het huidige takenpakket. In principe worden geen nieuwe uitvoeringstaken bij de RWB ondergebracht, tenzij daartoe wordt besloten, zoals: Kleinschalig Collectief Vervoer. Deze taak wordt regionaal uitgevoerd tot grote tevredenheid en heeft bovendien ook een natuurlijke relatie met Mobiliteit en ZWO. Voorstel is om deze taak als specifieke RWB-taak te blijven beschouwen en te continueren langs de bestuurlijke lijn van de Bestuurscommissie KCV. Routebureau West-Brabant. Eén medewerker in RWB-verband, omringd door ruim honderd vrijwilligers, houden een netwerk van wandel- en fietsroutes in West-Brabant actueel en voegen daar jaarlijks nog ettelijke kilometers aan toe. Een taak die met zeer weinig middelen uitgevoerd wordt, de RWB letterlijk op de kaart zet, en voor toeristisch en recreatief West- Brabant een uitermate lucratief product in de markt zet. Gelet op de hoge mate van effectiviteit en efficiency, maar ook de PR die het voor de RWB heeft en de toegevoegde waarde op het vlak van een toeristisch-recreatief aantrekkelijke regio willen zijn, blijft de uitvoering van deze taak onder de vlag van de RWB. Het Mobiliteitscentrum West-Brabant maakt deel uit van de RWB-organisatie, maar heeft een eigen gezicht. Afgesproken is dat deze situatie tot 1 januari 2015 juridisch en financieel zo blijft. Voor 1 januari 2015 nemen de deelnemende gemeenten een beslissing over het vervolg. De ambtelijke organisatie van de RWB wordt zodanig ingericht dat de genoemde taken en bestuurlijke opgaven, zowel kwantitatief als kwalitatief en met inzet van gemeentelijke capaciteit kunnen worden uitgevoerd. De ARG zal met voorstellen komen hoe de ambtelijke samenwerking zodanig kan worden georganiseerd dat de ambities en taken van de RWB voldoende kunnen worden gefaciliteerd. Contourennotitie Werkgroep Redesign 14 maart 2013 Pagina 5

8 - Afstemming en kennisdeling - Aanpak en besluitvorming vraagstukken binnen portefeuille PoHo s West-Brabantse Vergadering (colleges) Organogram nieuwe opzet - Ontmoeten en netwerken -Aanpak en besluitvorming integrale vraagstukken - Jaarplan uitvoering SA ARG - Coördinatie ambtelijke facilitering RWB - Coördinatie binnen eigen gemeente -Ondersteuning en advies West-Brabant Huis Initiëren, organiseren, voorbereiden, coördineren, adviseren, communiceren en faciliteren AB DB -P&C cyclus / begroting en rekening - Procesmatige coördinatie SA - Voorbereiden WB-vergadering - Facilitering integrale vraagstukken - Bedrijfsvoering en organisatie - Budgetsturing en -bewaking