Leren vernieuwen Managementinformatie aan het stuur

Transcriptie

1 Leren vernieuwen Managementinformatie aan het stuur Managementinformatiesystemen in het MBO

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Mogelijkheden 4 3 en analyse vier scholen Wellantcollege Noorderpoortcollege Koning Willem I College Grafisch Lyceum Rotterdam 9 4 Conclusies Managementinformatie is veelal verantwoordingsinformatie Leiderschap is belangrijk Het opzetten (en veranderen) kost veel tijd Sleutelrollen Verweven in besturingscyclus Zoveel scholen, zoveel systemen KPI s 12 5 Aanbevelingen Rol besturingsfilosofie Normering Scheid verantwoordingsinformatie en managementinformatie Maak beheer robuust MIS+=BI Technologie is dienend, niet leidend Focus op de gebruikers 15 6 Technische varianten 16 Bijlage 1 9-vlakmodel 18 Bijlage 2 Wellant Kwaliteitskaart 19 Bijlage 3 KPI s Noorderpoort 24 Bijlage 4 Checklist Managementovereenkomst Koning Willem I College 25 Bijlage 5 KPI s Grafisch Lyceum Rotterdam 27 Colofon 32 1

3 1 Inleiding De wereld van het middelbaar beroepsonderwijs is complex en voortdurend in beweging. Onderwijsorganisaties hebben te maken met economische, sociaalmaatschappelijke, juridische en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen moeten ze vertalen in een goed onderwijsaanbod, dat voldoet aan door de overheid gestelde regels en eisen en dat verantwoord kan worden. Dit vraagt onder meer om een goede onderwijslogistiek en een daarop ingerichte organisatie. Primaire en secundaire processen moeten naadloos op elkaar aansluiten en elkaar wederzijds versterken. Dit alles staat of valt met de informatievoorziening: die moet actueel zijn, on demand beschikbaar en werken volgens de gestelde gebruikersspecificaties. In opdracht van Kennisnet en MBO 2010 is er een onderzoek uitgevoerd naar rol, taak en plaats van managementinformatiesystemen in het MBO. Vier instellingen gaven ons inzicht in de kritische prestatie-indicatoren die zij hebben benoemd en de manier waarop zij hun Management Informatie Systemen (MIS) hebben ingericht. De vier geselecteerde instellingen staan binnen de sector bekend als ambitieus op het gebied van managementinformatie. Daarnaast representeren zij elk een segment van de MBO-sector: groot, middelgroot, klein, ROC en vakschool, (niet) groen. Wij willen het Wellantcollege, het Grafisch Lyceum Rotterdam, het Noorderpoortcollege en het Koning Willem I College bedanken voor hun medewerking. Bob Klaasen Programmamanager MBO Kennisnet In dit rapport kunt u lezen dat de meeste van de onderzochte scholen hun MIS nu nog voornamelijk inzetten met als doel zich te kunnen verantwoorden; intern naar de Raad van Toezicht toe en extern richting Inspectie en accountant. Strikt genomen betreft het hier niet altijd managementinformatie. Tegelijkertijd kunt u uit de casebeschrijvingen en de bijlagen opmaken dat zij stappen zetten om het instrument (en de bijbehorende processen) in te richten als sturingsmiddel om de instelling in haar totaliteit beter te laten presteren. Zowel op onderwijs- als organisatiegebied. In dat kader bevat dit rapport ook een aantal algemene aanbevelingen. 2 3

4 2 Mogelijkheden Managementinformatie is informatie waarmee bestuurders, managers of zelfsturende teams sturing kunnen geven. Of anders geformuleerd: management-informatie is informatie die ondersteunt bij het nemen van besluiten, het houden van toezicht en het verantwoorden van uitvoering. bronnen, zoals die van de zorgcoördinator en de studieloopbaanbegeleider, ontstaat een rijk beeld van een student en kan een maatwerkaanpak gevolgd worden. Alle genoemde applicaties kunnen geclusterd worden in een systeem. In dit geval bijvoorbeeld een leerlingvolgsysteem, waarin ook de cijferadministratie verwerkt kan worden. leggen. Bijvoorbeeld het grote verzuim van studenten bij een docent die regelmatig ziek blijkt te zijn. Of, op een hoger aggregatieniveau, welk deel van het toegewezen budget van de manager opgaat aan personele lasten. Op basis daarvan kan hij zijn onderwijsteam beter sturen. Of wordt hij op zijn beurt aangestuurd door zijn bestuurder. MIS Informatiebron (systeem) Sturing: bestuur HRM ICT Marketing & Communicatie Facilitair Financiën Organisatie Meer informatie, meer verbanden Vervolgens kan een onderwijsinstelling systemen aan elkaar koppelen. Het HRM-systeem aan dat van MIS MIS Informatiebron (systeem) Sturing: management Werving Bedrijven OOK AAR Formatie Roostering Examinering Sturing: management Proces Financiën, Huisvesting et cetera. De informatie die uit zo n clustering van systemen gegenereerd wordt, kan op tal van wijzen verzameld, geregistreerd, geclusterd en gepresenteerd worden. Van een dynamische Excel-sheet tot een fraaie grafische schil Informatiebron (systeem) Onderwijsproducten (examens, lesmodules) Product over alle bronsystemen heen: het dashboard. Hoe informatierijker het management-informatiesysteem, Figuur 1 hoe meer verbanden de manager tussen zaken kan Zoals blijkt uit figuur 1 bestaat de wereld van managementinformatie uit een aantal dimensies: organisatie, processen en producten. Kort gezegd wordt het bestaansrecht van een organisatie ontleend aan de mate waarin deze voldoet aan de marktvraag. In het geval van een onderwijsinstelling betreft dit het onderwijsproduct - de kwalificatie of het diploma. Om dit product te kunnen aanbieden moeten onderwijsinstellingen voldoen aan een aantal randvoorwaarden. Er moet onderwijsruimte zijn, gekwalificeerd personeel, tafels en stoelen, noem maar op. Om aan deze randvoorwaarden te kunnen voldoen zijn processen gedefinieerd die het primaire proces ondersteunen. Zoals het roosterproces, maar bijvoorbeeld ook het besluitvormingsproces over de toedeling van fte s en expertisesamenstelling per team. Om deze processen te kunnen aansturen zijn de te onderscheiden disciplines georganiseerd volgens een besturingsmodel dat aansluit bij de ambities, strategie en doelstellingen van het grote geheel: de instelling. De sturing van de organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau is alleen mogelijk op grond van actuele en correcte informatie op product-, proces- en organisatieniveau. Deze informatie kan met behulp van informatie- en communicatietechnologie worden verzameld, geanalyseerd, geïnterpreteerd en gedeeld via een MIS. Rijk beeld Een MIS kan een applicatie zijn of groep van applicaties die bovenstaande informatie levert. Een voorbeeld van een enkelvoudige applicatie is een die van een applicatie die sec informatie geeft uit één (proces)informatiebron. Bijvoorbeeld over de aan- en afwezigheid van studenten. Wordt deze bijvoorbeeld gekoppeld aan de applicatie van de ziek- en andere verzuimmeldingen, dan geeft dat de manager een beeld van legitieme, dan wel ongeoorloofde afwezigheid. In het geval van ongeoorloofd verzuim van studenten kan de onderwijsinstelling acties ondernemen. Door dit weer te koppelen aan andere 4 5

5 3 en analyse vier scholen In dit hoofdstuk behandelen we kort de situatie en werkwijze bij de vier onderzochte onderwijsinstellingen. Schematisch zit dit er als volgt uit: Wellantcollege Noorderpoort Koning Willem I College Grafisch Lyceum Rotterdam Zelf ontwikkeld Nee (basis is software van Synaxion) Nee (gebruikt Bizz Score van EFM software) Ja (op basis van Microsoft software MACAW) Ja Beheer/governance Planning & Control/functioneel beheer Planning & Control/functioneel beheer Planning & Control/functioneel beheer Planning & Control/functioneel beheer Ontwikkelingsfocus Corporate kwaliteitsbeleid (voortvloeiend uit Balanced Scorecard) Proceskwaliteit (operational excellence) Corporate kwaliteitsbeleid (voortvloeiend uit Balanced Scorecard) en externe verantwoording Externe verantwoording en interne sturing Doel Externe verantwoording en interne sturing Externe verantwoording en interne sturing Externe verantwoording en interne sturing Externe verantwoording en interne sturing Gegevens vanuit Bronsystemen Bronsystemen Bronsystemen Productiesystemen Infoverzameling Datawarehouse Rapportage Datawarehouse Rapportage Plus (in feite datawarehouse zelf gemaakt) Output Via rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling Rapportagetool Rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling. Via rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling Gebruiker CvB/management (staf)/controller CvB/management/controller CvB/afdeling P&C CvB, directie, controller, docenten, studenten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) (N.B. clustering door auteur) Kwaliteit: Tevredenheid ((oud-)deelnemers/ leerlingen MBO/VMBO/ouders/ toeleverende scholen/bpv-bedrijven) VMBO/MBO onderwijs VMOB/MBO medewerkertevredenheid Kwaliteit: Deelnemerstevredenheid Medewerkerstevredenheid Bedrijventevredenheid Zelfevaluatie teams Zelfevaluatie school Dossiers op orde Kwaliteit: Interne audits Verbeteracties uit interne audits Rapportages aan branches en bedrijven Bijeenkomsten met groepen belanghebbenden Kwaliteit: Top verzuimvakken Percentage cijfers niet ingevuld Top uitvalredenen Onderwijs: MBO/VMBO onderwijstijd VMBO (rendement onderbouw/rendement bovenbouw/centraal examenresultaat (CE) t.o.v. landelijk gemiddelde/verschil CE vs. SE MBO examinering MBO jaarresultaat MBO diplomaresultaat MBO uitstroom zonder diploma Onderwijs: Uitval Jaarresultaat Diplomaresultaat Voldoen aan urennorm Voorkomen VSV Voldoen aan meldingen RMC A&A registratie Dossiers op orde Onderwijs: Onderwijstijd (BOL/DT BOL en BBL) Klachtenregistratie Afhandeling klachten BPV overeenkomst Leerlingbegeleiding Aanwezigheidsregistratie Vertegenwoordiging bedrijf/branche in subexamencommissie Elk jaar inspectieproof zijn Onderwijs: Lesuitval studenten Lesuitval docenten Percentage verzuim studenten Aantal trajecten met lage realisatie uren Percentage studenten onder cijfernorm (potentiële zittenblijvers) Aantal uitval zonder diploma Aantal gesprekken per student Aantal gesprekken KAB/PAB/BBC Bedrijfsvoering Instroom VMBO/MBO instroom VMBO MBO doorstroom MBO HBO doorstroom Personeel VMBO/MBO cyclus functioneren/ beoordelen Ziekteverzuim Financiën VMBO/MBO bedrijfsresultaat Corporate rentabiliteit Corporate solvabiliteit Bedrijfsvoering Studentaantallen Ingeschreven op teldatum Aanmeldingen Aantal bekostigde deelnemers Personeel FTE Ziekteverzuim Voortgangsgesprekken Bedrijfsvoering Personeel Cyclus functionerings- en beoordelingsgesprek Overig: managementovereenkomst Verhoging rendement Verlaging ongediplomeerde uitschrijvingen Bedrijfsvoering Studentaantallen Aantal aanmeldingen Aantal gemeld bij leerplicht (Uit Dashboard Onderwijs) In de bijlagen staat een uitgebreid overzicht van de gemaakte keuzes en de werking van de systemen. 6 7

6 3.1 Wellantcollege die met Wellis worden gerapporteerd. Directeuren managementcontracten. De managementrapportage laten ontwikkelen die zeer goed aansluiten bij de Aanleiding schrijven op basis van de rapportage uit Wellis vervult een centrale rol en is verweven met de behoeften van de instelling. Het Wellantcollege werkt sinds het een stoplichtenrapportage met toelichting op de managementcyclus. schooljaar 2004/2005 met het huidige cijfers. De stoplichtenrapportages en relevante KPI s Aanpak managementinformatiesysteem Wellis. Basis voor bespreken Bestuursraad en management met elkaar in Er is één planning & control-cyclus voor zowel de De dienst Planning & Control is onder meer dit systeem is de Wellant Kwaliteitskaart (WKK). het periodiek overleg. interne sturing als de verantwoording naar de verantwoordelijk voor het inrichten van niet- Dit is een op de balanced score card gebaseerd Inspectie en de accountant. Voor de interne sturing financiële bedrijfsprocessen en helpt de instelling kwaliteitssysteem. Vanuit deze balanced score card worden viermaandcijfers (juli) en achtmaandcijfers zo haar doelstellingen te realiseren. De dienst is de behoefte ontstaan aan meer informatie over de 3.2 Noorderpoort (oktober/november) gebruikt. verschaft inzicht in de voortgang van de processen eigen prestaties. Aanleiding en onderhoudt daarvoor een kwaliteitszorgsysteem. Noorderpoort streeft naar operational excellence, Huidige situatie continue verbetering en innovatie. Om daaraan 3.3 Koning Willem I College De eerste stap was het vaststellen van de KPI s Het MIS bevindt zich in Wellis, het Wellant invulling te geven moet het rendement op diverse Aanleiding en bijbehorende definities. Omdat er geen goede InformatieSysteem. Wellis is gebaseerd op software onderdelen gemeten kunnen worden (zie ook Bij het Koning Willem I College vormden de interne normen waren, startte Koning Willem van Synaxion. Het is een database waarin data wordt bijlage 3). inzichten van de balanced score card een I met de belangrijkste en lastigste KPI s, zoals opgeslagen voor rapportage- en analysedoeleinden belangrijke aanleiding om een MIS vorm te geven. het instellingssucces, het aantal diploma s en (datawarehouse). Bovendien kan de gebruiker Huidige situatie Maar ook vragen als: wat is de drijfveer van ons diplomarendement. Het Koning Willem I heeft zichzelf inzoomen tot op detailniveau. Het bestuur beschikt Sinds vier jaar gebruikt Noorderpoort Bizzscore van onderwijs? Wat willen zij weten? Wat zijn kritische steeds afgevraagd welke KPI s gehanteerd zouden zo over actuele en accurate gegevens. Het MIS van EFM Software. Dit is puur een rapportagetool, verder succesfactoren? Hoe zetten we kernthema s voor het moeten worden, gezien de eigen ambities, maar ook Wellant bevat naast verantwoordingsgegevens, zoals inzoomen tot op detailniveau voor analyse is niet onderwijs in? (zie ook bijlage 4) met de ervaringen elders in het achterhoofd. kengetallen over deelnemersaantallen, rendementen mogelijk. Op termijn wil Noorderpoort wel kunnen en uitvalcijfers, ook financiële cijfers en resultaten beschikken over een echt datawarehouse, die ook Huidige situatie De informatie-organisatie is ingericht op basis van uit tevredenheidmetingen. De analyses zijn zeer informatie bevat voor analysedoeleinden. Maar dit Het MIS is er voor het onderwijs. Maar vooralsnog het negenvlaksmodel van Rik Maes (bijlage 1). uitgebreid en het systeem wordt voortdurend heeft nu geen prioriteit. is het vooral een instrument van de dienst Planning geoptimaliseerd. & Control en van het College van Bestuur. Dit is Op termijn zou het Koning Willem I College een soort Aanpak enerzijds het gevolg van de ontwikkelingsfase waarin index of indices willen ontwikkelen, zoals de AEX. Aanpak Noorderpoort heeft veel tijd besteed aan het het systeem zich bevindt: autorisaties moeten nog Ofwel: een mandje van kengetallen waaruit een Aan de huidige situatie is een intensief voor- definiëren van KPI s en het bepalen van de verder ontwikkeld worden. Anderzijds kent de index wordt samengesteld. Hiermee kan de instelling bereidingstraject vooraf gegaan. Wellant moest rapportages die moeten worden geleverd. instelling een sterk gecentraliseerd besturingsmodel zien hoe ze ervoor staat. niet alleen een technisch systeem ontwerpen, maar en vanuit die optiek is het niet nodig dat iedereen een compleet stelsel van informatievoorziening Elke twee maanden vindt overleg plaats tussen het tot alles toegang krijgt. optuigen. Het Wellantcollege heeft de KPI s CvB en het collectief van directeuren. Ook voert het 3.4 Grafisch Lyceum Rotterdam zorgvuldig vastgesteld, net als de bijbehorende CvB tweemaandelijks individuele gesprekken met Het systeem legt real time sturings- en verant- Aanleiding definities en de manier waarop de informatie directeuren waarin de managementrapportages woordingsinformatie vast. Bijvoorbeeld over Het Grafisch Lyceum Rotterdam heeft van de vier wordt aangeboden in de organisatie. Vanuit SWOT- worden besproken. De directeuren schrijven een imago (tevredenheid), personeel (formatie, ziekte- onderzochte instellingen de meeste geschiedenis analyses, het kwaliteitssysteem en het strategisch eigen toelichting bij de cijfers om uit te leggen op verzuim), financiën (budgetuitputting) en rendement met het vastleggen van goede sturings- en verant- beleid heeft de instelling invulling gegeven aan welke manier sturing heeft plaatsgevonden en wat (diplomarendement, jaarrendement). Het Koning woordingsinformatie. Directe aanleiding voor de het managementinformatiesysteem. De uitkomsten het verhaal achter de cijfers is. Welke prioritering is Willem I College gebruikt een Microsoft-platform ontwikkeling van een managementinformatiesysteem zijn verankerd in de managementcontracten. bijvoorbeeld toegepast? In de managementcontracten en ook het datawarehouse is met Microsoft- was een probleem met het toenmalige administra- In het contract tussen Bestuursraad (CvB) en worden de cijfers van het MIS gebruikt. Er zijn producten ontwikkeld. Het Koning Willem I heeft tiepakket (zie ook bijlage 5). vestigingsdirecteuren zijn meetpunten opgenomen jaarlijks drie bilaterale gesprekken over de met deze software een eigen inhoud en applicatie 8 9

7 Huidige situatie Het Grafisch Lyceum Rotterdam startte al in de jaren negentig met de bouw van een Access-database. inleveren van resultaatgegevens door docenten. Rendementen worden in principe eens per jaar gerapporteerd, zowel intern als extern. 4 Conclusies Deze database speelt nog altijd een belangrijke rol 4. 1 Managementinformatie is vooral primair van het College van Bestuur. Het college en kan min of meer worden beschouwd als het hart Iedereen gebruikt het systeem: studenten, docenten, verantwoordingsinformatie geeft het belang aan, communiceert dit, maakt van het MIS. De database is inmiddels uitgebreid medewerkers, bestuur. Dit komt omdat het systeem Bij de vier instellingen zijn managementinformatie gebruik van de informatie en biedt ruimte om een met een webportal. Deze heeft het gebruik een ook een productiesysteem is. De huidige techniek en verantwoordingsinformatie in hoge mate managementinformatiesysteem te ontwikkelen. stuk vergemakkelijkt, omdat de originele database kent beperkingen. Zo kan slechts een beperkt aantal synoniem. De managementinformatiesystemen lastig te gebruiken is door eindgebruikers (CvB, gebruikers tegelijkertijd in Access werken. Er worden bevatten in ieder geval die kengetallen die door directeuren, docenten en studenten). nu stappen gezet naar meer standaard software, externe partijen als verantwoordingsinformatie 4.3 Het opzetten (en veranderen) kost veel tijd zoals Sharepoint voor een betere ontsluiting van gevraagd worden: geplande vs. gerealiseerde De vier onderzochte instellingen zijn al verschillende De Acces-database van het Grafisch Lyceum Rotterdam informatie. onderwijstijd, studentrendementscijfers, uitvallers, jaren bezig met managementinformatie. Gemiddeld is tegelijkertijd het productiesysteem. Dat is overstappers, diplomaresultaten e.d. hebben zij twee jaar nodig gehad om het geheel van bijzonder: de andere onderzochte instellingen afspraken over de inhoud, verantwoordelijkheden en hebben een aparte rapportageomgeving of De vier instellingen richten zich vooral op informatie het instandhoudingproces goed neer te zetten. Ook datawarehouse die gegevens haalt uit diverse die het College van Bestuur nodig heeft om zich de technisch inhoudelijke vertaling van de afspraken bronsystemen. Er is heel veel informatie beschikbaar, intern (Raad van Toezicht) en extern (Inspectie) te naar een werkend systeem kostte hen veel tijd. maar deze is niet altijd goed gestructureerd en kunnen verantwoorden. In meer of mindere mate Trendanalyses kunnen pas na enkele jaren worden soms ook moeilijk te ontsluiten. Inmiddels heeft zijn daaraan kengetallen voor interne strategische gegenereerd. Ten slotte hebben gebruikers in de de onderwijsinstelling aanzet gegeven tot een doelstellingen toegevoegd. Dit zijn de speerpunten instellingen tijd nodig om te wennen aan de nieuwe dashboard en een webdashboard (Sharepoint) en uit het strategisch beleid waar de instelling zich werkwijze en vertrouwen te krijgen in de informatie. werkt ze hard aan het opschonen en archiveren van op wil ontwikkelen en op wil sturen. Zoals in het Door gebruik ontstaan er nieuwe wensen en komen er oude gegevens. Deze worden overgezet naar een geval van Noorderpoort de operational excellence- nieuwe inzichten. andere omgeving. strategie. Deze heeft als doel het verschil te maken ten opzichte van de concurrentie en de marktpositie Ook wijzigingen in het stelsel van afspraken en Aanpak te versterken. Dit door te werken aan uitmuntende definities vragen veel tijd en energie. Als de Het Grafisch Lyceum Rotterdam heeft een echte prestaties in de operationele processen. organisatorische inrichting verandert of andere ontwikkelaanpak gevolgd, zowel inhoudelijk als strategische doelstellingen van belang worden, is er technisch. Alles is (letterlijk) zelf gebouwd. Dit heeft Naast de strategische informatie bevatten de een stevige inspanning nodig om het systeem hierop geleid tot een krachtig systeem dat goed aansluit bij systemen ook tactische informatie, zoals de aan te passen. Een aanpassingsperiode van 1 à 2 jaar de behoeften van de organisatie. Maar deze aanpak (toekomstige) inzet van personeel. Slechts een klein is niet vreemd. kent ook risico s. Zeker in de beginjaren is niet alles deel is echt operationeel, bijvoorbeeld informatie even goed gedocumenteerd. Bovendien is het aantal over ziekteverzuim van docenten. mensen dat volledig op de hoogte is van de structuur 4.4 Sleutelrollen en de techniek van het systeem vrij beperkt. Omdat er een aantal afspraken wordt gemaakt en 4.2 Leiderschap is belangrijk vastgelegd op centraal niveau, moet de instelling Het College van Bestuur spreekt met elke directeur Alle vier instellingen zien de wens en de wil deze afspraken/richtlijnen ook onderhouden. Ook normen af en bespreekt iedere maand het mana- om gezamenlijk afspraken te maken over wat er moet de onderwijsinstelling het systeem zelf gementdashboard. Het Grafisch Lyceum heeft ook wordt gemeten en hoe dat wordt gemeten als onderhouden. Alle bezochte instellingen hebben procesindicatoren benoemd, zoals het voeren van randvoorwaarde voor een goed management- daarom verschillende experts voor het optimali- voortgangsgesprekken met leerlingen en het tijdig informatiesysteem. Het initiatief daartoe komt seren van de managementinformatie- en de 10 11

8 besturingsinformatiecyclus. De regierol ligt bij Planning & Control. Daarnaast zijn systeemdeskundigen/functioneel beheerders nodig. P&C is feitelijk ontwerper en hoofdgebruiker, houdt in belangrijke mate het systeem in stand en is verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van informatie. 4.5 Verweven in besturingscyclus Alle onderzochte instellingen hebben het gebruik van het MIS ingebed in de besturingscyclus. Door het gebruik van KPI s, als onderdeel van maand- of kwartaalmetingen, is het een belangrijk hulpmiddel geworden voor het bestuur en het management om met elkaar de resultaten te bespreken. In alle vier de instellingen zijn de cijfers schriftelijk toegelicht. De KPI s worden expliciet besproken tijdens voortgangsgesprekken tussen bestuur en management. Er is nog wel een verschil in de mate waarin de systemen de mogelijkheid bieden tot downdrillen, dat wil zeggen nader analyseren. Daar waar deze mogelijkheid er is, kunnen de onderwijsinstellingen makkelijker en sneller de cijfermatige oorzaak van afwijkingen achterhalen. De vier instellingen hebben een sterke focus op leren en verbeteren in plaats van meten en afrekenen. Ze geven uit zichzelf aan dat het verhaal achter de cijfers en trends belangrijker is dan de cijfers zelf. 4.6 Zoveel scholen, zoveel systemen Uit het schema in hoofdstuk 3 en de beschrijvingen blijkt dat de managementinformatiesystemen per school anders zijn vormgegeven. Dit komt mede door de identiteit van de scholen, die is gevormd door de ontstaansgeschiedenis van het instituut en de daarmee verbonden gemeenschappelijke cultuur of juist het ontbreken daarvan. Een kleine vakschool met een honderd jaar oude historie en een docentencorps dat zich sterk identificeert met de school, zal zijn MIS waarschijnlijk anders inrichten dan een grootschalige fusie-organisatie met een historie van tien jaar waarbij docenten zich vooral op opleidingsniveau identificeren. Dit alles is ook van invloed op het tempo van en de acceptatie van innovatie, en in dit geval, van het MIS. Maar zeker ook bepalen de besturingsfilosofieën van de instellingen wie welke processen stuurt, welke managementinformatie hiervoor belangrijk is en, uiteindelijk, de technologische verwerking en representatie daarvan. 4.7 KPI s De onderwijsinstellingen geven de KPI s in het rapportagestadium (zie bijlages) op verschillende manieren vorm. We zien zowel kwantitatieve (1-10) als kwalitatieve (voldoende goed) normeringen. Maar soms zien we datzelfde beeld ook binnen een instelling. De instellingen gebruiken voor dezelfde indicatoren verschillende termen. Bijvoorbeeld onderwijstijd en voldoen aan urennorm. Op zich is dit opmerkelijk, want het verantwoordingskader is voor alle instellingen gelijk. Deze kwalificaties en de wijze waarop de instelling de KPI s heeft geclusterd, laten op een hoger abstractieniveau zien waar de instelling intern en extern de focus heeft liggen. Een instelling die de business balanced scorecardfilosofie als basis heeft, zal anders clusteren dan de instellingen die operational excellence of het INK-model als fundament onder de inrichting van de primaire en secundaire processen hebben liggen. 5 Aanbevelingen 5.1 Rol besturingsfilosofie goede procesbeschrijvingen en definiëringen van Het besturingsmodel, ofwel de besturingsfilosofie, indicatoren die bij alle betrokkenen bekend zijn. combineert twee zaken: waar het bestuur met de instelling naar toe wil Een aloude vraag is: volgt structuur cultuur of (visie/ambitie) andersom? Beide zijn hoe dan ook onlosmakelijk hoe deze te bereiken (strategie: intern en met elkaar verbonden. Bij MIS is het van belang extern) dat de cultuur van de instelling elementen bevat die zich laten omschrijven als transparantie willen Deze definiëren het Wat. Het Hoe wordt vertaald geven van eigen handelen en afspraak is afspraak. langs de weg van structuur en cultuur. Bij met name De laatste is een open deur, maar daardoor niet structuur hoort de definiëring van de processen die minder essentieel. Zonder wederzijds vertrouwen gemanaged moeten worden, wie dat doen, met welke tussen medewerkers kan geen enkele organisatie verantwoordelijkheden en bevoegdheden. En op daadkrachtig handelen. grond van welke informatie dit moet gebeuren. Voor een succesvol MIS is het van belang dit zo expliciet mogelijk te maken. Bij deze expliciteringen horen 12 13

9 5.2 Normering medewerkers te laten wordt het MIS kwetsbaar op een deelnemer in de eerste twee jaren een 5.7 Focus op de gebruikers Randvoorwaarde voor een goed MIS is de wens en het moment dat een van deze medewerkers vertrekt. voorspelling worden gedaan over de succeskans? De een past zich snel aan een technologische de wil om gezamenlijk afspraken te maken over Als het gaat om doorontwikkeling, beheer en Kan de onderwijsinstelling op basis van ontwikkeling aan, de ander heeft er meer moeite wat er wordt gemeten en hoe dat wordt gemeten. onderhoud valt er dan een enorme, kritische, leemte. deze voorspelling een aangepast programma mee. Wil de onderwijsinstelling een snel tempo en Het initiatief daartoe moet primair komen van het Door de kennis van deze medewerkers ener-zijds vast aanbieden om de succeskans te vergroten? een goede kwaliteit bij het gebruik van het MIS? CvB. Dat moet het belangrijk vinden, het belang te leggen in documenten en anderzijds te versprei- Kan op basis van de studievoortgang van een Dan is het aan te raden de gebruikers te scholen. communiceren, gebruikmaken van de informatie en den via een goede personele back-upstructuur, is de klas/groep/cohort een voorspelling worden Implementatie van een (nieuw) systeem is vaak ruimte bieden om een informatiesysteem verder te instelling een stuk minder vatbaar voor personele gedaan van de succeskans van de deelnemers? een potentiële dissatisfier, want het brengt een ontwikkelen. calamiteiten. Kan op basis van de tevredenheidenquête en verandering in routine en soms werkwijze met zich het diplomaresultaat een voorspelling worden mee. Oude kennis lijkt niet meer relevant. Door in Zoals hiervoor beschreven worden de kritische gedaan van het aantal nieuwe aanmeldingen? de implementatieperiode van een nieuw MIS de prestatie indicatoren (KPI s) bij een aantal 5.5 MIS+ = BI Kan op basis van de studieresultaten van het gebruiker snel en adequaat te scholen en begrip te instellingen zowel kwantitatief als kwalitatief De ene instelling is er verder mee dan de ander, eerste jaar een voorspelling worden gedaan van tonen voor eventuele weerstand, wordt de kans op genormeerd. Kwalitatieve normeringen laten maar overal leeft de wens om meer grip te krijgen de keuze voor afstudeervarianten? succes vergroot. ruimte voor interpretatie en dat maakt ze op de rijke informatiebronnen die de instellingen Enzovoort. als sturingsindicatoren minder geschikt dan in zich bergen. Hoe meer relevante informatie Niet in de laatste plaats, zorg dat de opgeleverde kwantitatieve normeringen. Tegelijkertijd weten aangeboord en benut kan worden, hoe beter er informatie aansluit bij de verantwoordelijkheden van we dat de kwaliteit van het onderwijs niet altijd gestuurd kan worden op het verwezenlijken van 5.6 Technologie is dienend, niet leidend de betreffende functionaris. Met andere woorden, te vatten is in meetgetallen. Het is dus zaak om doelen en ambities. Wanneer er meer aandacht De verleiding is wellicht groot om met een abrupte bewaak dat de informatie voor de betrokkene een goede mix tussen kwantitieve en kwalitatieve is voor samenhang, correlaties en onderlinge introductie en implementatie van technologie een betekenisvol is, en door diegene beïnvloedbaar. normeringen na te streven. invloeden, kunnen onderwijsinstellingen wellicht omslag te maken in organisatiedoen en denken. meer kennisrijke uitspraken doen. Dit heet ook wel Maar de praktijk heeft uitgewezen dat dit vaak gebruikmaken van business intelligence (BI). Centrale niet de weg is. Ga eerst te rade bij de instelling 5.3 Scheid verantwoordingsinformatie en vraag: welke informatie kan worden gegenereerd zelf. Definieer expliciet waar de behoeften liggen, managementinformatie op basis van historische gegevens, en hoe kan die laat de technologie een weerslag zijn van een Instellingen moeten zich op een aantal thema s worden gebruikt om de succeskans van deelnemers te organisatie. Zorg dat er een maatpak komt, een verantwoorden, dat is duidelijk. Maar dat staat vergroten of de bedrijfsvoering te verbeteren? systeem dat rekening houdt met waar de instelling los van de besturingsfilosofie, die de basis is nu staat en waar deze naartoe wil. Het maakt niet van de vormgeving en aansturing van de interne Business intelligence kan een antwoord zijn op de uit of er extern wordt ingekocht of zelf ontwikkeld, processen. Door verantwoordingsinformatie volgende vragen: zolang het maar geen confectieoplossing is. Want van managementinformatie te scheiden kan de Kan de instelling op basis van markt- en net als bij de aanschaf van een kostuum zou het onderwijsinstelling beter het accent leggen scenarioanalyse een beter strategisch beleid zomaar eens kunnen zijn dat de instelling opeens op sturing. Dit schept duidelijkheid voor alle opzetten? een maatje te groot blijkt te zijn geworden. En dan betrokkenen. Kan de instelling op basis van macro- blijven er slechts twee keuzes over: aanpassen aan economische ontwikkelingen zicht beter de confectieoplossing of een nieuwe systeemaanschaf positioneren? doen. En beide oplossingen doen pijn, financieel of 5.4 Maak beheer robuust Kan op basis van vooropleiding, leeftijd, anderszins. Bij enkele instellingen is de (technische) kennis postcode, etnische achtergrond, opleidingniveau van het MIS voorbehouden aan één of enkele ouders en dergelijke een voorspelling worden medewerkers, die vaak het systeem of een deel gedaan van de succeskans? ervan hebben ontwikkeld. Door de kennis bij deze Kan op basis van de studievoortgang van 14 15

10 6 Technische varianten Managementinformatiesystemen maken het voor het management mogelijk (geconsolideerde) instellingsgegevens te raadplegen en analyseren. Waar onderwijsinstellingen in het verleden managementinformatie veelal direct samenstelden vanuit de operationele systemen, maken ze tegenwoordig steeds meer gebruik van afzonderlijke data warehouses en reporting tools. De huidige rapportagesystemen moeten er ook flitsender uitzien dan vroeger. Daarnaast wil de eindgebruiker zelf zijn rapport aanpassen, trends herkennen en het rapport sturen naar derden. Al deze eisen hebben ertoe geleid dat er tools zijn ontwikkeld die rapportagesystemen steeds geavanceerder maken. De standaardingrediënten van een MIS zijn: ETL tool (Extraction Transfer Load) Met deze tool kunnen de bronsystemen worden ontsloten. De data worden overgebracht naar een ODS (Operational Data Store), van waaruit ze worden getransporteerd naar het data warehouse of naar afzonderlijke datashops (specifiek voor bepaalde rapportage bijvoorbeeld). Hierbij kunnen de data worden gecombineerd, geaggregeerd, en zelfs gemanipuleerd (bijvoorbeeld het omrekenen van vreemde valuta). Data warehouse In principe is een data warehouse technisch niets anders dan een database. Een data warehouse is een concept voor een thematisch georiënteerde, geïntegreerde en duurzame verzameling van informatie om de besluitvorming in een organisatie te ondersteunen. Rapportagetool Een rapportagetool stelt de gebruiker in staat om mooie lijsten of grafieken te maken op basis van de gegevens in zijn data warehouse. Veel tools hebben inmiddels een webvariant, die het mogelijk maakt rapporten op een eenvoudige manier te delen met anderen of zelfs via een webportal aan te bieden aan groepen gebruikers. Naast rapporteren hebben deze tools nog een ander doel: de mogelijkheid bieden tot het analyseren van de data. Dit wordt OLAP genoemd: Online Analytical Processing. De gebruiker kan de gegevens vanuit verschillende invalshoeken benaderen en werkt zo op een multidimensionele database. Distributietool Rapporten moeten worden verspreid zodat anderen ze kunnen lezen. Dat kan via een documentserver die zo is ingericht dat anderen er met een zelfde tool bij kunnen of het kan via een weboplossing. Andere manieren zijn verspreiding via of het gebruik van een algemeen geaccepteerd formaat als Excel. Al met al is de techniek van een managementinformatiesysteem complex. Het is niet vanzelfsprekend dat een eindgebruiker van het managementinformatiesysteem zelfstandig in staat is om analyses uit te voeren. Het maken of gebruiken van kubussen of draaitabellen vraagt behoorlijk wat kennis. Ook een goede autorisatiestructuur is in dit verband een aandachtspunt. Oftewel, wie verklaart wie bevoegd om over welke informatie te kunnen beschikken (lezen) of deze te kunnen bewerken? De integriteit van informatie is zeer belangrijk. Vervuilde gegevens maken een effectieve sturing onmogelijk

11 Bijlage 1 Bijlage 2 Negen-vlakmodel Wellant Kwaliteitskaart Het negenvlak kan worden gezien als een kaart die wordt omgegaan met informatie en communicatie Toelichting Plan, Do, Check, Act het informatiemanagement inzichtelijk maakt. Een is hier te vinden in de vorm van de centrale kolom. De Wellant Kwaliteitskaart (WKK) toont hoe het In 2005 is het Wellantcollege gestart met werken van de doelen van deze kaart is beheren van de Het gaat hierbij om de manier van interpreteren. Wellantcollege als instelling en de individuele aan de hand van de WKK. Dit betekent dat het relatie tussen de business en de ICT. Het model is De centrale rij die is toegevoegd heeft te maken met vestigingen (en in een aantal gevallen teams) ervoor bestuur van het Wellantcollege en het management opgesteld aan de hand van de business-ict relatie volgens Henderson Negenvlak & Venkatraman. UvA Dit zijn de vier hoekpunten uit het model. De manier waarop er de inrichting en dient als een tussenstuk tussen de strategie en de uitvoering. staan als het gaat om de verschillende aspecten van beleid en bedrijfsvoering. Het Wellantcollege hanteert hierbij de volgende vijf Kritieke Succes van elke vestiging werkt volgens de cyclus Plan, Do, Check, Act. De Planning & Control-cyclus van het Wellantcollege bestaat uit een aantal instrumenten Business Informatie / Communicatie Informatiesystemen Technologie Factoren (KSF): KSF 1 Vernieuwend onderwijs Sluit het onderwijs aan bij wat de leerling nodig die de organisatie binnen vastgestelde kaders helpen plannen, meten en bijsturen. De belangrijkste instrumenten zijn: Kaderbrief: wordt opgesteld door de Bestuurs- heeft en de eisen die de maatschappij aan burgers en raad en schetst de kaders voor het onderwijs en Strategie (richten) medewerkers stelt? KSF 2 Organisatie van Professionals kwaliteitsbeleid in het volgende schooljaar. SWOT-analyse: een onderzoek waarbij in gesprekken binnen de vestiging sterke en Sluiten de competenties van ons personeel aan bij zwakke kanten en kansen en bedreigingen van de de strategische doelen, leren we van fouten en van organisatie tegen elkaar worden afgezet. Structuur (inrichten) elkaar en zijn we aanspreekbaar op resultaten? KSF 3 Midden in de Maatschappij Vestigings Activiteiten Plan (VAP): iedere vestiging stelt jaarlijks een plan op voor de activiteiten naast het reguliere onderwijs. Werkt de school goed samen met toeleverend en Zij doet dit op basis van de kaderbrief, de vervolgonderwijs en voor het MBO heel belangrijk resultaten van de WKK, een SWOT analyse en een Uitvoering (verrichten) het bedrijfsleven? KSF 4 Rendementen zelfevaluatie. Managementcontract: jaarlijkse overeenkomst tussen de directeur van een vestiging en zijn Boeken onze leerlingen goede resultaten (veel leidinggevende in de Bestuursraad. Het contract Figuur 2 - Negenvlakmodel UVA gediplomeerden, minimaal oponthoud) en gaan we bevat cijfermatige doelen op het gebied van efficiënt om met financiële middelen? onder andere medewerkertevredenheid, rendementen en leerlingtevredenheid. De KSF 5 Basiskwaliteit/Wet- en regelgeving cijfermatige doelen uit het managementcontract Voldoen we aan alle wettelijke eisen en bieden komen terug in de activiteiten in het VAP. we de basiskwaliteit die ouders, leerlingen en de Onderwijsinspectie van ons verwachten? In schooljaar is het onderwijs verder rondom onderwijsteams georganiseerd. Om ook op dit nieuwe organisatieniveau doelen te kunnen stellen en te monitoren, zijn de tevredenheidonder

12 zoeken dit schooljaar ook op het niveau van teams 1 MBO Tevredenheid deelnemers tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks in voor een of meer opleidingen het geval is. gepresenteerd. Per vestiging cijferoordeel 0-10 augustus/september op zogenaamde flyers per Meting: aan de hand van eigen rapportage aan Kwartaalgesprekken: de vestigingsdirecteur Meting: door JOB. Resultaten worden door afdeling vestiging gepresenteerd. Tevredenheid oud- afdeling P&C met mogelijk nader dossieronderzoek. en zijn leidinggevende in de Bestuursraad P&C verwerkt: vertaling van een vierpuntschaal deelnemers: nu jaarlijkse meting via MBO-kaart Geprogrammeerde onderwijstijd en tussentijds voeren kwartaalgesprekken, waarbij ze onder enquêteantwoorden (variërend van volledig enquête bij gediplomeerden van het afgelopen bijhouden van de gerealiseerde onderwijstijd. andere aan de hand van stoplichtrapportages oneens - volledig eens) naar een tienpuntschaal. schooljaar. Categorieën: inhoud lesprogramma, Rapportage vanuit roosterprogramma is in en managementrapportages de risico s met Resultaten worden jaarlijks per vestiging en team bruikbaarheid theorie, zinvolheid opleiding. ontwikkeling. betrekking tot de ontwikkeling van de vestiging gepresenteerd. De opzet van de JOB-enquête (inhoud bespreken. Ze maken in het gesprek afspraken vragen en waardering) is identiek aan voorgaande 5 VMBO Tevredenheid toeleverende scholen 8 VMBO Onderwijstijd over bijsturing. jaren. Per vestiging cijferoordeel 0-10 Per leerjaar Voldoende, Onvoldoende/Voldoende, Audits: onafhankelijke (externe) onderzoekers Meting: door afdeling P&C: aan de hand van Onvoldoende kijken aan de hand van dossiercontroles en De landelijke JOB-enquête wordt één keer per vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden Voldoende wanneer de prognose voor de interviews of de inhoud van de zelfevaluaties twee jaar gehouden, met een verplichte deelname. (variërend van volledig oneens - volledig eens) naar realisatie van de onderwijstijd boven het conform de werkelijkheid is. Bevindingen en Resultaten worden ook gepresenteerd via benchmark een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks verplichte aantal klokuren per jaar uitkomt, conclusies rapporteren ze aan de Bestuursraad MBO en in het Geïntegreerd Jaarverslag. Landelijke per vestiging en team gepresenteerd. Enquête zoals geldend vanaf 30 november (1000 en de vestigingsdirecteur. De externe accountant enquête wordt in 2010 gehouden. opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan (leerjaar 1), 1000 (leerjaar 2), 960 (leerjaar 3), controleert met name het financiële deel van de voorgaande jaren. 660 (leerjaar 4)). bedrijfsvoering jaarlijks. 2 VMBO Tevredenheid leerlingen Onvoldoende/Voldoende wanneer de prognose Vestigingsjaarverslag: iedere vestigings- Per vestiging cijferoordeel MBO Tevredenheid bpv-bedrijven voor de realisatie van de onderwijstijd onder directeur stelt jaarlijks een jaarverslag op Meting: door afdeling P&C: aan de hand van Per vestiging cijferoordeel 0-10 het verplichte aantal klokuren per jaar blijft, waarin hij terugblikt op de resultaten en vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden Meting: in de loop van Inhoud van deze zoals geldend vanaf 30 november 2007, maar activiteiten van het afgelopen schooljaar. (variërend van volledig oneens - volledig eens) naar enquête is voornamelijk gericht op de relatie tussen boven de boetegrens die de minister tot nu toe Kwaliteitsmetingen: de activiteiten in het kader een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks bedrijf en bpv er/wellantcollege gedurende de hanteert (850, 850, 810, 510 uren). van de Planning & Controlcyclus zijn opgenomen per vestiging en team gepresenteerd. Enquête bpv-periode. Een enquête naar brede relatie tussen Onvoldoende wanneer de prognose voor de in de Planning & Controlkalender. Deze kalender opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan Wellantcollege en bedrijfsleven is in ontwikkeling. realisatie van de onderwijstijd onder de wordt jaarlijks door de Bestuursraad vastge- voorgaande jaren. boetegrens (850,850,810, 510 uren) komt die de steld. In de kalender staan oplevermomenten, 7 MBO Onderwijstijd minister tot nu toe hanteert. verantwoordelijke personen en korte omschrij- 3 VMBO Tevredenheid ouders Per vestiging Voldoende, Onvoldoende/Voldoende, Meting: aan de hand van eigen rapportage aan vingen vermeld van activiteiten die onderdeel Per vestiging cijferoordeel 0-10 Onvoldoende afdeling P&C met mogelijk nader dossieronderzoek. zijn van het Wellantcollege-kwaliteitssysteem. Meting: door afdeling P&C: aan de hand van Voldoende = meer dan 950 klokuren gepland voor Rapportage vanuit roosterprogramma is in vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden alle opleidingen. ontwikkeling. (variërend van volledig oneens - volledig eens) naar Onvoldoende/Voldoende = klokuren gepland Managementcontract 2010 een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks tussen 850 en 950 uur, waarbij in de planning 9 VMBO en MBO Onderwijs Hieronder per item van de WKK en het management- per vestiging en team gepresenteerd. Enquête al rekening is gehouden met uitval (bijzondere Per vestiging Sterk, Voldoende, Zwak, Zeer Zwak contract 2010 een korte toelichting op de waarde opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan aftrek uren) of klokuren gepland tussen 850 en Meting: aan de hand van feitelijk inspectiearran- die is ingevuld. In de meeste gevallen is ook voorgaande jaren. 950 uur, zonder dat rekening is gehouden met gement dan wel een onafhankelijk oordeel van aangegeven hoe de meting tot stand komt en wat de uitval (geen bijzondere aftrek uren). Geldt voor externe partij op basis van zelfevaluatie of audit. voorwaarden zijn om uiteindelijk een goede meting 4 MBO Tevredenheid oud-deelnemers hele vestiging als dit één of meer opleidingen uit te kunnen voeren. Naast de afspraken die voor Per vestiging cijferoordeel 0-10 betreft. 10 VMBO Onderwijs alle vestigingen gelden kunnen er, afhankelijk van Meting: door extern bureau: aan de hand van Onvoldoende = minder dan 850 klokuren A) Rendement onderbouw % respectievelijk onder/ de situatie, extra afspraken worden gemaakt in het vertaling van vierpuntschaal oordelen variërend gepland. Geldt voor hele vestiging indien dit boven advies BS managementcontract. van volledig oneens - volledig eens naar een 20 21

13 Per vestiging het % leerlingen dat bij de start van aantal gediplomeerde interne doorstromers + gediplomeerde 16 VMBO Doorstroom % leerlingen naar MBO 20 MBO/VMBO Ziekteverzuim het derde leerjaar onder dan wel boven het advies instellingsverlaters in een schooljaar Tot 1 oktober 2010 de verwachting over totaal aantal Verwachting ziektepercentage per vestiging over van de basisschool staat ingeschreven. aantal gediplomeerde interne doorstromers + gediplomeerde leerlingen dat naar MBO Wellantcollege doorstroomt. periode januari december Meting: per eind september 2010 eindrapportage uit instellingsverlaters + aantal ongediplomeerde instellings- Meting: KRD-rapportage, definitief per 15 oktober Meting: rapportage uit Wellis per vestiging en per KRD gemaakt. verlaters in dat schooljaar team. B) Rendement bovenbouw % doorlooptijd = 13 MBO Diplomaresultaat 17 MBO Doorstroom % niveau 4 deelnemers naar 21 MBO/VMBO De afwijking van de realisatie van twee jaar Diplomaresultaat is een indicator die weergeeft HBO het resultaat (baten -/- lasten) ten opzichte Per leerweg het % leerlingen van de leerlingen die hoeveel deelnemers in het afgelopen jaar de Op niveau 4 gesplitst in BOL/BBL tot 1 oktober 2010 van het gebudgetteerde resultaat als % van het op deze vestiging begint in leerjaar drie en zonder instelling uitgestroomd zijn met een diploma dat ze de verwachting over totaal aantal deelnemers dat vastgestelde lastenbudget zittenblijven het diploma haalt: ooit behaald hebben, in vergelijking met het totaal naar HBO doorstroomt. % per eind van budgetperiode Meting: per eind september 2010 wordt eindrappor- aantal uitgestroomde deelnemers in dat jaar. Meting: KRD-rapportage, definitief per 15 oktober Meting: tussenresultaten zijn per vestiging via Wellis tage uit KRD gemaakt periodiek beschikbaar. Eindcijfer gepresenteerd per ooit gediplomeerde instellingsverlaters in een jaar locatie in januari C) Centrale Examen (CE) resultaat ten opzichte van ooit gediplomeerde instellingsverlaters + ongediplomeerde 18 VMBO en MBO cyclus functioneren en beoordelen landelijk gemiddelde instellingsverlaters in dat jaar Per team een overzicht van de gevoerde functione- 22 Wellantcollege totaal Rentabiliteit Per leerweg de verwachting van de afwijking van CE rings- en beoordelingsgesprekken en de uitkomsten Rentabiliteit: (resultaat gewone bedrijfsvoering / totale baten -vestigingsresultaten ten opzichte van de landelijke Hier tellen alleen de deelnemers mee die de van het beoordelingsgesprek: uit gewone bedrijfsvoering) CE-resultaten mogelijke scores: instelling hebben verlaten. Daarbij staan in de A: Voldoet niet aan de gestelde functie eisen. Dit kengetal geeft aan welk deel van de totale baten Meting: door onderwijsinspectie, geen eigen teller alle deelnemers die ooit een diploma MBO B: Voldoet (nog) niet aan alle functie eisen, is met cq. opbrengsten over blijft na aftrek van de lasten metingen. behaald hebben, eventueel in eerdere jaren of bij ontwikkeling bezig. cq. kosten. De rentabiliteit geeft aan in hoeverre de een andere afdeling of instelling. De resultaten van C: Voldoet aan de gestelde functie eisen. inkomsten en uitgaven elkaar in evenwicht houden. D) Verschil CE-resultaten ten opzichte van diplomaresultaat en jaarresultaat zijn jaarlijks begin D: Functioneert boven de gestelde functie eisen. In de periode dat reserves worden opgebouwd zal de SE-resultaten november bekend over het afgelopen schooljaar. E: Functioneert uitzonderlijk boven de gestelde rentabiliteit over het algemeen hoger zijn dan in de Per leerweg de verwachting van de afwijking tussen functie eisen. periode waarin tot besteding wordt overgegaan. CE-vestigingsresultaten ten opzichte van de SE- 14 MBO Aantal deelnemers dat zonder diploma Beoordeling vindt plaats op basis van kern- en vestigingsresultaten. uitstroomt functiespecifieke competenties en behaalde 23 Wellantcollege totaal solvabiliteit Meting: per eind september 2010 wordt eindrappor- Per opleiding (BOL/BBL) en niveau het aantal resultaten. (eigen vermogen + aandeel derden) / totaal vermogen tage uit KRD gemaakt. deelnemers dat ongediplomeerd de vestiging verlaat. De solvabiliteit geeft aan op welke wijze de Meting: periodiek uit KRD. Einde periode 15 oktober 19 MBO/VMBO medewerkertevredenheid bezittingen, die op de actiefzijde van de balans 11 MBO Examinering 2010 over afgelopen schooljaar. Per vestiging cijferoordeel 0-10 staan, zijn gefinancierd, namelijk met eigen Meting: aan de hand van feitelijk inspectiearran- Meting: door afdeling P&C: aan de hand van vertaling vermogen en/of vreemd vermogen. Hoe slechter gement dan wel onafhankelijk oordeel van externe 15 VMBO/MBO Aantal instroom van vierpuntschaal oordelen variërend van volledig de solvabiliteit, des te groter is het risico dat partij op basis van zelfevaluatie of audit. Per niveau de verwachting van het totaal aantal oneens - volledig eens naar een tienpuntschaal. de vermogensverstrekkers hun vermogen deels of nieuwe deelnemers per 1 oktober Resultaten worden jaarlijks per vestiging en team geheel verloren zien gaan. Een slechte solvabiliteit 12 MBO Jaarresultaat Het betreft hier deelnemers die niet eerder op deze gepresenteerd. bemoeilijkt daarom het vinden van nieuwe Het jaarresultaat is een indicator die weergeeft vestiging ingeschreven zijn geweest. vermogensverstrekkers. hoeveel diploma s er (in een instelling, een afdeling Meting: periodiek uit Wellis. Eindmeting per begin of een opleiding) in een jaar behaald zijn, in november vergelijking met het totaal aantal gediplomeerden plus ongediplomeerde instellingsverlaters

14 Bijlage 3 KPI s Noorderpoort Bijlage 4 Checklist Managementovereenkomst Koning Willem I College Overzicht KPI s (op hoofdlijnen) Noorderpoort Hieronder een overzicht van KPI s. Deze worden over het algemeen vanaf teamniveau tot en met Noorderpoortniveau gerapporteerd. Wekelijks/ Gevraagde managementinformatie Aantal deelnemers Aantal bekostigde deelnemers Definitie specificatie Aantal ingeschreven deelnemers (inclusief niet bekostigd en educatie/ VO) op 1 oktober 2009 Aantal bekostigde deelnemers op 1 oktober 2009 maandelijks in onze BI-tool, daarnaast in de viermaandelijkse rapportage, het jaarverslag en ten behoeve van bilateralen van het management. Opmerkingen Uitval Definitie VSV Noorderpoort Betreft alle leeftijden, alle niveaus (klein verschil ten opzichte van landelijke definitie) Aanmeldingen Stand aanmeldingen, onderverdeeld naar geresulteerd in inschrijving & nog in procedure Jaarresultaat Resultaten Loopt altijd één schooljaar achter Diplomaresultaat Resultaten Loopt altijd één schooljaar achter DTO Resultaten 2010 Op schoolniveau Opleiding en school tevredenheid Invulpercentage Thema managementovereenkomst Norm Check Opmerkingen Planning & Control Governance 1.1.a Interne audits voldoen 1.1.b Verbeteracties uit interne audits voldoen na audit; P&C monitort 1.2.b 1.2.c Rapportages aan branches en bedrijven Bijeenkomsten met groepen belanghebbenden Wet- en regelgeving 2.a 1600 SBU voor alle opleidingen in beide leerwegen 2.b 900 klokuren per studiejaar voor BOL 2.c 320 klokuren per studiejaar voor DT BOL en BBL verslag, besluitenlijst; verder maatwerk maatwerk voldoen voldoen voldoen 2.d OER is klaar per 1 april voldoen 2.e registratie klachten voldoen 2.f % tevredenheid afhandeling klachten maatwerk Voldoen aan urennorm Voorkomen voortijdig schoolverlaten Gebaseerd op planning van 850 uren Zie uitval 2.g 100% correcte inhoud bpv overeenkomst Leren voldoen Voldoen aan meldingen RMC Gepland vanaf juli Relatie tussen wat gemeld had moeten worden en wat gemeld is 3.3.a 38 effectieve schoolweken realiseren voldoen Voortgangsgesprekken\ Per kalenderjaar Ziekteverzuim Landelijke definitie, exclusief zwangerschap MTO Laatste jaar is 2009 BTO Nog niet in productie Zelfevaluatie teams 3.3.b Begeleiding 900 klokuren per studiejaar voor BOL en 320 klokuren voor DT BOL en BBL realiseren voldoen 4.1.a begeleiding voor elke leerling voldoen; er is een begeleidingssysteem Zelfevaluatie school FTE Zowel huidig aantal fte als het Jaar fte 4.2.b % pedagogisch didactisch dossier in 2008 maatwerk 4.2.c Correcte aanwezigheidsregistratie voldoen A&A registratie Dossiers op orde Invulpercentage % ongeoorloofd afwezig % geoorloofd afwezig % aanwezig Per school Percentage dossiers niet op orde In relatie tot 1-10 Vanaf in productie Examenproces 5.1.a Vertegenwoordiging bedrijf/ branche in subexamencomm. Zie 5.2.d 5.2.d Elk jaar Inspectie-proof zijn goedkeurende verklaring van Inspectie 24 25

15 Thema managementovereenkomst Norm Check Opmerkingen Planning & Control Rendement Bijlage a verhoging rendement van %... naar % in % KPI s Grafisch Lyceum Rotterdam 6.1.b verhoging rendement van % naar % in % Hoofdlijn van rapportage Frequentie van rapportage: 6.1 c % verlaging ongediplomeerde uitschrijvingen uit opleidingen in 2008 Personeel 8.4.a % medewerkers met functioneringsc.q. beoordelingsgesprek in 2007 maatwerk 50% Het Dashboard Onderwijs omvat de volgende stuurindicatoren: S.01 a Percentage lesuitval studenten b Percentage lesuitval docenten S.02 a Percentage verzuim studenten b Top verzuimvakken S.03 Percentage cijfers niet ingevuld S.04 Aantal trajecten met lage realisatie uren De meerderheid van gegevens is real time beschikbaar. Iedere maand wordt de formele rapportage opgesteld, als foto van de gegevens aan het einde van de kalendermaand. Oplevertijdstip Het dashboard wordt op een vooraf bepaalde dag in de maand opgeleverd (achtste werkdag van de maand, zie later). S.05 Percentage studenten onder cijfernorm S.06 a Aantal uitval zonder diploma (cumulatief) b Top uitvalredenen (cumulatief) S.07 Aantal aanmeldingen (cumulatief) Presentatie van gegevens: De negen stuurindicatoren worden grafisch gepresenteerd, bij voorkeur op één A4-pagina. S.08 Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief) Gezichtspunten: S.09 a Aantal gesprekken per student (cumulatief) De gegevens worden gepresenteerd naar twee b Aantal KAB/PAB/BBC gezichtspunten: per onderwijsafdeling en per niveau. Daarnaast worden de meeste gegevens ook getotaliseerd weergeven voor het GLR als geheel. Zie het overzicht op de volgende bladzijde. Onderwijsafdeling Niveau Totaal GLR S.01 Percentage lesuitval studenten v v v S.02a Percentage verzuim studenten v v v S.02b Top verzuimvakken v S.03 Percentage cijfers niet ingevuld v 1) S.04 Aantal trajecten met te lage realisatie v v uren S.05 Percentage studenten onder cijfernorm v 1) v 1) v 2) S.06a Aantal uitval zonder diploma (cumulatief) v v v S.06b Top uitvalredenen (cumulatief) v S.07 Aantal aanmeldingen (cumulatief) v 3) v V S.08 Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief) v v v S.09a Aantal gesprekken per student (cumulatief) v 1) v 1) v 2) S.09b Aantal KAB/PAB/BBC v 1) niet voor VMBO, 2) totaal = exclusief VMBO, 3) niet voor MG, MI, MD 26 27

16 In de volgende hoofdstukken wordt ervan uitgegaan dat de definities van de stuurindicatoren voor alle onderwijsafdelingen en niveaus gelijk zijn. In de gevallen dat dit niet het geval is, zal dat expliciet vermeld worden. Definitie stuurindicatoren Kanttekening: Alle gepresenteerde gegevens hebben betrekking op studenten die op het moment van rapportage als student ingeschreven staan. Dus: de gegevens van (tussentijds) Voornaamste bron S.03 Percentage cijfers niet ingevuld Percentage cijfers voor modules niet ingevoerd door docenten per afdeling. Na afsluiten van invoertermijn verschijnt cijfer ontbreekt op cijferlijst van de student. Beoordelingssysteem uitgeschreven studenten maken géén deel uit van de Percentage dashboard-rapportages! Wel opgenomen in meting Cijfers per afdeling S.01 Percentage lesuitval studenten Niet opgenomen in meting Cijfers van het VMBO zijn niet opgenomen Niet relevant voor presentatie per niveau (alleen dus per afdeling) Lesuitval studenten per basisgroep per maand ten opzichte van geplande lessen in die maand Percentage Tijdverlies als gevolg van 40 minutenrooster Vooraf niet geplande lessen S.01 Percentage lesuitval docenten S.04 Aantal trajecten met lage realisatie uren Trajecten die potentieel gevaar lopen aan het einde van het schooljaar lager uit te komen dan de normuren. Normuren: MBO: 850 uur VMBO jaar 1+2: uren VMBO jaar 3: uren VMBO jaar 4: 700 uren Lesuitval docenten per maand ten opzichte van geplande lessen in die maand Percentage Tijdverlies als gevolg van 40 minutenrooster Vooraf niet geplande lessen Voornaamste bron Criterium voor opname in overzicht: Er wordt uitgegaan van 10% gerealiseerde lessen per maand. Per periode 20% gerealiseerd van aantal geplande lessen (geen 0-week). Stageklassen worden niet meegenomen in dashboard, maar komen wel naar boven bij het genereren van de cijfers Lesuitval en Rooster_vergelijk. Per maand overzichten Lesuitval Per maand Rooster_vergelijk db_overzichten manager onderwijs Voornaamste bron S.02a Percentage verzuim studenten Afwezigheid van studenten bij geroosterde les per maand Absentieregistratie door docenten Percentage De ingevoerde presentie Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting Aantal BOL Niveau 2 leerjaar 1 Niveau 3 leerjaar 1 Niveau 4 leerjaar 1 en 2 + addendum-klas Stageklassen BBL. Voornaamste bron Aan- en afwezigheid bij bpv Uitgeschreven student Presentie die niet is ingevoerd (is onbekend) S.02b Top verzuimvakken De drie geroosterde vakken die in een bepaalde maand het hoogste percentage studentverzuim kennen Absentieregistratie door docenten Percentage Alle lessen die zijn ingeroosterd Voornaamste bron S.05 Percentage studenten onder cijfernorm Percentage studenten dat onder de norm van percentage cijfers voldoende zit. Norm om naar volgend jaar te bevorderen is 90% voldoende. Beoordelingssysteem Percentage Cijfers per afdeling. C.O. (Cijfer Ontbreekt) telt mee als beoordeling Cijfers van het vmbo zijn niet opgenomen Niet relevant voor presentatie per niveau (alleen dus per afdeling) 28 29

17 S.06a Aantal uitval zonder diploma (cumulatief) S.08 Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief) Voornaamste bron Het aantal studenten dat lopende het schooljaar stopt met de opleiding en uitstroomt zonder diploma GLR. De resultaten worden cumulatief getoond, zowel per afdeling als per niveau. Bij resultaten per niveau wordt er een top drie van uitvalredenen getoond (hoofdredenen, zie S.06b). Registratie uitschrijving student vindt plaats in db_studiezaken, knop Student uitschrijven (f_uitschrijving) Registratie reden uitval vindt plaats in db_studiezaken, knop Uitvalreden invullen (q_leertraject_student_uitval) Aantal Voornaamste bron. Aantal studenten jonger dan 18 jaar dat is gemeld bij leerplicht. Aanleiding voor melding bij leerplicht is een ongeoorloofde afwezigheid van zestien uur in vier weken. Absentieregistratie. Sharepoint Rapportages Presentie MBO aantal Gaat om leerplichtigen, dus jonger dan 18 jaar Gemeld bij RMC (=> 18 jaar) telt niet mee, het gaat alleen om leerplichtigen Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand Een startkwalificatie (vooropleiding) telt niet mee als diploma. Gaat dus om studenten die vertrekken zonder GLR-diploma. Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand. S.09a Aantal gesprekken per student (cumulatief) Gemiddeld aantal vastgelegde gesprekken per student per schooljaar. Norm: 0,3 per maand (cumulatief, dus norm loopt per maand op met 0,3). S.06b Top uitvalredenen (cumulatief) De drie uitvalsredenen welke procentueel het hoogst scoren tot en met de rapportagemaand. Gehanteerde indeling: hoofdcategorieën uit (voorstel) MBO Raad: persoonsgebonden, geen invloed; persoonsgebonden, geen invloed op oorzaak, wel opvang; instellingsgebonden factoren; studie- en beroepskeuzegebonden factoren; arbeidsmarkt- en (externe) omgevingsfactoren; onbekend (= wel gegevens, maar reden is onbekend); niet ingevuld (= geen gegevens, moet worden uitgezocht). De getoonde uitvalsredenen zijn niet opgeteld 100%. Percentage Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand Voornaamste bron Voornaamste bron Leerlingvolgsysteem Aantal Cijfers van het vmbo zijn niet opgenomen Hierin zijn niet de KAB/PAB/BBC gesprekken opgenomen, zie hiervoor S.09b Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand S.09b Aantal KAB/PAB/BBC Totaal aantal vastgelegde gesprekken gevoerd door KAB (Keuze Advies Bureau), PAB (Pedagogisch Advies Bureau) en BBC (Bureau Bedrijfs Contacten) in de rapportagemaand (dus niet cumulatief). Cijfers BBC: norm 200 ingevoerde gesprekken per maand (4 gesprekken per week x 12 bcf s ). Leerlingvolgsysteem Aantal S.07 Aantal aanmeldingen (cumulatief) Het aantal aanmeldingen voor het volgende schooljaar, gemeten vanaf 1 oktober in het lopende schooljaar Voornaamste bron db_aanmelding (Queries aantal aanmeldingen per opleiding) Aantal Resultaten worden primair cumulatief getoond. Geldt zowel per niveau als per (relevante) afdeling Wel wordt de opbouw van het cumulatieve totaal grafisch getoond over de voorgaande maanden, waarbij de werkelijke cijfers van de rapportagemaand concreet vermeld worden Relevante afdelingen: VMBO, BM, MM, PD, AP Cumulatief, maar wel inzicht van opbouw gegevens per maand 30 31

18 Colofon Auteurs: Dit rapport is geschreven op basis van onderzoek door M&I Partners, in opdracht van Kennisnet en op verzoek van MBO2010. Redactie: Bob Klaasen, Esther Schoenmakers Vormgeving: GOfor Design, Den Haag Druk: OBT, Den Haag Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2.5 Nederland De gebruiker mag: het werk kopiëren, verspreiden, tonen en op- en uitvoeren 0nder de volgende voorwaarden: Naamsvermelding. De gebruiker dient bij het werk de naam van Kennisnet te vermelden. Niet-commercieel. De gebruiker mag het werk niet voor commerciële doeleinden gebruiken. Geen Afgeleide werken. De gebruiker mag het werk niet bewerken. Bij hergebruik of verspreiding dient de gebruiker de licentievoorwaarden van dit werk kenbaar te maken aan derden. De gebruiker mag uitsluitend afstand doen van een of meerdere van deze voorwaarden met voorafgaande toestemming van Kennisnet. Het voorgaande laat de wettelijke beperkingen op de intellectuele eigendomsrechten onverlet. Disclaimer: De door kennisnet verstrekte informatie is ontleend aan bronnen die betrouwbaar mogen worden geacht, maar voor de juistheid en volledigheid daarvan kan niet worden ingestaan. Kennisnet aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor schade in verband met het gebruik van informatie uit deze uitgave, daaronder begrepen schade veroorzaakt door onjuistheid of onvolledigheid van deze informatie. De in dit artikel bedoelde beperking of uitsluiting van de aansprakelijk-heid geldt niet voorzover schade het gevolg is van een bewust roekeloze of opzettelijke tekortkoming van de auteur. Deze uitgave is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden constateren, dan verzoeken wij u hiervan melding te maken bij Kennisnet met opgave van de eventuele consequenties en/of correcties. Dit is een publicatie van Stichting Kennisnet. 32

19 Stichting Kennisnet Paletsingel NT Zoetermeer Postbus AT Zoetermeer T 0800-KENNISNET F (079) I kennisnet.nl Kennisnet. Leren vernieuwen.