INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE HOF VAN TWENTE 2009.

Transcriptie

1 INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE HOF VAN TWENTE LEIDRAAD BIJ HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID INZAKE HET DUURZAAM INKOPEN. R. Stijntjes april Inleiding In september 2008 heeft de gemeente Hof van Twente de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekent en daarmee verklaart duurzaam te willen inkopen en: 1. daarvoor de door het Programma Duurzaam Inkopen ontwikkelde criteria en instrumenten toe te passen bij haar aanbestedingen en inkopen, 2. good practices en ervaringen terug te koppelen aan het Programma Duurzaam Inkopen en mee te werken aan de landelijke monitoring Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (1x per 2 jaar), 3. daarover transparant te zijn door de concrete resultaten op het gebied van duurzaam inkopen te rapporteren in het jaarverslag of het milieujaarverslag, 4. akkoord te gaan met vermelding op de website Leeswijzer Deze leidraad is geschreven voor medewerkers van de gemeente Hof van Twente die inkopen en aanbesteden. Het is een hulpmiddel om met duurzaam inkopen aan de slag te gaan. De Leidraad Duurzaam inkopen doorloopt de stappen van het inkooptraject en geeft aan hoe u duurzaamheid mee kunt nemen. Het geeft tips en aandachtspunten en waar mogelijk ook een meest duurzame variant. De leidraad sluit aan bij de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De verschillende stappen uit het inkooptraject lopen vaak vloeiend in elkaar over, of overlappen elkaar. Dat is met name het geval bij het specificeren en het selecteren. Om het overzichtelijk te houden zijn ze hier uit elkaar gehaald. Alle stappen uit het inkooptraject duurzaam inkopen hebben dezelfde nummering als de stappen die in de procesbeschrijving Inkkop en aanbesteding worden gevolgd. Deze procesbeschrijving is leidend en de leidraad Duurzaam Inkopen is hieraan ondergeschikt. : Bij stap 5, Inventariseren, kunt u lezen over de inkoopvoorbereiding. Stap 6, specificeren, gaat over het bepalen welke duurzaamheidaspecten u mee wilt nemen en in stap 9, selecteren, wordt uitgelegd hoe u aan het voorgaande vorm kunt geven door de juiste selectie- en gunningscriteria te formuleren. Stap 10 laat enkele afwegingen zien bij contracteren en bestellen, en in stap 21 leest u over bewaken en gebruiken. De laatste stap is de nazorg. Achterin de leidraad vindt u tenslotte een overzicht van nuttige websites die u nog verder kunnen helpen. Deze leidraad is een groeidocument. Naarmate er meer ervaring komt met duurzaam inkopen zullen nieuwe ideeën, tips en voorbeelden leiden tot aanpassing, aanscherping en uitbreiding van dit boekje. Dus: hebt u commentaar,suggesties, voorbeelden of ervaringen op het gebied van duurzaam inkopen; stuur dan een naar r.stijntjes@hofvantwente.nl of naar de afdeling facilitaire zaken 1

2 5. Inventariseren en inkoopvoorbereiding. Voordat een inkoop- en aanbestedingstraject echt begint, moet u bepalen wat er nodig is, wat er al voorhanden is en welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie of bij leveranciers. Dit kan door binnen de eigen afdeling heel goed te kijken naar de daadwerkelijke inkoopbehoefte, vast te stellen welke beleidsvoornemens er zijn, bij de collega s na te gaan hoe zij werken en op de markt vragen welke mogelijkheden er zijn. Voorbeeld : Een nieuwe auto of een fiets met regenpak. Er is een samenwerkingsverband op inkoopgebied van een 9-tal Twentse plattelandsgemeenten. Dit samenwwerkingsverband tracht een aantal inkoopprocessen gezamenlijk uit te voeren. Niet alleen volumevergroting kan voordelen opleveren maar met name verbreding van de specifieke kennis van aan te besteden en in te kopen projecten en diensten levert extra voordeel op. Vraag er naar bij de inkoopcoördinator van de gemeente Hof van Twente. Ook de beleidsmedewerker milieu van de gemeente Hof van Twente kan u bij het inbrengen van duurzaamheid helpen. Een marktverkenning is essentieel om te weten te komen welke intwikkelingen er zijn bij de leveranciers. Als het bestaande eenvoudig wordt vervangen door eenzelfde duurzame variant is de aanschafprijs meestal hoger. In de marktverkenning zoekt u naar oplossingen die niet automatisch prijsverhogend hoeven te zijn, door te informeren naar innovatieve ontwikkelingen of naar apparaten die zeer zuining zijn in het gebruik en zo zichzelf terugverdienen. Let op dat met meerdere leveranciers praat om een juist beeld te krijgen van de mogelijkheden. De inkoopcoördinator van de gemeente Hof van Twente kan u ondersteunen bij het opstellen van een vragenlijst over leveringen, werk, dienst, die u tijdens het gesprek met leveranciers kunt hanteren. Let op dat een aanbieding ver onder de marktprijs aan kwaliteit kan verliezen of niet sociaal verantwoord is. Bij het beoordelen van offertes kunt u een onmogelijke aanbieding abnormaal laag verklaren. 5. Specificeren. U definieert met behulp van de opgedane informatie wat u gaat inkopen, waar het aan moet voldoen en welke duurzaamheidsaspecten daarbij moeten worden meegenomen. Aan de hand van onder andere deze keuzes bepaalt u uiteindelijk de vorm van aanbesteden. Onderzoek altijd waar een product wordt geproduceert; bijvoorbeeld: een appel uit Nieuw Zeeland of één uit de Betuwe. Met duurzaam inkopen wordt onder andere gezocht naar producten die zo min mogelijk milieubelasting veroorzaken. Dat is een breed begrip. Het gaat over materiaalgebruik, energieverbruik, vervuiling e.d. De wetenschap heeft hiervoor de LevensCyclus Analyses ontwikkeld; ook wel ketenanalyse of wieg-tot-graf-analyse genoemd. Dit zijn berekeningen naar de totale milieubelasting van een product, van het delvern van grondstoffen tot en met de milieubelasting die vrij komt bij de afvalverwerking. Er zijnhelaas nog weining LCA s beschikbaar maar hier wordt op verschillende niveau s hard aan gewerkt. LCA s zijn niet altijd onomstreden, omdat de keuzes van de uitgangspunten van het onderzoek en de 2

3 berekingsmethodiek de resultaten in hoge mate bepalen. Met dit voorbehoud in het achterhoofd biedt een LCA toch een gedetailleerd instrument om de totale milieubelasting van verschillende opties te kunnen vergelijken. Bijvoorbeeld: Ik wil een product waarin geen zware metalen verwerkt zijn; Ik wil zeker weten dat de ontginning van de grondstof geen schade oplevert voor mens en omgeving; Ik wil een retoursysteem waar ik met het afgedankte product terecht kan. Tabel met aspecten die van toepassing kunnen zijn op de gewenste levering, dienst of werk: Levering en werk. Productiefase. Milieu Er wordt gebruik gemaakt van hernieuwbare grondstoffen en hulpstoffen. Ontginning van grondstoffen en hulpstoffen gebeurt op een milieuvriendelijke manier. Het gebruik van water en energie in het productieproces/in het ontwerp wordt beperkt. Het gebruik van schadelijke stoffen wordt vermeden (bestrijdingsmiddelen, zware metalen). Het afval dat ontstaat bij de productie wordt zoveel mogelijk beperkt of anders hergebruikt of gerecycled. Afval(water) wordt verantwoord verwerkt. Het gebruik van duurzame energie wordt toegepast. Er is sprake van milieuvriendelijk transport, slimme ( zuinige) logistiek. Sociaal De arbeidsnormen van de Onternationale Arbeidsorganisatie ( IAO ) worden toegepast, waaronder :tegengaan van kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid. Stageplekken, leer/werktrajecten zijn mogelijk. Levering en werk. Gebruiksfase Milieu Het product heeft een lange levensfase. Milieuvriendelijk onderhoud is mogelijk. Het product is energiezuining. Het product bestaat buit vervangbare onderdelen. Het product is hervulbaar. Dienst Gebruiksfase Milieu Er wordt gebruik gemaakt van milieuvriendelijke hulpmiddelen/apparatuur. Er is sprake van beperking van water, energie en/of afval tijdens de werkzaamheden. Het transport is milieuvriendelijk. 3

4 De logistiek is slim en zuining. Er is voldoende en actuele milieukennis bij de medewerkers. Sociaal Er zijn stageplekken en leer-/werktrajecten mogelijk. De toegepaste werktijden/planning zijn geschikt voor participatie uit specifieke doelgroepen. Er is voldoende ondersteuning voor het personeel. Er zijn ontplooiingsmogelijkheden voor het personeel. Levering en werk Afvalfase Milieu Er is sprake van milieuvriendelijke verwerking/hergebruik of recycling. Het product is demontabel. Afvalverwerking vindt plaats met inachtneming van de IAO-normen, waaronder tegengaan kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid. Functioneel specificeren in plaats van voorschrijven: bepaalde echte behoefte. Functioneel specificeren helpt om de echte inkoopbehoefte in kaart vte brengen. Bij functioneel specificeren wordt niet gevraagd naar een product maar naar een oplossing. Bijvoorbeeld : wil je een kleine auto of,ilieuvriendelijk vervoer? Functioneel specificeren kan ook helpen wanneer er binnen de organisatie of tussen collega s veel verschillende voorkeuren zijn. Door deze verschillende voorkeuren te beschrijven op een wat hoger abstractieniveau in het programma van eisen kan er mogelijk een aanbieding komen, die aan alle voorwaarden voldoet. Bijvoorbeeld: Waneer de opdrachtgever vraagt naar een hybride auto vanwege milieuvriendelijke uitstraling en de directe collega het liefts een kleine auto wil die snel optrekt, kan door functioneel te specificeren mogelijk in beide wensen worden voorzien. Geef innovatie een kans. Soms lijkt iets wat voorgeschreven wordt al heel duurzaam, maar misschien is de markt al verder dan bij de eigen organisatie bekend is. Als je dan naar een specifiek product vraagt, kan een kans gemist worden. Bijvoorbeeld : Vragen naar micro-vezeldoekjes of naar een schoon bureau? Vraag dus niet naar micro-vezeldoekjes maar naar een methode om het bureau schoon te maken met zo min mogelijk water en schoonmaakmiddelen. Zo kunnen duurzame middelen en de aanbieders die een innovatieve methode hebben ontwikkeld een kans geboden worden. Zorg er wel voor om een referentie in het achterhoofd te houdenn om andere voorstellen aan af te meten. Micro-vezeldoekjes zijn in dit voorbeeld het minimum. Kies de vorm van de inkoop/aanbesteding. Openbare aanbesteding, niet openbare aanbesteding (pre-selectie) of onderhands? Natuurlijk zijn er wettelijke aanbestedingsdrempels waar aan gehouden moet worden bij de keuze voor de vorm van de aanbesteding. (zie inkkopbeleid ) 4

5 Openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding wordt optimaal gebruik gemaakt van de marktwerkin, omdat veel aanbieders kunnen inschrijven. Hierdoor is de kans groot dat er aanbieders reageren die meer duurzaamheid garanderen dan de organisatie gedacht heeft. Niet openbare aanbesteding. Een niet openbare aanbesteding geeft weer andere mogelijkheden. Hierbij wordt geselecteerd via een openbare inschrijving welke bedrijven later een aanbieding mogen gaan doen (pre-selectie). Op voorhand kunnen de duurzxaamste en meest ambieuze bedrijven worden geselecteerd. Alleen die mogen aanbieden in het vervolgtraject. Onderhandse aanbesteding. Een onderhandse aanbesteding gaat vaak over kleinere aanbestedingen met minder inschrijvers. Dit biedt als voordeel dat er meer wensen voor de gunning ingebracht kunnen worden, omdat het beoordelen van de inschrijvingen minder tijd kost. Het is wel heel belangrijk om van te voren goed te beschrijven wat je wilt, omdat er minder inschrijvingen terug komen en er dus minder te keizen valt. 6. SELECTEREN Dit is de stap waarin beoordeeld wordt welke leverancier en/of aanbieding het beste is. Hiervoor moet een transparant, objectief en non-discriminatoir (termen uit de EU-richtlijn) afwegingskader gehanteerd worden. In de specificatiefase is bepaald welke duurzaamheidsaspecten door de organisatie meegenomen moeten worden. Deze moeten nu vertaald worden in selectiecriteria en gunningscriteria. Daarbij geldt: Selectiecriteria gaan alleen over de leverancier en de gunni8ngscriteria over de gewenste levering, werk of dienst. Ook wordt nu bepaald op welke wijze er beoordeeld gaat worden. Kortom: hier wordt haarfijn aangegeven aan waar de aanbiedingen aan moeten voldoen. Let op: voordat begonnen wordt met het ontwikkelen van de criteria, moet eerst de manier van gunnen worden bepaald. Bepaal de manier van gunnen : laagste prijs of de economisch voordelige inschrijving! Bij de economisch meest voordelige aanbieding zijn de meeste mogelijkheden aanwezig duurzame inkoop te realiseren. Bij de economisch meest vooredelige aanbieding kunnen ook andere criteria naast prijs meegenomen worden en zo wordt de balans gezocht tussen prijs en duurzaamheid. Toch een laagste-prijs-aanbesteding? Specificeer dan de wens zorgvuldig. Duurzaamheid en een laagste-prijs-aanbestdeeing sluiten elkaar niet uit. Het vereist wel dat de organisatie heel goed moet weten wat men wil krijgen. Dit kan alleen als er een goede marktverkenning is gedaan, zodat de wens zorgvuldig gespecificeerd kan worden. Let op: Functioneel specificeren is risicovol bij een laagste-prijs-aanbesteding. Als bijvoorbeeld gevraagd wordt naar iets waarop gezeten kan worden, dan kunnen er verschillende aanbiedingen binnenkomen, variërend van een schommelstoel tot een driezitsbank. Deze verschillende aanbiedingen zijn lastig op prijs te vergelijken. Wat worden de selectiecriteria (eisen) voor de aanbieder? Vragen naar een milieuplan en/of milieuverslag; vragen naar een systeem ( bijvoorbeeld : milieuzorgsysteem ). 5

6 Een milieuplan laat zien dat een bedrijf rekening houdt met het milieu, maar het kan nog vrij willekeurig ingevuld zijn. Een gecertificeerd systeem, zoals milieuzorgsysteem (ISO 14001), ARBO-zorgsysteem (OHSAS 18001) is een betere basis voor een duurzame aanbieding. Een bedrijf toont hiermee aan dat men op een sytematische manier werkt ( en niet ad hoc) en dat het in ieder geval voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij een openbare aanbesteding zijn selectiecriteria knock-out criteria. Als een milieuzorgsysteem wordt geeist en de leverancier heeft er geen, dan valt de leverancier af. Er komt geen kwalitatieve beoordeling aan te pas. Dat is wel het geval bij een niet openbare aanbesteding, dan dan kan de organisatie selectiecriteria ook inhoudelijk beoordelen en vergelijken. Een milieuzorgsysteem kan niet altijd geëst worden. Alleen als gangbaar is om bijvoorbeeld een ISO te hebben in de branche die bevraagd wordt en als er een directe relatie te leggen valt met het gevraagde. Voor werken en diensten is deze relatie makkelijker te leggen dan voor leveringen. Het is juridisch nog onduidelijk of een milieuzorgsysteem bij leveringen ge%st mag worden. Als uit de marktverkenning blijkt dat certificering niet of nauwelijks van toepassing is voor de bedrijven uit de branche waar ingekocht wordt door de organisatie, dan is men aangewezen op de gunningscriteria. Er kan dan beter gevraagd worden naar een visie over duurzxaamheid in relatie tot de levering. Advies: Neem het volgende in de tekst op: De leverancier dient aan te tonen dat zijn milieuzorgsysteem aan bepaalde minimumeisen moet voldoen. Dit kan door het indienen van een kopie vaneen ISO certificaat of een kopie van een EMAS-certificaat. Als een leverancier hierover niet beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op contineu verbetering en minimaal aan (een van) de volgende voorwaarden: Er is een actueele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem). Er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen, en men kan een referentielijst overleggen. Er is een formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert. Er is een milieuverslag of andere (management-) rapportage waarin wordt gerapporteerd over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten. Er is een milieuplan waaruit blijkt hoe het personeel wordt geschoold in milieuvriendelijk gedrag en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd. Dit is vooral van belang voor personeel dat op locatie werkt. Wat zijn de gunningscriteria (eisen en wensen) voor leverin/dienst/werk? Bij het formuleren van de gunningscriteria kan de organisatie een aanbieder als het ware uitdagen om zijn best practises op het gebied van duurzaamheid aan te bieden. Bijvoorbeeld door te vragen naar voorstellen om een dienst uit te voeren met zo min mogelijk energiegebruik. Gebruik de tabel om de gunningscriteria te formuleren en formuleer zodanig dat de vriteria relevant, uitvoerbaar, beoordeelbaar en controleerbaar zijn. Gebruik Total Costs of Ownership. In de inkoopwereld wordt gewerkt met het begrip : Total Costs of Ownership (TCO). Hiermee wordt bedoeld dat niet alleen de aanschafprijs van een product wordt vergeleken, maar dat ook de kosten van het gebruik en van de afvalverwerking wordt meegewogen. Hieruit kan blijken dat duurzaam inkopen niet altijd duurder is. Voor veel leveringen kan een lange levensduur, laag energiegebruik of weining en goedkoop onderhoud er toe leiden dat de Total Costs of Ownership lager uitvallen, terwijl de aanschafprijs in de eerste instantie hoog was. 6

7 Bijvoorbeeld : de aanschaf van een spaarlamp is hoger dan die van een gloeilamp, maar doordat de lamp tien keer langer mee gaat, is de aanschafprijs verspreid over de levensduur, goedkoper. Ok bij diensten kan een TCO-benadering gebruikt worden. Bijvoorbeeld: Een hoger uurtarief waarin extra advisering of ondersteuning is verwerkt, pakt toch gunstig uit. Maak gebruik van keurmerken en certificaten. Als er keurmerken of certificaten beschikbaar zijn voor de in te kopen productgroep, geef dan de voorkeur aan productgen met een certificaat of keurmerk boven hetzelfde product zonder certificaat of keurmerk. Dit maakt de invulling van de duurzaamheidseisen specifieker en heeft als voordeel dat ze gecontroleerd worden door de certificerende instantie. De organisatie hoeft dus niet zelf te controleren. Hiermee worden algemeenheden voorkomen. Want wat is bijvoorbeeld duurzaam hout of milieuvriendelijk papier? Controleer wel of het certificaat voldoende is ingeburgerd in de markt. Ander loopt de organisatie het risico dat er onvoldoende aanbiedingen binnen komen. Let Op : Als de organisatie vraagt naar een certificaat of een keurmerk, zet er dan altijd bij of gelijkwaardig! Meten of iets gelijkwaardig is : Vraag in de eerste plaats de leverancier om aan te tonen waarom het om een gelijkwaardig product gaat. Daarnaast van te voren onderzoeken waar de bouwstenen van een keurmerk uit bestaan. Zo kan men gelijkwaardige producten naast de criteria voor het keurmerk leggen en deze met elkaar vergelijken. Er is een woud aan keurmerken en dat dat maakt het soms best lastig, want wat kan er nu het beste gevraagd worden? Afhankelijk van welk product men wil, zijn er drie algemeen aanvaarde keurmerken die met een gerust hart gevraagd kunnen worden : Nordic Swan; Europese Ecolabel; Nederlands Milieukeurmerk. In al de drie keurmerken is de gehele levenscyclus van een product meegenomen. Voor sociale aspecten is een Far Trade keurmerk een goede optie. Echter oppassen met Max Havelaar; dit is een goede optie maar leveranciers met hun eigen duurzaamheidsprogramma beginnen nu te claimen dat Max Havelaar bijna als merk gebruikt wordt. Het als merk gebruiken mag niet. Dus goed oppassen en advies inwinnen. Bepaal het wegingspercentage voor de duurzaamheidscriteria. Geïntregreerd in de kwaliteistcriteria of een herkenbare rubriek met een eigen percentage. Er kan voor gekozen worden om duurzaamheidseisen en wensen mee te nemen in de gunning als onderdeel van de kwaliteit of om ze juist expliciet te benoemen als milieu of sociale criteria, naast kwaliteit en prijs. Met dat laatste laat de organisatie duidelijk aan de aanbieder zien dat durrzaamheid dioor de organisatie belangrijk wordt gevonden. Bovendien is het later dan makkelijker om bestekken met elkaar te vergelijken bij het monitoren van duuraam inkopen. 7

8 Voorbeeld: In het bestek voor de inhuur van schoonmaakdiensten wordt milieu voor 15 % meegwogen: Prijs 35 %; Kwaliteit 25 %; Uitvoering 25 %; Milieu 15 %. Als eisen geformuleerd worden ten aanzien van duurzaamheid, is duurzaamheid een knockout criterium. Bijvoorbeeld de eis om gevaarlijke stoffen uit te sluiten, of de verplichting tot het hebben van een retoursysteem. Als de aanbeiding dan niet voldoet aan de eisen, valt deze af. Aanvullend op de eisen kunnen wensen geformuleerd worden waarop de ondernemer punten kan scoren. Hoe meer ze bieden, hoe meer punten ze verdienen in de beoordeling. In het bestek moet dan wel aangegeven worden hoe de organisatie deze beoordeling gaat doen. Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat de organisatie aangeeft hoe de beoordeling gaat. Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat er gelet wordt op de ambitie die uit de offerte spreekt. Ook geldt : hoe concreter, hoe beter. Want dat is meetbaar en ook beter controleerbaar. Bepaal hoe de weging plaats vindt. Gebruik de afwegingskaders en geef de bronmaatregelen de hoogste score. Hoe beoordeelt de organisatie de ambities van de leverancier? Veel bedrijven richten zich bijvoorbeeld op een CO2-neutrale bedrijfsvoering door hun uitstoot elders te compenseren. Of men neemt producten terug om ze om te smelten en te recyclen. Het klinkt goed, maar wat levrt dat op voor het milieu? Vuistregel: Bronmaatregelen, dus het voorkomen van energie- of watergebruik of het voorkomen van afval, hebben de voorkeur. 7 CONTRACTEREN EN BESTELLEN. In deze stap worden de afspraken uit de gekozen aanbieding vastgelegd in een contract. Het is belangrijk om de beloofde prestaties te waarborgen en er de leverancier ook daadwerkelijk aan te kunnen houden. Hoe wordt een prestatie optimaal verkregen? Wordt er af en toe een keurring uitgevoerd of gaat de opdrachtgever samen met de leverancier op afgesproken tijden samen op zoek naar duurzaamheidswinst? Om er zeker van te zijn dat waar voor het geld verkregen wordt en dat de leverancier in de toekomst ook aan de wensen van de opdrachtgever kan voldoen, is het verstandig om regelmatig met elkaar om de tafel te zitten. Eigenlijk wordt op die maneieer doorgegaan met het verkennen van de mogelijkheden om de duurzaamheid na te streven. Leg de momenten vast in het contract en spreek af welke inbreng er van de leverancier wordt verwacht. 8

9 Het is belangrijk om alle afspraken die met leveranciers worden gemaakt, ook ten aanzien van duurzaamheid, vast te leggen in het contract. Ook moet bij de aanbesteding worden aangegeven dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente van toepassing zijn. Denk ook aan een artikel over het gerbuik van verpakkingen; geef bijvoornbeeld aan dat zaken niet mogen worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld naar de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn of worden vermoed dit te zijn of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen. Hoe kan het eigen inkoopproces verduurzaamd worden? Het inkoopproces veroorzaakt ook zelf ook milieubelasting. Denk bijvoorbeeld aan het maken van afspraken met leveranciers op plekken die makkelijk met het openbaar vervoer kunnen worden bereikt. Of probeer papier te sparen door het aantal facturen te reduceren en elektronische afhandeling te stimuleren; efficiënter en minder papier en mobiliteit. (dubbelzijdig printen of kopiëren.) Communicatie. Maak communicatie een gepland onderdeel van het gehele traject. Door daar tijdig over na te denken wordt voorkomen dat de communicatie er achteraf bij inschiet. Dit hoeft natuurlijk niet te wachten tot einde van een traject. Tussen tijdse informatie naar collega s kan op bepaalde momenten in het traject worden ingebouwd. 8. BEWAKEN EN GEBRUIKEN. In deze fase wil de organisatie zeker weten of er verkregen wordt wat is gevraagd en vastgelegd. Als dat het geval is is er winst geboekt op het gebied van duurzaamheid. Het is nu zaak om die winst ook bij het daadwerkelijke gebruik te verzilveren. Neem de gamaakte afspraken serieus en controleer en waardeer het als het goed gaat. Nadat het inkoop of aanbestedingstraject is afgesloten wil de organisatie natuurlijk ook weten of er war voor het geld verkregen wordt. Houdt de leverancier zich aan de afspraken? Bewaken is meeer dan alleen een kwestie van controle. De duurzaamheidaspecten lijken nu wellicht vanzelfsprekend. Maar was dat ook zo in het begin van het inkooptraject? Voor de organisatie, maar ook voor de leverancier kan het inbrengen van duurzaamheidsaspecten een uitdaging zijn geweest. Door hier de waardering voor te uiten en door interesse te tonen in het daadwerkelijk resultaat wordt de leverancier gestimuleerd om de volgende keer weer z n uiterste best te doen voor een duurzame(re) aanbieding. Zorg dat de ingekochte lvereing ook duurzaam wordt gebruikt. Onwetendheid en/of gewoontes kunnen er voor zorgen dat een duurzaam product niet duurzaam wordt gebruikt. Zoals bijvoorbeeld het weggooien van herbruikbare producten, het onnodig laten branden van een spaarlamp enz. Met andere woorden: verspillen is nooit duurzaam. Soms vraagt een duurzaam product ander gedrag van de gebruikers. Besteedt hieerbij aandacht aan bij de introductie van de nieuwe artikelen of diensten en zorg er voor dat de aanbieder de gebruikersinstructies altijd duidelijk overdraagt aan de gebruikers. 9. NAZORG Het inkooptraject is nu zo goed als afgerond. De producten zijn in huis of het gevraagde werk is in uitvoering. Om het traject goed af te sluiten is het nu zaak om terug te kijken: wat zou de andere keer anders moeten worden uitgevoerd? Maar ook trots zijn op de prestatie en anderen mee te laten delen in de kennis en ervaring die is opgedaan. 9

10 Beoordeel het gevolgde traject en gebruik nieuwe inzichten bij een volgend inkooptraject. Duurzaam inkopen is in opkomst. Er is nog weinig ervaring en de markt is volop in beweging. Omdat duurzaam inkopen zich nog volop ontwikkelt is het goed om te evaluerenen om na te gaan wat de volgende keer anders zou moeten. Zou een wens nog verder kunnen worden aangescherpt? Zou de volgende keer weer een milieuzorgsysteem worden geeist, als wordt vastgesteld dat het product gemaakt is zonder uitbuiting of moet de wens nog expliciter worden gemaakt? Leg de ervaringen vast in het aanbestedingsdossier. Deze leidraad bij het aankoop en aanbestedingsbeleid met betrekking tot duurzaam inkopen is een groeidocument. Vragen of opmerking graag doorgeven aan de gemeentelijke inkoopcoördinator. Inkopen is geen solistisch traject maar een traject van gezamenlijkheid. Bij het opstellen van deze leidraad is gebruik gemaakt van informatie van SenterNovem. 10