inhoud Algemeen pg. Stap voor stap pg. Extra pg.

Transcriptie

1 Evenementengids

2

3 inhoud Algemeen pg. 4 Stap voor stap pg De organisator Wie is organisator van een evenement? Het evenement Wat is een evenement? Privaat of openbaar? De locatie Overzicht infrastructuur Capaciteit van de locatie Indeling van de locatie Verkeersmaatregelen pg Muziek en geluidsnormen Afwijking geluidsnorm SABAM en billijke vergoeding Sluitingsuur Geluidshinder beperken Promotie van het evenement pg Reclame langs de openbare weg Verantwoordelijke uitgever Promotiemiddelen in de gemeente Verzekeringen pg Verplichte verzekeringen Aan te bevelen verzekeringen Materiaal en logistiek pg Welk materiaal Nutsvoorzieningen Sanitair Afvalarme evenementen Afvalbeheer bij evenementen Green Events Herbruikbare bekers van de gemeente Drank en voedingsmiddelen pg Alcohol Meer van Zonder Voedsel Drugs pg Roken Veiligheid en toezicht (bewaking) Brandveiligheid en preventie pg Grondplannen en inplanting Tent Nooduitgangen Blusmiddelen Bekleding en versiering Energie en warmtebronnen pg Keuringen en attesten aan te vragen Vestaire EHBO Parking Risicoanalyse... Extra pg Centen Sponsoring Begroting...

4 algemeen een evenement aanvragen: 4 stappen 1. EVENEMENTENFORMULIER Organiseer je een evenement (zie pag. 4), dan moet je dit ten laatste 10 weken vóór het evenement melden aan het gemeentebestuur. Een evenement melden doe je via het evenementenformulier. Dit formulier kan je vinden op de gemeentelijke website ( of kan je opvragen bij de dienst Vrije Tijd. 2. VEILIGHEIDSDOSSIER De dienst Vrije Tijd bepaalt welke meer uitgebreide evenementen een veiligheidsrisico inhouden en een veiligheidsdossier moeten opmaken. De organisatoren worden tijdig verwittigd en moeten het veiligheidsdossier ten laatste 2 weken vóór de vergadering van de gemeentelijke veiligheidscel indienen bij de dienst Vrije Tijd. Het blanco veiligheidsdossier kan je ook vinden op de gemeentelijke website ( of kan je opvragen bij de dienst vrije tijd. 3. VEILIGHEIDSCEL Wie een veiligheidsdossier heeft ingediend, kan worden uitgenodigd naar de vergadering van de gemeentelijke veiligheidscel waar alle veiligheidsaspecten samen met gemeente, brandweer en politie overlopen worden. 4. COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis van voorgaande stappen of de activiteit een goedkeuring kan ontvangen en onder welke voorwaarden. waarom een evenementenformulier? Het evenementenformulier en veiligheidsdossier zijn in eerste instantie belangrijk voor jezelf als organisator evenals voor je medewerkers, bezoekers, gemeentelijke diensten, politie en brandweer. De veiligheidsdiensten zijn steeds op de hoogte van de activiteiten en kunnen vlot de verantwoordelijken bereiken. Hou het veiligheidsdossier dus dicht bij de hand tijdens het evenement! contactgegevens Dienst Vrije Tijd OCP, Polderbos 20, 9840 De Pinte tel ikorganiseer@depinte.be 4

5 stap voor stap 1. de organisator 1.1 Wie is organisator van een evenement? Dit kunnen zijn: verenigingen die een fuif of eetfestijn organiseren om hun kas te spijzen, de wandelclub die een grote wandeling organiseert, de wijkkermissen en buurtfeesten... Ook privépersonen kunnen een evenement met een openbaar karakter organiseren. Privé feestjes (zie 2.2. privaat of openbaar) vallen niet onder evenementen. 2. het evenement 2.1. Wat is een evenement? een voor publiek toegankelijk evenement of gebeurtenis met al dan niet betalende bezoekers en/of deelnemers op de openbare weg en/of op openbaar domein of in openlucht, tent, feestzaal op privaat terrein Valt je evenement onder bovenstaande definitie, dan ben je verplicht je evenement te melden bij het gemeentebestuur. Melden doe je via het evenementenformulier, dat je kan vinden op de gemeentelijke website ( of opvragen bij de dienst Vrije Tijd. Je kan er terecht voor meer informatie en ze kunnen je helpen bij het invullen van de formulieren Privaat of openbaar? Een openbaar evenement is voor iedereen toegankelijk, eventueel tegen betaling van een toegangsprijs of door de aanschaf van een lidkaart. Er is sprake van een privé evenement als er enkel mensen toegelaten zijn die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders een uitnodiging kan vragen of kopen. Of je al dan niet inkomgeld vraagt, doet weinig ter zake. Politiereglementen, sluitingsuren, de wet op de bewakingsondernemingen gelden niet voor privé feestjes. Wel dien je als organisator van bijvoorbeeld een privé fuif SABAM en billijke vergoeding te betalen. Opgelet! Artikel 561 van het strafwetboek (verstoring van de nachtrust) geldt wel voor privé-evenementen, net als artikel 3 van het KB van 24 februari 1977 over geluidsnormen als het evenement plaatsvindt in een niet-ingedeelde inrichting. Dit is een locatie die niet standaard voor evenementen wordt gebruikt en niet aan de VLAREM-wetgeving (milieuvergunning) moet voldoen. Uitzonderlijk kunnen daar dan ook dansactiviteiten plaatsvinden als aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Informatie te krijgen bij de gemeentelijke milieudienst, tel , milieudienst@depinte.be. 3. de locatie 3.1. Overzicht infrastructuur Een overzicht van de gemeentelijke infrastructuur kan je vinden op de website Naast de gemeentelijke zalen kan je voor het organiseren van een evenement ook terecht in privé zalen. Een evenement kan ook georganiseerd worden in een tent of in openlucht. Het is belangrijk om ook bij deze evenementen de nodige aandacht te besteden aan de veiligheid. Verder in deze gids kan je lezen wat dit allemaal inhoudt. Opgelet! Neem je tijdens je evenement (een deel van) de openbare weg in dan vraag je een tijdelijke afwijking van het verkeersreglement. Vergeet dan niet om een duidelijk plannetje toe te voegen! (zie 4. Verkeersmaatregelen) Bij je aanvraag in het evenementenformulier moet een duidelijk locatie- en inrichtingsplan worden bijgevoegd (zie Grondplannen en inplanting). Vraag eventueel aan de dienst Vrije Tijd of de privé-eigenaar van de locatie een blanco overzichtsplan Capaciteit van de locatie Publiek toegankelijke ruimte De publieke toegankelijke ruimte is de netto oppervlakte van de zaal, tent of andere ruimte die beschikbaar is voor het publiek. De toog, de sanitaire ruimte, het podium en andere opstellingen tellen hierbij niet mee. Maximale capaciteit De maximale capaciteit moet worden aangeduid: duidelijk leesbaar en zichtbaar voor iedereen. Voor elke zaal (los van milieuvergunningen of andere vergunningen) geldt dat de brandweer bepaalt wat de capaciteit van een zaal/ tent is en hiervan een attest aflevert. Zowel de grootte en verhouding van de nooduitgangen als de netto-oppervlakte spelen een rol in het bepalen van de maximale capaciteit. Zie link rond de capaciteitsbepalingen van lokalen op ikorganiseer Indeling van de locatie Organiseer je een evenement, dan kan een goede indeling van de locatie een groot verschil maken. 5

6 Enkele tips: De drankbonnen- of drankkaartenstand plaats je best goed en zichtbaar, eventueel iets hoger dan de grond zodat de bezoekers het geld op de tafel niet direct zien liggen. Een gesloten stand met een loket is de veiligste optie. De losse brandblusapparaten plaats je best bij de bar, inkom en bonnenstand en niet vrij in de zaal want in nood kan je er daar niet snel bij of kunnen ze leeggespoten worden door bezoekers (en dat is een dure grap). Werken met een voortoog is een handige tip. Je kan de sfeer bevorderen door danspodia te voorzien. 4. verkeersmaatregelen Straten en pleinen zijn openbaar domein. Je kan ze niet zomaar afbakenen voor een evenement. Activiteiten op openbaar domein vereisen vaak een wijziging van de verkeerscirculatie, zoals het invoeren van een tijdelijk parkeer- of rijverbod. Alles wat tijdelijke afwijkingen in het verkeersreglement vergt, moet je aanvragen bij het gemeentebestuur via het evenementenformulier (zie Bij grotere optochten en stoeten is het aangewezen om politiebegeleiding aan te vragen. Informeer hierover bij de dienst Vrije Tijd of bij de lokale politie. Voor wielerwedstrijden en joggings moet je een vergunning hebben. Informeer hiervoor ook best bij de dienst Vrije Tijd. 5. Muziek /geluidsnormen 5.1. Afwijking geluidsnorm In Vlaanderen gelden geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Deze regelgeving geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor het publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld. Hoe hoger het geluidsniveau van de muziek, hoe meer maatregelen genomen moeten worden om het geluid te beheersen en gehoorschade te voorkomen. Meer informatie over deze geluidsnormeringen kan je vinden op hinder. Het maximale niveau van de muziek mag niet hoger zijn dan 85 decibel. Er kan voor niet-ingedeelde activiteiten (zie 2.2 opgelet!) een uitzondering worden toegestaan als het gaat om kermissen, carnavals, muziekfestivals, fuiven en andere bijzondere feesten. Deze uitzondering moet je aanduiden op het evenementenformulier SABAM en billijke vergoeding Om op je evenement muziek te kunnen gebruiken, moet je afhankelijk van de situatie SABAM en/of billijke vergoeding betalen (zie Het verschil: SABAM betaal je voor de bedenker, de creatieve schepper van het stuk. SABAM betaal je wanneer je opgenomen muziek afspeelt of bij een live optreden als de groep is aangesloten bij SABAM of covers speelt. SABAM moet je ten laatste 10 dagen op voorhand aanvragen bij het plaatselijke inningskantoor. Billijke vergoeding betaal je voor de uitvoerder. Billijke vergoeding betaal je enkel wanneer je opgenomen muziek afspeelt, dus nooit voor een liveoptreden. Billijke vergoeding moet je minstens 5 dagen op voorhand aanvragen. Billijke vergoeding heeft ook jaartarieven voor zalen volgens verschillende categorieën. Dus controleer bij de zaaluitbater of hij al billijke vergoeding heeft betaald en of de categorie hiervan overeenkomt met jouw activiteit. 6 De gemeente betaalt een jaartarief billijke vergoeding voor volgende zalen: cultuurzaal in het OCP (categorie: met dans) de Veldblomme (categorie: met dans) de raadzaal van het gemeentehuis (categorie: met drank) 5.3. Sluitingsuur Voor de organisatie van evenementen geldt in De Pinte geen vast sluitingsuur. Het sluitingsuur moet worden aangevraagd aan het college van burgemeester en schepenen. Er geldt wel een sluitingsuur voor fuiven die in het Ontmoetingscentrum Polderbos (OCP) plaatsvinden, namelijk: einde drankverkoop om 4.30 uur, einde muziek om 4.45 uur en einde fuif om 5.00 uur. Een goeie tip is om op voorhand een sluitingsschema vast te leggen, bijvoorbeeld: Half uur voor sluitingstijd: halvering van het muziekvolume + stoppen verkoop drankbonnetjes Vijftien minuten voor sluitingstijd: stoppen met de verkoop van drank Sluitingsuur: lichten aan en stoppen met de muziek 5.4. Geluidshinder beperken Met volgende aandachtspunten kan je geluidshinder al enigszins verminderen: Voorzie een geluidsbegrenzer op de muziekinstallatie. In sommige zalen is er een standaardbegrenzer op de vaste installatie voorzien. Snijd de lage frequenties (minder dan 80 hertz) weg met een equalizer. Zorg voor een goede ruimtelijke verdeling van de luidsprekers: meer boxen met minder vermogen, goed verspreid over de ruimte, geen afzonderlijke baskassen. Bevestig geen boxen in hoeken of tegen de scheidingswand van aanpalende gebouwen. Voorzie een chill-out room waar mensen rustig met elkaar kunnen praten. Zo vermijd je dat mensen daarvoor naar buiten gaan en de buurt belasten.

7 Plaats stewards aan de in- en uitgang van het evenement om de overlast voor de buurt te controleren Voorzie gratis oordopjes voor de bezoekers van je evenement. enkele tips: De maximale capaciteit van je evenement mag je niet overschrijden. Dit kan je controleren door met voorverkoop te werken, door bandjes te voorzien aan de ingang, door streepjes te zetten aan de in- en uitgang Maak het sluitingsuur op voorhand bekend via de affiches en de toegangskaarten. Het sluitingsuur vermelden aan de ingang is ook een goeie zet! Maak aan de bonnetjesstand en de toog duidelijk bekend hoe laat de bonnetjes- en drankverkoop stoppen. Stuur een brief aan de buurtbewoners met het gsm-nummer van de organisator. Op die manier kunnen ze eerst aan jou melden dat er geluidshinder is. Wanneer iedereen een beetje water bij de wijn doet, hoeft de politie niet te komen. Heel wat eigenaars van zalen hebben zelf al een verzekeringspolis brand en ontploffing afgesloten. In dat geval moet je als gebruiker niet nog eens dezelfde verzekering afsluiten. Het loont dus zeker om je even te informeren bij de eigenaar of verhuurder van de zaal die je permanent huurt. 6. promotie van het evenement 6.1. Reclame langs de openbare weg Voor het plaatsen van reclamepanelen langs de openbare weg zijn er speciale regels. Affiches op borden In het straatbeeld van De Pinte treft men langs de openbare weg diverse affiches en plakkaten aan. Om de wildgroei en slordigheid wat in te dijken, werd een regeling uitgewerkt. Hieronder volgen de krachtlijnen van het reglement op het aanbrengen van publiciteit met tijdelijk karakter op de openbare ruimte. Er dient geen aanvraag op voorhand ingediend te worden. Wel moeten de organisatoren een exemplaar van hun affiche afgeven in het OCP. Gezien er een beperking van 24 affiches op het grondgebied van de gemeente geldt, krijgen de organisatoren in totaal 24 genummerde stickers mee. U hoeft enkel de sticker op elke opgehangen affiche te kleven. Zonder deze sticker worden de affiches onmiddellijk verwijderd. Op een aantal plaatsen mogen er geen affiches gehangen worden, meer bepaald: verkeersborden, verkeerslichten, op de tussenbermen, op het kerkplein en in een straal van 50 meter uit het centrum van elke rotonde. Affiches die met spijkers aan de stammen van bomen worden vastgenageld, getuigen van weinig respect en zullen verwijderd worden. Een kleine gemeente vraagt ook geen reuze affiches, daarom is de maximale grootte 40 op 60 cm. Wens je affiches op borden uit te hangen dan geldt per soort weg een andere reglementering: Gemeentewegen: het volledige reglement op het aanbrengen van publiciteit met tijdelijke karakter op de openbare ruimte kan je vinden op Gewestwegen: in principe kan op de N60 geen reclameborden worden geplaatst. Verdere info op Aanplakzuilen In onze gemeente zijn er twee aanplakzuilen die vrij gebruikt kunnen worden, namelijk aan De Post in De Pinte (rotonde Kasteellaan - Baron de Gieylaan) en op het Dorp in Zevergem. Infozuilen In het gemeentehuis, de bibliotheek en het OCP kunnen er eveneens een beperkt aantal affiches uitgehangen worden en folders ter beschikking gelegd worden Verantwoordelijke uitgever Affiches en strooibriefjes moeten een verantwoordelijke uitgever bevatten. Hij/zij moet met volledige naam en adres op de affiche vermeld worden. De verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn, dus enkel je vereniging vermelden is niet voldoende. Opgepast: als de organisator geen door het gemeentebestuur erkende vereniging is, moet voor het bedelen van strooibriefjes in alle bussen van de gemeente mogelijks een belasting betaald worden. Alle info op Promotiemiddelen in de gemeente De gemeente beschikt over verschillende informatiekanalen: het gemeentelijk informatieblad, gemeentelijke website, aanplakborden, digitale infoborden... Informeer bij de dienst 7

8 Vrije tijd wat beschikbaar is en voor jouw evenement bruikbaar kan zijn. Op vind je meer informatie over het gemeentelijk infoblad zoals wanneer de artikels binnen moeten zijn. De gemeente beschikt over drie locaties met digitale infoborden. De borden staan op het gemeenteplein en op het dorp van Zevergem. Er is ook een lichtkrant aan het Ontmoetingscentrum Polderbos. De infoborden zijn in de eerste plaats bestemd voor boodschappen van de gemeente. Onder bepaalde voorwaarden kunnen ook erkende verenigingen en scholen van de borden gebruikmaken om activiteiten aan te kondigen. De specifieke voorwaarden en aanvraagformulieren voor de digitale infoborden kan je vinden op UiTindepinte is dé centrale verzamelplaats voor informatie over het brede vrijetijdsaanbod in Vlaanderen en Brussel. Een concert, voorstelling, tentoonstelling of film? Een sportevenement, wandeling, kaartavond of kermis? Cursussen, workshops of evenementen? Het krijgt allemaal zijn plaats in de UiTdatabank. Vul je jouw activiteit in op dan wordt jouw activiteit ook vermeld in de Agenda op de startpagina van de gemeentelijke website. Opgelet! Wildplakken op illegale plekjes zoals bushokjes, winkelramen of afsluitingen is strafbaar en de boetes zijn niet mals. De organisatie zal opdraaien voor de boete en de kosten van de verwijdering. Vroeger mocht je geen affiches gebruiken die zwarte inkt combineren met een witte achtergrond, deze combinatie was voorbehouden voor de overheid. Recent is deze wet opgeheven. 7. verzekeringen 7.1. Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers Deze verzekering dekt alle activiteiten van de vereniging, waarbij de vereniging of individuele medewerkers aansprakelijk zijn. In de verzekering wordt de schade veroorzaakt aan derden gedekt. Het provinciebestuur biedt aan verenigingen de mogelijkheid om jaarlijks een aantal uur vrijwilligers gratis te verzekeren. Alle info op Verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing Als je vereniging permanent een ruimte exploiteert die gewoonlijk voor het publiek toegankelijk is, moet je een verzekering objectieve aansprakelijkheid afsluiten. Die verzekert je tegen lichamelijke en stoffelijke schade in geval van brand of ontploffing. De verzekering is verplicht wanneer je als vereniging permanent een ruimte (lokaal, tent, zaal...) in beheer hebt en gebruikt voor je activiteiten. Het is daarbij niet vereist dat je eigenaar of huurder bent van deze ruimte. over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid beschikken. Dit op basis van artikel 25 van het Reglement voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur. Een dergelijke verzekering dekt de schade die jij als particulier of vereniging ingevolge een ongeval veroorzaakt hebt aan derden. Het afsluiten van deze polis wordt vaak vergeten. Het is evenwel belangrijk dat je als organisator goed verzekerd bent, om te vermijden dat jij of jouw vereniging zelf zou moeten opdraaien voor de schade. Om de administratieve rompslomp te vereenvoudigen en te vermijden dat voor iedere activiteit een afzonderlijke polis moet worden onderschreven, heeft het gemeentebestuur een abonnementspolis met Ethias afgesloten, waarop particulieren, verenigingen en organisaties vrijblijvend kunnen intekenen voor één of meerdere activiteiten. Deze polis dekt zowel de burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker en zijn medewerkers voor schade toegebracht aan derden, evenals de (extra-)contractuele schade die wordt veroorzaakt door de gebruiker en zijn medewerkers aan de gebouwen van de gemeente of het materiaal dat door het gemeentebestuur wordt ter beschikking gesteld. Verdere info vind je op Indien een vereniging (of particulier) gebruikmaakt van een van de lokalen die de gemeente ter beschikking stelt, moet die vereniging Aan te bevelen verzekeringen Verzekering tegen brand en aanverwante risico s Een brandverzekering is niet verplicht, maar wel aangewezen. De gevolgen van brand kunnen immers heel zwaar zijn. De organisator van een evenement moet weten of de zaal die hij huurt verzekerd is tegen brand. Kijk in elk geval na of de brandverzekeringspolis van de verhuurder/eigenaar van de zaal afstand doet van verhaal ten opzichte van de huurder; dit wil zeggen dat de verzekeringsmaatschappij van de eigenaar/ verhuurder de sommen die zij na een schadegeval uitbetaald heeft aan de eigenaar/verhuurder achteraf niet kan terugvorderen op de huurder. Voor de gemeentelijke infrastructuur is dit het geval. Als er geen afstand van verhaal is moet de huurder zelf een brandverzekering afsluiten.

9 8. materiaal en logistiek 8.1. Welk materiaal Als de zaal niet voldoende is uitgerust zal het zeker nodig zijn extra materiaal te ontlenen. De gemeente beschikt over een uitleendienst voor allerlei feestmateriaal. De actuele lijst met het uitleenbaar materiaal kan je vinden op de gemeentelijke website ( of opvragen bij de dienst Vrije Tijd. Het is ook mogelijk om bij de provincie materiaal te ontlenen zoals brandwerende doeken, geluid en licht, tentoonstellingsmateriaal De link van de provinciale uitleendienst kan je vinden op Nutsvoorzieningen Elektriciteit Al van bij het kleinste evenement heb je elektriciteit nodig. In een zaal is er vrijwel altijd elektriciteit. Controleer of de capaciteit voldoende is voor je evenement. Voor evenementen in openlucht of in een tent kan je soms op een buur rekenen maar bij grotere activiteiten kijk je beter uit naar een aansluitkast (je kan aan het gemeentebestuur vragen of je kan aansluiten op één van de gemeentelijke foorkasten) of zorg je voor een stroomgenerator. Water Voor evenementen in openlucht of in een tent kan je voor water soms rekenen op een buur. Heb je echter een aansluiting op de waterleiding nodig, dan moet je dit aanvragen bij de Vlaamse maatschappij voor Watervoorziening. Soms kan je via de brandweer gebruik maken van een hydrant. Informeer hiervoor bij de dienst vrije tijd. Verwarming Bij gebruik van extra verwarmingstoestellen moet je er op letten dat de toestellen veilig staan: buiten het bereik van de aanwezigen en uit de wind. Gasflessen moeten op minstens 4 meter van een gebouw/constructie worden opgesteld. Ze moeten worden vastgemaakt zodat ze niet kunnen omvallen, moeten worden aangesloten met een flexibele darm van maximaal 2 meter en mogen niet langdurig blootgesteld worden aan direct zonlicht Sanitair Voorzie best voldoende toiletwagens en/of plaspalen. Opgelet! De volledige elektrische installatie moet vóór de start van het evenement gekeurd worden door een externe dienst voor technische controle. Bij de eventuele controle door de brandweer kan dit worden opgevraagd. Bij het gebruik van gasflessen moet je met een aantal zaken rekening houden (zie 8.2: Verwarming). 9. afvalarme evenementen 9.1. Afvalbeheer bij evenementen De feestlocatie moet steeds netjes achtergelaten worden. Vergeet ook het afval op het evenemententerrein, de parking en andere openbare plaatsen niet op te ruimen. Organiseer je een groot evenement, dan ontleen je best afvaleilandjes van de gemeentelijke uitleendienst Green events Met het Green-Events-project wil IVM verenigingen ondersteunen om evenementen op een afvalarme en duurzame manier te gaan organiseren. Je kan er een aantal zaken gratis ontlenen om het afvalarm organiseren makkelijker te maken: herbruikbare eco-bekers een industriële vaatwasser om het afwassen een pak vlotter en aangenamer te maken drankjetons Wil je materiaal van IVM ontlenen of meer informatie vinden over de Green-Events bekijk de link op Herbruikbare bekers van de gemeente De gemeente heeft ook een aantal herbruikbare bekers voor kleinschalige evenementen. Deze bekers dient men aan te vragen via milieudienst@depinte.be. Op kan je de link vinden naar het aanvraagformulier en het reglement voor de herbruikbare bekers van De Pinte. 9

10 10. Drank en voedingsmiddelen Opgelet! Schenk je op je evenement sterke drank, dan moet je dit verplicht melden aan het gemeentebestuur. Dit doe je via het evenementenformulier. Zorg voor de nodige attesten voor gasinstallaties en elektrische installaties voor de bereiding van de etenswaren in eigen beheer of door een externe cateringfirma. Ook deze kunnen worden opgevraagd tijdens de controle van de brandweer vóór de start van het evenement Alcohol Op bijna elk evenement wordt een frisse pint geschonken. Hou er wel rekening mee: dat je geen alcohol mag schenken aan min-16-jarigen, dus ook geen bier en wijn dat je geen sterke drank mag schenken aan min-18-jarigen dat je geen alcohol mag schenken aan iemand die klaarblijkelijk dronken is. dat je iedereen kan en mag vragen om een bewijs van leeftijd. Een identiteitskaart vragen mag niet! Als gewone burger heb je immers niet de bevoegdheid om iemands identiteit te gaan controleren. Met volgende aandachtspunten verklein je de kans op problemen De leeftijd checken van iedereen die drank komt halen is onbegonnen werk. Een bandjessysteem kan een goed alternatief zijn. Je voorziet bijvoorbeeld oranje bandjes voor bezoekers vanaf zestien jaar en groene bandjes voor bezoekers vanaf achttien jaar (in het geval je ook sterke drank verkoopt). Bij de bonnenverkoop of aan de ingang kan je vragen of de bezoekers hun leeftijd kunnen bewijzen (zonder de identiteitskaart te vragen!). Dit systeem is niet sluitend, maar bij een eventuele controle kan je bewijzen dat je als organisator effectief voorzorgsmaatregelen hebt getroffen om te voldoen aan de wetgeving betreffende het schenken van alcohol. Schenk zeker geen alcohol meer aan een duidelijk dronken feestbeest, maar bied hem of haar een gratis alcoholvrije consumptie aan. Hang de regels rond alcohol en leeftijd duidelijk zichtbaar aan en rond de toog en de bonnenverkoop. Nog een woordje over sterke drank. Sterke drank is alle alcoholische drank die: meer dan 1,2 procent gedistilleerde alcohol bevat. Gedistilleerde alcohol vind je terug in de zogenaamde geestrijke dranken en wordt soms kunstmatig toegevoegd. Voorbeelden zijn cognac, whisky, gin, graan- fruit- andere jenevers, maar eveneens aperitiefdranken zoals Pisang en Passoa. Als limonades en andere niet-alcoholische dranken worden gemengd met gedistilleerde alcoholische dranken, worden deze eveneens als sterke drank beschouwd! Dit betekent dat alle alcoholpops en zelf gemixte cocktails (whisky-cola, gin-tonic, mojito...) met bovenvermelde dranken, bijna altijd in de categorie sterke drank vallen, ook al bevatten ze evenveel of minder alcohol dan een pintje! een alcoholpercentage van meer dan 22 % vol heeft. 10 Bieren, wijnen en tussenproducten zoals porto en martini zijn gegiste dranken. Gegiste dranken worden pas beschouwd als sterke drank als ze een alcoholgehalte van minstens 22% vol. bevatten. Zie Meer van zonder Meer van Zonder is een campagne van Drugpunt en wil feest voor iedereen, ook voor wie geen alcohol drinkt. Helaas is het aantal alcoholvrije dranken op een fuif of evenement vaak erg klein. Nochtans bestaat er erg veel lekkers zonder alcohol. Meer van zonder is een campagne van Drugpunt. Als vereniging kan je zich engageren om tijdens jullie activiteiten het aanbod alcoholvrije dranken uit te breiden. Er is ook campagnemateriaal te ontlenen via deze campagne o.a. een drinkfontein. Meer informatie kunnen jullie vinden op de website Voedsel Op een evenement wordt al eens een hapje aangeboden. Als je op je evenement etenswaren wilt verkopen, heb je in principe een vergunning nodig. Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn evenwel vrijgesteld van registratie. Deze organisatoren moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. Zij dienen zich evenmin te laten registreren voor het organiseren van dergelijke evenementen. De evenementen mogen in geen geval permanent of repetitief zijn. Er moeten natuurlijk wel een aantal regels in verband met hygiëne nageleefd worden. Het Federaal Agentschap voor Veiligheid van de Voedselketen heeft daarover een infobrochure opgesteld (zie link op De individuele standhouders of verkopers daarentegen zijn al naargelang het geval wel onderworpen aan een erkenning of toelating. Als je een beroep doet op een hotdogkraam of frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet voor een vergunning tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen te zorgen, de verkoper moet dit voor zijn

11 rekening nemen (zie reglement belasting ambulante handel op Drugs Druggebruik toelaten is strafbaar. Tijdens evenementen is het gebruik van soft- en harddrugs verboden. Als organisator van een evenement moet je alles in het werk stellen om druggebruik te vermijden. Merk je dat er op je evenement drugs gebruikt en/of gedeald wordt, treed dan kordaat en vastberaden op! De Vereniging voor Alcohol- en andere Drugproblemen (VAD) werkte een aantal campagnes uit rond evenementen, alcohol en drugs. Heel interessant zijn de handige feestwijzers met heel wat concrete tips om de gezondheidsrisico s en onveilige situaties op de feestlocatie te verminderen. Ook kan je terecht bij Drugpunt Leie en Schelde met concrete vragen. Drugpunt Leie en Schelde is een intergemeentelijke drugpreventiedienst die problemen door druggebruik willen helpen voorkomen. Zij werken lokaal op maat, maar hanteren enkele principes en strategie. De basis bestaat uit twee delen: Informatie, advies en begeleiding: onder de noemer vroeginterventie kan men bij drugpunt terecht met alle vragen rond drugs en drugsgebruik; ook wanneer het probleem nog niet zo groot is. Samen met een medewerker wordt gezocht naar de beste begeleiding. Preventie: omdat voorkomen beter is dan genezen heeft het Drugpunt ook een stevig preventieaanbod. Dit kan gaan om ontwikkelen en verdelen van heel wat succesvolle campagnes en projecten, steeds op maat van de doelgroep of organisatie. De werking van Drugpunt is vertrouwelijk en gratis. Waar je terecht kan voor meer informatie rond drugs én alcohol, vind je op Roken Het algemene uitgangspunt is: roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Dit zijn alle plaatsen waarvan de toegang niet beperkt is tot de gezinssfeer. Je moet in plaatsen waar niet gerookt mag worden rookverbodstekens aanbrengen zodat iedereen er kennis van kan nemen. 11. Veiligheid en toezicht (bewaking) Ten eerste is het belangrijk dat je als organisator weet dat de inzet van een bewakingsdienst nooit kan worden verplicht via een politiereglement of door een besluit van de burgemeester. Als je toch beslist om een bewakingsteam in te zetten dan heb je als organisator volgende mogelijkheden. Je kan een erkende bewakingsfirma inhuren. Of je doet een beroep op eigen vrijwilligers. Je kan ook opteren voor een combinatie van professionele bewakers en vrijwilligers. Welke bevoegdheden heeft security? Een portier heeft geen enkele bijzondere bevoegdheid. In bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden kunnen zij personen onderwerpen aan een oppervlakkige controle van kledij en handbagage. Maar de burgemeester moet hiervoor uitdrukkelijk de toestemming verlenen. Systematische controles (van alle bezoekers) door security zijn verboden. Wie wordt als vrijwilliger beschouwd? Alle verantwoordelijken, medewerkers of leden van de vereniging kunnen als vrijwilliger ingezet worden. Dit kunnen bij een jeugdorganisatie dus ook ouders zijn die meehelpen. Deze vrijwilligers kunnen alleen activiteiten van persoonscontrole uitoefenen als dit occasioneel en onbezoldigd gebeurt. Vrijwilligers moeten aan een aantal voorwaarden voldoen om als portier te kunnen worden ingezet: bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen; onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben; bepaalde beroepen (privédetective, wapenhandelaar) niet uitoefenen; de laatste 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst; minstens 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leiding) zijn. Zet je op je evenement vrijwilligers als portiers in, dan moet je op voorhand alle namen aan het gemeentebestuur doorgeven. Dit kan via een bijlage bij het veiligheidsdossier. Zie be/ikorganiseer. De burgemeester van de gemeente waar het evenement plaatsvindt, moet toestemming verlenen, na advies van de korpschef van de lokale politie. Wat mag een bewaker nooit doen? Geweld gebruiken. Alleen wanneer je iemand op heterdaad betrapt bij het plegen van een misdrijf, mag je als bewaker zonder geweld of dwang ingrijpen, op voorwaarde dat je onmiddellijk de autoriteiten waarschuwt. Fouilleren, tenzij men uitdrukkelijk de toestemming heeft van de burgemeester. En dan nog mag het enkel door opgeleide vrijwilligers en zijn er strenge voorwaarden aan verbonden. Controle uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen. Dit is de bevoegdheid van de overheid. Je mag dus in de omgeving van de zaal geen mensen inzetten. Controle doen naar drugs. Dergelijke controles hebben een ander doel dan controle voor de veiligheid en deze blijven dan ook een bevoegdheid van de politiediensten. Controle doen naar het bezit van ongevaarlijke voorwerpen, zoals fototoestellen. 11

12 12. Brandveiligheid en preventie Wanneer je een evenement meldt via het evenementenformulier, wordt ook de plaatselijke politie automatisch op de hoogte gebracht. Indien nodig zal je ook verplicht worden een veiligheidsdossier op te stellen dat zal worden besproken in de gemeentelijke veiligheidscel. Daardoor krijg je via de feedback uit dit overleg de kans bij te sturen waar nodig. Zorg voor een goede organisatie en een vooraf afgesproken taakuitvoering in geval van nood. Opgelet! Elke evenementenzone moet tot op tenminste 60 meter door voertuigen van de hulpdiensten kunnen benaderd worden via een openbare weg die voldoet aan volgende eisen: Minimale vrije breedte en hoogte: 4 meter Minimale draaistraal: 11 meter aan de binnenkant en 15 meter aan de buitenkant Draagvermogen: tot 13 ton Hydranten moeten vrij en bereikbaar zijn. Occasionele constructies met gebruik van occasionele gasinstallatie moeten zo opgesteld worden dat een minimale afstand van 4 meter behouden wordt van gebouwen Grondplannen en inplanting Een situatieplan en inrichtingsplan zijn belangrijke werkinstrumenten bij de organisatie van een evenement. Indien een veiligheidsdossier moet worden opgesteld, worden op een coördinatievergadering/veiligheidscel deze plannen zeker uitvoerig besproken. Op een situatieplan moet aangeduid worden: hoe het gebouw/tent waarin, of het terrein waarop, de activiteit plaatsvindt zich situeert t.o.v. de onmiddellijke omgeving afsluiting (eventueel met nooduitgang) parkeergelegenheid aan- en afrijroute (way in en way out) voor de hulpdiensten (minimum 4 meter breed zonder obstakels zoals tenten, dranghekkens, voertuigen ) tot aan de straat. Ideaal is een aparte aan- en afrijroute. aansluitpunt voor bluswater zone voor veiligheidsdiensten veiligheidszone voor het publiek bij evacuatie. Dit is een open ruimte ver genoeg van het gebouw/tent waar het publiek terecht kan in geval van nood. eetkramen sanitair indien buiten Op een inrichtingsplan van het gebouw/tent waarin de activiteit plaatsvindt, moet aangeduid worden: de ingang(en) en nooduitgang(en) + pictogrammen de evacuatiewegen (way in en way out voor publiek) de plaats van de dansvloer, eetgelegenheid, bonnetjesverkoop, sanitaire voorzieningen, vestiaire de backstage de discobar en PA zitplaatsen (tribune, tafels, stoelen of andere) EHBO / medische bijstand stroomgenerator de plaats waar de hoofdschakelaar van de elektriciteitsvoorziening zich bevindt 12 de plaats waar de hoofdkraan voor de toevoerleiding van vluchtige gassen zich bevindt koelinstallatie blusmiddelen en pictogrammen Tent Organiseer je een evenement in een tent, dan moet je met een aantal extra veiligheidsaspecten rekening houden: Bij gebruik van een tent moet je beschikken over een attest van gedrag bij brand met betrekking tot het tentzeil. Bij gebruik van een tent moet je beschikken over een stabiliteitsattest met betrekking tot het gedrag van de tent bij verschillende weersomstandigheden: welke windsnelheden kan de tent aan? Wat gebeurt er bij sneeuwval? Informeer naar deze attesten bij de leverancier! Nooduitgangen Besteed op je evenement voldoende aandacht aan de nooduitgangen. Het is uiterst belangrijk dat: de nooduitgangen tijdens het evenement los zijn en dus nooit op slot bij aanwezigheid van publiek de nooduitgangen aangeduid worden met veiligheidsverlichting en pictogrammen een alternatieve lichtbron aanwezig is waardoor het publiek de uitgangen kan bereiken wanneer op het evenement door eender welke oorzaak het licht uitvalt Blusmiddelen Voor de verschillende opstellingen moeten verschillende types blusmiddelen worden voorzien: In een tent: schuimsnelblussers Bij de geluidsinstallatie: CO2-snelblusser Eetkraam: schuimsnelblusser of poedersnelblusser of CO2 + branddeken Bekleding en versiering Let op met slingers, doeken, vloerbedekking en andere versiering op je evenement. Alle bekleding die gebruikt wordt, moet gekeurd zijn op brandveiligheid Energie en warmtebronnen Elektriciteit De volledige occasionele elektrische installatie met al zijn verbruikers moet voldoen aan het Algemeen Reglement op Elektrische Installaties (zie Deze moet dan ook gekeurd worden door een externe dienst voor technische controle vóór het startuur van het evenement. Gas Bij het gebruik van gasflessen moet je zeer voorzichtig zijn. Zowel de opslag als het gebruik is onderhevig aan strikte regels (zie 8.2: Verwarming). Installeer deze bij voorkeur nooit zelf maar laat dit over aan een vakman. Indien een cateringbedrijf gebruik maakt van gas zorg dan dat hij over de juiste attesten beschikt. De volledige gasinstallatie is op verantwoordelijkheid van de organisator: laat deze dan ook altijd keuren of vraag de keuringsattesten op! tip: Op de provinciale uitleendienst kan je brandwerende doeken met de nodige attesten ontlenen.

13 12.7. Keuringen en attesten aan te vragen Samenvattend nog een opsomming van alle mogelijke keuringen en attesten die bij mogelijke keuringen door de brandweer voorafgaand aan de start van het evenement kunnen worden opgevraagd. tenten (brandveiligheid/stabiliteit) bekleding (brandveiligheid) warmtebronnen elektrische installatie kookinstallaties / traiteur stroomgenerator gasinstallaties 13. vestiaire Op je evenement kan je een vestiaire aanbieden, gratis of tegen betaling. Hou er rekening mee dat dit gevolgen heeft voor je verantwoordelijkheid als organisator! Een vestiaire waarvoor betaald moet worden valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator. Bij een onbewaakte gratis vestiaire laten bezoekers hun spullen op eigen verantwoordelijkheid achter. Kondig dit altijd aan. 14. ehbo 15. parking Bij evenementen is de veiligheid van het publiek, deelnemer maar ook van de medewerkers zeer belangrijk. En dit zowel voor, tijdens als na het evenement. Daarom is een degelijke risicoanalyse (van gevaarlijke werken, situaties), een degelijke planning en een goede coördinatie uiterst belangrijk. Op basis hiervan kan er dan beslist worden of een vaste EHBO-stand noodzakelijk is. Organiseer je een groot evenement, dan is het raadzaam om een vaste EHBOpost te voorzien. Organiseer je een evenement, denk dan ook op voorhand na over waar bezoekers hun auto, motor of fiets kwijt kunnen. Voorzie voldoende parkeergelegenheid en fietsenstalling. Bij de gemeentelijke uitleendienst kan je nadars ontlenen om bv. fietsenstallingen te maken. Soms is het nodig om in de buurt van je evenement een parkeerverbod in te stellen. Om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de hulpdiensten makkelijk de locatie kunnen bereiken. Bekijk dus zeker de verkeerssituatie en laat de gemeente via het evenementenformulier weten wanneer je wijzigingen wenselijk vindt. 16. risicoanalyse Een risicoanalyse houdt in dat je nadenkt over welke risico s verbonden zijn aan de organisatie van je evenement en welke maatregelen je neemt om de veiligheid van de bezoekers en de medewerkers te garanderen. Dit is een vast onderdeel van het veiligheidsdossier. 13

14 extra 17. Centen Sponsoring Met enkele stevige sponsors kan je je evenement meer financiële ademruimte bezorgen. Je bent natuurlijk niet de enige die sponsors zoekt. Enkele tips: Denk na over wat je de sponsor te bieden hebt. Vermelding van het logo of de naam op affiches, advertenties of een standje, bedrijfspresentatie tijdens het evenement. Brainstorm met elkaar over de mogelijke sponsors. Je begint het best dicht bij huis. Hoe meer je weet over je potentiële sponsors, hoe groter je slaagkansen. Wanneer je het sponsorbeleid kent van het bedrijf en weet welke doelgroep ze willen bereiken kan je de bedrijven zeer gericht benaderen. Als er duidelijkheid is over de overeenkomst tussen sponsor en organisator, dan sluit je best een sponsorcontract af. Verwen je sponsors tijdens het evenement. Kleine extra s kunnen het verschil maken. Behoud de banden met de sponsors ook na het evenement. Voorzie een klein evaluatiemoment en stuur een bedankje of kaartje Begroting Het is verstandig om al van bij de start van de organisatie van je evenement een raming te maken van de kosten en de opbrengsten. De onderstaande tabel kan je hierbij helpen KOSTEN 1. Kosten inhoudelijke werking Materiaalkosten: attributen Promotiekosten Kosten horeca (drank, voeding, huur bestek...) Auteursrechten (SABAM, billijke vergoeding) 2. Huisvestingskosten Locatiekosten (huur, onderhoud...) Nutsvoorzieningen (elektriciteit, verwarming ) Brandverzekering 3. Administratieve kosten 4. Personeelskosten Loon interims (ook artiesten kunnen hier onder vallen) Vergoeding vrijwilligers Catering personeel Verzekering personeel OPBRENGSTEN 1. Inkomsten inhoudelijke werking Toegangsgelden Inschrijvingsgelden Publicatie-inkomsten Horeca-inkomsten 2. Fondsenwerving Sponsoring Giften Schenkingen in natura 3. Subsidies 5. Vergoedingen/honoraria Vergoedingen voor artiesten Transportkosten artiesten Catering artiesten notities 14

15 15

16 Dienst Vrije Tijd OCP, Polderbos 20, 9840 De Pinte tel.: De evenementengids is een uitgave van de gemeente De Pinte, Verantwoordelijke uitgever: Burgemeester Hilde Claeys, Berkenlaan 4a, 9840 De Pinte Gedrukt op gerecycleerd papier met vegetale inkten en zonder gebruik van vluchtige organische stoffen (VOS).