3. Goedkeuren notulen Er zijn geen vragen of opmerkingen over de vorige notulen. Notulen worden openbaar, zodat iedereen ze zal kunnen inzien.

Transcriptie

1 Groepsraad 28 september 2013, uur Aanwezig: Leon, Wouter, Karel, Debby, Anne, Nick, Merel, Jaap, Meike, Jamie-Dee, Anita, Nelleke Laura v S, Noor, Ivy, Mandy, Boris, Mark S., Steven B., Laura M., Brian, Esther, Marnix, Kitty, Pim, Desiree, Klaas en Steven 1. Opening Leon opent de vergadering om uur. Hij bedankt de groep voor de drukke opkomst. Hij hoopt dat iedereen zich goed heeft voorbereid. Per post ( ) heeft iedereen de notulen en agenda gekregen. Hij maakt zijn excuses voor het late rondsturen van het voorstel van Ap. Maar hij hoopt dat het toch is gelezen. 2. Vaststellen agenda Niemand heeft extra punten voor op de agenda. 3. Goedkeuren notulen Er zijn geen vragen of opmerkingen over de vorige notulen. Notulen worden openbaar, zodat iedereen ze zal kunnen inzien. 4. Benoeming nieuw lid Oudercommissie Desiree Hooijschuur is het nieuwe lid van de oudercommissie. Ze heeft de taak overgenomen van Angela. Desiree is de moeder van Kevin, Quinn en Jamie, ze werkt en is moeder. Heeft taak overgenomen van Angela. Kevin zit sinds de welpen bij scouting. Quinn vond het ook heel leuk en wilde er ook bij. Jamie is lid vanaf bevers. Ze vindt het erg leuk deel te nemen aan de oudercommissie. Zelf heeft ze nooit bij scouting gezeten, maar vindt het wel erg leuk om er nu bij te horen. Ze wordt welkom geheten door Leon en haar das wordt omgehangen. 5. Ingekomen & uitgaande stukken Ap heeft een voorstel rondgestuurd over het materiaal. Dit zal later worden besproken door de groepsraad. Laura M. heeft een voorstel gedaan over de manier waarop nieuwe leiding voor het Raboes wordt geworven. Hier gaan we mee aan de slag. Uitgaande stukken; kaart aan meneer Mulder. Vraag vanuit de groep is hoe het met hem gaat. Het gaat weer wat beter met hem. 6. Mededelingen bestuur Leon vond het vandaag een leuke dag met overliegen. Het was spannend voor iedereen om weer de hoogte in te bouwen. Ze zijn bezig geweest met een veiligheidschecklist voor bouwen en knopen op hoogte. De veiligheid was goed, zelfs nu het zo last minute moest worden georganiseerd. Leon bedankt de groept voor de leuke dag. Hopelijk kan er volgend jaar weer iets gaafs worden gebouwd tijdens het overvliegen. De eerste bijeenkomst voor de leiding was een succes en heeft zijn vruchten afgeworpen voor een enthousiaste start van het nieuwe seizoen voor de speltakken.

2 De inmarkt was succesvol dit jaar. Er zijn 4 potentiële nieuwe leden vorige week komen kijken, helaas was er toen geen opkomst in verband met de ScoutIn. Vandaag zijn 2 kinderen terug gekomen om een dagje te komen kijken. Er zijn klachten binnengekomen vanuit de stichting en buurvrouw over het feest dat is georganiseerd. Er is politie geweest en er zijn 2 ambulances betrokken geweest. Het is goed als het orgaan hierover met elkaar om de tafel gaat zitten. Het bestuur laat dit ook aan de groep. Het bestuur wil nog meegeven dat als wij niet meer mogen verhuren door een feest, dat we als vereniging niet kunnen blijven draaien. We hebben het verhuur hard nodig. Een feest is fantastisch, we houden er ook nieuwe leiding aan over, maar het moet leuk blijven. Dit zal terug moeten komen op een stamvergadering. Opmerking van Marnix: Ouder kwam naar hem toe vandaag dat er nog bierflesjes in het bos lagen. Deze zijn inmiddels weggehaald. Mochten er nog flesjes rondslingeren dan is de vraag deze op te ruimen. 7. Financiën a. Kampafrekening 2013 Karel heeft nog niet van iedereen de afrekening van het zomerkamp ontvangen. Hij wil de kampen voor volgend jaar gaan begroten dus heeft deze nodig. Hij heeft de afrekening van de welpen en explorers wel gekregen. Geld dat over is van kamp kan op de groepsrekening worden gestort. Explorers hebben een eigen rekening en willen dit zo houden. b. Contributie/SOL Volgende maand worden de contributiebrieven verstuurd aan de leden. Taak voor de teamleiders: Leden controleren in SOL. Het is de bedoeling dat ze de leden in SOL ook over laten vliegen. Dus de vraag is te controleren of iedereen er in staat en bij de goede speltak. Kitty geeft aan nu nog gegevensbeheerder te zijn van de kabouters, dit moet Marnix worden. Anne zal dit regelen 8. Mededelingen groepsbegeleiders Debby: Heeft niet veel mededelingen Ze vraagt de groep om na te denken over de organisatie van Sinterklaas. Vooral voor de jongere speltakken is dit belangrijk. Voor boerenkool is het belangrijk uit iedere speltak iemand te regelen voor de organisatie. Wouter: Pim, Mandy en Robbert worden gevraagd nog een keer met hem te zitten om de startopkomst te bespreken. 9. Rondje speltakken Bevers: Het gaat heel lekker. Ze hebben meer bevers en volgende week komt er nog 1 nieuw meisje. De kinderen reageren goed op hun nieuw ingevoerde systeem. Ze werken nu met een Respekt bord. Dit houdt in dat ze zich aan regels moeten houden waarvoor ze smilies kunnen verdienen en uiteindelijk spekjes mee kunnen krijgen. Hier leren ze veel van. Voor de komende 5 opkomsten hebben ze plannen klaar liggen. Ze gaan onder andere varen met de boswachter. Ze hebben binnenkort een ouder kind opkomst gepland. Ze gaan nog kijken wat ze de rest van het jaar gaan doen. Scouts meisjes: Gaat nu wel weer goed. Vóór zomerkamp zijn er wel wat problemen binnen de groep en leiding geweest. Ze zijn met frisse moed weer begonnen. Begin van het jaar hebben

3 ze de regels vastgesteld voor het komende jaar. Hierop kunnen ze nu terug grijpen. De sfeer is leuk tijdens opkomst. Ze zien wel nog punten van verbetering in de onderlinge communicatie, maar hier proberen ze aan te werken. Ze hebben nu 7 meiden in hun speltak. Welpen: Het is dit jaar een rustige groep, dit gaat goed. De groep is nu meer in dezelfde leeftijd. Er is daardoor meer ruimte voor aangroei van de speltak voor jongere kinderen. Er zijn ook 2 nieuwe kinderen komen kijken, die zijn blijven hangen. Ze zijn serieus aan de slag met het team en hebben zelfs een welpen vergadering. Kabouters; Ze proberen de stijgende lijn van afgelopen jaren door te zetten. Ze geven nu leiding aan 20 kabouters. Deze week kwam er weer een nieuw meisje kijken. Dit jaar is Kitty gestopt bij de kabouters. Explorers: Brian is erbij gekomen als leiding. Ze hebben nu 13 kinderen, dit is het meeste wat ze in de afgelopen jaren hebben gehad. Esther geeft aan 2 nieuwe meiden lastig te vinden, ze is jongens gewend. De scouts zijn al druk bezig met zomerkamp van dit jaar en regelen bijna alles zelf. Esther geeft ze opdrachten voor thuis mee. Scouts jongens: De leiding heeft de taken binnen de leiding verdeelt. Tot nu toe werkt dit heel goed. Veel communicatie verloopt via de whatsapp. Ze hebben nu 14 scouts jongens. Sommige van de jongens hebben moeite met op tijd op de opkomst verschijnen. Hier moeten ze aan werken. Idee vanuit de meisjes scouts leiding: Push-ups doen bij overtreden regels. Hierdoor houden de kinderen zich beter aan de gestelde regels. Dit werkt ook goed voor de leiding als deze bijvoorbeeld hun uniform vergeten. idee: uniform niet in orde opdrukken. Houden zich daardoor beter aan regels. Werkt voor de leiding. 10. Oudercommissie Leon heeft vorige week bij de vergadering van de oudercommissie gezeten. Vandaag zijn Klaas en Steven aanwezig ter vertegenwoordiging. Ze zullen niet met z'n allen aanwezig zijn bij de groepsraden wel bespreken ze alle punten die ze willen delen van tevoren met alle oudercommissie leden.. Steven: De oudercommissie komt netjes bij elkaar iedere vergadering. Ze hebben het gehad over lastige kinderen, zoals bij de welpen. Dit gaat nu stukken beter, de kinderen zijn naar de scouts overgevlogen. Tip vanuit de oudercommissie; Probeer als leiding op 1 lijn te zitten. Probeer te communiceren met elkaar. Verdeel de taken; bijvoorbeeld de een let op lastige kinderen, de andere op kinderen die wel meewerken. Probeer ouders erbij te betrekken als kinderen niet mee willen werken. Klaas: Het is door ouders als zeer positief ervaren hen uit te nodigen aan het begin aan seizoen en eind van het seizoen voor kamp voor een gesprek met de leiding. Zo kunnen er ervaringen gedeeld worden. Schroom niet om je te melden bij de oudercommissie. Ze werken goed samen met bestuur. Als er lastige kinderen of lastige situaties voor de leiding kunnen ze gewoon naar de oudercommissie komen. Ongewenst gedrag; altijd melden. Tip vanuit de oudercommissie: Als man in een ruimte met alleen meiden moet je nooit alleen gaan. Altijd iemand anders meenemen. Er kunnen verhalen van komen als je alleen in de ruimte bent, dus voorkom dit ten alle tijden. Ben je bewust van de consequenties die het kan hebben.

4 Selectief zijn in plaatsen van fotos; Tip vanuit de oudercommissie: niet 1 kind in bikini maar liever een groepje kinderen. Schommelincident; Chapeau voor de afhandeling van het incident.. Zomerkampen: De oudercommissie is blij dat deze goed zijn verlopen. De leiding steken hier veel vrije tijd in en dit wordt erg gewaardeerd. Kinderen waren erg enthousiast. De stam maakt goede reclame door plezier uit te stralen. Mensen blijven hangen in de stam. Het straalt uit dat er veel vriendschappen en dat het een hechte groep is. Ze houden elkaar in de smiezen. Het is bijzonder. Wel moeten ze uitkijken met een feestje. Consequentie kan zijn dat er geen feest gegeven mag worden, dit zou jammer zijn. Bij de hockeyvereniging (Klaas regelt hier ook veel) hebben ze wel een horecavergunning. Steven: Hij werd aangesproken door een ouder van een welp, deze vond het wel leuk maar wil meer leren op scouting dan alleen maar spelletjes doen. Hij miste dingen te leren over kompas lezen, over bos leren en knopen leggen. Steven geeft aan veel materiaal ter beschikking te hebbn over de beleving van het bos, wil hij groepen in tegemoet komen. Reactie Pim: Streven is om de paar weken techniek te willen bespreken met de welpen. Reactie Meike: Kwam goed naar voren in de eerste vergadering. Iedere 4 weken houden zij nu een technische opkomst. Indien er vragen zijn aan oudercommissie; mag je ze altijd aanspreken. Voor nu geen vragen. 11. Taskforces Leon verwijst naar verschillende taskforces; waarin taken te verdelen zijn. TF leiding: Debby, Mark TF werving: Wouter, TF oudercommissie; Leon en ouders TF spel en knutselmateriaal; Ap, oude leden materiaalcommissie, Steven B, Nick, Pim, Robbert, Laura M. en Merel TF Nieuws en social media: Anne, Marnix, Jamie-Dee 12. Taskforce Materiaal Niet iedereen heeft de van Ap doorgelezen. Korte toelichting: Het is een plan dat al jaren bestaat. De speltakken krijgen meer verantwoordelijkheid in het beheer van materiaal. Zolder was na zomerkamp een rotzooi, dit is niet werkbaar. Per speltak zal er iemand verantwoordelijk worden voor materiaal. Iedereen krijgt een eigen plek op de zolder. Albert wil dit graag coördineren.. Reactie Kitty: Vraag over de lokatie van materiaal. Hoe zal er meer ruimte worden gecreëerd? Antwoord Mark S: De zolder zal worden verbouwd door Steven K. en aderen. Mark S. wil wel bijspringen in de nieuwe materiaalcommissie, maar wil er niet meer zoveel tijd in steken als hij voorheen heeft gedaan. Reactie Pim: Hoe worden de spullen dan verdeeld? Antwoord Mark S.: Het algemeen deel blijft aanwezig voor praktische zaken. Er moet worden uitgezocht wat we allemaal hebben en wat kan blijven en weggegooid kan worden. Dit wordt dan ook een taak voor de nieuwe materiaalcommissie. Er zal een nieuwe registratie moeten komen van aanwezige materialen en benodigde materialen. Reactie Laura vs: Bevers hebben veel ruimte en hebben eigenlijk geen plek nodig op zolder.

5 Reactie Mark: Voor de mensen die in de materiaalcommissie komen is het belangrijk dat ze veel op zaterdag aanwezig zijn. Ze zijn er om de spullen te beheren en te zorgen dat alles goed afgesloten wordt. Stemming over voorstel: 1 onthouding, rest stemt vóór voorstel Nieuwe commissie zal bestaan uit Ap, (voorlopig) oude materiaalcommissie, Nick (scouts meisjes), Steven B.(kabouters), Pim (welpen), Robbert (explorers), Laura M (bevers), Merel (scouts jongens) Taskforce is rond, oude leden helpen ze op gang en helpen graag mee. 13. Jota/Joti Welke speltakken hebben een plan voor de jota/joti? Reactie uit groep: Wat is jota/joti? Het is een jaarlijks evenement waaraan scouts van over de hele wereld aan mee doen. Er wordt een toren gebouwd met in de top een radio waarmee je kan kletsen met scouts over de hele wereld. JOTI; rond zelfde tijd via internet communicatie en spellen doen met andere scouts in de wereld. Informatie te vinden op jota.scouting.nl. We zijn nu allemaal te laat om mee te doen via jota. Voor elke speltak is er al iets bedacht. Het is ieder jaar. Dus kijk of er voor komend jaar iets te doen is. Wie weet over aantal jaar bij meer ervaring wel een grote toren kunnen maken, dit is aan de speltakken zelf /40 jarig jubileum/groepsweekend We bestaan dit jaar 85 jaar en de stam bestaat 40 jaar. Er is een voorstel door Sebas ingediend om met boerenkool weer een groepsweekend te regelen. Hij wil dit vanwege het jubileum weer regelen. Reacties uit de groep: De decembermaand is een hele drukke maand. Mogelijk kunnen we in voorjaar een groepsweekend regelen. Vorig jaar is het groepsweekend vrij last minute op poten gezet, hierdoor was het voor sommige leiding hectisch en chaotisch. Voor het volgende groepsweekend is het idee om dan ook eerder met de organisatie te beginnen. Dit jaar zal Boerenkool niet worden uitgebreid met een groepsweekend. Wel wordt gevraagd aan de groep na te denken over de invulling van het jubileum met mogelijk een groepsweekend in het voorjaar. 15. Actiepuntenlijst vaststellen Orgaan: Nabespreking klachten feest, hoe kan dit volgende keer beter? Groep: Rond slingerende flesjes opruimen. Organisatie boerenkool en sinterklaas Wat te doen met jubileum? Groepsweekend in voorjaar? Kabouter- en scouts-leiding (jongens en meisjes): Karel de afrekening van zomerkamp opsturen. Teamleiders: Controleren en overvliegen leden in Sol. Bij vragen mailen naar Anne. Anne: Marnix bevoegdheden geven in SOL als teamleider Pim, Mandy en Robbert: Afspraak maken met groepsbegeleider (Wouter) over startopkomst

6 16. Wvttk, oftewel de rondvraag Jamie-Dee: Hoe zit het met de materiaalkasten voor de scouts? Erik weet hier meer van en zal hen daarvan op de hoogte stellen. Mark S.: Hij vraagt de leiding van de rowans en welpen een afspraak met hem te maken. Volgende week zijn er weer trainingen, hiervoor kan de leiding zich vandaag nog opgeven. Esther: Ze willen naar zweden met de rowans dit jaar. Zijn er klussen voor de rowans om geld te verdienen voor de reis? Heeft of kent er iemand een bus met een grote laadruimte? Laat het aan haar weten. Pim: Er staat nog een grote schans. Laten we deze met z n allen opruimen voor het donker. Speeltoestellen mogen namelijk niet ongekeurd blijven staan. Dus moet worden afgebroken aan eind van de dag. Debby: Zwarte Pieten willen niet meer meedoen dit jaar. Brian geeft aan dat zijn ouders wel eens sinterklaas en zwarte piet spelen. Debby houdt zich hiervoor aanbevolen. 17. Sluiting Leon sluit de vergadering om 18:15 uur.