Mocht u vragen, opmerkingen of aanvullingen hebben op dit document dan horen wij dit graag van u. Nout Sterk

Transcriptie

1 Regels en manier van draaien Tilburg, 17 september 2014 Beste Explorers, geachte ouders/verzorgers, Voor jullie liggen de regels en gedragslijnen die wij bij de speltak Explorers verwachten van de leden en van de begeleiding. Daarnaast wordt in dit document uitgelegd welke manier van draaien de begeleiding voor ogen heeft en hoe wij het contact met de ouders vorm zullen geven. Hierbij moet bedacht worden dat dit een leidraad is en niet een verplichting. De regels zijn daarentegen wel verplichtingen. Mocht u vragen, opmerkingen of aanvullingen hebben op dit document dan horen wij dit graag van u. Met vriendelijke groet, De begeleiding van de Explorers Floortje Verhoek Nout Sterk Inhoud van dit document Inhoud van dit document Regels Aanwezigheid Kleding Installatie Verslavende middelen Telefoongebruik Manier van draaien Draaidagen Programma voorbereidingen Zomerkamp Explorerraad Taken Contact Contact met de explorers Contact met de ouders... 5 Contactgegevens begeleiding: Floortje Verhoek Nout Sterk explorers@scoutingthechallenge.nl Teamleider Penningmeester

2 1 Regels 1.1 Aanwezigheid 1.2 Kleding 1.3 Installatie De Explorers zijn 15 minuten voor aanvang van het programma aanwezig. Zodoende kan er op tijd worden begonnen met het programma. De Explorers komen op de fiets. Als een Explorer niet aanwezig kan zijn tijdens een programma moet hij zich vóór woensdag, voorafgaand aan de draaidag, afmelden bij de begeleiding via Bij ziekte of andere directe oorzaken van afwezigheid dient dit ook gemeld te worden aan de begeleiding via een Alle Explorers dragen bij de opkomsten een scoutfit of als vervanging daarop een scouting The Challenge kledingstuk uit de kledinglijn. Bij officiële gelegenheden of tijdens het verlaten van het HK dient ook de das gedragen te worden. Het is dan ook verplicht deze bij draaidagen bij je te hebben. Legerkleding is niet toegestaan. Hier kan in overleg met de begeleiding uitzonderingen op worden gemaakt als gevolg van het programma. Legerschoenen, ook wel kistjes, zijn een uitzondering op deze regel. Bij geen voldoening aan de 3 voorgaande punten krijgt de Explorer een waarschuwing. Wordt in het vervolg nog steeds niet voldaan aan de punten, dan wordt de Explorer naar huis gestuurd om de kledingstukken op te halen. Het overvliegen van nieuwe Explorers vindt meestal twee weken na de start van het seizoen plaats. Ongeveer zes weken na het overvliegen vindt de installatie plaats. De nieuwe Explorer dient hierbij zelf te zorgen voor een brique scoutfit en insignes. (Informatie hierover is te vinden in de brief die de overvliegers voor de installatie krijgen.) Bij de installatie wordt ook aan een ontgroening gedaan. Deze staat niet in het teken van afzien of belediging. Wel kan de nieuwe Explorer hierbij vies worden. Ouders/verzorger zullen bij de installatie worden uitgenodigd. 1.4 Verslavende middelen 1.5 Telefoongebruik Alcohol-, tabak- en drugsgebruik is ten alle tijde verboden. Het gebruik van energiedrank is alleen toegestaan met toestemming van de begeleiding. Telefoongebruik tijdens het programma mag niet, tenzij het in het belang is van het programma. De mobiele telefoon mag wel mee en mag ook aanstaan. Tijdens het programma kan het soms nuttig zijn voor de begeleiding om contact te zoeken. 2

3 2 Manier van draaien 2.1 Draaidagen Bij de Explorers zijn de regulieren opkomsten afwisselend op zaterdagmiddag en zaterdagavond. In principe draaien we in de even weekenden 's avonds en in de oneven weekenden in de middag. Daarnaast zijn er gedurende het jaar een aantal weekenden. Zaterdagmiddag Op zaterdagmiddag wordt er gedraaid van 14.00h tot 17.00h. De Explorers zijn aanwezig om/voor 13.45h. Afsluiting van het programma vindt plaats door middel van een evaluatierondje, met degene die het programma georganiseerd en begeleid hebben, omstreeks 16.45h. Zaterdagavond Op zaterdagavond wordt er gedraaid van 20.00h tot 23.00h. De Explorers zijn aanwezig om/voor 19.45h. Afsluiting van het programma vindt plaats door middel van een evaluatierondje, met degene die het programma georganiseerd en begeleid hebben, omstreeks 22.45h. Weekenden Gedurende het jaar zijn er een aantal weekenden. Gedeeltelijk worden deze door de groep (alle speltakken) georganiseerd. Een voorbeeld hiervan is het JOTA/JOTI weekend dat plaatsvindt in het derde weekend van oktober. Tijdens dit weekend zullen scouts over de hele wereld bezig zijn met communicatie onderling. Daarnaast zijn er een aantal weekenden georganiseerd door de Explorers. Gedurende de programmering (zie 2.2) door de Explorers zelf kunnen ze ook weekenden voorstellen. Deze weekenden kunnen eventueel extra kosten met zich meebrengen, 2.2 Programma voorbereidingen Programmeren Er wordt drie keer per jaar een programmering gemaakt voor het dan komende kwartaal. In deze programmering worden de programma s voor de draaidagen vastgesteld. Hierbij wordt voor de programma s een thema bedacht, zoals koken, pionieren, avontuur, video, gps, foto etc. Deze worden als uitgangspunt gebruikt voor het verzinnen/maken van een programma. Verdeling programma s Aan elk programma worden twee of drie explorers gekoppeld. Zij worden geholpen door iemand van de begeleiding. De verdeling wordt na het programmeren gemaakt in overleg met de Explorers. Nieuwe Explorers zullen in het begin, waar mogelijk, gekoppeld worden aan wat ervarenere Explorers. De begeleiding zal ook enkele programma s organiseren. 3

4 Proces van programma ontwikkeling Om het proces te begeleiden is de verwachting als volgt: Drie weken van te voren wordt er door het twee- of drietal met de begeleider gebrainstormd over de invulling van het programma. Dit wordt meestal voor of na het programma gedaan. Twee weken van te voren wordt er een voorstel gedaan voor het programma en eventueel geld aangevraagd. De Explorers moeten hierbij gebruik maken van een standaard programmaschema. (Dit schema is in het lokaal aanwezig.) Eén week van te voren wordt het programma vastgesteld en aan de overige Explorers doorgegeven. Wanneer er verwacht wordt dat de Explorers iets meenemen zal dit gemeld worden en ook naar de Explorers g d worden. Ook vragen zij het materiaal aan bij het materiaalbeheer via het aanvraag materiaal - formulier, als ze dat nodig hebben voor het programma. (Dit formulier is aanwezig in het lokaal.) De begeleiding wordt in alle organisatie stappen op de hoogte gesteld via (explorers@scoutinggthechallenge.nl) De programmamakers zijn op de dag van het programma een half uur eerder (13.15 of 19.15) aanwezig om de laatste voorbereidingen voor het programma te treffen. De begeleiding is dan ook aanwezig. Bij geen programma Om te voorkomen dat er geen programma is op de draaidagen, hebben we met het materiaalbeheer afgesproken dat er taken in en/of rond het gebouw zijn die moeten worden uitgevoerd. Hierdoor proberen we de Explorers meer te motiveren om echte programma s te bedenken en uit te werken. 2.3 Zomerkamp Het zomerkamp is de afsluiting van het scoutingseizoen en wordt door de Explorers en begeleiding samen georganiseerd. Dit wordt bij voorkeur gedaan in het buitenland. In oktober worden de eerste voorbereidingen getroffen en worden er groepjes gemaakt om een locatie voor het zomerkamp te bedenken. In november/december zullen de bevindingen van de groepjes bekeken worden en zal er een keuze voor een land gemaakt worden. Na de keuze krijgen de groepjes (nieuw gevormd) een opdracht mee waar ze aan moeten werken. Gedurende januari tot maart wordt de voortgang van de groepjes besproken. In maart vindt een samenkomst plaats van de groepjes en worden definitieve richtingen in de keuzes gemaakt. De groepjes (nieuw gevormd) krijgen nu een dag toegewezen waarvoor ze een programma moeten maken. Tijdens het zomerkamp zullen de groepjes van het programma de kosten van die dag door nemen met de penningmeester van de Explorers en aan het eind van de dag afsluiten. De kosten van het zomerkamp zullen rond de 100 euro zijn. Begeleiding is van deze kosten uitgesloten. Zakgeld kan worden meegegeven aan de Explorers (richtlijn hiervoor komt in de zomerkampbrief). Voor het zomerkamp zijn ook financiële acties nodig. Deze worden samen met de Explorers bedacht en uitgevoerd. Van alle Explorers wordt een goede inzet hierbij verwacht. 4

5 2.4 Explorerraad 2.5 Taken Met regelmaat zal er een explorerraad gehouden worden. Hierbij kan iedereen aangeven hoe hij het de afgelopen tijd heeft gevonden en kunnen er nieuwe afspraken gemaakt worden wanneer dat nodig is. Binnen de Explorergroep zijn er verschillende taken te verdelen over de Explorers. Drankmeester: De drankmeester is degene die de drank en de hapjes verzorgd en controleert of deze bijgevuld moeten worden. Hij/zij is ook de enige die de stempelkaarten afstreept en achter de bar mag komen. Voorzitter explorerraad: de voorzitter van de explorerraad roept de raad bijeen, stelt de agenda op en zit de explorerraad voor. Dit alles gebeurd met hulp van de begeleiding. De voorzitter wordt tijdens het eerste programma van het nieuwe seizoen gekozen en zal deze taak voor een jaar uitvoeren. 3 Contact Bij de Explorers is het belangrijk dat de jeugdleden leren om op eigen benen te staan. Van de Explorers wordt er daarom ook verwacht dat zij de informatie die zij krijgen doorspelen aan de ouders/verzorgers. Om dit te ondersteunen zijn er een aantal bijeenkomsten waarbij de ouders van harte welkom zijn. 3.1 Contact met de explorers Alle informatie die met de explorers of ouders gedeeld moet worden zal via de verspreid worden. Het is dan ook handig als iedere explorer zijn/haar eigen adres heeft. Alle inschrijfformulieren of enigszins andere in te vullen formulieren worden ook op papier verstrekt. Uiterlijk de woensdag, voorafgaande aan het programma, zal er een verstuurd worden met hierin de informatie over het aankomende programma. Je kunt dan denken aan dingen die meegenomen moeten worden zoals zwemkleding. Afwijkende programma tijden zullen altijd eerder gemeld worden. 3.2 Contact met de ouders Zoals hierboven al beschreven zullen er enkele bijeenkomsten zijn waarin wij de ouders op de hoogte willen stellen van de gang van zaken. De ouders/verzorger van de nieuwe Explorers worden bezocht door twee van de begeleiders van de Explorers voor een persoonlijke kennismaking. Dit gebeurt enkel bij Explorers die van buiten scouting komen. Voor het zomerkamp is er een zomerkampbijeenkomst waarbij een presentatie gegeven zal worden door de Explorers over de locatie en het programma. Na het zomerkamp is er een bijeenkomst waar de foto s en/of film van het zomerkamp getoond worden. Voor ouders/verzorger van de nieuwe Explorers is dit een goede inkijk in het zomerkamp. Daarnaast kan de begeleiding besluiten om een ouderbijeenkomst te organiseren. Dit kan gebeuren wanneer er grote veranderingen te gebeuren staan of wanneer daar behoefte aan blijkt te zijn. Indien de ouders/verzorger de begeleiding willen bereiken kan dat via explorers@scoutingthechallenge.nl of telefonisch. Met dit mailadres bereik je direct alle begeleiding. Wij staan als begeleiding altijd open voor nieuwe inzichten en feedback. 5