Inhoud DVIESRAAD...

Transcriptie

1 2016

2 Inhoud INHOUD VOORWOORD...3 IKM-VLAANDEREN VZW OEL...4 ERGADERING ERKGROEP IKM/QFL/QMK...8 DVIESRAAD DOEL ALGEMENE VERGADERING RAAD VAN BESTUUR ESTUUR... ACTIVITEITEN... PERSONEEL... FINANCIËN... RELATIE INTERPROFESSIONELE WERKGROEP ADVIESRAAD RELATIE MCC-VLAANDEREN CERTIFICERING CONTROLEORGANISMEN 10 PRODUCTIE INFORMATIE COMMUNICATIE STAND VAN ZAKEN DUURZAAMHEIDSMONITOR.. 15 GESCHILLEN ONAANGEKONDIGDE IKM-CONTROLES INTERNE AUDIT ACCREDITATIE UITVOERING SUPPLEMENTAIRE CONTROLES NEDE EDERLAND COKZ PVV-VERORDENING BIJLAGEN IJLAGE IJLAGE BIJLAGE BIJLAGE Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 2/20

3 Voorwoord Beste lezer, Voor de werking van de vzw IKM-Vlaanderen kan het jaar 2016 als historisch bestempeld worden. Na 17 jaar huisvesting onder de vleugels van VLAM, verhuisde het IKM-secretariaat op 1 januari naar MCC-Vlaanderen. Het spreekt voor zich dat de eerste maanden van het nieuwe werkingsjaar volledig besteed werd aan de integratie van de IKM-activiteiten binnen de werking van MCC. Gelijktijdig werden een aantal processen in de IKM-certificatie aangepast en gedigitaliseerd waardoor de administratieve last bij de melkveehouders gereduceerd kon worden. Al snel werd duidelijk dat er heel wat synergiën en opportuniteiten zich aandienden en dat de IKM-certificatie een perfecte aanvulling betekende binnen de werking van MCC. Het afgelopen jaar werd meermaals overleg gepleegd over het registreren van antibioticahoudende geneesmiddelen in de melkveesector. Op 30 juni heeft de interprofessionele werkgroep IKM/QFL/QMK samen met andere organisaties uit de dierlijke sector, een convenant afgesloten met de Overheid. In dit convenant onderschrijft de dierlijke sector o.a. een substantiële reductie van antibiotica. Ondanks dat de melkveesector geen grootgebruiker is van antibiotica, engageert IKM/QFL/QMK zich om zijn leden er toe te bewegen een optimaal gebruik van antibiotica toe te passen. Dit zal onder meer gerealiseerd worden door een systematische registratie van het antibioticagebruik via AB-register en de bedrijfsdierenarts als partner. De samenwerking met de andere lastenboekbeheerders Belporc en Belplume is hiervoor prioritair om de verdere uitbouw van AB-register te realiseren en de financiële haarbaarheid te blijven garanderen. In kader van de crisismaatregelen van de overheid, kregen alle IKM-gecertificeerde bedrijven een aanzienlijke éénmalige premie uitbetaald. Deze stimulans leidde er toe dat nog enkele niet IKM-gecertificeerde melkveebedrijven zich hebben laten certificeren. Een volledig geborgde zuivelsector door het IKM-lastenboek is uniek in de landbouwsector en hiermee zullen we de vruchten in de toekomt kunnen plukken bij de afzet van onze kwaliteitsvolle zuivelproducten in de rest van de wereld. Tot slot wens ik alle medewerkers van het IKM-secretariaat nog te bedanken voor hun inzet het afgelopen jaar. Na de vlotte integratie van het IKM-secretariaat bij MCC-Vlaanderen, ben ik overtuigd dat we hiermee een belangrijke stap gezet hebben in een verdere professionalisering van de zuivelsector. Rianne Covens Van Tilburg Voorzitter IKM-Vlaanderen vzw Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 3/20

4 IKM-Vlaanderen vzw Doel De vereniging zonder winstoogmerk IKM-Vlaanderen werd op 16 december 1999 opgericht als executieve voor Vlaanderen van het nationale project Integrale Kwaliteitszorg Melk (IKM). De vereniging heeft tot doel het ontwikkelen, operationeel maken en beheren van de IKM-certificering van de gehele zuivelketen, gaande van de Vlaamse melkveehouderij over de zuivelindustrie tot en met de distributie en de afzet. Algemene Vergadering IKM-Vlaanderen vzw verenigt in zijn Algemene Vergadering de meest representatieve organisaties van de melkveehouders, de zuivelindustrie en de promotie. Verder werd een vertegenwoordiging van de distributie mogelijk gemaakt waarvan de invulling gebeurt naarmate de keten naar de eindverbruiker gesloten wordt. A B S LEDEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING B C Z Algemeen boerensyndicaat L. Huybrechts E. Leloup P. Van de Vel R. Debergh H. Van den Haute K. Lowagie E. De Cock S. Henuset I. Voet B O E R E N B O N D Belgische confederatie van de zuivelindustrie J. Borghans R. Covens Van Tilburg V L A M R. Vaes Vlaams Centrum voor Agro- en D. Van De Keere Visserijmarketing vzw A. Vaesen F. Vandermersch H. Knockaert L. Hamerlick Dellaert F. De Wachter K. Van den Hout A. Feys Bryon I K M MCC-Vlaandere Vlaanderen Secretaris L. De Meulemeester K. Lommelen Op 18 maart 2016 vond de Algemene Vergadering van IKM-Vlaanderen plaats. Boerenbond stelt voor om Dhr. G. Vandepoel en Mevr. K. Brouckaert - Van der Meulen te vervangen door Dhr. R. Vaes en Mevr. H. Knockaert.. De Algemene Vergadering bevestigt de voorgestelde wijziging in de Raad van Bestuur. De jaarrekening en het jaarverslag van 2015 en het budget 2016 werden door de leden goedgekeurd. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 4/20

5 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur draagt zorg voor de interne organisatie van de vereniging en kan onder meer stuur- of werkgroepen inrichten, adviseurs aanstellen en een huishoudelijk reglement opstellen. LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR VOORZITTO O ERR R. Covens Van Tilburg Boerenbond O N D E RVO O RZ I T T E R E. Leloup BCZ H. Van den Haute ABS B O E R E N B O N D D. Van De Keere R. Vaes A. Feys - Bryon A B S Algemeen Boerensyndicaat P. Van de Vel M C C Melkcontrole Centrum Penningmeester L. De Meulemeester V L A M Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing vzw F. De Wachter Expert: F. Vandermersch B C Z Belgische confederatie van de zuivelindustrie J. Borghans I. Voet Expert R. Debergh I K M Secretaris K. Lommelen D G Z - V L A A N D E R E N Dierengezondheidszorg Vlaanderen Waarnemer K. De Bleecker Voorzitter K. Brouckaert Van der Meulen neemt ontslag in de Algemene vergadering en de Raad van Bestuur. Mevr. R. Covens Van Tilburg werd verkozen tot nieuwe voorzitter van IKM-Vlaanderen vzw. G. Vandepoel werd vervangen door R. Vaes voor de organisatie Boerenbond. De Raad van Bestuur bevestigt de voorgestelde wijziging voor de samenstelling van de Algemene Vergadering. De statuten van de vzw IKM-Vlaanderen worden gewijzigd omdat de maatschappelijke zetel verhuisd naar Hagenbroeksesteenweg LIER. Dhr. L. De Meulemeester neemt de taak van penningmeester op zich. De Raad van Bestuur vergaderde 4 maal in het jaar 2016 respectievelijk op 18 maart, 24 juni, 15 september en 9 december. De belangrijkste agendapunten waren: Integratie IKM-secretariaat naar MCC-Vlaanderen Opleiding nieuw personeel voor IKM-secretariaat Werking IKM-secretariaat Belac accreditatie Nieuw IKM-lastenboek versie 9 Aanbestedingsprocedure voor inspectie-instellingen Antibiotica-registratie Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 5/20

6 Aanpassing AXI-software; digitale aansturing voor vernieuwing IKM-audit Bijdrageregeling IKM vanaf 2017 Mevr. K. Brouckaert Van der Meulen (voorzitter IKM) en dhr. F. Achten (voorzitter MCC) ondertekenen het samenwerkingsakkoord tussen beide organisaties. Activiteiten De kernactiviteit van IKM-Vlaanderen is de certificatie van de kwaliteit en de voedselveiligheid in de zuivelketen. De certificatie-instelling IKM-Vlaanderen vzw heeft op een totaal van 4675 productieeenheden 99 % van de melkveehouders in Vlaanderen gecertificeerd. Deze produceren naar schatting 99 % van de geleverde melk. Verder is IKM-Vlaanderen de executieve organisatie voor de opdrachten van de feitelijke vereniging Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK. In nauwe samenwerking met het Comité du Lait, service QFL wordt uitvoering gegeven aan het nationaal beheer van het IKM-kwaliteitssysteem. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 6/20

7 Personeel Het hierna volgende organigram geeft de functionele personeelsbezetting weer van de vzw IKM- Vlaanderen als certificatie-instelling en niet de hiërarchische structuur van het personeel. Met uitzondering van de interne auditor was het voltallig personeel in dienst van de vzw MCC-Vlaanderen en werd het voor de uitvoering van het IKM-project ter beschikking gesteld van de vzw IKM-Vlaanderen. Volgens het organigram worden in een normale situatie 3 deeltijdse personeelsleden (respectievelijk 0,3 FTE, 1 FTE en 0,5 FTE) tewerkgesteld voor een totaal van 1,8 FTE. Vanaf 1 november werd An Kempenaers tijdens haar zwangerschapsverlof vervangen door Lindsay Cornelis. Raad van Bestuur Kwaliteitsauditeur IKM-Vlaanderen vzw Anne Antonissen Verantwoordelijke IKM-Vlaanderen Kwaliteitsverantwoordelijke K. Lommelen Interne auditeur Annette Königs Administratie: - Adjunct kwaliteitsverantwoordelijke An Kempenaers Logistieke ondersteuning MCC vzw - Verwerking Hilde Verheyen Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 7/20

8 Financiën Op de financiële rekening van IKM-Vlaanderen vzw worden enkel ontvangsten geregistreerd die gerelateerd zijn aan de certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen. De andere werkingskosten van de vereniging worden gedragen door MCC-Vlaanderen en voor het werkjaar 2016 gefinancierd binnen het VLAM-promotiefonds Zuivel. Het boekjaar 2016 wordt afgesloten met een omzet van ,15 exclusief btw. Vanaf 2016 heeft IKM-Vlaanderen een aangepast facturatiesysteem voor de IKM-audits toegepast. Voordien werden IKM-audits voor het controlebezoek rechtstreeks gefactureerd aan de melkveehouders. Vanaf 2016 worden de auditkosten na het controlebezoek via de maandafrekening van de zuivelfabriek afgerekend. Na controle van de jaarrekening van de vzw IKM-Vlaanderen door de Raad van de Commissarissen op 27 maart 2017, werd het boekjaar 2016 afgesloten met een verlies van ,51. In bijlage 1 volgen de balans en de resultaatrekening voor het jaar 2016, in vergelijking met het boekjaar 2015, en het budget Relatie Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK Dit nationaal overlegorgaan bepaalt de IKM-richtlijnen en neemt alle beslissingen in verband met de inhoud van het IKM-lastenboek. Het is tevens bevoegd om: - een geschillencommissie samen te roepen, - technische werkgroepen te organiseren, - contacten te leggen met de verwerking, de distributie en de consument, - de nationale certificatie te bepalen, - de inhoud van de externe communicatie vast te leggen, - het gebruik van het logo te bepalen. De Interprofessionele Werkgroep vergaderde 3 maal in het jaar 2016, respectievelijk op 13 april, 24 juni, 13 oktober. De belangrijkste agendapunten daarbij waren: IKM-lastenboek Versie 9 Onaangekondigde IKM-controles Convenant antibioticaregistratie Nationale Adviesraad Buitentanks Aanbestedingsprocedure inspectie-instellingen Biociden wetgeving Reforme koeien Duurzaamheidsmonitor Chloraten Nederland: Nieuwe eisen veevoeders SecureFeed Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 8/20

9 Adviesraad De Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK is de beheerder van het lastenboek en de werkinstructies. IKM-Vlaanderen en het Comité du Lait - service QFL zijn de executieve certificatie-instellingen voor Vlaanderen en Wallonië, beiden BELAC-geaccrediteerd volgens de norm ISO Om alle schakels van de keten voldoende te betrekken bij het IKM-project werd tevens een Adviesraad, hetzij Onpartijdigheidsraad, opgericht. Deze consultatieve raad is samengesteld uit vertegenwoordigers van: - toelevering (mengvoederindustrie en verenigingen voor sanitaire bewaking), - landbouworganisaties, - IKM-executieven, - interprofessionele organismen, - zuivelindustrie, - distributie, - verbruikersorganisaties, - onderzoekinstanties, - universiteiten. De Adviesraad moet er op toezien dat de Interprofessionele Werkgroep en de certificatie-instellingen volledig onafhankelijk werken en dat de procedures worden gevolgd. Verder geeft de raad advies over de inhoud van het lastenboek, de certificatieprocedure en de voorwaarden voor het gebruik van het certificaat en het logo. Tevens ziet zij er op toe dat de certificatie-instellingen de risico s voor onpartijdigheid op niveau van alle betrokken actoren binnen hun structuur identificeren alsook het effect (nihil/laag/hoog) van deze risico s bepalen. Zij waakt er over dat het potentieel gevaar via een preventieve corrigerende maatregel wordt onderschept alsook welke eliminerende maatregelen genomen worden indien het potentiele gevaar zou optreden. De risicoanalyse wordt minstens één maal per jaar (ook wanneer zich geen wijzigingen voordoen) ter goedkeuring voorgelegd aan de Adviesraad. De Adviesraad heeft plaatsgevonden op 2 juni (Lier) en 8 november 2016 (Brussel). Volgende agendapunten werden hierbij behandeld: - Kwaliteitssysteem (Huishoudelijk reglement - kwaliteitshandboek - onpartijdigheid) - Certificatieprocedure - Vertrouwelijkheid van de informatie - Personeel - Geschillen - Accreditatie - IKM-lastenboek (Versie 8) - Toekomstige evolutie van het lastenboek IKM/QFL/QMK Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 9/20

10 Relatie MCC-Vlaanderen MCC-Vlaanderen is een door de Minister erkend Interprofessioneel Organisme en voert in opdracht van de Federale en Regionale Overheid activiteiten uit in het kader van de bepaling van de kwaliteit en de samenstelling van de rauwe melk die in Vlaanderen geproduceerd en aan de zuivelindustrie geleverd wordt. De activiteiten omvatten zowel het toezicht op de bemonstering, het ophalen van de monsters, de analyses, de gegevensverwerking, de rapportering en bedrijfsadvisering. Voor deze taken heeft MCC-Vlaanderen 43 personeelsleden in dienst. De maatschappelijke zetel en het laboratorium zijn in Lier gevestigd. Op basis van het in 2015 door MCC-Vlaanderen voorgestelde ondernemingsplan voor de huisvesting van IKM-Vlaanderen, besliste de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen om op 01 januari 2016 de certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen en het IKM-secretariaat te implementeren binnen de vzw MCC-Vlaanderen. Voor 2016 werd door de VLAM-sectorgroep Zuivel een werkingsbudget van ,00 goedgekeurd op basis van een raming van de door MCC-Vlaanderen voorgestelde te verwachten kosten. Door de toekomstige samenwerking tussen IKM-Vlaanderen en MCC-Vlaanderen stelde de Stuurgroep in overleg met de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen voor om dit bedrag voor de werking van het IKM-secretariaat éénmalig en uitzonderlijk toe te kennen aan de vzw MCC-Vlaanderen. Vanaf 2017 zal de vzw MCC-Vlaanderen zelfvoorzienend moeten worden om deze kosten voor de certificatieactiviteiten te financieren. Certificering De certificatie-instelling IKM-Vlaanderen vzw heeft op een totaal van 4675 productie-eenheden in Vlaanderen (en Nederland) nagenoeg 100 % van de melkveehouders in Vlaanderen gecertificeerd. Controleorganismen Sinds 01 maart 2013 wordt de controle van de praktische toepassing van het IKM-lastenboek bij de producenten uitgevoerd door 4 inspectie-instellingen, namelijk SGS Agrocontrol, Quality Partner, Comité du Lait en Certalent (vanaf juni 2013). Deze inspectie-instellingen (II s) zijn hiervoor geaccrediteerd volgens de norm ISO Tevens zijn allen geaccrediteerd voor de autocontrolegids Primaire Productie (G040) ruwvoederproductie (module B) en dierlijke productie (module C). Dit geeft als extra (prijs-)voordeel dat de melkveehouders zich op eigen initiatief via één bedrijfsbezoek, onder de noemer van een combi-audit, in orde kunnen stellen volgens alle op hun bedrijf van toepassing zijnde gidsen. Om dit laatste te realiseren biedt IKM-Vlaanderen haar klanten de mogelijkheid tot het aanvragen van een vervroegde IKM-controle. In de loop van 2016 is er een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart voor de inspectie-instellingen om vanaf 1 maart 2017 te starten in een nieuwe contractperiode. 7 Inspectie-instellingen stelde zich kandidaat en deze werden op 16 juni 2016 bevraagd door een jury, samengesteld uit leden van de IPW IKM/QFL. Op basis van een technische en financiële score werden 4 inspectie-instellingen voorgedragen aan de IPW. Op 24 juni werd door de IPW de goedkeuring gegeven om de volgende inspectie-instellingen te aanvaarden; SGS Agrocontrol, Quality Partner, Comité du Lait en CKCert. Certalent werd niet meer weerhouden. Op 6/06/16 werd door IKM-Vlaanderen een basisopleiding IKM-controle georganiseerd voor nieuwe auditors. Op 22/08/16 werd een extra opleiding gegeven voor de nieuwe inspectie-instelling CKCert. Tijdens werkingsjaar 2016 werd steekproefsgewijs een aantal auditors van de 4 huidige inspectieinstellingen gecontroleerd. Dit met het oog om op garantie van de uniformiteit van de controles, de gelijkwaardige behandeling van de deelnemers en eenzelfde slaagpercentage voor alle deelnemers. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 10/20

11 Vanop het IKM-secretariaat worden de inspectie-instellingen en hun inspecteurs continu bijgestuurd a.d.h.v. de ontvangen controleresultaten en samenvattende auditrapporten. De producent heeft zelf de keuzemogelijkheid om bij een periodieke controle de inspectie-instelling, die op zijn bedrijf de IKM-controle mag uitvoeren, te bepalen. Samen met het keuzeformulier wordt een duidelijk prijsoverzicht van de verschillende inspectie-instellingen meegestuurd. Wanneer IKM- Vlaanderen geen of een laattijdige II-keuze ontvangt, heeft de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen bepaalt dat de melkveehouder berust in de oude situatie waarbij dezelfde inspectie-instelling als deze die de voorgaande controle heeft uitgevoerd geselecteerd wordt. Via het keuzeformulier heeft de melkveehouder tevens de mogelijkheid om het IKM-secretariaat op de hoogte te stellen van de stopzetting van de melkactiviteiten en om een eventuele verlenging van zijn lopende IKM-certificaat met een maximum van 6 maanden aan te vragen. Daarnaast kan ook een gelijkstellen van de certificatiedatums (IKM versus autocontrole dierlijk-plantaardig ) aangevraagd worden. Dit is uitsluitend mogelijk als de vervaldatum van Codiplan zich vóór de vervaldatum van het IKM-certificaat bevindt. Onderstaande grafiek geeft een verdeling van de II-keuze weer: Verhouding inspectie-instelling 2016 % Quality Partner 12,03 % % Comité du Lait 18,66 % % Certalent 1,10 % 68,18 % SGS In 2016 blijft de meerderheid van de geselecteerde melkveehouders, nl. 68,18 %, kiezen voor SGS, het geen een status quo t.o.v impliceert. Dit maakt dat een totaal van 31,79 % via het openstellen van de IKM-controles naar 4 inspectie-instellingen een overstap gemaakt heeft naar Quality Partner (12,03 %), het Comité du Lait (18,66 %) en Certalent (1,10 %). De uniforme werking van de 4 II is een belangrijk aandachtspunt in kader van de IKM-borging. Het IKMsecretariaat investeert daarom veel energie in het opleiden, begeleiden en desnoods corrigeren van IKM-inspecteurs. Op vraag van de Raad van Bestuur werd in 2016 een studie uitgevoerd om de bedrijfsbeoordelingen van de II te vergelijken. Van de afgelopen 3 jaren werd het aantal NC en NCVbeoordelingen per II vergeleken met het aantal IKM-inspecties die werden uitgevoerd. Onderstaande grafieken geeft de resultaten van deze studie weer. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 11/20

12 NC-beoordelingen 0,6 0,5 0,47 0,49 0,44 0,4 0,36 % 0,3 0,2 0,1 0,11 0,3 0,29 0,26 0,28 0,26 0,22 0, A B C D Inspectie-instelling NCV-beoordelingen % 0,2 0,18 0,16 0,14 0,12 0,1 0,08 0,06 0,04 0,02 0 0,1 0,18 0,17 0,15 0,13 0,11 0,11 0,06 0,06 0,05 0,05 0,02 A B C D Inspectie-instelling De inspectie-instellingen onderling vergelijken is moeilijk omdat de IKM-inspecties niet uitgevoerd worden op dezelfde melkveebedrijven. Toch kunnen we concluderen dat het aantal borginspunten van het IKM-lastenboek dat Niet-Conform beoordeeld wordt, bij alle II in dezelfde trend liggen. Productie De certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen zijn van toepassing op de melkproductie-eenheden die het IKM-lastenboek implementeren, dat werd uitgewerkt door de Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK. Een goede productiemethode, de zorg voor dierengezondheid en -welzijn en de zorg voor het milieu, de zuiverheid en de veiligheid van het afgewerkte product, het vermijden van insleep van bedrijfsvreemde stoffen op het melkveebedrijf, zijn de onderwerpen van het IKM-kwaliteitssysteem voor de primaire productie van rauwe melk. Vanaf 01 juli 2015 is een nieuwe versie van het IKM-lastenboek (Versie 8) en de werkinstructies (Versie 14) van toepassing. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 12/20

13 Nieuw in 2016 was het factureren van de IKM-audits. In tegenstelling tot de vorige werkwijze binnen IKM-Vlaanderen werd de melkveehouder niet meer vóór maar na de IKM-controle en na verwerking van de IKM-controleresultaten door MCC-Vlaanderen gefactureerd via de maandelijkse melkgeldafrekening van de zuivelfabriek. Waarbij de melkveehouder via MelkNet onder de rubriek facturatie alle details omtrent zijn IKM-facturatie (controlekost, administratieve kosten, ) kan opvragen en opvolgen. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 13/20

14 Informatie Algemeen De algemene informatie over het IKM-project is publiek en kan geconsulteerd en gedownload worden op de IKM-website: voor de Nederlandstalige versie, voor de Franstalige versie en voor de Duitstalige versie. Ook een beknopte Engelstalige pagina is hierop terug te vinden. Melkveehouders alsook verantwoordelijken en fieldmensen van de zuivelfabrieken kunnen zich registreren en toegang aanvragen tot het afgesloten gedeelte van de IKM-website, dat o.a. specifieke IKM-informatie, lijsten, werkinstructies, formulieren, bevat. Het informeren van melkveehouders bleef echter zoals tijdens de voorgaande jaren, weggelegd voor de zuivelindustrie en voornamelijk voor de fieldmensen die tijdens hun dagelijks contacten met de melkveehouders pre-evaluaties bij hun leveraars uitvoerden.. Zuivelfabrieken Wekelijks worden de XML-bestanden geüpdatet en voor de zuivelfabrieken beschikbaar gesteld op de IKM-website. Iedere zuivelfabriek kan via een unieke login en paswoord de certificatiegegevens van haar eigen leveraars downloaden. Aan de hand hiervan kan de regio-verantwoordelijk van de zuivelfabriek via een actuele IKM-status zijn/haar leveraars doelgericht opvolgen, begeleiden, ondersteunen, Communicatie In het verleden bleek de IKM-nieuwsbrief een succes en werd deze door de melkveehouders beschouwd als een waardevolle bron van informatie. Hierin worden alle nieuwigheden betreffende het IKM-lastenboek zoals de aanpassing van de auditprocedure, de aanpassingen in de nieuwe versie van het lastenboek meegedeeld. Tijdens 2016 werd één specifieke nieuwsbrief uitgegeven, nl. nummer 21 januari Vanaf dan worden IKM-actualiteiten opgenomen in de MCC-nieuwsbrief die iedere 2 maanden verspreid wordt aan alle melkveehouders en erfbetreders. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 14/20

15 Stand van zaken In bijlage 3 zijn de kengetallen van de certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen samengebracht. In 2016 werden 1495 controles uitgevoerd t.o.v in het jaar De reden van deze sterke daling is enerzijds de stopzettende bedrijven en anderzijds de wederkerende fluctuerende audit-perioden. Er werden 1436 certificaten uitgereikt, waarvan 1326 certificaten met een loopduur van 3 jaar en 110 certificaten voor 18 maanden. 9 nieuwe bedrijven zijn in 2016 in het systeem ingestapt, 185 melkveehouders hebben hun activiteiten definitief gestopt en 22 bedrijven werden definitief afgewezen. Daardoor daalt ook in 2016 het aantal gecertificeerde melkveehouders tot Met uitzondering van een 5-tal melkveebedrijven werden alle Vlaamse melkveehouders onderworpen aan een IKM-controle hetgeen resulteerde in een IKM-certificaat, geldig voor een periode van 3 jaar of 18 maanden. Een periodieke controle voor de verlenging van het IKM-certificaat gebeurt om de 3 jaar vanaf 9 maanden vóór de vervaldag van het certificaat. De tussentijdse controle gebeurt vanaf 6 maanden vóór de vervaldag van het certificaat. Er zijn gemiddeld iets meer dan 9 controles uitgevoerd per melkveehouder. De tijd tussen de opdracht aan de inspectie-instelling en het controlebezoek is 2,57 maanden. Duurzaamheidsmonitor In 2016 werden 1223 actieve Vlaamse IKM-Melkveehouders periodiek geauditeerd. 98,92 % van deze bedrijven vulde de duurzaamheidsmonitor in en gaf aan duurzaamheidsinitiatieven toe te passen op hun bedrijf. 1,08 % gaf aan dat zij geen enkel initiatief toepassen op hun bedrijf. Gemiddeld worden per melkveebedrijf 13,5 van de 35 duurzaamheidsinitiatieven genomen. Geschillen In een afzonderlijke procedure werd de manier beschreven waarop klachten behandeld worden met als doel een gelijke behandeling van alle deelnemers ongeacht hun eigenheid en de mogelijkheid beroep aan te tekenen tegen eenzijdige beslissingen. De samenstelling van de geschillencommissie wijzigt bij elke zitting. De geschillencommissie vergaderde tijdens 2016 drie maal, respectievelijk op 13 april, 24 juni, 13 oktober. Voor Vlaanderen werden 13 dossiers van melkveehouders behandeld en 63 dossiers, waarvan 35 met een positieve en 28 met een negatieve herziening, ter goedkeuring voorgelegd. Dit komt dus neer op een totaal van 5.1 % van de uitgevoerde controles in het jaar Dit is een status quo t.o.v Onaangekondigde IKM-controles Generieke onaangekondigde audits De certificatie-instelling IKM-Vlaanderen moet nagaan of de houder van het IKM-certificaat tijdens de volledige geldigheidsperiode van zijn certificaat voldoet aan de vereisten zoals opgenomen in het IKMlastenboek. Daartoe worden sinds 2015 onaangekondigde audits uitgevoerd. Het totaal aantal uit te voeren onaangekondigde audits wordt, op jaarbasis, gelijkgesteld aan 5 % van het aantal melkveehouders die gedurende het voorgaande jaar een IKM-certificaat behaalden. De keuze van de melkveebedrijven die een onaangekondigde audit krijgen gebeurd enerzijds voor 2,5 % georiënteerd volgens het hoogste aantal non-conformiteiten behaald tijdens de vorige periodieke audit en anderzijds voor 2,5 % ad random binnen de lijst van gecertificeerde bedrijven. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 15/20

16 Een onaangekondigde audit wordt maximum 3 werkdagen op voorhand aangekondigd. Behalve enkele door de IPW-gedefinieerde uitzonderingen, resulteert de weigering van deze audit in een onmiddellijk intrekking van het lopende IKM-certificaat. De kostprijs van de onaangekondigde audit wordt gesolidariseerd en verrekend in de kostprijs van de periodieke audits. Tijdens 2016 werden in totaal 88 onaangekondigde IKM-controles uitgevoerd. 4 Melkveehouders vroegen gemotiveerd uitstel van de onaangekondigde audit. Bij 3 melkveehouders werd het IKMcertificaat ingetrokken. De overige 6 melkveehouders werden niet meer geauditeerd wegens stopzetting van hun bedrijfsactiviteit. In opdracht van derden In een afzonderlijke procedure wordt de manier beschreven waarop onaangekondigde IKM-controles volgend op externe klachten geformuleerd door derden (o.a. zuivelfabriek, Interprofessioneel organisme, ) behandeld worden. Dit met als hoofddoel om het imago van de melkveesector alsook de geloofwaardig- en betrouwbaarheid van het IKM-certificaat en -systeem te versterken naar o.a. collegamelkveehouders, de consument, toe. Tijdens 2016 werden geen onaangekondigde audits aangevraagd door derden, hetzij de zuivelfabriek. Interne audit Doelstelling van de interne audit is na te gaan of het kwaliteitssysteem beantwoordt aan de procedures en doelstellingen beschreven in het kwaliteitshandboek. Op 15 juni heeft mevr. A. Königs (Comité du Lait) de interne audit uitgevoerd. Accreditatie De goede werking van de certificatie-instelling IKM-Vlaanderen wordt op basis van het kwaliteitshandboek beoordeeld door BELAC, het Belgisch Accreditatiesysteem. Accreditatie ISO BELAC-referentie 096-PROD De accreditatie van de certificatie-instelling IKM-Vlaanderen geeft voldoende garantie aan de producenten over de integriteit en de competenties van de auditeurs, over het correcte verloop van de audits en over de administratieve opvolging voor de uitreiking van een IKM-certificaat. Ten behoeve van de verwerkers, de distributeurs en de consumenten geeft deze accreditatie naar geloofwaardigheid van de kwaliteitsborging, een bijzondere meerwaarde aan de melk van IKMgecertificeerde bedrijven t.o.v. buitenlandse melk. In het kader van de samenwerkingsovereenkomst tussen IKM-Vlaanderen en MCC-Vlaanderen werd beslist om de Belac-accreditatie ISO te integreren in het kwaliteitssysteem van MCC-Vlaanderen. Op 2 en 4 mei heeft de BELAC-audit plaats gevonden. Na het oplossen van enkele kleine bemerkingen werd de BELAC-accreditatie definitief uitgereikt op 15 september aan MCC-Vlaanderen. Vanaf deze datum wordt het IKM-certificaat uitgereikt door MCC-Vlaanderen in de plaats van IKM-Vlaanderen. Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 16/20

17 Uitvoering Supplementaire controles Begin 2013 heeft de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen positief gereageerd op de vraag van 2 zuivelfabrieken om gelijklopend met de IKM-controle een controle uit te voeren op zuivelfabriekspecifieke controlepunten (o.a. weidegang, ). Sinds juni 2013 worden deze controles in the field uitgevoerd door de 4 erkende inspectie-instellingen. IKM-Vlaanderen komt op deze wijze tegemoet aan de vraag van zuivelfabrieken en landbouworganisaties om de controledruk bij de melkveehouders te beperken via combi-audits. Voor 2016 werden een totaal van 250 melkveehouders onderworpen aan supplementaire controles. De controlekosten en werkingskosten van het IKM-secretariaat, inclusief aanpassingen aan de database, werden gedragen door de deelnemende zuivelfabrieken. Nederland COKZ In het kader van het circulaire Toezicht op de naleving van het EU-hygiënepakket in de Nederlandse melkveehouderij voert het COKZ op regelmatige basis audits uit bij IKM-Vlaanderen. Bij de wijze van toezicht probeert het COKZ zoveel als mogelijk het principe van toezicht op controle toe te passen. Op basis hiervan houdt het COKZ rekening met de inspecties die door of namens de zuivelondernemingen worden uitgevoerd in de melkveehouderij. Tijdens 2016 werd bij IKM-Vlaanderen geen audit uitgevoerd door COKZ. PVV-Verordening Verordening Voor Nederlandse melkveebedrijven waarbij in combinatie met de IKM-audit een controle in het kader van de Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik rundersector 2011 (PVV) wordt uitgevoerd, wordt het IKM-certificaat standaard uitgegeven voor 18 maanden. Zij voldoen aan de PVV-verordening op voorwaarde dat zij beschikken over: - een overeenkomst met een geborgde dierenarts, - een bedrijfsbehandelplan, - een bedrijfsgezondheidsplan. Waarbij de gegevens met betrekking tot de ontvangen diergeneesmiddelen binnen de 14 dagen na ontvangst, door de geborgde dierenarts onder verantwoordelijkheid van de melkveehouder, in het digitaal systeem Medirund geput worden. Zowel tijdens de IKM-controle als tijdens de geldigheidsperiode van het IKM-certificaat houdt IKM-Vlaanderen toezicht op de database van Medirund. Voor 2016 heeft IKM-Vlaanderen met 103 melkveehouders een overeenkomst voor de PVV-controle afgesloten. Alle gekoppelde kosten worden integraal doorgerekend aan de Nederlandse melkveehouders. Koen Lommelen Verantwoordelijke IKM-Vlaanderen vzw Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 17/20

18 Bijlagen Bijlage 1 De volgende tabellen geven de balans en de resultaatrekening voor het jaar2016, in vergelijking met het boekjaar 2015, en het budget Balans 2016 IKM- Vlaanderen vzw Actief Passief Handelsdebiteuren , ,52 Leveranciers , ,62 Op te maken facturen 8.721,09 Te ontvangen facturen 0,00 400,00 Handelsdebiteuren ,17 Voorschotten verkopen 0,00 0,00 Lopende rekening BTW 3.212, ,77 Onbestemde fondsen , ,55 Resultaat 7.557, ,51 Financiële rekening , ,62 Overgedragen resultaat , , , , , ,17 Jaarverslag 2016 IKM-Vlaanderen vzw 18/20

19 Resultaatrekening 2016 IKM-Vlaanderen vzw 2015 Raming 2016 Rekening 2016 Budget 2017 Opbrengsten , , , ,00 Verkopen en dienstprestaties ,00 0,00 0,00 0,00 Verkopen melkerijen 700,00 0,00 0,00 0,00 Verkopen onaangekondigde controle 156,00 0,00 0,00 0,00 Verkopen supplementaire controle 5.875,00 0,00 0,00 0,00 Vergoeding inspectie-instellingen 4.312, , , ,00 Administratieve kostenrekening , , , ,00 Aanmaningskosten 1.260,00 0,00 0,00 0,00 Uitzonderlijke opbrengsten 3.573,72 0,00 0,00 0,00 Doorgefactureerde opbrengsten ,00 0,00 0,00 0,00 Financiële opbengsten 3.506,67 500, ,06 0,00 Werkingskosten supplementaire controle 6.000, , ,00 0,00 Ter beschikkinggestelde personeelsleden VLAM ,06 0,00 0,00 0,00 Kosten , , , ,00 Controlekosten ,00 0, ,00 0,00 Controlekost melkerijen 0,00 0,00 0,00 0,00 Kosten onaangekondigde controle 0,00 0,00 0,00 0,00 Kosten supplementaire controle 6.565,00 0,00 0,00 0,00 Certificatiekosten 309,14 0, ,26 0,00 Kosten bankverrichtingen 877,07 0,00 451,80 0,00 Belastingen en taksen 0,00 30,00 0,00 30,00 Algemene Vergadering 1.568, , , ,00 Bestuurskosten 2.400, , , ,00 Verzekering bestuurders 1.745, , , ,00 Kilometervergoedingen 1.502, , , ,00 Personeelskost PVV 4.083,00 0,00 0,00 0,00 Doorgefactureerde kosten AXI ,07 0,00 0,00 0,00 Vergadering intermedaire DMM 0,00 0,00 0,00 0,00 DMM & XML uitwisseling 0,00 0,00 0,00 0,00 Platform lastenboek beheerders 0,00 0,00 0,00 0,00 Website 0,00 0,00 72,00 0,00 Voorzieningen uitgestelde controles ,00 0,00 0,00 0,00 Terugname voorzieningen 0,00 0,00 0,00 0,00 Uitzonderlijke kosten 3.828,90 0, ,00 0,00 Publicatie staatsblad 9,36 200,00 103,00 200,00 Niet-aftrekbare BTW 0,00 0,00 307,96 0,00 Ter beschikkinggestelde personeelsleden VLAM ,06 0,00 0,00 0,00 Operationeel resultaat 7.557, , , ,00 Uittredingsvergoeding personeelsleden VLAM 0, ,00 0,00 0,00 Afrekening MCC - inspectie-instellingen ,00 Winst of verlies van het boekjaar 7.557, , , ,00 Jaarverslag 2015 IKM-Vlaanderen vzw 19/20

20 Bijlage 2 In deze tabel zijn de kengetallen van de certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen samen gebracht. Certificatieoverzicht Bedrijven aangeschreven Toetredingen 3 9 Periodiek Stopzetting Bedrijven gecertificeerd Bedrijven gecertificeerd 3J Bedrijven gecertificeerd 18M Definitief afgekeurd Generiek onaangekondigde controles Gepland Uitgevoerd Openstaande 1 3 Uitstel 7 4 Stopzetting 0 6 Termijn opdracht II - bezoek (maand) 2,88 2,57 Bedrijven met uitstel Toetreding 1 0 Periodiek Tussentijdse controle (na 18M) 1 4 Aantal uitgereikte certificaten Aantal controles/uitgereikt certificaat 9,19 9,52 Totaal aantal melkveehouders marktdekking 101% 101% Totaal aantal controles in in in in in in in Uitgevoerd door : SGS Quality Partner Comité du Lait Certalent Jaarverslag 2015 IKM-Vlaanderen vzw 20/20