Jaarverslag van de interne audit Raadgevend Comité 22 juni 2011

Transcriptie

1 Federaal Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen Jaarverslag van de interne audit Raadgevend Comité 22 juni 2011 Guy Mommens

2 Jaarverslag 2010 Opbouw van het document: 1. Woord vooraf door voorzitter Dhr Diricks 2. Definitie en doelstellingen 3. Actoren interne audit : Samenstelling comité : plaatsvervangers (V. Bert-UNIZO en A. Meirsman-OIVO) Auditcel : nieuwe auditor (Bernard Marchoul) in opleiding + deelname FVO-meeting Pool van auditoren : experten NICE + beroep op externe voor ISO 9001, EMAS, ISO Certificering/accreditatie ISO 9001, 17020, en EMAS 5. Realisatie auditprogramma

3 Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (1) Audits ISO 9001 : 16 van de 16 geplande audits werden gerealiseerd. Beheer van DMO s in de alle PCE s met uitzondering van Vlaams-Brabant (gebeurde reeds in 2009) Diverse processen op het Hoofdbestuur: DG Laboratoria centraal, erkenning OCI s, juridische geschillen, boekhouding, secretariaat Wet. Com., Logistiek Audits ISO (Labo s) : 26 audits allemaal uitgevoerd door Q-team van het Bestuur Laboratoria, zowel voor het kwaliteitsmanagementsysteem als technische audits. Audits ISO (Distributie) : door IAQP in 10 PCE s 3

4 Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (2) 5 EMAS- en 5 OHSAS-audits : - In elk laboratorium van het FAVV Operationele audit : - oefening traceerbaarheid Pluimveekolom - controle vooroogst door erkende instellingen (optioneel, uitgesteld naar maart 2011) 14 van de 16 geplande opvolgingsaudits uitgevoerd - 12 opvolgingsaudit voor audits uitgevoerd in 2007, 2008 en opvolgingsaudits betreffende EMAS (Hoofdbestuur en PCE Waals-Brabant) - 2 geplande opvolgingsaudits werden uitgesteld naar 2011 (certificering en heffingen) 4

5 Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (3) Gerealiseerde KPI s KPI Binnen termijn Objectief Realisatie Uitvoeren gepland auditprogramma 80% 95,50% Opstellen draftrapport 0-4 weken 70% 60% Opstellen finaal rapport na opmerkingen 4-8 weken 100% 82,50% > 8 weken 0 17,50% (7) 0-2 weken 70% 92,50% 2-4 weken 100% 92,50% > 4 weken 0 7,50% (3) 5

6 Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (4) Toelichting bij KPI s : Bijna alle geplande audits werden uitgevoerd. Twee opvolgingsaudits g werden uitgesteld door bijkomend niet-gepland werk in het eerste semester. De streeftermijnen inzake rapportering werden in 2010 niet helemaal l bereikt. Belangrijkste redenen zijn: Het ontbreken van een diensthoofd in de eerste 3 maanden van Een zeer ambitieuze planning, waar bepaalde audits meer tijd gevraagd hebben dan voorzien (bv. Audit DMO s). Voor enkele audits werd, ter voorbereiding van de Belac-audit, de scope aanzienlijk uitgebreid (bv. bijkomende audit op kalibratie van thermometers en centraal Q-systeem). In 2010 kon de interne audit weinig tot geen beroep doen op administratieve ondersteuning, wat de werklast verhoogde. Er werd geopteerd om zoveel mogelijk geplande audits uit te voeren in plaats van audits te schrappen en zo wel de KPI s te halen. 6

7 Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 ISO 9001 : Het principe van interne audit is ingeburgerd Processen die extern zullen geauditeerd worden zijn gedocumenteerd (procedures, oplijsten van afwijkingen/klachten, ) KPI zijn gedefinieerd Communicatiestromen zijn meer gekanaliseerd De opvolging van corrigerende acties wordt evenwel niet altijd verzekerd. De omkadering van personeel (ontwikkelcirkels, vervangingen, opleidingsmatrix, i evaluaties) is nog niet optimaal Externe audit : toezicht fase I OK, uitbreiding fase II OK => 75% van de activiteiten HB FAVV onder certificering 7

8 Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (2) ISO en DG LABO In 2010 overgestapt op 1 systeem voor de 5 labo s : 1 dossier Belac Sterke validatiedossiers beproevingen Kalibraties, dispatching, opleidingen, ringtesten worden opgevolgd Aanpassingen allerhande documenten kunnen sneller Reactiviteit voor uitbreidingen matrices en methodes Externe audit : accreditatie Belac OK voor beide normen 8

9 Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (3) EMAS Dossier ingediend voor FSC, WBR en 3 labo s Niet altijd conformiteit met wetgeving (vergunning, afvalstromen, evacuatieoefening) Prestatieobjectieven en worden opgevolgd, olgd communicatie naar eenieder Externe audit : 1 ste registratie EMAS voor FSC, WBR en Melle, labo s Gentbrugge en Gembloux in verificatiefase 9

10 Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (4) ISO Distributie De auditresultaten tonen een grote evolutie in de organisatie van de sector DIS over het jaar Heel wat nieuwe procedures en werkinstrumenten werden ontwikkeld en gestandaardiseerd. Belangrijkste opmerkingen : gebruik van lokale documenten, werking dispatching, nemen van maatregelen op het terrein, kalibratie thermometers, opvolging hercontroles, navolging objectieven voor de PCE s. De meeste van deze aanbevelingen zijn weggewerkt voor de externe audit. Et Externe audit : non-conformiteit voor fi frigoboxen (validatiestudie gevraagd), na actieplan accreditatie behaald 10

11 Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (5) Opvolgingsaudits Nieuwe aanpak voor aanbevelingen die langere tijd openstaan : deze punten werden meegenomen in een algemene opvolgingsaudit voor het Hoofdbestuur van DG Controle en voor DG Controlebeleid. Veel punten werden hierbij afgesloten. Algemene resultaten van de uitgevoerde opvolgingsaudits: 90% van de aanbevelingen werden afgesloten; 8% van de aanbevelingen worden als in uitvoering beoordeeld; 1% werd anders geformuleerd, zodat de aanbeveling de huidige situatie beter weergeeft; voor 1% waren nog (bijna) geen acties genomen. Voor een groot aantal aanbevelingen werd nog geen opvolgingsaudit uitgevoerd. Verschillende diensten hebben initiatieven iti genomen om de uitvoering van de aanbevelingen en bijhorende acties van nabij op te volgen zonder te wachten op een nieuwe audit. Dit is een zeer positieve evolutie. 11

12 Jaarverslag 2010 Hfdst 8 : Auditprogramma 2011 met adviezen auditcomité Hfdst 9 : Conclusies : Het continu verbeteren is een proces dat ingeburgerd is in het FAVV Klaar voor verder stappen : ISO 9001 voor hele Hoofdbestuur, ISO voor de 3 sectoren in buitendiensten, EMAS voor het gehele FAVV Op federaal vlak : standpunt ACFO inzake centrale auditdienst, derogatie bevoegdheden 12