Programma Archief 2020, atelierbaas, onderwijsinstellingen, praktijkorganisaties en - professionals v1.1 definitief

Transcriptie

1 Projectplan Atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening Erika Hokke, 14 september 2015, versie 1.1 definitief versie actie verspreiding v01 Opzet projectplan Instellingen PAOO v02 Reactie instellingen PAOO verwerkt BHIC, RHC- Eindhoven, SA Rotterdam v03 Reactie BHIC, RHC- Eindhoven, SA Rotterdam verwerkt. Resultaten van bijeenkomst op 15 juli verwerkt in hoofdstuk 2. Onderwijsorganisaties en praktijkorganisaties v04 Opmerkingen verwerkt, par 2.2 herschreven Programma Archief v1 Opmerkingen Archief 2020 verwerkt, opmerkingen praktijkorganisaties verwerkt Programma Archief 2020, atelierbaas, onderwijsinstellingen, praktijkorganisaties en - professionals v1.1 definitief Definitieve samenstelling atelierorganisatie. Redactionele verbeteringen. Vastgesteld in stuurgroep atelier DOD d.d Stuurgroep Atelier DOD, programma Archief 2020, deelnemende organisaties (praktijk, onderwijs) en deelnemende professionals. Inhoudsopgave 1 Een nieuw atelier Inleiding Ateliers als omgeving voor onderwijs en onderzoek Leerervaringen ateliers AO en DS en verwerking daarvan in atelier DOD Leeswijzer Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening Aanleiding Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening Invalshoeken en onderzoeksprojecten Verbindende en verdiepende vragen Voor wie is het onderzoek interessant? Verwante initiatieven / relaties met andere initiatieven en projecten Inrichting van het atelier Betrokken organisaties Sturing van het atelier Projectstructuur Evaluatie van het atelier Planning uitvoering atelier Planning Activiteiten fase 1 Denken en Plannen Activiteiten fase 2 Doen en Delen Activiteiten fase 3 Evalueren en Borgen Communicatie en kennisdeling Begroting Bijlagen Bijlage 1 Conclusies evaluatie ateliers AO en DS... 20

2 1 Een nieuw atelier 1.1 Inleiding In 2014 hebben de archiefopleidingen van de Hogeschool van Amsterdam, de Universiteit van Amsterdam en de Reinwardt Academie in samenwerking met de archiefopleiding van de Universiteit Leiden een nieuwe vorm van onderzoek en onderwijs geïntroduceerd: het Atelier. In een atelier werken studenten en docenten van deze opleidingen samen met professionals vanuit de praktijk en (externe) experts aan het oplossen van vragen die leven in het archief- en informatiedomein. Na een positieve evaluatie van de eerste ateliers wordt in een nieuw atelier ingericht. Het thema is de Digitale Onderzoeksomgeving en Digitale Dienstverlening. Dit nieuwe atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening (hierna atelier DOD) is een samenwerking tussen de volgende opleidingen, praktijkorganisaties en zelfstandig professionals: Hogeschool van Amsterdam, Universiteit van Amsterdam, de Reinwardt Academie, de Universiteit Leiden Brabants Historisch Informatie Centrum, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, Stadsarchief Rotterdam, Nationaal Archief, RKD, gemeentearchief Ede, Gelders Archief, Archief De Domijnen Sittard- Geleen, Zeeuws Archief, RHC Limburg, D. Hertogs, M.C. Engels. Dit projectplan beschrijft de opzet en uitvoering van dit nieuwe atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening. Dit projectplan heeft de volgende doelen: Het ondersteunt de besluitvorming bij de onderwijsinstellingen en praktijkorganisaties over de aanpak, planning, begroting en inzet van mensen en middelen in dit atelier; Het beschrijft de activiteiten van de studenten, docenten en professionals die als onderzoeker deelnemen aan het atelier en van de projectleider ( atelierbaas ) en communicatiemedewerker die het atelier organiseren; Het vormt de basis voor een verzoek vanuit de onderwijsinstellingen en praktijkorganisaties aan programma Archief 2020 tot co- financiering van dit atelier; Het vormt de basis voor de evaluatie van dit atelier medio Dit projectplan is opgesteld in opdracht van programma Archief 2020 en het Platform voor Archiefonderwijs en onderzoek (PAOO). Ter voorbereiding van het projectplan zijn verschillende bijeenkomsten gehouden met vertegenwoordigers van de opleidingen en de praktijkorganisaties. Het projectplan bouwt voort op de ervaringen die in zijn opgedaan binnen de ateliers Actieve Openbaarheid van Wabo- dossiers en Documenteren van de Samenleving. 1.2 Ateliers als omgeving voor onderwijs en onderzoek Karakteristiek van een atelier Een atelier is een nieuwe vorm voor onderwijs en onderzoek. Kenmerkend voor een atelier is de samenwerking tussen beginnend beroepsbeoefenaren (studenten en alumni), ervaren onderzoekers (docenten) en praktijkdeskundigen (professionals) bij het formuleren en toetsen van oplossingen voor concrete vraagstukken die leven in het archief- en informatiedomein en het actief verspreiden van de antwoorden. De vraagstukken zijn actueel, raken meerdere disciplines, zijn nog niet (volledig) opgelost en worden voorgedragen door organisaties uit het 1

3 werkveld. In deze samenwerking en actieve kennisdeling verschilt een atelier van een regulier project binnen een organisatie of van een reguliere module of stage/scriptie in een opleiding Inrichting en fasering van een atelier In is vastgesteld dat een atelier drie fasen doorloopt: denken en plannen; doen en delen en tot slot evalueren en borgen. Schematisch: Fase 1 Denken en plannen Wie? Een docent, student, professional of beoogd Atelierbaas, in opdracht van PAOO en praktijkorganisatie. Wat? Probleemgebied in kaart brengen, vraagstelling uitwerken, oplossingen suggereren; Werving onderzoekers. Planning mensen en middelen fase 2. Hoe? Actieve sessies met praktijkorganisaties en opleidingen Voorlichting aan studenten en professionals Resultaat? Onderzoeksplan om in fase 2 uit te voeren Sturing? PAOO en praktijk- organisatie: opdrachtgever Fase 2 Doen en delen Groepjes onderzoekers (studenten, docenten en professionals). Externe experts. Onderzoek doen conform onderzoeksplan; Externe experts betrekken; Conclusies en adviezen formuleren; Instrumenten opstellen; Resultaten presenteren Afhankelijk van gekozen onderzoeksmethodiek Kennisdeling via blog, open ateliers, expert meetings, masterclasses, symposium Conclusies en adviezen Concreet toepasbare instrumenten voor opdrachtgever en hele veld Tussentijdse kennisdeling Eindsymposium PAOO en praktijk- organisatie: opdrachtgever Atelierbaas: coördinatie, organisatie, bewaker van deadlines en doelstellingen Fase 3 Evalueren en borgen De Atelierbaas (met input van de onderzoekers) Procesmatige evaluatie van het Atelier Inhoudelijke evaluatie Atelier resultaat Verdere verspreiding resultaten: in onderwijs en bij praktijkorganisaties Verslag opstellen Onderwijsmateriaal maken Publicatie(s) maken en presentatie(s) geven Organisatorische en financiële verslaglegging; Verspreiding van de resultaten. PAOO : opdrachtgever Een atelier start met de fase van denken en plannen. In deze fase staat het definiëren van het vraagstuk en het bepalen van mogelijke oplossingsrichtingen centraal. Dit is nadrukkelijk geen theoretische exercitie vanuit een ivoren- toren, maar een actief proces waarbij in overleg met verschillende stakeholders, waaronder de atelierpartners, richting gegeven wordt aan het onderzoek. Het actief werven van onderzoekers (studenten van de onderwijsinstellingen, professionals in het werkveld) en het benaderen van experts die hun expertise toe kunnen voegen aan het atelier vindt ook plaats in deze fase. Ook wordt de projectleider / Atelierbaas van het atelier benoemd. De fase van denken en plannen levert dus een onderzoeksplan voor de tweede fase, met als kern: Wat is het vraagstuk, wat gaan we doen, hoe pakken we het onderzoek aan, wat leveren we op? Welke onderzoekers en experts doen er mee? Welke middelen en faciliteiten zetten we in? In de tweede fase staat het doen en delen centraal. Er wordt uitvoering gegeven aan het onderzoeksplan. Over de voortgang wordt actief gecommuniceerd via blogs (of andere digitale communicatiemiddelen) en via Open ateliers, bijeenkomsten waar iedere geïnteresseerde bij aanwezig kan zijn. Samen met de KVAN wordt een masterclass georganiseerd. Aan het eind van de tweede fase vindt een symposium plaats, waar de resultaten van het atelier worden gepresenteerd. 2

4 De derde fase is gericht op evaluatie en borging van het atelier. Evaluatie betreft zowel de organisatorische en financiële als de inhoudelijke evaluatie van het atelier en het afleggen van verantwoording aan opdrachtgever PAOO, betrokken praktijkorganisaties en financiers. Borging richt zich op het verspreiden van de resultaten van het atelier, via presentaties en publicaties, cursussen, onderwijsmateriaal, etc. Voor de hand ligt om voor het verspreiden van de resultaten contact te zoeken met de Stichting Archiefpublicaties en met de verschillende beroepsverenigingen in het archief- en informatiedomein (minimaal KVAN, SOD, NVBA, KNVI). Onderdeel van evaluatie en borging is ook het bepalen van de vraagstukken voor eventueel vervolgonderzoek. Dit vervolgonderzoek kan uitgevoerd worden in een nieuw atelier, maar kan ook een startpunt zijn voor scripties van individuele studenten. 1.3 Leerervaringen ateliers AO en DS en verwerking daarvan in atelier DOD In zijn als pilot twee ateliers uitgevoerd: Documenteren van de Samenleving (DS) en Actieve Openbaarheid (AO). De centrale vraag binnen het atelier DS was Wat is de rol van de archivaris in een samenleving die zichzelf documenteert? En hoe kan de archivaris die rol vormgeven? Dit atelier DS werd uitgevoerd door de studenten en docenten van de UvA, HvA, Reinwardt Academie en Universiteit Leiden en praktijkprofessionals van het Stadsarchief Amsterdam, archief Eemland, Groene Hart archieven en Imagine IC. In het atelier Actieve Openbaarheid van WABO- dossiers werkten de opleidingen samen met de praktijkorganisaties Stadsarchief Rotterdam, DCMR Milieudienst Rijnmond, Noord- Hollands Archief en Waterschap Brabantse Delta. Het atelier AO richtte zich op de vraag Wat houdt het bestuurlijke begrip actieve openbaarheid precies in als het gaat om WABO- dossiers, en is deze actieve openbaarheid en toegankelijkheid te realiseren? De beide ateliers zijn in maart 2015 geëvalueerd. 1 : De conclusie van de evaluatie is opgenomen in bijlage 1. Uit de evaluatie zijn als sterke punten van het atelier benoemd de kennisuitwisseling via een brede inzet van werkvormen (o.a. debat, scrums, betrekken van externen) en communicatiekanalen (website, nieuwsbrief, sociale media, bijeenkomsten, artikelen in vakbladen, workshops en lezingen in andere omgevingen, slotpublicatie). Een atelier biedt de mogelijkheid tot netwerken, kennis delen en inspiratie op doen. het betrekken van de buitenwereld bij het atelier. In de ateliers DS en OA zijn diverse crossovers gerealiseerd. De volgende punten vragen aandacht bij de uitvoering van het volgende atelier: Aandacht voor digitale kennisuitwisseling. Uit de evaluatie bleek een goede kennisuitwisseling tijdens de bijeenkomst, maar geconstateerd werd dat de digitale uitwisseling nog erg zendend van aard was. In het nieuwe atelier wordt daarom sterker ingezet op online interactie, als vervolg op de bijeenkomsten of ter voorbereiding van bijeenkomsten. Dit is in deze planfase al direct ingevoerd: Theo Thomassen heeft ter voorbereiding van de atelierbijeenkomst van 15 juli jl. een discussie geopend over de werkdefinitie van Digitale Onderzoeksomgeving. Hierop is veel gereageerd. Een dergelijke online discussie betrekt meteen weer een breder publiek bij het atelier. Net als offline discussies vergt dit wel aandacht en eventueel moderatie. (kennisuitwisseling online) Aandacht voor het gezamenlijk werken aan complexe vraagstukken en het bereiken van resultaten. Dit vergt niet alleen inzet door studenten, maar ook van docenten en praktijkprofessionals. (kennisontwikkeling en tijdsinvestering) 1 Zie Nancy van Asseldonk Evalutie Archiefateliers (Amsterdam, 2015) via : content/uploads/2015/06/evaluatierapport- Ateliers- Archief2020_ pdf 3

5 Aandacht voor de verwachtingen die bij onderwijsinstellingen en praktijkorganisaties leven over het doel en resultaat van het atelier. Gaat het om een resultaatverplichting (bijvoorbeeld het opstellen van concrete handvatten en richtlijnen) of om bewustwording of het in gang zetten van een veranderproces? Product of proces? (verwachtingenmanagement) Aandacht voor de inrichting van de maandelijkse bijeenkomsten van het atelierteam. Hoe kan in bijeenkomst zowel verdieping van het eigen onderzoek als verbreding worden gerealiseerd? (innovatie onderwijs en onderzoek) Aandacht voor het betrekken van andere disciplines bij de uitvoering van het onderzoek, zodat er meer crossovers en innovatie gerealiseerd wordt. (interdisciplinariteit en innovatie) Deze aandachtspunten zijn op de volgende manier verwerkt in het nieuwe atelier: 1. Voorlichting over het atelier is een belangrijk element. Met betrokken praktijkorganisaties en onderwijsinstellingen zijn afspraken gemaakt over de deelname van medewerkers als onderzoekers in het atelier. Gezamenlijk is bepaald welke onderzoeksprojecten worden uitgevoerd, wat het beoogd resultaat is en hoe het onderzoek wordt uitgevoerd. Ook is afgesproken dat deelnamen aan het atelier een inzet van minimaal 0,1 fte (= 160 uur) betekent. 2. In het voortraject is met de deelnemers besproken dat het atelier concrete resultaten wil opleveren, maar dat bewustwording, leren en het in gang zetten van veranderingen ook resultaten van het atelier zijn. In de onderzoeksplannen wordt per onderzoeksproject expliciet vastgelegd welke resultaten worden beoogd. De eerste formulering van de resultaten is gedaan tijdens de bijeenkomst op 15 juli. 3. Voor de maandelijkse bijeenkomsten van het atelierteam wordt meer tijd gereserveerd. De bijeenkomsten worden gehouden op maandag, zodat de leden van het atelierteam deel kunnen nemen aan het college Vergelijkende archiefwetenschap van de UvA master Archiefwetenschap. Dit college zorgt voor (theoretische) verdieping van het centrale vraagstuk. De verbreding wordt gerealiseerd door experts uit andere disciplines en uit het buitenland uit te nodigen. 4. Tussen de bijeenkomsten van het atelierteam wordt Archief20.org gebruikt voor online uitwisseling van ideeën. 5. De tijd voor het opstellen van dit projectplan was te kort om voor de start van het atelier al andere disciplines te betrekken in het onderzoek. Maar er zijn al wel contacten gelegd en er is naar verbinding gezocht. Wat we daarbij niet in de hand hebben, is de benodigde financiering waarom derden vragen (zie bv. de vraag van Suzan Verberne). Interdisciplinariteit en innovatie zijn nu als deelvragen opgenomen in het atelier. Te weten: Wat is de stand van zaken (en zou dus al ingevoerd kunnen worden) en wat zijn vervolgstappen? Wat kan/moet gezamenlijk of generiek ontwikkeld, wat kan/moet regionaal/lokaal/speficiek worden ontwikkeld? Welke andere disciplines houden zich met dit vraagstuk bezig (ICT, marketing, etc), wat is daar de stand van zaken en hoe betrekken we de ervaringen van die andere disciplines? 1.4 Leeswijzer Hoofdstuk 2 van dit projectplan werkt het inhoudelijk vraagstuk van dit atelier verder uit. Dit hoofdstuk vormt de opmaat voor het onderzoeksplan dat in de eerste fase van het atelier geschreven wordt. Hoofdstuk 3 en 4 beschrijven de inrichting en uitvoering van het atelier. Hoofdstuk 5 gaat in op de communicatie en kennisdeling. De begroting van dit atelier is opgenomen in een separaat document. 4

6 2 Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening 2.1 Aanleiding Op 23 maart jl. organiseerden Luud de Brouwer, Martin de Bruijn, Sjors van den Hombergh, Janna Leguijt, Jantje Steenhuis, Jeroen Trispel en Christian van der Ven een inspiratiedag over digitale klantenkunde. De organisatoren poneerden in hun uitnodiging een aantal stellingen, onder andere de stelling dat archiefdiensten hun studiezaalbezoekers wel goed kennen, maar dat de kennis van de digitale klanten te wensen over laat. En de stelling dat archiefdiensten wel werk maken van digitale dienstverlening, maar dat de digitale studiezaal meestal beperkt is tot een aanbod van gedigitaliseerde toegangen en scans van analoge archiefstukken. Ruim 150 mensen namen deel aan de bijeenkomst. Vier sprekers kwamen tijdens de dag aan het woord: Theo Thomassen (Universiteit van Amsterdam) sprak over de digitale historische werkplaats tien jaar later en de rol van de archivaris in de digitale studiezaal (zie thomassen- over- online- onderzoeksomgevingen- en- echte- samenwer ) Monika Lechner (DEN) presenteerde een overzicht van platforms en community s en stelde de vraag waarheen, waarvoor en wat levert het eigenlijk allemaal op? Pieter Voogt (PauwR Online Marketing) ging in op de kracht van analytics en wat je via web statistics over digitale bezoekers te weten kunt komen Suzan Verberne (Radboud Universiteit Nijmegen) legde uit hoe mensen zoeken en hoe we zoeksystemen kunnen ontwikkelen die daarbij aansluiten (zie verberne- over- zoeksystemen- systeemgebruikers- en- gebruikerso) Tijdens de bijeenkomst werd een aantal werkgroepen geformeerd. Eén van de werkgroepen besloot het onderwerp digitale onderzoeksomgeving verder uit te werken. Vanuit deze werkgroep is het atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening ontstaan. 2.2 Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening Het atelier richt zich op de verdere vormgeving van de digitale onderzoeksomgeving en digitale dienstverlening. Na een online discussie op archief 2.0 met aansluitend een verdiepende discussie tijdens de bijeenkomst van het atelierteam op 15 juli is een eerste werkdefinitie 2 van Digitale Onderzoeksomgeving vastgesteld: Een digitale onderzoeksomgeving is het digitale deel van het informatiesysteem dat door archiefbeherende instellingen wordt ingericht om een optimaal gebruik van archieven en collecties mogelijk te maken. 3 De vraag die in dit atelier centraal staat is : Hoe kunnen archiefbeherende instellingen een digitale onderzoeksomgeving, in relatie tot een fysieke onderzoeksomgeving, zodanig ontwikkelen, dat deze onderzoeksomgeving aansluit bij de wensen en het zoekgedrag van onderzoekers en de eigenheid van archieven en andere collecties? 2 NB. Een werkdefinitie is een afspraak wat ergens binnen een bepaalde context onder verstaan wordt. De context is hier het atelier, de werkdefinitie geeft aan wat we binnen het atelier gedurende de uitvoering van het onderzoek verstaan onder Digitale Onderzoeksomgeving. 3 Voor de eerste definitie, de reacties en de definitieve werkdefinitie zie noemen- we- een- digitale- onderzoeksomgeving?id=792394%3atopic%3a94901&page=1#comments 5

7 2.3 Invalshoeken en onderzoeksprojecten Tijdens de eerste bijeenkomst van het (beoogd) atelierteam op 17 juni is geconstateerd dat het centrale thema vanuit verschillende invalshoeken te benaderen is. Er zijn vijf invalshoeken gedefinieerd. Dit zijn: (1) Archieven/collecties en hun eigenheid Deze invalshoek stelt de eigenheid van de verschillende archiefstructuren en andere collecties centraal en stelt de vraag hoe deze eigenheid een functionele rol kan krijgen in een digitale onderzoeksomgeving. Archiefcollecties onderscheiden zich van andere online collecties onder meer door hun hiërarchische opbouw en relaties tussen de verschillende bestanddelen en beschrijvingen van een collectie. Bovendien door het begrip dat onderzoekers moeten hebben van de context van een enkel bestanddeel om het volledig te kunnen begrijpen en ook het feit dat het in de meeste gevallen nog slechts om online beschrijvingen van de collecties en bestanddelen gaat en niet om de collecties zelf. Dit levert problemen op in combinatie met traditionele online zoekstrategieën of gebruik van zoekmechanismen waarmee gebruikers bekend zijn, zoals zoeken met Google. Zoeken naar informatie in archiefcollecties kan doorgaans alleen door te zoeken naar beschrijvingen van die collecties en de bestanddelen daarin - de informatie zelf zit als het ware verborgen in een deep web van fysieke collecties - en gevonden bestanddelen worden zonder al te veel context als zoekresultaat gepresenteerd. Dit springt het meest in het oog bij de zogenoemde stukken van algemene aard, denk aan series notulen, correspondentie, resoluties en zo meer. Door hun algemene beschrijvingen is de informatie in dergelijke bestanddelen nauwelijks vindbaar als niet gezocht wordt via de context ervan. Als de toegankelijkheid van archieven in het algemeen al niet aansluit bij de manier waarop mensen online (onder)zoeken, dan geldt dit voor deze algemene series in het bijzonder. In relatie hiermee nog een bijzondere discrepantie: het ene archief toegankelijk maken is indirect het andere een stukje ontoegankelijker maker. Vermoedelijk zijn daar vooralsnog met name deze seriële bronnen slachtoffer van. Hoe helpt de digitale onderzoeksomgeving onderzoekers bij het kiezen of leren van de verschillende zoekstrategieën die behulpzaam zijn bij het zoeken naar en vinden van (verschillende) archieven, rekening houdend met en misschien zelfs gebruik makend van hun eigenheid, hun structuur en hun context? En hoe kan alle hulp die archieven hiervoor nu al beschikbaar (en vaak online) hebben (inventarissen, onderzoeksgidsen etc.) binnen de onderzoeksomgeving gekoppeld en op relevante momenten en plekken gebruikt, gepresenteerd en beschikbaar worden gemaakt? (2) Onderzoekers en hun wensen en verwachtingen Een tweede invalshoek zet de onderzoeker centraal. Wat zijn de wensen en verwachtingen van gebruikers ten aanzien van onze digitale zoeksystemen voor (digitale) archieven, archiefbeschrijvingen en andere informatie? En hoe is het zoekgedrag van gebruikers in diezelfde zoeksystemen. Is het mogelijk aanbevelingen te doen om zoeksystemen binnen de digitale onderzoeksomgeving niet alleen aan te laten sluiten bij (en waar mogelijk actief te laten reageren op) de wensen en verwachtingen van gebruikers, maar ook bij hun echte zoekgedrag? We gooien elkaar bovendien steevast dood met meningen over zoekgedrag die we baseren op, ja, op wat eigenlijk? Willen mensen echt zoeken door alles of denken ze dat alleen maar en gebruiken ze in de praktijk toch liever gewoon specifieke zoekingangen? Doen we onderzoekers echt een plezier met losse zoekresultaten vanuit de archieven omdat dit zo lekker bij Google aansluit of vinden ze meer en beter op basis van hiërarchisch ingerichte zoekresultaten? Kortom: praktijkonderzoek om feit en fictie uit te sluiten, mede gebaseerd literatuur, op logbestanden en gebruikersonderzoek in plaats van meningen en veronderstellingen. Kwalitatief (en misschien ook wel kwantitatief) 6

8 onderzoek naar wat gebruikers willen en verwachten, en kwantitatief (en misschien ook wel kwalitatief) onderzoek naar wat ze in de praktijk doen. Allereerst zal echter de vraag beantwoord moeten worden om welke gebruikers het hier gaat: de traditionele diepgraver, of eigenlijk iedereen met een vraag, van de wetenschapper die een complex archiefonderzoek start tot de grasduinende buurvrouw die een oude foto van haar straat wil hebben? Of volgt beantwoording van deze vraag gaandeweg het onderzoek, door verschillende doelgroepen of gebruikersprofielen te benoemen of misschien zelfs door log data benoemd te laten worden? Hoe wenselijk en mogelijk is het als onze zoeksystemen op basis van wensen en zoekgedrag profielen van gebruikers samenstellen en daarop anticiperen wat zoeken en presenteren van resultaten betreft? (3) De Hulpmiddelen Een derde invalshoek kijkt naar een digitale onderzoeksomgeving vanuit de hulpmiddelen die daarin aangeboden kunnen worden. De ondersteuning van het onderzoek in een digitale onderzoeksomgeving staat centraal. Hoe kunnen onze gebruikers gefaciliteerd worden in het integraal raadplegen van onze bronnen? Hoe geven we de raadpleging van de digitale collectie Nederland vorm? Hoe biedt je dit op het juiste moment op het juiste niveau? Wat kunnen we gezamenlijk aanbieden en wat niet? Wat bestaat al aan hulpmiddelen, hoe kunnen we die aanbieden? Hoe verleiden we onderzoekers eigenlijk om onderzoek te doen in de archieven en collecties, of om hulpmiddelen te gebruiken bij het onderzoeken. Is een experimenteeromgeving of een lab daarvoor een alternatief? En wat bieden nieuwe technologieën, zoals e- discovery en nudging? (4) De professional De vierde invalshoek zet de professional centraal en stelt de vraag of de professional een rol heeft in een digitale onderzoeksomgeving. Naarmate de onderzoeksomgeving digitaler wordt, dreigt het persoonlijke, menselijke aspect binnen de dienstverlening te verdwijnen. Hoewel persoonlijke aandacht steeds belangrijker wordt, wordt het online schaarser. Individuele hulp door mensen op de studiezaal wordt online vervangen door gerobotiseerde vraag- en- antwoordsystemen. Is het mogelijk om de mens volledig te verbannen uit een digitale onderzoeksomgeving? En als het mogelijk is, is het wenselijk? Stel dat er wel een rol blijft voor menselijke professionals, wat is deze rol dan? Hoe brengen we dan de meest sterke punten van de fysieke omgeving, de mensen, terug in de virtuele ruimte? Welke vormen van persoonlijke ondersteuning hebben gebruikers van de digitale onderzoeksomgeving nodig (bijvoorbeeld bij het vinden en duiden van authentieke bronnen) en hoe kunnen wij daarin faciliteren (bijvoorbeeld via webcare)? En wat betekent dit dan voor de competenties en rol van deze professionals? Hoe kunnen zij zich ontwikkelen? (5) Digitale Onderzoeksomgeving De vijfde invalshoek bestudeert de digitale onderzoeksomgeving als een systeem met componenten, onderdeel van grotere systemen. Het is het digitale deel van het informatiesysteem dat door archiefbeherende instellingen wordt ingericht om een optimaal gebruik van archieven en collecties mogelijk te maken. Waar zou een digitale onderzoeksomgeving uit moeten bestaan? En hoe verhoudt deze digitale onderzoeksomgeving zich tot het internet, de laptop van de onderzoeker, de fysieke studiezaal van de archiefdienst, of andere onderzoeksomgevingen? Welke ontwikkelingsperspectieven er zijn en wat kunnen archiefinstellingen hieraan bijdragen. Hoe onderzoeken onderzoekers nu al digitaal en in welke onderzoeksomgeving in de breedste zin van het woord? Platformen, tools, werkprocessen (verrijken van materiaal? delen van resultaten? interactie met anderen?) en benodigdheden (hulp/middelen)? Hoe past onze - of ons stukje- onderzoeksomgeving daarin? Bouwen we een website of een browserplugin? Wat heeft de onderzoeker digitaal aan omgeving van ons nodig? En hoe kunnen we daarop inspelen? 7

9 Deze invalshoek is enerzijds overkoepelend over de andere vier invalshoeken, anderzijds een zelfstandig vraagstuk omdat het kijkt naar het geheel en de samenstellende delen. Uit het antwoord op deze vragen volgt een architectuur, een maquette en/of een (gezamenlijke) pakket aan functionele eisen voor onze bijdrage aan de digitale onderzoeksomgeving. Tijdens de tweede bijeenkomst op 15 juli zijn per thema voorlopig 1 of 2 onderzoeksprojecten gedefinieerd: (1) Archieven/collecties en hun eigenheid (2) Onderzoekers en hun wensen en verwachtingen (1)Onderzoek naar het beschikbaar stellen van serie archieven in een digitale onderzoeksomgeving : hoe kunnen we het gebruik van serie- archieven en de toegangen op serie- archieven in een digitale onderzoeksomgeving verbeteren? Bij dit thema zijn 2 onderzoeksprojecten gedefinieerd : (2a) Onderzoek naar behoeften en wensen van onderzoekers : is het mogelijk een set generieke wensen/behoefte van onderzoekers te formuleren? (2b) Analyseren van online zoekgedrag NB. Voor dit onderzoek wordt overleg gevoerd met S. Verberne van de Radboud Universiteit en programma Archief Bij financiering kan dit onderzoek doorgaan. (3) De Hulpmiddelen Bij dit thema zijn 2 onderzoeksprojecten gedefinieerd : (3a) Onderzoek naar hulpmiddelen (uitgaande van een thema) : welke hulpmiddelen zijn er, hoe zijn ze te optimaliseren en te presenteren in een Digitale Onderzoeksomgeving? (3b) Onderzoek naar de mogelijkheid van nationale, digitale (én fysieke) lab- omgeving met beschikbare tools : kan er gezamenlijk een experimenteeromgeving ontwikkeld worden die bijdraagt aan het : vinden (nieuwe manieren om archieven en collecties te ontdekken) analyseren van data rondom thema s en door visualisatie verbinden (van onze data en die van andere kennis- instellingen) oogsten (manieren om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van onze data, API) verrijken (OCR, linked open data, user generated content, participatie) delen (gedachten, ideeën en resultaten delen op een platform) van data over/uit archieven en collecties? (4) De professional (4) Onderzoek naar de rol van de professional in een digitale Onderzoeksomgeving : in hoeverre speelt de mens een rol in een digitale onderzoeksomgeving? (5) Digitale Onderzoeksomgeving (5) Onderzoek naar een architectuur of maquette van Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening : waar zou een Digitale onderzoeksomgeving uit moeten bestaan en welke ontwikkelingsperspectieven zijn er? De komende 2 maanden worden onderzoeksprojecten en beoogde resultaten verder uitgewerkt in afzonderlijke onderzoeksplannen. Deze onderzoeksplannen zijn beschikbaar via de volgende links: (1) Archieven/collecties en hun eigenheid : 5La3Fw/edit#heading=h.mihp5k6flnlq 8

10 (2) Onderzoekers en hun wensen en verwachtingen : (3) De Hulpmiddelen : hp5k6flnlq (4) De professional : 6flnlq (5) Digitale onderzoeksomgeving : TNp6BAGBm8/edit#heading=h.mihp5k6flnlq 2.4 Verbindende en verdiepende vragen Tijdens de eerste atelierbijeenkomst op 17 juni zijn zes verdiepende vragen geformuleerd waar in ieder onderzoeksproject aandacht aan besteed moet worden. Te weten: 1. Wat is binnen het onderzoeksproject de gehanteerde definitie van onderzoeksomgeving? Verschilt deze van de werkdefinitie? Wat versta je onder onderzoeker en onderzoek. Wat versta je onder hulpmiddel? NB. Dit is een vraag waarmee het kader van het betreffende onderzoek wordt bepaald. 2. Wat is de stand van zaken op dit onderwerp / deze invalshoek (en zou dus al ingevoerd kunnen worden) en wat zijn volgende stappen? Deze vraag kan leiden tot aanbevelingen, bijvoorbeeld aan een archiefdienst wat men kan doen, of tot suggesties voor vervolgonderzoek. 3. Wat kan/moet gezamenlijk/generiek, wat kan/moet regionaal/lokaal worden ingevuld of aangepast of ontwikkeld of? (bijvoorbeeld raadpleging, hulpmiddel, etc) 4. Hoe verhouden digitaal en fysiek zich, hoe koppelen we digitaal aan fysiek? 5. Welke andere disciplines houden zich met dit vraagstuk bezig, wat is daar de stand van zaken en hoe betrekken wij de ervaringen van die andere disciplines? 6. Wat levert het onderzoek / project op? Qua bruikbaarheid voor het veld. 2.5 Voor wie is het onderzoek interessant? De uitvoering van het atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening is onder andere van belang voor: Archiefdiensten die de digitale dienstverlening via een digitale onderzoeksomgeving willen (door)ontwikkelen; Onderzoekers (mensen en organisaties) : genealogen, ambtenaren, wetenschappers, journalisten, bedrijven, snackers en diepgravers, etc. etc. ; Leveranciers van systemen die een digitale onderzoeksomgeving en digitale dienstverlening ondersteunen; Afnemers van open data (bijvoorbeeld ontwikkelaars en/of eindgebruikers) Deze partijen worden (indien zij dit willen) via website, nieuwsbrief, bijeenkomsten en archief 2.0 betrokken bij het atelier en het onderzoek. 9

11 2.6 Verwante initiatieven / relaties met andere initiatieven en projecten Er zijn verschillende initiatieven en projecten in het veld die raakvlakken hebben met het thema van dit atelier. Onder andere: Onderzoeksaanvraag e- discovery RAAK subsidie (HvA lectoraat e- discovery / universiteit Leiden en Nationaal Archief); Onderzoek intuïtieve zoekinterfaces (S. Verberne, Radboud Universiteit Nijmegen); Project Semantiek en Open Toegang (programma Archief 2020); Project Open Architectuur (programma Archief 2020); Project Digitale Taken Rijksdienst, deelproject Toegankelijkheid (Nationaal Archief en RHC s); Netwerk Oorlogsbronnen (NIOD, NA, Beeld en Geluid); European Holocaust Research Infrastructure (EHRI) (o.a. NIOD) KB research lab: Online tools en applicaties van DWC van KNAW: van- webapplicaties/ Lancering CultuurLINK bij Beeld en Geluid, juni CultuurLINK is een webdienst waarmee je zonder technische kennis terminologiebronnen onderling kunt verbinden. en Common Lab Research Infrastructure for the Arts and Humanities (CLARIAH ) NB. Bovenstaand overzicht is niet volledig. In de onderzoeksplannen zijn/worden verwijzingen naar relevante verwante projecten en initiatieven opgenomen. Tijdens de onderzoeksfase van het atelier zal actief contact worden gezocht met deze initiatieven en projecten. 10

12 3 Inrichting van het atelier 3.1 Betrokken organisaties De volgende organisaties zijn betrokken bij het atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening: Organisatie Rol Hogeschool van Amsterdam Eigenaar en opdrachtgever van het atelier Stuurt, als penvoerder namens het PAOO de atelierbaas aan; doet verzoek aan archief 2020 tot co- financiering; doet de financiële administratie en stelt de financiële verslaglegging op. Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Universiteit van Amsterdam Eigenaar en opdrachtgever van het atelier Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Reinwardt Academie Eigenaar en opdrachtgever van het atelier Verzorgt de evaluatie van het atelier Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Universiteit Leiden Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Brabants Historisch Informatie Centrum Neemt als onderzoeker voor 0,2 fte deel aan het atelierteam RHC Eindhoven Neemt als onderzoeker voor 0,2 fte deel aan het atelierteam Stadsarchief Rotterdam Neemt als onderzoeker voor 0,2 fte deel aan het atelierteam Nationaal Archief Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam RKD Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Gemeentearchief Ede Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Gelders Archief Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Archief De Domijnen Sittard- Geleen Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam Zeeuws Archief Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam RHC Limburg Neemt als onderzoeker voor 0,1 fte deel aan het atelierteam? Vrijgevestigde professionals Nemen voor 0,2 fte deel aan het atelierteam Radboud Universiteit Neemt als onderzoeker voor deel aan het atelierteam? Onder voorbehoud van financiering van dit onderzoek door Archief2020 Programma Archief 2020 Co- financier van het atelier (onder voorbehoud) KVAN Mede- organisator masterclass / bijeenkomst Regionaal Archief Nijmegen, Regionaal Archief Tilburg, Noord- Hollands Archief Zijn geïnteresseerd, nemen deel aan de open ateliers 11

13 3.2 Sturing van het atelier Opdrachtgevers De sturing van het atelier vindt plaats vanuit de onderwijsinstellingen (HvA, UvA, RWA) en de initiatief nemende praktijkorganisaties (BHIC, RHC- Eindhoven, Stadsarchief Rotterdam). Het PAOO is initiatiefnemer, eigenaar en opdrachtgever van het atelier- model, de onderwijs- en onderzoeksomgeving waarin studenten en docenten samen met professionals werken aan het oplossen van vraagstukken in het archief- en informatiedomein. NB. Het PAOO is geen rechtspersoon maar een samenwerkingsverband van de HvA, UvA en RWA. Om die reden zal per atelier één van de betrokken onderwijsinstellingen namens het PAOO optreden als penvoerder voor het atelier. Voor het atelier DOD is dat de Hogeschool van Amsterdam. De praktijkorganisaties willen de digitale dienstverlening en digitale onderzoeksomgeving verder ontwikkelen. Zij zijn probleemeigenaar en praktijkopdrachtgever van dit atelier DOD. De drie onderwijsorganisaties richten samen met de drie initiatief nemende praktijkorganisaties BHIC, RHC- Eindhoven, Stadsarchief Rotterdam een stuurgroep in. De atelierbaas voert het secretariaat van de stuurgroep. De stuurgroep komt minimaal 2 keer bij elkaar, bij opdrachtverlening en decharge, maar kan vaker vergaderen. De stuurgroep heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: Stelt mensen en middelen beschikbaar; Wijst een atelierbaas (projectleider) aan; Bewaakt voortgang en resultaten; Bewaakt borging en evaluatie; Verleent de atelierbaas en onderzoekers decharge na oplevering van de resultaten Co- financiering programma Archief 2020 Indien er sprake is van co- financiering door programma Archief 2020, dan sluit programma Archief 2020 een samenwerkingsovereenkomst af met de opdrachtgevers (onderwijsorganisaties en praktijkorganisaties) over de te behalen doelstellingen van het atelier en de co- financiering van het atelier. Programma Archief 2020 neemt geen deel aan de stuurgroep. De HvA legt, als penvoerder namens de onderwijsinstellingen en praktijkorganisaties, verantwoording af aan programma Archief Op verzoek van Programma Archief 2020 vindt in november een tussenevaluatie plaats, waarin gerapporteerd wordt over voortgang, inzet en realisatie en volgt begin juni een volledige verantwoording. Over tussenevaluatie en eindverantwoording maakt Programma Archief 2020 nadere afspraken in de samenwerkingsovereenkomst die wordt afgesloten met de onderwijsorganisaties en praktijkorganisaties. 12

14 3.3 Projectstructuur De projectstructuur bestaat uit opdrachtgevers, een stuurgroep, een atelierteam van onderzoekers en tot slot uit een brede groep van atelierpartners en actief geïnteresseerden. Projectstructuur is als volgt: Opdrachtgever onderwijs PAOO (HvA, UvA, Co- financier atelier programma Archief 2020 Opdrachtgever praktijk RHC- Eindhoven, BHIC, Stadsarchief Stuurgroep atelier Atelierteam (studenten, docenten, professionals) Atelierpartners en geïnteresseerden Opdrachtgevers Opdrachtgevers van het atelier zijn de drie onderwijsinstellingen verenigd in het PAOO (HvA, UvA en RWA) en de praktijkorganisaties. Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit de vertegenwoordigers van de drie onderwijsinstellingen en de vertegenwoordigers van drie praktijkorganisaties. Te weten: Edda Ton, Hogeschool van Amsterdam Teus Eenkhoorn, Reinwardt Academie Theo Thomassen, Universiteit van Amsterdam Christian van der Ven, Brabants Historisch Informatie Centrum Janna Leguit, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven Jantje Steenhuis, Stadsarchief Rotterdam De stuurgroep komt bijeen op de volgende momenten: ca. september 2015 : ja/nee besluitvorming over plan van aanpak en budget. Aanstellen atelierbaas. ca. november 2015 : bewaking voortgang uitvoering fase 2. ca. februari 2015 : acceptatie voorlopige resultaten fase 2. Besluitvorming over evaluatie atelier en borging resultaten. ca. juni 2015 : acceptatie evaluatie en verantwoording. Decharge atelierbaas. 13

15 Het atelierteam Het atelierteam is verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van het onderzoek en voor het verspreiden van de resultaten. Binnen het atelierteam zijn de volgende rollen aanwezig: Atelierbaas (projectleider): coördineert het atelier, het onderzoek en de onderzoekers; organiseert de kennisdeling; organiseert de vergaderingen van de stuurgroep; legt verantwoording over de voortgang van het atelier af aan stuurgroep; organiseert de borging van de resultaten. Onderzoeker: zowel de studenten, docenten, als de professionals die samen onderzoek doen conform het onderzoeksplan dat in fase 1 wordt ontwikkeld. Communicatiemedewerker: stelt een communicatieplan op, verzorgt de communicatie met atelierpartners en het bredere veld (met input van de onderzoekers) en organiseert samen met de atelierbaas de kennisdeling. Onderwijskundige: verzorgt de evaluatie van het atelier. Penvoerder : verzorgt de administratie van het atelier en stelt de verantwoording op voor programma Archief De samenstelling van het atelierteam is als volgt: Atelierbaas : Te werven tijdelijke externe projectleider. 0,5 fte voor een jaar Onderzoekers : Docent HvA Docent Reinwardt Docent UvA Docent Universiteit Leiden Medewerker BHIC Medewerkers RHC- Eindhoven Medewerkers Stadsarchief Rotterdam Medewerker Nationaal Archief Medewerker RKD Medewerker gemeentearchief Ede Medewerker Gelders Archief Medewerker Archief De Domijnen Sittard- Geleen Medewerker Zeeuws Archief Medewerker RHC Limburg Vrijgevestigde archivarissen Onderzoeker Radboud Universiteit (onder voorbehoud financiering) Studenten van HvA, Reinwardt, UvA en/of RUL- AW. Communicatiemedewerker Communicatiemedewerker Reinwardt voor communicatieactiviteiten en organisatie bijeenkomsten Onderwijskundige Onderwijskundige Reinwardt voor evaluatie Penvoerder Penvoerder HvA voor administratie Studentbegeleiding 4 Docent van de betreffende opleiding. PM 4 betreft de reguliere stage- en scriptiebegeleiding van de docenten van HvA, UvA, Reinwardt en Universiteit Leiden. De docent- begeleider hoeft zelf geen deel te nemen aan het atelier. Uren staan als PM toegevoegd. 14

16 Stagementor 5 Medewerker van de betreffende praktijkorganisatie. PM NB. Docenten verzorgen ook de reguliere begeleiding van stages en scripties. Mentoren bij praktijkorganisaties verzorgen ook de reguliere stagebegeleiding van HBO- studenten. Deze activiteiten staan naast de activiteiten die docenten en professionals als onderzoeker in het atelier uitvoeren. Om die reden staan ze in bovenstaand overzicht ook afzonderlijk vermeld. De uren hiervoor komen niet ten laste van de aanvraag bij programma Archief 2020 voor co- financiering van het atelier, aangezien docenten en mentoren deze uren ook zouden besteden als een student gewoon stage zou lopen of een scriptie zou schrijven. Om dezelfde reden komen onderwijsuren van docenten ook niet in aanmerking voor co- financiering door programma Archief Atelierpartners en geïnteresseerden Atelierpartners en actief geïnteresseerden bevinden zich in de directe omgeving van het atelierteam. Zij worden door het atelierteam actief betrokken bij het atelier. Actief geïnteresseerden zijn geabonneerd op de nieuwsbrief en komen naar bijeenkomsten. Zij nemen kennis van de ontwikkelingen binnen het atelier. Atelierpartners zijn organisaties en personen die gevraagd worden een rol te spelen in het atelier. De vorm waarin die betrokkenheid tot uiting komt kan heel erg verschillen, bijvoorbeeld: Als object van onderzoek of als onderzoeksomgeving waar (een deel van het) onderzoek gedaan wordt. Als mede- onderzoeker : voert vergelijkbaar onderzoek uit in eigen omgeving. Als sparringpartner: geeft feedback en suggesties op onderzoeksvoortgang, bijvoorbeeld tijdens de Open Ateliers. Als expert: bijvoorbeeld door het verzorgen van lezingen, seminar, workshop of masterclass. Als mede organisator bij kennisdeling, bijvoorbeeld in het organiseren van masterclasses en/of andere bijeenkomsten. De volgende organisaties en personen zijn of worden als atelierpartners betrokken bij dit atelier: KVAN : Organisatie masterclass (mede- organisator kennisdeling) S@P : Uitgever van Schetsboek / slotpublicatie (mede- organisator kennisdeling) Buitenlandse professional : Feedback op onderzoek. Verzorgt masterclass of lezing (expert) Lectoraat e- discovery : Masterclass of lezing door lector (expert) Lectoraat Cultureel Erfgoed : Masterclass of lezing door lector (expert). Archiefdiensten : Kunnen vergelijkbare onderzoeken uitvoeren in eigen omgeving (mede- onderzoeker) Verwante initiatieven / projecten (zie 2.6) Worden uitgenodigd bij bijeenkomsten (expert, mede- onderzoekers) Gedurende de uitvoering van het atelier worden actief ander organisaties en personen betrokken bij het atelier. Welke organisaties of personen dit zijn is afhankelijk van de voortgang van het onderzoek en de kennisbehoefte binnen het atelier. 3.4 Evaluatie van het atelier Na afloop van de onderzoeksfase wordt het atelier inhoudelijk en organisatorisch geëvalueerd. Om de uitvoering van dit atelier te kunnen vergelijken met de ervaringen die zijn opgedaan bij de ateliers DS en AO en het leereffect te 5 betreft de reguliere mentor vanuit de archiefdienst/praktijkorganisatie. Ook hier geldt, dat deze begeleiding bij een andere medewerker van de praktijkorganisatie belegd kan zijn. Uren staan als PM toegevoegd. 15

17 kunnen benoemen wordt de evaluatie op vergelijkbare wijze uitgevoerd als afgelopen jaar. De evaluatie moet (tenminste) een antwoord geven op de volgende vragen: 1. Is het atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening geschikt als leeromgeving, waar studenten, docenten en professionals door lerend onderzoeken vanuit theorie en praktijk hun professionele competenties verder ontwikkelen? Het betreft hier primair de didactische aspecten van het atelier: het gezamenlijk onderzoekend leren door studenten, docenten en professionals en de wisselwerking tussen theorie en praktijk. De eerste ateliers zijn geëvalueerd, hier is een aantal aanbevelingen uit voort gekomen. Zijn deze aanbevelingen gerealiseerd? 2. Is het atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening geschikt als onderzoeksomgeving, waarin onderzoek gedaan wordt, dat voldoet aan de eisen die HBO en WO stellen aan toegepast en toepasbaar (wetenschappelijk) onderzoek? Het betreft hier het leren onderzoeken in het atelier en de kwaliteit van het onderzoek en de onderzoeksresultaten. Ook hier geldt de vraag, zijn de aanbevelingen uit de evaluatie van de eerste ateliers gerealiseerd? 3. Is het voor de betrokken onderwijs- en praktijkinstellingen gelukt om gezamenlijk een onderwijs- en onderzoeksomgeving in te richten? Wat ging goed, wat moet anders of beter? Het betreft hier primair de organisatorische aspecten van het atelier: sturing, inbedding in het onderwijs, aansluiting op lectoraten, financiering, draagvlak, etc. Ook hier geldt de vraag, zijn de aanbevelingen uit de evaluatie van de eerste ateliers gerealiseerd? De evaluatie wordt uitgevoerd door een onderwijskundige van de Reinwardt academie, die niet inhoudelijk betrokken is bij het onderzoek in het atelier. Hiervoor wordt 0,1 fte gereserveerd op de begroting van het atelier. 16

18 4 Planning uitvoering atelier 4.1 Planning In de uitvoering van het atelier zijn drie fasen te onderscheiden. In de eerste fase denken en plannen wordt het atelier inhoudelijk en organisatorisch ingericht. Deze fase volgt normaliter na het opstellen van het projectplan, maar aangezien het opstellen van het projectplan plaats vindt in de maanden mei- juli vindt de eerste fase deels gelijktijdig met de projectplan fase plaats. De planning van het atelier is als volgt: mei juli 2015 : fase 0 opstellen projectplan juni augustus 2015 : fase 1 Denken en Plannen (inrichten van het atelier) september 2015 januari 2016 : fase 2 Doen en Delen (uitvoering van het onderzoek) februari juni 2016 : fase 3 Evalueren en Borgen (verspreiden leerervaringen) 4.2 Activiteiten fase 1 Denken en Plannen De volgende activiteiten vinden plaats in fase 1: Inrichten stuurgroep (door PAOO) Vaststellen projectplan (door stuurgroep) Aanwijzen of inhuren Atelierbaas (door stuurgroep) Aanwijzen docenten en professionals als onderzoeker (door stuurgroep) Werving studenten voor deelname in atelier (docenten / coördinatoren van onderwijsinstellingen) Aanwijzen of inhuren communicatiemedewerker, onderwijskundige en penvoerder (onderwijsinstellingen) Inbedden atelier in onderwijs (docenten / coördinatoren van onderwijsinstellingen) Afspraken maken met KVAN over masterclass (atelierbaas) Afspraken maken met S@P over slotpublicatie (atelierbaas) Afspraken maken met programma Archief 2020 over rol Archief 2020 in communicatie van/over het atelier (atelierbaas) Afspraken maken met docenten, lectoren en hoogleraren over lezingen, seminars of masterclass. (atelierbaas) Uitwerken onderzoeksplan fase 2 (onderzoekers) Persbericht / informatie verstrekken over atelier. o.a. aan tijdschriften, verenigingen, blogs, discussiefora etc. (communicatiemedewerker) Informatie op website archiefateliers.nl aanvullen (communicatiemedewerker) 4.3 Activiteiten fase 2 Doen en Delen Onderzoek uitvoeren door onderzoekers conform onderzoeksplan (onderzoekers) Online kennisdelen en input vergaren via tussentijdse interactie/stellingen/discussie op Archief 2.0 (onderzoekers) Tussentijds delen van resultaten via blogs op Archief 2.0 en eventuele andere online omgevingen (onderzoekers) Opstellen concrete instrumenten en andere eindproducten (onderzoekers) Opstellen (eind)rapportage / verslag van onderzoek (onderzoekers) Organisatie van bijeenkomsten bij praktijkorganisaties, waar onderzoekers van het atelierteam met elkaar ervaringen en resultaten uitwisselen (atelierbaas, communicatiemedewerker) Organisatie Open Ateliers : bijeenkomsten waar externe experts voor worden uitgenodigd (atelierbaas, communicatiemedewerker 17

19 Organisatie masterclass (atelierbaas, communicatiemedewerker) Organisatie slotsymposium (atelierbaas, communicatiemedewerker) Opstellen organisatorische tussenrapportage (atelierbaas) en indienen verslag bij programma Archief 2020 (stuurgroep) Uitbrengen van maandelijkse nieuwsbrief, actualisatie website (communicatiemedewerker met input van onderzoekers en atelierbaas) 4.4 Activiteiten fase 3 Evalueren en Borgen Beoordelen resultaten van het atelier: zijn resultaten bruikbaar? Is het atelier geslaagd? (stuurgroep) Opstellen organisatorisch eindverslag voor stuurgroep (atelierbaas) en indienen verslag bij programma Archief 2020 (stuurgroep) Opstellen onderwijskundige evaluatie (onderwijskundige) Samenstellen Schetsboek, uitgeven via S@P (onderzoekers, atelierbaas, communicatiemedewerker) Schrijven artikelen voor vaktijdschriften (onderzoekers) Ontwikkelen onderwijsmateriaal (docenten) 5 Communicatie en kennisdeling Een belangrijke doelstelling van het atelier is het gezamenlijk ontwikkelen en delen van kennis, ervaringen en resultaten. Uit de evaluatie van de ateliers DS en AO is naar voren gekomen dat de kennisuitwisseling het sterkste punt was van deze beide ateliers. Om die reden wordt in het atelier DOD voorzien in dezelfde vormen van communicatie en kennisdeling: Deze website fungeert als centrale plek voor alle informatie over het atelier. Via de website archiefateliers.nl worden deelnemers en geïnteresseerden geïnformeerd over de start van het atelier, de voortgang van het onderzoek en de resultaten. Ateliernieuwsbrief Maandelijks brengt het atelier een nieuwsbrief uit, met daarin onder andere aankondigingen van bijeenkomsten, nieuwsberichten en informatie over het onderzoek. De nieuwsbrief wordt ook opgenomen in archiefateliers.nl Het wordt ingezet voor het snel rondsturen van korte berichten over het atelier of over onderwerpen die een raakvlak hebben met het onderzoek in het atelier. Archief 2.0 Archief 2.0 fungeert als interactieve omgeving voor blogs over het onderzoek, vragen aan collega s, aankondigen van bijeenkomsten. Bij het plaatsen van een bericht op archief 2.0 wordt altijd een verwijzing opgenomen naar de website archiefateliers.nl. Bijeenkomst atelierteam Maandelijks vindt een bijeenkomst plaats van het atelierteam. Tijdens de bijeenkomst bespreken de deelnemers met elkaar de voortgang en voorlopige resultaten van het onderzoek en de plannen voor het vervolg van het onderzoek. Atelierpartners en geïnteresseerde professionals zijn van harte welkom om bij deze besprekingen aanwezig te zijn en hun input te leveren. 18