Rapport van Bevindingen. Vereniging Algemeen Hindoe onderwijs Nederland te Den Haag. Onderzoek naar financieel beheer

Transcriptie

1 Rapport van Bevindingen Vereniging Algemeen Hindoe onderwijs Nederland te Den Haag Onderzoek naar financieel beheer Bevoegd gezag: Vereniging Algemeen Hindoe onderwijs Nederland Plaats: Den Haag Bestuursnummer: BRIN-nummer: 25GH Nummer: H Datum vaststelling rapport: 23 april 2009

2 INHOUDSOPGAVE 1 SAMENVATTING AANLEIDING, WERKWIJZE EN REIKWIJDTE Aanleiding voor het onderzoek Werkwijze bij het onderzoek Reikwijdte van het onderzoek INZET VAN DE BEKOSTIGING Onderzoeksvraag Bevindingen OVERBOEKING VAN 3% VAN DE NETTO SALARISSEN Onderzoeksvraag Bevindingen CONSTRUCTIES MET BEKOSTIGINGSVOORDEEL EN/OF ONRECHTMATIGE AANSTELLINGEN Onderzoeksvraag Bevindingen...19 BIJLAGE(N) I REACTIE VAN HET BEVOEGD GEZAG OP HET CONCEPT RAPPORT 23 2 van 26

3 1 SAMENVATTING Ten tijde van een onderzoek dat door de inspectie in het kader van het onderwijsverslag is verricht bij de Algemene Hindoeschool, bereikte de inspectie het signaal dat mogelijk sprake was van onrechtmatige besteding van bekostiging. De klacht betrof het zonder toestemming van een personeelsid inhouden van 3% van het netto maandsalaris. Nadat uit een schriftelijke enquête onder het onderwijspersoneel bleek dat dit signaal breder werd gedragen heeft de Inspectie van het Onderwijs bij de Vereniging Algemeen Hindoe onderwijs Nederland (VAHON) een onderzoek verricht naar enige aspecten van de rechtmatigheid van de besteding van de bekostiging. Wij hebben bij uw bestuur een onderzoek verricht aan de hand van een drietal onderzoeksvragen. Hieronder geven wij de onderzoeksvragen aan met de belangrijkste bevindingen. 1. Is er sprake van onderwijsbekostiging die niet wordt ingezet conform de wettelijke bestedingsmogelijkheden, of die wordt ingezet voor uitgaven die niet passen in het normale uitgavenpatroon van de school? Het Ministerie van OCW heeft ten aanzien van leerlingenvervoer van de woning van de leerling naar school en vice versa aangegeven dat uit de artikelen 4 WPO en 148 WPO volgt dat dit leerlingenvervoer als een exclusieve gemeentelijke taak moet worden gezien. Daarom zijn de uitgaven en inkomsten aan leerlingenvervoer in kaart gebracht die de Vereniging in 2006 en 2007 ten laste van de rijksbijdrage heeft gebracht. Uit het onderzoek blijkt dat de kosten van leerlingenvervoer in 2006 en 2007 deels ten laste van de rijkssubsidie zijn gebracht: Over 2006: en over 2007: In haar reactie d.d. 17 februari 2009 geeft het bestuur het volgende aan: Het bevoegd gezag heeft in eerdere contacten reeds aangegeven dat 6 ID werknemers, naast hun reguliere werkzaamheden, ook belast zijn met het leerlingenvervoer van de school. De ontvangen subsidie bedraagt EURO x 6 = EURO. De gemeente betaalt dus indirect mee aan de kosten van het leerlingenvervoer, hetgeen dan ook niet op gespannen voet staat met het gestelde in artikel 4 en 148 WPO. Het bevoegd gezag bestrijdt derhalve dat de kosten van leerlingenvervoer in 2006 en 2007 deels ten laste van de rijkssubsidie zijn gebracht. De inspectie merkt op dat het totaal aantal uren dat de 6 ID werknemers belast zijn met het leerlingenvervoer 19% van de jaarlijkse taakomvang bedraagt. Het ligt dan ook in de rede te veronderstellen dat van de totale subsidie van de gemeente voor de ID werkenemers 19% bestemd is voor de financiering van het verzorgen van het leerlingenvervoer. 3 van 26

4 De prestatieverklaringen komen op de facturen (2006 en 2007) niet tot uitdrukking. Daarmee is de goede werking van het financieel beheer op dat punt niet door ons vast te stellen. De rechtmatigheid van de geboekte facturen 2006 en 2007 is daardoor niet toereikend is vast te stellen. In haar reactie d.d. 17 februari 2009 geeft het bestuur het volgende aan: Het bevoegd gezag neemt kennis van de bevindingen omtrent de prestatieverklaringen op de facturen en zal dit punt in de toekomst naar behoren afwikkelen. 2. Is sprake van de overboeking naar een rechtspersoon van 3% van de netto salarissen van het onderwijzend personeel, zonder dat daarvoor schriftelijke overeenkomsten tussen werknemers en werkgever bestaan? Elke maand vindt een inhouding van 3% van de netto salarissen van onderwijsgevend personeel plaats. Deze middelen worden overgeboekt naar een bankrekening van de Stichting Karmavadische Sanatan Dharm Mahasabha Nederland te Den Haag (KSD). De totaalbedragen over 2006 en 2007 zijn respectievelijk en De voorzitter van het bestuur van VAHON is ook voorzitter van KSD. Uit een door de Inspectie van het Onderwijs uitgezette vragenlijst bij personeelsleden blijkt dat 87% van de 30 ondervraagde leraren aangeven geen toestemming te hebben gegeven voor de inhouding op het netto salaris. Het bestuur kon geen schriftelijke overeenkomsten overleggen tussen haar en de onderwijsgevende personeelsleden, voor die betalingen. Dit betekent dat een rechtsgeldige grond voor de inhouding ontbreekt en impliceert voor de vereniging een schuld wegens nog te betalen salaris en een vordering op KSD, wegens onverschuldigde betaling. In haar reactie d.d. 17 februari 2009 geeft het bestuur het volgende aan: Het bestuur stelt zich primair op het standpunt dat deze kwestie een arbeidsrechtelijke aangelegenheid betreft tussen het bevoegd gezag en de personeelsleden. Het gaat hier in dezen dan ook niet om de inzet van rijksmiddelen, doch om een vrijwillige donatie van een percentage van het netto-salaris ten behoeve van het onderwijs van VAHON. Het bestuur bestrijdt voorts dat een rechtsgeldige grond voor de inhouding van de gelden ontbreekt en dat een onverschuldigde betaling zou zijn ontstaan. Personeelsleden worden er bij indiensttreding altijd op gewezen dat de genoemde donatie is vastgelegd in het huishoudelijk reglement van VAHON. Separaat wrodt daarnaast vaak schriftelijk om instemming gevraagd aan het personeel bij aanvang van de betrekking. De inspectie constateert dat ten tijde van de door de inspectie uitgezette enquete is gebleken dat het overgrote deel van de ondervraagde leraren aan heeft gegeven geen toestemming te hebben gegeven voor de inhouding op het netto salaris. Door het ontbreken van deze toestemming is feitelijk sprake van een aanwending van uit de rijksbijdrage verkregen middelen die in strijd is met artikel 148 WPO, waarin limitatief is aangegeven welke bestedingsmogelijkheden er zijn. 4 van 26

5 In haar reactie d.d. 17 februrari 2009 geeft het bestuur tevens aan dat op 15 november 2008 een studiedag heeft plaatsgevonden waaraan 37 medewerkers van VAHON hebben deelgenomen en waarin de 3% inhouding aan de orde is geweest. Het bestuur geeft aan dat alle deelnemers ter vergadering unaniem hebben ingestemd met de donatie en het huishoudelijk reglement (opnieuw) hebben ondertekend. Daarnaast zijn op deze studiedag verdere afspraken gemaakt over de openheid van zaken omtrent de bestedingen van de gelden, waar onder het inzicht krijgen door de medewerkers in de jaarrekening van de stichting KSD. De inspectie constateert dat de afspraken die gemaakt zijn op deze studiedag van groot belang zijn voor het draagvlak bij het personeel. Wel constateert de inspectie dat het ondertekenen van het huishoudelijk reglement onvoldoende juridische basis is voor de 3% inhouding en het derhalve noodzakelijk is om individuele overeenkomsten tussen werknemers en het bestuur op te stellen. 3. Is sprake van niet-toelaatbare constructies bij de aanstelling van bestuurders en medewerkers, die zijn toegepast om bekostigingsvoordeel te krijgen door aanspraak op formatie te maximaliseren, en/of is sprake van onrechtmatigheid bij aanstellingen van bestuurders en medewerkers? Na afloop van het schooljaar 2004/2005, zijn in 2005 de aanstellingen van 35 personeelsleden tijdelijk uitgebreid, met een totaal fre-verbruik van 3.021,50. Het bestuur heeft niet aannemelijk kunnen maken dat deze uitbreidingen samen hangen met de door het bestuur aangegeven uitbetaling van adv-dagen, noch dat hiervoor werkzaamheden zijn verricht. Na afloop van het schooljaar 2005/2006, zijn in 2006 de aanstellingen van 16 personeelsleden tijdelijk uitgebreid, met een totaal fre-verbruik van 862,10. Het bestuur heeft niet aannemelijk kunnen maken dat deze uitbreidingen samen hangen met de door het bestuur aangegeven uitbetaling van adv-dagen, noch dat hiervoor werkzaamheden zijn verricht. Het bestuur heeft van de formatie 2005/2006 per maand 350 fre s overgedragen aan de Centrale dienst Centrale Administratie Vrije scholen te Zeist (26RP). Het bestuur stelt dat restitutie heeft plaatsgevonden van (een deel van) die overgedragen fre s op basis van de verzilveringswaarde. De ontvangsten ad zijn dan ook verkregen uit of door gebruikmaking van door het ministerie beschikbaar gestelde formatie (uitgedrukt in fre s). In het gesprek dat op 20 februari is gevoerd tussen het bestuur en de inspectie naar aanleiding van het eerste conceptrapport heeft het bestuur op een vraag van de inspectie aangegeven dat het besuur aan het administratiekantoor heeft gevraagd namens het bestuur de fre s te verzilveren. Dit, omdat de termijn voor de verzilvering door Cfi, verstreken was. 5 van 26

6 4. Hoor en wederhoor procedure Wij hebben een eerste concept van het rapport, verzonden als bijlage met een brief van 21 januari 2009, voorgelegd aan het bevoegd gezag. Op 17 februari heeft het bevoegd gezag schriftelijk gereageerd op deze conceptversie. Tevens heeft op verzoek van het bevoegd gezag een bespreking van dat concept plaatsgevonden op 20 februari Wij hebben daarop een tweede concept van het rapport, gedateerd 20 maart 2009, voorgelegd aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag heeft daarop gereageerd met brief, gedateerd 3 april Deze reactie hebben wij meegewogen bij het opstellen van het rapport en integraal toegevoegd aan de definitieve versie van het rapport. 6 van 26

7 2 AANLEIDING, WERKWIJZE EN REIKWIJDTE 2.1 Aanleiding voor het onderzoek Ten tijde van een onderzoek dat door de inspectie in het kader van het onderwijsverslag is verricht bij de Algemene Hindoeschool, bereikte de inspectie het signaal dat mogelijk sprake was van onrechtmatige besteding van bekostiging. De klacht betrof het zonder toestemming van een personeelslid inhouden van 3% van het netto maandsalaris. Nadat uit een schriftelijke enquête onder het onderwijspersoneel bleek dat dit signaal breder werd gedragen heeft de Inspectie van het Onderwijs bij de Vereniging Algemeen Hindoe onderwijs Nederland (VAHON) een onderzoek verricht naar enige aspecten van de rechtmatigheid van de besteding van de bekostiging. 2.2 Werkwijze bij het onderzoek De inspectie heeft naar aanleiding het signaal een vragenlijst onder het personeel uitgezet. Deze bevatte onder meer een vraag gericht op het signaal. Het signaal en de uitkomsten van de vragenlijst zijn daarna besproken met het bestuur. Het gesprek is aanleiding geweest voor het formuleren van de volgende drie onderzoeksvragen: 1) Is in de jaren 2006 en 2007 sprake van onderwijsbekostiging die niet wordt ingezet conform de wettelijke bestedingsmogelijkheden, of die wordt ingezet voor uitgaven die niet passen in het normale uitgavenpatroon van de scholen? 2) Is sprake van de overboeking naar een rechtspersoon van 3% van de netto salarissen van het onderwijzend personeel, zonder dat daarvoor schriftelijke overeenkomsten tussen werknemers en werkgever bestaan? 3) Is in de schooljaren 2004/2006, 2005/2006 en 2006/2007sprake van niet-toelaatbare constructies bij de aanstelling van bestuurders en medewerkers, die zijn toegepast om bekostigingsvoordeel te krijgen door aanspraak op formatie te maximaliseren, en/of is sprake van onrechtmatigheid bij aanstellingen van bestuurders en medewerkers? Op 22 juli, 24 juli en 21 oktober 2008 heeft de Inspectie van het Onderwijs het administratiekantoor bezocht waar de vereniging haar administratie heeft ondergebracht. Daarnaast heeft de Inspectie van het Onderwijs het bestuur nog twee keer vragen voorgelegd met het verzoek deze schriftelijk te beantwoorden. Het onderzoek door de Inspectie van het Onderwijs beperkte zich voor de bankrekeningen tot die, opgenomen in de financiële administratie 7 van 26

8 van de vereniging. Bij haar onderzoek heeft de Inspectie van het Onderwijs met name de volgende bronnen geraadpleegd: de financiële administratie (grootboek, bankrekeningen en facturen) over 2005, 2006 en over 2007, de formatieoverzichten 2004/2005, 2005/2006 en 2006/2007 en de relevante personeelsdossiers, aanwezig op het administratiekantoor. De eerste conceptversie van dit rapport is voorgelegd aan het bestuur van de school. Op 17 februari heeft het bestuur schriftelijk gereageerd op deze conceptversie. Op 20 februari is een overleg gevoerd over de conceptversie tussen het bestuur en de inspectie. Afgesproken is dat de inspectie de conceptversie zal aanpassen en opnieuw voor hoor- en wederhoor aan het bestuur zal voorleggen. Op 20 maart 2009 is het aangepaste concept aan het bestuur voorgelegd. Het bevoegd gezag heeft daarop gereageerd met brief, gedateerd 3 april Deze reactie hebben wij meegewogen bij het opstellen van het rapport en integraal toegevoegd aan de definitieve versie van het rapport. 2.3 Reikwijdte van het onderzoek De werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden (nadere voorschriften controle en overige standaarden: NV COS 4400). De opdracht houdt in dat op de in het rapport van bevindingen eventueel opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend over de getrouwheid van het in deze rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons is onderzocht en waarover dienovereenkomstig door ons is gerapporteerd. Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor de beleidsdirectie mogelijk van belang zouden kunnen zijn. De rapportage heeft alleen betrekking op de gespecificeerde elementen, posten, onderwerpen of de aangegeven financiële en niet financiële informatie. Het is bij dit onderzoek de verantwoordelijkheid van de Inspectie van het Onderwijs te rapporteren over de vastgestelde feiten. Daarbij is het als toezichthouder soms noodzakelijk bevindingen te interpreteren; dit is dan herkenbaar in dit rapport verwoord. 8 van 26

9 3 INZET VAN DE BEKOSTIGING 3.1 Onderzoeksvraag Is sprake van onderwijsbekostiging die niet wordt ingezet conform de wettelijke bestedingsmogelijkheden, of die wordt ingezet voor uitgaven die niet passen in het normale uitgavenpatroon van de scholen? 3.2 Bevindingen Prestatieverklaring op facturen Een deelwaarneming op de facturen in de jaren 2006 en 2007 geeft als bevinding dat de facturen enkel zijn voorzien van een betaaldatum. In haar reactie daarop heeft het bestuur ons een procedure omtrent de afhandeling van facturen toegestuurd. Daarin staat vermeld dat de directeur de facturen controleert en vervolgens een paraaf zet als teken dat die factuur in orde is bevonden. Het bestuur heeft in reactie tevens toegezegd dat de directeur gevraagd zal worden voortaan de door hem goedgekeurde facturen daarvoor te paraferen. Wij stellen vast dat de prestatieverklaringen op de facturen (geboekt ten laste van 2006 en 2007) niet tot uitdrukking komen. Daarmee is de goede werking van het financieel beheer op dat punt niet door ons vast te stellen. De rechtmatigheid van de geboekte facturen 2006 en 2007 is daardoor niet toereikend vast te stellen. In haar reactie d.d. 17 februari 2009 geeft het bestuur het volgende aan: Het bevoegd gezag neemt kennis van de bevindingen omtrent de prestatieverklaringen op de facturen en zal dit punt in de toekomst naar behoren afwikkelen Personal computers in bruikleen door bestuur In 2006 zijn drie personal computers (pc s) aangeschaft. Volgens de stukken zijn deze afgeleverd op de adressen van bestuursleden. In reactie op deze bevinding ontvingen wij van het bestuur drie, door bestuursleden getekende, bruikleenovereenkomsten voor die pc s. De datering van de overeenkomsten is 25 mei De facturen zijn echter gedateerd op 13 juni en 23 november Leerlingenvervoer Wettelijk kader Het Ministerie van OCW heeft ten aanzien van leerlingenvervoer van de woning van de leerling naar school en vice versa in het verleden aangegeven dat uit de artikelen 4 WPO en 148 WPO volgt dat dit leerlingenvervoer als een exclusieve gemeentelijke taak moet worden 9 van 26

10 gezien. Daarom zijn de uitgaven en inkomsten aan leerlingenvervoer in kaart gebracht die de Vereniging in 2006 en 2007 ten laste van de rijksbijdrage heeft gebracht. Het onderzoek naar het leerlingenvervoer is gebaseerd geweest op dit wettelijk kader. Bestedingen en ontvangsten inzake leerlingenvervoer Het onderzoek richtte zich op de volgende bestedingen en ontvangsten: - personenbusjes; - kosten van het aanhouden en gebruiken van de personenbusjes; - chauffeurs van de personenbusjes; - de vrijwillige bijdragen van de ouders van leerlingen. Wij hebben de volgende bevingen over deze vier onderzoeksaspecten: Personenbusjes De balans ultimo 2007 bevat de post bedrijfswagens. Dit betreft aangeschafte personenbusjes, welke zijn ingezet voor leerlingenvervoer. De balanspost bedrijfswagens is als volgt opgebouwd: Aanschaf in de jaren 1995 tot en met Afschrijvingen tot en met Boekwaarde ultimo Voor de jaren 2006 en 2007 geldt: Aanschaf Afschrijvingen Totaal Volgens opgave van het bestuur heeft de Stichting Karmavadische Sanatan Dharm Mahasabha Nederland te Den Haag (KSD) aan de school over de jaren in totaal 4 personenbusjes geschonken. Deze zijn niet, dan wel tegen nihil in de balanspost opgenomen. Het bestuur heeft schenkingsaktes van 3 personenbusjes overlegd. Daaruit blijkt dat geen sprake is van voorwaarden, verbonden aan het accepteren van de schenkingen. Het bestuur geeft als toelichting op deze stichting: De KSD heeft de rol van overkoepelende organisatie binnen ons doelgroep. Vahon is als een dochter voor KSD. KSD heeft de moreel plicht op zich om Vahon en eventuele andere stichtingen en verenigingen hulp te bieden. Schenkingen: 11 september 2005: ten behoeve van de aanschaf van een personenbus voor leerlingenvervoer 20 mei 2006: ten behoeve van de aanschaf van een personenbus voor leerlingenvervoer 18 april 2006: ten behoeve van de aanschaf van een van 26

11 personenbus voor leerlingenvervoer Geen schenkingsakte overlegd: 1 personenbus Totaal De geschonken busjes zijn niet opgenomen in de balans van jaarrekening van stichting Vahon. Uit de schenkingsdocumenten en de inschrijving in de Kamer van Koophandel blijkt dat de voorzitter van het bestuur van VAHON in ieder geval in de jaren 2005, 2006 en 2007 tevens voorzitter is van de KSD. Kosten van het aanhouden en gebruiken van de personenbusjes In de grootboeken 2006 en 2007 komen de volgende kosten voor, verbonden aan het aanhouden en gebruik van de personenbusjes: Totaal Onderhoud, brandstoffen en reparatie Verzekering en wegenbelasting Totaal Chauffeurs van de personenbusjes Het bestuur geeft aan dat vanaf 2005: - zes personeelsleden twee uren per schooldag de busjes rijden; - een aantal vrijwilligers de bussen besturen. De zes personeelsleden hadden tot 2005 allen een aanstelling van 1,0 fte, gebaseerd op de I/D-baanregeling. Vanaf 2005 heeft de gemeente Den Haag de loonkosten van acht ex-id-ers gesubsidieerd voor een bedrag van per persoon, oftewel per jaar. De loonkosten van de zes personeelsleden, ingezet als chauffeur, zijn dus gesubsidieerd voor per jaar. De loonkosten van de zes personeelsleden zijn gesplitst in een deel bekostigd middels verbruik van toegekende fre s en een deel ten laste gebracht van het bestuur, waarbij de subsidie van de Gemeente Den Haag als voornaamste dekking is ingezet. Deze situatie is gewijzigd vanaf 1 augustus 2006, de invoeringsdatum van de lumpsumbekostiging personele lasten. Vanaf 1 augustus 2006 is het deel ten laste van de toegekende fre s gedekt te achten uit de lumpsumvergoeding van het ministerie. De splitsing van de loonkosten is volgens het administratiekantoor als volgt bepaald. De subsidie van de Gemeente Den Haag is gedeeld door de verwachte loonkosten van 2005 van betrokken personeelsleden. Het resulterende percentage is toegepast op de verdeling van de aanstellingen in fte s van de betrokkenen in de jaren 2005, 2006 en Wij achten deze verdeling acceptabel. De verdeling van fte s en loonkosten 2006 en 2007 is als volgt: Verdeling Fte s Totaal loonkstn. 11 van 26

12 Verantwoord als ten laste van 3, bestuur Fre-verbruik en lumpsum 2, Totaal 6, De toerekening van de subsidie van de Gemeente Den Haag, ad per jaar, aan de diverse taken van de medewerkers baseren wij op de verhouding tussen de subsidie en de totale loonkosten. Dit geeft de volgende percentages per jaar: Subsidie in procenten van de totale 53% 52% loonkosten Bij de berekening van het aandeel van de vervoerstaak in de aanstellingen hebben wij de volgende uitgangspunten gekozen: 1. De taakomvang van betrokkenen is ca uur, ofwel 208 dagen per jaar, 2. De schooldagen betreffen ca. 40 van de 52 weken per jaar, ofwel 77% 3. Op dagen zonder school, is sprake van vervulling van andere taken De berekening is dan als volgt: Werkdagen per jaar met vervoerstaak is: 77% van 208 is ca. 160 dagen. Het aantal uren per jaar met vervoerstaak is: 160 X 2 uren is 320 uren. Dit is ca. 320/1660 = 19% van de taakomvang per jaar. De loonkosten van de zes betrokken medewerkers zijn dan als volgt (afgerond): Totaal Loonkosten leerlingenvervoer (19% van de totale kosten) Subsidie loonkosten Gemeente en Haag (resp. 53 en 52%), afgerond: Loonkosten leerlingenvervoer ten laste van exploitatie In haar reactie d.d. 17 februari 2009 geeft het bestuur het volgende aan: Het bevoegd gezag heeft in eerdere contacten reeds aangegeven dat 6 ID werknemers, naast hun reguliere werkzaamheden, ook belast zijn met het leerlingenvervoer van de school. De ontvangen subsidie 12 van 26

13 bedraagt EURO x 6 = EURO. De gemeente betaalt dus indirect mee aan de kosten van het leerlingenvervoer, hetgeen dan ook niet op gespannen voet staat met het gestelde in artikel 4 en 148 WPO. Het bevoegd gezag bestrijdt derhalve dat de kosten van leerlingenvervoer in 2006 en 2007 deels ten laste van de rijkssubsidie zijn gebracht. De inspectie merkt op dat het totaal aantal uren dat de 6 ID werknemers belast zijn met het leerlingenvervoer 19% van de jaarlijkse taakomvang bedraagt. Het ligt dan ook in de rede te veronderstellen dat van de totale subsidie van de gemeente voor de ID werkenemers 19% bestemd is voor de financiering van het verzorgen van het leerlingenvervoer. Vrijwillige bijdrage van de ouders van leerlingen De school hanteert een vrijwillige bijdrage door de ouders in de kosten van het leerlingenvervoer. Wij hebben geen onderzoek uitgevoerd naar de volledigheid van de verantwoorde bijdragen. In de grootboeken zijn de volgende bijdragen verantwoord: Totaal Bijdragen vervoerskosten In de schoolgids geeft de school aan dat de leerlingen gebruik kunnen maken van de schoolbus; de exploitatiekosten van het vervoer worden gezamenlijk gedragen door de ouders. In reactie op onze vragen daarover heeft het bestuur bij de quick-scan (zie paragraaf daarover) als volgt geantwoord: Ouders van leerlingen die gebruik maken van leerlingenvervoer betalen maandelijks een vrijwillige bijdrage. Deze bijdrage is uitsluitend bedoeld om het leerlingenvervoer te bekostigen. Vooronderzoek (quick-scan) Uit een eerder onderzoek is gebleken dat de school leerlingenvervoer verzorgt. Het betreft het Vooronderzoek (quick-scan) bij een aantal nietislamitische schoolbesturen. De uitkomsten betreffende het leerlingenvervoer zijn als volgt samen te vatten: In de schoolgids geeft de school aan dat de leerlingen gebruik kunnen maken van de schoolbus. De exploitatiekosten van het vervoer worden daarbij gezamenlijk gedragen door de ouders. In reactie op onze vragen daarover, heeft het bestuur als volgt geantwoord: 13 van 26

14 Ouders van leerlingen die gebruik maken van leerlingenvervoer betalen maandelijks een vrijwillige bijdrage. Deze bijdrage is uitsluitend bedoeld om het leerlingen vervoer te bekostigen. Het bedrag in de exploitatierekening ad ,= is het saldo van de ontvangen vergoeding van ouders ten behoeve van het leerlingenvervoer ( ,=) en de uitgaven ten behoeve van dit vervoer, te weten onderhoud, brandstof, verzekering ( ,=). Hierbij is geen rekening gehouden met de afschrijving ad ,=. De afschrijving is verwerkt in de totale afschrijvingskosten. De financiering is gedaan vanuit de liquide middelen. De vermelde bedragen betreffen Ons onderzoek naar de juistheid van de reactie van het bestuur levert geen verschillen op. Recapitulatie van de bestedingen aan leerlingenvervoer Uit de voorgaande paragrafen is het volgende overzicht samen te stellen van de kosten en opbrengsten de exploitatierekeningen 2006 en 2007: Omschrijving kosten / opbrengsten Totaal Afschrijvingen Onderhoud, brandstoffen en reparatie Verzekering en wegenbelasting Loonkosten leerlingenvervoer t.l.v. exploitatie Totale kosten exploitatierekening Af: Bijdragen van de ouders Per saldo kosten t.l.v. rijksssubsidie Daarnaast bedraagt de boekwaarde van de personenbusjes ultimo Dit bedrag zal na 2007 ten laste van de exploitatie gebracht worden Voorziening in de huisvesting Wettelijk kader Het Ministerie van OCW heeft ten aanzien van artikel 148 van de WPO, waarin is bepaald voor welke uitgaven de bekostiging voor personeelskosten en materiële instandhouding kan worden aangewend, aangegeven dat dit een limitatieve opsomming is. Hiertoe behoort niet het treffen van voorzieningen voor huisvesting in het PO. Het treffen van voorzieningen in huisvesting wordt als exclusieve taak van de gemeente gezien. In de jaarverslagen 2006 en 2007 staat dat het bestuur heeft besloten om de bekostiging van een gymzaal in het nieuwe gebouw zelf ter hand te nemen en door de jaren heen hiervoor geld heeft gereserveerd. 14 van 26

15 In de balansen 2006 en 2007 is geen reservering voor de gymzaal opgenomen. 15 van 26

16 4 OVERBOEKING VAN 3% VAN DE NETTO SALARISSEN 4.1 Onderzoeksvraag Is sprake van de overboeking naar een rechtspersoon van 3% van de netto salarissen van het onderwijzend personeel, zonder dat daarvoor schriftelijke overeenkomsten tussen werknemers en werkgever bestaan? 4.2 Bevindingen In de grootboeken 2006 en 2007 komt een rekening voor met de omschrijving: Rekening courant KSD salarissen. De bedragen hierop betreffen de maandelijkse boeking van circa 3% van de netto salarissen van onderwijsgevend personeel en de maandelijkse overboekingen van die bedragen naar bankrekeningnummer van KSD. De totalen van de boekingen 3% van de netto salarissen onderwijsgevend personeel en de overboekingen naar KSD zijn per jaar gelijk: Totaal Boeking 3% netto salarissen onderwijzend personeel en overboekingen naar KSD In een document genaamd: Afspraken personeel algemene hindoe school, is onder meer het volgende punt opgenomen: bijdrage vervoer 3% van het netto inkomen. Het bestuur geeft aan dat de uitvoering van de afspraak bestaat uit het inhouden van 3% op het netto maandsalaris van personeelsleden wegens bijdrage aan de kosten van het leerlingenvervoer. Het bestuur maakt deze inhoudingen vervolgens over aan KSD. Uit de schenkingsdocumenten en de inschrijving in de Kamer van Koophandel blijkt dat de voorzitter van het bestuur van VAHON in ieder geval in de jaren 2005, 2006 en 2007 tevens voorzitter is van de KSD. Volgens opgave van het bestuur heeft KSD in 2005, 2006 en 2007 een viertal personenbusjes geschonken. Hieraan is een waarde toegekend van in totaal Zie ook de bevindingen onder Leerlingenvervoer in dit rapport. Het bestuur heeft desgevraagd ten tijde van het onderzoek geen getekende, schriftelijke overeenkomsten overlegd tussen haar en de betrokken personeelsleden over de inhouding. Bij de reactie van het 16 van 26

17 bestuur op het concept-rapport d.d. 17 februari 2009 zijn van 13 personeelsleden ongedateerde getekende afsprakenlijstjes gevoegd, waarin o.a. ook is aangegeven bijdrage vervoer 3% van het netto inkomen. De inhoudingen zijn op de salarisspecificaties van de betrokkenen enkel vermeld als een betaling van een deel van het netto salaris op rekeningnummer Uit de bankoverboekingen blijkt dat dit het rekeningnummer van KSD is. De Inspectie heeft vragenlijsten uitgezet bij personeelsleden van de school. Over de 3% inhouding op de netto salarissen, geeft 87% van de 30 leraren aan, geen toestemming daarvoor gegeven te hebben aan de werkgever. Gezien het vorenstaande, zijn wij van mening dat bedoelde betalingen van een deel van het netto salaris aan KSD geen juridische basis hebben in de vorm van nadrukkelijke, schriftelijke overeenkomsten met betrokkenen. Dit impliceert dat het bevoegd gezag bedoelde bedragen nog verschuldigd is aan betrokken werknemers als uit te betalen loon. Tevens zijn wij daarom van mening dat de inhoudingen en doorbetalingen aan de Stichting Karmavad Sanatan vooralsnog volledig afzonderlijk in de balans tot uitdrukking dienen te komen, als respectievelijk verschuldigd aan het personeel en vordering op KSD. Een eventuele afboeking van bedoelde vordering op KSD mag niet ten laste van de subsidies van OCW gebracht worden. In haar reactie d.d. 17 februari 2009 geeft het bestuur het volgende aan: Het bestuur stelt zich primair op het standpunt dat deze kwestie een arbeidsrechtelijke aangelegenheid betreft tussen het bevoegd gezag en de personeelsleden. Het gaat hier in dezen dan ook niet om de inzet van rijksmiddelen, doch om een vrijwillige donatie van een percentage van het netto-salaris ten behoeve van het onderwijs van VAHON. Het bestuur bestrijdt voorts dat een rechtsgeldige grond voor de inhouding van de gelden ontbreekt en dat een onverschuldigde betaling zou zijn ontstaan. Personeelsleden worden er bij indiensttreding altijd op gewezen dat de genoemde donatie is vastgelegd in het huishoudelijk reglement van VAHON. Separaat wordt daarnaast vaak schriftelijk om instemming gevraagd aan het personeel bij aanvang van de betrekking. De inspectie constateert dat ten tijde van de door de inspectie uitgezette enquete is gebleken dat het overgrote deel van de ondervraagde leraren aan heeft gegeven geen toestemming te hebben gegeven voor de inhouding op het netto salaris. Door het ontbreken van deze toestemming is feitelijk sprake van een aanwending van uit de rijksbijdrage verkregen middelen die in strijd is met artikel 148 WPO, waarin limitatief is aangegeven welke bestedingsmogelijkheden er zijn. In haar reactie d.d. 17 februrari 2009 geeft het bestuur tevens aan dat op 15 november 2008 een studiedag heeft plaatsgevonden waaraan 37 medewerkers van VAHON hebben deelgenomen en waarin de 3% inhouding aan de orde is geweest. Het bestuur geeft aan dat alle deelnemers ter vergadering unaniem hebben ingestemd met de donatie en het huishoudelijk reglement (opnieuw) hebben ondertekend. 17 van 26

18 Daarnaast zijn op deze studiedag verdere afspraken gemaakt over de openheid van zaken omtrent de bestedingen van de gelden, waar onder het inzicht krijgen door de medewerkers in de jaarrekening van de stichting KSD. De inspectie onderschrijft dat de afspraken die gemaakt zijn op deze studiedag van groot belang zijn voor het draagvlak bij het personeel. Wel constateert de inspectie dat het ondertekenen van het huishoudelijk reglement onvoldoende juridische basis is voor de 3% inhouding en het derhalve noodzakelijk is om individuele overeenkomsten tussen werknemers en het bestuur op te stellen. 18 van 26

19 5 CONSTRUCTIES MET BEKOSTIGINGSVOORDEEL EN/OF ONRECHTMATIGE AANSTELLINGEN 5.1 Onderzoeksvraag Is sprake van niet-toelaatbare constructies bij de aanstelling van bestuurders en medewerkers, die zijn toegepast om bekostigingsvoordeel te krijgen door aanspraak op formatie te maximaliseren, en/of is sprake van onrechtmatigheid bij aanstellingen van bestuurders en medewerkers? 5.2 Bevindingen Tijdelijke uitbreidingen van aanstellingen 2004/2005 De verbruikte fre s over het schooljaar 2004/2005 zijn gelijk aan de toegekende over dat schooljaar. De formatieoverzichten over het schooljaar 2004/2005 vermelden voor een groot aantal personeelsleden tijdelijke uitbreidingen. Bij het onderzoek daarnaar hebben wij bevindingen over twee als groepen beschouwde uitbreidingen. De eerste groep tijdelijke uitbreidingen is als volgt samen te vatten: Periode: 1/1/2005 1/8/2005 fre per fre per fremnd per persoon totaal persoon 13 leraren: 0,0413 fte 7,39 51,73 672,49 1 directeur: 0,0413 fte en 0,0331 fte 18,45 129,15 129,15 1 directeur: 0,0413 fte en 0,0495 fte 22,52 157,64 157,64 Totaal 15 personeelsleden 959,28 Het bestuur heeft voldoende aannemelijk gemaakt dat deze uitbreidingen zijn gegeven wegens het laten uitbetalen van adv-dagen over de periode 2004/2005. De tweede groep tijdelijke uitbreidingen betreft: Periode: 1/1/2005 1/8/2005 fre per fre per fremnd per persoon totaal persoon 28 leraren: 0,0691 fte 12,37 86, leraren: 0,0807 fte ( 6 maanden) 14,45 86,70 173,40 1 klassenassistent: 0,1015 fte 12,38 86,66 86,66 2 onderwijsassistenten: 0,1015 fte 12,38 86,66 173,32 19 van 26

20 1 directeur: 0,050 fte 12,40 86,80 86,80 1 directeur: 0,050 fte 12,40 86,80 86,80 Totaal 35 personeelsleden 3.031,50 Het administratiekantoor deelde mede dat de uitbreiding is gegeven als uitbetaling van resterende formatie in het schooljaar 2004/2005. Het bestuur heeft onvoldoende aannemelijk gemaakt dat deze uitbreidingen zijn gegeven wegens het laten uitbetalen van adv-dagen over de periode 2004/2005, dan wel het verrichten van werkzaamheden Tijdelijke uitbreidingen van aanstellingen 2005/2006 Op een overzicht van de toegekende en bestede fre s over het schooljaar 2005/2006 is een berekening gegeven van de uitbreiding met terugwerkende kracht van een taakomvang van 0,0430 fte over de periode 1/ /8/2006. In de administratie is hieromtrent de volgende berekening aangetroffen: Toegestane fre s 2005/2006 (a) fre Verbruikte fre s per eind juli 2006 (b) fre Niet bestede fre s per eind juli 2006 ( c) = (a) 863 fre (b) Aantal personeelsleden (d) 16 Per personeelslid ( e) = ( c) / 53,93 fre (d) Aantal maanden uitbreiding taakomvang (f) 7 Fre s per maand (g)=( e) / (f) 7,70 fre Fre s van een leraar bij 1,00 fte: (h) 179 Uitbreiding taakomvang (i)=(g) / (h) 0,043 fte In het formatieoverzicht 2005/2006 zijn de volgende uitbreidingen opgenomen, welke na afloop vna het schooljaar zijn verwerkt: Periode: 1/1/2006 1/8/2006 fre per mnd per fre- totaal persoon 14 leraren: 0,043 fte 7,70 754,60 1 directeur: 0,0308 fte 7,64 53,48 1 directeur: 0,0309 fte 7,66 53,62 Totaal 16 personeelsleden 862,10 Wij stellen vast dat 14 van de 16 uitbreidingen overeenkomen met de vorenstaande berekening van niet bestede fre s. Uit de tabel blijkt tevens de uitbreiding per persoon niet gelijk is, het aantal fre s wel. Het bestuur geeft aan dat de reden voor de tijdelijke uitbreidingen de afkoop van adv-dagen is. Uit de verlofoverzichten blijkt dat sprake is van vijf dagen afkoop van adv-dagen per persoon. Echter, deze vijf 20 van 26

21 dagen zijn niet toegepast bij de directeuren. Wel constateren wij dat bij elk personeelslid eenzelfde aantal fre s is gemoeid met de uitbetaling. Daar de relatie van de tijdelijke uitbreidingen met de betaling van niet opgenomen adv-dagen niet is aangetoond, doch die met een gelijke verdeling van het voorlopige overschot aan fre s wel, is geen sprake van besteding van fre s wegens verrichtte werkzaamheden. Daardoor is geen rechtsgrond aanwezig voor het declareren van de loonkosten, gemoeid met de besteding van die 862,10 fre s Overdacht fre s en vergoeding overgedragen fre s door CAVS De school heeft als administratiekantoor de stichting C.A.V.S. te Zeist. De school van VAHON is aangesloten bij de Federatie Weer Samen Naar School 3405 te Den Haag. De formatieoverzichten van Cfi voor het schooljaar 2005/2006 laat zien dat fre s zijn overgedragen aan het Federatief Samenwerkingsverband Landelijke Vrije Scholen te Zeist, brinnummer 26RP. per maand 2005/2006 Overgedragen aan 26RP 350 fre s fre s In de jaarstukken 2006 en 2007 van Federatief Samenwerkingsverband (swv)landelijke Vrije Scholen te Zeist, is in het directieverslag onder meer het volgende vermeld: Personeel Als rechtspersoon heeft het swv zelf geen personeel in dienst. Het personeel dat zijn diensten inzet voor het swv is ondergebracht bij de zelfstandige rechtspersoon Stichting CAVS die voor het swv de Centrale Dienstwerkzaamheden uitvoert en waarbij het personeel van de zorgvoorziening Tobiasgaard te Zutphen is ondergebracht. In het grootboek van 2006 komt een rekening voor met de naam: Overdracht fre s. Hierop zijn twee bankontvangsten geboekt. Documenten over deze ontvangsten konden niet overlegd worden door het administratiekantoor noch het bestuur. Uit het bankafschriften blijkt dat de bedragen afkomstig zijn een bankrekening van de CAVS te Zeist. De omschrijvingen op de bankafschriften en de bedragen zijn: : Overname fre januari - juli : Restant fre schooljaar 2005/ Totaal De post is in de jaarrekening verantwoord onder het hoofd Personele subsdies. Gevraagd naar een toelichting op de overdracht van fre s en de ontvangsten ad deelde het bestuur mede: Het bevoegd gezag maakt gebruik van een aantal werkzaamheden van een Centrale Dienst, te weten de 26 RP. Financieel administratief, 21 van 26

22 boekhoudkundig, salaristechnisch, bestuurlijk ondersteunend, onderwijzend en zorgpersoneel is werkzaam bij deze dienst. Voor diverse werkzaamheden op diverse gebieden heeft het bevoegd gezag gebruik gemaakt van deze expertise. Hiervoor zijn rekeneenheden overgemaakt via oktober en of mei melding. Om de zaken zuiver te houden heeft facturering van al deze werkzaamheden plaatsgevonden via de reguliere facturen van de Centrale Administratie, welke gelden door het bevoegd gezag zijn voldaan en heeft restitutie plaatsgevonden op basis van de verzilveringwaarde van de formatierekeneenheden. In de bestuursreactie is sprake van werkzaamheden en facturen van de Centrale dienst (met brinnummer 26RP). Ons onderzoek naar de aangegeven facturering levert geen facturen op van de Centrale dienst. Wel zijn in de administratie over 2005 en 2006 van het bevoegd gezag facturen verwerkt, afkomstig van het administratiekantoor zelf, dus niet van de bedoelde Centrale dienst met brinnummer 26RP. Die facturen over 2005 en 2006 van het administratiekantoor betreffen de volgende dienstverlening: : Salarissysteem, accountantsverklaring, afrekening ID en financiële administratie : : Salarissysteem, accountantsverklaring, financiële administratie en bestuur en managementondersteuning. De omschrijvingen van de facturen laten zien dat enkel sprake is van administratieve dienstverlening van een administratiekantoor aan een schoolbestuur. Daarmee onderschrijven wij de relatie tussen werkzaamheden van de Centrale dienst en de facturen niet. Tenslotte stelt het bestuur dat restitutie heeft plaatsgevonden van (een deel van) de overgedragen fre s op basis van de verzilveringswaarde. De ontvangsten ad zijn dan ook verkregen uit of door gebruikmaking van beschikbare formatie door het ministerie (uitgedrukt in fre s). In het gesprek dat op 20 februari is gevoerd tussen het bestuur en de inspectie naar aanleiding van het eerste concept-rapport heeft het bestuur op een vraag van de inspectie aangegeven dat het bestuur aan het administratiekantoor heeft gevraagd namens het bestuur de fre s te verzilveren. Dit, omdat de termijn voor de verzilvering door Cfi, verstreken was. 22 van 26

23 BIJLAGE I REACTIE VAN HET BEVOEGD GEZAG OP HET CONCEPT RAPPORT 23 van 26

24 24 van 26

25 25 van 26

26 26 van 26