Samen sterk als waterbeheerders!

Transcriptie

1 Samen sterk als waterbeheerders! Kwaliteitscriteria voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) Waterbeheer projectnummer revisie januari 2015 Opdrachtgever De 23 waterschappen, Rijkswaterstaat en de Unie van waterschappen datum vrijgave beschrijving revisie 2.1 goedkeuring vrijgave 09 jan R. Forkink C.H. Ruseler

2 Colofon: Projectgroep Antea Group (onderzoekers, procesbegeleiders en auteurs) bestaande uit: Kees Pabbruwee, Rachida Ftachi, Mark Bakker, Anton Wolthuis (YACHT) en Robert Forkink (projectleider) Werkgroep Kwaliteitscriteria VTH waterbeheer bestaande uit: Clemens Duurland, Rob Muyrers, Sussane Strolenberg, Marianne Nauta namens Rijkswaterstaat Dennis Brandwacht en Geert Vogels namens de Waterschappen Ina Kraak namens de Unie van Waterschappen Procesbegeleiding Lef Future center Utrecht: Addy de Zeeuw We danken de opstellers van de Wabo kwaliteitscriteria versie 2.1 (rijk, gemeenten, provincies en IBT regisseurs) voor de ontwikkeling en het uitzetten van een bruikbaar traject en document. Datum en plaats van uitgave: Deventer, 09 januari 2015 Copyright Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, elektronisch of op welke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de auteurs.

3 Inhoud Blz. 1. Inleiding Kwaliteit staat voorop- bestuurlijke opdracht Aansluiten bij systematiek bestaande kwaliteitscriteria We doen het toch al goed! Afbakening Procesaanpak Kwaliteit op maat! Leeswijzer Criteria voor kritieke massa voor VTH-taken in het Waterbeheer Inleiding Waterwet als uitgangspunt Generieke deskundigheidsgebieden Complexe versus reguliere en eenvoudige situaties en activiteiten Specialistische deskundigheidsgebieden Accent Juridisch Juridisch advies BOA BRZO Definities en uitgangspunten Kwaliteit maakt het onderscheid Uitwerking van de onderdelen kritieke massa Deskundigheidsgebied functiebeschrijving Minimale eisen Functiescheiding Uitbesteding Procescriteria VTH waterbeheer Proloog; het kwaliteitsproces Kwaliteitsborging centraal Kwaliteitsborging Werking PDCA-cyclus Transparantie in de uitvoering blad 3

4 3.5 Processtappen Rapportage en evaluatie Strategisch beleidskader Operationeel beleidskader Planning en control Voorbereiden Uitvoering Monitoring Deel A Kritieke massa: Generieke deskundigheidsgebieden: 1. Vergunningverlening 2. Vergunningverlening complex 3. Toezicht en handhaving 4. Toezicht en handhaving complex Accent Juridisch 5. Juridische advisering 6. Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) Accent Waterkwaliteit 7. Procestechnoloog 8. Ecoloog 9. Deskundige Waterbodem Accent Waterkwantiteit 10. Deskundige Watersysteem (oppervlaktewater) 11. (Geo)Hydroloog Accent Waterveiligheid 12. Deskundige Waterkeringen 13. Rivierkundige Deel B Procescriteria blad 4

5 1. Inleiding 1.1 Kwaliteit staat voorop- bestuurlijke opdracht De kwaliteit van de uitvoering van de waterbeheertaken moet gewoon goed zijn en boven alle twijfel verheven zijn. De consequenties van fouten zijn in veel gevallen groot en daarom moet de kwaliteit goed bewaakt worden. De kwaliteit van de producten die geleverd worden, wordt voornamelijk bepaald door de kwaliteit van de medewerkers en een goede kwaliteitszorg. Daarom hebben de twee waterbeheerders Rijkswaterstaat en de 23 waterschappen besloten om de handen in een te slaan en kwaliteitscriteria voor de Vergunningverlening, Toezicht- en handhavingstaken (VTH) Waterbeheer vast te leggen. In de kwaliteitscriteria worden de eisen vastgelegd voor de organisaties en medewerkers, inclusief eventuele derden voor wat betreft opleiding, kennis, ervaring en vlieguren. Dit is de resultante van een bestuurlijke opdracht die is gegeven aan de werkgroep kwaliteitcriteria bestaande uit een vertegenwoordiging van leden van het Landelijk Overleg Vergunningen en Handhaving (LOVH), de Adviesgroep Vergunning en Handhaving (AgVH) en de Unie van Waterschappen. 1.2 Aansluiten bij systematiek bestaande kwaliteitscriteria Bij het ontwikkelen van de kwaliteitscriteria VTH voor het waterbeheer is besloten om het reeds ontwikkelde systeem van VTH-kwaliteitscriteria 2.1. voor de Wabo-taken als basis te gebruiken. Gebleken is dat deze kwaliteitscriteria niet geheel aansluiten bij de werkzaamheden en specifieke afstemming missen. Dat gemis speelt niet alleen bij de uitwerking en interpretatie van de criteria die worden gesteld aan de medewerkers, maar ook aan het proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Op basis hiervan is besloten om een nieuwe set van kwaliteitscriteria te ontwikkelen die wel geheel aansluit bij de VTH-taken in het Waterbeheer. De taken die zijn beschreven in de Waterwet zijn de basis voor deze kwaliteitscriteria. Het is tevens de verbindende factor tussen Rijkswaterstaat en de 23 waterschappen. Qua organisatie en inrichting zijn er grote verschillen zowel tussen de waterschappen onderling, alsmede in vergelijking met Rijkswaterstaat. Daarom zijn de wettelijke taken als uitgangspunten genomen, omdat dit hetgeen is dat beide waterbeheerders bindt. Vanaf mei 2014 is gestart met het uitwerkproces van de specifieke kwaliteitscriteria VTH Waterbeheer. 1.3 We doen het toch al goed! In de uitwerking van het onderzoekstraject naar het opstellen van de kwaliteitscriteria kregen we regelmatig de vraag waarom deze kwaliteitscriteria zouden moeten worden gesteld; we doen het toch al goed! De waterbeheerders hebben de afgelopen jaren al belangrijke verbeteringen doorgevoerd in de organisatie en taken op basis van wet- en regelgeving. De omgeving (burgers en gebruikers) verwacht een betere dienstverlening en doortastend optreden bij vergunningverlening, toezicht en handhaving en de afwikkeling van calamiteiten. Medeoverheden verwachten nauwere samenwerking en marktpartijen meer uniformiteit. Medewerkers verwachten een organisatie waar ze zich kunnen ontplooien en waar ze maatschappelijk relevant werk kunnen doen. Deze set van kwaliteitscriteria is bedoeld om de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (de VTH-taken) door de waterbeheerders in Nederland verder te professionaliseren (stroomlijnen, transparantie en voorspelbaarheid) en de kwaliteit in de organisatie te borgen. blad 5

6 De kwaliteitscriteria voor het VTH-proces, hebben dan ook betrekking op de inhoud (processen) en de kritieke massa (kennis, ervaring en opleiding en de minimale formatie). 1.4 Afbakening De kwaliteitscriteria hebben betrekking op het minimale kwaliteitsniveau dat nodig is om de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving, tijdig, met de juiste procedurele en inhoudelijke kwaliteit en continuïteit te kunnen uitvoeren. Waterwet De afbakening is gebaseerd op de doelen die zijn beschreven in en voortvloeien uit artikel 2.1. van de Waterwet. Het betreft de taken op het gebied van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving ter voorkoming en beperking van overstromingen, wateroverlast en waterschaarste, in samenhang met bescherming en verbetering van de chemische en ecologische kwaliteit van watersystemen en vervulling van maatschappelijke functies door watersystemen. Vergunningen worden verleend op basis van hoofdstuk 6 van de Waterwet en het toezicht en de handhaving vinden plaats op basis van hoofdstuk 8 van de Waterwet. Daarnaast zijn er meldingen en toezicht en handhaving in het kader van de Waterregeling, het Waterbesluit, het Activiteitenbesluit milieubeheer, het Besluit lozen buiten inrichtingen, het Besluit lozing afvalwater huishoudens en het Besluit bodemkwaliteit. Keur De regels in de Keur hebben betrekking op het lozen, afvoeren, onttrekken of aanvoeren van grondwater en water uit sloten en andere watergangen van een waterschap (alle waterstaatswerken). Ook kent de Keur verbodsbepalingen over zaken die niet mogen in of om waterlopen en dijken. Iedereen die werkzaamheden uitvoert of activiteiten plant in en om waterlopen, dijken en andere watersystemen van het waterschap heeft met de Keur te maken. Op basis van de Keur worden vergunningen verleend of meldingen geaccepteerd. Deze worden gecontroleerd in het kader van toezicht en handhaving. 1.5 Procesaanpak Het opstellen van de kwaliteitscriteria heeft plaatsgevonden met behulp van een deskundige inbreng vanuit de waterschappen en Rijkswaterstaat. Hiervoor heeft een vijftal sessies plaatsgevonden in het LEF future center van Rijkswaterstaat in Utrecht: juli 2014 (ochtend); Reikwijdtebepaling kritieke massacriteria juli 2014 (middag); Reikwijdtebepaling kritieke massacriteria 3. 7 juli 2014 (gehele dag); Uitwerking generieke deskundigheden (+ accent Juridisch) 4. 4 september 2014 (gehele dag); Uitwerking specialistische deskundigheden september 2014 (gehele dag); Uitwerking procescriteria De deelnemers aan de sessies waren afkomstig uit de gelederen van Rijkswaterstaat en de waterschappen en vertegenwoordigden het management, beleidsmedewerkers, vergunningverleners, toezichthouders, BOA s, specialisten, adviseurs en juridisch medewerkers. blad 6

7 1.6 Kwaliteit op maat! De opgestelde kwaliteitscriteria voor de VTH taken van de waterbeheerders zijn zoals gezegd, gebaseerd op de reeds bestaande kwaliteitscriteria voor de Wabo, versie 2.1. Daarin is uitgegaan van criteria voor medewerkers, vertaald in generieke en specialistische deskundigheden en procescriteria. Voor de generieke taken is duidelijk dat medewerkers moeten beschikken over een basisopleiding, werkervaring en met name aanvullende opleidingen en kennis die watergerelateerd zijn. In de uitoefening van deze generieke taken is in een bepaalde mate behoefte aan ondersteuning van expertise van een specialist op een betreffend taakgebied (bv. keringen, procestechnologie en/of ecologie). Omdat we hoge eisen stellen aan de medewerkers met een generieke taak, willen we borgen dat de specialist die advies afgeeft aan deze medewerker ook voldoende kennis en ervaring heeft op dit gebied. De specialist moet voldoende watergerelateerde werkervaring hebben en weten wat de impact van een dergelijk advies in een VTH-traject kan zijn. Dit was het vertrekpunt vanuit de bestuurlijke opdracht om te komen tot een set van kwaliteitscriteria voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Tijdens het onderzoeksproces is het de opstellers van dit rapport en de werkgroep (begeleidingscomissie) duidelijk geworden dat er onder de verschillende waterbeheerders geen eenduidige behoefte bestaat om met name de specialistische deskundigheden een verplichtend karakter te geven. Niet het opleggen van bovenaf maar vanuit de behoefte faciliteren van kwaliteitscriteria voor zowel de generieke- als de specialistische deskundigheden is het devies. Hiermee wordt aan de waterbeheerders zelf overgelaten of deze de specialistische deskundigheden (de criteria) uitwerken voor de eigen organisatie. Organisaties die wel behoefte hebben aan een uitwerking van de specialistische deskundigheden, vinden in dit rapport het daarvoor benodigde toetsingskader. We geven hiermee wel richting aan het vastleggen van de benodigde expertise voor een adequate invulling vanuit de specialistische deskundigheden, maar laten vrij hoe de organisaties in het waterbeheer dit uitwerken. Dat betekent dat tenminste de generieke deskundigheden en de procescriteria voor vergunningverlening, toezicht en handhaving algemeen geldend zijn voor de waterbeheerders. Zodat de waterbeheerders de uitvoering van de VTH-taken verder professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie borgen. In het kader van zijn er mogelijkheden om de samenwerking een verdere impuls te geven bij het uitwerken en implementeren van de gestelde kwaliteitscriteria VTH waterbeheer. Bijvoorbeeld bij het uitwisselen van kennis en ervaring indien er behoefte is aan specifieke deskundigheid (indien deze deskundigheid tijdelijk of structureel niet beschikbaar is). Het opzetten van deze kwaliteitscriteria is niet direct gekoppeld aan de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. Deze kwaliteitscriteria VTH waterbeheer is een zelfstandig initiatief van de waterbeheerders en staat niet in verbinding met de Wet VTH. De waterbeheerders volgen de ontwikkelingen rondom deze Wet VTH uiteraard met belangstelling. 1.7 Leeswijzer Dit rapport beschrijft in hoofdstuk 2 de spelregels, de opbouw van de criteria voor de generieke- en specialistische deskundigheden en de definities daarin. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 inzicht gegeven in kwaliteitszorgproces en de positie daarin van deze kwaliteitscriteria VTH Waterbeheer. Daarna worden in Deel A de generieke- en specialistische deskundigheden uitgewerkt in opleiding, ervaring, vlieguren en kennis. Tenslotte worden in Deel B de procescriteria uitgewerkt voor de processen rondom vergunningen en toezicht en handhaving van de waterbeheerders. blad 7

8 2. Criteria voor kritieke massa voor VTH-taken in het Waterbeheer 2.1 Inleiding Aan welke eisen moet een organisatie voldoen om zijn VTH-taken binnen het waterbeheer goed uit te kunnen voeren? Welke functies zijn cruciaal voor het uitvoeren van deze taken en welke kennis en ervaring moet de organisatie in elk geval in huis hebben? De organisatie is een optelsom van de medewerkers, dus in het verlengde daarvan gaat het om de kwaliteiten die een medewerker in huis moet hebben? Hoeveel medewerkers moeten minimaal aanwezig zijn per functie om de kwaliteit van een organisatie zeker te stellen en geen problemen te krijgen qua kwetsbaarheid op gebied van bezetting en expertise? In dit hoofdstuk wordt ingegaan op bovenstaande vragen. In deel A van dit rapport zijn de belangrijkste functies vervolgens verder uitgewerkt in een overzicht. Er zijn daarin tabellen opgenomen met beschrijvingen van de belangrijkste deskundigheidsgebieden die voor VTH Waterbeheer van belang zijn. Rijkswaterstaat en de waterschappen hebben ervoor gekozen om samen op te trekken bij het opstellen van kwaliteitscriteria voor de VTH-taken. Dit past ook binnen de bredere samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de waterschappen. Wel is geconstateerd dat de waterbeheerders onderling verschillen in de wijze hoe zij zijn georganiseerd en waar de VTH-taken en specialistische taken zijn belegd. De 23 waterschappen verschillen onderling in de wijze waarop zij zijn georganiseerd, maar werken op veel gebieden samen. Rijkswaterstaat streeft naar een uniforme werkwijze om haar taken zoveel mogelijk op dezelfde wijze te regelen, maar ook hier zijn onderling wel verschillen te ontdekken. De kwaliteit van de organisatie én van de medewerker blijkt vooral uit de ervaring en kennis die aanwezig is. Die kennis kan verkregen worden via opleiding, maar kan ook worden opgedaan in de praktijk. Er moeten verder voldoende medewerkers met ervaring aanwezig zijn die weten hoe ze bijvoorbeeld een aanvraag voor de keur moeten beoordelen, een controle moeten uitvoeren van een waterzuivering of een handhavingsactie naar aanleiding van een illegale lozing. Ook moeten zij weten bij welke collega s je moet zijn voor specialistisch advies omdat de vergunningverlener of toezichthouder onvoldoende kennis heeft van bijvoorbeeld waterbodems, waterkeringen of ecologie. Verder moeten er tenminste een minimum aantal medewerkers aanwezig zijn om de continuïteit te waarborgen. Bij tijdelijke uitval door ziekte of door vertrek van een medewerker moet dit overgenomen kunnen worden door een collega. En ook de klankbordfunctie of het 4-ogenprincipe worden versterkt als je kunt sparren met een of meer collega s. Uiteraard zijn ook andere vormen mogelijk om de continuïteit te waarborgen. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door: - Samenwerking met andere partners in het waterbeheer - Tijdelijk gebruik maken van elkaars inzet en expertise (burenhulp) - Uitbesteding van taken aan andere partners of een extern bureau blad 8

9 Met de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa kan een antwoord gegeven worden op de vraag of een organisatie en haar medewerkers in principe in staat zijn om de taken en onderliggende operationele activiteiten uit te voeren. Bij het opstellen van deze kwaliteitscriteria is zoveel mogelijk aangesloten bij de Kwaliteitscriteria 2.1 voor vergunningverlening, toezicht en handhaving krachtens de Wabo. Dit geldt voor de procescriteria zowel voor de aanpak als de inhoud. Voor de uitwerking van de kritieke massa wordt qua aanpak aangesloten bij de Wabo kwaliteitscriteria 2.1, maar de inhoud is specifiek voor de waterbeheerders. Dat betekent dat delen van deze rapportage overeenkomen of gelijkenis hebben met rapport Uitvoering met Ambitie; kwaliteitscriteria 2.1 voor vergunningverlening, toezicht en handhaving krachtens de Wabo van 7 september Zodoende kan zoveel als mogelijk worden afgestemd en vergeleken op basis van de aanpak, de inhoud en de uitwerking in begrippen, definities en criteria. Dit was een belangrijke randvoorwaarde bij de start van het onderzoek naar het opstellen van kwaliteitscriteria VTH waterbeheer. 2.2 Waterwet als uitgangspunt De taken die zijn beschreven in de Waterwet zijn de basis van deze kwaliteitscriteria. Het is tevens de verbindende factor tussen Rijkswaterstaat en de waterschappen. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Waterwet en onderliggende regelgeving, waardoor samen opgetrokken kon worden bij het opstellen van deze kwaliteitscriteria. De keuze voor de deskundigheidsgebieden die in dit rapport zijn opgenomen, zijn mede gebaseerd op de inbreng van vertegenwoordigers voor Rijkswaterstaat en de waterschappen in Nederland. Tijdens een aantal bijeenkomsten hebben zij over de deskundigheidsgebieden gesproken en hebben zij hun inbreng geleverd op de verschillende onderdelen, zoals activiteiten, opleidingen en cursussen, kennis, werkervaring en vlieguren. Daarna heeft dit voor inspraak opengestaan voor alle medewerkers van Rijkswaterstaat en de waterschappen en konden medewerkers van alle waterbeheerders hierop reageren en commentaar leveren. Daar is ook nadrukkelijk gebruik van gemaakt en deze opmerkingen zijn verwerkt in dit rapport. Hieruit volgt de volgende onderverdeling van deskundigheidsgebieden. blad 9

10 2.1.1 Generieke deskundigheidsgebieden De generieke deskundigheidsgebieden op het gebied van VTH-taken liggen op zich wel voor de hand. Daarbij is een onderverdeling gemaakt tussen complexe taken enerzijds en meer routinematige en minder complexe taken anderzijds. Dit werkt ook door in de activiteiten, het opleidingsniveau, de opleiding en cursussen, de kennis en de ervaring die wordt verwacht op deze gebieden Complexe versus reguliere en eenvoudige situaties en activiteiten Bij de beschrijving van de generieke deskundigheidsgebieden is een onderscheid gemaakt in activiteiten en daarbij tegelijk een verband gelegd met de vereiste basisopleiding. Bij de complexe activiteiten is minimaal een HBO opleiding voorgeschreven. Bij de reguliere en eenvoudige activiteiten is een MBO opleiding als minimale maatstaf genomen. Wel geldt dat iemand die voldoet aan de eisen voor de complexere activiteiten, automatisch ook voldoet aan de deskundigheidsgebieden voor de reguliere en eenvoudige activiteiten. Dit geldt zowel voor de vergunningverlening als voor toezicht en handhaving. Complexiteit Het bevoegd gezag bepaalt zelf welke situaties complex zijn en welke situaties regulier. Daarbij gelden wel enkele richtlijnen. De complexiteit van de activiteiten wordt veroorzaakt door de ingewikkeldheid van de activiteit zelf of het type inrichting of werkzaamheden. Verder geldt dat het afhankelijk is van het gebied c.q. politiek- bestuurlijke omgeving of iets als complex wordt aangemerkt. Hieronder zijn beschrijvingen opgenomen om een indruk te krijgen van dergelijke situaties. Dit is nadrukkelijk geen uitputtende lijst: Niet-complex - Standaard afhandeling van aanvragen op grond van de Keur en waterstaatswerken (dammen, duikers, steigers, etc.). - Reguliere meldingen (bronneringen, conserveren van vaste objecten, toepassen schone grond, etc.). - Aanvragen of verzoeken die zelfstandig kunnen worden afgehandeld door een medewerker. - Aanvragen of verzoeken die in overeenstemming zijn met de beleidsregels. - Zaken waarbij geen derde partij aanwezig is als belanghebbende. Complex - IPPC. - BRZO. - Grote zuiveringsinstallaties. - Primaire keringen. - Grote grondwateronttrekkingen. - Als intern of extern advies van een specialist nodig is. - Bij afwijkingen van de beleidsregels. - Wanneer sprake is van meerdere belanghebbenden. - Wanneer een effectbeoordeling nodig is. - Wanneer een initiatief of verzoek leidt tot aanpassing van de legger. - Wanneer sprake is van samengestelde activiteiten of samenwerking nodig is, zoals afstemming met andere overheidspartners. De volgende aspecten kunnen een aanvraag of activiteiten ook complex maken: blad 10

11 - De kwaliteit van de aangeleverde stukken. - Aanvragers die de grenzen van de regelgeving opzoeken. - Klachten/handhavingszaken. - Soms is ook het gebied waar de activiteiten plaatsvinden bepalend voor de vraag of iets complex of niet-complex is Specialistische deskundigheidsgebieden Voor de keuze van de specialistische deskundigheidsgebieden is aangesloten bij de doelstelling van de Waterwet, zoals omschreven in artikel 2.1. Waterwet. Artikel 2.1 Waterwet: De toepassing van deze wet is gericht op: a. voorkoming en waar nodig beperking van overstromingen, wateroverlast en waterschaarste, in samenhang met b. bescherming en verbetering van de chemische en ecologische kwaliteit van watersystemen en c. vervulling van maatschappelijke functies door watersystemen, bijvoorbeeld. Natura 2000-gebieden; Drinkwaterbeschermingszones (bescherming rond de innamepunten); Zwemwaterlocaties; Overige recreatieve activiteiten; Viswateren (alle wateren zijn aangewezen als water voor karperachtigen); Schelpdierwateren (wateren voor schelpdieren in de Waddenzee, Delta en Voordelta); Naast de meer generieke deskundigheidsgebieden op het gebied van vergunningverlening, toezichthouden en handhaving, kan op basis van deze wet- en regelgeving een keuze gemaakt worden welke specialistische deskundigheidsgebieden ter ondersteuning van de VTH-taken veel voorkomen. blad 11

12 Dit is uitdrukkelijk geen uitputtende opsomming van specialistische taken. Het is dus goed mogelijk dat VTH in voorkomende gevallen ook andere specialismen nodig heeft voor advies bij het beoordelen van een vergunningaanvraag of een handhavingskwestie. Er is besloten om alleen de meest voorkomende deskundigheidsgebieden op te nemen. Er heeft zowel binnen de werkgroep als onder de betrokken waterbeheerders een discussie plaatsgevonden in hoeverre de specialistische deskundigheidsgebieden moesten worden beschreven. Er zijn verschillende mogelijkheden besproken, waarbij er uiteindelijk voor is gekozen om de specialistische deskundigheden als facultatief op te nemen. Voor veel waterbeheerders geldt dat de vermelde deskundigen in een andere afdeling of eenheid dan VTH werkzaam zijn. De hoofdtaak advisering ligt veelal ook bij die afdeling of eenheid. De vereiste deskundigheid voor de advisering aan de VTH-afdeling is beschreven per deskundigheid met de opleiding, kennis en ervaring die hiervoor noodzakelijk is. De betrokken organisaties kunnen zelf beslissen of zij de betreffende medewerkers hieraan toetsen. Een toetsingskader is hiermee in elk geval aangeboden. De werkgroep geeft hiermee aan dat deze opleiding, kennis, ervaring, etcetera minimaal aanwezig zou moeten zijn om de advisering aan VTH goed te kunnen uitvoeren. Gezien de afhankelijkheid van de specialisten en hun advisering, bepaalt dit voor een belangrijk deel ook de kwaliteit van de VTH-taken. Het voldoen aan de generieke deskundigheidsgebieden is dus verplicht en maatgevend. De specialistische deskundigheidsgebieden zijn facultatief. Met name voor het voldoen aan de vereisten voor de kritieke massa zijn dit belangrijke keuzes. Niet alle deskundigheidsgebieden hoeven aanwezig te zijn in een organisatie. Als bijvoorbeeld bepaalde werkzaamheden niet voor komen in het gebied, is hiervoor ook geen expertise nodig. Ook kan de keuze gemaakt zijn om een deel van de taken uit te besteden of door een ander te laten uitvoeren (bijvoorbeeld een andere waterbeheerder). Hieronder volgt een toelichting bij de specialistische deskundigheidsgebieden: Accent Waterkwaliteit 1. Procestechnoloog Dit is een samenvoeging van de taken op gebied van zuiveringstechnologie (chemisch/fysisch en biologisch). Hiervoor is kennis van de (complexe) chemische procesindustrie en de bijbehorende zuiveringstechnieken noodzakelijk. In de praktijk wordt deze deskundigheid vaak gecombineerd met de generieke deskundigheid van vergunningverlener waterbeheer. Het aantal procestechnologen dat zich nog met name of alleen tot deze taak heeft gespecialiseerd is beperkt. Daarom is het bewaken van voldoende kennis en het bijhouden van de actualiteit een belangrijk aandachtspunt. 2. Ecoloog Voor dit deskundigheidsgebied worden bijvoorbeeld projecten getoetst conform de BPRW Systematiek (RWS) en KRW systematiek, inclusief ecotoxicologie en vissen (functies drinkwater, zwemwater, Natura 2000, Viswateren, Schelpdierwateren). 3. Deskundige waterbodem Voor dit deskundigheidsgebied is in het bijzonder kennis van het Besluit Bodemkwaliteit van belang. Alle normen en toetsingskaders voor de Waterbodem zijn bekend en worden toegepast. blad 12

13 Accent Waterkwantiteit (wateroverlast en waterschaarste) 1. Deskundige watersysteem Voor dit deskundigheidsgebied is kennis van het watersysteem (wateroverlast en waterschaarste) noodzakelijk. 2. (Geo)hydroloog Voor dit deskundigheidsgebied is kennis van grondwaterstromingen binnen het betreffende beheergebied noodzakelijk. Accent Waterveiligheid (overstromingen) 1. Deskundige waterkeringen Voor dit deskundigheidsgebied is civieltechnische kennis noodzakelijk. Verder moet stabiliteitsonderzoek beoordeeld kunnen worden (veiligheid). De functies die te maken hebben met advies over dijken, oevers en vaarwegen horen hier ook bij. De duinen worden ook aangemerkt als waterkering. Hier valt ook de adviseur kust onder (ter voorkoming van overstromingen). Kennis van het gebied, ook bijvoorbeeld toekomstige activiteiten (bijvoorbeeld dijkversterkingen), is noodzakelijk. 2. Rivierkundige Deskundigheid om te weten of een werk invloed heeft op waterstandverhoging/verlaging en morfologische aspecten. Komt niet in alle windstreken voor in verband met de ligging van rivieren Accent Juridisch Bij het accent juridisch zijn de deskundigheidsgebieden van juridische advies en de Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) opgenomen Juridisch advies De juridisch adviseur adviseert zowel de vergunningverlener als de toezichthouder en handhaver en speelt een belangrijke rol bij de ondersteuning in het kader van bezwaar- en beroepsprocedures. Ook heeft de juridisch adviseur een belangrijk rol bij het in kaart brengen van de consequenties van veranderende wet- en regelgeving en jurisprudentie voor de organisatie, het beleid en het gebied waarvoor de betreffende waterbeheerder verantwoordelijk is BOA Het deskundigheidsgebied voor de Buitengewone opsporingsambtenaar is hierin een bijzondere, aangezien BOA s strafrechtelijke bevoegdheden hebben. Daarom zijn hier ook bijzondere vereisten gesteld ten aanzien van de opleidingen en het actueel houden van kennis en vaardigheden. De vereisten voor de BOA s zijn vastgelegd in landelijke regelgeving. De eisen die aan individuele BOA s worden gesteld staan in het Besluit Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BBO) en de bijbehorende Circulaire bekwaamheid. De BOA s in het waterbeheer vallen in de wettelijke beschrijving onder het zogeheten domein 2, waar ook de BOA s voor milieu, welzijn en infra onder vallen. Het minimale opleidingsvereiste is MBO. In deel A van dit rapport zijn de criteria voor de kritieke massa in detail uitgewerkt in deskundigheidstabellen. Voor de BOA s is afgesproken dat zijn minimaal 0,25 FTE van hun tijd met BOA activiteiten bezig moeten zijn. blad 13

14 Ook voor dit deskundigheidsgebied geldt dat dit per organisatie anders is ingericht. Meestal is dit belegd bij medewerkers die ook nog andere vaak toezichthoudende taken ernaast hebben. 2.2 BRZO Het deskundigheidsgebied BRZO is ook van belang voor de kwaliteitscriteria VTH Waterbeheer. Voor de BRZO zijn er reeds criteria opgesteld waaraan ook de waterbeheerders zich hebben gecommitteerd. 2.3 Definities en uitgangspunten Om de criteria voor kritieke massa goed te kunnen begrijpen zijn heldere definities en uitgangspunten nodig Kwaliteit maakt het onderscheid Welke onderdelen zijn nu bepalend voor de kwaliteit van een medewerker en voor kwaliteit van de organisatie? Bij het ontwikkelen van deze kwaliteitscriteria is vooraf al besloten om qua opzet aan te sluiten bij de reeds bestaande kwaliteitscriteria 2.1 die voor de Wabo ontwikkeld zijn. Dit format is als onderlegger gebruikt voor de LEF-sessies over de kritieke massa die zijn gehouden op 23 juni, 7 juli en 4 september Later heeft dit format ook gediend als basis voor de uitwerking van de deskundigheidsgebieden die zijn opgenomen in deel B. Het gebruik van dit format bevordert de leesbaarheid en de afstemming en vergelijking van de criteria op het gebied van de Wabo en het waterbeheer wordt hierdoor ook vergemakkelijkt. Een vergelijkbare opzet is ook niet geheel toevallig gekozen, aangezien de VTH-taken voor de Wabo en de waterbeheerders veel overeenkomsten en soms zelfs overlap van taken hebben (zoals bij de BRZO, BOA en de lozingen). De kwaliteit van een organisatie wordt voor een belangrijk deel bepaald door de medewerkers die er werken. De kwaliteit van die medewerkers wordt weer voor een belangrijk deel bepaald door de opleiding, kennis en ervaring die bij de medewerkers aanwezig is. Voor de organisatie is verder van belang dat er voldoende deskundige medewerkers aanwezig zijn om de taken uit te voeren. Hieronder volgt een toelichting op de deskundigheden die tenminste aanwezig moet zijn in een organisatie om de gewenste kwaliteit te leveren. Deze onderdelen zijn uitgewerkt in de tabellen in deel A. De criteria voor kritieke massa zijn uitgewerkt op basis van het volgende model. blad 14

15 2.3.2 Uitwerking van de onderdelen kritieke massa In de onderstaande paragrafen worden de elementen van de kritieke massa toegelicht. Allereerst wordt in figuur 2 gevisualiseerd hoe de criteria voor kritieke massa zijn weergegeven in deel B. Activiteiten die behoren bij deze deskundigheid Naam van deskundigheid Minimaal aantal jaren relevante werkerving (met deze activiteiten) waarover de medewerker dient te beschikken Minimale basisopleiding (of gelijkwaardig) waarover de medewerker moet beschikken die genoemde activiteiten uitvoert Minimale tijdsbesteding die de medewerker per jaar aan de genoemde activiteiten moet besteden Minimale aanvullende opleidingen cursussen (of gelijkwaardig) waarover de medewerker moet beschikken die genoemde activiteiten uitvoert Minimale basiskennis en diepgaande kennis (aanvullend aan de genoten opleidingen) waarover de medewerker moet beschikken die deze activiteiten uitvoert Minimaal aantal benodigde medewerkers voor de organisatie om de activiteiten uit te voeren blad 15

16 Op hoofdlijnen bestaat de kritieke massa uit de onderstaande elementen: 1. Activiteiten Bij dit onderdeel zijn de activiteiten beschreven voor dit deskundigheidsgebied. Dit is geen limitatieve opsomming, maar het betekent wel een bepaalde afbakening, om bijvoorbeeld het verschil tussen complexe en reguliere of lichte processen aan te geven. 2. Basisopleiding De basisopleiding is in beginsel bepalend voor het niveau waarop werkzaamheden worden uitgevoerd. Onder dit onderdeel is het minimale opleidingsniveau beschreven dat aanwezig moet zijn om de activiteiten zelfstandig uit te kunnen voeren. Het uitgangspunt is dat voor meer complexe taken ook een hoger opleidingsniveau aanwezig moet zijn. Om hieraan alvast iets meer richting te geven, is gekozen voor een aantal voorbeelden van relevante opleidingen op HBO en MBO-niveau. Het zou kunnen dat iemand zonder de juiste basisopleiding op basis van de kennis en ervaring die hij in de loop der tijd in een vakgebied opdoet een vergelijkbaar niveau haalt als iemand die wel deze basisopleiding heeft afgerond. Dit kan worden aangetoond door een aanvullende toetsing, bijvoorbeeld door Erkenning van Verworven Competenties (EVC) of een daarmee vergelijkbare aanpak. Een vergunningverlener met 20 jaar ervaring heeft als basis een MBO opleiding. Zijn ervaring beslaat veel complexe procedures voor activiteiten die bijvoorbeeld plaatsvinden op en nabij een primaire kering. Hij heeft de taken uitgevoerd die inhoudelijk en qua wijze van uitvoering vergelijkbaar zijn met iemand met een relevante HBOopleiding. Deze vergunningverlener kan aan alle criteria die voor vergunningverlening complex worden genoemd voldoen, mede gezien zijn kennis en ervaring op het gebied van primaire keringen. Gezien zijn basisopleiding (een MBO opleiding) zou hij niet voldoen aan de criteria voor basisopleiding. De organisatie moet aantonen dat een medewerker op een bepaald deskundigheidsgebied over voldoende kennis en ervaring moet beschikken om deze werkzaamheden op een kwalitatief voldoende niveau uit te voeren. Bij de toetsing wordt gevraagd naar opleiding en ervaring, beoordelingen, getuigschriften en referenties. Zo kunnen bijvoorbeeld goede beoordelingen in een andere (misschien wel hogere) functie daarbij ook ondersteunen. Vooral het aantonen van de werkervaring op basis van praktijksituaties is belangrijk, omdat dit een indruk geeft van de wijze waarop iemand zijn werkzaamheden benadert en uitvoert. 3. Aanvullende opleidingen en cursussen Voor het deskundigheidsgebied zijn ook (en met name) vakgerelateerde opleidingen en cursussen relevant. blad 16

17 Dit is alleen van toepassing voor onderwerpen die aantoonbaar geen onderdeel uitmaken van de basisopleiding. Er kunnen ook cursussen en opleidingen zijn opgenomen die gericht zijn op het verkrijgen van integrale kennis en een bredere blik (bijvoorbeeld buiten het waterbeheer) om over de schotten van het eigen vakgebied heen te kunnen kijken. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om kennis van andere onderdelen van het waterbeheer of om het omgevingsrecht, milieukennis of juridische basiskennis die aanwezig moet zijn. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen basiscursus, aanvullende cursus of opleiding of een specialistische opleiding. In een basiscursus wordt basale kennis behandeld over een bepaald onderwerp. Voor de aanvullende cursus of opleidingen is meestal een bepaalde basiskennis vereist en wordt dieper op de stof in gegaan. De duur van de basiscursus is niet opgenomen. Over het algemeen duren deze cursussen tussen de 1 en 5 dagen, maar meer dagen zijn niet uitgesloten. De aanvullende opleiding duurt over het algemeen meerdere dagen. Een specialistische opleiding duurt meestal meer dan 10 dagen. Het uitgangspunt is dat de kwaliteit aanwezig moet zijn. Mocht daarom een specifieke opleiding of cursus niet zijn gevolgd, maar is deze kennis op basis van werkzaamheden in de praktijk wel aanwezig, dan kan dit ook voldoende zijn. Dit moet dan wel voldoende aantoonbaar zijn. Van medewerkers wordt verwacht dat zij de kennis die uit de genoten opleidingen voortkomt, altijd actueel houden. Voor (permanente) bijscholing zijn daartoe (nog) geen criteria opgenomen. Wel gelden voor specifieke deskundigheidsgebieden, zoals de BOA dat zij zich moeten houden aan de wettelijk vastgelegde eisen voor her- en bijscholing, inclusief examinering. Ook voor de BRZOmedewerkers zijn hierover afspraken gemaakt binnen het vakgebied. Dit is niet wettelijk vastgesteld, maar wordt wel als landelijk geldend criterium beschouwd. Het A&O fonds Waterschappen 1 maakt iedere 2 jaar een overzicht van opleidingen en cursussen op het gebied van water en waterbeheer. Om meer inzicht te krijgen in de opleidingen die aanwezig zijn, is dit een van de middelen waar gebruik van kan worden gemaakt. 4. Werkervaring Bij dit onderdeel is het aantal jaren ervaring vermeld dat nodig is om de omschreven activiteiten op het gewenste kwaliteitsniveau te kunnen uitvoeren. Een medewerker leert met name door de ervaring die hij of zij in de loop van zijn werkzame leven opdoet. Het gaat hier om de ervaring die is opgedaan in het betreffende deskundigheidsgebied en niet om het aantal jaren werkervaring in het algemeen. Het uitgangspunt is telkens dat iemand de werkzaamheden 100% zelfstandig kan uitvoeren en daarvoor is enige jaren ervaring vereist. Daarom is een minimum van bijvoorbeeld 2 of 3 jaar werkervaring opgenomen bij het onderdeel werkervaring. De relevante werkervaring wordt uitgedrukt in het type werk en/of het onderdeel van een deskundigheidsgebied waarin de ervaring moet zijn opgedaan. Het gaat om de vraag hoe vaak een bepaalde activiteit uitgevoerd worden om deze activiteit 100% zelfstandig op voldoende niveau uit te voeren. Dat is het uitgangspunt 1 Het A&O fonds Waterschappen is een samenwerkingsverband van werkgevers- en werknemersorganisaties in de sector Waterschappen. Het A&O-fonds Waterschappen wil knelpunten in de arbeidsmarkt binnen de sector wegnemen en nieuwe ontwikkelingen op het gebied van HRM- en arbeidsmarktbeleid stimuleren. blad 17

18 waarmee wordt gerekend als het gaat om werkervaring. Er wordt uitgegaan van volledig zelfstandige uitoefening. Voor medewerkers met minder werkervaring is afgesproken dat zij (een deel van) de activiteiten kunnen uitvoeren, mits voldoende begeleiding wordt gegeven door medewerkers met voldoende werkervaring. 5. Kennis Voor het onderdeel kennis is zowel de basiskennis als diepgaande kennis opgenomen die voor het deskundigheidsgebied nodig is. Het gaat hier om kennis die naast de cursussen en opleidingen aanwezig moet zijn. Ook hier worden regelmatig onderwerpen opgenomen die gericht zijn op het hebben (en onderhouden) van integrale kennis, zoals bijvoorbeeld kennis van het gebied. Deze kennis is veelal cruciaal voor het goed kunnen uitvoeren van een taak, maar is niet in een cursus of opleiding te vatten. Basiskennis betreft thema s, onderwerpen waarvoor inzicht en/of kennis nodig is van één of meerdere van de onderstaande punten: De structuur en systematiek van bepaalde wetgeving (inclusief jurisprudentie), normen en overige cruciale kaders voor het deskundigheidsgebied. De grondbeginselen van specifieke watergerelateerde onderwerpen als waterkeringen, watersysteem en monstername. Diepgaande kennis betreft thema s over onderwerpen zoals: Gebiedskennis (grondgebied, waterlopen, watersysteem); Het kunnen doorgronden van de opzet, data-invoer en resultaten van voor het deskundigheidsgebied gangbare analysemethoden, technische berekeningen, bestekken en/of computerprogramma s; Het in onderlinge samenhang interpreteren en hanteren van verschillende wetsvoorschriften nodig is. 6. Frequentie of vlieguren Om de kwaliteit te borgen is een minimaal aantal handelingen vereist of een minimale tijd die men aan de betreffende deskundigheid besteed. Bij het bepalen van de minimale frequentie voor de waterbeheerder is duidelijk een eigen lijn gekozen ten opzichte van de eisen die zijn vastgelegd voor de Wabo. Het aantal uren dat men bezig moet zijn met het deskundigheidsgebied binnen het waterbeheer is bij alle deskundigheidsgebieden gesteld op 0,5 FTE, met uitzondering van de eisen voor de BOA (0,25 FTE). Bij meerdere specialistische deskundigheidsgebieden is opgenomen dat de taakuitoefening voor meerdere vakgebieden mag worden uitgevoerd, waarvan de advisering aan VTH-taken een onderdeel is. Uiteindelijk gaat het ook hier om de werkzaamheden of adviestaken die vaak genoeg moeten worden uitgevoerd, waarbij het niet altijd relevant is dat dit voor VTH gebeurt. 7. Aantallen Er is een minimum aantal medewerkers opgenomen dat aanwezig moet zijn en die over de omschreven deskundigheid beschikt en dit voldoende vaak uitvoert. Dit heeft te maken met het vereiste om voldoende robuust te zijn en daarom is het minimum gesteld op 2. Er is bij uitval of blad 18

19 anderszins niet beschikbaar zijn van een medewerker altijd nog iemand beschikbaar. Daarnaast is een sparringpartner aanwezig voor overleg of het meekijken op basis van het 4-ogen principe. Het wordt aan de organisatie overgelaten hoe het minimale aantal medewerkers met de omschreven deskundigheid geborgd wordt, bijvoorbeeld door tijdige opleiding en werving of via samenwerking Deskundigheidsgebied functiebeschrijving De beschrijvingen van de deskundigheidsgebieden lijken wel wat op functiebeschrijvingen. Er is echter bewust voor gekozen om geen volledige functiebeschrijvingen op te nemen. Het belangrijkste verschil is dat bij een functiebeschrijving ook competenties en een uitgebreidere beschrijving van taken en rollen zijn opgenomen. Elke organisatie is echter anders ingericht. Hierboven zijn de verschillen tussen de waterbeheerders al aangehaald en is ook aangegeven dat er verschillen bestaand tussen de waterschappen onderling. Daarom is ervoor gekozen om geen landelijk geldende competenties op te nemen. Door te kiezen voor deskundigheidsgebieden (en niet voor functies) wordt de herkenbaarheid en uniforme toepasbaarheid voor alle waterbeheerders bereikt. Het is mogelijk om bijvoorbeeld twee deskundigheidsgebieden te combineren in één persoon of in één functie. Ook hier blijkt dat in de praktijk er verschillen zijn per organisatie. Het komt in de praktijk regelmatig voor dat de generieke en specialistische deskundigheidsgebieden door één persoon worden gecombineerd. Zo zijn er waterschappen die vergunningverleners hebben met voldoende specialistische kennis van bijvoorbeeld ecologie of waterbodems. Bij andere waterschappen is ervoor gekozen om de specialistische taken in een aparte afdeling onder te brengen. Dit heeft vaak ook met omvang van de werkzaamheden of de omvang van de organisatie te maken. Ook de minimale vereiste tijdsbesteding staat dit niet in de weg. Hierbij blijkt ook het voordeel van het kiezen voor het beschrijven van deskundigheidsgebieden boven functiebeschrijvingen. Het staat los van de organisatie- of inrichtingsvorm en elke organisatie kan met dit document zijn eigen keuzes maken en toch voldoen aan de criteria die zijn genoemd. Reken voorbeeld combinatie genieriek en specialistische deskundigheid Een medewerker vergunningverlening besteedt 0,5 FTE aan de activiteiten behorende bij dit deskundigheidsgebied. Dit betekent dat de overige helft van zijn tijd ten gunste kan komen van een ander deskundigheidsgebied, zoals waterbodems of watersystemen, of van andere taken. blad 19

20 2.3.4 Minimale eisen Er is voor gekozen om minimale eisen op te nemen voor de deskundigheidsgebieden. Bij de basisopleiding staat in een groot aantal gevallen een HBO-opleiding als vereiste en soms staat een MBO-opleiding opgenomen. In dit document zijn de minimumeisen opgenomen, het staat de organisaties vrij om het niveau naar boven toe aan te passen. De noodzaak voor een HBO of academisch niveau is ook vaak afhankelijk van het areaal of de politiek-bestuurlijk omgeving of een anderszins in een organisatie bestaande behoefte. Het zou goed kunnen voorkomen dat een waterbeheerder er de voorkeur aan geeft om bijvoorbeeld een WO-niveau te eisen in plaats van een HBO opleiding. De kwaliteitscriteria staan dit niet in de weg en dit geeft ruimte aan de organisatie om zelf hogere eisen te stellen aan de medewerkers Functiescheiding In de kwaliteitscriteria 2.1. (Wabo) is een aparte paragraaf opgenomen over functiescheiding op persoons- en dossierniveau. Dit wordt bij de waterbeheerder anders ingevuld en vanuit de werkgroep is aangegeven dat een dergelijke uitgebreid onderscheid niet wenselijk is voor het waterbeheer. In de procescriteria (Deel B) wordt aangegeven hoe deze functiescheiding in de praktijk uitgewerkt moet worden. 2.4 Uitbesteding Een deel van de benodigde deskundigheid kan ook via uitbesteding in huur worden georganiseerd, mits voldaan wordt aan de criteria die in dit document zijn opgenomen. blad 20

21 3. Procescriteria VTH waterbeheer 3.1 Proloog; het kwaliteitsproces Dit hoofdstuk staat aan de basis van de procescriteria VTH waterbeheer. Kwaliteit ontstaat niet zomaar, maar is het gevolg van het ontwikkelen van een systeem en bewustzijn in een organsiatie. Dat begint met het vastleggen van een cyclisch (werk)proces dat we kwaliteitzorg noemen. Aan de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot vergunningen, meldingen, ontheffingen, controles (toezicht) en handhavingacties liggen diverse beleidsdocumenten, (werk)processen ten grondslag. Niet alleen in het kader van kwaliteitszorg moet het (werk) proces transparant zijn en vastgelegd. Ook voor het creeren van een zogeheten level playing field voor burgers en bedrijven is dat een vereiste. De basis voor deze procescriteria is afkomstig uit de Plan Do Check Act (PDCA-cyclus), ofwel de beleidscyclus, dubbele regelkring of Big Eight geheten. Van oorsprong gaan deze kwaliteitsprincipes terug naar de jaren 30 van de vorige eeuw waarin de Amerikaan Edward Deming zijn ideeën over procesbeheersing en procesverbetering uitdenkt. Later zijn in de jaren 50 deze principes verder uitgewerkt in Japan. Daar zijn de verbetercirkels geperfectioneerd. Op alle kritieke punten van overdracht in het hoofdproces van vergunningverlening en toezicht en handhaving dient goed nagedacht te worden over de borging van kwaliteit. De procescriteria bieden de kaders voor het kwaliteitssysteem van het bevoegd gezag. De criteria geven de elementen aan die minimaal aanwezig moeten zijn. Daarnaast moeten de criteria gebruikt worden bij het inrichten van de organisatie, bijvoorbeeld om een onafhankelijke oordeelsvorming te borgen. 3.2 Kwaliteitsborging centraal In de huidige set van kwaliteitscriteria 2.1 van de Wabo wordt in criterium 14 (procescriteria) een uitwerking gegeven van kwaliteitsborging. In deze aangepaste kwaliteitscriteria VTH waterbeheer is dit criterium niet langer opgenomen als een onderdeel van de procescriteria. In deze opzet is de uitwerking van kwaliteitsborging juist een bovenliggend systeem waarbinnen de kwaliteitscriteria, de procescriteria een uitwerking krijgen. Dat betekent dat het onderdeel kan uit maken van een al bestaand kwaliteitszorgsysteem binnen de organsiatie. Op deze manier past een onderdeel als de procescriteria beter in een organisatievorm en kan het rekenen op meer (bestuurlijk en management) draagvlak, beheer en onderhoud. Juist deze elementen blijken de zwakke schakel te zijn in de implementatie van de al bestaande procescriteria voor toezicht en handhaving zoals deze zijn opgenomen in het Besluit omgevingsrecht (Bor). Dit betreft dus geen aanscherping van de procescriteria, maar een verschuiving naar een hoger liggend abstractieniveau. Kwaliteitsborging kan niet alleen een onderdeel zijn dat toebehoort aan een afdeling of team waarbinnen de werkzaamheden rondom de VTH-processen zijn gepositioneerd. Op deze manier staat kwaliteitsborging meer centraal. blad 21

22 3.2.1 Kwaliteitsborging Het bevoegd gezag werkt op grond van een systematiek voor kwaliteitszorg. Deze systematiek kent minimaal de volgende elementen: 1. Directievertegenwoordiger: De algemeen directeur stelt een lid van het management aan als directievertegenwoordiger. De directievertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en in stand houden van het kwaliteitssysteem en het rapporteren over de werking. Deze verantwoordelijkheid betreft alleen het proces en niet de inhoud. Hij/zij beschikt hiervoor over de benodigde bevoegdheden. 2. Kwaliteitsbeleid en doelstellingen: Het bevoegd gezag draagt zorg voor de uitvoering van een kwaliteitsbeleid, dat past bij de gewenste kwaliteit van de taken. Het beleid geeft hierbij de gewenste focus aan, die wordt geconcretiseerd in specifieke doelstellingen. Het beleid en de doelstellingen behoren te zijn gericht op het continu verbeteren van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem en worden jaarlijks, op basis van de uitkomsten van een directiebeoordeling, geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. 3. Kwaliteitsprogramma/kalender met vaste meet- en bijstuurmomenten: Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een plan van aanpak, ook wel kwaliteitsprogramma genoemd, op waarin concreet staat aangegeven hoe het bevoegd gezag invulling denkt te geven aan haar kwaliteitsbeleid en de doelstellingen. Voor het opstellen en bewaken van het plan van aanpak maakt het bevoegd gezag gebruik van de in de organisatie aanwezige planning & controlcyclus en documenteert de resultaten. 4. Borging procesbeschrijvingen: Het bevoegd gezag legt schriftelijk een procesbeschrijving vast van de wijze waarop vergunningverleners, toezichthouders en handhavers de werkzaamheden dienen uit te voeren. De uitvoering van deze procesbeschrijvingen wordt geborgd via een vastgelegde toetsingsmethodiek. 5. Werkwijze voor registeren en managen verbeterpunten: Het bevoegd gezag hanteert verbetermechanismen waarmee bijstelling van procesbeschrijvingen mogelijk wordt gemaakt. 6. Interne audits op de procedure en op de producten: Het bevoegd gezag beschikt over een gedocumenteerde procedure voor het uitvoeren van interne kwaliteitsaudits. De minimale audit frequentie wordt hierin voor alle soorten of type producten en voor alle processen vastgesteld op (tenminste) eens per 3 jaar. 7. Meten van en sturen op klanttevredenheid: klanttevredenheid wordt periodiek gemeten en het bevoegd gezag neemt de resultaten daarvan mee in de uitvoering van het proces. 8. Klachtenprocedure: Het bevoegd gezag draagt aanvullend op de algemene klachtenregeling op grond van de Awb zorg voor het ontvangen, vastleggen en afhandelen van interne en externe klachten over de kwaliteit van de uitvoering van de omgevingstaken ten behoeve van het identificeren van verbeterpunten. Hierbij wordt expliciet gemaakt hoe deze blad 22

23 processen zich onderscheiden van klachten, meldingen voor ongewone voorvallen en verzoeken tot handhaving. Dit betreffen de niet bejegeningsklachten uit het Awb. 9. Risico's, maatregelen en meetpunten per (type) werkproces: Het bevoegd gezag brengt per (type) werkproces de belangrijkste risico's (bijvoorbeeld tijdigheid, kosten, juridische kwaliteit) en bijbehorende maatregelen in beeld op vastgestelde momenten in het proces. 10. Protocollen (voor zover expliciet benoemd in deze kwaliteitseisen): Het bevoegd gezag handelt op grond van protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van haarvth taken. 11. Standaarden voor projectdossiers: In aanvulling op de Archiefwet geldt voor elke beoordeling dat een projectdossier bijgehouden dient te worden. In dit projectdossier dienen alle documenten die op de beoordeling betrekking hebben opgeslagen te worden. Het bevoegd gezag legt een standaard voor projectdossiers schriftelijk vast waarin de minimaal vereiste documenten voor in het dossier worden benoemd. 3.3 Werking PDCA-cyclus De werking van de PDCA-cyclus verandert niet en bestaat in dit geval nog steeds uit twee kringen, waarin de eerste cyclus betrekking heeft op het strategische deel en de tweede cyclus op het operationele deel. De tabel geeft inzicht in de verschillende onderdelen die in deze PDCAcyclus worden uitgewerkt. Belangrijk om op te merken is dat de onderdelen in de PDCA-cyclus met elkaar in verband staan en niet altijd onafhankelijk van een ander onderdeel werken. Denk hierbij aan de relatie tussen de probleemanalyse, prioriteiten, doelen, programma, monitoring en rapportage en evaluatie. Strategische cyclus Probleemanalyses Verantwoording op basis van inzet, prestaties en resultaten Prioriteiten Doelen vergunningverlening, toezicht en handhaving Vergunningen op basis van objectieve criteria Naleving-, toezicht-, (landelijke)sanctieen gedoogstrategie Operationele cyclus Protocollen en werkinstructies Communicatie, informatie en afstemming Voldoende hulpmiddelen Monitoring Rapporteren Tabel nr. 3.1 Uitvoeringsprogramma voor vergunningverlening, meldingen en ontheffingen Uitvoeringsprogramma voor toezicht en handhaving Scheiding vergunningen en toezicht & handhaving Financiële borging in begroting conform prioriteiten blad 23