Colofon. Samenstelling Rekenkamercommissie

Transcriptie

1

2

3 Colofon Samenstelling Rekenkamercommissie Externe leden De heer mr. P.M.B. Schrijvers (voorzitter) De heer ir. N. op de Laak De heer drs. R.G.L. Peeters RA Raadsleden Mevrouw A.P.H. Waajen-Crins Mevrouw P.T.G.J. Beeren-Adriaans De heer H.M. Hutjens Secretariaat Rekenkamercommissie Ambtelijk secretaris De heer A.H.C. Vestjens Adres Postbus 900 Telefoonnummer Website November 2012 Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

4 Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

5 Inhoudsopgave: 1. Aanleiding en doelstelling. 2. Afbakening, onderzoeksopzet en -methodiek. 3. Conclusies en aanbevelingen. Bijlagen: I Bestuurlijk hoor en wederhoor: a. Reactie college van burgemeester en wethouders van Roermond op de rapportage van de Rekenkamercommissie. b. Nawoord Rekenkamercommissie. II. Onderzoeksrapport van VKA: Quick scan Informatievoorziening. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

6 Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

7 1. Aanleiding en doel van het onderzoek. De rekenkamercommissie (RKC) heeft op 5 maart 2012 de start van het vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT in de gemeente Roermond aangekondigd. De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. Zij maakt daarbij echter wel gebruik van eventuele verzoeken en suggesties van gemeenteraad, raadsfracties en derden. In dat kader doet zij ook oproepen aan alle raadsfracties om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Mede gelet op de ontwikkelingen bij de gemeente Roermond m.b.t. het dienstverleningsconcept en de I-visie, het recent toetreden tot het samenwerkingsverband DIMPACT en ook de relatie tot de snelle ontwikkelingen van en de eisen aan de E-overheid, was dit onderzoeksonderwerp naar het oordeel van de RKC relevant. ICT-beleid is weliswaar in hoge mate uitvoering (een middel om bepaalde beleidsdoelstellingen te helpen realiseren) en dientengevolge in hoge mate een college-aangelegenheid (en een MT-ambtelijke aangelegenheid) maar (indirect) zeer cruciaal voor de doeltreffendheid en doelmatigheid van gemeentelijk beleid als zodanig. Bovendien gaat ICT-beleid met grote bestedingen gepaard. Ook die moeten voldoen aan de criteria van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Daarmee behoren de bestuurlijke informatievoorziening en de bepaling van het ICT beleid als ondersteuning daarvan ook tot het raadsdomein. De rekenkamercommissie heeft ervoor gekozen om, gelet op de aard van het onderwerp, eerst een vooronderzoek uit te (laten) voeren naar het het beleid, de organisatie en uitvoering van de ICT in de gemeente Roermond. Dit vooronderzoek dient als het ware een foto van het gemeentelijk ICTbeleid op te leveren. Dat heeft op zichzelf al waarde. Het eigenlijke doel van het vooronderzoek is echter om op basis van de uitkomsten, als rekenkamercommissie te kunnen beoordelen of (eventueel) aanvullend -meer verdiepend- onderzoek (m.b.t. een of meer aspecten van het beleid c.q. van specifieke ICT-projecten) noodzakelijk is. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

8 2. Afbakening, onderzoeksopzet en methodiek. Het vooronderzoek kent de volgende afbakeningen: Het vooronderzoek heeft het karakter van een quick scan met vooral oog voor de breedte en compleetheid en met een beperkte diepgang; Het onderzoeksgebied wordt gevormd door drie clusters: 1) informatiebeleid, 2) besturing en organisatie van de informatievoorziening, informatiebeveiliging en projecten en 3) beheer en exploitatie van de informatievoorziening en ICT; De te onderzoeken periode is vanaf 2007 naar de huidige situatie en vooruitkijkend naar relevante interne en externe ontwikkelingen. De RKC heeft zich bij dit vooronderzoek laten ondersteunen door advies- en onderzoeksbureau Verdonck, Klooster & Associates b.v. (VKA). Voor deze quick scan heeft VKA uitgebreid documentenonderzoek gedaan (zie bijlage B bij het onderzoeksrapport van VKA). Dit onderzoek is aangevuld met een zevental interviews met mensen op verschillende posities in de organisatie. De lijst met te interviewen personen is afgestemd met de RKC (zie bijlage C bij het onderzoeksrapport van VKA). Van alle interviews is een verslag gemaakt dat ter verificatie is verzonden aan de geïnterviewden. Na verwerking van commentaar en aanvullingen is een definitieve versie van het verslag in PDF-vorm toegezonden aan de geinterviewden. De bevindingen zijn gerelateerd aan het normenkader en aan de informatie uit een benchmark. Op die manier ontstaat een beeld waar Roermond staat ten opzichte van het normenkader, en waar Roermond staat ten opzichte van andere gemeenten. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

9 3. Conclusies en aanbevelingen. Hoofdconclusie. Het vooronderzoek geeft voor de rekenkamercommissie geen aanleiding tot nader vervolgonderzoek. Het beeld dat uit de rapportage naar voren komt laat zien dat de gemeente Roermond met de goede dingen bezig is, en haar zaken op hoofdlijnen goed voor elkaar heeft. Daarnaast heeft de gemeente een aantal ontwikkelingen in gang gezet, zoals het centraliseren van het applicatiebeheer en de ontwikkeling van een referentiearchitectuur, die op korte termijn zullen bijdragen aan een (nog) betere beheersbaarheid van de informatievoorziening en ICT. Specifieke conclusies. In de rapportage van VKA worden per onderzoekscluster ( informatiebeleid, besturing en organisatie van de informatievoorziening, informatiebeveiliging en projecten en het beheer en exploitatie van de informatievoorziening en ICT ) de specifieke conclusies weergegeven. De rekenkamercommissie onderschrijft deze conclusies. Aanbevelingen. De Rekenkamercommissie onderschrijft ook de aanbevelingen zoals weergegeven in de rapportage van VKA. De belangrijkste aanbeveling is om de betrokkenheid van de Raad bij het beleid rond informatievoorziening en ICT te versterken. De reden daarvoor is dat in de huidige tijd significante onderdelen van de informatievoorziening en ICT niet langer uitsluitend als bedrijfsvoering kunnen worden gezien. Zij spelen in toenemende mate een belangrijke rol in het contact van de gemeente met de buitenwereld, en als primair productiemiddel in het realiseren van maatschappelijke doelen. Naarmate de gemeentelijke organisatie IV/ICT meer gaat inzetten in activiteiten die direct de samenleving raken, wordt betrokkenheid van de Raad van groter belang. Daarnaast is ook de kwetsbaarheid van organisaties toegenomen door activiteiten van hackers en cybercriminelen. Ook dit aspect rechtvaardigt een sterke betrokkenheid van de Raad vanuit haar kaderstellende en controlerende taak. De door de rekenkamercommissie onderschreven conclusies en aanbevelingen treft u in de onderzoeksrapportage (bijlage II) op twee plaatsen aan. In hoofdstuk 4 van het onderzoeksrapport vindt u de conclusies en aanbevelingen als afsluiting van elke cluster. In bijlage A vindt u een overzicht van alle conclusies en aanbevelingen. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

10 Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

11 Bijlage I a. Reactie college van burgemeester en wethouders van Roermond op de rapportage van de Rekenkamercommissie. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

12 uw nummer RKC/2012/12 Rekenkamercommissie van de gemeente uw datum 24 september 2012 ons nummer onze datum verzonden 2012/uit/ oktober 2012 Roermond de tieer mr. P.IVI.B.Schrijvers Postbus AX ROERIVIOND inlichtingen bij sector/afdeling doorkiesnr. bijlage(n) betreffende Dhr. W. Kaldenhoven SECR/Secretaris rapportage RKC Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT in Bestuurlijk wederhoor vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en uitvoering van de ICT Geachte heer Schrijvers, Op 24 september 2012 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Roermond (RKC) het rapport aangaande het "Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT van de gemeente Roermond" aan ons college voorgelegd voor wederhoor. Onderstaand ontvangt u onze reactie. Wij hebben met genoegen kennis genomen van uw conclusie, deze luidt: "Het beeld dat uit de rapportage naar voren komt laat zien dat de gemeente met de goede dingen bezig is, en haar zaken op hoofdlijnen goed voor elkaar heeft". In uw conclusie vermeldt u ook dat" Daarnaast heeft de gemeente een aantal ontwikkelingen in gang gezet, zoals het centraliseren van het applicatiebeheer en de ontwikkeling van een referentiearchitectuur, die op korte termijn zullen bijdragen aan een (nog) betere beheersbaarheid van de informatievoorziening en ICT". Het vooronderzoek geeft geen aanleiding om tot vervolgonderzoek over te gaan. Wij beschouwen uw conclusie als een bevestiging dat wij de goede weg zijn ingeslagen en zullen op deze weg voortgaan. In uw onderzoek heeft u bij de beantwoording van de onderzoeksvragen een relatie gelegd tussen de mate waarin de gemeente Roermond aan het door u opgestelde normenkader voldoet en de mate waarin een aantal gemeente voldoet aan dit normenkader. De onderzoekers zijn zich bewust dat onze gemeente ca inwoners telt en daarmee aanzienlijk kleiner is dan de benchmarkgemeenten. U geeft aan dat bij de interpretatie van de onderzoeksgegevens hiermee rekening dient te worden gehouden. Uit uw rapport blijkt dat Roermond, als relatief kleine gemeente, gelijk of nagenoeg gelijk scoort met de gemeenten. Opgemerkt wordt dat Nijmegen, als grootste benchmarkgemeente, inwoners telt en Delft, als kleinste benchmarkgemeente, inwoners heeft. Wij beschouwen deze constatering als een compliment voor het gevoerde beleid, de uitvoering van dit beleid en voor de functionarissen die hierbij zijn betrokken. De belangrijkste aanbeveling uit uw onderzoek is: "de betrokkenheid van de Raad bij het beleid rond informatievoorziening en ICT te versterken". De samenleving is de laatste jaren sterk veranderd. Burgers en bedrijven venwachten een effectieve en efficiënte dienstverlening die 24/7 bereikbaar is. stadhuis IVlarkt EM PostbusSOO 6040 AX Roermond T S SSS F Rabobank

13 Ons nummer Pagina 2 Echter zijn wij van mening dat de manier waarop met behulp van ICT invulling wordt gegeven aan deze digitale dienstverlening een bedrijfsvoeringsaspect is en daarmee een primaire aangelegenheid is van het college en het ambtelijk apparaat. Dit sluit aan bij de huidige rolverdeling tussen de Raad, B&W en de ambtelijke organisatie. Uiteraard zijn wij van mening dat de Raad voldoende geïnformeerd moet worden om haar kaderstellende taak omtrent de digitale dienstverlening in voldoende mate uit te kunnen oefenen. Het rapport geeft tevens aanbevelingen omtrent de rolverdeling tussen het College en het ambtelijk apparaat. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan zoals het prioriteren van werkzaamheden en de manier waarop projecten, strategie en beleid tot stand komen. Wij herkennen ons in deze aanbevelingen. Wij zullen dan ook kritisch bekijken in welke mate wij uitvoering kunnen geven aan deze aanbevelingen, zonder de huidige pragmatische insteek te verliezen. Deze werkt immers goed en wordt ook onderschreven in uw onderzoek. Uiteraard met daarbij de aantekening dat dit binnen het bestaande formatieve 'vierkant' dient te geschieden. Burgemeester en wethouders van Roermond, De secretaris, fi-, De wnd. burgemeester. stadhuis IVlarl<t ElVl Postbus AX Roermond T F Rabobank

14 Bijlage I b. Nawoord Rekenkamercommissie op de reactie van het college van burgemeester en wethouders. Naar aanleiding van de reactie van het college van burgemeester en wethouders van 15 oktober 2012 (nummer 2012/uit/44294). Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

15 Nawoord Rekenkamercommissie naar aanleiding van de reactie van het college van burgemeester en wethouders. Naar aanleiding van het schrijven van het college van burgemeester en wethouders van 15 oktober (nummer 2012/uit/44294) met de reactie op de conclusies en aanbevelingen van ons vooronderzoek merkt de Rekenkamercommissie het navolgende op: De Rekenkamercommissie heeft kennis genomen van de bestuurlijke reactie op haar rapportage. In zijn reactie geeft het college aan zich in de aanbevelingen omtrent de rolverdeling tussen het College en het ambtelijk apparaat en het prioriteren van werkzaamheden en de manier waarop projecten, strategie en beleid tot stand komen te herkennen. Deze reactie wordt vanzelfsprekend door de Rekenkamercommissie verwelkomd. Met betrekking tot de aanbeveling om de betrokkenheid van de raad bij het beleid rond informatievoorziening en ICT te versterken, neemt het college afstand in de zin dat zij stelt dat de manier waarop met behulp van ICT invulling wordt gegeven aan digitale dienstverlening een bedrijfsvoeringsaspect is. Het betreft naar het oordeel van het college primair een aangelegenheid van het college en het ambtelijk apparaat. De Rekenkamercommissie ziet het niet als louter een vraagstuk van bedrijfsvoering. Natuurlijk zijn er bedrijfsvoeringaspecten, maar ICT is vandaag de dag een instrument dat in belangrijke mate het gevolg is van een antwoord op de vraag: "Wat voor soort gemeente willen wij nu eigenlijk zijn". De Rekenkamercommissie wil -nogmaals- benadrukken dat informatievoorziening en ICT van dusdanig groot belang zijn bij het realiseren van diverse maatschappelijke doelen dat dit een versterking van betrokkenheid van de Raad (in het kader van haar kaderstellende en controlerende rol) rechtvaardigt. ICT geeft invulling aan de wijze waarop de rol van de gemeente wordt uitgevoerd. En dat is ook "van de Raad". In dat licht is ook de aanbeveling te zien om (als college) jaarlijks een integraal informatieplan op te stellen voorzien van planningen, projectenportfolio en benodigde middelen en de raad hierover te informeren. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond Roermond

16 Bijlage II. Onderzoeksrapport. In opdracht van de Rekenkamercommissie is het vooronderzoek uitgevoerd en het onderzoeksrapport opgesteld door: Verdonck, Klooster & Associates b.v. Baron de Coubertinlaan EN Zoetermeer Onderzoekers: - De heer Leon Sonnenschein. - De heer John Buiting. Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

17 Vooronderzoek naar het beleid, de organisatie en de uitvoering van de ICT bij de gemeente Roermond

18 QUICK SCAN INFORMATIEVOORZIENING

19 2/97

20 QUICK SCAN INFORMATIEVOORZIENING Léon Sonnenschein en John Buiting DATUM 10 september 2012 STATUS Definitieve versie voor bestuurlijk wederhoor VERSIE 1.0 Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. 3/97

21 Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 4/97

22 INHOUDSOPGAVE 1 inleiding Aanleiding Doel van het vooronderzoek Afbakening van de opdracht 8 2 De quick scan Te onderzoeken clusters Bepaling potentiële onderwerpen voor nader onderzoek Onderzoeksmethode De Benchmark 13 3 Leeswijzer Opbouw van de clusterbeschrijvingen 15 4 Bevindingen conclusies en aanbevelingen Cluster 1: het beleid rondom de informatievoorziening Cluster 2a: Besturing en organisatie van de informatievoorziening Cluster 2b: Besturing en organisatie van de informatiebeveiliging Cluster 2c: Besturing en organisatie van de projecten Cluster 3: Beheer en exploitatie van de informatievoorziening 64 A Conclusies en aanbevelingen op een rij 74 B Geraadpleegde documentatie 89 C Lijst geïnterviewde personen 91 D MISSIE DOELEN EN STRATEGISCHE KEUZES UIT DE I-VISIE 93 E BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE ONTWIKKELINGEN BESCHREVEN IN DE I- VISIE 95 F RELEVANTE WET- EN REGELGEVING BEVEILIGINGSBELEID 97 Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 5/97

23 Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 6/97

24 1 INLEIDING De Rekenkamercommissie van de gemeente Roermond (verder: RKC) heeft als taak de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid te onderzoeken van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Het doel van deze onderzoeken is verbeterpunten aan te dragen voor de politieke en ambtelijke organisatie ten einde daarvan te kunnen leren. De RKC ziet het als haar missie om het volgende zichtbaar te maken: Waar de gemeente Roermond haar geld aan besteedt; Wat er van die bestedingen terecht komt in de zin van resultaat en maatschappelijke effecten; Hoe dat zich verhoudt tot het beleid dat de gemeenteraad vooraf heeft geformuleerd. De RKC heeft VKA opdracht gegeven een vooronderzoek uit te voeren naar het "het beleid, de organisatie en uitvoering van de ICT in de gemeente Roermond. De uitkomsten van dit vooronderzoek kunnen later (mogelijk) de basis vormen voor een verdiepend onderzoek naar één of meer aspecten van dit beleid c.q. van specifieke ICT-projecten. De resultaten van dit vooronderzoek dat het karakter heeft van een quick scan vindt u in de voorliggende rapportage. 1.1 Aanleiding De aanleiding voor het vooronderzoek heeft de RKC als volgt verwoord in haar offerteaanvraag: De uitvoering van praktisch alle gemeentelijke taken is niet meer goed mogelijk zonder de ondersteuning van een adequaat ICT systeem. De wetgever vereist bij de uitvoering van de taken een geautomatiseerd proces (van aanvraag tot en met besluit). De afhankelijkheid van de geautomatiseerde informatievoorziening roept vele kwesties op, zoals: Deskundigheid op gemeentelijk niveau (informatiemanagement, kennis van software); State of the art van de hardware en software; match tussen het gemeentelijk beleid en de geautomatiseerde informatievoorziening; beveiliging en privacybescherming; financiële beheersbaarheid. Voorbereiding, uitvoering en controle van beleid en bestuur zijn niet meer goed mogelijk zonder geautomatiseerde ondersteuning. De recente problematiek rond DIGINOTAR geeft aan hoe snel en hoe groot risico s voor het functioneren van het openbaar bestuur intern en extern (dienstverlening aan burgers) kunnen opdoemen. Mede gelet op de huidige ontwikkelingen in Roermond m.b.t. het dienstverleningsconcept en de I- visie, het recent toetreden tot het samenwerkingsverband DIMPACT en ook de relatie tot de snelle ontwikkelingen van en de eisen aan de e-overheid, lijkt dit onderzoeksonderwerp de RKC relevant. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 7/97

25 ICT-beleid is weliswaar in hoge mate uitvoering (een middel om bepaalde beleidsdoelstellingen te helpen realiseren) en dientengevolge in hoge mate een collegeaangelegenheid (en een MTambtelijke aangelegenheid) maar (indirect) zeer cruciaal voor de doeltreffendheid en doelmatigheid van gemeentelijk beleid als zodanig. Bovendien gaat ICT-beleid met grote bestedingen gepaard. Ook die moeten voldoen aan de criteria van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. 1.2 Doel van het vooronderzoek De Rekenkamercommissie heeft opdracht gegeven tot het uitvoeren van een vooronderzoek (quick scan) waarbij - terugkijkend op een bepaalde periode (vanaf 2007) en vooruitkijkend in het licht van relevante interne en externe ontwikkelingen- in eerste instantie een aantal zaken op een rij gezet kunnen worden. Dit onderzoek dient als het ware een foto van het gemeentelijk ICTbeleid op te leveren. In dit vooronderzoek zou in ieder geval meegenomen dienen te worden: hoe is het ICT-beleid in de organisatie ingebed (bevoegdheden/verantwoordelijkheden); schets van de belangrijkste ontwikkelingen / ICT-activiteiten/ ICT-projecten; schets van de belangrijkste opgaven in relatie tot ICT (wettelijke vereisten, eisen Rijk, interne wensen); de wijze van vormgeving van de informatiebeveiliging; ICT-bestedingen in kaart brengen (wellicht met globale benchmark, vergelijking kengetallen); hoe verlopen besluitvormingstrajecten m.b.t. ICT(investeringen); hoe verloopt de bestuurlijke sturing rondom ICT / wat is de betrokkenheid van de Raad; welke (mogelijke) knelpunten worden waargenomen. Voor de RKC heeft het vooronderzoek op zich al waarde. Er wordt in één document overzicht van en inzicht verschaft in de status van het ICT-beleid binnen de gemeente Roermond. Beleidsmatige, organisatorische en financiële knelpunten kunnen zo zichtbaar gemaakt worden. Het onderzoek is (in deze fase) niet bedoeld om als RKC een definitief standpunt en/of waardeoordeel te kunnen vellen omtrent het gevoerde ICT-beleid. De RKC dient wel op basis van het vooronderzoek te kunnen beoordelen of er een verdiepend onderzoek met betrekking tot een of meer specifieke aspecten binnen het ICT-beleid opgezet dient te worden, al dan niet in relatie tot bepaalde projecten/trajecten. 1.3 Afbakening van de opdracht Dit onderzoek kent de volgende afbakeningen: Het vooronderzoek heeft het karakter van een quick scan met vooral oog voor de breedte en compleetheid en met een beperkte diepgang; Het onderzoeksgebied wordt gevormd door drie clusters: 1) informatiebeleid, 2) besturing en organisatie van de informatievoorziening, informatiebeveiliging en projecten en 3) beheer en exploitatie van de informatievoorziening en ICT; Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 8/97

26 De te onderzoeken periode is vanaf 2007 naar de huidige situatie en vooruitkijkend naar relevante interne en externe ontwikkelingen. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 9/97

27 Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 10/97

28 2 DE QUICK SCAN Om te bepalen op welke gebieden een verdiepend vervolgonderzoek gaat plaatsvinden, vraagt de RKC om een zo compleet mogelijk beeld van het beleid, de organisatie en uitvoering van ICT in de gemeente Roermond. 2.1 Te onderzoeken clusters Hiervoor heeft VKA een quick scan uitgevoerd waarbij de volgende clustering is gehanteerd: het beleid rondom de informatievoorziening; de besturing en organisatie van informatievoorziening, informatiebeveiliging en projecten; het beheer en de exploitatie van de informatievoorziening en ICT. Aan de hand van een aantal vragen komt VKA tot een beeld dat de essenties weergeeft hoe Roermond er per cluster voor staat. In het onderstaande zijn de clusters beknopt beschreven. BELEID INFORMATIEVOORZIENING Voor het Informatiebeleid worden enerzijds de beleidsdoelstellingen als startpunt genomen en anderzijds de doelstellingen voor de bedrijfsvoering. Er wordt onderzocht in hoeverre er een verband bestaat tussen gemeentelijke doelstellingen (onder andere op basis van het Collegeprogramma) en het Informatiebeleid. Ook wordt gekeken in hoeverre relevante externe ontwikkelingen (zie 2015: slimme verbindingen gemeentelijke agenda informatiebeleid van de VNG waarin de belangrijkste uitdagingen voor de komende jaren zijn geschetst) zijn verwerkt in het informatiebeleid en hoe dit afsteekt tegen andere gemeenten. Ten slotte is hier ook de vraag aan de orde in hoeverre de huidige situatie is meegenomen in het informatiebeleid. Denk hierbij aan de sterktes en zwaktes van de (ICT) organisatie, de kwaliteit van informatievoorziening, en de mate waarin deze past op de beoogde voorziening. BESTURING EN ORGANISATIE VAN DE INFORMATIEVOORZIENING, INFORMATIEBEVEILIGING EN PROJECTEN Voor de besturing en organisatie van de informatievoorziening, informatiebeveiliging en projecten wordt onderzocht op welke wijze de gemeenteraad, het College en het ambtelijk apparaat hun rollen invullen in de cyclus van beleidsvorming, -bepaling,-uitvoering en -evaluatie. Dit verschaft inzicht, zeker wanneer dit beschouwd wordt in het licht van een benchmark. In het normenkader dat de onderzoekers als referentiekader hanteren (zie paragraaf 2.2) wordt uitgegaan van een sterke betrokkenheid van de Raad. Bij veel gemeenten worden Informatievoorziening en ICT (IV/ICT) traditioneel gezien als onderdeel van de bedrijfsvoering, en daarmee als verantwoordelijkheid van het College. In de huidige samenleving spelen significante onderdelen van de IV/ICT echter in toenemende mate een belangrijke rol in het contact van gemeenten met de buitenwereld, en als primair productiemiddel in het realiseren van Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 11/97

29 maatschappelijke doelen. Naarmate de gemeentelijke organisatie IV/ICT meer gaat inzetten in activiteiten die direct de samenleving raken, wordt betrokkenheid van de Raad van groter belang. Daarnaast is ook de kwetsbaarheid van organisaties toegenomen door activiteiten van hackers en cybercriminelen. Ook dit aspect rechtvaardigt een sterke betrokkenheid van de Raad vanuit haar kaderstellende en controlerende taak. Daarnaast wordt binnen dit cluster op hoofdlijnen een analyse gemaakt van de ICT-projecten portfolio, de opbouw en transparantie van de portfolio, de wijze waarop hier sturing plaatsvindt en de wijze waarop projecten afzonderlijk worden aangestuurd. Tot slot wordt in dit cluster ook gekeken naar de wijze waarop de besturing van de informatiebeveiliging inhoudelijk en organisatorisch is vorm gegeven. BEHEER EN EXPLOITATIE VAN DE INFORMATIEVOORZIENING EN ICT Voor beheer en exploitatie wordt onderzocht op welke wijze de ICT middelen worden gemanaged. De belangrijkste onderwerpen zijn hier: Zijn de prestatiefactoren waarop gestuurd wordt (service levels) in de gehele keten van beheer geborgd? Zijn deze in lijn met organisatiedoelstellingen en beleid? Is de beheerorganisatie in staat te leveren? Zijn de beheerprocessen adequaat ingericht, en komt de kwaliteit van het geleverde overeen met de doelstellingen? 2.2 Bepaling potentiële onderwerpen voor nader onderzoek De RKC wenst met het vooronderzoek een basis te hebben om te bepalen op welke onderwerpen later (mogelijk) een verdiepend onderzoek wordt uitgevoerd. Om te bepalen of, en op welke onderwerpen, verdiepend onderzoek nodig is hanteert VKA in dit onderzoek twee referentiekaders. Het eerste referentiekader wordt gevormd door een 'normenkader' dat VKA hanteert voor quick scans op het gebied van informatievoorziening. Dit kader beschrijft een ideaaltypische situatie volgens internationaal geaccepteerde standaarden voor IT-governance. De normen uit dit kader fungeren hier echter nadrukkelijk niet als voorschrijvend, maar, in overleg met de RKC, als referentiepunten. Het tweede referentiekader wordt gevormd door benchmarkinformatie waarover VKA beschikt. Het gaat hier om informatie uit een benchmark uitgevoerd door VKA onder een zestal gemeenten. Ook hier geldt weer dat de benchmark niet als voorschrijvend wordt gehanteerd, maar vergelijkingsmateriaal. op de onderzochte onderwerpen. situatie in een zestal Om te bepalen of, en op welke onderdelen vervolgonderzoek nodig is, heeft VKA de volgende activiteiten uitgevoerd: het positioneren van de situatie in de gemeente Roermond ten opzichte van het normenkader. Het positioneren van de situatie in de gemeente Roermond ten opzichte van de situatie in de benchmarkgemeenten. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 12/97

30 Door deze twee stappen te zetten wordt inzichtelijk gemaakt welke positie Roermond inneemt op de verschillende informatiebeleidsgebieden ten opzichte van a) het normenkader en b) andere gemeenten. Door significante afwijkingen die op knelpunten kunnen wijzen in beeld te brengen, kan vastgesteld worden welke onderwerpen eventueel aanleiding vormen voor een verdiepend onderzoek. 2.3 Onderzoeksmethode Voor deze quick scan heeft VKA uitgebreid documentenonderzoek gedaan (zie bijlage B). Dit onderzoek is aangevuld met een zevental interviews met mensen op verschillende posities in de organisatie. De lijst met te interviewen personen is afgestemd met de RKC (zie bijlage C). Van alle interviews is een verslag gemaakt dat ter verificatie is verzonden aan de geïnterviewden. Na verwerking van commentaar en aanvullingen is een definitieve versie van het verslag in PDFvorm toegezonden aan de geïnterviewden. De bevindingen zijn gerelateerd aan het normenkader en aan de informatie uit de benchmark. Op die manier ontstaat een beeld waar Roermond staat ten opzichte van het normenkader, en waar Roermond staat ten opzichte van andere gemeenten. 2.4 De Benchmark Om vast te stellen waar de gemeente Roermond staat met haar informatiebeleid ten opzichte van andere gemeenten zijn de bevindingen gerelateerd aan benchmark informatie waarover VKA beschikt. Het betreft dus geen specifiek voor dit onderzoek uitgevoerde benchmark. De benchmark informatie is gebaseerd op: een benchmark enquête met 25 open vragen onder gemeenten in stedelijk gebied: Amersfoort, Delft, Zoetermeer, Zwolle, Dordrecht en Nijmegen (verder te noemen: benchmarkgemeenten). Deze gemeenten hebben de vragen beantwoord en hun informatiebeleidsplannen (en in enkele gevallen beschikbare benchmark rapportages) aangeleverd. beschikbare onderzoeksrapportages van benchmarks op het gebied van kosten en personeel met betrekking tot informatiebeleid in de gemeentelijke sector waar de deelnemers aan de VKA-benchmark aan hebben deelgenomen en die zij aan VKA ter beschikking hebben gesteld. Het betreft hier rapportages van Gartner, M&I-partners en Berenschot. In deze benchmark is onderzoek gedaan naar drie clusters die onderscheiden worden binnen het normenkader: het beleid rondom de informatievoorziening; de besturing en organisatie van informatievoorziening, en projecten (informatiebeveiliging was wel onderdeel maar geen specifiek item in de benchmark); het beheer en de exploitatie van de informatievoorziening en ICT. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 13/97

31 De focus van de benchmark lag op de governance rondom het informatiebeleid met daarbinnen speciale aandacht voor de rolverdeling tussen de Raad en het College. Uitgangspunt van het benchmark onderzoek was dat de anonimiteit van de deelnemende gemeenten werd gegarandeerd. De resultaten in hoofdstuk 3 zijn daarom zodanig gepresenteerd dat zij niet één op één herleidbaar zijn tot een gemeente. De benchmark informatie betreft gemeenten. De gemeente Roermond telt ca inwoners en is dus aanzienlijk kleiner dan de benchmarkgemeenten. In de interpretatie dient hier rekening mee gehouden te worden. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 14/97

32 3 LEESWIJZER In hoofdstuk 4 vindt u per cluster de bevindingen, gevolgd door de conclusies en aanbevelingen bij dat cluster. 3.1 Opbouw van de clusterbeschrijvingen Elk cluster begint met een korte normatieve omschrijving van het cluster, en de normen voor dat cluster uit het normenkader. Vervolgens vindt u achtereenvolgens de bevindingen uit de documentatie, de bevindingen uit de interviews en de bevindingen uit de benchmark. In de afsluitende paragraaf van elk cluster geven wij de positie aan van de gemeente Roermond ten opzichte van het normenkader en de benchmark en formuleren aanbevelingen. Om de leesbaarheid te bevorderen hebben wij bij de bevindingen ervoor gekozen tussenkopjes toe te voegen die niet geheel de normen volgen. Dit zou leiden tot teveel herhaling en kunstmatige scheiding van informatie. Naar onze mening reflecteert de wijze waarop de informatie is weergegeven echter voldoende het normenkader om op logische wijze de conclusies op basis van het normenkader te kunnen trekken. Met betrekking tot de bevindingen uit de documentatie hebben wij ervoor gekozen de voor dat cluster relevante documenten te beschrijven op het niveau van vaststelling (Raad, College, MT, anders), korte typering van het stuk, de voor dat thema relevante inhoud. Het kan daardoor zo zijn dat eenzelfde document op meerdere plaatsen in een cluster aan bod komt. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 15/97

33 Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 16/97

34 4 BEVINDINGEN CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 4.1 Cluster 1: het beleid rondom de informatievoorziening Dit cluster heeft betrekking op de inhoudelijke basis van de Informatievoorzieningstrategie Omschrijving De gemeente beschikt over een uitgewerkte en door de gemeenteraad geaccordeerde informatievoorzieningstrategie. Deze is opgesteld door het College, en afgeleid vanuit de beleidsdoelen van het College (Coalitieakkoord), de lange termijn strategische visie van de gemeente, en de financiële vertaling daarvan in de programmabegroting. Voor het beoordelen van deze informatievoorzieningstrategie worden tevens een aantal normen gehanteerd die ontleend zijn aan de overheidsbrede beleidskaders voor overheidsdienstverlening en informatievoorziening en kaders die aangereikt worden door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Het College stelt ook de bestuurlijke kaders en de verantwoordelijkheidsverdeling voor de informatievoorziening op. Dit leidt tot een door de Raad vastgesteld meerjaren informatievoorzieningstrategie met toekomstgerichte keuzen, onder andere voor te starten informatievoorzieningprogramma's en/of -projecten. Deze Informatiestrategie sluit qua tijdshorizon aan op de coalitieperiode. NORMENKADER Norm 1: Het College stelt de informatievoorzieningstrategie op waarin de toekomstige behoefte aan informatievoorziening (al of niet geautomatiseerd) op een voor de Raad herkenbare wijze is afgestemd op de beleidsdoelen en de bedrijfsvoering van de gemeente. Norm 2: Het College werkt op basis van de door de Raad vastgestelde informatievoorzieningstrategie kaders en richtlijnen uit voor het inrichten van de informatievoorziening. Norm 3: Het College vertaalt de informatievoorzieningstrategie naar een Informatieplan met bijbehorende projectenportfolio en de bijbehorende middelen. Norm 4: In de informatievoorzieningstrategie van de gemeente Roermond wordt aangesloten bij landelijke beleidsvisies op dienstverlening en e-overheid zoals vastgelegd in het Nationaal Uitvoering Programma e-overheid van het Ministerie van BZK, de VNG visie op dienstverlening 'Dienstverlening draait om mensen', 'Het gemeentelijk fundament' van KING, de architectuurkaders NORA en GEMMA, en de visie van de Bestuurlijke Regiegroep Dienstverlening en E-overheid waarin ook de VNG zitting heeft: 'Dienstverlening samen doen : 1. de vraag van burgers, bedrijven en instellingen staat centraal. 2. burgers, bedrijven en instellingen moeten hun zaken snel en zeker kunnen regelen. 3. de overheid valt burgers, bedrijven en instellingen niet lastig met de verschillen tussen hun organisaties, maar opereert als één overheid. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 17/97

35 4. de overheid stelt geen overbodige vragen. Informatie die in basisregistraties is opgenomen en informatie die binnen de eigen organisatie beschikbaar is, wordt niet nogmaals gevraagd. 5. de overheid is transparant en aanspreekbaar. 6. de overheid richt de dienstverlening zo efficiënt mogelijk in, met inachtneming van de behoeften van burgers, bedrijven en instellingen. Norm 5: De informatievoorzieningstrategie sluit aan op de wettelijke taken van gemeenten op het gebied van informatievoorziening, i.c. de Basisregistraties, en is gericht op het versterken van het gebruik van de stelselvoorzieningen uit het NUP, zoals Digikoppeling, Digilevering, DigiMelding, DigiMachtiging en DigiPoort. Norm 6: Norm 6: In de informatievoorzieningstrategie wordt aandacht besteed aan de impact op de informatievoorziening van belangrijke ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke taken, zoals de (jeugd)zorg, WMO, Werk en inkomen en toezicht en handhaving Bevindingen op basis van de documentatie INFORMATIEVOORZIENINGSTRATEGIE Relevante documenten: I-visie 2011, I-visie I-visie 2011 De I-visie 2011 van de gemeente Roermond is op 2 februari 2011 vastgesteld door het management team en op 15 maart 2011 vastgesteld door het College De I-Visie 2011 biedt het lange termijn perspectief op informatievoorziening van de gemeente Roermond, met richtinggevende strategische keuzes in het licht van de huidige en toekomstige ontwikkelingen. De I-visie 2011 is niet voorzien van een tijdsplanning. Ook wordt in het stuk geen tijdshorizon genoemd. De I-visie 2011 is mede gebaseerd op maatschappelijke ontwikkelingen, ICT-ontwikkelingen, landelijke programma's en wet- en regelgeving op het gebied van de e-overheid, de 'Strategische visie Roermond 2020', het 'dienstverleningsconcept Beleef Roermond!', het 'Programma Excellente dienstverlening' van de gemeente Roermond, en interne ontwikkelingen bij de gemeentelijke organisatie zoals het benutten van ICT voor het efficiënter en effectiever maken van processen. Deze thema's zijn vertaald naar een missie en doelen voor de informatievoorziening van de gemeente Roermond en voorzien van strategische keuzes die in de I-visie zelf nader zijn toegelicht. Aan het eind schetst de I-visie in beknopte vorm het vervolgproces. De missie, doelen en strategische keuzes vindt u in bijlage C. Een beknopt overzicht van de ontwikkelingen die in de I-visie zijn meegenomen vindt u in bijlage D. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 18/97

36 Van de interne ontwikkelingen zijn een aantal ontwikkelingen is het Collegeprogramma 'Slagvaardig en spaarzaam' niet expliciet meegenomen in de I-visie De implicaties van onder andere de taakstelling van 3,2 miljoen euro op de bedrijfsvoering van de gemeente Roermond in De aanvullende taakstelling van 2,7 miljoen euro uit de begroting van 2012 en de recente uitkomsten van de kerntakendiscussie die vervat zijn in het zogeheten 'Kerntakenboek', zijn uiteraard ook nog niet meegenomen. Deze zijn van later datum dan de I-visie. Er heeft geen bijstelling van de I-visie plaats gevonden naar aanleiding van deze ontwikkelingen. De uitkomst van de kerntakendiscussie is o.a. dat de gemeente Roermond kiest voor een andere rolopvatting. Niet meer de rol van probleemoplosser, maar die van regisseur. Dat betekent o.a. dat de gemeente een deel van de uitvoering wil afstoten. Een aantal landelijke beleidsvisies komen niet expliciet terug in de I-visie 2011, zoals 'Het gemeentelijk fundament' van KING en 'Dienstverlening samen doen van de Bestuurlijke Regiegroep Dienstverlening en E-overheid waarin ook de VNG zitting heeft. Deels is dat te verklaren uit het feit dat de ontwikkeling van sommige visies parallel plaats vond aan de ontwikkeling van de I-visie. Inhoudelijk worden de thema's, ook van deze relatief nieuwe beleidsvisies echter wel gedekt door de I-visie In de I-visie 2011 wordt niet ingegaan op de implicaties voor de informatievoorziening van ontwikkelingen in de verschillende maatschappelijke beleidssectoren zoals de (jeugd)zorg, WMO, werk&inkomen, en toezicht en handhaving. I-visie De I-visie van de gemeente Roermond is niet vastgesteld op het niveau van Raad, College of MT. Het betreft een interne notitie. De I-visie verwoordt de visie van de gemeente Roermond op de Informatievoorziening voor de periode Zij geeft aan op welke wijze Informatievoorziening de toekomstige ontwikkelingen van de gemeente optimaal kan ondersteunen. Deze I-visie geeft een beeld van de richting. Zij bevat geen uitgebreide analyse van in- en externe ontwikkelingen, en van landelijke beleidsvisies. De thema's die in de nota worden geadresseerd reflecteren wel de ontwikkelingen van dat moment op landelijk niveau met betrekking tot e- overheid en e-dienstverlening, waaronder de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur, digitale overheid, één loket, en Basisadministraties. KADERS EN RICHTLIJNEN VOOR DE INRICHTING VAN DE INFORMATIEVOORZIENING Relevante documenten: Kadernota ICT 2003, Enable U, Quick scan voor de Gemeente Roermond, Checklist Informatiemanagementbeleid 2010, ICT-beveiligingsbeleid. Kadernota ICT 2003 De kadernota ICT van de gemeente Roermond is op 9 juli 2003 goedgekeurd door het College en op 8 september 2003 ter kennisname voorgelegd aan de Commissie AZ&C van de Raad. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 19/97

37 De kadernota is destijds op verzoek van de Raad tot stand gekomen. Zij schetst een beeld van de op dat moment geldende situatie, knelpunten, witte vlekken en toekomstbeeld en bevat een financiële paragraaf voor benodigde investeringen. De kadernota gaat met name in op hardware, en systemen die de bedrijfsvoering ondersteunen. De nota heeft meer het karakter van een I-visie dan van een kadernota, waarin richtinggevende kaders worden vastgelegd. Enable U, Quick scan voor de Gemeente Roermond In 2010 heeft de gemeente Roermond een quick scan uit laten voeren naar de I-architectuur 'Enable U, Quick scan voor de Gemeente Roermond'. Doelstelling van het onderzoek was om in korte tijd een helder beeld te verkrijgen van de huidige situatie, en om de mogelijke en noodzakelijke verbeteringen aan te geven in de I-architectuur om het programma dienstverlening een impuls te geven zodat in 2011 tot concrete resultaten gekomen kon worden. De quick scan is gebaseerd op NORA 3.0 en GEMMA inrichtingsprincipes, best practices en ervaringen van Enable-U en uitgangspunten uit het programma dienstverlening als ook thema s uit het informatiemanagement beleidstuk Architectuur. De quick scan heeft geleid tot aanbevelingen ten aanzien van: werken onder architectuur, front office en mid-office. Daarnaast bevat de rapportage Programma's van eisen voor een formulierengenerator. een CMS, een mid-office broker en webservices, Open source CMS en een opzet voor een effectieve service gerichte architectuur voor de gemeente Roermond. Checklist Informatiemanagementbeleid 2010 De Checklist Informatiemanagementbeleid is vastgesteld door het MT op 17 maart De checklist wordt door de I-adviseurs gebruikt in het overleg met de afdelingshoofden, en wordt toegepast door de afdelingshoofden bij het nemen van beslissingen ten aanzien van aanschaf en/of vervanging van applicaties. De checklist is een tijdelijke maatregel in afwachting van een Roermondse referentiearchitectuur. ICT-beveiligingsbeleid 2009 Het ICT-beveiligingsbeleid versie 2.1 van de gemeente Roermond is vastgesteld door het College op 18 augustus Dit beleid bevat richtlijnen voor de informatievoorziening met betrekking de beveiliging van informatie en privacybescherming. Op dit beleid wordt uitgebreider ingegaan in cluster 2b: de besturing en organisatie van de informatiebeveiliging. Het geactualiseerde ICT beveiligingsbeleid zal op 20 augustus 2012 in het college zal worden behandeld. INFORMATIEPLAN, PROJECTENPORTFOLIO EN MIDDELEN Relevante documenten: Programmaplan Excellente Dienstverlening, Uitgangspunten projectmanagement voor bedrijfsvoeringsprojecten, Voorstel Raad toetreding tot coöperatieve vereniging Dimpact, KCC-visie Programmaplan Excellente Dienstverlening Het Programmaplan Excellente dienstverlening is goedgekeurd door het MT in januari De projectenportfolio wordt jaarlijks vastgesteld door het MT. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 20/97

38 Het programmaplan Excellente Dienstverlening is de belangrijkste drager voor de implementatie van de I-visie 2011 en is op haar beurt gebaseerd op de doelstelling voor excellente dienstverlening uit de strategische visie Roermond Het Programmaplan vertaalt het dienstverleningsconcept van de gemeente Roermond naar concrete bedrijfsvoeringprojecten. Het bestaat uit een groot aantal projecten die ieder op hun eigen gebied een bijdrage leveren aan het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening. Zo zijn er projecten gericht op ICT, organisatie van producten/diensten/werkprocessen, HRM en datadistributie. Uitvoering van deze projecten gebeurt in onderlinge samenhang en in een logische volgorde. Om de logische volgorde en onderlinge samenhang te waarborgen zijn de projecten verdeeld over verschillende jaarschijven (plateaus). De horizon van het huidige programmaplan is Het Programmaplan bevat een uitgebreide projectenportfolio van met name projecten op het gebied van informatievoorziening, die jaarlijks wordt bijgesteld en vastgesteld door het MT. Uitgangspunten projectmanagement voor bedrijfsvoeringsprojecten De notitie 'Uitgangspunten projectmanagement voor bedrijfsvoeringsprojecten' is op 9 mei 2007 goedgekeurd door het managementteam van de gemeente Roermond. De notitie geeft een uitgebreid overzicht van de uitgangspunten en randvoorwaarden voor het projectmanagement van bedrijfsvoeringsprojecten. Aandacht wordt besteed aan o.a. het afwegingskader voor projecten, de cyclus voor het vaststellen van de projectenkalender, en de projectrapportages, het eigenaar- en sponsorschap van projecten, de projectleidersrol en de bijbehorende (budget)bevoegdheden, de contractuele relatie tussen projectleider en projecteigenaar, bemensing van de projectleidersrol en de personele capaciteit voor projecten, de variabele beloning van projectleiders, de verhouding tussen afdelingshoofd en projectleider. De notitie belegt het eigenaarschap van bedrijfsvoeringsprojecten altijd bij het MT. En voor elk project wordt altijd één MT-lid als sponsor van het project benoemd. In aanvulling op de notitie zijn er formats voor projectafweging en projectinitiatie ontwikkeld. Voorstel Raad toetreding tot coöperatieve vereniging Dimpact De Raad heeft op 11 juli 2011 ingestemd met toetreding tot coöperatieve vereniging Dimpact. Dimpact is een samenwerkingsverband van gemeenten op het gebied van e-dienstverlening. Het besluit van de Raad is onderbouwd met een onderzoek dat het MT heeft laten uitvoeren naar 'Acceleratie van het Programma Excellente Dienstverlening'. Dit onderzoek bevat een business case, waarin verschillende alternatieven samenwerking Dimpact, samenwerking GovUnited, zelf een 'all-inclusive-oplossing' aanschaffen tegen elkaar worden afgewogen. Conclusie uit het rapport is dat aansluiting bij Dimpact een belangrijke stap is om op een goede en kostenefficiënte manier de voorzieningen te realiseren op het gebied van informatievoorziening en ICT, die nodig zijn om de doelstellingen van het Programma Excellente Dienstverlening versneld te realiseren. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 21/97

39 KCC-visie 2011 De KCC-visie 2011 van de gemeente Roermond is op 22 maart 2011 vastgesteld door het college De KCC-visie geeft verdere uitwerking aan het programmaplan Excellente dienstverlening en gaat in op doel en functie van het KCC Bevindingen op basis van de interviews INFORMATIEVOORZIENINGSTRATEGIE Bestuurlijk gezien was er tot 2010 weinig belangstelling voor Informatiebeleid. De I-visie 2011 is mede op initiatief van de wethouder, die in april 2010 toetrad tot het College, tot stand gekomen. De wethouder is nauw betrokken geweest bij de totstandkoming ervan en deze is besproken in het College. Voor het bestuur ligt het speerpunt van de informatievoorzieningstrategie bij de dienstverlening aan de burger. KADERS EN RICHTLIJNEN VOOR DE INRICHTING VAN DE INFORMATIEVOORZIENING De Kadernota ICT 2003 is geactualiseerd in 2007 in de vorm van de I-visie Deze is wel gepresenteerd aan de Commissie Financiën, maar nergens formeel vastgesteld. De gemeente Roermond beschikt niet over een vastgestelde Informatiearchitectuur die kan dienen als kader voor beslissingen op het gebied van informatievoorziening en ICT op specifieke beleidsterreinen. In 2010 heeft de Gemeente Roermond het onderzoek Enable U, Quick scan voor de Gemeente Roermond laten uitvoeren. Op basis hiervan zijn architectuurproducten in de maak en worden de komende jaren verder ontwikkeld. M.b.t. I&A wordt wel gestuurd op integraliteit en standaarden. Er wordt gekeken of een oplossing ook voor andere sectoren van belang is/kan zijn en, of deze kan worden gerealiseerd met bestaande middelen. De standaarden worden vastgesteld door het MT. Roermond wil de landelijke ICT standaarden volgen en zoekt nu actief naar samenwerkingsvormen met andere gemeenten. De landelijke standaarden hebben betrekking op gezamenlijke keuzes voor software enof dienstverleningsmodellen. De samenwerkingsvormen met collega-gemeenten zijn in deze fase meer gericht op de ICT-infrastructuur. Roermond is toegetreden tot het samenwerkingsverband Dimpact. Door deze samenwerking beschikt zij automatisch over front- en mid-office systemen die voldoen aan de landelijke standaarden. Door de toetreding tot Dimpact en de implementatie hiervan zal Roermond voor een belangrijk deel invulling geven aan de aanbevelingen uit het rapport Enable U. Er is geen vastgesteld sourcingsbeleid dat kan dienen als kader voor besluitvorming ten aanzien van uitbesteding of samenwerking op het gebied van informatievoorziening en ICT. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 22/97

40 Toetreding tot Dimpact Een belangrijke ontwikkeling met betrekking tot de uit voering van de Informatievoorzieningstrategie van de gemeente Roermond is de toetreding tot het samenwerkingsverband Dimpact. Gezien het belang hiervan wordt daar in dit punt uitgebreider bij stil gestaan. Het adopteren van de ontwikkelingen binnen Dimpact is een onderdeel van de informatiestrategie van de gemeente Roermond. Dimpact is daardoor indirect bepalend voor een deel van het gemeentelijke informatiebeleid. De aansluiting bij Dimpact werkt als kaderstellend ten aanzien van zaken als sourcing, applicatieontwikeling en architectuur. Veel zaken die Roermond in de oude situatie zelfstandig zou moeten ontwikkelen, worden nu in het samenwerkingsverband ontwikkeld. Slechts daar waar nodig zal Roermond nog zelf ontwikkelen (bijvoorbeeld het beveiligingsbeleid). Dimpact is een coöperatieve vereniging van gemeenten. De deelnemende gemeenten worden geacht zelf een stevige inbreng te hebben in dit samenwerkingsverband. In de interviews geven gesprekspartners aan dat Roermond inmiddels bekend staat als een enthousiaste en actieve partner. De vakwethouder heeft hiervoor tijdens de laatste ledenvergadering complimenten ontvangen. De samenwerking binnen Dimpact gaat verder dan alleen de Elektronische Dienstverlening. Samenwerking vindt plaats op dienstverlening in de brede zin, maar ook ontwikkelingen als de RUD en MBGA worden binnen Dimpact opgepakt. INFORMATIEPLAN, PROJECTENPORTFOLIO EN MIDDELEN De projectenportfolio Excellente Dienstverlening wordt jaarlijks bijgesteld. Een vervangings- en investeringsbudget voor de informatievoorziening, met een doorkijk van vier jaren, wordt jaarlijks vastgesteld door de Raad via de jaarbegroting. Investeringsbeslissingen worden genomen door het College. INHOUD VAN HET INFORMATIEVOORZIENINGSBELEID Het Informatiebeleid komt tot stand in wisselwerking tussen de vakafdelingen, de informatieadviseurs en de ICT-adviseurs, waarbij wordt uitgegaan van landelijke standaards en het gemeentelijke informatie- en ICT-beleid. Voor de huidige I-visie is een inventarisatie gemaakt in een ronde langs de sectordirecteuren. Daarnaast maken de I-adviseurs periodiek (2x per jaar) een ronde langs de afdelingshoofden van de vakafdelingen over ontwikkelingen op hun terrein en de consequenties daarvan voor ICT/informatievoorziening. De onderwerpen die door de adviseurs met de sectoren worden besproken hebben echter vooral betrekking op beheersmatige onderwerpen. De huidige I-visie is voornamelijk gebaseerd op landelijke wet- en regelgeving en beleid, bedrijfsvoeringdoelstellingen, en technische ontwikkelingen. De doelstelling is om zoveel mogelijk aan te sluiten op landelijke ontwikkelingen, processen en standaards. Veel ruimte voor andere ontwikkelingen blijft niet over. Copyright 2012 Verdonck, Klooster & Associates B.V. 23/97