Aan de Commissie Bestuur en Midden-Delfland. Programma-begroting

Transcriptie

1 Onderwerp: Programma-begroting Aan de Commissie Bestuur en Midden-Delfland Mede in het kader van de invoering van het dualisme is per het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in werking getreden. Middels het BBV werd een nieuwe vorm van de beleidsbegroting gepresenteerd, de programmabegroting. Bij begroting moet overigens niet gedacht worden aan geld. Het gaat primair om een begroting van beleid, waaraan ook financiële consequenties zijn verbonden. Op dit moment beschikt onze gemeente over een werkbegroting ongewijzigd beleid met daarbij behorende meerjarencijfers. Deze is in uw vergadering van januari aangeboden. Wij hebben ons beraden hoe te komen tot (uiteindelijk) een programmabegroting, en wat concreet reeds voor 2004 zou kunnen worden gedaan. Wat omvat de programmabegroting eigenlijk? Hoewel het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) verschillende stukken apart noemt, is het praktijk dat er één document (boek; de programmabegroting genoemd) wordt vervaardigd waarin alle voorgeschreven onderdelen zijn gevat. Die onderdelen zijn : 1. De te realiseren programma s, met per programma de doelstelling (beoogde maatschappelijke effecten; Wat willen we bereiken?), de wijze waarop gestreefd wordt de effecten te bereiken (Wat gaan we daarvoor doen?), en de bijbehorende raming van baten en lasten (Wat mag het kosten?). 2. Informatie over de jaarlijkse arbeidskosten. 3. Informatie over de investeringen, gesplitst in investeringen met economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. 4. Informatie over de stand en het verloop van reserves en voorzieningen. 5. Een overzicht algemene dekkingsmiddelen (ongebonden lokale heffingen, algemene uitkeringen, dividenden, saldo financieringsfunctie, saldo compensabele BTW en uitkering BTW-compensatiefonds, en overige algemene dekkingsmiddelen). Daarnaast moet de post onvoorzien apart benoemd worden. 6. Paragrafen : - Lokale heffingen (inkomsten, beleid, hoofdlijnen, lokale lastendruk, kwijtscheldingsbeleid). - Weerstandsvermogen (omvang weerstandsvermogen, risico s, en beleid daaromtrent). - Onderhoud kapitaalgoederen (wegen, riolering, water, groen en gebouwen; beleidskaders en financiële consequenties), - Financiering (risicobeheer financieringsportefeuille; vergelijkbaar met de vroegere treasuryparagraaf). - Bedrijfsvoering (stand van zaken en beleidsvoornemens). - Verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen en deelname in NV s etc.; visie relatie met eigen doelstellingen en beleidsvoornemens). - Grondbeleid (visie relatie met doelstellingen programma s, wijze beleidsuitvoering, actuele prognoses, onderbouwing eventuele winstnemingen, beleidsuitgangspunten reserves voor grondexploitaties in relatie tot risico s)

2 Bij ons voorstel zoals dat hierna zal worden gedaan hebben wij ons laten leiden door de volgende overwegingen : a. De programmabegroting moet hét stuurinstrument voor de raad gaan vormen voor de politiek belangrijke thema s. Wanneer dit stuurinstrument daadwerkelijk als zodanig moet gaan leven, dan is het wezenlijk dat daarvoor draagvlak bij de raad aanwezig is. Nadrukkelijke betrokkenheid bij de vorming van programma s is dan belangrijker dan een snelle vormgeving zonder die betrokkenheid. b. De beide voormalige gemeenten Schipluiden en Maasland kenden beiden een productbegroting met meer dan 40 producten/functies. Een programmabegroting kent een veel hoger abstractieniveau. Een groeiproces kan bijdragen aan de gewenning aan een hoger abstractieniveau. Een programmabegroting is vormvrij, en het is dus toegestaan met veel programma s te beginnen, en dit bijvoorbeeld in enkele jaren in te dikken tot het abstractieniveau dat de raad wenst. c. Zowel in het kader van het dualisme als op grond van de in 2002 vastgestelde besturingsfilosofie is het de bedoeling dat de raad op hoofdlijnen bestuurt (o.a. via vaststelling van beleidskaders) en controleert. Op dit moment heeft de raad echter nog maar enkele beleidskaders vastgesteld. De meeste beleidskaders (incl. harmonisaties) zullen de komende 2 jaar nog vastgesteld moeten worden. d. Een van de verplichtingen die in het kader van het dualisme aan de gemeente is opgelegd is de instelling van een rekenkamer of rekenkamerfunctie en het uitvoeren van zelfonderzoek (art. 213a Gemeentewet). De rekenkamer(functie) moet er in 2006 zijn, terwijl een verordening inzake zelfonderzoek eigenlijk reeds had moeten zijn vastgesteld. Zowel de rekenkamer(functie) als het zelfonderzoek betreffen onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid (effectiviteit) en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Wil de rekenkamer zinnig onderzoek naar met name de doeltreffendheid kunnen doen of zelfonderzoek zinnig plaats kunnen vinden, dan is het uiteraard noodzakelijk dat eerst meetbare beoogde effecten zijn vastgesteld (en bij doelmatigheid/efficiency een norm waaraan getoetst kan worden). Die meetbare beoogde effecten en eventuele efficiencynormen zouden met name bij de nog vast te stellen beleidskaders aan bod moeten komen. e. De ambtelijke organisatie moet zich nog beter gaan settelen, en tezamen met de noodzaak om uiterlijk in 2005 alle verordeningen etc. te moeten hebben vastgesteld levert dat een enorme werkdruk op. Prioriteitstelling en spreiding van werkdruk is dan van belang om de voortgang van werkzaamheden te verzekeren. Vanwege de noodzakelijke koppeling van alle begrotingsposten uit de werkbegroting met het daarbij behorende beleid aan de vast te stellen programma s, is het ook vanuit dat oogpunt van belang dat weloverwogen programmakeuzes worden gemaakt die niet snel weer wijzigen. De bovengenoemde overwegingen zijn voor ons aanleiding u voor te stellen de prioriteit te leggen bij de vaststelling van beleidskaders, en minder bij een snelle vormgeving van een programmabegroting. Als aanloop naar de programmabegroting en gewenning aan de systematiek en abstractieniveau zouden de voorstellen aan de raad voor de vaststelling van beleidskaders voortaan dan wel voorzien worden van de zogenoemde 3 W-vragen : Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten? Een louter illustratief voorbeeld hoe dat er uit kan zien is bijgevoegd. Bij de beantwoording van de 2 e W- vraag (Wat gaan we daarvoor doen?) is het van groot belang dat daar zoveel mogelijke concrete, meetbare activiteiten worden genoemd. Dat zijn immers de kritische succesfactoren aan de hand waarvan bepaald kan worden of het beleid het gewenste maatschappelijke effect heeft, en zijn het ook de handvaten voor de toekomstige rekenkamer(functie) en het zelfonderzoek om de doeltreffendheid en doelmatigheid te kunnen beoordelen.

3 Alternatief programmabegroting 2004 Hoewel wij geen prioriteit willen geven aan een echte programmabegroting voor 2004, zal er nog wel een voor de raad bestemde begroting gemaakt moeten worden. Wij stellen voor om de raadsbegroting 2004 te maken op het niveau van de functies uit de beide productbegrotingen van Maasland en Schipluiden. De meerjarencijfers (Wat mag het kosten?) waren al op dat niveau weergegeven, en daar komen alleen nog voornamelijk blanco bladen bij met de vragen Wat willen we bereiken? en Wat gaan we daarvoor doen?. Waar mogelijk vindt een invulling plaats, zo kunnen wel de punten van de samenwerkingsovereenkomst c.q. collegewerkprogramma worden ingevuld. Daarnaast worden de nieuwe paragrafen en andere vereiste informatie zoveel mogelijk vormgegeven (al is het maar met de vermelding dat aparte voorstellen voor beleidskaders daarover in aantocht zijn). Op deze wijze kan een start van een programmabegroting worden gepresenteerd die ambtelijk uitvoerbaar is. De planning is dit voor de raad gereed te hebben tegelijk met het collegewerkprogramma. Traject voor vormgeving toekomstige programmabegroting Het proces om te komen tot een volwaardige programmabegroting is als volgt gedacht. Allereerst worden de nog vast te stellen beleidskaders in beeld gebracht. Veel daarvan is al bekend via de zogenoemde harmonisatielijsten (verordeningen etc. van Maasland en Schipluiden die nog geharmoniseerd moeten worden). Per product/functie uit de voormalige productbegroting wordt aangegeven welke beleidskaders reeds op de rol staan, en uw commissie wordt gevraagd of er nog aanvullende beleidskaders gewenst worden. Tevens wordt u gevraagd eventuele politieke prioriteiten bij de beleidskaders aan te geven. De uitkomsten leveren een compleet beeld van de nog te realiseren beleidskaders met prioriteiten op, die door ons college en ambtelijk planmatig ingevuld kunnen worden. Door het gebruik van de 3 W-vragen bij alle toekomstige beleidskaders kan de raad wennen daaraan, en zal de overstap naar programma s met dezelfde W-vragen vergemakkelijkt worden. Gedacht wordt om hiermee eind 2004/begin 2005 te starten, zodat tijdig voor de begroting 2006 de programmabegroting vorm heeft gekregen. Aan de hand van een introductie/uitleg, infomateriaal, en voorbeelden van andere gemeenten zou te gelegener tijd in uw commissie een eerste keer kunnen worden gediscussieerd over de vraag welke programma s gevormd zouden moeten worden. Die discussie levert voor ons college handvaten op voor een voorzet van programma s met meerdere (keuzemogelijkheid) voorbeelden/voorzetten voor de beantwoording van de 1 e W-vraag (deels waarschijnlijk ontleend aan dezelfde W-vraag bij de beleidskaders). Gelijkertijd wordt een voorzet gedaan voor een of meerdere programma s die politiek niet aan de orde kwamen ( restposten ) dan wel indirecte doelstellingen bevatten (zoals bestuur en financiën). De gehele werkbegroting moet immers uiteindelijk aan programma s gekoppeld kunnen worden. De samenwerkingsovereenkomst wordt zoveel mogelijk bij de voorzetten betrokken. De gekozen programma s met de mogelijkheden voor de beantwoording van de 1 e W-vraag worden ter discussie en vaststelling voorgelegd aan de raad. Bij de door de raad gekozen programma s worden als vervolgstap de producten/functies benoemd die in principe tot die programma s behoren. Uw commissie wordt gevraagd aan te geven welke producten/functies zij (politieke) prioriteit geven. Van die prioriteiten worden vanuit de vastgestelde beleidskaders de belangrijkste activiteiten met meetbare prestaties als beantwoording van de 2 e W-vraag toegevoegd. Die prestaties zouden dan de kritische succesfactoren voor dat programmaveld moeten weergeven. Voor zover uw commissie dat gewenst acht worden aanvullende dan wel nieuwe kritische succesfactoren (meetbare prestaties c.q. meetgegevens) toegevoegd om voldoende informatie voor de raad beschikbaar te krijgen om op dat beleidsterrein te kunnen sturen. Het alsdan verkregen document wordt voorgelegd aan de complete raad om een oordeel uit te laten spreken of dit voldoet aan hun wensen. Daarbij wordt melding gemaakt van de bestuurlijk verantwoordelijke voor de programma s (aanspreekbaarheid). Op ambtelijk niveau wordt ook een ambtelijk trekker van de programma s benoemd (programmamanager).

4 Om de programmabegroting (exclusief paragrafen en andere bijlagen) te completeren wordt aan de programma s het bijbehorende geld gekoppeld (met impliciet het daarbij behorende beleid). Met de bovengenoemde processtappen kan dan op een haalbare wijze toegewerkt worden naar een programmabegroting 2006 die niet alleen is afgestemd op de voorschriften, maar ook voldoet aan de wensen van de raad. Wij stellen u voor in te stemmen met het leggen van prioriteit bij de vaststelling van beleidskaders, de beschreven vormgeving van de raadsbegroting 2004, alsmede de processtappen om te komen tot een volwaardige programmabegroting Burgemeester en wethouders van Midden-Delfland, de secretaris, de burgemeester (wnd.), P.T. Veenman Drs. J. de Prieëlle Bijlage: Illustratief voorbeeld van een raadsvoorstel met beantwoording van de 3 W-vragen.

5 Voorbeeld raadsvoorstel met W-vragen Onderwerp : Monumentenverordening Aan de raad In de vergadering van 2 maart 2004 heeft u in het kader van de harmonisatie vanwege de fusie de monumentenverordening gemeente Midden-Delfland vastgesteld. Wat toen nog niet is gebeurd, is het vaststellen van het maatschappelijk effect dat u met de verordening wilt bereiken, en welke maatregelen allemaal daartoe dienen. Wij stellen u voor daartoe alsnog over te gaan via behandeling van de navolgende vragen en antwoorden. Monumenten Wat willen we bereiken? In onze gemeente zijn vele onroerende zaken waarvan het wegens hun schoonheid, hun betekenis voor de wetenschap of vanwege de cultuurhistorische waarde van belang is dat die voor het nageslacht bewaard blijven. Het gemeentelijke monumentenbeleid heeft als doel die onroerende zaken zo goed mogelijk te conserveren, met dien verstande dat gebruik van de zaak volgens zijn bestemming mogelijk moet blijven. Wat gaan we daarvoor doen? Om het beoogde maatschappelijke effect te realiseren worden de volgende activiteiten ondernomen : a. Vaststelling van een monumentenverordening gemeente Midden-Delfland, waarbij als aanvulling op rijksmonumenten gemeentelijke monumenten kunnen worden aangewezen die beschermd moeten worden tegen afbraak, beschadiging, vernieling en ontsiering. Deze verordening is inmiddels vastgesteld. b. Aanwijzing van gemeentelijke monumenten die onder de bescherming van de hiervoor genoemde verordening vallen (is reeds gebeurd). c. Vaststelling in 2004 van een subsidieverordening om te bevorderen dat via goed en passend onderhoud de gemeentelijke monumenten daadwerkelijk in de huidige staat behouden blijven. Bij de aanwijzing van de gemeentelijke monumenten is de staat opgenomen waarin de onroerende zaken zich bevinden (0-meting). Elke 5 jaar wordt die staat opnieuw opgenomen. Aan de hand daarvan wordt bekeken of de conservering is gelukt en, wanneer dat niet het geval mocht blijken te zijn, of aanvullende of gewijzigde instrumenten ingezet moeten worden om dat doel toch te bereiken. Wat mag het kosten? De kosten van de monumentencommissie.. per jaar, het subsidiebudget van.. per jaar en de kosten van de ambtelijke organisatie ad.. per jaar zijn reeds opgenomen in de begroting en meerjarenbegroting. Wij stellen u voor het beoogde doel (Wat willen we bereiken?) vast te stellen, en in te stemmen met de voorgenomen activiteiten (Wat gaan we daarvoor doen?) en de daarmee gemoeide kosten (Wat mag het kosten?). Burgemeester en wethouders van Midden-Delfland N.B.: Het bovenstaande is louter een verzonnen voorbeeld, waarin slechts wat elementen van de werkelijkheid zijn verwerkt. Er wordt niet meer mee beoogd dan een idee te geven wat wordt bedoeld, en om te laten zien hoe bijvoorbeeld SMART iets opgenomen kan worden (in dit voorbeeld met name via de 5-jaarlijkse monitoring).