Stichting Dorpshuis Wirdum-Swichum (De Golle) Jaarverslag 2010

Transcriptie

1 Stichting Dorpshuis Wirdum-Swichum (De Golle) Jaarverslag 2010 Stichting dorpshuis Wirdum-Swichum Swichumerdyk AP Wirdum Bankrekening: t.n.v. stichting Dorpshuis Wirdum-Swichum 1

2 ORGANISATIE Bestuurssamenstelling Wytske Hoekstra, voorzitter en contactpersoon verhuur Jappie de Kroon, secretaris Wybe Koopmans, penningmeester Piet Postema, lid en contactpersoon onderhoud Anja Stoffels, lid en contactpersoon schoonmaak Sjors Hempenius, lid Haije de Boer, lid en contactpersoon Dorpsbelang Secretariaat Jappie de Kroon George Emersonstrjitte BE Wirdum / dekroontjes@hetnet.nl Beheerder de Golle Mirjam Liezenga Jacob Algrasingel AV Wirdum m.liezenga@kpnplanet.nl Schoonmaakster de Golle Tineke Groenewoud groenewoudtf@hetnet.nl Ondersteuning licht en geluid Ybele Haanstra Activiteitencommissie `De Gollefreonen Wytske Hoekstra, voorzitter Tineke Zijlstra, secretaris Tjitske Brouwer-Bosch, penningmeester Uitvoerende leden: Jappie de Boer en Geartsje Praamstra, Tryater/ beweeg en doe -dag Tjitske Brouwer-Bosch en Ingrid Andringa, kinderactiviteiten Margaret van der Meer, Mirjam Liezenga en nog vele anderen 2

3 VOORWOORD Beste gebruikers van de Golle, inwoners en donateurs uit Wirdum en Swichum, Met enige trots presenteren wij het (waarschijnlijk) eerste jaarverslag sinds de oprichting van deze stichting. Omdat wij, als stichtingsbestuur, de Golle beheren uit naam van alle inwoners van Wirdum en Swichum, heeft het huidige bestuur gemeend verantwoording af te moet leggen aan de hand van dit jaarverslag maar ook een jaarvergadering. Bijzonder aan dit jaarverslag is dat het inzicht geeft in het allereerste jaar waarbij we ook daadwerkelijk het dorpshuis helemaal zelf hebben geëxploiteerd. Met ingang van 2010 is er veel veranderd in m.n. het beheer van de Golle. De pachtovereenkomst met Duhoux is, mede op verzoek van de gemeente en met goedkeuring van betrokken partijen, m.i.v opgezegd. In de praktijk betekende dit, dat wij ook de barexploitatie in eigen beheer zouden moeten gaan uitvoeren. Financieel betekende het ook een gemis van een - jaarlijks terugkerende - vaste vorm van inkomsten (pacht) maar daar tegenover stond dat de inkomsten uit de barexploitatie voor ons zelf zouden zijn. Hiertoe dienden we wel het gebruik van de Golle te stimuleren. Al in 2009 hebben wij, ter voorbereiding op deze overgang, de nodige acties ondernomen: - Werving vrijwilligers - Overname goederen van Duhoux - Beleidsplan opgemaakt - Takenopzet bestuur - Activiteitenplan opgemaakt - Cursus leidinggevende (Sociale Hygiëne) gevolgd door diverse bestuursleden/vrijwilligers - Drank- en Horecavergunning aangepast Als bestuur hadden we onszelf meegegeven dat 2010 een leerjaar mocht zijn. Het ontwikkelen en begeleiden van activiteiten zou veel van ons vragen maar ook leerpunten opleveren. Terugkijkend op 2010 kunnen we nu stellen dat het inderdaad een leerjaar is geweest maar dat we toch met tevredenheid terug kunnen kijken. Er hebben diverse activiteiten plaats gevonden en het gebruik van de Golle is toegenomen. We merken ook dat inwoners positief reageren op deze ontwikkelingen hetgeen ons alleen maar steunt in het verder bewandelen van de weg die we zijn ingeslagen. Overigens hadden we dit allemaal niet kunnen realiseren zonder de hulp en inzet van de vrijwilligers. Er is sinds 2010 veel veranderd; als bestuur zijn we veel meer uitvoerend betrokken bij de dagelijkse gang van zaken. Voor ons gevoel soms wel wat te veel uitvoerend omdat we ons, als bestuursleden, ook nog veel bezig houden met bardiensten, schoonmaak en onderhoud. We merken daarbij wel duidelijk dat op hoogtijdagen het dorpshuis ook echt het dorpshuis van heel Wirdum en Swichum is maar dat gedurende vooral grotere activiteiten een beroep wordt gedaan op een relatief kleine kern van vaste vrijwilligers. We willen bij deze gelegenheid daarom niet alleen terugkijken maar vooral vooruit naar de toekomst. In die toekomst ligt een uitdaging. Een uitdaging die we niet alleen aankunnen maar waarvoor we het hele dorp nodig hebben. Dit betreft zowel de inzet van vrijwilligers alsook het gebruik van de Golle door de diverse verenigingen die onze dorpen rijk zijn. Als het gebruik van de Golle toeneemt, is dit een tegemoetkoming aan de missie van de Golle maar ook financieel zijn we sterk afhankelijk van het gebruik van de Golle. 3

4 Wij hopen dat dit jaarverslag u een goed beeld geeft van de verrichtingen van het bestuur, de gehouden activiteiten in 2010 maar ook dat het mogelijk een bijdrage kan leveren aan een toename in gebruik van de Golle en een toename in aanbod van vrijwilligers. Namens het bestuur van Stichting Doarpshuis Wirdum-Swichum, Wytske Hoekstra, voorzitter HET BESTUUR VAN DORPSHUIS DE GOLLE Van links naar rechts: Haije de Boer, Wytske Hoekstra, Anja Stoffels, Sjors Hempenius, Wybe Koopmans, Jappie de Kroon en Piet Postema. 4

5 JAARVERSLAG Vergaderingen en overleg Het bestuur is in 2010 tien keer bijeen gekomen voor een periodieke vergadering. Naast deze reguliere vergadering hebben ook nog extra overleggen plaats gevonden met o.a. het Oranjecomité, J.P. van Oosten/René Rooze (m.b.t. nieuwe brandverzekering de Golle), de Jeugdsoos en Duhoux. Het bestuur bestond in 2009 nog uit 5 leden maar eind 2009 is de samenstelling uitgebreid met de komst van Haije de Boer die namens Dorpsbelang zitting heeft genomen in het bestuur. Beheer en exploitatie Al in 2009 is besloten een beheerder en ook een schoonmaker aan te stellen die, op basis van een vrijwilligersvergoeding, vaste werkzaamheden zouden moeten verrichten. Mirjam Liezenga is onze vaste beheerder en nadat eerst Karin de Groot de schoonmaak heeft gedaan, ligt dit nu in de handen van Tineke Groenewoud. Met deze vrijwilligers is een zgn. vrijwilligerscontract gesloten. Ook Ybele Haanstra is voor ons een belangrijke vrijwilliger die veelvuldig zijn diensten op het gebied van geluid en licht beschikbaar stelt voor de Golle. Gelet op zijn veelvuldige inzet, is ook met hem een afspraak gemaakt m.b.t. kleine vergoedingen (wordt verrekend met de gebruiker) hetgeen in een vrijwilligerscontract is verwoord. Naast deze vaste vrijwilligers, maakt het bestuur gebruik van diverse vrijwilligers die zich bij het bestuur hebben aangemeld. Hun taken variëren van bardienst en schoonmaak tot onderhoud en optreden als coördinator bij activiteiten. Zoals eerder vermeld, hebben een aantal bestuursleden en vrijwilligers de cursus Sociale Hygiëne doorlopen. De volgende personen hebben de cursus met goed gevolg afgelegd: - Wytske Hoekstra - Sjors Hempenius - Jappie de Kroon - Tjitske Brouwer-Bosch - Mirjam Liezenga Met het behalen van deze cursus, mogen deze personen optreden als leidinggevende in de Golle en staan zij ook vermeld op de vergunning. Ook een tweetal bestuursleden van de Jeugdsoos hebben de cursus met goed gevolg afgelegd: - Hinne-Anne Visser - Sander de Kroon In 2009/2010 zijn de volgende documenten door het bestuur vastgesteld: - Beleidsplan de Golle - Takenopzet bestuur - Financieel beleid de Golle - Bestuursreglement (verplicht voor vergunning) - Huisregels de Golle - Instructie barvrijwilliger Deze documenten zijn opvraagbaar bij het bestuur. Tijdens de jaarvergadering liggen ook een aantal exemplaren ter inzage. Communicatie In 2010 is een eerste opzet gemaakt met artikelen in de Tuorkefretter. Er zijn aankondigingen gedaan van komende activiteiten maar soms is ook verslag gedaan van een gehouden activiteit. Dit alles ten doel het gebruik van de Golle te verhogen en de inwoners zicht te geven op de activiteiten. 5

6 Voorts is in 2010 overleg opgestart met Marten de Vries die voor ons een website gaat maken. De ontwikkelingen zijn hierin vergevorderd en binnenkort (2011) hopen we de website te kunnen presenteren. Overleg met de gemeente verloopt wat moeizaam. Ondanks pogingen een afspraak te maken met onze contactpersoon, is dit in 2010 niet gelukt. Doel is ook om nog in gesprek te raken met de verantwoordelijk wethouder. Commissies In nauw overleg met Gollefreonen is een activiteitencommissie ingesteld. Deze commissie heeft als doel het organiseren en begeleiden van bestaande maar ook ontwikkelen van nieuwe activiteiten. Voorbeelden zijn o.a. de playbackshow, de beweeg en doe -dag, Tryater, Gollefair, etc. 6

7 JAARVERSLAG ACTIVITEITEN DE GOLLE De Golle biedt ruimte voor diverse activiteiten door verschillende gebruikers waarvan sommige activiteiten wekelijks terugkeren en anderen van incidentele aard zijn. Een aantal vaste gebruikers zijn: - De scholen: Uniaskoalle en de Arke - Gymnastiekvereniging KDO (gymnastiek en volleybal) - UVV (koersbal en ouderenactiviteiten) - Toneelvereniging (oktober t/m januari) - Jeugdsoos (eigen ruimte met eigen bestuur) - Kledingzolder (Alie en Auck) - Peuterspeelzaal (eigen ruimte met eigen bestuur) - Bibliotheek - Club voor jarigen (Qlub) in winterseizoen Vanwege de verbouwing van dorpshuis de Twirre te Wijtgaard, hebben in 2010 ook een aantal verenigingen uit Wijtgaard periodiek gebruik gemaakt van de Golle. Hieronder kunt u per maand terug lezen welke incidentele activiteiten er (per maand aangegeven) hebben plaats gevonden. Januari - Op 1 januari hadden we onze vuurdoop. Met een flitsende nieuwjaarsbijeenkomst hadden we alle inwoners uitgenodigd voor een gezellige bijeenkomst om elkaar een gelukkig 2010 toe te wensen. Het was een gezellige ochtend met vuurwerk en champagne. We kregen veel positieve respons. Deze activiteit werd georganiseerd met behulp van bestuursleden van de Jeugdsoos januari onze 2 e vuurdoop. De Friese PiratenCombinatie organiseerde een groots feest met optredens van diverse artiesten. Vanwege de omvang was dit onze eerste echte uitdaging maar achteraf wel geslaagd. - Tijdens 2 toneelavonden werd door onze eigen toneelvereniging een jaarlijks terugkerend toneelstuk opgevoerd. Februari - De jaarlijks terugkerende playbackshow was ook nu weer een groots succes met onverwachte talenten. Maart - Concert brassband. Wederom onze eigen brassband die liet horen welke muzikale kwaliteiten de leden hebben. - Uitvoering KDO. In dit geval werden de fysieke gymnastiektalenten getoond aan de liefhebbers. April - Rommelmarkt. Dit keer in samenwerking met Gollebestuur en KDO. Deze samenwerking is zeer goed bevallen en krijgt een vervolg in VOO-feestavond. Een volle bak met veel ouders, broers, zussen en grootouders. Altijd weer een succes. - Koninginnedag. In samenwerking met het Oranjecomité werden diverse activiteiten rondom de Golle georganiseerd. Het was een gezellige boel met goed weer. Juni - Muzikale avond met de band Stream. Hoewel de opkomst beter had gekund, was het gezellig in de Golle waarbij Stream liet horen een goed stuk muziek te kunnen produceren. - `Beweeg en doe`- dag. Alweer een jaarlijks terugkerende activiteit waarbij ieder jaar weer iets bijzonders te beleven valt. Jong en oud kon hieraan deelnemen waarbij het vooral gaat om het bewegen op een intensieve danwel rustige manier. 7

8 Augustus. - Foarmerke in samenwerking met de jeugdsoos. Voor het eerst organiseerde de Golle een foarmerke. De opkomst had hoger gekund maar het was wel geslaagd met ook live muziek. November. - Voor het eerst werd er door de activiteitencommissie een Gollefair georganiseerd. Vooral inwoners van Wirdum konden laten zien op welk gebied zij actief waren en/of wat zij in de aanbieding hadden en presenteerden dit aan de bezoekers. Vooral de modeshow van Marty s Trend trok veel bekijks ook omdat de mannequins uit onze eigen dorpen kwamen. - Tryater bracht een druk bezochte voorstelling ten tonele. Er kon nog gezellig met de spelers na gekeuveld worden. - Sinterklaasbijeenkomst. De jongste jeugd werd door de Sint en zijn Pieten ontvangen in de Golle. Een waar feest! Overig Het bestuur heeft haar medewerking verleend aan een onderzoek door Hilda Koops naar de inzet en motivatie van vrijwilligers. Dit in het kader van haar opleiding. - Bij hoge uitzondering is een deel van het toneel verhuurd aan de musical Paulus die in Wijtgaard plaats vond. - Het bestuur heeft zich georiënteerd op een herziening brandverzekering (1 e oriëntatie). Per 2012 kan een nieuwe verzekering worden afgesloten. - Het bestuur heeft aandacht besteed aan de parkeerproblematiek rondom de Golle. Er zijn bordjes opgehangen en inwoners zijn aangesproken op hun parkeergedrag. - Roken in de Golle. Hoewel iedereen weet (en dit ook duidelijk is aangegeven) dat er in de Golle niet gerookt mag worden, blijkt dat m.n. bij grotere activiteiten er door sommige bezoekers nog wel gerookt wordt. Dit is vervelend voor anderen (die er last van hebben) maar ook voor de vrijwilligers/bestuursleden die deze personen hierop aan hebben gesproken. Laten we met elkaar de discipline opbrengen om op de daartoe bestemde plaatsen te roken. - Tuinonderhoud Ale. Ook in 2010 heeft Ale tegen een geringe vergoeding de tuin onderhouden. - Er is een extra koelkast aangeschaft voor de opslag van een biervat (dit nadat tijdens een zomeractiviteit was gebleken dat we het bier niet koel konden houden). - De boenmachine die we hadden overgenomen, heeft het einde van 2010 niet gehaald. Met dank aan het bestuur van de Twirre (Wijtgaard) mochten we gebruik maken van hun boenmachine. Begin 2011 gaan we op zoek naar vervanging. - Kap beukenboom. De beuk in de voortuin van de Golle had de geest gegeven en al in 2009 had het bestuur een (nood-)kapvergunning aangevraagd. In september 2010 is de kapvergunning ontvangen en heeft het bestuur gezocht naar een budgetvriendelijke manier van kappen. Dit leidde er uiteindelijk toe dat een aantal bestuursleden en echtgenoten van bestuursleden/vrijwilligers de boom zelf en geheel kosteloos hebben geveld. Zelfs de stobbe is uiteindelijk verwijderd. - Eind 2010 hebben we een avondje georganiseerd voor alle vrijwilligers. Onder het genot van een hapje en een drankje kon in een gezellige sfeer worden terug gekeken op het afgelopen jaar. FINANCIËLE VERANTWOORDING Met betrekking tot de financiële verantwoording, willen wij verwijzen naar het financieel jaarverslag zoals dit door Deelstra en Jansen is opgemaakt. Een aantal exemplaren liggen tijdens de jaarvergadering ter inzage. 8

9 SLOTWOORD Wij hopen u met dit jaarverslag voldoende inzicht te hebben gegeven in de activiteiten die wij, namens de inwoners van Wirdum en Swichum, ondernemen om de Golle in stand te houden maar meer nog om de inwoners op een plezierige manier gebruik te kunnen laten maken van de faciliteiten die de Golle biedt. Wij spreken onze dank uit aan alle dorpsgenoten en andere gebruikers van het dorpshuis voor het in het bestuur en vrijwilligersteam gestelde vertrouwen. Dit is voor ons allen een grote stimulans. Het bestuur zal, samen met de onmisbare hulp van de groep vrijwilligers, blijven trachten de belangen van alle gebruikers zo goed mogelijk te behartigen. Zij voelt zich hierbij gesterkt door de diverse positieve reacties van zowel gebruikers alsook bezoekers. 9