Jaarverslag 2013 Pagina 1

Transcriptie

1 1. Doel De stichting heeft als doel het in stand houden en exploiteren van het dorpshuis te Lutjegast, ten einde te worden gebruikt ten behoeve van het plaatselijk verenigingsleven en de ontplooiing van sociale en culturele activiteiten. In het jaar 2013 was het doel om vanaf januari t/m september een nieuw dorpshuis te realiseren, waarbij alle activiteiten zoveel mogelijk doorgang zouden vinden. Verder moet de bouw zodanig zijn dat er zoveel mogelijk tegemoet wordt gekomen aan de vraag van de vaste gebruikers, maar moet het ook functioneel zijn. 2. Financiële middelen De stichting verkrijgt haar financiële middelen door het verhuren van de ruimten welke tot het dorpshuis behoren en de verkoop van koffie/thee, (fris)drank, snacks en het aanbieden van koude/warme buffetten. De exploitatie kan alleen een positief resultaat te zien geven, wanneer er wordt gewerkt met vrijwilligers. In het jaar 2013 waren er meer vrijwilligers nodig i.v.m. de bouw van het nieuwe dorpshuis. Voor dit doel zijn ook extra middelen verkregen door subsidie van: De gemeente Grootegast ten bedrage van Het Scholten-Kamminga fonds ten bedrage van Het Oranjefonds ten bedrage van Sponsors 3. Organisatiestructuur De stichting dorpshuis Lutjegast is een onafhankelijke stichting, welke een zevenhoofdig bestuur kent, bestaande uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en vier bestuursleden, elk met een specifieke taak. Daarnaast werkt het bestuur met vrijwilligers. Het bestuur bestond het gehele jaar 2013 uit: Jelle Visser, voorzitter Elske Steursma-Reitsma, secretaris Kees de Wit, penningmeester Doetse van der Veen, onderhoud Douwe van der Vaart, planning en organisatie Alie Klaver, inkoop Eline Bouwkamp-Sevens, schoonmaak Jaarverslag 2013 Pagina 1

2 4. Vergaderingen Er is door het stichtingsbestuur 13 keer vergaderd, waarbij het centrale onderwerp was de bouw en de opening van het nieuwe dorpshuis (Zie punt 7). Verder zijn de activiteiten tot mei zoveel mogelijk doorgegaan. Alleen de Bazuin moest uitwijken naar de Kandelaar. Ook hier was het dorpshuis verantwoordelijk voor de catering. Voor de bouw van de grond is op de noordkant een stuk grond aangekocht van de gemeente voor het symbolische bedrag van 1,00. Het jaarverslag van de penningmeester is gecontroleerd door administratiekantoor Hoeksema en is als zodanig vastgesteld. De penningmeester heeft een cursus computer boekhouden gevolgd; Er is een kassysteem aangeschaft bestaande uit 2 kassa s. Dit is noodzakelijk daar wij Btwplichtig zijn. De opstal- en inboedelverzekering worden bij Univé afgesloten. Naar aanleiding van een kritische brief van de Oranjevereniging worden er afzonderlijk gesprekken gevoerd met de Oranjevereniging en het Dorpsbelang. Er wordt besloten om begin 2014 een gezamenlijk beleid op te zetten, waarin verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Communicatie is hierbij het centrale onderwerp. 5. Vrijwilligers In het jaar 2013 is er gewerkt met: 11 vrijwilligers voor bardiensten en de bestuursleden. Op 30 december is er een instructieavond en voorlichtingsavond geweest voor de barmedewerkers (zie ook punt 7; Doelen). 24 vrijwilligers voor schoonmaak. 60 vrijwilligers voor de bouw van het nieuwe dorpshuis. De gemeente geeft als blijk van waardering op 21 december 2013 de vrijwilligersprijs 2013 aan de vrijwilligers van de bouw. Op 28 december is er met de onderhoudsploeg afgesproken, dat de groep als officiële groep wordt opgeheven, maar dat een ieder op persoonlijke titel door het bestuur kan en mag worden gevraagd. Op 23 december 2013 is er de traditionele vrijwilligersavond gehouden, waarbij de kerstpakketten zijn uitgereikt. Jaarverslag 2013 Pagina 2

3 6. Gebruikers 6.1 Vaste gebruikers Basisschool t Fundament Basisschool t Fundament maakt wekelijks gebruik van de gymzaal op dinsdag (hele dag), donderdagmiddag, en vrijdagmiddag. Gymvereniging Turnlust De gymvereniging maakt wekelijks gebruik van de gymzaal op woensdagavond, vrijdagmiddag en zaterdagmorgen. De stichting is eigenaar van de gymtoestellen en dus ook verantwoordelijk voor het onderhoud en afschrijving. Ouderengym PMG Grootegast Deze groep ouderen maakt wekelijks op woensdag een uur gebruik van de sportzaal. Volleybal De volleybalvereniging Hujades maakt wekelijks gebruik van de sportzaal op maandagavond, dinsdagavond, woensdagavond en donderdagavond. Stichting muziekonderwijs Grootegast Deze stichting maakt op maandag (vooravond), dinsdagmiddag, woensdagmiddag en donderdagvond gebruik van een zaal voor de opleiding van muzikanten. Muziekvereniging de Bazuin De plaatselijke muziekvereniging houdt wekelijks de repetities in het dorpshuis en geregeld uitvoeringen. Klaverjasclub Deze club heeft eens per 2 weken op donderdag haar kaartavond. Sjoelclub Deze club maakt eens per 2 weken op dinsdagavond gebruik van een zaal. Ouderenmiddag Elke eerste woensdagmiddag van de maand is er een gezellige middag voor mensen van 55 jaar en ouder. Christelijke plattelandse vrouwen Deze dames komen elke laatste donderdagavond van de maand bij elkaar. Dorpsbelangen Deze vereniging vergadert elke eerste dinsdagavond van de maand. Jaarverslag 2013 Pagina 3

4 Schietvereniging het Vizier Deze verenging maakt eens per 2 weken op vrijdagavond gebruik van een zaal, welke dan wordt aangepast. De stichting Abel Tasman en Historische Kring Deze stichting huurt permanent een ruimte voor het tentoonstellen van zaken welke te maken hebben met Abel Tasman, de ontdekker van Tasmanië en Nieuw Zeeland. Tevens worden zaken met betrekking tot Lutjegast tentoongesteld. Er wordt incidenteel gebruik gemaakt van de rest van het dorpshuis voor grote groepen en evenementen, waarbij ook de sportzaal een belangrijk onderdeel is. I.v.m. de bouw is er in 2013 geen gebruik gemaakt van het dorpshuis. 6.2 Incidentele gebruikers Begrafenissen Er is in 2013 twee keer gebruik gemaakt van het dorpshuis i.v.m. een begrafenis Feesten en partijen Er zijn in feesten gegeven waarvan 5 met een koud en/of warm buffet. Men was zeer tevreden over de informatie, de bediening en het eten. Anders Toneelavond Receptie Koninginnedag Musical school Intocht Sint Kerstfeest CPL en bejaarden Eindejaarsklaverjassen Jaarverslag 2013 Pagina 4

5 7. Bouw 7.1 Voorbereiding ; jaarvergadering; de uitkomst van het overleg over de ontwikkeling van een nieuw dorpshuis is dat de vergadering besluit het plan voor een dorpshuis bij de PKN-kerk (plan Kandelaar ) verder te ontwikkelen en te onderzoeken; dit geheel volgens de procedure zoals verwoord in de statuten ; DBF acht het plan Kandelaar het meest haalbaar, gelet op de financiën ; eerste aanzet van plan gepresenteerd aan de gemeente; nog veel vragen ; overleg over plan Kandelaar met wethouders en een vertegenwoordiger van Libau; men is verdeeld enthousiast over het plan Kandelaar ; onverwachte korte bijeenkomst met het College van B&W, waarin wordt meegedeeld dat er voor Lutjegast beschikbaar wordt gesteld ; gemeenteraad uitgenodigd in de Kandelaar over uitleg plan; ; gemeenteraad stelt beschikbaar ; ODL (Overleg Dorpsaccommodaties Lutjegast) informeert het dorp over plan Kandelaar ; daar er veel bezwaren werden gehoord tegen het plan Kandelaar (bestemmingsplan, aankoop extra grond, parkeerproblemen) is ook de optie (ver)bouw op de huidige locatie onderzocht. Daar dit plan ook haalbaar is worden beide plannen nu aan het dorp gepresenteerd. Besloten wordt een referendum te houden ; telling stemmen. Bouw op huidige locatie wordt in grote meerderheid gekozen ; opheffing ODL en vorming bouwteam met daarnaast op geregelde tijden breed overleg in het dorp. Het bouwbedrijf Notebomer gaat de bouw doen. In 2012 zijn er 9 bouwvergaderingen geweest ter voorbereidingen op de bouw. 7.2 Start en voortgang Op 3 januari wordt gestart met de afbraak van het dorpshuis en wel zodanig dat alle activiteiten nog steeds doorgang vinden. Alleen de Bazuin gaat naar de Kandelaar. Op 27 april wordt begonnen met de sloop van het gymlokaal en de oude bibliotheek, waardoor er geen activiteiten meer plaats kunnen vinden. In september zijn op verzoek van de stichting de parkeerterreinen voor het dorpshuis door de gemeente vergroot. Midden september konden alle gebruikers weer gebruik maken van het dorpshuis Op 9 november is de officiële opening van het geheel vernieuwde dorpshuis. Tijdens de bouw zijn er 8 bouwvergaderingen geweest. 7.3 Opening Bij de voorbereidingen voor de openingsdag is de hulp ingeroepen van Aaf Smits. Zij zorgt mede voor de coördinatie, planning en informatie. De openingshandeling- het doorbreken van de muren van geld, bouw en vrijwilligerswerk, wordt gedaan door resp. wethouder Kor de Wagt, Albert Notebomer en Jan Bouwkamp. Daarna is er open huis, waarbij alle verenigingen zicht presenteren. De dag wordt afgesloten met een feestavond, waarbij Niels Span optreedt. Jaarverslag 2013 Pagina 5

6 7.4 Kosten De totale kosten van de bouw zijn ongeveer Informatie Informatie voorziening is van cruciaal belang om het dorpshuis goed te laten functioneren. Hiervoor werden de volgende middelen gebruikt: Tasmankoerier Regionale bladen Folders Mail : info@dorpshuislutjegast.nl Website, welke op 9 november in gebruik is genomen. Verder is er besloten belangrijke stukken als verslagen e.d. op te slaan in de cloud via one.come. 9. Doelen 1. Meer gebruik maken van de sociale media. Op het eind van 2014 moeten website, cloud en mail algemeen worden gebruikt. Elke vergadering wordt bekeken in hoeverre dit volgens de afspraken wordt gedaan. 2. Afmaken ATK 2013 is er geen initiatief geweest van het ATK om tot afbouw over te gaan. Er dient overleg te komen met de stichting ATK over de wijze van afbouw. Hierbij worden afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en kosten. Het geheel is voor de zomervakantie klaar. 3. Inrichting dorpshuis In 2014 zorgen we voor: Lambrisering ter bescherming in de zalen en de gangen. Afscheiding voor het toneel (gordijnen). Sfeergevoelige zaken als, schilderijen, kleden, planten. 4. Achterkant dorpshuis In 2014 zorgen wij voor : Aanleg grindtuin met hek. Rokersplek. Parkeerterrein laten herbestraten door de gemeente. 5. Sociale hygiëne Voor mei 2014 hebben 3 medewerkers het diploma sociale hygiëne. 6. Opleiden barmedewerkers Wij willen dat barmedewerkers werken; Volgens de wetgeving. Sociale hygiëne. met de kassasystemen. Jaarverslag 2013 Pagina 6

7 In september 2014 moet dit volgens richtlijnen werken. 7. Gebruik van dorpshuis vergroten (binnen mogelijkheden van vrijwilligers) Doel hierbij is: Dorpshuis is ontmoetingsplek voor alle Lutjegasters. Dorpshuis op zaterdag vanaf open. Vaste gebruikers moeten tevreden zijn. Activiteiten organiseren. Commerciële activiteiten vergroten om zo meer inkomsten te garanderen Zaterdagen open. Tevredenheid klanten is belangrijk. Meer bekendheid geven aan de mogelijkheden van het dorpshuis, zodat aantal feesten boven de 10 komt in Samenwerking met Dorpsbelang en Oranjevereniging Eind 2014 moet er een dusdanige structuur zijn, waardoor we gebruik kunnen maken van elkaars kwaliteiten en mogelijkheden. Een en ander is via duidelijke afspraken vastgelegd. 10. Jaarrekening Kort verslag van Penningmeester Kees de Wit: 2013 was een jaar wat we niet zullen vergeten. De nieuw ( ver ) bouw heeft heel wat administratie opgeleverd. Dit jaar zijn wij als stichting BTW plichtig geworden, dit heeft veel voordeel opgeleverd voor ons Dorpshuis. Echter we zijn ons ook bewust dat door deze BTW plicht de huren voor de verenigingen beperkt zijn omhoog gegaan. De consumptie prijzen konden we op het oude niveau handhaven. Het grootse deel van het jaar waren we niet operationeel maar toch wisten we de exploitatie met een positief resultaat van 5.046,53 af te sluiten. Echter in 2014 hebben we nog een aantal vernieuwingen op ons verlanglijstje staan. Dit zullen we financieren van uit ons eigen vermogen. Ook zijn we Administratie kantoor Hoeksema weer dankbaar voor het controleren van de Jaarrekening Voor meer informatie kunt u zich tot onze penningmeester vervoegen. Jaarverslag 2013 Pagina 7