Activiteitenverslag 2016 Parking Delft/ Parkeren Delft Versie:

Transcriptie

1 Activiteitenverslag 2016 Parking Delft/ Parkeren Delft Versie: Parkeren Delft B.V. Zuidwal DD Delft t e.

2 Inhoud A. Achtergrond Parking Delft BV Ontstaansgeschiedenis Missie en Strategie Leeswijzer... 4 B. Directieverslag Onze kernactiviteiten Strategische dossiers Optimaal inspelen op de parkeerbehoefte van én voor Delft Toelichting op de financiële resultaten C. Verslag van de Raad van Commissarissen D. De corporate governance code Naleving en handhaving van de code De bestuurder De RvC De (algemene vergadering van) aandeelhouders De audit van de financiële verslaggeving Tot slot Bijlage 1. Samenstelling Raad van Commissarissen Pagina 2 van 20

3 A. Achtergrond Parking Delft BV 1. Ontstaansgeschiedenis Parking Delft B.V. is met instemming van de gemeente opgericht in 2003 door de Stichting Parkeervoorzieningen Delft met als doel de Zuidpoortgarage te exploiteren. De Phoenixgarage was op dat moment in eigendom van de gemeente Delft. Nadat de gemeente had besloten tot ontwikkeling van de Marktgarage, is onderzocht welke juridische entiteit het beste de doelstellingen van de gemeente borgt. Deze doelstellingen om te komen tot een keuze voor één juridische entiteit waren als volgt geformuleerd: 1) De drie garages (Phoenix, Zuidpoort en de Marktgarage) moesten worden ondergebracht in één bedrijfsvorm. 2) Er moest een slagvaardig en commercieel werkende organisatie worden opgezet én 3) de gemeente wilde invloed behouden op de parkeertarieven. Bovenstaande doelstellingen hebben in september 2005 geleid tot het Raadsbesluit om de Phoenixgarage en de grond waarop de Marktgarage werd ontwikkeld onder te brengen bij het bestaande Parking Delft B.V. (waarvan de Zuidpoortgarage al deel uitmaakte) en de aandelen van Parking Delft B.V. geheel in handen van de gemeente Delft te brengen. Vanaf dat moment was er sprake van Parking Delft als parkeerbedrijf van de gemeentelijke garages in huidige vorm. Eind 2009 is de Kampveldgarage, op verzoek van de gemeente, door Parking Delft gekocht en op 30 april 2010 is de Marktgarage geopend. Vanaf 1 mei 2010 hebben wij vier parkeergarages in eigendom en exploiteren en beheren we deze. De gemeente is enig aandeelhouder. Er is daarmee sprake van een privaatrechtelijke verzelfstandiging. 2. Missie en Strategie De kerntaak van Parking Delft is; Het efficiënt en beheerst exploiteren van parkeervoorzieningen in de gemeente Delft. Parking Delft draagt bij aan de economie van de stad door schone en veilige parkeerfaciliteiten aan te bieden, die stoelen op de thema s gemak, betrouwbaarheid en gastvrijheid. Dit doel wordt gediend indien de organisatie over continuïteit beschikt, zodat ook op langere termijn aan de verplichtingen kan worden voldaan. Continuïteit vereist financiële gezondheid, robuuste, maar behoedzame exploitatie en het adaptief inspelen en reageren op ontwikkelingen in de relevante omgeving. Kortom, het leveren van een product, c.q. dienst waar in onze stad behoefte aan bestaat. Parking Delft kan, mag en moet daarvoor samenwerken met andere partijen, maar dit mag nimmer ten koste gaan van de kerntaak. De randvoorwaarden voor eventuele uitbreiding van activiteiten van ons bedrijf worden praktisch ingevuld door te stellen dat de geografische afstand tot mogelijke extra activiteiten niet te groot mag zijn (maximaal 25 kilometer rondom Pagina 3 van 20

4 Delft) en dat de activiteiten in financiële zin direct moeten bijdragen aan een verbetering van het resultaat, zonder dat dit tot een grote uitbreiding van de overhead leidt. Met in achtneming van de gestelde randvoorwaarden kan Parking Delft initiatieven ontplooien tot ontwikkeling van nieuwe locaties. Hierdoor kan een nog betere benutting van de meldkamer worden bereikt. Marktonderzoek zal steeds uitsluitsel moeten geven over mogelijke initiatieven. Initiatieven van derden worden opgepakt indien dit in kwalitatief en financieel opzicht waarde toevoegt aan Parking Delft en de kerntaak niet schaadt. Een goed voorbeeld van een dergelijk initiatief is dat Parking Delft vanaf oktober 2015 het beheer van twee parkeervelden op Science Park Technopolis uitvoert. Bovenstaande laat zich verwoorden in de volgende missie: Het op een klantvriendelijke wijze kostenefficiënt ontwikkelen en exploiteren van kwalitatief hoogwaardige parkeervoorzieningen en aanverwante faciliteiten in Delft en directe omgeving ten behoeve van de bereikbaarheid en het economisch functioneren van Delft. 3. Leeswijzer Dit activiteitenverslag doet verslag van de ontwikkelingen van Parking Delft in Het bestaat uit een directieverslag (hoofdstuk B), een verslag van de RvC (hoofdstuk C) en een beschrijving van de hoofdlijnen van de Corporate Governance structuur van de vennootschap (hoofdstuk D). Daarmee voldoet dit bestuursverslag aan de, op verzoek van de aandeelhouder vastgestelde Corporate Governance Code (CGC). In het directieverslag worden als eerste onze kernactiviteiten besproken, vervolgens de grote projecten integraal parkeerbedrijf, digitalisering en nieuwe garage, die in 2016 een grote rol hebben gespeeld. Daarna worden de bezettingsgraden van de garage gepresenteerd en tot slot worden onze financiële resultaten toegelicht. Pagina 4 van 20

5 B. Directieverslag 1. Onze kernactiviteiten 1.1 Organisatie toegesneden op nieuwe taken Onze organisatie heeft de afgelopen jaren een grote ontwikkeling doorgemaakt. In 2014 en 2015 heeft de nadruk meer gelegen op de verkoopkant. We zijn gestart met digitalisering van onze verkoop en met ontwikkeling van innovatieve producten. Dit betekende ook nog intensievere samenwerking met de ondernemers van Delft. Daarnaast hebben we in 2016 veel aandacht besteed aan de mogelijkheden om onze organisatie nog verder te optimaliseren en voor te bereiden op de uitbreiding met straatparkeren en parkeerhandhaving in Een belangrijke activiteit in 2016 was onder andere de werving van nieuwe commissarissen. De huidige commissarissen moeten na twee periodes helaas afscheid neme. Gezien de fase waarin PD zit is het van belang om hier adequate opvolging voor te vinden. De werving voor nieuwe kandidaten hebben we landelijk ingezet en de sollicitatiegesprekken zijn in gezamenlijkheid met onze aandeelhouder (Poho Parkeren en gemeentesecretaris) gevoerd. Het wervingstraject heeft geleid tot de voordracht van drie goede kandidaten per april Van de huidige commissarissen blijft de voorzitter nog een jaar zitten zodat we tijdelijk met vier commissarissen zijn. Op deze wijze is onze organisatie ook vanuit het toezicht op de BV goed voorbereid op de nieuwe taken die in 2017 en 2018 aan ons bedrijf worden toegevoegd. De organisatie bestond eind 2016 uit 9 vaste medewerkers. Daarnaast was er voor het project IPD (integraal parkeerbedrijf Delft) een aantal mensen ingehuurd. Deze inhuur is terug te vinden in de jaarrekening en bestaat uit diverse onderdelen: juridische ondersteuning, financiële ondersteuning, projectmanagement en inwerkcapaciteit ter voorbereiding van de nieuwe taken. Wij zijn een gezonde organisatie, ons ziekteverzuim is laag (< 1%). We zijn er trots op dat onze mensen met plezier voor Parking Delft werken en ook bereid zijn om indien dit nodig is elkaar te vervangen. Figuur 1. Organisatie PD begin 2016 Pagina 5 van 20

6 Naast de functies zoals opgenomen in figuur 1 hebben we eind 2016, vooruitlopend op de nieuwe taken voor het straatparkeren, op advies van de gemeente een functioneel beheerder aangetrokken (onderdeel van de projectkosten) en een coördinator handhaving. De functioneel beheerder heeft zich in 2016 ingewerkt op de overgang van de ICT-systemen rond het straatparkeren. Vanaf 2017 is de functie van functioneel beheerder structureel onderdeel van onze organisatie. De coördinator handhaving heeft in 2016 nog bij de gemeente gewerkt (waar hij eerst door de gemeente werd ingehuurd), waarvoor wij een detacheringsvergoeding ontvingen. Vanaf 2017 werkt hij bij PD. De kernactiviteiten van ons bedrijf bestonden in 2016 nog uit werkzaamheden in en vanuit de meldkamer (cameratoezicht, bediening intercom, bediening slagbomen, poller-bediening), De poller-bediening (beweegbare paaltjes ter afsluiting van de binnenstad) is per 1 juni 2016 geëindigd omdat de gemeente de pollers vervangen heeft door camera s en wij in de afhandeling daarvan geen rol meer zouden krijgen. Aangezien de bediening van de pollers een continue activiteit was in de meldkamer, betekent het wegvallen van die taak dat we anders konden en moesten gaan werken. We hebben onze beheerders verdeeld over twee teams: een technische dienst en een frontoffice. Een deel van onze technisch beheerders heeft aangegeven zich tot front office medewerker te willen ontwikkelen. De technische dienst heeft een focus op het beheer en onderhoud van de garages en de frontoffice op het klantcontact en de dienstverlening. In figuur 1 is het organisatieschema zoals dat in 2016 is gevormd, weergegeven. 1.2 Professionalisering van ons klantcontact Onze drie bezoekersgarages zijn ontwikkeld om vanuit elke invalshoek van de stad gemakkelijk een garage te kunnen bereiken. Delft is op deze manier via een parkeerring goed ontsloten. Wij leveren daarmee met onze garages een belangrijke faciliteit voor het economisch presteren van de Delftse detailhandel, culturele instellingen en horeca. Vanuit deze zetten wij ons actief in met ondernemers in de stad om zoveel mogelijk bezoekers te trekken. Binnen de doelstellingen die ons door de aandeelhouder zijn meegegeven streven wij naar een zo hoog mogelijke kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. Daarnaast houden wij het belang van onze klant goed in de gaten en werken mee aan het creëren van interessante motieven om de stad Delft te bezoeken. Met name in het tweede deel van 2016 hebben we fors geïnvesteerd in het verbeteren van ons klantcontact. Het instellen van een frontoffice en het aanbrengen van een functionele scheiding tussen technisch beheerder en frontoffice-medewerker is ook ingezet ter voorbereiding op de uitbreiding van onze taken naar het straatparkeren waarbij de frontoffice een grotere rol krijgt. Dit vergt een aanzienlijke ontwikkeling van onze organisatie en van de medewerkers frontoffice die grotendeels gewend zijn ofwel in de garage rond te lopen ofwel camerabeelden te bekijken en intercom-oproepen te beantwoorden. Wij vinden het positief dat we deze ontwikkeling kunnen maken met medewerkers uit onze eigen organisatie. Pagina 6 van 20

7 Conform ons beleid is aan enkele organisaties een bijdrage verleend. Het betrof activiteiten die direct bijdragen aan het gebruik van de parkeergarages. In 2015 ging het ondermeer om bijdragen aan het Theater de Veste, Delft Marketing en Museum Het Prinsenhof en het Welkom hier! Event. 1.3 Nieuwe klanten, nieuwe technologie Vanuit onze locatie aan de Zuidwal beheren wij drie bezoekersgarages aan de randen van de binnenstad, de Buitenhofgarage en één stallingsgarage (de Kampveldgarage). Sinds november 2015 beheren we ook twee parkeerterreinen op het Science Park Technopolis. Om dit beheer goed ingeregeld te krijgen hebben we in 2016 nog wat meer tijd moeten besteden dan waar structureel van uit is gegaan. Wij zien dit echter als een investering voor de langere termijn, gezien de ontwikkelingen bij de TU. Door de investering in nieuwe apparatuur eind 2015 hebben we in 2016 nog meer stabiliteit gehad op onze parkeersystemen. Het huidige parkeersysteem heeft relatief weinig storingen wat betekent dat we ons werk efficiënt kunnen invullen en het aantal incidenten beperkt is. We hebben daardoor in 2016 tijd gehad om zowel de frontoffice als de technische dienst voor te bereiden op de nieuwe taken, zodat onze huidige werkzaamheden goed afgestemd zijn voordat de nieuwe erbij komen. 1.4 Investering in vernieuwing en verbetering De vier garages die we in eigendom hebben en de daarbij horende installaties zoals liften en roltrappen, behoeven intensief beheer en onderhoud. Nu de Zuidpoortgarage 10 jaar oud is en de Phoenixgarage bijna 15 jaar, blijkt temeer dat dit een substantieel onderdeel van onze activiteiten is. Jaarlijks gaan wij na of onze contracten nog goed aansluiten op onze vraag en marktconform zijn en voeren wij gesprekken met onze leveranciers. Onze ervaringen van jaren met beheer en onderhoud van de garages en de installaties, hebben we ingebracht bij de gesprekken over de afwerking van de garage in de Spoorzone om onnodig hoge onderhoudskosten in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Voor onze huidige garages hebben we dit jaar één grote investering gedaan. Dit betrof de vervanging van de lift bij de Phoenixgarage. De vervanging van deze lift heeft impact gehad op onze kwaliteit van dienstverlening in deze garage. De Phoenixgarage heeft maar één lift en het was niet mogelijk om tijdens de werkzaamheden een traplift of ander alternatief aan te brengen. Daarnaast bleek na oplevering dat er nog iets in de aansturing niet goed functioneerde waardoor de lift regelmatig in storing was. Onze parkeerders hebben we gewezen op onze andere garages en zo goed mogelijk geholpen door tijdig te informeren en indien nodig te helpen om zonder lift naar boven of beneden te komen. Uiteindelijk zijn de storingen gelukkig opgelost en de Phoenixgarage is ook weer goed bereikbaar voor mindervaliden en kinderwagens. Naast de garages hebben we ook werkruimtes bij de Phoenixgarage en de Zuidpoortgarage aangepast. Ter voorbereiding op de uitbreiding van onze werkzaamheden is in oktober en november de meldkamer verbouwd tot een kantoortuin van waaruit zowel door de handhaving, als door de frontoffice, als door onze stafmedewerkers gewerkt kan worden. Deze verbouwing was een voorinvestering op onze nieuwe taken. Pagina 7 van 20

8 Alhoewel de overeenkomst met de gemeente toen nog niet getekend was, vonden we de kans dat de werkzaamheden door zouden gaan voldoende groot om de verbouwing in te zetten. De kosten van de verbouwing hadden we niet begroot en zijn terug te vinden in onze jaarrekening. De verbouwing is goed geslaagd. De oorspronkelijke meldkamer is nu omgevormd tot een multifunctionele ruimte met een balie, 5 werkplekken, een vergader/lunch/aanland tafel en een aparte ruimte met kleedhokjes en lockers voor o.a. de handhaving. In de beperkte ruimte die beschikbaar was hebben we alle noodzakelijke functies kunnen realiseren. In de garage zelf is ruimte gecreëerd voor de scanauto en de virto s en de fietsen van de handhaving. Figuur 2. De vernieuwde (links) en oude (rechts) meldkamer 1.5 Overige activiteiten Door de gemeente is ons naast beheer en exploitatie van de garages nog een aantal andere taken opgedragen: Wij bedienden tot 1 juni dagen in de week de pollers in de binnenstad. De pergola en de roltrappen en liften op het Bastiaansplein, belangrijke publieksvoorzieningen, zijn eigendom van PD en worden door ons onderhouden. Het beheer van de parkeergarage in de Buitenhof. De privé parkeerplaatsen in de Zuidpoortgarage en de Marktgarage worden door ons beheerd in opdracht van de betreffende VVE s. 2. Strategische dossiers 2.1 Straat en garage gaan samen Het college van B&W heeft 1 maart 2016 definitief besloten om ons te vragen een plan van aanpak te maken voor omvorming van PD naar een integraal parkeerbedrijf waarin straat- en garageparkeren samenkomen voor Delft en waarin de regisseursfunctie vertegenwoordigd is. Aan ons is gevraagd om het proces te trekken wat leidt tot uitvoering van dit besluit. Wij zijn met enthousiasme aan de slag gegaan met de ambitie om op 1 januari 2017 als integraal parkeerbedrijf te functioneren. Om deze planning te kunnen halen hebben we veel werk moeten verrichten. Pagina 8 van 20

9 Na het opstellen van het plan van aanpak hebben we samen met de gemeente een projectorganisatie ingericht die moest leiden tot de start van het integraal parkeerbedrijf. Maandelijks vond bestuurlijk overleg plaats en dagelijks is er hard gewerkt om alle werkzaamheden, contracten en systemen te inventariseren, omschrijven en over te dragen. Door grote inzet van zowel de gemeente als van ons is het gelukt om daadwerkelijk op 23 december de dienstverleningsovereenkomst te tekenen en het integraal parkeerbedrijf te vormen zodat we op 1 januari 2017 van start konden gaan. De naam van ons bedrijf is op 28 december 2017 gewijzigd van Parking Delft naar Parkeren Delft. Tegelijkertijd zijn onze statuten aangepast aan de nieuwe taken. 2.2 Meer gemak voor onze klanten In 2014 en 2015 zijn we al gestart met de digitalisering van onze verkoop van abonnementen en parkeerproducten (buiten het afrekenen aan de betaalautomaat en de slagboom) met als doel om het proces van bestelling en facturering te optimaliseren. Dit is nodig om producten als bewonersabonnementen (voor vergunninghouders) en membercards (onze eigen vaste klanten kaart) kosten efficiënt te kunnen exploiteren. Een bewonersabonnement waarmee men voor 0,10 Euro per uur in onze garage kan parkeren (in de avond en nacht) mag ons niet meer aan administratie kosten dan dat de parkeeromzet is. Daarnaast denken wij dat onze membercard waarmee iedere bezoeker altijd in en uit kan rijden en maandelijks een factuur ontvangt, een heel aantrekkelijk product is voor onze klant. Als we dit product willen promoten moet de administratieve last voor ons beperkt zijn. Daarnaast hebben we sinds eind 2015 de mogelijkheid om met een QR-code te betalen in onze garage. Dit zorgt ervoor dat kortingen, dagkaarten e.d. makkelijker vooraf in te kopen zijn voor ondernemers en particulieren en de QR-code leent zich goed voor verkoop via internet. Allemaal aanleidingen om een doorontwikkeling in onze internetverkoop te maken. Dit project heeft ons in 2016 veel tijd en energie gekost en zal in 2017 nog doorlopen. In 2016 hebben we onze webshop verder ontwikkeld. Het doel was dat met de vernieuwde webwinkel klanten gemakkelijk hun producten online kunnen bestellen en afrekenen. Ook bieden we elke klant een eigen account waar eerdere bestellingen kunnen worden ingezien en andere klantgegevens zichtbaar zijn. Met dit systeem kunnen wij klantgerichte acties ondernemen en producten op maat bieden. De webwinkel krijgt dit jaar zijn definitieve vorm. Het betreft hier een ontwikkeling die complex is, omdat drie belangrijke systemen (het parkeersysteem, het boekhoudsysteem en het klantsysteem) aan elkaar gekoppeld moeten worden om een order zoveel mogelijk zonder tussenkomst van een medewerker af te kunnen handelen. 2.3 Garage in de spoorzone In de spoorzone is een nieuwe garage in aanbouw van ca. 650 parkeerplekken. Wij zijn de beoogd eigenaar en exploitant van deze garage. In de eerste helft van 2016 hebben we een intentieovereenkomst getekend met de gemeente voor aankoop van deze garage. Vooruitlopend op deze aankoop heeft de gemeente ons gevraagd om vanuit onze expertise mee te kijken naar het ontwerp, de installaties en andere specificaties van de garage. Daarnaast zijn wij betrokken bij de gesprekken met NS over de mogelijkheid van een Park&Ride voorziening in de garage. Pagina 9 van 20

10 2.4 Belastingplicht overheidsbedrijven Vanaf 1 januari 2016 is Parking Delft vennootschapsbelastingplichtig. Dit betekent dat wij belasting moeten gaan betalen over onze winst, ongeacht het negatieve eigen vermogen. Om onze fiscale positie helder te krijgen moesten onze garages gewaardeerd worden op marktwaarden en zijn andere eigendommen een leningen gewaardeerd. Vervolgens wordt in 2017 met de uitkomsten van deze onderzoeken een fiscale openingsbalans opgesteld. Dit traject leidt tot twee cijfers in onze jaarrekening: een te betalen belasting (vpb) en een latentie (cumulatief verschil tussen fiscaal en commercieel resultaat voor de levensduur van de garages). 3. Optimaal inspelen op de parkeerbehoefte van én voor Delft Parkeerplaatsen zijn schaars, een goede benutting van de beschikbare parkeerplaatsen is essentieel. Delft hanteert daarom in haar parkeerbeleid het uitgangspunt de juiste parkeerder op de juiste plaats. De parkeergarages zijn prioritair bedoeld voor bezoekers van de binnenstad van Delft. De piekmomenten van bezoek zijn vrijdagavond en zaterdag overdag. Op andere momenten is er restcapaciteit beschikbaar. Andere doelgroepen kunnen deze opvullen. Gedacht kan worden aan bewoners in de omgeving van de parkeergarages in de avond- en nachtelijke uren, wanneer juist de parkeerdruk op straat in woongebieden hoog is en werknemers van bedrijven in de buurt van de garage overdag. Wij vinden het van belang om de beschikbare capaciteit van de garages optimaal in te zetten voor de parkeerbehoefte van Delft. Met aantrekkelijke producten, gedifferentieerd naar doelgroep en daarmee ook naar tijdvak, wordt de garage zoveel mogelijk gevuld. De komende jaren zullen we fors investeren in productontwikkeling, marketing en verkoop om de bezetting van de garages verder te verhogen. Daartoe gaan wij ons ook richten op doelgroepen die nu nog marginaal aanwezig zijn in de garages, zoals bewoners en hun bezoekers. Voor 2015 heeft onze aandeelhouder, in overleg met ons, nieuwe doelstellingen bepaald voor de bezetting van de garages. De reden hiervoor was enerzijds dat de oude doelstellingen niet meer up-to-date waren en anderzijds dat wij nu over een management informatiesysteem beschikken waarmee de bezettingsgraden nauwkeuriger te meten zijn; ze hoeven niet meer afgeleid te worden uit de financiële gegevens. De vernieuwde doelstelling is hieronder weergegeven. De gemiddelde gewogen bezettingsgraad van de garages (abonnementen en kort parkeren) dient voor de Marktgarage en de Zuidpoortgarage minimaal 25% te zijn en voor de Phoenixgarage minimaal 30%. De gemiddelde bezettingsgraad per garage in 2016, berekend vanuit het parkeersysteem, is aangegeven in figuur 3. Het betreft de gemiddelde bezetting per maand. Daarnaast is vergeleken met 2015 en zijn in tabel 1 ook de bezettingsgraden van 2014 en 2013 aangegeven. Deze zijn echter zoals hiervoor vermeld, op andere wijze berekend (afgeleid van financiële gegevens) en daardoor niet volledig te vergelijken met de preciezere cijfers die we nu kunnen hanteren, omdat ze zoals hierboven uiteengezet op een andere berekening zijn gebaseerd. Pagina 10 van 20

11 De grafiek laat zien dat de bezetting van de garages redelijk constant is. Hij is iets afgenomen, door minder abonnementhouders en een minder lang verblijf. Uit de financiële cijfers (hoofdstuk 4) blijkt dat de omzet sterker steeg dan dat door de tariefswijziging verklaarbaar is (alleen januari tot en met mei hebben een hoger tarief in 2016). Dit komt doordat er meer kort geparkeerd is waardoor het gemiddelde uurtarief steeg (minder dagkaarten). We stuurden bewust op minder abonnementen in de Phoenixgarage, omdat we deze garage zoveel mogelijk willen vrij houden voor kortparkeerders, mede met het oog op de komst van de nieuwe garage in de Spoorzone. Daarnaast hadden we een deel van 2015 een verlaagd tarief voor de dagkaart van de Zuidpoortgarage en de Marktgarage waardoor er meer bezoekers langer in de garage bleven. Een heel groot deel van onze kortparkeerders verbleef in 2016 minder dan 3 uur in onze garages. Tabel 1. Bezettingscijfers 2013 tot en met 2016 per garage 1 Phoenix (202 pp) Bezettingspercentage uit omzet kort 41% 21% 27% 39% parkeren Bezetting door abonnementhouders 5% 3% 7% 4% Bezettingspercentage totaal 26% 30% 46% 45% Zuidpoort (810 pp) Bezettingspercentage uit kort parkeren 20% 18% 24% 23 % Bezetting door abonnementhouders 1% 2% 2% 1 % Bezettingspercentage totaal 21% 20% 26% 25% Markt (334 pp) Bezettingspercentage uit omzet kort 23% 11% 15% 24% parkeren Bezetting door abonnementhouders 1% 1% 3% 4% Bezettingspercentage totaal 12% 16% 27% 27% Figuur 3. Gemiddelde bezettingsgraden per maand per garage in 2015 en ,0% 45,0% 35,0% 25,0% 15,0% Bezettingsgraden PD Phoenixgarage 2015 Marktgarage 2015 Zuidpoortgarage 2015 Phoenixgarage 2016 Marktgarage 2016 Zuidpoostgarage De bezettingsgraad is in 2015 uit het parkeersysteem gehaald en in de jaren daarvoor uit het financieel systeem. Ze zijn dus niet op gelijke wijze berekend. Pagina 11 van 20

12 4. Toelichting op de financiële resultaten 4.1 Inleiding De financiële doelstelling wordt jaarlijks vastgelegd in de meerjarenbegroting. Deze formuleert feitelijk de targets waar we op sturen. Hij wordt door de aandeelhouder op ons voorstel steeds ambitieuzer vastgesteld. Deze forse doelen passen bij de ambitie van ons bedrijf om de exploitatie van de garages te optimaliseren, zonder daarbij het belang van de klant uit het oog te verliezen. Dit betekent dat wij zowel sturen op opbrengstverhoging als op kostenbesparing. Uit de cijfers van 2016, en de voorgaande jaren, blijkt dat we daar het afgelopen jaar opnieuw in geslaagd zijn. Tabel 2. Baten jaarrekening 2016 vergeleken met de begroting Baten jaarrekening begroting jaarrekening kort parkeren abonnementen pollers Overige opbrengsten Totaal baten Tabel 2 geeft de opbrengsten weer. De opbrengst kort parkeren is iets hoger dan begroot, daarentegen is de opbrengst van abonnementen lager dan begroot. Zoals eerder aangegeven hebben we hier bewust op gestuurd. De Kampveldgarage stond eind 2016 vol. Deze garage wordt goed gebruikt door eigenaren van elektrische auto s en bedrijven in de omgeving. Wat verder opvalt bij de opbrengsten is dat de opdracht voor de pollerbediening wat langer is doorgelopen dan waar eerder van uit werd gegaan. Onder de post overige opbrengsten staan vergoedingen voor het beheer van de bewonersparkeerplaatsen in de Marktgarage en de Zuidpoort, de Buitenhofgarage en de parkeerterreinen bij de TU. Daarnaast is hier nog een vergoeding opgenomen voor een detachering die we hebben gedaan aan de gemeente. In tabel 3 zijn de kosten opgenomen. Te zien is dat de meeste kostenposten lager uitkomen dan begroot. We stuurden nauwgezet op de personeelskosten en het is gelukt om deze ten opzichte van 2015 naar beneden te brengen. Hetzelfde deden we met de schoonmaakkosten. Een deel van het schoonmaakwerk doen we nu zelf. De huisvestingskosten en de onderhoudskosten zijn iets hoger dan begroot vanwege de verbouwing van de meldkamer. In de onderhoudspost zijn de installatietechnische kosten van de verbouwing opgenomen en in de post huisvestingskosten de bouwkundige kosten. Pagina 12 van 20

13 Tabel 3. Lasten jaarrekening 2016 vergeleken met de begroting Lasten jaarrekening begroting jaarrekening personeelskosten uitbesteed werk huisvestingskosten onderhoud ICT kosten schoonmaak verkoopkosten kantoorkosten afschrijvingen algemene kosten (incl. bet.verk.) rentelasten kort rentelasten lang Totaal lasten De post ICT is fors hoger dan begroot vanwege de ontwikkeling van de webportal. Dit project heeft zoals omschreven, meer inzet gevergd dan verwacht, wat leidde tot hogere ICT-kosten. De afschrijvingen zijn wat hoger dan begroot, omdat we de brandmeldinstallatie van de Zuidpoortgarage die al vervangen was maar destijds voor 40 jaar was geactiveerd, in één keer is afgeschreven. De post algemene kosten is hoger dan begroot vanwege een aantal onderhanden projecten (vooral vpb) zoals beschreven in het vorige hoofdstuk. Algemene kosten omvatten advieskosten, juridische kosten, controle- en accountancykosten en kosten van betalingsverkeer. 4.2 Financiële gezondheid van onze organisatie Ons doel om te komen tot een positieve cumulatieve kasstroom bereiken we als de organisatie over continuïteit beschikt, zodat ook op langere termijn aan de verplichtingen kan worden voldaan. Continuïteit vereist financiële gezondheid, robuuste en behoedzame exploitatie en het adaptief inspelen en reageren op ontwikkelingen in de relevante omgeving. Kortom, het leveren van een product of dienst waar in onze stad behoefte aan bestaat. De huidige business case van Parking Delft BV is gezond, risico's zijn te overzien. De risico s worden aan het einde van dit hoofdstuk nog nader toegelicht (3.4). In de financieringsstructuur van ons bedrijf is indertijd gekozen voor een aantal hypotheken voor financiering van de garages. Daardoor ligt de periode waarin positieve cumulatieve kasstromen zullen worden behaald in de toekomst. De grote posten van rente en aflossing vormen daardoor het leeuwendeel van onze begroting. Wat betreft de kaders zoals deze door de aandeelhouder zijn meegegeven en volledig onderschreven, liggen we van jaar tot jaar op koers. Pagina 13 van 20

14 Volgens de huidige resultaten wordt in 2036 het punt bereikt, dat de cumulatieve kasstromen van PD positief worden inclusief de Spoorsingelgarage. In het verleden gold het jaartal 2042 als doelstelling zonder de Spoorsingelgarage. Door de toevoeging/aankoop van de garage in de Spoorzone zal de verwachte winst in 2017 omslaan in een verlies vanaf Vanaf het jaar 2023 verwachten we weer een positief resultaat (figuur 4) Werkelijk en begroot (met PSS) Resultaat volgens BC (zonder PSS) Figuur 4. Begrote resultaat meerjarenbegroting versus businesscase 4.3 Vergelijking 2015 met 2016 Het resultaat over 2016 bedraagt ,- en is daarmee licht gedaald ten opzichte van Zichtbaar is dat we in 2016 wel een omzetstijging realiseerden. De kosten zijn echter hoger dan voorzien, zoals in de eerste paragraaf toegelicht. Tabel 4. Winst en verlies in vergelijking met 2015 en begroting Winst en Verlies jaarrekening begroting jaarrekening Totaal baten Totaal lasten Resultaat Kwantitatieve risico analyse Figuur 4 laat zien dat onze resultaten leiden tot een positiever verloop van de businesscase dan oorspronkelijk voorzien. Desondanks is het van belang om de risico s in de businesscase te erkennen en te benoemen. Hieronder volgen de belangrijkste risico s. 1. Terugloop bezettingsgraad en omzet uit parkeren met 5%. Dit zou een jaarlijks omzetverlies van ongeveer betekenen. Wij drukken de gezondheid van onze businesscase met de indicator van het jaar waarin de cumulatieve kasstromen gelijk zijn aan 0. In de huidige begroting is dit jaartal Indien het bezettingsgraadrisico werkelijkheid zou worden zal dit 4 jaar naar achteren gaan: Dit risico is heel concreet aanwezig wanneer de Sebastiaansbrug als route naar de Zuidpoortgarage niet begaanbaar is. Pagina 14 van 20

15 2. De garage in de spoorzone genereert minder omzet, nl in plaats van de nu begrote Dit betekent feitelijk een omzet verlies van ruim 4 ton op jaarbasis. Als beheersmaatregel houden we met de Spoorsingelgarage al rekening met een lange aanloopperiode (langzaam oplopen van de begrote parkeeromzet). Pas in 2022 wordt in de begroting de omzet van bereikt. Daarom is de impact van dit risico gelijk aan de effecten van risico Rente stijgt: De lange termijn rentes op de hypothecaire leningen bevatten geen risico want deze zijn met vaste rente afgesloten. De rente op de kasgeldlening was altijd flexibel. Daarmee lopen we een risico. Een beheersmaatregel is om deze rente op een deel van de lening ook vast te zetten. Daarmee wordt het risico beperkt. De kasgeldlening is begroot met een rente van 3,5%. 4. De beheerkosten worden hoger dan begroot. Dit risico achten we minder waarschijnlijk, juist omdat PD op dit moment schaalvergroting kent en stuurt op de capaciteit. Dit is wel iets wat continue gemonitord moet worden. 4.5 Vastgestelde vermissing Helaas hebben we bij een reguliere kluiscontrole vastgesteld dat er een bedrag van 3850,= vermist is uit de kluis. Na grondig onderzoek is vast komen te staan dat deze ontvreemding heeft plaatsgevonden in de periode van de verbouwing van de meldkamer. Er zijn diverse maatregelen genomen om dit gebeuren in de toekomst te voorkomen waaronder het plaatsen van extra camera s, het verder beveiligen van de kluis en het aanpassen van onze procedures. Het ontvreemde geld is in mindering gebracht op de parkeeropbrengsten in onze jaarrekening. Pagina 15 van 20

16 C. Verslag van de Raad van Commissarissen 1 Inleiding Het jaar 2016 was opnieuw een bevredigend jaar voor Parking Delft. De in 2011 ingezette lijn van continue verbetering van de bedrijfsvoering kon worden vastgehouden, waardoor de kosten opnieuw daalden en de inkomsten zich gunstig ontwikkelden. Het lange termijn financieringsmodel ligt onveranderd op schema en wordt zelfs gunstiger. De Raad van Commissarissen beëindigt 2016 daarom positief. Het overleg met de aandeelhouder verliep net als andere jaren steeds constructief. Behalve de aandeelhoudersvergaderingen die twee keer hebben plaatsgevonden, vond er ook een informeel strategisch overleg plaats met zowel de wethouder parkeren als de wethouder deelnemingen. In dit overleg kwam behalve de rol die Parking Delft kan vervullen in het besluit van het college van B&W om te komen tot een Integraal Parkeerbedrijf, ook de nieuwe parkeergarage in de Spoorzone aan de orde. 2. Taak De Raad van Commissarissen (RvC) heeft als taak het toezicht houden op, en adviseren van, de directie van Parking Delft BV. Daarnaast verantwoordt de RvC zich aan de aandeelhouder de Gemeente Delft, vertegenwoordigd door de wethouder deelnemingen en overlegt met haar. 3. Vergadering De Raad van Commissarissen heeft in aanwezigheid van de directeur in 2016 vijf maal vergaderd, over de volgende onderwerpen: Het financieel en inhoudelijk verslag over Inclusief de aanbevelingen van de accountant. De jaarrekening is daarbij goedgekeurd. De begroting voor het jaar De vorming van het Integraal Parkeerbedrijf. De voorgenomen aankoop van de Spoorsingelgarage. De geplande investeringen door PD. De selectie van nieuwe commissarissen. De beoordeling van de directeur. Daarnaast zijn er nog een aantal bijeenkomsten geweest, waaronder een sessie met de raadscie. 4. Algemene vergadering van aandeelhouders De Algemene Vergadering van Aandeelhouders kwam in 2016 twee maal bijeen voor: De goedkeuring van het (financieel) jaarverslag over Inclusief de goedkeurende accountantsverklaring. De goedkeuring van de begroting voor financieel en inhoudelijk. In laatstgenoemde vergadering nam mevrouw Vlekke afscheid als lid van de RvC. Jegens haar is door de aandeelhouder en de voorzitter van de RvC dank uitgesproken voor haar waardevolle bijdragen. Pagina 16 van 20

17 5. Bezoldiging commissarissen De leden van de RvC hebben in 2016 een door de Gemeenteraad bepaalde vaste honorering voor hun werkzaamheden ontvangen van in totaal ,= gezamenlijk. Vanwege de toegenomen gevraagde inzet van de commissarissen is aan de aandeelhouder het voorstel voorgelegd deze fee te verhogen met ingang van november Bezoldiging directie De beloning van de directeur heeft de vorm van een management fee en een structurele inzet van 0,6 fte. Daarmee wordt het beloningsbeleid zoals dat in 2004 is overeengekomen onveranderd voortgezet. In 2016 heeft de directeur voor de extra inzet vanwege de werkzaamheden voor het integraal parkeerbedrijf meerwerk vergoed gekregen. Er hebben zich in 2016 geen transacties voorgedaan die tegenstrijdigheid veroorzaakten tussen de belangen van Parking Delft BV enerzijds, en de belangen van de directeur, of leden van de RvC anderzijds. Pagina 17 van 20

18 D. De corporate governance code 1. Naleving en handhaving van de code De CGC bepaalt dat de hoofdlijnen van de Corporate Governance structuur van de vennootschap elk jaar, mede aan de hand van de principes die in deze code zijn genoemd, in een apart hoofdstuk in het jaarverslag worden uiteengezet. Aan deze voorwaarde wordt voldaan door het jaarverslag conform de structuur van de CGC in te richten. 2. De bestuurder In de CGC kent de bestuurder de volgende verplichtingen: De algemeen directeur beschrijft op hoofdlijnen de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap; de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd. In het directieverslag verklaart de algemeen directeur dat het interne beheersings- en controlesysteem adequaat en effectief is. De algemeen directeur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante wijzigingen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland en dat één en ander met de RvC is besproken. De algemeen directeur rapporteert in het directieverslag over de gevoeligheid van de resultaten van de vennootschap ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen. Bovenstaande punten zijn in het directieverslag aan de orde gekomen (deel B). 3. De RvC In de CGC zijn de volgende relevante bepalingen opgenomen ten aanzien van de RVC: De RvC stelt de bezoldiging van de algemeen directeur vast binnen het vastgestelde bezoldigingsbleid. Het bezoldigingsbeleid bevat in ieder geval de volgende informatie: een samenvatting en verantwoording van het beleid van de vennootschap met betrekking tot de duur van het contract met algemeen directeur en de geldende opzegtermijn; geldende regelingen voor pensioen en de hiermee gepaard gaande financieringskosten; Het directieverslag met daarin een toelichting op de jaarrekening bevat in ieder geval de door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de bezoldiging van de commissarissen. Van de jaarstukken van Parking Delft BV maakt deel uit een verslag van de RvC, waarin de RvC verslag doet van zijn werkzaamheden in het boekjaar. Jaarlijks evalueert de RvC haar eigen functioneren. Van elke commissaris wordt in het verslag van de RvC opgave gedaan van: Geslacht en leeftijd; beroep; hoofdfunctie en nevenfuncties voor zover deze relevant zijn; tijdstip van eerste benoeming; de lopende termijn waarvoor hij/ zij is benoemd. Het verslag van de RvC is opgenomen in deel C van deze rapportage. Pagina 18 van 20

19 4. De (algemene vergadering van) aandeelhouders Volgens de CGC wordt goedkeuring van het door de algemeen directeur gevoerde beleid (décharge van de algemeen directeur) en goedkeuring van het door de RvC uitgeoefende toezicht (décharge van commissarissen) afzonderlijk in de algemene vergadering van aandeelhouders in stemming gebracht. De agenda van de AvA is conform bovenstaande opgesteld. 5. De audit van de financiële verslaggeving Conform de CGC heeft de externe accountant de vergadering bijgewoond van de RvC waarin over de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening is besloten. De externe accountant heeft zijn bevinden betreffende het onderzoek van de jaarrekening gerapporteerd gelijkelijk aan de algemeen directeur en de RvC. De externe accountant heeft alle benodigde financiële informatie ontvangen en is in de gelegenheid gesteld om op alle informatie te reageren. 6. Tot slot Directie/bestuurder en Raad van Commissarissen hebben zich naar eer en geweten conform de CGC opgesteld. In dit kader is er transparantie betracht naar de aandeelhouder. Over de resultaten van de onderneming en de controles daarop is gecommuniceerd met de aandeelhouders en zijn of haar vertegenwoordigers. De aandeelhouder is in een onderlinge dialoog in de gelegenheid gesteld eventuele op/aanmerkingen te plaatsen op de aangeleverde informatie. Met oog voor de belangen van de onderneming zijn deze ter harte genomen en als zodanig verwerkt. Pagina 19 van 20

20 Bijlage 1. Samenstelling Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen bestaat uit de volgende door de Aandeelhouder benoemde leden: Drs. L. Geut, lid van de RvC, herbenoemd november 2013, voor het eerst benoemd november 2009, man, aftredend 19 november 2017, geboren 4 november 1947, bestuursadviseur, woonachtig in Delft. Nevenfuncties: Lid van de raad van commissarissen Woonzorg Nederland, vicevoorzitter Voorzitter bestuur Stichting Sociaal Fonds PSO (Personele Samenwerking Ontwikkelingslanden). Lid van het bestuur van de Stichting Stefan Zweiggenootschap Nederland. Drs. J.L.M. Vlekke, lid van de RvC, herbenoemd november 2013, voor het eerst benoemd november 2009, vrouw, geboren 3 mei 1959, aftredend 19 november 2016, woonachtig in Delft. Afgetreden op 23 november Nevenfuncties: Secretaris bestuur van het Vermeercentrum Delft Ir. W.H. Lam, lid van de RvC, herbenoemd november 2013, voor het eerst benoemd november 2009, aftredend 10 april 2017, vrouw, geboren 9 februari 1958, directeur/eigenaar van ieder&een (strategisch advies en ondersteuning bij implementatie van diversiteit & inclusie), woonachtig in Delft. Nevenfuncties: Bestuurslid VHTO, landelijk expertisebureau meisjes/vrouwen en bèta/techniek (sinds 1 november 2012) Bestuurslid Stichting Groen Cement (sinds 1 juni 2012) Directeur VAKschool Pedagogisch Werk (sinds januari 2013) Voorzitter Stichting ieder&een in BEELD (sinds april 2014) Pagina 20 van 20