SEPA implementatie gemeente Rotterdam

Transcriptie

1

2 SEPA implementatie BNG 2012 Peter Zuiddam Projectmanager centraal SEPA project

3 Welkom Agenda Introductie SEPA en de Enkele adviezen Stel gerust vragen.

4 Introductie Rotterdam in vogelvlucht Op 1 nagrootstestadvan Nederland Inwoners Grootste haven van Europa Gemeentelijke organisatie 4 clusters, 1 service organisatie(waren17 diensten) en 14 deelgemeenten Meer dan werknemers

5 SEPA en de SEPA raakt de volgende domeinen: Standaardisatie betaalverkeer (SCT, IBAN & XML) Betaalkaart systemen Incasso s (SDD) Lokale betaalproducten (acceptgiro) Wet- en regelgeving (SCT, SDD)

6 SEPA en de Business case Compliant voorde toekomstige(onvermijdelijke) wetgeving. Liever vooraan in het traject waardoor je meer controle kunt uitoefenen en meer aandacht krijgt. Het gaat ons waarschijnlijk geen geld opleveren. Het kost ons voornamelijk geld.

7 SEPA en de Welkeimpact heeftsepa op onzeorganisatie? We worden geraakt in alle SEPA gebieden! Ingaande/ uitgaande betalingen met IBAN & XML. Financiele systemen(oracle ebs, Exact, Agresso) Bankbetaalsysteem(MoneyManager) Betaalkaart systemen Parkeerautomaten PIN automaten Incasso s lokale belastingen Vergunningen Nationaal product Acceptgiro. Gecombineerd met: Bezuinigingsopgave voor Rotterdam. Hogemate van autonomiebijdienstenen deelgemeenten. Complexe interne afhankelijkheden van diensten en deelgemeenten. Meer dan 20 externe software leveranciers. ABN AMRO bezig met integratie van FORTISsystemen.

8 SEPA en de Wat moeten we allemaal doen? Aanpassen van software(voor IBAN/BIC/XML) in meer dan 15 verschillende applicaties. Converterenvan bankrekeningnummersvan onzecrediteurenen medewerkers. Wijzigen van bankrekeningnummers op uitgaande communicatie. Aanpassen formulieren voor burgers/bedrijven. Implementeren van wijzigingen in ons incassoproces en mandaten. Voor zorgen dat betaalkaart systemen voor het einde van dit jaar(2011) gereed zijn. Besluitvorming over de Acceptgiro. Bedenken hoe we SEPA gaan communiceren naar onze burgers.

9 SEPA en de Hoe hebben we het georganiseerd? Formeel besluit van het college. Centraal SEPA project ingericht bij Bestuursdienst. Locale projecten bij alle 17 diensten en 14 deelgemeenten. Locale controllers zijn verantwoordelijk voor SEPA implementatiebij hun diensten en deelgemeenten. Project management met PRINCE2 standaard. SEPA gereed controle door interne auditor. Start December 2009, initiële interne deadline medio 2011.

10 SEPA en de Fasering in de projecten Centraal SEPA Project 1e fase-2010 Ontwikkelen van een gereedschapskist. Verstrekken van informatie(intranet). Organiseren van awareness-sessies. Bezoeken van alle diensten en deelgemeenten. 2e fase-2011 Monitoren van de voortgang. Verbindenen coordineren. Lokale projecten bij diensten en deelgemeenten 1e fase Analyseren van SEPA impact. Maken van een project plan. 2e fase Uitvoeren van project plan. Controle op SEPA gereedheid.

11 Enkele adviezen Kennis Verwacht geen kennis van SEPA in de organisatie. SEPA Informatie wordt niet altijd doorgegeven. Afhankelijkheidvan 3e partijenis erg groot(software, Acceptgiro, banken). Bepaal wat je verstaat onder SEPAcompliant/proof/gereed. Wisselkennisuitwanneeren waarje kan(spps, TFSN, ASN). Het aantal, de afhankelijkheden en de complexiteit van applicaties is een belangrijke factor. IBAN/BIC: probeer dat maar eens uit te leggen aan een niet financieel iemand! Management Zorgdatje het juistemandaathebtomje werk te doen. Regeldatje gesteundwordtdoor het management. Spreek een escalatiemodel af. Richt een vorm van risicomanagement in. Ketenmanagement; wie besluit er om als organisatieover tegaanop SEPA?

12 Enkele adviezen Planning Bijonzegroteredienstenduurteenimpact analyse gemiddeldal gauw3 maanden, en 6 maandenvoor implementatie. PRINCE2 klinkt goed maar is de organisatie ook zover? Bereid je voor op veel, heel veel bijeenkomsten waar je het zelfde verhaal keer op keer vertelt. Externe partijen Afhankelijkheid van 3e partijen is erg groot (software, Acceptgiro, banken). Neemin eenzovroegmogelijkstadium contact op met je software leveranciers. Controleerje contracten! Wiebetaaltvoorde upgrades? Betrekje bank(en) erbij! Zijwetenvan SEPA en zijn je partner bij betalingen. Ontbrekenvan standaardisatiembtiban / BIC and XML formaten. SEPA acceptgiro beschikbaar in Werk samen met vergelijkbare organisaties.

13 Vragen? Contact informatie Peter Zuiddam Projectmanager +31(0)