Project e-mededelen via Berichtenbox. Gebruik en ervaringen Belastingdienst. 15 april 2015 Clemens Holtkamp

Transcriptie

1 Project e-mededelen via Berichtenbox Gebruik en ervaringen Belastingdienst 15 april 2015 Clemens Holtkamp

2 2

3 Agenda Fase 0: mededelen op papier Fase 1: de 1 e aansluiting, Pilots Fase 2: de landelijke implementatie, gewenning Fase 3: verplichtstelling Fase 4: toekomst 3

4 Doelstellingen van het project Kostenbesparing BD (BC: 90 mln documenten in 2015, besparing 0,25 p. st) Inrichten proces e-mededelen via de BerichtenBox van MijnOverheid als vervanging mededelingen op papier Dienstverlening naar de burgers/bedrijven 4

5 0 Fasering e-mededelen Belastingdienst Belastingdienst MijnOverheid Burger Mededelen op papier Berichtenbox Notificatieservice papier 0 1 Pilot Emededelen BD mdw-ers Abonnement papier 1 XML Pdf Notificatie service Prive mailbox 2 Gewenning BSN s tbv account BB 2 Toeslagen.nl MijnBD.nl En/En XML Pdf Notificatie service papier Prive mailbox 2 3 Verplichtstelling 3 Toeslagen.nl MijnBD.nl Volledig digitaal uitzonderingen ook op papier XML Pdf BSN s tbv account BB Notificatie service papier Prive mailbox

6 Mededelen op papier Fase 0: Mededelen op papier mln poststukken op jaarbasis mln porti kosten op jaarbasis 3. Vertrouwd proces, maar arbeidsintensief 4. Vertrouwde enveloppe 5. Oude systemen 6

7 Pilots Inkomensheffing Fase 1: Pilots Inkomensheffing Aanvang vooronderzoek en Business Case Q Q4 2011; 1 e pilot met Eerste Voorlopige Aangifte brief Pilotgroep: Belastingdienst medewerkers + partners (ong ), later medewerkers MinFin toegevoegd, 9000 deelnemers (abonnement) Positieve resultaten na meting gebruikerservaringen, burger snapt concept Meer IH-mededelingen toegevoegd aan pilots in 2012 Bedrijfsproces e-mededelen gebaseerd op papier Logius deelnemer in stuurgroep Belastingdienst 7

8 Pilots Inkomensheffing Resultaat Belangrijkste bevinding: Bedrijfsproces werkt, maar voldoet nog niet aan de eisen die opschaling naar landelijk niveau stelt t.a.v.: Robuustheid Schaalbaarheid Flexibiliteit 8

9 Toeslagen landelijk Fase 2a: Landelijke implementatie Toeslagen (gewenning) Toeslagen is verder met digitalisering, MijnTSL is actief Gewenning is 1 jaar papier en digitaal naast elkaar Gestart met verbeteren bedrijfsproces en applicatielandschap Veel performance en volumeproblemen opgelost in het proces Alle toeslag klanten, 6,7 miljoen hebben een Berichtenbox!! Landelijke implementatie met 6,7 mln Voorschotbeschikkingen in Q Wetgeving blijft achter, switch terug naar EN/EN/EN concept Veel management aandacht, het schip moet de haven uit Grote inspanning met goede samenwerking met Logius (grote volume opschaling) Overige grote TSL-stromen in 2014 toegevoegd Communicatie: Mailing naar onze 6,7 mln TSL klanten, om BB te activeren. Radio spots in januari 2014 Boodschap Staatssecretaris 9

10 Inkomensheffing landelijk Fase 2b: Landelijke implementatie Inkomensheffing (gewenning) Aansluiting Inkomensheffing op e-mededelen in Q Uitbreiding casco accounts met IH-populatie naar 12 miljoen Uitnodigingen tot doen van aangifte zijn geplaatst. Tijdelijke aansluiting vanuit Aanslag Geautomatiseerde koppeling om BSN mutaties door te geven Nieuwe generieke content en opmaak applicaties ingezet. Voorlopige en definitieve Aanslagen vanaf april 2015 Communicatie: Wervende tekst op 70 miljoen belastingenveloppen Geen communicatie bij UDA, te weinig handelingperspectief Communicatie campagne omtrent VA/DA 10

11 Verplichtstelling Fase 3: Verplichtstelling Toeslagen en Inkomensheffing Toeslagen MAC2016 en UDA2015 verplicht digitaal per Q Wet Elektronisch Berichtenverkeer langs ministerraad en in raad van State, laatste details? Concept: Digitaal.tenzij! Bepaalde generieke doelgroepen krijgen ontheffing en dus ook papier Berichten worden toegevoegd per ministeriele regeling. Vangnet: digitaal niet vaardig, machtigingsvoorzieningen. Communicatie: Hoe zorg je voor aanmelding bij de Berichtenbox Introductie ondersteunen met papieren brief Jaarbrief Toeslagen 11

12 We moeten veranderen!!!! Externe trigger Fase 4: Toekomst In 2017 communiceren we volledig digitaal met burgers en bedrijven Bron: Visiebrief digitale overheid 2017, Minister BZK Plasterk, 23 mei 2013 Mededelen: Volledig = 378 formuliersoorten Bron: stroomadministratie, Med-formulieren, unieke BBA-codes 12

13 Toekomst Fase 4: Toekomst De basis is gelegd maar.. Visie op mededelen en digitalisering en interactie burger/bedrijf is nog niet scherp genoeg en in ontwikkeling nu afgeleid van papier (1 e fase) Rationalisatie mededelingsstraten, van programmeren naar configureren Service organisatie opzetten en inrichten Multi Kanaal voorziening in de bedrijfsarchitectuur. We moeten veel digitaliseren in hoog tempo, vergt optimalisatie bedrijfsproces. Beleidsvraagstukken oplossen (Digid aanvraag buitenland, wettelijk gemachtigden/overledenen) Behoefte aan goede digitale betaalfuncties, is kritisch voor uitfaseren papier Spanning MO portaal en dienstverlening op eigen-portalen Uitbreiden met Auto-stromen; 15 miljoen berichten is aantrekkelijk op weg naar 50 miljoen poststukken. 13

14 Aandachtspunten/Tips Aansluiten is meer dan alleen een ICT-aanpassing (COPAFIJTH-breed) Openheid en transparantie in de keten. Help elkaar, hoe kan het wel? Logius en Belastingdienst hebben zitting in elkaars projectboards. Volhardend zijn in bepaalde principes: bv Ketentest met volledig volume. Energie en focus organiseren: Zorg voor win/win (wederzijds belang) Pak een belangrijke stroom (niet logisch) Neem bestuurders mee en zet ze in Er is druk nodig (mijlpaal) om resultaat te halen Doe dit tot in de haarvaten van de organisatie (incl leveranciers) 14

15 Afsluiting Zijn er nog vragen 15