Aan de leden van Provinciale Staten

Transcriptie

1 Aan de leden van Provinciale Staten Datum : 16 december 2007 Briefnummer : /51/A.28, CW Zaaknummer : Behandeld door : Draper L.T.C.M. Telefoonnummer : (050) Antwoord op : Bijlagen : 2 Onderwerp : Kunstraad Groningen - aanbieding jaarverslag en jaarrekening 2006 Geachte dames en heren, Met dit schrijven willen wij u informeren over de uitkomsten van de evaluatie door BMC en het Verbeterplan van het bestuur van de Kunstraad. Inleiding De Kunstraad Groningen is in januari 2006 van start gegaan. De Kunstraad is een private stichting met een bestuur, twee ambtelijk secretarissen en een aantal disciplinegeoriënteerde adviescommissies. De Kunstraad voert voor gemeente en provincie Groningen vier taken uit: Adviseren en beschikken over subsidieaanvragen. Verstrekken van opdrachten. Gevraagd en ongevraagd adviseren over algemene cultuurtaken. Visiteren en evalueren van culturele instellingen. Bij de oprichting van de Kunstraad hebben gemeente en provincie afgesproken de raad in 2007 te evalueren en op basis van de evaluatie de taakopdracht voor de nieuwe cultuurnotaperiode (periode ) vast te stellen. Op 4 september jl. informeerden wij u over de organisatorische problemen bij de Kunstraad Groningen. In genoemde brief hebben wij een tweetal maatregelen aangekondigd om zodoende een grondige analyse te krijgen van de knelpunten die zich voordoen bij de Kunstraad Groningen. Deze maatregelen waren: 1. Een lichte evaluatie van de Kunstraad Groningen door het bureau BMC te Leusden. De evaluatie bevat de volgende onderdelen: -inhoud -organisatie -klantgerichtheid. Inmiddels heeft dit geresulteerd in het eindrapport van de evaluatie. Dit rapport treft u aan als bijlage bij deze brief. 1

2 De evaluatie is tot stand gekomen door desk research, interviews met vertegenwoordigers van de Kunstraad, gemeente en provincie Groningen en een elektronische enquête afgenomen onder de klanten van de Kunstraad. 2. Instellen van interim management in de persoon van de heer J. Blaauw van bureau Matton Consult. Inmiddels heeft de heer Blaauw zijn advies uitgebracht in een zogenaamd 'Verbeterplan', dat inmiddels vastgesteld is door het bestuur van de Kunstraad. Dit rapport is ook als bijlage bijgevoegd. CONCLUSIES Alvorens in te gaan op de bevindingen en aangegeven verbeterpunten uit beide rapporten, merken wij het volgende op. De uitkomsten van beide rapporten komen voor een groot deel overeen. Om die reden zullen wij de uitkomsten uit beide onderzoeken en ons voorstel aan u als reactie op de aangegeven verbeterpunten uit beide rapporten in samenhang aan u voorleggen. Algemeen De volgende missie is door het bestuur van de Kunstraad als uitgangspunt genomen voor de toekomst: "De Kunstraad wil een bijdrage leveren aan het versterken en vernieuwen van het kunst- en cultuuraanbod en de culturele infrastructuur in de stad en de provincie Groningen. De Kunstraad doet dit door middel van het verstrekken van subsidies en opdrachten en het entameren van het debat over kunst en cultuur". Er wordt een aantal algemene conclusies getrokken in de rapporten: o De opdracht, zoals deze door beide overheden, aan de Kunstraad is gegeven en uitgevoerd wordt, wordt door alle partijen als passend ervaren; o de breedte van de opdracht wordt in algemene zin nog onvoldoende benut door de Kunstraad. Met name daar waar het gaat om de pro-actieve taken; o de Kunstraad heeft zelf te weinig visie op de cultuursector en de eigen rol daarbinnen. Afhandeling subsidieaanvragen: Er wordt geconstateerd dat de afhandeling van de subsidieaanvragen nog niet optimaal verloopt. De doorlooptijden kunnen nog verbeterd worden en de procedures kunnen nog efficiënter ingericht worden. Daarnaast wordt geconstateerd dat de organisatie tot dusver onvoldoende gefaciliteerd is om deze taak goed uit te kunnen voeren. Opdrachtenbeleid: Er zijn nog nauwelijks opdrachten verstrekt. De opdrachtencommissie heeft zich tot nu toe vooral bezig gehouden met beoordelen van aanvragen in het kader van het gemeentelijke opdrachtenbeleid 'Groningse Nieuwe'. Bij deze laatste regeling worden de criteria als te beperkt ervaren, terwijl de Kunstraad daarentegen worstelt met de ruime kaders van het provinciale opdrachtenbeleid 'Versterken Productiefunctie'. De Kunstraad heeft onvoldoende beleid en criteria ontwikkeld terwijl dit binnen deze ruime opdracht wel mogelijk was geweest. Gevraagde/ongevraagde adviezen Er is tot dusver veel energie gestoken in de afhandeling van subsidieaanvragen. Dit heeft onder meer als reden dat de aantallen subsidieverzoeken substantieel zijn toegenomen. Hierdoor heeft de Kunstraad tot dusver geen ongevraagde adviezen geleverd, heeft zij zich minder met het opdrachtenbeleid bezig gehouden en heeft zij te weinig activiteiten voor/met het kunstenveld georganiseerd. 2

3 Organisatie Dit alles heeft een negatieve invloed gehad op de zichtbaarheid en het imago van de Kunstraad. De duidelijkheid over verantwoordelijkheden en rollen van respectievelijk het bestuur, de secretarissen en de adviescommissies was daarmee niet altijd aanwezig. Daarnaast is de werkdruk op het secretariaat van de Kunstraad de afgelopen periode fors toegenomen. Het afgelopen jaar is daartoe al een tijdelijke administratieve kracht ingehuurd. Er wordt in beide rapporten voorgesteld derhalve iemand aan te trekken met een zwaarder profiel, bijvoorbeeld in de vorm van een directeur en de tijdelijke administratieve functie structureel te maken. Advisering Er is geen onderzoek gedaan naar de kwaliteit (van de leden) van de afzonderlijke adviescommissies. Wel rijzen er vraagtekens of er voldoende gekeken is naar afspiegeling, samenwerkingsvaardigheden en advieservaring. De kwaliteit van de preadviezen kan nog verbeterd worden. Daarnaast zijn sommige disciplines soms ondervertegenwoordigd en wordt er in sommige commissies te veel vanuit eigen visie gedacht en is daardoor te weinig oog voor consistentie over de gehele linie. Communicatie en profilering Zoals gezegd, de zichtbaarheid van de Kunstraad kan verbeterd worden. Er mist een duidelijk aanspreekpunt, het face-to-face contact is te beperkt, er zijn nog te weinig debatten georganiseerd en de bereikbaarheid laat hier en daar te wensen over. De website verdient eveneens een verbeterslag. Huisvesting Omdat de Kunstraad ontevreden was over de huisvesting in het Cultuurcentrum Oosterpoort, met name de facilitering, is besloten de Kunstraad elders huis te vesten. Inmiddels is zij, sinds 1 december jl., gevestigd in het Van Elmpthuys, Herebinnensingel 2 in Groningen. VERBETERPUNTEN De belangrijkste verbeterpunten die vanuit beide rapporten voorgesteld worden zijn de volgende: Algemeen Ten aanzien van het kader van de opdracht aan de Kunstraad wordt geadviseerd deze qua vormgeving en facilitering te handhaven voor de komende periode. Wel wordt onder meer voorgesteld om eens in de vier jaar een zware externe evaluatie te houden, aangevuld met een tweejaarlijkse lichte evaluatie. Wij kunnen het eens zijn met dit voorstel. Het subsidiebeleid Ten aanzien van het subsidiebeleid worden meerdere verbeterpunten aangegeven: 1. alle huidige subsidiebudgetten (van gemeente en provincie, subsidies en opdrachten) samenvoegen in één ontschot subsidiebudget dat gevoed wordt door gemeente en provincie. Binnen dit budget worden een aantal bestedingsdoelstellingen geformuleerd die binnen de beleidskaders van gemeente en provincie vallen. De Kunstraad vertaalt deze naar werkbare criteria. Voor de helderheid naar het kunstenveld en de verbetering van de efficiëntie in de afhandeling, stellen wij voor dit voorstel over te nemen. Voorwaarde daarbij is dat er wel een transparante communicatie naar 3

4 buiten is over de inzet en beleidsdoelstellingen van onze provinciale middelen in deze. Omdat de Kunstraad stelt dat de besteding per doelstelling variabel kan zijn lijkt het ons zinvol om halfjaarlijkse tussenrapportages te vragen om te kunnen monitoren of er voldoende toekenningen worden gedaan gekoppeld aan ons provinciaal beleid. Er wordt voorgesteld voor de afhandeling van kleinere en jaarlijks terugkerende aanvragen ca. 25% van het budget te reserveren en voor opdrachten 15% van het totale subsidiebudget. Voor het resterende deel (60%) worden de overige aanvragen gehonoreerd. De huidige situatie is als volgt: gemeente: subsidies opdrachten: provincie: subsidies opdrachten: Totaal Totaal alle budgetten Nieuw voorstel: Totaalbudget : Subsidiepot: (kleinere subsidies) Opdrachten: (overige subsidies) Totaal Wij vinden het van groot belang dat de Kunstraad zich naast het verstrekken van subsidies bezig houdt met de pro-actieve rol, de ontwikkelfunctie. Dit betekent dat de Kunstraad voldoende budgettaire ruimte moet hebben om zelf te initiëren en entameren. Daarnaast is het doel van het opdrachtenbeleid ook om jong talent te coachen en het organiserend vermogen te versterken. Een grote verschuiving van budgetten naar het subsidiebudget kan betekenen dat deze functie in het gedrang komt. Wij zijn voornemens nader in overleg met de Kunstraad te gaan om te zorgen dat deze taakstelling niet in het gedrang komt door de voorgestelde verdeling van het subsidie- en opdrachtenbudget. Verandering in de verdeling van budgetten kan overigens pas in de nieuwe cultuurperiode ( ) ingezet worden. De advisering Voorgesteld wordt het aantal subsidierondes uit te breiden van vier naar zes. Dit lijkt ons een goed voorstel. Hiermee wordt een slag gemaakt in het klantvriendelijk handelen, omdat de doorlooptijd bij afhandeling van subsidieverzoeken hiermee verkort worden. Daarnaast wordt voorgesteld om de huidige commissies op te heffen en de huidige adviseurs, aangevuld met nieuwe adviseurs, te verzamelen in een pool van adviseurs. Per subsidieaanvraag wordt een adviseur uit de pool en een adviseur uit de kerncommissie ingeschakeld voor een pre-advies. Er wordt voorgesteld om alle pre-adviezen van de adviseurs te bespreken in een zogenaamde 'kerncommissie'. Deze kerncommissie komt in de plaats van de huidige commissie. en komt zes keer per jaar bij elkaar en verder zoveel als nodig is. Voorwaarde: de commissieleden werken nauw samen met de adviseurs in de pool 4

5 en moeten discipline-overstijgend kunnen denken en oordelen. De kerncommissie brengt vervolgens een definitief advies uit aan het bestuur, dat de staf vervolgens heeft gemandateerd om de aanvraag verder af te handelen. Bij een eventueel geschil tussen kerncommissie en staf wordt de aanvraag en het advies ter besluitvorming aan het bestuur voorgelegd. Wij stellen voor dit advies over te nemen. Het werken in een dergelijke adviesstructuur komt tegemoet aan de roep om snellere en efficiëntere procedures (ingeschatte doorlooptijd: 6 weken) en het verhoogt de transparantie van de Kunstraad. Bovendien zullen er op deze manier minder 'eigen culturen' ontstaan, zoals dat nu blijkbaar het geval is binnen de huidige adviesstructuur. Daarnaast wordt er meer gefocust op een discipline-overstijgende deskundigheid. Dit is conform onze oorspronkelijke opdracht. Het is in deze structuur wel van belang dat de taakverdeling tussen de kerncommissie en de secretarissen goed wordt afgebakend. Het hebben met de Kunstraad afgesproken dat het huidige piepsysteem ook in de toekomst gehandhaafd zal blijven. Dit blijft ons inziens een belangrijk instrument voor politieke sturing en mede door het piepsysteem worden alle partijen gedwongen te beoordelen of er geen oneigenlijke vermenging zit tussen verstrekte subsidies door de Kunstraad en incidentele en structurele subsidies die via de provincie zelf worden verleend. De gemeente steunt ons in deze opvatting. Opdrachtenbeleid Voorgesteld wordt dat iedere twee jaar het bestuur in overleg met het culturele veld, de adviseurs en de staf een aantal speerpunten vaststelt voor het opdrachtenbeleid (binnen de vastgestelde kaders van de overheden). Elke twee jaar wordt een opdrachtencommissie gevormd met als specifieke taak de uitvoering van de speerpunten. Deze commissie houdt zich alleen bezig met opdrachtenbeleid en geeft onder meer invulling aan: *samen met het kunstenveld entameren en initiëren van vernieuwende en bijzondere projecten en activiteiten die vanuit samenwerking ontstaan en de culturele infrastructuur versterken; *het speuren naar en ontdekken van jong talent, bijzondere projecten en activiteiten; *het adviseren over coachen en coaches ten behoeve van talentontwikkeling. Wij kunnen het eens zijn met dit voorstel. Het ligt geheel in de lijn zoals wij het opdrachtenbeleid Versterken Productiefunctie bedoeld hebben. Een kleine aantekening zou kunnen zijn, dat het vooral gericht is op stimuleren en coaching van jong talent. De Kunstraad dient ons inziens daarbij ook oog te houden voor het versterken van organiserend vermogen bij doorstarters en gevestigde kunstinstellingen. Bestuur en organisatie: De Kunstraad stelt voor zelf als werkgever te gaan optreden van alle huidige en toekomstige medewerkers. Wij kunnen ons voorstellen dat een eigen werkgeverschap de zelfstandigheid van de Kunstraad vergroot. De financiële, juridische en organisatorische gevolgen zijn echter dermate groot, dat wij de komende maanden samen met de Kunstraad en de gemeente Groningen willen verkennen wat de gevolgen zijn van een dergelijk besluit en ons waar nodig oriënteren op andere opties. Hierop zullen wij op een later moment terugkomen. 5

6 Administratie De Kunstraad gaat zo spoedig mogelijk een eigen bankrekening openen en zal dan haar eigen financiële administratie op het terrein van huisvestings- en organisatiekosten gaan voeren. De Kunstraad stelt voor de subsidieadministratie via het digitale subsidiesysteem van de gemeente te laten lopen. In opdracht van de Kunstraad zou de gemeente dan de jaarrekening op gaan stellen. Ingeval van optreden als werkgever zal er ook een salarisadministratie gevoerd moeten gaan worden, in- of extern. Mede gezien de opmerkingen van de accountantsdienst Ernst & Young naar aanleiding van de jaarrekening 2006 over het belang van een heldere en eenduidige administratie en daarmee een beter zicht op de financiële situatie van de Kunstraad juichen wij het openen van een eigen bankrekening alleen maar toe. Ten aanzien van het voeren van de administratie op meerdere plekken merken wij het volgende op. Het voorstel van de Kunstraad impliceert dat er op twee plekken administratie gevoerd gaat worden. Bij het optreden van de Kunstraad als werkgever komt daar dan mogelijk ook nog een administratie via een extern Administratiekantoor bij. Gezien het grote belang van goede bedrijfsvoering en een transparante administratie zullen wij ten aanzien van dit punt afspraken maken met de Kunstraad over goede afstemmingsoverleggen tussen de diverse administrateurs. De formatie Er wordt voorgesteld iemand met een zwaarder profiel dan de huidige secretarissen in de persoon van een directeur. Hij/zij zal de dagelijkse leiding van de Kunstraad op zich nemen en geeft sturing aan alle processen. Hij/zij geeft ook 'smoel' aan de Kunstraad. De Kunstraad stelt voor om een directeur voor 0,5fte aan te trekken. De Kunstraad vraagt hier middelen voor beschikking te stellen ad Wij zijn het eens met de Kunstraad dat het aanstellen van een directeur een betere aansturing garandeert en tevens 'smoel' geeft aan de Kunstraad. Bovendien is een vast persoon wenselijk voor het beter stroomlijnen van de afstemming tussen bestuur en secretarissen en tussen Kunstraad en overheden. Gezien het belang om het gezicht van de Kunstraad vanaf nu krachtig vorm te geven en gezien de voorgestelde veranderingen binnen de organisatie denken wij (provincie en gemeente) dat de organisatie verstrekt dient te worden met een directeur voor 0,7 fte. (3,5 dag per week). De directeur zal in het loop van het jaar 2008 aangesteld moeten worden. Het is nu nog onduidelijk per welke datum dit zal gaan gebeuren. Wij zullen halverwege het jaar 2008 met de gemeente en het bestuur van de Kunstraad evalueren of deze omvang van de organisatie vanaf 2009 structureel voldoet. Er wordt tevens geadviseerd om de tijdelijke administratie ondersteuning om te zetten in een structurele formatieplaats (0,8 fte.) voor een bedrag van Gezien het grote aantal aanvragen en de zware taak die wij van de Kunstraad vragen stellen wij voor in te stemmen met dit voorstel. In het Verbeterplan wordt een totale formate van 2,7 fte. voorgesteld. Gezien ons voorstel de directeursfunctie met 0,2 fte. uit te breiden, zou het formatieplaatje er voor 2008 als volgt uitzien: -directeur/manager 0,7 fte -stafmedewerkers 1,4 fte -administratieve ondersteuning 0,8 fte Totaal 2,9 fte. 6

7 Communicatie en profilering Uit beide rapporten blijkt dat er meer aandacht zal moeten zijn voor communicatie: meer zichtbaar en meer nadrukkelijk richting het culturele veld. Het cultuurdebat moet daar een centrale plek in hebben. Dit krijgt onder meer vorm door bijdrage nieuwe directeur aan communicatietraject, vier keer per jaar themabijeenkomsten te organiseren, waarvan een aantal op locatie in de provincie, een maandelijks persbericht, de website wordt interactief. Wij juichen een betere en frequentere communicatie met het kunstenveld toe. Huisvesting De nieuwe huisvesting is begroot op Dit is gebaseerd op de huisvestingslasten in het nieuwe pand. De gemeente heeft echter de kosten die zij maakt voor het voeren van de administratie en de archiefdiensten die zij aanbiedt nog niet in rekening gebracht. Zij zal deze kosten op zeer korte termijn inzichtelijk maken. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de begroting zoals die er nu ligt. Financiële gevolgen De begroting zoals weergegeven in het Verbeterplan komt op een totaal van Daarvan kan gedekt worden uit de huidige werkbudgetten. Rest een tekort van Gezien het feit dat: -een uitbreiding van de directeur van 0,2 fte. voorgesteld wordt, maar deze pas gaandeweg 2008 in dienst zal komen en de begroting in het Verbeterplan uitgaat van een jaarbudget t.b.v. directeur; -de administratie- en archiefkosten die de gemeente voor de Kunstraad doet nog inzichtelijk gemaakt moeten worden; -eventuele onvoorziene kosten als de Kunstraad zelf als werkgever gaat optreden nog niet meegenomen zijn; -de Kunstraad verzocht heeft een bedrag van dat in 2006 onderbesteed alsnog in 2008 te mogen inzetten ten behoeve van de administratieve ondersteuning; -en wij voorstellen om een bedrag van ten laste te leggen van het stimuleringsfonds Kunst en Cultuur 2007; zal de benodigde dekking vanuit de provincie neerkomen op een indicatief bedrag tussen de en , uitgaande van het feit dat beide overheden in gelijke mate zullen bijdragen. Wij verwachten vóór 1 maart 2008 zekerheid te hebben over de definitieve begroting. Wij stellen voor het genoemde bedrag voorlopig te reserveren binnen het fonds Stimulering Kunst en Cultuur Dit houdt echter in dat dit beleidskrediet voor 2008 dan bijna geheel uitgeput zal zijn. Wij stellen derhalve voor om bij de Voorjaarsnota 2008 terug te komen op de extra financiën die benodigd zijn voor 2008 voor een bedrag van maximaal Omdat wij bij de Voorjaarsnota 2008 ook de meerjarenraming cultuurbegroting aan u zullen voorleggen zal een maximaal bedrag van binnen dit voorstel opgenomen worden. Beide rapporten laten de grote inspanning zien die de Kunstraad de afgelopen maanden getoond heeft om te komen tot een goede doorontwikkeling van de organisatie en haar taakstelling. Alle partijen, ook het kunstenveld, hebben zich pro-actief en coöperatief opgesteld met als doel te komen tot een goed functionerende en krachtige Kunstraad met een duidelijke visie en gezicht richting het Kunstenveld en als goede vertegenwoordiger van het gemeentelijke en provinciale kunstenbeleid. 7

8 Wij zijn ervan overtuigd dat uitvoering van de verbeterpunten in beide rapporten daartoe een stimulerende bijdrage kan gaan leveren. Het evaluatierapport en het Verbeterplan sturen wij als bijlage bij deze brief mee. De jaarrekening en het accountantsverslag zijn vertrouwelijk ter inzage gelegd in de Statenkast. Wij vertrouwen erop, dat wij u middels dit schrijven voldoende geïnformeerd hebben. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Groningen:, voorzitter., secretaris. 8