Bestek nr. SVL/TT/2016/16 van 4 november 2016

Transcriptie

1 Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor diensten Bestek nr. SVL/TT/2016/16 van 4 november 2016 Initiële offertes moeten worden ingediend ten laatste op maandag 28 november 2016 om u. Definitieve offertes moeten worden ingediend ten laatste op maandag 5 december 2016 om u.

2 INHOUDSTAFEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT 1.3 GUNNINGSWIJZE EN RAAMOVEREENKOMST Bekendmaking en gunning van de opdracht Afsluiting van raamovereenkomsten Looptijd en verlenging Stopzetting en overdracht 1.4 TOEPASSELIJKE (WETTELIJKE) BEPALINGEN Algemeen Taalgebruik 2 OMSCHRIJVING OPDRACHT 2.1 BELEIDSMATIGE CONTEXT 2.2 ONDERDELEN OPDRACHT 3 PLAATSING OPDRACHT 3.1 TOEGANGSRECHT 3.2 MODALITEITEN Varianten Opties Percelen 3.3 PRIJS EN VERBINTENIS Prijsbepaling Verbintenistermijn en prijsherziening 3.4 OFFERTE Indiening Vorm en inhoud Selectiecriteria Gunningscriteria Voordracht onderaannemers Openingszitting Onderhandelingen 4 UITVOERING OPDRACHT 4.1 ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN Uitvoeringstermijn(en) Plaats(en) van dienstverlening Leiding en toezicht Borgtocht Module- en cursistregistratie Evaluatie van de opleidingen 4.2 FACTURATIE EN BETALING Wijze waarop de prijs wordt betaald Gescheiden (analytische) boekhouding en financieel toezicht 4.3 INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID Intellectuele (eigendoms)rechten Vertrouwelijkheid 4.4 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN Straffen en maatregelen van ambtswege Aansprakelijkheid en rechtsvorderingen 4.5 ARCHIVERING 4.6 NIET-DISCRIMINATIECLAUSULE 5 OFFERTEFORMULIER

3 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht is uitgeschreven en wordt verder opgevolgd door het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen 1 (hierna: SYNTRA Vlaanderen). De basis voor deze opdracht vormt: het interne actieplan Aangepaste Beleidsstrategie DAEB 2, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen op 27 februari 2015, en dit conform art. 4 en 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 september 2012 houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht daarop vanwege SYNTRA Vlaanderen; het interne actieplan DAEB 2016, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen op 23 september Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar de centrale zetel (correspondentieadres) van SYNTRA Vlaanderen worden gestuurd, met name: Kanselarijstraat 19 te 1000 BRUSSEL. 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht is een overheidsopdracht in de zin van art. 3 van de Wet (op de) overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni Deze opdracht is ook een toegewezen traject in de zin van art. 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht daarop vanwege SYNTRA Vlaanderen van 14 september Het voorwerp van deze opdracht is wordt verder omschreven in: 2 OMSCHRIJVING OPDRACHT., en Toepasselijke CPV-codes 3 : (Gespecialiseerde opleidingsdiensten) (Beroepsopleidingsdiensten) (Opleidingsdiensten voor persoonlijke ontwikkeling). 1 Extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij Vlaams decreet van 7 mei Diensten van Algemeen Economisch Belang. Meer info: 3 Een CPV-code, voluit Common Procurement Vocabulary (EG-verordening nr 2195/2002), is een code te selecteren uit de nomenclatuur in e-notification. Deze lijst omvat de meest courante producten, diensten, leveringen en werken bij overheidsopdrachten.

4 1.3 GUNNINGSWIJZE EN RAAMOVEREENKOMST BEKENDMAKING EN GUNNING VAN DE OPDRACHT De gunning van deze opdracht gebeurt via een Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor diensten, als bedoeld in art. 2, 1, 3 van het Koninklijk Besluit (op de) plaatsing (van) overheidsopdrachten (in) klassieke sectoren van 15 juli Deze opdracht wordt algemeen bekendgemaakt via het daartoe voorziene publicatieplatform voor overheidsopdrachten (cfr. infra) op 4 november SYNTRA Vlaanderen zal al haar mandaathouders (cfr. infra), of organisaties die een mandaat aangevraagd hebben, ook nog afzonderlijk uitnodigen om op deze opdracht in te schrijven. Deze uitnodiging zal alleszins niet vòòr de algemene bekendmaking gebeuren. SYNTRA Vlaanderen kan (gemotiveerd) beslissen niet tot gunning van de opdracht over te gaan, en deze (nadien) eventueel opnieuw uitbesteden op dezelfde of een andere wijze AFSLUITING VAN RAAMOVEREENKOMSTEN Het doel van deze opdracht is het sluiten van een raamovereenkomst (hierna: overeenkomst) met (elk van) de max. 7 best gerangschikte begunstigden (hierna: opdrachthouder) conform een eindrangschikking die zal worden opgesteld door de beoordelingsjury op basis van de gunningscriteria (cfr. infra), en beperkt tot al wie een totale score van minstens 65% zal behalen LOOPTIJD EN VERLENGING De opdracht begint te lopen vanaf 19 december 2016 en eindigt op 31 december Alle mentorwebinars (cfr. infra) dienen in die periode te worden georganiseerd, tenzij daar door SYNTRA Vlaanderen een uitzondering wordt op toegestaan. Alleen deel 2 van de opdracht (cfr. infra) kan gelet op art van de Wet (op de) overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 nog eenmaal worden verlengd, eveneens voor een periode van 2 jaar (van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2020). Deze verlenging wordt door SYNTRA Vlaanderen meegedeeld via een aangetekend schrijven, uiterlijk te versturen op 31 oktober Er zal dan met dezelfde opdrachthouder een nieuwe (verlengde) overeenkomst worden afgesloten STOPZETTING EN OVERDRACHT Een overeenkomst kan worden verbroken of voortijdig beëindigd door elke opdrachthouder mits een uitdrukkelijke en gemotiveerde verklaring (mag ook per mail) die minstens één maand voor de gewenste beëindigingsdatum van de overeenkomst aan SYNTRA Vlaanderen wordt overgemaakt, en op voorwaarde dat de aangevoerde motivering aangenomen wordt door SYNTRA Vlaanderen. Als dat niet het geval is, kan SYNTRA Vlaanderen een schadevergoeding bepalen tot een maximaal beloop van 10% van de niet-gerealiseerde webinars (cfr. infra) waarvoor contractueel het engagement werd aangegaan.

5 Een overeenkomst kan niet worden overgedragen TOEPASSELIJKE (WETTELIJKE) BEPALINGEN ALGEMEEN Op deze opdracht zijn onder meer, maar niet uitsluitend, van toepassing: - Wet (op de) overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk Besluit (op de) plaatsing (van) overheidsopdrachten (in) klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); - Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013; - Alle vigerende ministeriële omzendbrieven (van de federale en de Vlaamse overheid). Deze regelgeving is terug te vinden op de portaalsite van het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid (link): - Besluit van de Vlaamse Regering houdende de toegewezen trajecten, innovatie en projecten en het toezicht van SYNTRA Vlaanderen daarop van 14 september 2012 (hierna: BVR TT); - De overeenkomst die met elke (begunstigde) opdrachthouder zal worden afgesloten; - De samenwerkingsovereenkomst annex gedragscode die met elke inschrijver obligaat reeds werd afgesloten, of nog dient te worden afgesloten in het kader van diens mandaathouderschap (cfr. infra) TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt, indachtig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke contacten met SYNTRA Vlaanderen, tenzij daar een afwijking wordt op toegestaan. Bijlagen bij de offerte of documenten die naderhand (door de opdrachthouder) aan SYNTRA Vlaanderen worden overgemaakt, èn die in een andere taal opgesteld zijn, moeten vergezeld zijn van een vertaling in het Nederlands, tenzij daar een afwijking wordt op toegestaan. Bij een gebeurlijke plaatselijke (en vooraf aangekondigde) controle door SYNTRA Vlaanderen (lesbezoek, nazicht van de boekhouding, etc.) moet, indien nodig, iemand ter plaatse beschikbaar zijn die in het Nederlands kan communiceren of vertalen. 4 Als de opdrachthouder juridisch overgaat of opgenomen wordt in een andere entiteit, kan deze nieuwe entiteit de overeenkomst eventueel wel voortzetten op voorstel van de opdrachthouder en na akkoord van SYNTRA Vlaanderen. 5 Er wordt verondersteld dat elke inschrijver hiervan kennis heeft genomen en er zal naar handelen.

6 2 OMSCHRIJVING OPDRACHT De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtname van de antidiscriminatiewetgeving. 2.1 BELEIDSMATIGE CONTEXT Een online seminar of webinar is een seminarie, presentatie, workshop of andere vorm van kennisoverdracht die plaatsvindt via het internet. Deelnemers kunnen het seminarie rechtstreeks op hun eigen computer volgen en de spreker(s) zien en horen. Sommigen menen dat webinars eenrichtingsverkeer kunnen zijn (van de spreker naar het publiek toe, zonder interactie). Dergelijke webinars zijn feitelijk webcasts. Interactieve webinars daarentegen maken contact over en weer mogelijk, waardoor deelnemers door middel van vraag-en-antwoordsessies kunnen participeren. Een online seminarie is bijzonder geschikt om een grote groep deelnemers tegelijk te bedienen. De presentator maakt gebruik van een videocamera (of webcam) en microfoon. Deelnemers zien en horen alleen de presentator en niet elkaar. Via een webinar kan men veel mensen op diverse plaatsen bereiken zonder dat men zich hoeft te verplaatsen. Verschillende aanbieders stellen webinars achteraf beschikbaar via video-on-demand pagina's. Webinars worden meer en meer ingezet als opleidingsvorm. Om succesvol een webinar te organiseren, spelen meerdere aspecten een rol, o.a. hoe de juiste doelgroep bereiken, welke de inhoud is en op welke wijze deze overbrengen, de nodige competenties van de spreker, al dan niet inzetten van een moderator, het al dan niet voorzien van interactie, het tijdstip waarop men de webinar organiseert, het al dan niet vragen van deelnamegeld, etc. De keuze om een webinar te organiseren, moet steeds weloverwogen worden om effectief de vooropgestelde doelstellingen van de opleiding te bereiken. Het heeft dan ook voor- en nadelen en deze weegt men best goed af bij de aanvang. Webinars moeten daarbij ook niet een volledige opleiding zijn, kunnen ook een onderdeel van een opleiding zijn, waarvoor de inhoud zich bij deze methodiek aansluit. Omdat deze opleidingsvorm meer en meer gebruikt wordt, wil SYNTRA Vlaanderen met deze uitbesteding organisaties de kans geven om een weloverwogen plan van aanpak uit te werken. Ook voor de KMO, voor wie de webinars georganiseerd worden, zal een andere aanpak dan bij de klassikale opleiding nodig zijn. In het plan van aanpak dient dan ook aandacht besteed te worden aan de noden en verwachtingen van de KMO-ondernemer en de KMO-medewerkers. Het kan hierbij gaan over kennismaken met de webinar-methodiek op zich, technische ondersteuning of de overtuiging van webinars als opleidingsvorm. Ten slotte zijn de onderwerpen van de webinars ook bepalend. SYNTRA Vlaanderen wil de KMOondernemer en de KMO-medewerkers stimuleren om enerzijds opleiding te volgen en anderzijds te innoveren. 2.2 ONDERDELEN OPDRACHT Als organisatie verdiep je in hoe je op een goede manier webinars kunt organiseren, de aanpak van A tot Z: wat komt er allemaal bij kijken? Wat zijn mogelijke werkwijzen (andere goede praktijken) en wat zijn de voor- en nadelen ervan?

7 Ook de marketing van webinars moet mee opgenomen worden. De analyse focust zowel op de visie van de organisator als op de klant, hierbij de Vlaamse KMO. Dit klein onderzoek resulteert in een eigen plan van aanpak: hoe kan je voor jouw organisatie webinars succesvol organiseren? Webinars kunnen een deel van een opleiding zijn of opleidingen op zich. In het kader van de gunning wordt gevraagd om een werkwijze uit te schrijven hoe men zich zal verdiepen in de materie en hoe men zal komen tot een handleiding om webinars van A tot Z te organiseren in eigen organisatie. Ook moet aangegeven worden of de inschrijvende organisatie al webinars georganiseerd heeft (motivatie voor de deelname aan deze tender). Indien niet, waarom past dit dan wel binnen uw core business? Indien wel, hoe is deze tender nog een relevante stimulans? Als organisatie ga je over tot het effectief organiseren van 5 webinars. Deze moeten elk focussen op thema s die de KMO aanspreken. Minstens één ervan moet een aantrekkelijk thema voor kleine ondernemingen zijn. Daarnaast dienen àlle thema's innovatief te zijn. In het kader van de gunning wordt gevraagd om suggesties van onderwerpen van webinars met een kleine beschrijving van de inhoud ervan voor te stellen. Bij deze suggesties dient rekening gehouden te worden met de vraag om innovatieve onderwerpen aan te bieden. In het kader van de gunning wordt gevraagd om een beschrijving van de aanpak van de opdracht te geven en er het projectmanagement van uit te werken. Daarbij wordt o.a. gevraagd om het bereik van KMO s en het netwerk van de organisatie te beschrijven en aan te geven hoe de KMO s bereikt zullen worden. Deze opdracht wordt uitbesteed met een maximaal budget van EUR, excl. BTW, per raamovereenkomst (max. 7 6 ). Het is niet nodig om het volledige bedrag te besteden. Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met het gevraagde bedrag, de eventuele eigen inbreng, wat ervoor gerealiseerd zal worden en de motivatie van de begroting. In het kader van de gunning wordt gevraagd om een budgettering op te maken in functie van de doelstellingen van de opdracht èn in functie van de opgenomen engagementen. De besteding van elke deelopdracht dient gedetailleerd verantwoord te worden. Alle activiteiten dienen binnen de looptijd van de overeenkomst gerealiseerd te worden, tenzij andersluidend akkoord van SYNTRA Vlaanderen. Een eigen inbreng (vb. door het vragen van inschrijvingsgeld) is mogelijk en wenselijk. De inschrijver dient een kostenanalyse en verdeling op te maken, waarin alle onderdelen duidelijk begroot worden. Aankopen van materiaal en software behoren niet tot de kosten van de opdracht. De aanpak van de verdeling van de voorziene middelen én de analyse en verantwoording i.f.v. de vooropgestelde doelstellingen worden door een jury beoordeeld (cfr. infra). 6 Indachtig het totale maximumbudget van EUR, excl. BTW, voor deze opdracht.

8 3 PLAATSING OPDRACHT 3.1 TOEGANGSRECHT Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver: - zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art en 2 KB Plaatsing. Dit kan altijd worden nagetrokken en kan, zo dit wel het geval is of wordt, de uitsluiting van de inschrijving of al naargelang de schorsing of zelfs stopzetting van de naderhand gesloten opdrachtovereenkomst tot gevolg hebben; - mandaathouder te zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of dit ten laatste op de sluitingsdag van de indieningstermijn (28 november 2016) te zullen hebben aangevraagd (cfr. infra). Voor de Belgische inschrijver vraagt SYNTRA Vlaanderen de statuten, evenals de benodigde fiscale en sociale attesten op via elektronische weg, conform art KB Plaatsing. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die (voor de uitvoering van de opdracht) personeel zal inzetten dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art KB Plaatsing. 3.2 MODALITEITEN VARIANTEN Er zijn geen varianten OPTIES Er zijn geen opties PERCELEN Er zijn geen percelen. 3.3 PRIJS EN VERBINTENIS PRIJSBEPALING Voor deze opdracht wordt een maximaal budget van EUR, excl. BTW ter beschikking gesteld. Per opdrachthouder (raamovereenkomst) is het maximaal budget EUR, excl. BTW. Dit kan, maar moet niet volledig worden opgebruikt. De inschrijver dient een kostenanalyse en verdeling op te maken (budget).

9 De aanpak van de verdeling van de voorziene middelen èn de analyse en verantwoording in functie van de vooropgestelde doelstellingen worden door een jury beoordeeld (cfr. infra). De jury zal op basis van de scores een ranking opmaken voor de verdeling van de middelen VERBINTENISTERMIJN EN PRIJSHERZIENING De opdrachthouder blijft gebonden aan zijn offerte gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. Er wordt geen prijsherziening toegestaan. Er zal bij een eventuele verlenging van de overeenkomst, wel een prijsherziening (indexatie) mogelijk zijn conform de gezondheidsindex OFFERTE INDIENING De uiterste indieningsdatum van de (initiële) offertes is 28 november 2016 om u. Op die datum en dat uur moet elke geldige offerte SYNTRA Vlaanderen hebben bereikt. De offertes worden uitsluitend elektronisch overgemaakt via het daartoe voorziene publieke overheidsplatform e-tendering. De inschrijver zal, indien hij nog niet geregistreerd is op dit platform, eerst een account dienen aan te maken, en zich daarna inloggen om zijn deelname te bevestigen. De offerte en alle andere gevraagde en/of benodigde stukken moeten (mee) worden opgeladen. Link naar het elektronisch platform: Link naar een begeleidende handleiding (checklist): Voor meer info over het administratieve, juridische en technische gedeelte van deze opdracht (bestekvoorwaarden) kan contact worden opgenomen met pedagogisch adviseur Regie & Toezicht Bart De Geeter, T Voor meer info over het inhoudelijke gedeelte (kader van de opdracht) kan contact worden opgenomen met pedagogisch adviseur Regie & Toezicht Clémence Suykens, T Op te merken valt dat de offerte getekend moet zijn en dit uitsluitend door een persoon die gemachtigd is om de inschrijver, als dit een rechtspersoon is, te binden. Dit moet blijken uit de statuten of een ander rechtsgeldig document (dat dan als bijlage aan de offerte wordt gevoegd). Er zal hoogstens één offerte aanvaard worden per inschrijver. Indien twee of meer rechtspersonen inschrijven als tijdelijke vereniging/handelsvennootschap met één offerte, mogen zij afzonderlijk geen eigen offerte meer indienen VORM EN INHOUD De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij het bestek horende (offerte)formulier mèt (obligaat te gebruiken) vragensjabloon, dit op straffe van nietigheid. 7 Link:

10 Hij kan uiteraard naar wens nog andere stavingsstukken of relevante documenten toevoegen SELECTIECRITERIA De uitsluitingsgronden zijn: niet in staat van faillissement of vereffening verkeren, of alle activiteiten gestaakt hebben; niet veroordeeld 8 zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast, of bij de beroepsuitoefening een ernstige (vastgestelde) fout hebben begaan; niet veroordeeld zijn voor de niet-naleving van eender welke milieu- en sociale wetgeving 9, en (voor deze laatste categorie) meer specifiek: De andere selectiecriteria zijn: de wet betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk van 4 augustus 1996, en meer bepaald hoofdstuk Vbis: bijzondere bepalingen betreffende [ ] geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; de wetten ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, en meer specifiek die tussen mannen en vrouwen, beide van 10 mei 2007; de wet tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden van 30 juli 1981, als gewijzigd door de wet van 10 mei 2007; het Vlaams decreet houdende een kader voor het Vlaamse gelijke kansen -en gelijke behandelingsbeleid van 10 juli in regel zijn met de RSZ, de fiscus en alle andere Belgische (en buitenlandse) wettelijke instanties. De docenten die zullen worden ingezet, moeten zelf ook in regel zijn met alle vigerende (Belgische en buitenlandse) nationaliteits- en sociale regelgevingen; mandaathouder zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of dit ten laatste op de dag van de sluiting van de indieningstermijn van de offertes (28 november 2016) hebben aangevraagd (BVR TT). 10 De sluiting van de overeenkomst zal in dat geval slechts kunnen gebeuren onder voorbehoud van de effectieve toekenning van dit mandaat door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen GUNNINGSCRITERIA Een interne (beoordelings)jury beoordeelt de gunningscriteria volgens de opgegeven scores. Elk criterium werd uitvoerig toegelicht in rubriek 2.2 ONDERDELEN OPDRACHT. De gunningscriteria zijn: 20% - kwalitatieve beoordeling van de beschrijving van de manier waarop men zich zal verdiepen in de materie en hoe men zal komen tot een handleiding om webinars te organiseren, waarvan: o 10% voor de beschrijving van de aspecten die onderzocht worden in het kader van het organiseren van webinars; o 10% voor de aanpak van het onderzoek: waar informatie verzamelen, waar en hoe goede praktijken opzoeken, vergelijken, etc.; 8 Dit betreft een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (alle beroepsmogelijkheden zijn m.a.w. uitgeput). 9 Niet-discriminatieclausule. 10 Meer informatie op onze website: Als de inschrijver een tijdelijke vereniging/handelsvennootschap is, dienen àlle rechtspersonen die daar deel van uitmaken, mandaathouder te zijn of een aanvraag ingediend hebben.

11 10% - kwalitatieve beoordeling van de beschrijving van de motivatie van de inschrijver met link naar de core business of de reeds opgedane ervaringen, de relevantie om dit onderzoek nog uit te voeren, etc.; 30% - kwalitatieve beoordeling van de beschrijving van de suggesties van onderwerpen voor webinars, waarvan: o 20% voor de visie op innovatie; o 10% voor de keuze van onderwerpen voor webinars; 25% - kwalitatieve beoordeling van de beschrijving van het plan van aanpak, waarvan: o 5% voor de beschrijving van een duidelijk en realistisch tijdspad van deze opdracht; o 10% voor de beschrijving van het netwerk van de organisatie, de aanpak van de toeleiding en de bekendmaking van de webinars; o 10% voor de beschrijving van de manier waarop men de deelnemers zal ondersteunen bij hun deelname aan de webinars; 15% - kwalitatieve beoordeling van de beschrijving van de budgettering, waarbij de link naar de doelstellingen duidelijk gemotiveerd wordt. Het is belangrijk dat de budgetverdeling correct is en goed gemotiveerd wordt in functie van het engagement. Er wordt daarbij ook (kwantitatief) rekening gehouden met het gevraagde bedrag, wat ervoor gerealiseerd zal worden en de eventuele eigen inbreng. De opdracht zal worden toevertrouwd aan de (max.) 7 best gerangschikte inschrijvers conform een eindrangschikking die zal worden opgesteld door de beoordelingsjury op basis van bovenstaande gunningscriteria, en beperkt tot al wie een totale score van minstens 65% zal behalen. Met elk onder hen zal een overeenkomst afgesloten worden VOORDRACHT ONDERAANNEMERS De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de voorgestelde onderaannemers. Alle onderaannemers dienen op zich eveneens te voldoen aan voormelde bepalingen m.b.t. het toegangsrecht, alleen hoeven zij zelf geen mandaathouder te zijn. Onderaannemers kunnen ook gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen. Wie bovendien zelf een offerte heeft ingediend (als titularis), kan geen onderaannemer (meer) zijn voor een andere inschrijver. 11 Elke opdrachthouder blijft naderhand ook ten volle verantwoordelijk voor zijn onderaannemers (en de verbintenissen die hij aan hen toevertrouwt). SYNTRA Vlaanderen heeft geen contractuele band met deze derden OPENINGSZITTING Op de zetel van SYNTRA Vlaanderen worden de ingediende offertes publiekelijk 12 geopend op maandag 28 november 2016 om u. Daar zal de openingscommissie de namen van de inschrijvers voorlezen en laten opnemen in een proces-verbaal dat ter plaatse wordt opgesteld. De aanwezige inschrijvers mogen dit proces-verbaal mee ondertekenen indien ze dat wensen, en er zich een afschrift van laten overhandigen. Dit proces-verbaal kan nadien ook steeds op eenvoudig verzoek (digitaal) worden opgestuurd. 11 Hierop kan SYNTRA Vlaanderen na de gunning wel een afwijking toestaan met de opdrachthouder. 12 Iedereen mag de openingszitting bijwonen.

12 3.4.7 ONDERHANDELINGEN Na afsluiting van de inschrijvingen kan SYNTRA Vlaanderen nog onderhandelingen aanknopen met alle inschrijvers die een goedgekeurde offerte hebben ingediend op voet van gelijkheid 13, teneinde hen de kans te geven, zo zij dat verkiezen, alsnog één (of meer) verbeterde of aangepaste offerte(s) in te dienen. In elk geval wordt voor elke inschrijver slechts de laatst ingediende en goedgekeurde offerte in rekening genomen voor verdere beoordeling (Best And Final Offer). Deze onderhandelingsperiode zal maximaal 1 week in beslag nemen. Indien zich geen onderhandelingen (meer) aandienen, behoudt de (aanvankelijk) ingediende (en goedgekeurde) offerte alle rechtskracht. 13 Wat niet belet dat SYNTRA Vlaanderen deze onderhandelingen gemotiveerd kan beperken tot de inschrijvers die er baat (kunnen) bij hebben.

13 4 UITVOERING OPDRACHT 4.1 ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN UITVOERINGSTERMIJN(EN) De organisatie van webinars binnen de opdracht dient: uitgevoerd te worden tijdens de looptijd van de overeenkomst, met name van 19 december 2016 tot en met 31 december 2018, tenzij hier door SYNTRA Vlaanderen een afwijking wordt op toegestaan; minstens 3 weken voor elke aanvang ervan aan SYNTRA Vlaanderen meegedeeld te worden a.d.h.v. een online applicatie waarvoor elke opdrachthouder een inlogaccount zal krijgen PLAATS(EN) VAN DIENSTVERLENING De fysieke organisatie van de webinars dient plaats te vinden, ofwel: op de maatschappelijke (of hoofd)zetel van een (al dan niet deelnemende) onderneming; op een plaats waar de (of een aantal van de) op te leiden deelnemers (gewoonlijk) werkzaam zijn; in een (erkend) opleidingscentrum of een daartoe adequaat uitgeruste accommodatie (de opdrachthouder dient hiervoor zelf de nodige bewijsstukken aan te leveren, rekening gehouden met wat hij terzake al spontaan in zijn aanvraagdossier voor mandaathouderschap heeft aangetoond) LEIDING EN TOEZICHT Het mandaat van de leidende ambtenaar de h. Bruno Tindemans, gedelegeerd bestuurder van SYNTRA Vlaanderen, evenals elkeen die daartoe door hem specifiek gedelegeerd wordt bestaat uit: de technische en administratieve opvolging van de toegekende opdracht, incl. het geven van bijkomende en afdwingbare onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten, of de naderhand af te sluiten overeenkomst, onvolledig of onduidelijk zijn; de (goed)keuring van: o de ontwikkelde webinars; o het daadwerkelijk bestede budget; het toezicht op en de keuring van de daadwerkelijk uitgevoerde webinars door (minstens aanwezigheid op) voorbereidende en evaluatievergaderingen, en al dan niet aangekondigde lesbezoeken; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen BORGTOCHT Er wordt, indachtig de vrijstellingscategorie (24) voor onderwijsopdrachten als vermeld in Bijlage II B van de Wet Overheidsopdrachten, geen borgstelling vereist voor deze opdracht.

14 4.1.5 MODULE- EN CURSISTREGISTRATIE De opdrachthouder moet alle georganiseerde webinars en de deelnemers registreren en overmaken op de manier die SYNTRA Vlaanderen oplegt (ook via voormelde online applicatie die nader zal worden toegelicht door de opvolgende adviseur op de opstartvergadering). Dit kan nooit aanleiding geven tot de facturatie van enige meerkost EVALUATIE VAN DE OPLEIDINGEN De opdrachthouder dient de deelnemers de mogelijkheid te geven de aangeboden webinars te evalueren, eveneens op de manier die SYNTRA Vlaanderen (al dan niet in onderling overleg) oplegt. Dit kan evenmin aanleiding geven tot de facturatie van enige meerkost. 4.2 FACTURATIE EN BETALING WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD Er mag een eerste schijf worden aangerekend bij de afsluiting van de overeenkomst voor een bedrag van max. 20% van het totale inschrijvingsbedrag. Deze factuur moet uiterlijk gedateerd zijn op 31 december 2016 en SYNTRA Vlaanderen alleszins bereiken ten laatste half januari Nadien mogen de gerealiseerde onderdelen (conform de opgemaakte begroting met de deelaspecten van de opdracht) trimestrieel (einde maart, einde juni, eind september en eind december) worden aangerekend, uiteraard indachtig het aftrekken van voormelde eerste schijf. Alleszins moet op het einde van elk kalenderjaar (2016, 2017 en 2018) worden aangerekend wat het voorbije jaar in de opdracht gerealiseerd maar nog niet aangerekend werd. Deze afrekeningen dienen SYNTRA Vlaanderen ten laatste half januari van het daaropvolgende jaar te bereiken. De afrekeningen mogen uitsluitend gebeuren a.d.h.v. opgestelde facturen, en ook met de benaming factuur. Eventueel worden nog verder modaliteiten in de overeenkomst bepaald GESCHEIDEN (ANALYTISCHE) BOEKHOUDING EN FINANCIEEL TOEZICHT De opdrachthouder moet een gescheiden (analytische) boekhouding voeren die controle op overcompensatie (in casu: onredelijke winst) 14 toelaat, en dit conform de wettelijke regelgeving. Daarvoor moeten alle kosten (incl. de parameters voor toerekening ervan) en opbrengsten (annex inkomsten) die met de opdracht (direct of indirect) verband houden afzonderlijk worden bijgehouden. De gegevens moeten beschikbaar zijn vòòr 1 november van het kalenderjaar volgend op dat waarop ze betrekking hebben. Indien bij een gebeurlijke controle overcompensatie wordt vastgesteld, kan dit aanleiding geven tot (gedeeltelijke of volledige) stopzetting van de overeenkomst, en zelfs tot (gedeeltelijke of volledige) terugvordering naderhand van de vastgestelde overcompensatie. 14 Met verwijzing naar het toepasselijke Besluit nr. 2012/21/EU van 20 december 2011 van de Europese Commissie.

15 4.3 INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID INTELLECTUELE (EIGENDOMS)RECHTEN SYNTRA Vlaanderen verwerft het eigendomsrecht (annex uitbatingsrecht) van de opgeleverde webinars. SYNTRA Vlaanderen zal dit zelf niet in een commerciële context gebruiken. De opdrachthouder kan tijdens en na afloop van de (al dan niet verlengde) overeenkomst een recht van uitbating ervan voor gelijk(w)aardige doeleinden behouden. De inschrijver dient bij zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De eventuele aankoopprijs of verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten zijn voor zijn rekening VERTROUWELIJKHEID De informatie die SYNTRA Vlaanderen in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De opdrachthouder dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. Hij dient, indien van toepassing, in zijn contracten met onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. 4.4 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN STRAFFEN EN MAATREGELEN VAN AMBTSWEGE Een georganiseerde (of nog geplande) webinar kan gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen, en zal dan ook niet worden gefinancierd. SYNTRA Vlaanderen kan een schadevergoeding bepalen tot een maximaal beloop van 10% van de niet-gerealiseerde deelopdrachten (bvb. webinars) waarvoor contractueel het engagement werd aangegaan. Elke andere vastgestelde en welomschreven gebrekkige uitvoering van de opdrachtovereenkomst kan aanleiding geven tot het geheel of gedeeltelijk niet-uitbetalen van de gecontesteerde prestaties, eventueel zelfs tot een gehele of gedeeltelijke vernietiging van de overeenkomst zelf. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde prestaties zullen moeten worden herbegonnen. Deze bepaling geldt eveneens bij niet-opvolging van gegeven onderrichtingen als omschreven in LEIDING EN TOEZICHT.

16 Indien de opdrachthouder in gebreke blijft bij de uitvoering van de opdracht 15, kan SYNTRA Vlaanderen de voltooiing van de opdracht in handen geven van een derde, of opnieuw uitbesteden. De vaststelling van het in gebreke blijven en de beslissing om tot maatregelen van ambtswege over te gaan worden de opdrachthouder per aangetekend schrijven ter kennis gebracht AANSPRAKELIJKHEID EN RECHTSVORDERINGEN SYNTRA Vlaanderen is nooit aansprakelijk voor schade of verlies aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van handelingen gesteld door (vertegenwoordigers van) de opdrachthouder in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Hij zal SYNTRA Vlaanderen vrijwaren van elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband. Elke rechtsvordering dient te worden ingesteld bij de Rechtbank van Eerste Aanleg te Brussel en voor een Nederlandstalige kamer, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. 4.5 ARCHIVERING Cursusmateriaal van de ontwikkelde webinars (syllabi, presentaties, filmpjes, etc.) moet digitaal aan SYNTRA Vlaanderen opgestuurd worden minstens 2 weken voor het de eerste keer gebruikt zal worden. Geregistreerde deelnemerslijsten, (online) ingevulde evaluaties en alle boekhoudkundige of financiële documenten (dienend als bewijsstukken in het kader van rubriek WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD) dienen tot 10 jaar na afloop van de overeenkomst gearchiveerd te worden. Dit mag ook a.d.h.v. digitale scans. 4.6 NIET-DISCRIMINATIECLAUSULE De opdrachthouder verbindt zich ertoe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, etc. De opdrachthouder verbindt zich ertoe, voor zover redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. De opdrachthouder verbindt zich ertoe de werknemers en derden, zoals deelnemende cursisten, bezoekers, externe medewerkers, etc., mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachthouder, of een derde die door hem betaald is ingezet, zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachthouder de nodige maatregelen treffen om een einde te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers (of andere personen) met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. 15 Of de overeenkomst eenzijdig verbreekt.

17 Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachthouder, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachthouder vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer (of andere persoon) met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachthouder verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor eender welke rechtbank in dit verband. De opdrachthouder ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

18 5 OFFERTEFORMULIER (met vragensjabloon) Bestek SVL/TT/2016/16 1 IDENTITEIT INSCHRIJVER NAAM of NAAM TV 16 (Natuurlijk of rechtspersoon) (TV indien toepassing) ADRES (Zetel of correspondentieadres) VERTEGENWOORDIGER (Naam èn hoedanigheid) CONTACTPERSOON 17 (Indien verschillend) TELEFOON / GSM 2 VERBINTENIS De inschrijver verbindt zich ertoe bij daadwerkelijke toewijzing van de in het bestek omschreven opdracht en alle andere vigerende (wettelijke) bepalingen, de toegekende opdracht nauwgezet uit te voeren tegen een som van: Prijs excl. BTW BTW-percentage (%) 3 ONDERAANNEMERS Zo ja: NAAM (Natuurlijk of rechtspersoon) 4 PERSONEEL De inschrijver is er zich ten volle van bewust dat alle personeelsleden die hij zal inzetten, moeten voldoen aan de Belgische en/of indien van toepassing buitenlandse nationaliteitswetgevingen, evenals alle vigerende arbeids- en sociale zekerheidsreglementeringen. 16 Tijdelijke handelsvereniging. 17 Voor de gehele overeenkomst, niet voor (individuele) webinars.

19 5 MANDAATHOUDERSCHAP De inschrijver bevestigt mandaathouder te zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of er kennis van te hebben dat hij de mandaataanvraag moet doen ten laatste op de sluitingsdag van de indieningstermijn van de offertes (substantiële vormvereiste). Bij een TV dienen àlle deelnemende rechtspersonen mandaathouder (of -aanvrager) te zijn. 6 ANDERE VERPLICHTINGEN De inschrijver bevestigt daarnaast: zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art en 2 KB Plaatsing; niet in een staat van faillissement of vereffening te verkeren, of alle activiteiten gestaakt hebben; niet veroordeeld 18 te zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast, of bij de beroepsuitoefening een ernstige (vastgestelde) fout te hebben begaan; niet veroordeeld te zijn voor de niet-naleving van eender welke milieu- en sociale wetgeving 19, wetend dat het niet-voldoen hieraan de uitsluiting van zijn inschrijving of, naderhand, zelfs de schorsing of stopzetting van de afgesloten overeenkomst tot gevolg kan hebben. BIJLAGEN Opsomming: ONDERTEKENING De vertegenwoordiger van de inschrijver dagtekent deze offerte en de bijgevoegde inventaris annex bijlagen te (plaats) op (datum) 18 Dit betreft een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (alle beroepsmogelijkheden zijn m.a.w. uitgeput). 19 Niet-discriminatieclausule.

20 VRAGENSJABLOON - over te nemen in offertedossier Geef een beschrijving van de manier waarop men zich zal verdiepen in de materie en hoe men zal komen tot een handleiding om webinars te organiseren. Geef hierbij ook duidelijk aan: welke aspecten onderzocht worden in het kader van het organiseren van webinars; hoe het onderzoek aangepakt zal worden: waar informatie verzamelen, waar en hoe goede praktijken opzoeken, vergelijken, etc. Motiveer de link naar de core business of de reeds opgedane ervaringen binnen uw organisatie, de relevantie om dit onderzoek nog uit te voeren, etc. Heeft uw organisatie reeds ervaring met het zelf organiseren van webinars? Zo neen, waarom past dit dan wel binnen uw core business? Zo ja, hoe is deze opdracht nog een relevante stimulans en nuttig om een onderzoek uit te voeren naar de aanpak van webinars? Geef een beschrijving van de suggesties van onderwerpen voor webinars. Geef hierbij duidelijk aan: wat uw visie is op innovatie; welke mogelijke onderwerpen voor webinars u voorstelt. Stel een plan van aanpak op, met: een duidelijk en realistisch tijdspad van deze opdracht; een beschrijving van het netwerk van de organisatie, de aanpak van de toeleiding en de bekendmaking van de webinars; een beschrijving van de manier waarop men de deelnemers zal ondersteunen bij hun deelname aan de webinars. Stel een budgettering op, waarbij: de link naar de doelstellingen duidelijk gemotiveerd wordt. Het is belangrijk dat de budgetverdeling correct is en goed gemotiveerd wordt in functie van het engagement. Er wordt daarbij ook (kwantitatief) rekening gehouden met het gevraagde bedrag, wat ervoor gerealiseerd zal worden en de eventuele eigen inbreng; duidelijk de kosten voor delen 1 en 2 van de opdracht, evenals voor het projectmanagement aangegeven worden.