Bestek nr. SVL/TT/2015/03 van 11 mei 2015

Transcriptie

1 Open offerteaanvraag voor diensten Bestek nr. SVL/TT/2015/03 van 11 mei 2015 Offertes moeten worden ingediend ten laatste op: vrijdag 3 juli 2015 om u.

2 INHOUDSTAFEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT 1.3 GUNNINGSWIJZE OPDRACHT 1.4 TOEPASSELIJKE (WETTELIJKE) BEPALINGEN 1.5 OVERIGE BEPALINGEN GUNNING EN RAAMOVEREENKOMST LOOPTIJD EN EVENTUELE VERLENGING STOPZETTING EN OVERDRACHT TAALGEBRUIK 2 ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1 PLAATSING OPDRACHT TOEGANGSRECHT MODALITEITEN Varianten Opties Percelen OFFERTE Indiening Vorm en inhoud Inventaris en onderdelen opdracht Openingszitting Verbintenistermijn VOORDRACHT ONDERAANNEMERS PRIJS Prijsvaststelling Prijsopgave Prijsherziening SELECTIECRITERIA GUNNINGSCRITERIA VRAAG- en ANTWOORDFORUM 2.2 UITVOERING OPDRACHT ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN Uitvoeringstermijn(en) Plaats(en) van dienstverlening Leiding en toezicht Borgtocht Module- en cursistregistratie, en evaluatie van de opleidingen BETALINGEN Wijze waarop de prijs wordt betaald Afronding totaalbedragen Gescheiden (analytische) boekhouding en financieel toezicht SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN Straffen en maatregelen van ambtswege Aansprakelijkheid en rechtsvorderingen ARCHIVERING NIET-DISCRIMINATIECLAUSULE 3 OMSCHRIJVING OPDRACHT 4 INVENTARIS 5 OFFERTEFORMULIER

3 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht is uitgeschreven en wordt verder opgevolgd door het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen 1 (hierna: SYNTRA Vlaanderen). De basis voor deze opdracht vormt: het interne actieplan Aangepaste Beleidsstrategie DAEB 2, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen op 27 februari 2015, en dit conform art. 4 en 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 september 2012 houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht daarop vanwege SYNTRA Vlaanderen; het interne actieplan DAEB 2015, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen op 27 maart 2015, en waarin de aanpak, inhoud en werkwijze van de uitbestedingsvormen, w.o. incentives, opgelijst worden. Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar de centrale zetel (correspondentieadres) van SYNTRA Vlaanderen worden gestuurd, met name: Kanselarijstraat 19 te 1000 BRUSSEL. 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht is een overheidsopdracht in de zin van art. 3 van de Wet (op de) overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni Het doel is het sluiten van een raamovereenkomst met (één of) meerdere begunstigden (hierna: opdrachthouders). Deze opdracht is ook een toegewezen traject in de zin van art. 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht daarop vanwege SYNTRA Vlaanderen van 14 september Het voorwerp van deze opdracht is in: 3 OMSCHRIJVING OPDRACHT. en wordt verder omschreven Toepasselijke CPV-codes 3 : (Gespecialiseerde opleidingsdiensten) (Beroepsopleidingsdiensten) (Opleidingsdiensten voor persoonlijke ontwikkeling). 1 Extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij Vlaams decreet van 7 mei Diensten van Algemeen Economisch Belang. Meer info via volgende linken: Een CPV-code, voluit Common Procurement Vocabulary (EG-verordening nr 2195/2002), is een code te selecteren uit de nomenclatuur in e-notification. Deze lijst omvat de meest courante produkten, diensten, leveringen en werken bij overheidsopdrachten.

4 1.3 GUNNINGSWIJZE OPDRACHT De gunning van deze opdracht gebeurt via een Open offerteaanvraag voor diensten, gesteund op art. 136 van het Koninklijk Besluit (op de) plaatsing (van) overheidsopdrachten (in) klassieke sectoren van 15 juli Deze opdracht wordt algemeen bekendgemaakt via het daartoe voorziene publicatieplatform voor overheidsopdrachten (cfr. infra) op 11 mei SYNTRA Vlaanderen zal al haar mandaathouders (cfr. infra), of organisaties die een mandaat aangevraagd hebben, ook nog afzonderlijk uitnodigen om op deze opdracht in te schrijven. Deze uitnodiging zal alleszins niet vòòr de voormelde algemene bekendmaking gebeuren. 1.4 TOEPASSELIJKE (WETTELIJKE) BEPALINGEN 4 Op deze opdracht zijn onder meer, maar niet uitsluitend, van toepassing: - Wet (op de) overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk Besluit (op de) plaatsing (van) overheidsopdrachten (in) klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); - Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013; - Alle vigerende ministeriële omzendbrieven (van de federale en de Vlaamse overheid). Deze regelgeving is terug te vinden op de portaalsite van het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid (link): - Besluit van de Vlaamse Regering houdende de toegewezen trajecten, innovatie en projecten en het toezicht van SYNTRA Vlaanderen daarop van 14 september 2012 (hierna: BVR TT); - De raamovereenkomst die met de opdrachthouders zal worden afgesloten; - De samenwerkingsovereenkomst annex gedragscode die met elke inschrijver obligaat reeds werd afgesloten, of nog dient te worden afgesloten in het kader van diens mandaathouderschap (cfr. infra). 4 Er wordt verondersteld dat elke inschrijver hiervan kennis heeft genomen en er zal naar handelen.

5 1.5 OVERIGE BEPALINGEN GUNNING EN RAAMOVEREENKOMST SYNTRA Vlaanderen kan (gemotiveerd) beslissen niet tot gunning van de opdracht over te gaan, en deze (nadien) eventueel opnieuw uitbesteden op dezelfde of een andere wijze. Met alle opdrachthouders wordt een (afzonderlijke) raamovereenkomst afgesloten LOOPTIJD EN EVENTUELE VERLENGING De opdracht begint te lopen vanaf 1 augustus 2015 en eindigt op 31 juli 2016, en bestaat uit 2 periodes (gelinkt aan de looptijd van een opleidingstraject (hierna: traject cfr. infra)): eerste periode: 1 augustus 2015 t/m 31 december 2015; tweede periode: 1 januari 2016 t/m 31 juli Elke raamovereenkomst wordt afgesloten voor de periode of periodes waarvoor de betrokken opdrachthouder een erkenning zal krijgen (en het traject dus zal mogen organiseren cfr. infra). Elke raamovereenkomst kan eenmaal worden verlengd voor eenzelfde periode van één jaar of een half jaar, en dit tussen 1 augustus 2016 en 31 juli STOPZETTING EN OVERDRACHT Een afgesloten raamovereenkomst kan worden verbroken of voortijdig beëindigd door elke opdrachthouder mits een aangetekend schrijven dat wordt verzonden minstens 3 maanden voor de gewenste beëindigingsdatum van de overeenkomst, en op voorwaarde dat de aangevoerde motivering aangenomen wordt door SYNTRA Vlaanderen. Als dat niet het geval is, kan SYNTRA Vlaanderen een schadevergoeding bepalen tot een maximaal beloop van 10 % van de niet-gerealiseerde opleidingsuren (cfr. infra) waarvoor contractueel het engagement werd aangegaan TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt, indachtig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke contacten met SYNTRA Vlaanderen, tenzij daar een afwijking wordt op toegestaan. Bijlagen bij de offerte of documenten die naderhand (door elke opdrachthouder) aan SYNTRA Vlaanderen worden overgemaakt, èn die in een andere taal opgesteld zijn, moeten vergezeld zijn van een vertaling in het Nederlands, tenzij daar een afwijking wordt op toegestaan. Bij een gebeurlijke plaatselijke (en vooraf aangekondigde) controle door SYNTRA Vlaanderen (lesbezoek, nazicht van de boekhouding, etc.) moet, indien nodig, iemand ter plaatse beschikbaar zijn die in het Nederlands kan communiceren of vertalen.

6 2 ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1 PLAATSING OPDRACHT TOEGANGSRECHT (art. 61 en 62 KB Plaatsing) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver: - zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art en 2 KB Plaatsing. Dit kan altijd worden nagetrokken en kan, zo dit wel het geval is of wordt, de uitsluiting van de inschrijving of alnaargelang de schorsing of zelfs stopzetting van de naderhand gesloten raamovereenkomst tot gevolg hebben; - mandaathouder te zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of dit ten laatste op de sluitingsdag van de indieningstermijn (3 juli 2015) te zullen hebben aangevraagd (cfr. infra). Voor de Belgische inschrijver vraagt SYNTRA Vlaanderen de statuten, evenals de benodigde fiscale en sociale attesten op via elektronische weg, conform art KB Plaatsing. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die (voor de uitvoering van de opdracht) personeel zal inzetten dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art KB Plaatsing MODALITEITEN Varianten (art. 9 KB Plaatsing) Er zijn geen varianten Opties (art. 10 KB Plaatsing) Er zijn geen opties Percelen (art. 11 KB Plaatsing) Er zijn geen percelen OFFERTE Indiening (art. 90 en 91 KB Plaatsing) De uiterste indieningsdatum van de (initiële) offertes is vrijdag 3 juli 2015 om u. Op die datum en dat uur moet elke geldige offerte SYNTRA Vlaanderen hebben bereikt.

7 De offertes worden uitsluitend elektronisch overgemaakt via het daartoe voorziene publieke overheidsplatform e-tendering. De inschrijver zal, indien hij nog niet geregistreerd is op dit platform, eerst een account dienen aan te maken, en zich daarna inloggen om zijn deelname te bevestigen. De offerte, de inventaris en alle andere gevraagde en/of benodigde stukken moeten (mee) worden opgeladen. Link naar het elektronisch platform: Link naar een begeleidende handleiding (checklist): Voor meer info over het administratieve gedeelte van deze opdracht (bestekmodaliteiten) kan contact worden opgenomen met pedagogisch adviseur Regie & Toezicht Bart De Geeter, T Voor meer info over het inhoudelijke gedeelte (omschrijving) van deze opdracht kan contact worden opgenomen met pedagogisch adviseur Regie & Toezicht Kris Zeuwts, T Op te merken valt dat de offerte getekend moet zijn en dit uitsluitend door een persoon die gemachtigd is om de inschrijver, als dit een rechtspersoon is, te binden. Dit moet blijken uit de statuten of een ander rechtsgeldig document (dat dan als bijlage aan de offerte wordt gevoegd). Er zal slechts één offerte aanvaard worden per inschrijver. Indien twee of meer rechtspersonen (samen) inschrijven als tijdelijke vereniging/handelsvennootschap met één offerte, mogen zij afzonderlijk geen eigen offerte meer indienen Vorm en inhoud (art. 80 tot en met 82 KB Plaatsing) De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en de inventaris moet invullen op de bij dit bestek behorende formulieren. Deze inventaris omvat tevens een in te vullen vragensjabloon in functie van de gunningscriteria waarop de ingediende offerte beoordeeld zal worden (cfr. infra). De inschrijver kan uiteraard naar wens nog andere stavingsstukken of relevante documenten toevoegen Inventaris en onderdelen opdracht (art. 83 en 84 KB Plaatsing) Zie ook 3 OMSCHRIJVING OPDRACHT en 4 INVENTARIS. Opdrachthouders worden erkend en krijgen een raamovereenkomst om het traject Incentive : Laat het licht binnen in je bedrijf en ontdek nieuwe activiteiten! naar wens eenmaal (hetzij in 2015, hetzij in 2016) of tweemaal (eenmaal in 2015 en eenmaal in 2016) te organiseren. Er worden voor de looptijd van één traject maximaal 4 offertes goedgekeurd, dus zowel in 2015 als in 2016 (en dit op basis van de hoogste kwoteringen vanwege de beoordelingsjury cfr. infra). In het kader van de gesloten overeenkomst krijgt de opdrachthouder een tegemoetkoming (incentive) van EUR, excl. BTW, per keer dat het traject wordt georganiseerd en op voorwaarde dat daarbij telkens minimum 8 KMO s 5 bereikt worden. In dit bedrag is het ontwikkelen van cursusinhoud en materiaal begrepen. 5 Een KMO wordt hier bekeken als een onderneming met maximaal 250 personeelsleden in dienst.

8 Let wel: de incentive wordt uitgekeerd aan de opdrachthouder, niet aan deelnemende ondernemingen (of deelnemers daaruit). Het is de bedoeling dat de opdrachthouder hierdoor een lager inschrijvingsbedrag kan hanteren. De prijsverlaging moet ook duidelijk naar de deelnemers worden gecommuniceerd. Het traject dient georganiseerd te worden in (opleidings)sessies en te bestaan uit: minstens 12 klassikale opleidingsuren voor alle deelnemende ondernemingen; individuele coaching van minstens 4 opleidingsuren per deelnemende onderneming. Elke opdrachthouder staat zelf in voor de publiciteit en de toeleiding en het desgewenst aanbieden van een netwerkmoment (met hapje en drankje) na afloop van een opleiding Openingszitting (artt. 92 t/m 94 KB Plaatsing) Op de zetel van SYNTRA Vlaanderen worden de ingediende offertes publiekelijk 6 geopend op vrijdag 3 juli 2015 om u. Daar zal de openingscommissie de namen van de inschrijvers voorlezen en laten opnemen in een proces-verbaal dat ter plaatse wordt opgesteld. De aanwezige inschrijvers mogen dit proces-verbaal mee ondertekenen indien ze dat wensen, en er zich een afschrift van laten overhandigen. Dit proces-verbaal kan nadien ook steeds op eenvoudig verzoek (digitaal) worden opgestuurd Verbintenistermijn (art. 57 KB Plaatsing) Elke opdrachthouder blijft gebonden aan zijn offerte gedurende de gehele looptijd van de raamovereenkomst. Zie ook Prijsherziening VOORDRACHT ONDERAANNEMERS (art. 12 KB Plaatsing en art. 12 tot en met 15 KB Uitvoering) Het gebruik van onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van SYNTRA Vlaanderen. De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de voorgestelde onderaannemers. Alle onderaannemers dienen op zich eveneens te voldoen aan voormelde bepalingen m.b.t. het toegangsrecht (art. 61 en 62 KB Plaatsing). Onderaannemers kunnen immers gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen. Wie bovendien zelf een offerte heeft ingediend (als titularis), kan geen onderaannemer (meer) zijn voor een andere inschrijver. 7 De opdrachthouder blijft naderhand ook ten volle verantwoordelijk voor zijn onderaannemers (en de verbintenissen die hij aan hen toevertrouwt). SYNTRA Vlaanderen heeft geen contractuele band met deze derden. 6 Iedereen mag de openingszitting bijwonen. 7 Hierop kan SYNTRA Vlaanderen nà de gunning wel een afwijking toestaan met elke opdrachthouder.

9 2.1.5 PRIJS Prijsvaststelling (art. 13 KB Plaatsing) Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst met opgegeven eenheidsprijzen (cfr. 4 INVENTARIS). De tussenkomst per georganiseerd traject bedraagt forfaitair EUR, excl. BTW Prijsopgave (art. 16 KB Plaatsing) De inschrijver vermeldt zowel het percentage als het bedrag van de BTW, en dit conform het van toepassing zijnde regime/tarief, afzonderlijk op de plaats daartoe voorzien in de INVENTARIS Prijsherziening (art. 20 KB Plaatsing) Er wordt geen prijsherziening toegestaan gedurende de gehele looptijd van de raamovereenkomst SELECTIECRITERIA (art. 61 e.v. KB Plaatsing) De uitsluitingsgronden zijn: niet in staat van faillissement of vereffening verkeren, of alle activiteiten gestaakt hebben; niet veroordeeld 8 zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast, of bij de beroepsuitoefening een ernstige (vastgestelde) fout hebben begaan; niet veroordeeld zijn voor de niet-naleving van eender welke milieu- en sociale wetgeving 9, en (voor deze laatste categorie) meer specifiek: de wet betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk van 4 augustus 1996, en meer bepaald hoofdstuk Vbis: bijzondere bepalingen betreffende [ ] geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; de wetten ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, en meer specifiek die tussen mannen en vrouwen, beide van 10 mei 2007; de wet tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden van 30 juli 1981, als gewijzigd door de wet van 10 mei 2007; het Vlaams decreet houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid van 10 juli De andere selectiecriteria zijn: in regel zijn met de RSZ, de fiscus en alle andere Belgische (en buitenlandse) wettelijke instanties. De docenten die zullen worden ingezet, moeten zelf ook in regel zijn met alle vigerende (Belgische en buitenlandse) nationaliteits- en sociale regelgevingen; 8 Dit betreft een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (alle beroepsmogelijkheden zijn m.a.w. uitgeput). 9 Niet-discriminatieclausule.

10 mandaathouder zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of dit ten laatste op de dag van de sluiting van de indieningstermijn van de offertes (3 juli 2015) hebben aangevraagd (BVR TT). 10 De sluiting van de raamovereenkomst zal in dat geval slechts kunnen gebeuren onder voorbehoud van de effectieve toekenning van dit mandaat door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen GUNNINGSCRITERIA (art. 67 e.v. KB Plaatsing) Een interne (beoordelings)jury beoordeelt elke ingediende offerte op basis van de meegegeven beschrijving in het vragensjabloon dat deel uitmaakt van de inventaris en waarbij per (gunnings)criterium de volgende kwotering toegekend wordt (5-puntenschaal): Zeer zwak gelijkgesteld met 0% Zwak gelijkgesteld met 25% Matig gelijkgesteld met 50% Goed gelijkgesteld met 75% Zeer goed gelijkgesteld met 100%. Eigenlijke gunningscriteria: Inhoud: voldoet de voorgestelde inhoud aan de gestelde voorwaarden als beschreven in 3 OMSCHRIJVING OPDRACHT. Zijn de belangrijkste opleidingselementen, waaronder de kritische zelfreflectie, de uitwerking van een vernieuwingsplan en de individuele coaching inhoudelijk goed uitgewerkt? Meerwaarde(n) voor de deelnemers: wat heeft de doelgroep bij geleerd inhoudelijk, qua attitude of methodiek aan competenties die ze kunnen hanteren binnen de eigen organisatie? Didactische aanpak en methodologie: welke (didactische) aanpak en methodologie wordt gehanteerd tijdens de diverse onderdelen van het traject? Hoe worden de kritische zelfreflectie en de individuele coaching aangepakt? Welke tool(s) worden gebruikt in het kader van de brainstorm en het vernieuwingsplan? Toeleiding: hoe wordt de toeleiding van de KMO s georganiseerd? Welke promotieacties worden gepland? Welke communicatiemiddelen en eventuele netwerken worden daarbij ingezet? Wordt gewerkt naar specifieke niches? Hoeveel bedraagt het inschrijvingsgeld? Belangrijke opmerking: het inschrijvingsbedrag dient in casu gelijk te zijn voor leden en nietleden van een bepaalde corporatie of beroepsgroep! Ervaring: welke ervaring heeft de inschrijver en de (voorgestelde) docenten met dergelijke opleidingen (zowel qua inhoud als methodiek) voor de KMO-doelgroep? Elk criterium wordt gelijkwaardig beoordeeld. In het totaal dient men minstens 60% te behalen om een erkenning te kunnen krijgen (en dus een raamovereenkomst) voor de organisatie van het traject. Bovendien zullen per jaar (looptijd van een traject) alleen de 4 best gekwoteerde offertes weerhouden worden. Een inschrijver die dus zowel in 2015 als in 2016 het traject wil organiseren, kan eventueel alleen voor één van beide jaren erkend worden. 10 Meer informatie op onze website: Als de inschrijver een tijdelijke vereniging/handelsvennootschap is, dienen àlle rechtspersonen die daar deel van uitmaken, mandaathouder te zijn of een aanvraag ingediend hebben.

11 2.1.8 VRAAG- EN ANTWOORDFORUM Op het elektronisch uitbestedingsplatform 11 zal een vraag- en antwoordforum worden bijgehouden waarop iedereen vragen kan stellen m.b.t. de uitgeschreven opdracht. De antwoorden van SYNTRA Vlaanderen zullen ook aldaar worden opgenomen, zodat deze informatie onmiddellijk en voor iedereen toegankelijk is. In ieder geval zal van elke inschrijver worden verwacht dat hij kennis heeft van de antwoorden die op de gestelde vragen zijn gegeven. Het vraag- en antwoordforum zal geopend zijn van 11 mei tot en met 1 juli

12 2.2 UITVOERING OPDRACHT ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN Uitvoeringstermijn(en) (art. 147 KB Uitvoering) Met verwijzing naar: LOOPTIJD EN EVENTUELE VERLENGING (OVEREENKOMST) Inventaris en onderdelen opdracht. De opleidingssessies dienen: aangeboden te worden tijdens de looptijd van de overeenkomst, met name van 1 augustus 2015 tot en met 31 juli 2016, tenzij hier door SYNTRA Vlaanderen een afwijking wordt op toegestaan; minstens 3 weken voor de aanvang ervan aan SYNTRA Vlaanderen overgemaakt te worden a.d.h.v. een afzonderlijk aanvraag- en registratieformulier (cfr. infra) Plaats(en) van dienstverlening (art. 149 KB Uitvoering) De opleidingssessies dienen plaats te vinden, ofwel: op de maatschappelijke (of hoofd)zetel van een (al dan niet deelnemende) onderneming; op een plaats waar de (of een aantal van de) op te leiden deelnemers (gewoonlijk) werkzaam zijn; in een (erkend) opleidingscentrum of een daartoe adequaat uitgeruste accommodatie (elke opdrachthouder dient hiervoor zelf de nodige bewijsstukken aan te leveren, rekening gehouden met wat hij terzake al spontaan in zijn aanvraagdossier voor mandaathouderschap heeft aangetoond) Leiding en toezicht (art. 11 KB Uitvoering) Het mandaat van de leidende ambtenaar de h. Bruno Tindemans, gedelegeerd bestuurder van SYNTRA Vlaanderen, evenals elkeen die daartoe door hem specifiek gedelegeerd wordt bestaat uit: de technische en administratieve opvolging van de toegekende opdracht, incl. het geven van bijkomende en afdwingbare onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten, of de naderhand af te sluiten raamovereenkomst, onvolledig of onduidelijk zijn; de keuring (bij nazicht ter plaatse of door gevraagde opsturing) van te gebruiken cursusmateriaal; het toezicht op en de keuring van de daadwerkelijk uitgevoerde opleidingssessies door (minstens aanwezigheid op) voorbereidende en evaluatievergaderingen, en al dan niet aangekondigde lesbezoeken; de keuring (bij nazicht ter plaatse of door gevraagde opsturing) van aanwezigheidslijsten en evaluatieformulieren; het nazicht van de facturen Borgtocht (art. 25 tot en met 33 KB Uitvoering) Er wordt, indachtig de vrijstellingscategorie (24) voor onderwijsopdrachten als vermeld in Bijlage II B van de Wet Overheidsopdrachten, geen borgstelling vereist voor deze opdracht.

13 Module- en cursistregistratie, en evaluatie van de opleidingen Elke opdrachthouder moet alle georganiseerde opleidingssessies en de deelnemers registreren en overmaken op de manier die SYNTRA Vlaanderen oplegt (aanvraag- en registratieformulier) 12. Dit kan nooit aanleiding geven tot de facturatie van enige meerkost. Ook moet gewerkt worden met aanwezigheidslijsten voor de deelnemers, waarop minstens volgende gegevens opgenomen dienen te worden: naam onderwerp; datum en plaats (adres van de locatie); uur aanvang en duurtijd (in uren); naam (en hoedanigheid) docent (of opleider); van elke aanwezige deelnemer: o volledige naam o handtekening of paraaf o geslacht o geboortejaar o naam KMO van tewerkstelling (of zelfstandige) o de bestatiging dat hij kennis heeft gekregen van de gedragscode uit het mandaatdossier. Elke opdrachthouder dient de deelnemers de mogelijkheid te geven de aangeboden opleidingen te evalueren, eveneens op de manier die SYNTRA Vlaanderen (al dan niet in onderling overleg) oplegt. Dit kan evenmin aanleiding geven tot de facturatie van enige meerkost BETALINGEN Wijze waarop de prijs wordt betaald (art. 66, 150 en 160 KB Uitvoering) De gerealiseerde trajecten moeten na afloop als volgt verrekend worden (indien van toepassing): het traject in (het najaar van) 2015: ten laatste op 31 december 2015 (waarbij de factuur SYNTRA Vlaanderen dient te bereiken uiterlijk half januari 2016); het traject in (het voorjaar van) 2016: ten laatste op 31 december 2016 (waarbij de factuur SYNTRA Vlaanderen dient te bereiken uiterlijk half januari 2017). Elke factuur moet minstens de vermelding factuur dragen, naam en adres van de afzender, een factuurdatum en nummer, een (duidelijke) omschrijving van het gefactureerde voorwerp, het bedrag (met afzonderlijke BTW-component) en het gewenste IBAN/BIC-rekeningnummer 13 waarop de betaling dient te gebeuren. Er moet ook altijd in een betalingstermijn worden voorzien van minstens 30 (kalender)dagen na factuurdatum. In de raamovereenkomst met elke opdrachthouder kunnen nog bijkomende procedurevoorschriften worden opgelegd Afronding totaalbedragen Elk berekend totaalbedrag in EUR wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. 12 De klassikale sessies worden geregistreerd en overgemaakt via een door SYNTRA Vlaanderen voorzien generiek formulier. Ook de individuele coachingssessies dienen te worden geregistreerd (wijze kan in overleg worden bepaald). 13 Meer info:

14 Gescheiden (analytische) boekhouding en financieel toezicht (art. 45 tot en met 53 BVR TT) Elke opdrachthouder moet een gescheiden (analytische) boekhouding voeren die controle op overcompensatie (in casu: onredelijke winst) 14 toelaat, en dit conform de wettelijke regelgeving. Daarvoor moeten alle kosten (incl. de parameters voor toerekening ervan) en opbrengsten (annex inkomsten) die met de opdracht (direct of indirect) verband houden afzonderlijk worden bijgehouden. De gegevens moeten beschikbaar zijn vòòr 1 november van het kalenderjaar volgend op dat waarop ze betrekking hebben. Indien bij een gebeurlijke controle overcompensatie wordt vastgesteld, kan dit aanleiding geven tot (gedeeltelijke of volledige) stopzetting van de raamovereenkomst, en zelfs tot (gedeeltelijke of volledige) terugvordering naderhand van de vastgestelde overcompensatie SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN Straffen en maatregelen van ambtswege (art. 45 KB Uitvoering) Een georganiseerde (of nog geplande) sessie kan gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen, en zal dan ook niet worden gefinancierd. De niet-erkende opleidingsuren dienen uiteraard nadien wel nog te worden gerealiseerd (binnen de looptijd van de overeenkomst). SYNTRA Vlaanderen kan een schadevergoeding bepalen tot een maximaal beloop van 10 % van niet-gerealiseerde opleidingsuren waarvoor contractueel het engagement werd aangegaan. Elke andere vastgestelde en welomschreven gebrekkige uitvoering van de overeenkomst kan aanleiding geven tot het geheel of gedeeltelijk niet-uitbetalen van de gecontesteerde prestaties, eventueel zelfs tot een gehele of gedeeltelijke vernietiging van de overeenkomst zelf. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde prestaties zullen moeten worden herbegonnen. Deze bepaling geldt eveneens bij niet-opvolging van gegeven onderrichtingen als omschreven in Leiding en toezicht. Indien een opdrachthouder in gebreke blijft bij de uitvoering van de opdracht 15, kan SYNTRA Vlaanderen de voltooiing van de opdracht in handen geven van een derde, of opnieuw uitbesteden. De vaststelling van het in gebreke blijven en de beslissing om tot maatregelen van ambtswege over te gaan worden de opdrachthouder per aangetekend schrijven ter kennis gebracht Aansprakelijkheid en rechtsvorderingen (art. 73 KB Uitvoering) SYNTRA Vlaanderen is nooit aansprakelijk voor schade of verlies aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van handelingen gesteld door (vertegenwoordigers van) elke opdrachthouder in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Zij zullen SYNTRA Vlaanderen vrijwaren van elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband. Elke rechtsvordering dient te worden ingesteld bij de Rechtbank van Eerste Aanleg te Brussel en voor een Nederlandstalige kamer, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. 14 Met verwijzing naar het toepasselijke Besluit nr. 2012/21/EU van 20 december 2011 van de Europese Commissie. 15 Of de overeenkomst eenzijdig verbreekt.

15 2.2.4 ARCHIVERING Cursusmateriaal (syllabi, presentaties, filmpjes, etc.) moet goed bijgehouden worden door elke opdrachthouder en minstens 1 maand voor het eerste gebruik ervan worden opgestuurd naar SYNTRA Vlaanderen. Dit mag uiteraard digitaal. Gebruikt materiaal onder een vaste vorm (bvb. papier) moet gearchiveerd worden tot en met 31 juli Getekende aanwezigheidslijsten, ingevulde evaluatieformulieren en alle boekhoudkundige of financiële documenten (dienend als bewijsstukken in het kader van rubriek BETALINGEN) dienen tot en met 31 juli 2026 gearchiveerd te worden. Dit mag ook a.d.h.v. digitale scans NIET-DISCRIMINATIECLAUSULE De opdrachthouder verbindt zich ertoe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, etc. De opdrachthouder verbindt zich ertoe, voor zover redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. De opdrachthouder verbindt zich ertoe de werknemers en derden, zoals deelnemende cursisten, bezoekers, externe medewerkers, etc., mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachthouder, of een derde die door hem betaald is ingezet, zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachthouder de nodige maatregelen treffen om een einde te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers (of andere personen) met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachthouder, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachthouder vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer (of andere persoon) met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachthouder verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor eender welke rechtbank in dit verband. De opdrachthouder ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

16 3 OMSCHRIJVING OPDRACHT De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtname van de anti-discriminatiewetgeving. Doelstelling Algemeen Levenslang leren is belangrijk om professioneel mee te kunnen met de ontwikkelingen die zich constant aandienen. In die optiek is opleiding en vorming een kritische factor die bijdraagt tot succes. Dit geldt ook voor KMO-ondernemers en hun medewerkers. SYNTRA Vlaanderen wil hiertoe bijdragen door vernieuwende opleidingen rond organisatorische innovatie toegankelijker te maken. Opdrachtspecifiek Organisaties en bedrijven hebben net als mensen overigens de hardnekkige neiging na verloop van tijd vast te roesten. De macht der gewoonte heeft de macht van de verbeelding overgenomen. Procedures zijn allesbepalend en bedreigen de creativiteit en het innoverende vermogen. Alles loopt zoals het loopt omdat het nu eenmaal al lang zo loopt Dit is een gevaarlijke fase die zonder adequate remedie wel eens kan leiden tot een fatale crash. Om uit deze negatieve spiraal te geraken, is het van het grootste belang om ramen en deuren open te zetten: zo kan licht vallen op verborgen hoeken en weggemoffelde gebreken, zo kan een frisse wind nieuwe ideeën doen binnen waaien. Opleiding Deze opleiding ondersteunt kleine en middelgrote bedrijven (KMO s) bij het herdenken van hun eigen bedrijfsmodel om op deze manier de omslag te maken naar nieuwe mogelijkheden en oplossingen. Het is belangrijk dat volgende zaken aan bod komen in de opleiding: Deelnemende bedrijven worden aan de hand van een concrete vragenlijst uitgenodigd om de eigen organisatie kritisch tegen het licht te houden. Deze zelfanalyse kan gebeuren aan de hand van vragen zoals: - Wat doen we precies? In welke segment begeven we ons? - Zijn we een marktspeler zoals vele anderen? Waarin maken we eventueel het verschil? - Hoe positioneren we ons ten opzichte van concurrenten? - Kennen we onze concurrenten? - Doen we aan vernieuwing? Hoe? - Waar liggen volgens ons kansen om te groeien? - Waar liggen de bedreigingen? Aan de hand van het voorbereidende werk dat de bedrijven hebben gedaan, wordt via brainstorming en een uitgekiende methodologie nagedacht over toekomstige opportuniteiten. Heel veel bedrijven weten niet of onvoldoende waar ze allerlei info kunnen vinden die hen kan helpen om hun eigen business-situatie beter te kennen. Op deze manier worden kansen gemist. In dit gedeelte van de opleiding wordt dus ook stilgestaan bij een aantal externe bronnen waarop bedrijven een beroep kunnen doen om hun eigen business beter te kunnen inschatten.

17 Uitwerking praktisch plan van aanpak om de toekomst binnen te halen en het bedrijf een duurzamer karakter te geven aan de hand van een concrete leidraad. Dit alles gebeurt op basis van de ideeën die gegenereerd werden via de brainstorm in deel. De deelnemers krijgen de nodige kapstokken mee waaraan ze zo n plan kunnen hangen. Centrale aspecten die hierbij aan bod zullen komen zijn onder meer: - Welke nieuwe activiteiten en/of processen brengen we binnen? - Hoe pakken we dit concreet aan? - Heeft dit financiële consequenties? Hoe schatten we die in? - Hoe implementeren we deze omslag in het bedrijf? Want het is van het allergrootste belang dat ook de werknemers mee zijn en er zich achter kunnen scharen In dit gedeelte zal er ook veel aandacht besteed worden aan een apart aspect, namelijk het leren onderkennen van innoverende competenties bij de eigen werknemers. Heel veel bedrijven beseffen niet of nauwelijks dat het eigen personeel een bijzonder verrijkende innovatieve tool kan zijn. Centrale aspecten die hierbij aan bod kunnen komen, zijn onder meer: - Hoe betrek ik mijn eigen personeel bij de werking van het bedrijf? - Hoe kan ik hun innoverend potentieel niet alleen onderkennen maar ook inzetten? Als kers op de taart krijgen de deelnemers een individuele coaching, die hen helpt om het vernieuwingsplan om te zetten naar een vernieuwingsplan op maat van het eigen bedrijf. Deze individuele begeleiding maakt de cirkel compleet rond. Het kritische zelfportret dat werd aangevuld met tal van elementen heeft in een klassikaal kader geleid tot een echt vernieuwingsplan, waarbij mogelijkheden maar ook valkuilen aan het licht zijn gebracht. Omdat de kansen, uitdagingen en barrières in elk bedrijf anders kunnen liggen, wordt het vernieuwingsplan per deelnemend bedrijf omgezet in een vernieuwingsplan op maat van het bedrijf. Dit geschiedt in het bedrijf zelf! Deze individuele coaching is ook in het licht van people management van groot belang. Zoals in deel het maken van een vernieuwingsplan al is gebleken, missen heel veel bedrijven vernieuwingskansen omdat ze het eigen personeel onvoldoende inzetten als innoverende kracht. De coaching in het bedrijf biedt uitstekende mogelijkheden om deze vergeten talenten in het bedrijf te betrekken bij de omslag van het bedrijf naar meer innovatie en een meer duurzame toekomst. Zowel het voortraject het laten maken van een kritische selfie als het laatste traject de individuele coaching zijn bijzonder belangrijke onderdelen van de opleiding.

18 4 INVENTARIS Als bijlage te voegen bij de offerte (cfr. 5 OFFERTEFORMULIER)! Vragensjabloon Berekening offerteprijs Organisatie van het traject (vink aan indien van toepassing): Totale prijs = Aantal keren dat het traject georganiseerd wordt x EUR, excl. BTW Percentage BTW % Prijs BTW Totale prijs van de offerte (incl. BTW)

19 5 OFFERTEFORMULIER A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL 16 De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres): OFWEL De vennootschap/vereniging (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen)/vereniging(en) die optreden als tijdelijke vereniging/handelsvennootschap (benaming, correspondentieadres): vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): verbindt/verbinden zich op zijn/hun hun roerende en onroerende goederen, tot de uitvoering van de in voormeld bestek beschreven opdracht, en dit overeenkomstig alle bepalingen van dit bestek en alle andere vigerende wettelijke bepalingen, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro): 16 Doorhalen wat niet van toepassing is.

20 B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van tijdelijke vereniging/handelsvennootschap, afzonderlijk voor elke deelnemer) - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: - RSZ-nummer: C. ONDERAANNEMERS Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE 17 Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven: Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend: D. PERSONEEL Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere Europese lidstaat (dan België): JA / NEE 18 Het betreft volgende landen: Zo ja, worden bewijsstukken toegevoegd dat deze mensen in orde zijn met de aldaar vigerende arbeids- en sociale zekerheidsreglementering. 17 Doorhalen wat niet van toepassing is. 18 Doorhalen wat niet van toepassing is.

21 E. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr. (IBAN & BIC): van de financiële instelling: op naam van: F. RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan EUR in de zin van art van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een attest of een verklaring in de zin van art van het KB Plaatsing. G. BIJLAGEN Opsomming: INVENTARIS met ingevuld vragensjabloon Gedaan te op De inschrijver(s), De inschrijver(s) bevestig(t)/(en): * zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art en 2 KB Plaatsing; * mandaathouder te zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of dit ten laatste op de sluitingsdag van de indieningstermijn te zullen hebben aangevraagd, wetende dat het niet-voldoen hieraan automatisch de uitsluiting van zijn/hun ingediende offerte tot gevolg zal hebben.