Communicatie tussen gemeente en de stichting Ondernemend Welzijn

Transcriptie

1 RIS108209_ Wethouder van Welzijn, Volksgezondheid en Emancipatie mw. drs J. Klijnsma Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Uw brief van Aan de voorzitter van de commissie voor Sociale zaken, Zorg, Welzijn en Integratie Onderwerp Ondernemend Welzijn Uw kenmerk Ons kenmerk BOW/ Doorkiesnummer adres Aantal bijlagen 1 Datum 5 september 2003 Geachte mevrouw Lont, Naar aanleiding van mijn toezegging van 3 september jl. uw commissie schriftelijk te informeren over de financiële situatie van de stichting Ondernemend Welzijn, bericht ik u over de volgende zaken: - de communicatie tussen gemeente en de stichting Ondernemend Welzijn; - de omvang van het financiële probleem van de stichting Ondernemend Welzijn; - de mogelijkheden die de Verordening Produktsubsidiëring (VPS) de gemeente biedt om op enig moment in de bedrijfsvoering van gesubsidieerde instellingen in te grijpen. Communicatie tussen gemeente en de stichting Ondernemend Welzijn Zoals ik reeds mondeling in uw vergadering meedeelde is de gemeente Den Haag pas voor het eerst op 21 augustus jl door het bestuur van Ondernemend Welzijn op de hoogte gebracht van de grote financiële problemen binnen die organisatie. Hieronder geef ik u inzicht in de wijze waarop de afgelopen periode de gemeente en Ondernemend Welzijn met elkaar hebben verkeerd. Na de start van de nieuwe fusiestichting is bij de kennismaking met de bestuurder van Ondernemend Welzijn begin 2002 de nadruk gelegd op een goede bedrijfsvoering. Hierbij gaf ik aan veel belang te hechten aan het waarmaken van de beloofde fusieresultaten namelijk positieve effecten op het welzijnswerk van Laak. De oude welzijnsorganisatie Laak & Rijswijk kenmerkte zich door een zwakke interne controlestructuur in tegenstelling tot de strak georganiseerde SWOS. De in juni 2002 ontvangen accountantsverklaring over de inmiddels opgeheven stichting Laak & Rijswijk bevestigde dit beeld waarbij de accountant melding maakte van een ontoereikende interne controle bij die instelling. Inlichtingen bij: Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Telefax Internetadres: adres: ocwinfo@ocw.denhaag.nl

2 2 Gedurende het jaar 2002 voerden medewerkers van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn met alle product gesubsidieerde instellingen structureel overleg over de voortgang van het welzijnswerk. De instellingen zijn gehouden aan de formele verplichtingen zoals het tijdig indienen van de jaarstukken en de tussentijdse productie rapporten. In 2002 hebben de contactambtenaren van OCW 6x een 'bilateraal overleg' gevoerd met vertegenwoordigers (veelal directeur en adjunct-directeur) van Ondernemend Welzijn. Belangrijkste onderwerp van bespreking vormde het voorstel van Ondernemend Welzijn om productie voor de doelgroep jongeren te verschuiven naar de doelgroep volwassenen. Van gemeentezijde werd aangegeven dat hiermee niet kon worden ingestemd, gezien de vele problemen waarmee jongeren in de Schilderswijk en Laak nog dagelijks worden geconfronteerd en de bij de gemeente bekende grote vraag naar activiteiten voor jongeren in deze gebieden. Naast de eerder genoemde gestructureerde overleggen vond ook herhaaldelijk overleg plaats over de uitvoering van het welzijnswerk in de wijken. Zo was de uitvoering van het jongerenwerk in de Tuimelaar en op het Van der Venneplantsoen herhaaldelijk onderwerp van overleg tussen ambtenaren van OCW en Ondernemend Welzijn. In deze formele overleggen is nimmer melding gemaakt van organisatorische of financiële problemen. In februari 2003 kwamen mij berichten inzake onderproductie alsmede personele onrust binnen Ondernemend Welzijn ter ore. Dit was voor mij reden op 27 februari 2003 de bestuurder en de Raad van Toezicht van Ondernemend Welzijn bij mij te roepen om inzicht te geven in de situatie. Mij werd verteld dat er weliswaar sprake was van een geringe onderproductie over 2002 van euro, maar dat er inmiddels een verbeterplan lag met de instemming van de OR gericht op het oplossen van de problemen die de onderproductie hadden veroorzaakt. De personele onrust werd door de Raad van Toezicht verklaard door een aantal wisselingen in het management en de aanwezigheid van interimmedewerkers. Ik heb de Raad van Toezicht geadviseerd zich qua samenstelling te versterken zodat vanuit de relevante disciplines het toezicht kan worden uitgevoerd. Na afloop van het gesprek heb ik de dienst OCW opdracht gegeven de resultaten en tussentijdse rapportages van Ondernemend Welzijn extra scherp te bewaken met name op het aspect van de levering van de met de gemeente afgesproken welzijnsproducten. Op basis van de beschikbare gegevens, het accoord van de OR en in afwachting van de jaarcijfers 2002 was er op dat moment onvoldoende aanleiding om de gemeenteraad te informeren. In april 2003 heeft de bestuurder van Ondernemend Welzijn schriftelijk uitstel gevraagd voor het indienen van de jaarrekening Als reden voor dit uitstel werden het vertrek van de controller en ziekte van de aangestelde interim-controller/administrateur genoemd. Aan Ondernemend Welzijn is vervolgens uitstel verleend tot 1 juni 2003 voor het indienen van de jaarrekening Toen deze termijn was verstreken werd een herhaald schriftelijk verzoek van Ondernemend Welzijn ontvangen om uitstel voor het indienen van de jaarrekening De door de interim-controller/administrateur ingediende jaarrekening voldeed, aldus informatie van de bestuurder, nog niet aan de eisen die aan dit stuk worden gesteld. Verzocht werd omuiterlijk 10 september, na goedkeuring door de Raad van

3 3 Toezicht, de jaarrekening te mogen indienen. Dit verzoek is gehonoreerd omdat de gemeente waarde hecht aan een door de Raad van Toezicht goedgekeurde jaarrekening. Als het inzicht van heden toen bekend was geweest de had de gemeente uiteraard nooit ingestemd met dit verzoek. De eerste schriftelijke cijfermatige informatie die de gemeente in 2003 van Ondernemend Welzijn ontving, is het op 17 juli 2003 ingediende eerste tussentijdse productierapport Hierin wordt gerapporteerd over de ontwikkeling van de productie gedurende de eerste vier maanden van een kalenderjaar. Uit het eerste productie tussenrapport bleek niet dat Ondernemend Welzijn in de financiële problemen zat en er werd geen onderproductie gemeld. Wel werden in dit rapport voorstellen gepresenteerd om de in het kader van de beschikking 2003 afgesproken productie op een aantal onderdelen te wijzigen en voor een aantal producten de prijzen te verhogen. Dit naar aanleiding van de ID-maatregel die per februari 2003 inging. In 2003 zijn de geregelde overleggen gecontinueerd. In deze regelmatige contacten tussen de dienst en Ondernemend Welzijn is scherp toegezien op de geleverde producten. In de contacten en de rapportages is nimmer door de bestuurder van Ondernemend Welzijn gerapporteerd dat er financiële problemen waren. De rapportages ten aanzien van het leveren van afgesproken welzijnsproducten gaf evenmin aanleiding om organisatorische of financiële problemen te verwachten. Uit het voorgaande concludeer ik dat op grond van de beschikbare mondelinge en schriftelijke informatie niet kon worden opgemaakt dat de instelling grote financiële problemen had. Ook de verzoeken om uitstel voor het indienen van de jaarrekening gaven hier geen indicatie voor, aangezien het niet ongebruikelijk is dat instellingen door omstandigheden zoals ziekte van de betrokken medewerkers of haperende automatisering de termijnen niet halen. Op donderdag 21 augustus 2003 deelde de bestuurder (directeur) van de stichting Ondernemend Welzijn mij mee dat hij onverwacht was geconfronteerd met tegenvallende cijfers over De directeur gaf aan dat volgens de concept jaarrekening 2002 deze stichting het jaar 2002 afsluit met een tekort van 1,5 miljoen (dit is inmiddels bijgesteld naar 1,1 miljoen op een omzet van 18 miljoen) en dat voor het jaar 2003 eenzelfde verwachting bestond. De directeur kondigde aan een ambitieus saneringsplan te willen doorvoeren met sanering van 40 fte s en een positieve resultaatsverwachting in 2004 van 2 miljoen euro (bestemd voor het wegwerken van de tekorten en het opnieuw herstellen van de reservepositie). Tevens werd gemeld dat hij eind september dermate grote liquiditeitsproblemen verwachtte dat de salarisbetaling in gevaar zou komen. Ik heb na dit gesprek de volgende maatregelen getroffen: - op 25 augustus bestuurlijk vervolg overleg met de Raad van Toezicht van Ondernemend Welzijn; - een quick scan van de financiële situatie van de stichting verricht door de GAD - een juridisch advies over de ontstane situatie verricht door de huisadvocaat van de gemeente - een analyse van het informatieverkeer tussen gemeente en stichting

4 4 - opdracht gegeven de relevante verslagen van de Raad van Toezicht alsmede de managementletter van de accountant van de stichting op te halen. Op maandag 25 augustus 2003 vond overleg plaats met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht benadrukte dat de financiële problemen niet worden veroorzaakt door de gemeente Den Haag, maar hun oorzaak vinden in de organisatie van de stichting. De Raad van Toezicht meldde dat zij pas op 31 juli jl werd geïnformeerd over het ontstane tekort. De Raad van Toezicht wilde uiterlijk 9 september besluiten over een gezondmakingsplan dat ertoe moest leiden dat de vermogenspositie van Ondernemend Welzijn in 2004 weer op orde komt. Ik heb na deze informatie in de vergadering uitgesproken geen vertrouwen te hebben in de daadkracht van deze Raad van Toezicht en Directeur/Bestuurder en verzocht zich te beraden. Met name het feit dat deze instelling interne signalen niet adequaat heeft omgezet in tijdige maatregelen en de gemeente op het allerlaatste moment met de consequenties confronteerde heb ik als bijzonder kwalijk ervaren. Ik heb de Raad van Toezicht verzocht zich te beraden op haar positie en maatregelen en mij binnen 4 dagen haar standpunt kenbaar te maken. Hierna heb ik het college op 26 en uw raadscommissie op 27 augustus geïnformeerd over de ontstane situatie. Op donderdag 28 augustus heeft de Raad van Toezicht aan mijn vergadertafel gemeld dat zij de Bestuurder/directeur op non-actief heeft gesteld. Zelf blijft de Raad van Toezicht aan voor de continuïteit maar zal op termijn plaatsmaken. De Raad van Toezicht zal het personeel informeren en Deloitte en Touche opdracht geven per direct de liquiditeitspositie te analyseren. Vervolgens heb ik uw commissie jongstleden 3 september vertrouwelijk en openbaar geïnformeerd. Ik heb u met bovenstaande inzicht gegeven in de wijze waarop de gemeente omgaat met het toezien op het nakomen van productafspraken door gesubsidieerde instellingen. Ik heb u ook geïnformeerd over mijn handelwijze vanaf 27 februari toen de Raad van Toezicht mij op mijn verzoek meldde dat er een onderproductie van welzijnswerk bij Ondernemend Welzijn was. Uit bovenstaande blijkt dat de relatie tussen gemeente als subsidiegever en de op afstand staande zelfstandige gesubsidieerde instelling voortdurend aandacht vraagt op alle beleidsterreinen. Hieronder ga ik daar nader op in.

5 5 VPS en mogelijkheden die deze de gemeente biedt om in te grijpen In antwoord op de vraag of het college niet had moeten ingrijpen op basis van de VPS het volgende. De VPS bevat een artikel dat de gemeente het recht geeft om op elk moment financiële stukken op te vragen. De vinger-aan-de-pols-functie is neergelegd in artikel 16 van de VPS. Ingevolge dit artikel dient de instelling op elk moment een overzicht van de producten, de bezittingen, de schulden, het eigen vermogen en de financiële resultaten van de instelling te kunnen leveren. Blijkens de toelichting is dit artikel voornamelijk bedoeld om het tot stand brengen van de producten en het nakomen van de subsidieverplichtingen tussentijds controleerbaar te maken. Dit artikel vormt een vrij zware ingreep ten aanzien van de strekking van de productsubsidiëring, welke juist uitgaat van de sturing door de gemeente (op afstand) gericht op de output van de instelling en niet op de interne bedrijfsvoering. Uitgangspunt bij de productsubsidie is de zelfstandigheid van de bedrijfsmatig- en ondernemingsgewijs opererende instelling. Ten aanzien van de laatstgenoemde aspecten van het functioneren van Ondernemend Welzijn zijn tot 21 augustus in de contacten op ambtelijk of bestuurlijk niveau met deze instelling geen signalen geweest welke aanleiding gaven voor het opeisen van tussentijdse gegevens over de financiële situatie van de instelling. Ik heb u aangegeven dat ik na de melding de verslagen van de Raad van Toezicht en de managementletter van de huisaccountant onmiddellijk heb laten ophalen. Is het volgens VPS mogelijk de subsidie op te schorten bij wanbeheer? Ingevolge de VPS kan de subsidie, bij sterke vermoedens of aanwijzingen van wanbeheer, inderdaad worden geschorst. Dit besluit moet gevolgd worden door een besluit tot hervatting of beëindiging van de subsidie. In hoeverre bij Ondernemend Welzijn formeel sprake is van wanbeheer is thans nog voorwerp van onderzoek. Ik hecht bij deze afweging veel belang aan de voortgang van de productie van het welzijnswerk in Laak, de Schilderswijk en Ypenburg. Daarbij moet worden bedacht dat onmiddellijke schorsing van de subsidie vrijwel zeker leidt tot het definitieve einde van Ondernemend Welzijn en op termijn toetsing door de rechter op rechtmatig handelen. Voorts biedt de VPS de mogelijkheid om bij de subsidiebevoorschotting de door de stichting aan de gemeente te betalen huur vooraf te salderen. Dit gaat bij de eerst komende mogelijkheid geschieden. Het blijft ingewikkeld om, binnen een subsidieverordening die erop is gericht instellingen te subsidiëren op output en te leveren producten, de instellingen te controleren op de bedrijfsmatige resultaten. Dit is regelmatig onderwerp van gesprek geweest. Terecht is in uw commissie gewezen op eerdere discussies hierover zoals op de motie uit 1999 met betrekking tot doelmatigheidsrapportages. Deze motie is afgedaan met instemming van de raad bij raadsmededeling (rm145/ocw). Maar ook kan worden verwezen naar hetgeen in ons collegeprogramma is opgenomen op dit punt, het advies van de commissie Van Driel en de daaruit voortvloeiende maatregelen zoals uitbreiding Inspectie (van 1 naar 3 inspecteurs) en de periodieke jaarverslagen naar aanleiding van in te stellen Kwaliteitspanels alsmede certificeringstrajecten.

6 6 De omvang van de financiële problemen Zoals u weet deelde de stichting mee dat de omvang van het financiële probleem in de concept jaarrekening 2002 eerst 1,5 euro (inmiddels bijgesteld naar1,1 miljoen) bevat en dat in 2003 een vergelijkbaar tekort zou ontstaan. In september werden liquiditeitsproblemen verwacht (ook inmiddels bijgesteld, zie accountantsanalyse). Van belang hierbij is dat hier sprake is van een concept jaarrekening waar de Raad van Toezicht van Ondernemend Welzijn nog geen besluit over heeft genomen. Momenteel is mij nog niet geheel duidelijk wat de daadwerkelijke omvang van het probleem is. Er is bijvoorbeeld nog onvoldoende duidelijkheid over de, ten laste van het conceptresultaat 2002 gepleegde reserveringen voor bijvoorbeeld achterstallig onderhoud en andere reserves. Daarnaast heeft de gemeente Den Haag meerdere financiële relaties te weten subsidie vanuit OCW, subsidie vanuit SZW en een huurrelatie. Voor het beoordelen van de exacte omvang van de financiële problematiek hebben wij de GAD opdracht gegeven de jaarcijfers te analyseren. Hierbij behoort ook het beoordelen van de nog te ontvangen liquidatiebalans van de instelling die in opdracht van de huidige Raad van Toezicht wordt opgesteld. Een voorlopige analyse van de GAD leidt tot het volgende beeld: - De jaarrekening 2002 geeft een tekort van 1,1 miljoen euro - Resultaat 1e helft 2003 is 1,2 miljoen negatief - Bij ongewijzigd beleid loopt dit op tot 2,0 miljoen negatief eind Eigen vermogen halverwege 2003 bedraagt op basis van deze resultaten 2,1 miljoen negatief - Geactualiseerde liquiditeitenplanning laat zien dat in december 2003 een tekort zal zijn van 1 miljoen euro (eerder overlegde liquiditeitenbegroting ging ervan uit dat een dergelijk tekort zich al in september zou voordoen) - huidige activiteiten worden gefinancierd met middelen bestemd voor nog uit te voeren activiteiten. Vooruitlopend op het resultaat van deze analyse heb ik u reeds geïnformeerd over mijn opdracht aan de gemeentelijke huisadvocaat de verschillende juridische scenario s in kaart te brengen en aan de mogelijkheid om de gemeentelijke huurinkomsten van de bevoorschotting op voorhand af te trekken. Conclusie Met het systeem van output-subsidiering hebben we de instellingen op afstand geplaatst en verantwoordelijk gemaakt voor eigen beheer en uitvoering. Instrumenten zijn ontwikkeld (jaarrekening, controleprotocol, afstemmingsgesprekken, voortgangsverslagen) waardoor bij deze subsidietechniek meer transparantie is bereikt. De wijze van subsidiëren door middel van deze techniek stelt hoge eisen aan het financieel management. De beheerorganisatie moet op orde zijn. Nu blijkt, met de presentatie van de concept-jaarrekening, dat bij de stichting Ondernemend Welzijn deze financiële beheerorganisatie faalt.

7 7 De thans door de gemeente te ondernemen stappen hangen mede af van de adviezen van de GAD omtrent de financiële analyse en het advies van de gemeentelijk huisadvocaat omtrent de juridische scenario s. Op basis hiervan zal het college van B en W nadere maatregelen treffen waarvan ik uw commissie uiteraard zo spoedig mogelijk op de hoogte zal brengen. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Jetta Klijnsma