Pandora-2 Handleiding versie 1.0

Transcriptie

1

2

3 Inhoudsopgave 1 Vooraf Praktische aanwijzingen Installeren van Pandora-2 onder Windows XP Installeren van Pandora Deïnstalleren (verwijderen) van Pandora (XP) Pandora gebruiken Hoe ziet Pandora-2 er uit? Pandora: algemene functies Object Object Nieuw Object Openen Object - Verwijderen naar prullenbak Object Opslaan Object Afdrukken Object Zoeken Object Afsluiten Bewerken Extra Extra Back-up/Terugplaatsen en conversie van Pandora Extra Export naar XML Extra - Import vanuit XML Extra Rapport Extra Prullenbak Extra Gebruikerslijst Extra Museum Info Snelknoppen op het formulier De onderste twee regels van het formulier Pandora openen: zes tabbladen Tabblad basisregistratie Tabblad historisch Tabblad technisch Tabblad verwerving Tabblad invoer Tabblad documentatie Technische gegevens Systeemeisen Tabeleigenschappen Importbeschrijving: inleiding...46 Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 3

4 6.3.1 Veldbeschrijving Toestand van het object Foto s van objecten importeren Gebruikersnaam In bruikleen van tot XML-formaat XML-Header en XML-footer Beschrijving van de structuur van de gegevens De gegevens zelf Voorbeeld minimale recordvulling Voorbeeld maximale recordvulling Voorbeeld compleet importbestand...51 Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 4

5 1 Vooraf Dit is de handleiding bij Pandora-2 softwareversie 1. Hoewel Pandora zo duidelijk is opgezet dat u er onmiddellijk mee aan de slag kunt, is het aan te bevelen deze handleiding door te lezen. Hierdoor kunt u voorkomen dat bij sommige onderwerpen (zoals Backup en Terugplaatsen, Prullenbak (bladzijde 26) en Foto invoegen/wissen fouten worden gemaakt. Pandora-2 werd in 2005 in opdracht van de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland (SCEZ) gemaakt door Fontys Bilan (Fontys Hogescholen) als vervanging en aanvulling op de eerste versie die in 2002 gemaakt werd in opdracht van de provincie Limburg. De software van Pandora-2 werd geschreven door Mbark te Tilburg. Pandora is bedoeld voor (de kleinere) musea en biedt de mogelijkheid om collectie(s) eenvoudig en snel digitaal te registreren. In deze handleiding wordt u stap voor stap begeleid in de installatie en het gebruik van Pandora-2. De meest recente tekst van deze handleiding evenals veelgestelde vragen van gebruikers en de bijbehorende antwoorden worden geplaatst op een Pandorawebsite. Deze site is te bereiken op het adres Daar vindt u ook een telefoonnummer waarop u tot een half jaar na aanschaf van Pandora kunt bellen voor eventuele technische en andere problemen. Daarna kunt u uw vragen via richten aan de Pandoraredactie op het adres pandora@bilan.nl Aan deze tekst, noch aan de bijbehorende software, kunnen rechten worden ontleend. Bilan, J.P.W.A. van Dijk C.J.M. Witteveen Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 5

6 2 Praktische aanwijzingen Als in deze tekst staat dat u (dubbel-)klikt met de muis dan wordt de linker muisknop bedoeld. Als de rechter muisknop wordt bedoeld, staat dat er apart bij Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 6

7 3 Installeren van Pandora-2 onder Windows XP 3.1 Installeren van Pandora-2 1. Doe de Pandora-Cd in uw Cd-drive. 2. Kies op de Cd het bestand Setup.exe. Pandora-2 laat een blauw scherm zien met de volgende tekstdialoog: De vertaling luidt: Welkom bij het installatieprogramma van Pandora-2. Setup kan geen systeembestanden installeren of gedeelde bestanden wijzigen als die in gebruik zijn. Voor u verder gaat raden wij u aan om alle andere programma s af te sluiten. Met OK geeft u aan dat u eventueel geopende programma s heeft afgesloten, met de andere knop (Exit Setup) kunt u het installatieprogramma afbreken. TIP: wanneer u andere programma s wilt afsluiten zonder het installatieprogramma te verlaten kunt u met de toetscombinatie Alt+Tab naar eventuele geopende programma s gaan en deze afsluiten. 3. Pandora-2 laat vervolgens het volgende dialoogscherm zien: Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 7

8 De vertaling: Start de installatie door op de knop hieronder [= de knop met het plaatje] te drukken. Klik op deze knop om de Pandora-2 software te installeren in de aangegeven directory. Standaard wordt de directory C:\Program Files\Pandora2\ aangegeven. Wanneer u Pandora-2 op een andere plaats op uw harde schijf wilt installeren, dan klikt u op de knop Change Directory. 4. Pandora-2 komt dan met het volgende dialoogscherm: De vertaling van dit schermpje (dat bij u andere onderdelen zal bevatten dan hier te zien zijn) luidt: Pandora 2 Kies een Programma Groep. Daaronder staat: Setup zal onderdelen toevoegen aan de groep die te zien is in het vakje Program Group [=Programma Groep]. Het is aan te bevelen om deze suggestie van Setup op te volgen en de knop Continue [=Doorgaan] aan te klikken, maar u mag natuurlijk ook een eigen naam bedenken. 5. Pandora-2 begint dan met het installeren van bestanden. Tijdens de installatie kunt u schermen van het volgende type tegenkomen (zie afbeelding hieronder). Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 8

9 De vertaling: Versie Conflict. Er wordt een bestand gekopieerd dat niet nieuwer is dan het bestand dat momenteel op uw systeem aanwezig is. Dan wordt de bestandsnaam (File name) genoemd en de beschrijving (Description) en uw versie (Your version). Dan wordt gevraagd Wilt u dit bestand behouden? Ja, Nee, Nee op alle vragen. U wordt aangeraden bij dergelijke schermen altijd op Ja (Yes) te klikken. 6. Wanneer de installatie succesvol is meldt Pandora-2 dit met het volgende schermpje: 3.2 Deïnstalleren (verwijderen) van Pandora (XP) 1. Ga naar Start (linksonder in het scherm) 2. Kies Configuratiescherm 3. Kies Software. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 9

10 4. U krijgt dan het volgende scherm waarin u op de regel waar Pandora staat Verwijderen aanklikt (zie volgende bladzijde): Vertaling: Verwijdering van de Toepassing.Weet u zeker dat u Pandora 2 en al zijn onderdelen geheel wilt verwijderen? Als u daar zeker van bent beantwoordt die vraag met Ja. 5. Pandora kan tijdens het verwijderen van de onderdelen vragen of gedeelde bestanden moeten worden verwijderd (Remove Shared File?). Als u niet zeker weet of gedeelde programma s nog nodig zijn voor andere Windowstoepassingen, kunt u ze gewoon op uw computer laten staan. In dat geval kiest u No, of No to all als u alle bestanden in deze reeks niet wilt verwijderen. Wanneer u zeker weet dat u deze bestanden niet meer nodig heeft, klikt u op Yes of Yes to all als u al deze bestanden wilt verwijderen. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 10

11 3.3 Pandora gebruiken 1. Om Pandora te starten gaat u naar Start Alle Programma s Pandora, U kunt het icoon (hier rechts afgebeeld) ook vandaaruit (met de rechtermuisknop naar uw bureaublad slepen) om de volgende keer sneller toegang te hebben. Pandora2.lnk U krijgt dan het startscherm met de auteursrechtgegevens in beeld: 2. Om het programma te starten klikt u op dit scherm. Wanneer u Pandora voor de eerste keer start, wordt u gevraagd om zich aan te melden als invuller van collectiegegevens én om het museum en museumnummer op te geven. Er kunnen in de lijst van invullers na verloop van tijd ook meerdere personen staan. De naam van de invuller wordt bewaard mét het object of de objecten die de invuller heeft aangemaakt of bewerkt. De lijst van invullers/gebruikers kan tijdens volgende sessies steeds worden aangepast. In deze versie van Pandora kan bovendien worden aangegeven worden wie wel en wie geen rechten heeft om veranderingen aan te brengen. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 11

12 Nadat u Pandora-2 gestart heeft, selecteert u Extra, Gebruikerslijst en Toevoegen om meer gebruikers aan de lijst toe te voegen. Alle namen van alle gebruikers verschijnen bij volgende sessies in de lijst. Wanneer de aanmeldingsprocedure is voltooid komt de gele basisregistratiekaart in beeld en kunt u beginnen met het invoeren van uw collectiegegevens. 3.4 Hoe ziet Pandora-2 er uit? Met de knopjes rechts bovenaan op de blauwe balk van Pandora kunt u Pandora stoppen (x), schermvullend maken ( ) of minimaliseren (-). Minimaliseren betekent dat het programma wel actief blijft, maar alleen verkleind onder in uw beeldscherm te zien is. Pandora heeft zes verschillende tabbladen met elk een eigen kleur: Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 12

13 Geel: basisregistratie (verplicht geheel in te vullen, de overige bladen mogen desgewenst leeg blijven) Blauw: historisch (historische gegevens van het object) Roze: technisch (technische gegevens van het object) Lila: verwerving (verwervingsgegevens van het object) Grijs: invoer (gegevens over de invuller van de gegevens van het object) Groen: documentatie (ruimte voor allerlei tekstgegevens die kunnen worden ingetypt of met knippen en plakken kunnen worden opgehaald uit andere programma s, bv. MSWord) Alleen de basisregistratie (geel) moet geheel worden ingevuld, de andere tabbladen mogen ook leeg blijven en kunnen eventueel later worden ingevuld. Deze tabbladen worden hieronder één voor één besproken, ná een overzicht van de algemene functies van Pandora. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 13

14 Inventarisnummer Titel van het object Maximaliseren van het scherm Minimaliseren van het scherm Pandora s doos Afsluiten van Pandora Snelknoppen Algemene functies Tabbladen Invulvelden Museumgegevens Melding dat de basisregistratie is afgerond Navigatieknoppen Positie van het object in de collectieregistratie Eenmalig terughalen van eerdere invoer Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 14

15 4 Pandora: algemene functies De afbeelding links laat een stukje zien van de linkerbovenhoek van het traditionele Pandorascherm. Uiterst links bovenaan staat het icoontje van Pandora (het geopende doosje). In de huidige versie staan na Pandora 2 na invulling en opslag van de eerste objectgegevens automatisch het inventarisnummer (in dit geval: 1) en de titel van het object te staan. U kunt hier dus steeds zien welk object u voor zich heeft. Op de tweede regel staan de menu s Object, Bewerken, Extra en Info. Hieronder wordt aangegeven welke mogelijkheden deze menu s herbergen. 4.1 Object Wanneer u klikt op Object, rolt het hiernaast afgebeelde menu uit. U kunt elk van deze mogelijkheden kiezen. Hieronder worden ze stap voor stap behandeld Object Nieuw U kunt hier kiezen voor een nieuw Leeg object of voor de mogelijkheid van een nieuw object Op basis van huidig object. Het verschil is dat een nieuw Leeg object een geheel leeg invulformulier oplevert en een nieuw object Op basis van huidig object een Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 15

16 nieuw invulformulier oplevert waarin de gegevens van het vorige object worden overgenomen. Dat kan erg handig zijn wanneer u een aantal nauwelijks van elkaar verschillende objecten na elkaar wilt invoeren. U hoeft dan niet telkens alle gegevens in te typen, maar alleen velden te wijzigen waar dat nodig is. Vanzelfsprekend wordt bij een object Op basis van huidig object het veld Inventarisnummer leeg gelaten omdat twee objecten nooit hetzelfde (unieke) inventarisnummer mogen hebben. U moet in dit geval alleen het Inventarisnummer nog toevoegen Object Openen Wanneer u kiest voor Object Openen, verschijnt het schermpje dat u hieronder ziet afgebeeld. U kunt daar een Inventarisnummer opgeven van een object in uw collectie. Wanneer u dan op OK klikt, zal het ingevulde formulier van dat object in beeld komen en kunt u dat bekijken of bewerken. U kunt op deze manier natuurlijk ook een reeds ingevuld formulier openen van een object dat vergelijkbaar is met het nog niet ingevoerde object. Wanneer u vervolgens kiest voor nieuw object Op basis van huidig object neemt u het al ingevulde formulier als voorbeeld voor het nog niet ingevoerde object (zie hierboven) en kunt u hierin wijzigingen aanbrengen Object - Verwijderen naar prullenbak Wanneer u een al ingevuld formulier wilt verwijderen uit de collectie kiest u Object Verwijderen naar prullenbak. Verwijderen heeft natuurlijk alleen zin als de basisregistratiekaart van dat object al is ingevuld (een leeg object verwijderen hoeft natuurlijk niet). Verwijderen naar de prullenbak is overigens nog geen definitieve verwijdering. Pandora heeft de mogelijkheid om een of meer objecten uit de prullenbak terug te zetten. Definitief wordt de verwijdering pas als u de prullenbak leegmaakt. Zie daarvoor paragraaf Object Opslaan Object - Opslaan (zie afbeelding hiernaast) kiest u, wanneer u het ingevulde formulier wilt opslaan. Deze mogelijkheid doet Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 16

17 overigens hetzelfde als de snelknop Opslaan op de regel met snelknoppen. Pas nadat u het object heeft opgeslagen komen het inventarisnummer en de titel op de topregel van Pandora-2 te staan Object Afdrukken Wanneer u de gegevens van één object wilt afdrukken kiest u de mogelijkheid Object - Afdrukken. U krijgt dan vervolgens een schermpje te zien dat uw eigen printerconfiguratie weergeeft (dat is op iedere PC anders). Wanneer u een printopdracht geeft, worden de gegevens van alle tabbladen van het gekozen object overzichtelijk onder elkaar afgedrukt. Een voorbeeld vindt u op de volgende bladzijde. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 17

18 Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 18

19 4.1.6 Object Zoeken Wanneer u van een object het inventarisnummer niet kent, maar wel andere gegevens, dan gebruikt u Object - Zoeken (zie de afbeeldingen hieronder). NB: indien u het laatst ingevulde object voorafgaand aan het zoeken opslaat, wordt dit ook betrokken in de zoekresultaten. Het zoekscherm geeft u uitgebreide mogelijkheden om een object in uw collectie te zoeken. U kunt bovenaan een zoekterm invullen en op één of meer velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object. Het is daarbij niet nodig om alle velden in te vullen. Als u bijvoorbeeld zeker weet dat het gezochte object in bruikleen is verkregen, dan zult u naar alle waarschijnlijkheid (dat hangt natuurlijk af van de omvang van uw collectie en het aantal bruiklenen daarin) kunnen volstaan met het invoeren van de zoekterm bruikleen en het aanklikken van Basisregistratie -Verwerving trefwoord. U krijgt dan als zoekresultaat alle objecten die in bruikleen zijn verworven. TIP: U kunt gebruik maken van een zgn. wildcard (het procentteken (%)) om te zoeken op delen van woorden in een of meer velden. Als u als zoekterm invult %pen en als veld kiest voor Basisregistratie - Titel, dan zal Pandora alle objecten laten zien waar in de titel een woord staat dat eindigt op pen. Vult u daarentegen pen% in voor hetzelfde veld (Titel), dan krijgt u alle objecten die in de titel een woord hebben dat begint met pen-. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 19

20 Wanneer het object of de selectie Lege regel gevonden is, toont Pandora het hiernaast afgebeelde Resultatenscherm. U ziet het inventarisnum mer en de titel in de lijst staan. Wanneer u het gezochte object met de linker muisknop aanklikt en op OK klikt, verschijnt het formulier van dat object in beeld, zodat u het kunt bekijken of wijzigen Object Afsluiten Wanneer u kiest voor Object Afsluiten vraagt Pandora of u een back-up wilt maken. Het object afsluiten betekent namelijk ook dat Pandora wordt afgesloten. Wanneer u Ja aanklikt, maakt Pandora een back-up van uw gegevens, geeft aan waar de back-up is opgeslagen en sluit vervolgens het programma af. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 20

21 4.2 Bewerken Het menu Bewerken levert bij aanklikken alleen een actief rolmenu op (Knippen, Kopiëren, Plakken in zwarte letters) wanneer u eerder een stukje tekst in Pandora of in een Windows -programma zoals MSWord heeft geknipt (=weghalen) of gekopieerd (= kopiëren en het origineel laten staan) en in Pandora-2 wilt plakken (= neerzetten van de tekst(-kopie). Dat kan handig zijn, vooral bij langere stukken tekst en documentatie die u binnenhaalt uit andere programma s dan Pandora-2. Overigens kunt u op dezelfde manier knippen-kopiëren-plakken met de rechter muisknop. 4.3 Extra Het menu Extra levert het volgende uitrolmenu op (zie afbeelding). U heeft daar de mogelijkheden van Back-up / Terugplaatsen, Export naar XML, Import van XML, Rapport, Prullenbak, Gebruikerslijst, Museum. Deze mogelijkheden worden hieronder afzonderlijk besproken Extra Back-up/Terugplaatsen en conversie van Pandora-1 Lees dit hoofdstuk eerst geheel door voordat u aan de slag gaat met dit onderwerp. Deze opdrachten betreffen namelijk uw gehele ingevoerde collectie en wanneer u niet precies weet wat u doet, kunt u gegevens kwijtraken. Back-up en Terugplaatsen betekenen respectievelijk Reserveopslag en Terugplaatsen van de reserveopslag. 1. Het is van groot belang om regelmatig een Back-up van uw gegevens te maken. In het geval van een calamiteit (stroomuitval, brand) kunnen uw kostbare collectiegegevens op een andere, veilige locatie bijvoorbeeld op een diskette of een Cd bewaard worden. Het is aan te bevelen om na elke sessie van gegevensinvoer even een nieuwe back-up van uw collectiegegevens te maken. Wanneer u Back-up / Terugplaatsen kiest, krijgt u het volgende scherm te zien: Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 21

22 Pandora-2 heeft bij de installatie van het programma al automatisch een Back-up Directory (= adres, een plaats op een (harde) schijf van uw computer) voor u aangemaakt waarin de reserveopslag van uw collectiegegevens wordt geplaatst. In dit geval is dat C:\Program Files/pandora2/ Backup). U kunt een andere schijf of directory opgeven door Opslaan in aan te klikken. Door op Backup maken te klikken wordt het back-upbestand op het opgegeven adres opgeslagen. Pandora-2 maakt standaard alle backups op dezelfde plaats op uw schijf en overschrijft daarom steeds de eerdere back-ups, tenzij u dat anders wilt doen. Wanneer u bijvoorbeeld verschillende back-ups op datum wilt opslaan kunt u (van tevoren) voor elke back-up een andere directory aanmaken (zoals in het voorbeeld hiernaast Backups Pandora2 / Backup 26 maart 2005, Backup 27 maart 2005, etc.). Wanneer u niet weet hoe u dergelijke directories in Windows (dus buiten Pandora) aanmaakt, kunt u het beste advies vragen van iemand die daarin bedreven is. TIP: Denkt u er wel aan dat back-ups een goede veiligheidsmaatregel zijn, maar dat elke back -up schijfruimte inneemt. Daarom is het aan te bevelen van tijd tot tijd uw backupbestanden op te schonen. Het heeft niet zoveel zin om oude back-ups lang te bewaren als u vaak wijzigingen in Pandora aanbrengt. Oude back-ups verliezen dan snel hun waarde. 2. Voor het Terugplaatsen van een eerdere back-up kiest u Ophalen uit en kiest Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 22

23 vervolgens de directory van uw keuze (doorgaans de laatste back-up die gemaakt is, maar dat hoeft natuurlijk niet). 3. U kunt hier ook een back-up uit Pandora-1 ophalen, volgens dezelfde procedures. Het verdient sterk aanbeveling om voorafgaand aan de conversie de prullenbak van Pandora-1 leeg te maken. Let op! Terugplaatsen van de back-up betekent dat alle ingevoerde gegevens die niet in de back-up aanwezig zijn, na het terugzetten verdwenen zijn! U plaatst in feite de collectieregistratie terug zoals deze eerder in de back-up was opgeslagen. Zet dus nooit back -ups terug als u na de laatste back -up nog wijzigingen in Pandora-2 heeft aangebracht. Als u eerder andere back-updirectories heeft aangemaakt (zie hierboven), zorgt u er dan voor dat u bij het terugzetten eerst de juiste directory kiest van waaruit de juiste back -up moet worden teruggezet. Pandora komt dan met de mededeling dat de back-up is teruggezet. Met OK klikken sluit u de procedure af Extra Export naar XML De kracht van Pandora-2 ligt onder andere in de import- en exportmogelijkheden van uw collectiegegevens in xml-formaat. XML staat voor extendible mark-up language en is een taal die de uitwisseling van complexe gegevens mogelijk maakt. Het menu Export naar XML (zie afbeelding) exporteert uw collectiegegevens in dit formaat. Het volgende scherm is weer het bekende zoekscherm uit paragraaf hierboven. Dat betekent dat u ook een deel van uw collectiegegevens zou kunnen exporteren (bijvoorbeeld alle objecten die in de materiaalcategorie plastic vallen), maar gebruikelijker zal zijn dat u uw gehele collectie exporteert naar XML. Om uw gehele collectie te markeren voor export, vult u in de regel voor de zoekterm een procentteken (%) in en kiest als veld Basisregistratie Titel. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 23

24 Dan worden alle objecten klaargezet voor export. Indien u alle records voor export wilt markeren, klikt u op het bovenste record, gaat dan met de schuifbalk van het zoekresultatenscherm naar het laatste record, houdt de shift-toets ingedrukt terwijl u op het laatste record klikt. Vervolgens klikt u op Exporteren Extra - Import vanuit XML Deze functie maakt het mogelijk om gegevens uit uw eigen exportbestanden of uit een ander bestand te importeren in Pandora-2. Wanneer uw collectiegegevens in een ander programma dan Pandora zijn gemaakt en u wilt deze overzetten naar Pandora, dan kan dat met deze importfunctie. Daarvoor is het nodig dat de te importeren gegevens in dat andere programma in zgn. xml-formaat zijn opgeslagen. Voor een juiste conversie (= omzetting) van gegevens uit een ander programma naar Pandora, kan het nodig zijn om in het andere programma uw tabellen anders in te delen en de kolommen anders te benoemen. Nauwkeuriger informatie over het converteren en importeren van uw collectiegegevens naar Pandora vindt u in het hoofdstuk 6 Technische gegevens (met name op blz. 42 en verder). Wanneer u kiest voor Import vanuit XML krijgt u de mogelijkheid om aan te geven uit welk xml-bestand geïmporteerd moet worden. Bij het importeren controleert Pandora-2 of de te importeren records al aanwezig zijn of niet. Wanneer een record al aanwezig blijkt, komt Pandora met het volgende scherm: U kunt hier per object (= record, item) kiezen of het bestaande object moet worden overschreven (Ja of Nee) of voor de hele serie doublures (Ja op alles, Nee op alles). Met Annuleer stopt u de procedure. Wanneer de import conform uw instructies heeft plaatsgevonden, komt Pandora-2 met de volgende melding (zie afbeelding) en kunt u op OK klikken en de procedure sluiten. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 24

25 4.3.4 Extra Rapport Het menu Extra Rapport biedt de mogelijkheid om afzonderlijke objecten of een overzicht van objecten uit te printen of naar een printerbestand te sturen. Wanneer u kiest voor een rapport per item (= Per object) kunt u in Pandora-2 zelf een selectie maken van de objecten waarvan u een rapport wilt hebben. Met behulp van het zoekscherm kunt u dan een selectie maken van de items (= objecten) die u wilt rapporteren. U kunt op vrijwel alle velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object en dit object of een selectie van meerdere objecten rapporteren. Rapport Overzicht werkt feitelijk op dezelfde wijze. Bovenstaand scherm is het product van het rapporteren. De feitelijke tekst is groter dan hier te zien en kan zichtbaar gemaakt worden met de schuifbalk. U heeft dan twee mogelijkheden: Rapport opslaan (op elke door u aan te geven plek op uw PC) of Afdrukken (dan opent uw normale Windows - printerscherm). Sluiten betekent hier Annuleren. Het rapport wordt overigens aangemaakt in html-formaat d.w.z. dat het op alle moderne Windows -computers leesbaar is en u het bijvoorbeeld ook via kunt versturen naar Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 25

26 bijvoorbeeld uw externe restaurateur of een verzekeringmaatschappij die uw collectie verzekert. TIP: Het is aan te bevelen om in de namen van opgeslagen rapporten de herkenbaarheid zo groot mogelijk te maken, bijvoorbeeld: Rapport Materiaaltoestand januari, Rapport Bruiklenen maart, etc Extra Prullenbak Onder het menu Extra vindt u ook het submenu Prullenbak. NB: Deze prullenbak is de prullenbak van Pandora-2, niet die van Windows! Wanneer u Prullenbak aanklikt, toont Pandora het scherm dat hieronder wordt staat afgebeeld. In dit voorbeeld bevindt zich slechts één object in de prullenbak. U kunt hier met de muis (eventueel gecombineerd met de Ctrl - toets) objecten selecteren om terug te zetten. Wanneer u klikt op Object terugzetten, wordt uw selectie teruggeplaatst in Pandora-2. Selecteert u geen objecten en klikt op Prullenbak leegmaken, dan worden alle objecten die zich in de prullenbak bevinden (na nog één laatste vraag om bevestiging) definitief verwijderd. NB: Definitief verwijderde objecten kunnen op geen enkele manier worden teruggehaald, tenzij ze ooit als XML geëxporteerd zijn. Wees dus voorzichtig met het leegmaken van de prullenbak! TIP: U kunt ook hier groepsselecties maken (met de shift - of controltoets ingedrukt). Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 26

27 4.3.6 Extra Gebruikerslijst Met het menu Extra Gebruikerslijst (zie de afbeeldingen hieronder) kunt u de gebruikerslijst van Pandora-2 van uw museum wijzigen. Uw wijzigingen zijn van invloed op wie op welke wijze (met welke rechten) toegang heeft tot uw Pandora-2-bestand en op de registratie van de activiteiten van deze personen bij de invoer of wijziging van objectinformatie (op het tabblad Invoer). U krijgt dan een overzicht van de gebruikers van uw Pandora- 2 (zie afbeelding hiernaast). U kunt hier gebruikers toevoegen, gebruikersgegevens wijzigen, of gebruikers uit de lijst verwijderen. Bij het toevoegen en wijzigen van gegevens heeft u tevens de mogelijkheid om de rechten van de personen op de lijst te wijzigen (afbeelding hieronder) Extra Museum Het menu Extra - Museum geeft u de mogelijkheid om de museumnaam en het museumnummer te wijzigen (zie afbeelding op de volgende bladzijde). Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 27

28 4.4 Info Wanneer u klikt op Info komt het Pandorascherm in beeld met de auteursrechtgegevens en het versienummer. 4.5 Snelknoppen op het formulier Op de derde regel van het Pandorascherm vindt u vijf snelknoppen (zie de afbeelding hiernaast). Zij zijn te activeren met een klik van de linker muisknop. Elke knop wordt hieronder afzonderlijk besproken: Snelknop voor nieuw object. Wanneer u op dit knopje drukt, krijgt u een leeg formulier in beeld. Snelknop voor het openen van een collectie-item (=object). Wanneer u deze knop indrukt, kunt u een bestaand inventarisnummer opgeven om direct naar dat object te gaan. Snelknop voor het printen van de gegevens van het object dat u op dat moment in beeld heeft. De gegevens worden geprint als rapport per item (zie hoofdstuk 4.3.4). Snelknop voor het opslaan van de objectgegevens. De gegevens worden direct opgeslagen in de standaard Pandora-directory. Snelknop voor het beëindigen van Pandora. Wanneer u op deze knop klikt, reageert Pandora (indien nodig) met de vraag of u een back-up wilt maken, registreert uw reactie en stopt vervolgens het programma. 4.6 De onderste twee regels van het formulier Onderaan het Pandoraformulier vindt u de volgende navigatie -knoppen en informatie (zie afbeelding). Deze elementen worden hieronder afzonderlijk besproken. Eerste Vorige hiermee gaat u naar het eerst ingevoerde object in uw collectie. De volgorde is die van de invoerdatum hiermee gaat u naar het vorige object dat u heeft ingevoerd. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 28

29 Volgende Laatste 3 van 2 De basisregistratie is compleet Herstel oude waarden hiermee gaat u naar het volgende object in uw collectie. hiermee gaat u naar het laatst ingevoerde object in uw collectie. De volgorde is die van de invoerdatum dit is informatie over de positie van het huidige object in de beschrijving van uw collectie; in dit geval staat het tweede van in totaal 3 objecten in beeld. Links onderaan wordt aangegeven of het eerste gele tabblad (= Basisregistratie) volledig is ingevuld. Is dit niet het geval dan staat hier een waarschuwing. U kunt dit object pas opslaan als de basisregistratie compleet is. Met deze knop kunt u eenmalig (dus van één object) de beschrijving van het huidige object herstellen nadat u (bijvoorbeeld per ongeluk) de oorspronkelijke gegevens met andere gegevens heeft overschreven 5 Pandora openen: zes tabbladen Pandora is opgezet in zes tabbladen met die elk een eigen kleur. Elk tabblad bevat specifieke informatie over een object die in de daarvoor bedoelde velden (in wit uitgespaard) kunnen worden ingevuld. Alleen de vijf velden van het eerste (gele) tabblad (de basisregistratie) zijn verplicht, alle andere tabbladen hoeven niet te worden ingevuld. De velden van dit eerste tabblad zijn dezelfde objectgegevens die verplicht zijn in het kader van de opname in het Museumregister ( Geregistreerd Museum ). Het gele tabblad komt overeen met de papieren basisregistratiekaart die in de musea sinds jaar en dag in gebruik is. Strikt genomen zijn alleen deze collectiegegevens noodzakelijk voor de registratie van een museum. Bij elk veld is een hulpje ingebouwd: de zogeheten tooltip. Wanneer u met de cursor (muispijl) in het veld van uw keuze gaat staan, verschijnt na een korte vertraging een mededeling over wat u in dit veld dient in te vullen. In de volgende afbeelding staat de muisaanwijzer in Verwerving trefwoord en verscheen de tooltip na ca. 0,5 seconden. tooltip Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 29

30 5.1 Tabblad basisregistratie Pandora opent met het gele tabblad Basisregistratie. Hier vindt u de algemene gegevens van objecten zoals verplicht in het kader van de Museumregistratie. De velden worden hieronder één voor één besproken. Onder de velden staan de naam en het museumnummer van het museum (dit kunt u zelf wijzigen, zie hoofdstuk op pagina 27) Dit tabblad heeft vijf verplichte velden. Deze velden worden hieronder afzonderlijk besproken. Veldnaam Titel Wat vult u hier in? De naam waaronder het object bekend is Een schilderij kan bijvoorbeeld als titel hebben De Aardappeleters Een object kan ook een eenvoudiger titel hebben, bijvoorbeeld Tabaksdoos 1870 of Mestkever Titels van objecten mogen identiek zijn (2 of meer tabaksdozen uit 1870 kunnen dezelfde titel hebben) De Titel of naam is dus iets anders dan het trefwoord (zie hieronder) Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 30

31 Veldnaam Inventarisnummer Object Trefwoord(en) Wat vult u hier in? Elk object behoort een uniek inventarisnummer te hebben Pandora houdt een lijst bij van inventarisnummers en reageert met een foutmelding wanneer u hier een nummer intypt dat al bestaat Een of meer trefwoorden die op het object van toepassi ng zijn Een trefwoord is iets anders dan een titel, meer een categorie Aangeraden wordt om steeds hetzelfde trefwoord voor hetzelfde soort object te gebruiken; bijvoorbeeld óf mok, óf beker. U kunt hiervoor een thesaurus (= begrippenlijst) samenstellen en apart van Pandora bijhouden. De museumconsulent kan u hierbij van dienst zijn Verwerving trefwoord(en) De wijze waarop het object in uw collectie is gekomen In dit veld komt één trefwoord te staan (zie hieronder); omdat dit veld voor de Museumregistratie verplicht is, is het raadzaam na invulling de nadere verwervingsgegevens in te vullen op het tabblad Verwerving (zie bladzijde 36 en verder) Voor de Museumregistratie zijn de volgende trefwoorden standaard: o aankoop o bruikleen o opdracht o overdracht o ruil o schenking o legaat o onbekend Wanneer u het object in bruikleen heeft, kiest u hier bruikleen. In dat geval kunt u op het tabblad Verwerving de bruikleengegevens nader invullen (let daar dan ook op de juiste eigendomsvermelding!) Wanneer het object geschonken is, kunt u hier bijvoorbeeld schenking kiezen Wanneer het u niet bekend is hoe het object in uw collectie is gekomen kunt u hier bijvoorbeeld voor onbekend kiezen Standplaats De plaats waar het object zich in uw museum bevindt Bijvoorbeeld: zaal 1, vitrine 4, tweede legplank van boven Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 31

32 5.2 Tabblad historisch Dit tabblad bevat gegevens over het object zelf. De velden worden hieronder afzonderlijk besproken. Veldnaam Vervaardiger Wat vult u hier in? De naam van de maker van het object De maker van het schilderij de Aardappeleters was Vincent van Gogh. Afhankelijk van uw eigen systeem van namen weergeven, vult u hier in Gogh, Vincent van, of Vincent van Gogh Wanneer het object gemaakt is door een collectief (bijvoorbeeld en bedrijf), vult u hier de naam van het collectief in, bijvoorbeeld Klokkengieterij Van Daelen Indien alleen de vermoedelijke maker bekend is, kunt u hier diens naam invullen met de toevoeging (vermoedelijk) Indien u niet weet wie de maker van het object is, kunt u hier onbekend invullen Ook de plaats of het land van herkomst kunt u hier invullen (bijvoorbeeld Italië, Oslo) Datering Er zijn twee hoofdvelden beschikbaar voor de datering (Van jaar: en Tot jaar: ). Deze beide velden hebben een extra veld naast zich om aan te geven of het jaartal vóór of ná Christus valt U heeft een object in uw collectie waarvan de datering exact bekend is (bijvoorbeeld 1975). U vult dan in Van jaar 1975 en n.c. en laat het volgende datumveld leeg U heeft een ijzertijdurn in uw collectie. U kunt hier dan bijvoorbeeld de gangbare datering voor de ijzertijd invullen Van jaar: 700 en v.c. Tot jaar: 0 en v.c. U heeft een laat vijftiende-eeuws schilderij in uw collectie. U vult Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 32

33 Veldnaam Wat vult u hier in? dan de geschatte periode in: Van jaar: 1480 en n.c. Tot jaar: 1500 en n.c. De datering van een object is onbekend. In dat geval vult u hier niets in Toelichting Een nadere toelichting bij de datering Hier kunt u aanvullende opmerkingen kwijt bij de datering van een object. Indien er bijvoorbeeld méér dan een datering voorhanden is, kunt u hier aangeven dat de in de velden Datering ingevulde dateringen berusten op twee of meer interpretaties van deskundigen In dit veld kunt u ook eventuele oude inventarisnummers plaatsen De maximale tekstruimte in dit veld is 200 karakters (=letters) groot Beschrijving Foto invoegen Een beschrijving van het object Hier voegt u een foto van het object in De foto moet al zijn gemaakt en op uw computer of op een diskette aanwezig zijn De foto moet gemaakt zijn in of worden omgezet naar jpgformaat of gif-formaat TIP: het verdient aanbeveling om voorafgaand aan het opnemen van foto s in Pandora, het schermformaat zodanig in te stellen dat dit beeldvullend is. Pandora maakt namelijk een thumbnail (een postzegelformaat) aan met een verwijzing naar de oorspronkelijke foto. U moet weten wáár op uw computer of op diskette de foto zich bevindt (het schijfadres) U klikt op het knopje en Pandora toont u een zoekschermpje om u de afbeelding van schijf te laten ophalen. U zoekt de foto op en klikt dan op Openen; de foto wordt dan in het kleine schermpje van het tabblad geplaatst en de onderste knoppen worden actief (Wis foto en Volledige Foto bekijken). Pandora geeft de foto zelf automatisch een unieke naam en bewaart deze in de Pandora-directory op uw computer in het mapje foto. Op het tabblad wordt automatisch het schijfadres geplaatst (zie de afbeelding hieronder) Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 33

34 Veldnaam Wat vult u hier in? Als de foto zich al op uw computer bevond voordat u de foto invoegde in Pandora, betekent dit dat de foto daarna twee keer op uw computer aanwezig is, namelijk op de oorspronkelijke plaats én in de Pandora-directory C:\Program Files\Pandora ). Wanneer u dat zonde vindt van de schijfruimte (en dat kan als u veel foto s heeft), verdient het aanbeveling om de oorspronkelijke foto te wissen of op te slaan op een diskette of cd. Let op! Als de foto op dit tabblad later weer wordt gewist, wordt hij niet alleen uit de Pandora-directory, maar ook van uw computer verwijderd. Om de foto in dat geval te behouden dient u hem vóór het wissen in een andere dan de Pandora-directory of op bijvoorbeeld cd of diskette op te slaan. Wis foto Met de knop verwijdert u de foto uit het tabblad. Bij het afsluiten van Pandora wordt ook de foto uit de Pandora-fotodirectory gewist. Zie ook de laatste opmerking hierboven onder Foto Invoegen Volledige foto bekijken Met de knop komt de foto in een apart scherm volledig en op het oorspronkelijke formaat in beeld (zie de afbeelding hieronder) Negatiefnummer Iconografische voorstelling Het negatiefnummer van de foto Indien u beschikt over het negatief van de foto kunt u het negatiefnummer hier invullen De betekenis van een voorstelling Hier vult u in wat een voorstelling of afbeelding betekent of kan betekenen en wat hierbij de belangrijkste elementen uit of in de voorstelling zijn. Vaak bestaan hiervoor vaste begrippen of betekenissen. Een gekruisigde man met aan zijn zijden een staande man en vrouw en aan de voet van het kruis een schedel kan een kruisigingsscène zijn of verwijzen naar Golgotha. Een geblinddoekte vrouw met weegschaal en zwaard stelt Vrouwe Justitia voor. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 34

35 5.3 Tabblad technisch Dit tabblad bevat gegevens betreffende het materiaal, de toestand, de technieken e.d. van het object. Veldnaam Materiaal Wat vult u hier in? Het materiaal of de materialen waaruit het object is vervaardigd Als het object bestaat uit slechts één materiaal - bijvoorbeeld een bronzen beeld dan vult u dat materiaal hier in: brons Als het object uit diverse materialen bestaat (bv. een radiotoestel) dan kunt u deze materialen hier invullen, gescheiden door een punt-komma. De materialen van een radiotoestel uit de jaren vijftig kunt u als volgt noteren: bakeliet;textiel;glas,staal;aluminium;koper;karton;rubber Toestand (= de conditie van het object) Maak hier een keuze uit het menu U heeft de volgende mogelijkheden: Zeer goed Goed Matig Slecht Zeer slecht Toelichting Hier kunt u een korte, meer gedetailleerde omschrijving plaatsen van de toestand, de oorzaken van de (slechte) conditie, zoals aantasting door houtworm, betonrot, motvraat, zout, etc. en eventueel de maatregelen die moeten worden genomen om het object voor (verder) verval te behoeden. Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 35

36 Veldnaam Wat vult u hier in? 5.4 Tabblad verwerving Dit tabblad bevat gegevens over de wijze waarop het object in de collectie is gekomen en over de juridische eigendomsstatus. Veldnaam Eigendom Wat vult u hier in? De juridische eigenaar van het object Standaard staat hier de naam van uw museum ingevuld. Indien het object een andere juridische eigenaar heeft (bijvoorbeeld een ander museum dat bruikleengever is), vult u die hier in Let op! Als het object in bruikleen is verworven, moet u in dit veld de juridische eigenaar van het object (de bruikleengever) vermelden! (Verwerving trefwoorden) U kunt hier zelf niets invullen. Pandora neemt hier de gegevens over die u op de gele basisregistratiekaart (het gele tabblad) heeft ingevuld Alleen als u op de gele basisregistratiekaart bruikleen hebt ingevuld worden op het tabblad Verwerving de datumvelden (Van: Tot: ) op deze regel zichtbaar en actief Van: Tot: De begin- en einddatum van de bruikleen De notatie van de datum is dd-mm-jjjj, dat wil zeggen eerst de dagaanduiding in 2 cijfers, dan de maandaanduiding in 2 cijfers en tenslotte het jaartal in 4 cijfers. Bijvoorbeeld of Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 36

37 Veldnaam Wat vult u hier in? Let op! Wanneer er sprake is van bruikleen, moet in het veld Eigendom een andere naam staan dan die van uw eigen museum. Als dat niet het geval is, worden hier ingevulde datums uit veiligheidsoverwegingen niet opgeslagen Uitgeleend Aan Van: Tot: Indien u het object heeft uitgeleend klikt u dit vakje aan Als u dit vakje aanklikt, wordt het volgende veld (Aan: ) actief Degene aan wie u het object heeft uitgeleend Van belang is om hier de naam in te vullen van de persoon of instelling die juridisch verantwoordelijk is voor het object gedurende de periode dat het door u aan die instelling of persoon is uitgeleend. Als dat bijvoorbeeld een museum is, vult u hier de naam van dat museum in De begin- en einddatum van de uitleenovereenkomst De notatie van de datum is dd-mm-jjjj, dat wil zeggen: o eerst de dagaanduiding in 2 cijfers, dan de o maandaanduiding in 2 cijfers en tenslotte o het jaartal in 4 cijfers. Bijvoorbeeld of Verworven van Verwervingsdatum Exact + datumveld De persoon of instelling van wie u het object verworven heeft Van belang is om hier de naam in te vullen van de persoon of instelling die juridisch eigenaar was van het object op het moment dat u het verwierf. Als dat bijvoorbeeld een museum was, vult u hier de naam van dat museum in. Het kan uiteraard ook de naam zijn van een particulier (schenker) De datum waarop u he t object heeft verworven U heeft hier 3 mogelijkheden: Schatting + Onbekend Verwervingsbedrag datumv elden U klikt op het vakje naast Exact indien de precieze verwervingsdatum bekend is. In dat geval wordt ook het datumveld actief en kunt u een jaartal of exacte datum geven. De software van Microsoft laat niet toe dat verwervingsdata van vóór 1900 worden ingevoerd. Indien de verwervingsdatum vóór 1900 ligt (bv. 1742) kunt u deze in het volgende invoerveld (Schatting) aangeven door in beide datumvelden het betreffende jaar te typen (in dit voor beeld 2 x 1742) U klikt op het vakje naast Schatting indien de verwervingsdatum slechts bij benadering bekend is. In dat geval worden de datumvelden Van en Tot actief. Daarin vult u alleen hele jaartallen in (in 4 cijfers), bijvoorbeeld 1842 U klikt op het vakje naast Onbekend indien de verwervingsdatum niet bekend is Het bedrag ( ) waarvoor het object werd verworven U vult hier desgewenst het verwervingsbedrag in Euro s in. Indien het object is verworven vóór de invoering van de Euro, rekent u het guldensbedrag om naar Euro s (u deelt dan het bedrag in guldens door 2,20371) Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 37

38 Veldnaam Wat vult u hier in? Dit bedrag kan van belang zijn voor de verzekering van uw collectie Waarde Het bedrag van de huidige waarde van het object in Indien u alleen de huidige waarde in guldens kent, deelt u dat bedrag door 2,20371 Dit bedrag kan van belang zijn voor de verzekering van uw collectie Collectie: Kerncollectie Deelcollectie, nl: Hier klikt u óf het vakje naast Kerncollectie óf het vakje naast Deelcollectie, nl: aan Let op! In deze versie van Pandora is het mogelijk om meerdere kern- en deelcollecties met eenzelfde naam op te slaan; als dat niet uw bedoeling is, vermijdt identieke vermeldingen dan Indien het object deel uitmaakt van uw / één van uw Kerncollectie(s), klikt u op het pijltje en kiest u een collectie uit de reeks van Kerncollecties Als de gewenste Kerncollectie nog niet in de lijst is opgenomen klikt u op de knop. U krijgt dan de mogelijkheid om de lijst van Kerncollecties aan te passen in het menu dat dan verschijnt (zie de afbeelding hieronder) U kunt hier een of meer Kerncollecties Toevoegen, Wijzigen ( = de naam veranderen) of Verwijderen en sluit af met OK Indien u een Kerncollectie wilt verwijderen, zal Pandora controleren of deze collectie objecten bevat. Als dat zo is, kan de collectie niet verwijderd worden en reageert Pandora met de volgende melding: Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 38

39 Veldnaam Wat vult u hier in? In dat geval moet u de collectie eerst leegmaken, ófwel door verplaatsing van de betreffende objecten naar een andere kerncollectie, ófwel door ze te verwijderen. Indien het object deel uitmaakt van uw één van uw Deelcollecties, klikt u op het pijltje en kiest u uit de reeks van Deelcollecties Als de gewenste collectie nog niet in de lijst is opgenomen klikt u op de knop en kunt u de lijst van deelcollecties aanpassen zoals hierboven beschreven is voor de kerncollectie(s) Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 39

40 5.5 Tabblad invoer [Veldnaam] (Persoon die object ) (Persoon die laatste ) (Datum dat het ) (Datum laatste ) Wat ziet u hier? De naam van de persoon die het object heeft aangemaakt Deze naam kan vanzelfsprekend verschillen van die op de tweede regel (degene die de laatste wijziging heeft doorgevoerd) De naam van de persoon die de laatste wijziging heeft ingevoerd Deze naam kan vanzelfsprekend verschillen van die op de eerste regel De datum waarop het object in Pandora is aangemaakt De datum van de laatste wijziging Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 40

41 5.6 Tabblad documentatie Veldnaam Literatuurverwijzingen en documentatie Wat vult u hier in? Verwijzingen naar literatuur en documentatie over het object U kunt hier elke willekeurige tekst invullen Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 41

42 6 Technische gegevens 6.1 Systeemeisen Hieronder treft u een overzicht aan van de eisen waaraan uw computer en uw besturingssoftware tenminste moeten voldoen om met Pandora te kunnen werken. Pandora werkt overigens niet op computers van het type MacIntosh. Hardware Onderdeel Minimaal vereist Gewenst Monitor Videokaart 1MB 2MB RAM-geheugen 32MB 64MB Schijfruimte voor Pandora (exclusief 15MB-100MB 1GB afbeeldingen) Processor Pentium I, 90 MHz Pentium ( ) vanaf 233 MHz Software vanaf Windows 98 Vanaf Internet Explorer 5.0 sp2 6.2 Tabeleigenschappen Als u uw gegevens vanuit een ander programma in Pandora wilt importeren treft u hier informatie aan over de wijze waarop uw gegevens in tabellen moeten zijn geordend. NB. Importeren is een secuur werkje waarbij van alles fout kan gaan. Maak daarom altijd eerst een kopie van het bestand waarmee u gaat werken voordat u met importeren begint; mocht er iets fout gaan dan heeft u uw oorspronkelijke gegevens nog. Om naadloos naar Pandora te importeren moeten uw gegevens in aparte tabellen staan en moeten alle tabellen aan elkaar gekoppeld zijn zodat alle gegevens van elk object bij elkaar horen (zie de schematische afbeelding hieronder). Tabel 1 (bv. Gebruikers) Tabel 2 (bv. Museum) Tabeleigenschappen Veld 1 Veld 2 Veld 3 Veld Veld 1 Veld 2 Veld 3 Veld Tabelkoppeling elke tabel heeft een unieke naam, zoals Gebruikers, Museum, etc. alle tabellen zijn aan elkaar gekoppeld elke tabel heeft velden elk veld heeft een eigen naam elk veld is van een bepaald gegevenstype (datatype) elk veld heeft een bepaalde lengte (in karakters) Wanneer u uw gegevens (uw eigen tabellen in bijvoorbeeld Adlib, dbase, MsAccess, MsExcel, Lotus, etc.) gereed maakt voor import in Pandora, moeten tabel- en veldnamen, de gegevenstypen en de Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 42

43 veldlengtes exact overeenkomen met de tabelgegevens op de volgende bladzijde. Toelichting bij de tabellen hieronder: Op de bovenste balk vindt u steeds de naam van de tabel (bijvoorbeeld: Gebruikers, Museum, etc.) Elke tabel is hier verdeeld in 3 kolommen. De linkerkolom bevat de veldnaam, de middelste kolom bevat het gegevenstype en de rechter kolom bevat de lengte van het veld in aantal karakters De verklaring voor de afkortingen in de kolom Datatype is als volgt Int = integer [d.w.z. een heel getal] varchar = variable character [d.w.z. elk karakter mogelijk] bit = [invoer 1 of 0] datetime = [datum- en tijd-invoer] text = [tekstinvoer] longvarbinary = lange binaire variabele [invoer van enen en nullen] Tabelnaam: Gebruikers Veldnaam Datatype Lengte IdGebruiker int 4 Gebruikersnaam varchar 255 Wachtwoord varchar 50 IsActief int 4 Tabelnaam: Museum Veldnaam Datatype Lengte IdMuseum int 4 Nummer varchar 50 Naam varchar 50 Tabelnaam: Pandora_collectie Veldnaam Datatype Lengte IdCollectie int 4 Naam varchar 255 IsKern bit 1 Tabelnaam: Pandora_item Veldnaam Datatype Lengte IdItem int 4 Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 43

44 Tabelnaam: Pandora_item Titel varchar 100 Inventaris- nummer varchar 50 TrefwoordObject varchar 200 TrefwoordVerwerving varchar 200 Standplaats varchar 100 Vervaardiger varchar 100 Beschrijving varchar 200 Iconografie varchar 200 Foto varchar 255 Materiaal varchar 255 IdToestand int 4 Toelichting varchar 200 Eigendom varchar 200 Uitgeleend int 4 Lener varchar 200 GeleendSinds varchar 100 GeleendTot varchar 100 Bedrag varchar 200 Waarde varchar 200 IdCollectie int 4 Invoerdatum datetime 16 Negatiefnummer varchar 50 VanJaar int 4 TotJaar int 4 VerworvenVan varchar 255 ToelichtingDatering varchar 255 InPrullenbak int 4 Documentatie text IdGebruiker int 4 IdMuseum int 4 FotoTest longvarbinary Verwervingsdatum datetime 16 VerworvenVanJaar int 4 VerworvenTotJaar int 4 Exact int 4 InBruikleen varchar 50 Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 44

45 Tabelnaam: Pandora_toestand Veldnaam Datatype Lengte IdToestand Int 4 Naam varchar 100 Tabelnaam: Item_gebruiker Veldnaam Datatype Lengte IdItem Int 4 IdGebruiker Int 4 Datum Datetime 16 LaatsteWijziging Int 4 Tabelnaam: Laatstewijziging Veldnaam Datatype Lengte Titel varchar 100 IdItem int 4 Datum datetime 16 IdGebruiker int 4 Gebruikersnaam varchar 255 Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 45

46 6.3 Importbeschrijving: inleiding Gegevens worden in Pandora geïmporteerd als XML-bestand. Met XML kunnen gegevens(structuren) platformonafhankelijk worden beschreven waardoor ze voor verschillende gebruikerstoepassingen (= programma s) beschikbaar worden gemaakt. Om door Pandora juist te worden geïnterpreteerd moet het XML importbestand een bepaald importformaat hebben. Daarover wordt hieronder duidelijkheid gegeven. Bovendien moet Pandora per object beschikken over een minimum aantal gegevens om naar behoren te functioneren. Dit document beschrijft zowel het importformaat als de importgegevens Veldbeschrijving In de tabellen hieronder vindt u een overzicht van de veldnamen, veldtypes, omschrijvingen en de maximale veldlengtes. De termen die u in de tweede kolom ziet staan zijn de volgende: String = reeks karakters Boolean = keuzeoperator, hier: tussen True en False [= Ja en Nee] Int = integer [een heel getal] DateTime = datum/tijd Veldnaam Veldtype Omschrijving Maximale lengte Toestand string Zie hoofdstuk 6.3.2: Toestand van 100 het object Gebruikersnaam string Naam van persoon die object heeft 255 ingevoerd (Zie 6.3.4) CollectieNaam string Naam van de collectie waartoe 255 object behoort IsKerncollectie boolean Behoort object tot kerncollectie ja/nee (IsKerncollectie=True) Titel string Titel van object 100 Inventarisnummer string Inventarisnummer object 50 TrefwoordObject string Trefwoorden aangaande het object 200 TrefwoordVerwerving string Trefwoorden aangaande de 200 verwerving van het object (Zie 6.3.5) Standplaats string Plaats waar object zich bevindt 100 Vervaardiger string De maker van het object 100 Beschrijving string Beschrijving van het object 200 Iconografie string Iconografische voorstelling 200 Foto string Naam van het bestand dat foto van object bevat b.v. f 92.jpg Materiaal string Het materiaal/de materialen waaruit het object bestaat Pandora-2.0, Handleiding versie 1.0 november 2005, blz. 46