Pandora Handleiding versie bij software versie 1

Transcriptie

1

2

3 Inhoudsopgave 1 VOORAF PRAKTISCHE AANWIJZINGEN INSTALLEREN VAN PANDORA ONDER WINDOWS XP Installeren van Pandora Deïnstalleren (verwijderen) van Pandora PANDORA INSTALLEREN ONDER LAGERE VERSIES VAN WINDOWS DAN XP SQL-server en verwijdering van Pandora PANDORA GEBRUIKEN PANDORA: ALGEMENE FUNCTIES Object Object - Nieuw Object - Openen Object - Verwijderen naar prullenbak Object - Opslaan Object - Afdrukken Object - Zoeken Object - Afsluiten Bewerken Extra Extra - Backup/Restore Extra - Import Extra - Export Extra - Rapport Extra - Prullenbak Extra - Gegevens museum wijzigen Info Snelknoppen op het formulier De onderste twee regels van het formulier PANDORA OPENEN: ZES TABBLADEN Tabblad basisregistratie Tabblad historisch Tabblad technisch Tabblad verwerving Tabblad invoer Tabblad documentatie TECHNISCHE GEGEVENS Systeemeisen Tabeleigenschappen Importbeschrijving: inleiding Bladzijde 3 van 66

4 8.3.1 Veldbeschrijving Toestand van het object Foto s van objecten importeren Gebruikersnaam In bruikleen van tot XML-formaat XML-Header en XML-footer Beschrijving van de structuur van de gegevens De gegevens zelf Voorbeeld minimale recordvulling Voorbeeld maximale recordvulling Voorbeeld compleet importbestand Bladzijde 4 van 66

5 1 Vooraf Dit is de handleiding bij Pandora softwareversie 1. Hoewel Pandora zo duidelijk is opgezet dat u er onmiddellijk mee aan de slag kunt, is het aan te bevelen deze handleiding door te lezen. Hierdoor kunt u voorkomen dat bij sommige onderwerpen (zoals Backup en Restore, Prullenbak (bladzijde 36) en Foto invoegen/wissen fouten worden gemaakt. Pandora werd in 2002 in opdracht van de provinciaal museumconsulent voor Limburg ontwikkeld door Bilan (Fontys Hogescholen). Het programma is bedoeld voor musea en biedt de mogelijkheid om collectie(s) eenvoudig en snel wijze digitaal te registreren. In de toekomst zal het mogelijk zijn om de collectiegegevens van alle musea op een centrale plaats (provinciaal of landelijk) op te slaan en te raadplegen. In deze handleiding wordt u stap voor stap begeleid in de installatie en het gebruik van Pandora. De meest recente tekst van deze handleiding evenals veelgestelde vragen van gebruikers en de bijbehorende antwoorden worden geplaatst op een Pandora-website. Deze site is te bereiken op het adres Op deze site wordt ook een telefoonnummer bekend gemaakt waarop u tot een half jaar na aanschaf van Pandora kunt bellen voor technische en andere Pandora-problemen. Daarna kunt u uw vragen via richten aan de Pandora-redactie. Aan deze tekst, noch aan de bijbehorende Pandora-software, kunnen rechten worden ontleend. Bilan, J.P.W.A. van Dijk C.J.M. Witteveen Bladzijde 5 van 66

6 2 Praktische aanwijzingen Als in deze tekst staat dat u (dubbel-)klikt met de muis dan wordt de linker muisknop bedoeld. Als de rechter muisknop wordt bedoeld, staat dat er apart bij NB: Zowel in het programma als in deze tekst treft u regelmatig instructies aan waarvan één letter onderstreept is. Dat is een aanduiding dat er voor het uitvoeren van de betreffende instructie een zgn. sneltoets bestaat. De sneltoets bestaat dan uit het gecombineerd indrukken van de Alt-toets en de onderstreepte letter. NB: Indien de hier beschreven installatie afwijkt van wat op uw scherm te zien is, wordt dat veroorzaakt doordat handleiding en software nog niet volledig synchroon lopen. Zowel de software als de handleiding worden op onderdelen nog gecorrigeerd. Bladzijde 6 van 66

7 3 Installeren van Pandora onder Windows XP 3.1 Installeren van Pandora 1. Doe de Pandora-Cd in uw Cd-drive. 2. Ga naar en kies Instellingen en Configuratiescherm: 3. In het Configuratiescherm klikt u op de afbeelding voor Software: U krijgt dan een scherm te zien dat de op uw pc geïnstalleerde software (= programma s) laat zien. Die lijst ziet er op elke computer anders uit. In de linker balk vindt u een knop om nieuwe programma s toe te voegen (zie het ovaaltje). Bladzijde 7 van 66

8 4. Klik op de knop Nieuwe Programma s toevoegen 5. In het volgende schermpje klikt u op Cd-rom of diskette (zie de afbeelding hieronder): 6. In het dan volgende scherm wordt u gevraagd om de (Pandora-) Cd in het Cd-station te plaatsen en op Volgende > te klikken: 7. Klik in het volgende scherm op Bladeren en klik op het pijltje boven in het Bladerscherm: Bladzijde 8 van 66

9 8. Klik dan in de lijst uw Cd-station aan (in dit geval Pandora (Z), maar op uw computer kan de Z ook een andere letter zijn (bv. D of E). De map Pandora komt in beeld. Ga er met de cursor (de muispijl) naar toe en u ziet dat de cursor een handje wordt. Klik met het handje op Setup (zie de afbeelding hiernaast): In het dan volgende scherm klikt u op Voltooien De installatieprocedure start dan op met het Pandorascherm en na enige seconden de volgende welkomstmelding: Bladzijde 9 van 66

10 Klik op Volgende > om door te gaan. Het volgende scherm (met voortgangsindicator = de blauwe balk die doorloopt tot 100%) komt dan in beeld: Het installeren van alle onderdelen duurt geruime tijd (tot wel enkele minuten nadat de voortgangsindicator de 100% heeft bereikt); wacht geduldig af, ook al lijkt er niets meer te gebeuren. Wanneer de installatie voltooid is verschijnt het volgende scherm: Klik dan op Voltooien om de procedure te beëindigen.op uw bureaublad zult u dan het Pandora-icoon zien staan (zie onder). Wanneer u daarop klikt wordt Pandora gestart. Bladzijde 10 van 66

11 3.2 Deïnstalleren (verwijderen) van Pandora (XP) 1. Ga naar en kies Instellingen, Configuratiescherm, Software. 2. U krijgt dan het volgende scherm waarin u op de regel waar Pandora staat Verwijderen aanklikt: Beantwoordt de vraag of u Pandora volledig wilt verwijderen, met Ja. Daarna toont Pandora het volgende scherm: Klik op OK. Bladzijde 11 van 66

12 3. Ga nu naar de regel waar u MSDE ziet staan en klik op Verwijderen Pandora toont het volgende scherm (Remove Shared File?). in dit scherm vraagt het programma of u het bestand (relprov.dll) wilt verwijderen. Als u niet zeker weet of dit programma nog nodig is voor andere Windowstoepassingen, kunt u het gewoon op uw computer laten staan. In dat geval kiest u No, of No to all als u alle bestanden in deze reeks wilt laten waar ze zijn. Wanneer u zeker weet dat u deze bestanden niet meer nodig heeft, klikt u op Yes of Yes to All als u al deze bestanden wilt laten waar ze zijn). Voor uw keuze om te verwijderen wordt nog een extra bevestiging gevraagd met het volgende scherm: Als u zeker bent van uw keuze om bestanden te verwijderen, klikt u op Ja, anders op Nee. Als u Ja heeft aangeklikt volgt een scherm waarin Pandora aangeeft de onderdelen van MSDE te verwijderen. Als dat gebeurd is, klikt u op OK. Bladzijde 12 van 66

13 Bladzijde 13 van 66

14 4 Pandora installeren onder lagere versies van Windows dan XP Lagere versies van Windows dan XP zijn: Windows Millennium, NT, 98 NB: het opnieuw installeren van Pandora heeft tot gevolg dat uw opgeslagen collectiegegevens worden overschreven; het verwijderen van Pandora van uw pc laat de opgeslagen gegevens op schijf staan. Maak altijd een backup van uw gegevens voordat u met installeren of verwijderen begint! 4.1 Installeren van Pandora 1. Doe de Pandora-Cd in uw Cd- of DVD-drive van uw computer. 2. Klik met de rechter muisknop op start (linksonder in uw scherm). 3. Klik op Verkennen. 4. Klik op het symbooltje voor uw Cd- of DVD-drive (in de afbeelding hieronder is dat (in de linker kolom) D:, in andere gevallen kan dat ook een andere letter zijn (bijvoorbeeld E: of G:). De inhoud van de Pandora-Cd verschijnt dan in het rechtervenster. 5. Dubbelklik op Setup (165 kb Toepassing) en de installatie van Pandora begint. MDAC_TYP Setup Afhankelijk van de software op uw computer kan het voorkomen dat Pandora voor de installatie een bestand nodig heeft (MDAC_TYP). Als het betreffende bestand niet (of in een andere versie) op uw computer aanwezig is, wordt de installatieprocedure onderbroken en wordt u met het volgende scherm gevraagd om dit bestand eerst te installeren. Bladzijde 14 van 66

15 U kunt het op de Cd-rom vinden in het zelfde rijtje waarin ook het Setup-bestand van Pandora te vinden is in het ovaaltje op de afbeelding op de vorige bladzijde. Dubbelklik op MDAC_TYP waarna dat programma wordt geïnstalleerd. 6. Start daarna het setup-programma van Pandora nogmaals op (zie punt 5 hierboven). Na een welkomstscherm van de Install Shield Wizard en het Statusscherm van Setup (met voortgangsindicator) komt het volgende scherm in beeld: MSDE staat voor Microsoft Desktop Engine. Afhankelijk van de snelheid van uw computer kan de installatie van MSDE 1.0 tot wel enkele minuten duren. Wacht geduldig tot de installatie voltooid is. U kunt eventueel aan het knipperende lampje aan de voorzijde van de computer zien dat er binnenin hard gewerkt wordt. Indien u Pandora al wel eerder heeft geïnstalleerd dan verschijnt, na het aanklikken van Setup, het volgende scherm: U klikt dan twee maal op Ja en gaat vervolgens via Start -> Instellingen -> Configuratiescherm naar -> Software. Daar verwijdert u de regel MSDE. De dan volgende schermen betreffende Remove Shared File? en volgende, beantwoordt u desgewenst met Yes to All en Ja. Het slotscherm (zie de afbeelding) beantwoordt u door op Voltooien te klikken. Bladzijde 15 van 66

16 4.2 Deïnstalleren van Pandora 1. De Pandora-cd bevindt zich in uw Cd-drive. Klik met de rechter muisknop op start (linksonder in uw scherm). Klik op Verkennen; 2. Klik op het symbooltje voor uw Cd- of DVD-drive (in de afbeelding hieronder is dat (in de linker kolom) D:, maar dat kan ook een andere letter zijn (bijvoorbeeld E: of G:). De inhoud van de Pandora-Cd verschijnt in het rechtervenster. 3. Dubbelklik op Setup (165 kb Toepassing) en de deïnstallatie van Pandora begint. Setup 4.3 SQL-server, MSDE en verwijdering van Pandora Het kan zijn dat zich bij het verwijderen van Pandora een probleem voordoet, zoals een foutmelding waaruit blijkt dat Pandora niet verwijderd kan worden. In dat geval laat een belangrijk programmaonderdeel van Pandora (de sql-server of MSDE) zich niet automatisch stopzetten. Het betreffende programma moet dan handmatig worden stopgezet voordat u Pandora kunt verwijderen. Om dit te doen drukt u tegelijkertijd op Ctrl + Alt + Del waarop het afgebeelde scherm verschijnt. Zoek dan in de lijst naar het betreffende bestand met de naam sqlservr of sqlserver.exe en beëindigt dat. Daarna kunt u de verwijderingsprocedure van Pandora gewoon uitvoeren. Indien het onderdeel MSDE zich niet laat verwijderen, gaat u via Start -> Instellingen -> Configuratiescherm naar -> Software, kiest de regel MSDE en verwijdert deze. Bladzijde 16 van 66

17 5 Pandora gebruiken Om Pandora op te starten vindt u op uw bureaublad (het Windows-scherm met afzonderlijke icoontjes voor de verschillende programma s die op uw computer zijn geïnstalleerd) nu ook het icoontje van Pandora: een geopend gouden doosje. Dubbelklik op dit doosje en Pandora start op. NB! U kunt Pandora niet twee keer tegelijkertijd opstarten; wanneer u dat doet, volgt deze foutmelding: In het andere geval krijgt u het volgende startscherm in beeld: In dit scherm vindt u de versie- en copyrightgegevens met een lopende tekst over Pandora. Om het programma te starten klikt u in dit scherm op het afgebeelde schilderij. Wanneer Pandora start, vraagt het programma u om in te loggen (= aanmelden) als invuller van collectiegegevens. Er kunnen in de lijst van invullers na verloop van tijd ook meerdere personen staan. De naam van de invuller wordt bewaard mét het object of de objecten die de invuller heeft aangemaakt of bewerkt. De lijst van invullers kan worden opgeroepen door op het pijltje te klikken. Bij de allereerste keer dat u Pandora gebruikt, is deze lijst natuurlijk nog leeg en moet u uw naam invoeren. Dat doet u door te klikken op Lijst aanpassen. Dan verschijnt het volgende scherm: Bladzijde 17 van 66

18 U klikt op Toevoegen en geeft uw naam op als gebruiker en klikt op OK. Uw naam verschijnt dan als gebruiker in de lijst en u klikt op OK. Uw naam komt dan ook in het inlogscherm te staan. Door nogmaals op OK te klikken komt de basisregistratiekaart in beeld en kunt u beginnen met het invoeren van uw collectiegegevens. actief blijft, maar alleen verkleind onder in uw beeldscherm te zien is. Met de knopjes rechts bovenaan op de blauwe balk van Pandora kunt u Pandora stoppen (x), schermvullend maken ( ) of minimaliseren (-). Minimaliseren betekent dat het programma wel Pandora heeft zes verschillende tabbladen met elk een eigen kleur. Alleen de basisregistratie (geel) moet geheel worden ingevuld, de andere tabbladen mogen ook leeg blijven. Deze tabbladen worden vanaf bladzijde 39 hieronder één voor één besproken, ná een overzicht van de algemene functies van Pandora. Bladzijde 18 van 66

19 Inventarisnummer Titel van het object Minimaliseren van het scherm Maximaliseren van het scherm Pandora s doos Snelknoppen Afsluiten van Pandora Algemene functies Tabbladen Invulvelden Museumgegevens Melding dat de basisregistratie is afgerond Navigatieknoppen Positie van het object in de collectieregistratie Eenmalig terughalen van eerdere invoer Bladzijde 19 van 66

20 6 Pandora: algemene functies De afbeelding links laat een stukje zien van de linkerbovenhoek van het Pandorascherm. Bovenaan staat het icoontje van Pandora (het geopende doosje), daarnaast het woord Pandora en daarnaast twee streepjes. Op de plaats van deze streepjes worden na invulling van het formulier automatisch het inventarisnummer en de titel van het object te staan. U kunt dan steeds zien van welk object u de gegevens voor zich heeft. Op de tweede regel staan de menu s Object, Bewerken, Extra en Info. Hieronder wordt aangegeven welke mogelijkheden deze menu s herbergen. 6.1 Object Wanneer u klikt op Object, rolt het hiernaast afgebeelde menu naar beneden. U kunt elk van deze mogelijkheden kiezen. Hieronder worden ze stap voor stap behandeld Object - Nieuw U kunt hier kiezen voor een nieuw Leeg object of voor de mogelijkheid van een nieuw object Op basis van huidig object. Het verschil is dat een nieuw Leeg object een geheel leeg invulformulier oplevert en een nieuw object Op basis van huidig object een nieuw invulformulier oplevert waarin de gegevens van het vorige object worden overgenomen. Dat kan erg handig zijn wanneer u een aantal nauwelijks van elkaar verschillende objecten na elkaar wilt invoeren. U hoeft dan niet telkens alle gegevens in te typen, maar alleen velden te wijzigen waar dat nodig is. Vanzelfsprekend wordt bij een object Op basis van huidig object het veld Inventarisnummer leeg gelaten omdat twee objecten nooit hetzelfde (unieke) inventarisnummer mogen hebben. U moet in dit geval het Inventarisnummer nog toevoegen. Bladzijde 20 van 66

21 6.1.2 Object - Openen Wanneer u kiest voor Object Openen, verschijnt het schermpje dat u hieronder ziet afgebeeld. U kunt daar een Inventarisnummer opgeven van een object in uw collectie. Wanneer u dan op OK klikt, zal het ingevulde formulier van dat object in beeld komen en kunt u dat bekijken of bewerken. U kunt op deze manier natuurlijk ook een reeds ingevuld formulier openen van een object dat vergelijkbaar is met het nog niet ingevoerde object. Wanneer u vervolgens kiest voor nieuw object Op basis van huidig object neemt u het al ingevulde formulier als voorbeeld voor het nog niet ingevoerde object (zie hierboven) en kunt u hierin wijzigingen aanbrengen Object - Verwijderen naar prullenbak Wanneer u een al ingevuld formulier van een object wilt verwijderen uit de collectie kiest u de mogelijkheid Object Verwijderen naar prullenbak. Verwijderen heeft natuurlijk alleen zin als de basisregistratiekaart van dat object al is ingevuld (een leeg object verwijderen hoeft natuurlijk niet). Verwijderen naar de prullenbak is overigens nog geen definitieve verwijdering. Pandora heeft de mogelijkheid om (een aantal) objecten uit de prullenbak terug te zetten in de collectieregistratie óf de prullenbak leeg te maken en de daarin geplaatste objecten eveneens definitief te verwijderen. Zie daarvoor hoofdstuk hieronder Object - Opslaan De mogelijkheid Object - Opslaan kiest u, wanneer u het ingevulde formulier wilt opslaan. Deze mogelijkheid doet overigens hetzelfde als de snelknop op de regel met snelknoppen (zie afbeelding op op pagina 19). Bladzijde 21 van 66

22 6.1.5 Object - Afdrukken Wanneer u de gegevens van een object wilt afdrukken kiest u de mogelijkheid Object - Afdrukken. U krijgt dan automatisch een schermpje te zien dat behoort bij uw eigen printer. Wanneer u een printopdracht geeft, worden de gegevens van alle tabbladen van het gekozen object overzichtelijk onder elkaar afgedrukt. Een voorbeeld vindt u op de volgende bladzijde. Bladzijde 22 van 66

23 Pandora Handleiding versie bij software versie 1 Bladzijde 23 van 66

24 6.1.6 Object - Zoeken Wanneer u van een object het inventarisnummer niet kent, maar wel andere gegevens, dan gebruikt u Object - Zoeken (zie de afbeelding hieronder). Pandora vraagt dan eerst of u de wijzigingen wil opslaan. Wanneer u Ja aanklikt wordt het zoekscherm geopend. Het zoekscherm geeft u uitgebreide mogelijkheden om een object in uw collectie te zoeken en is voorzien van dezelfde kleuren als de tabbladen van Pandora. U kunt op vrijwel alle velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object. Het is daarbij niet nodig om alle velden in te vullen. Als u bijvoorbeeld zeker weet dat het gezochte object in bruikleen is verkregen, dan zult u naar alle waarschijnlijkheid (dat hangt natuurlijk af van de omvang van uw collectie en het aantal bruiklenen daarin) kunnen volstaan met het invoeren van de verwervingsgegevens. Wanneer u alle objecten in alle collecties wilt zoeken, volstaat het om in het onderdeel Verwerving in het vak Collectie de bovenste (lege) regel aan te klikken (zie de afbeelding Lege regel hiernaast) en dan op Zoeken te klikken. Bladzijde 24 van 66

25 Lege regel Wanneer het object of de selectie gevonden is, toont Pandora het volgende Zoeken-resultatenscherm (zie afbeelding): U ziet het inventarisnummer en de titel in de lijst staan. Wanneer u het gezochte object met de linker muisknop aanklikt en vervolgens Openen kiest, verschijnt het formulier van dat object in beeld, zodat u het kunt bekijken of wijzigen Object - Afsluiten Wanneer u kiest voor Object Afsluiten vraagt Pandora of u zeker weet dat u wilt afsluiten. Het object sluiten betekent namelijk tevens Pandora afsluiten. Wanneer u Ja aanklikt, slaat Pandora uw gegevens op en sluit af. 6.2 Bewerken Het menu Bewerken levert bij aanklikken alleen een actief rolmenu op (Knippen, Kopiëren, Plakken in zwarte letters) wanneer u eerder een stukje tekst in Pandora of in een Windows-programma zoals MsWord heeft geknipt (=weghalen) of gekopieerd (= kopiëren en het origineel laten staan) en in Pandora wilt plakken (= neerzetten van de tekst(-kopie). Dat kan handig zijn, vooral bij langere stukken tekst en documentatie die u binnenhaalt uit andere programma s dan Pandora. Overigens kunt u op dezelfde manier knippen-kopiëren-plakken met de rechter muisknop. 6.3 Extra Het menu Extra levert het volgende uitrolmenu op (zie afbeelding). U heeft daar de mogelijkheden van Backup/Restore, Import, Export, Rapport, Prullenbak, Gegevens museum wijzigen. Deze mogelijkheden worden hieronder afzonderlijk besproken. Bladzijde 25 van 66

26 6.3.1 Extra - Backup/Restore Lees dit hoofdstuk eerst geheel door voordat u aan de slag gaat met dit onderwerp. Deze opdrachten betreffen namelijk uw gehele ingevoerde collectie en wanneer u niet precies weet wat u doet, kunt u zelfs gegevens kwijtraken. Back-up en Restore betekenen respectievelijk Reserveopslag en Terugplaatsen van de reserveopslag. Het is van groot belang om regelmatig een Back-up van uw gegevens te maken. In het geval van een calamiteit (stroomuitval, brand) kunnen uw kostbare collectiegegevens op een andere, veilige locatie bijvoorbeeld op een diskette of een Cd bewaard worden. Het is aan te bevelen om na elke sessie van gegevensinvoer even een nieuwe back-up van uw collectiegegevens te maken. Wanneer u deze mogelijkheid kiest, krijgt u het volgende scherm te zien: Pandora heeft bij de installatie van het programma al automatisch een Back-up Directory (= adres, een plaats op een (harde) schijf van uw computer) voor u aangemaakt waarin de reserveopslag van uw collectiegegevens wordt geplaatst. In dit geval is dat C:\PROGRAM FILES/PANDORA/ backup). Door op Maak backup te klikken, slaat u het back-upbestand op dit adres op. U bent uiteraard vrij om een andere directory aan te maken of te kiezen. Wanneer u bijvoorbeeld uw back-ups op datum wilt opslaan maakt u voor elke back-up een andere directory aan (zoals in het voorbeeld hieronder A:\Pandora - Backup , A:\Pandora - Backup , etc.). Wanneer u niet weet hoe u dergelijke directories in Windows (dus buiten Pandora) aanmaakt, kunt u het beste advies vragen van iemand die daarin bedreven is. U kunt in het Pandora-Backup / Restore-scherm op twee manieren een andere directory maken. U kunt in de adresbalk het bestaande adres (C:\Program Files\Pandora etc.) vervangen door een ander adres in te typen, bijvoorbeeld A:\backup, waarbij A:\ staat voor het computerstation waar een diskette in past. U kunt ook een andere directory op uw computer kiezen door op Browse (= Bladzijde 26 van 66

27 bladeren) te klikken waardoor u een scherm krijgt met een overzicht van uw computer. U kunt hierin zoeken naar een geschikte plaats voor de reserveopslag en deze aanklikken. Die keuze komt dan in de plaats van het hierboven afgebeelde adres. Wanneer u zeker bent van het adres waar de backupgegevens naar moeten worden weggeschreven, klikt u op Maak backup. Pandora maakt dan een reserveopslag en komt met de volgende mededeling: Het terugzetten van een back-up doet u door te klikken op Restore from backup (= terugzetten van de reserve-opslag). Let op! Terugplaatsen van de reserve-opslag (back-up) betekent dat alle ingevoerde gegevens die niet in de back-up aanwezig zijn, na het terugzetten verdwenen zijn! U plaatst in feite de collectieregistratie terug zoals deze eerder in de backup was opgeslagen. Zet dus nooit back-ups terug als het niet echt nodig is en zorg altijd voor een zeer recente back-up. Als u eerder andere backup-directories heeft aangemaakt (zie hierboven), zorgt u er dan voor dat u eerst de juiste directory kiest van waaruit de juiste back-up moet worden teruggezet. Pandora komt dan met de volgende mededeling en u kunt op OK klikken en het Backop/Restorescherm sluiten: Bladzijde 27 van 66

28 6.3.2 Extra - Import Het menu Import (zie afbeelding) maakt het mogelijk om gegevens uit een ander bestand te importeren in Pandora. Wanneer uw collectiegegevens in een ander programma dan Pandora zijn gemaakt en u wilt deze overzetten naar Pandora, dan kan dat met deze importfunctie. Daarvoor is het nodig dat de te importeren gegevens in zgn. xml-formaat zijn opgeslagen. Voor een juiste conversie (= omzetting) van gegevens uit een ander programma naar Pandora, kan het nodig zijn om in het andere programma uw tabellen anders in te delen en de kolommen anders te benoemen. Nauwkeuriger informatie over het converteren en importeren van uw collectiegegevens naar Pandora vindt u in het hoofdstuk 8 Technische gegevens (met name op blz. 52 en verder). Wanneer u kiest voor Import komt Pandora met het volgende scherm: Ook hier heeft u weer twee mogelijkheden om aan te geven van waar Pandora de gegevens kan vinden. U kunt zelf een adres intypen of met Browse (= bladeren) de juiste directory op uw computer opzoeken. Met het aanklikken van het knopje Importeer wordt het importeren gestart. Als de te importeren gegevens doublures bevatten met de bestaande collectiegegevens in Pandora, reageert Pandora met de volgende mededeling: Bladzijde 28 van 66

29 De verschillende antwoorden die u kunt geven en het resultaat daarvan zijn: Ja: u wilt dat dit ene object door het te importeren object wordt overschreven Ja op alles: u wilt dat alle objecten zonder uw verdere controle worden overschreven Nee: u wilt dat dit ene object niet wordt overschreven Nee op alles: u wilt dat geen enkel object wordt overschreven Annuleer: u ziet af van het importeren van objecten Wanneer de import conform uw instructies heeft plaatsgevonden, komt Pandora met de volgende melding (zie afbeelding) en kunt u op OK klikken en het Importscherm sluiten: Dit exposé eventueel nader aanvullen na uitputtend uitvoeren van importbewerkingen Bladzijde 29 van 66

30 6.3.3 Extra - Export U kunt vanuit Pandora ook collectiegegevens exporteren, bijvoorbeeld naar een toekomstig centraal gegevensbestand van de Provincie of van het Rijk of naar een ander programma. Op dit moment zijn deze laatste mogelijkheden nog niet actief en kunt u nog slechts gegevens exporteren (binnen hetzelfde museum) naar een andere gebruiker van Pandora of een ander programma. In dat geval kiest u de mogelijkheid Extra Export. Hieronder wordt deze exportprocedure besproken. Wanneer u exporteert, komt Pandora met het volgende scherm waarmee u een selectie kunt maken van de items (= objecten) die u wilt exporteren. De gebruikte kleuren corresponderen met de tabbladen van Pandora. U kunt via vrijwel alle velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object. Het is daarbij niet nodig om alle velden in te vullen. Als u bijvoorbeeld zeker weet dat het gezochte object in bruikleen is verkregen, dan zult u naar alle waarschijnlijkheid (dat hangt natuurlijk af van de omvang van uw collectie en het aantal bruiklenen) kunnen volstaan met het invoeren van de verwervingsgegevens. Lege regel Wanneer u alle objecten in alle collecties wilt zoeken, Bladzijde 30 van 66

31 volstaat het om in het onderdeel Verwerving in het vak Collectie de bovenste (lege) regel aan te klikken en dan op Zoeken te klikken (zie de inzet). Afhankelijk van uw zoekopdracht komt Pandora met het volgende scherm: In dit voorbeeld omvat de selectie van te exporteren items slechts één item (= object). Wanneer er meerdere items aanwezig zijn kunt u daaruit selecteren en de-selecteren door op één item te klikken of meerdere items tegelijkertijd te selecteren door de shift-toets of de control-toets ingedrukt te houden terwijl u met de linker muisknop de gewenste regels aanklikt. Door vervolgens op Exporteren te klikken, krijgt u het volgende scherm waarin u het schrijfadres (= de directory) kunt aangeven waarheen Pandora de geselecteerde items zal exporteren: Bladzijde 31 van 66

32 U kunt zelf een adres intypen of met Browse (= bladeren) de juiste directory op uw computer opzoeken. Met het aanklikken van het knopje Exporteer wordt het exporteren gestart. Na het exporteren komt Pandora met de volgende melding (zie afbeelding hiernaast). Het bestand is dan naar het door u opgegeven adres weggeschreven in xml-formaat, dat is een formaat dat leesbaar is door programma s voor gegevensopslag. Na het klikken op OK kunt u het exportscherm sluiten en terugkeren naar Pandora Extra - Rapport Het menu Extra Rapport biedt de mogelijkheid om afzonderlijke objecten of een selectie van objecten uit te printen of naar een printerbestand te sturen. Wanneer u kiest voor een rapport per item (= per object) kunt u in Pandora zelf een selectie maken van de objecten waarvan u een rapport wilt hebben. Met behulp van het volgende scherm (zie afbeelding hiernaast) kunt u dan een selectie maken van de items (= objecten) die u wilt exporteren. De gebruikte kleuren Bladzijde 32 van 66

33 corresponderen met de tabbladen van Pandora. U kunt op vrijwel alle velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object. Het is daarbij niet nodig om alle velden in te vullen. Als u bijvoorbeeld zeker weet dat het gezochte object in bruikleen is verkregen, dan zult u naar alle waarschijnlijkheid (dat hangt natuurlijk af van de omvang van uw collectie en het aantal bruiklenen) kunnen volstaan met het invoeren van de Lege regel verwervingsgegevens in het onderdeel Verwerving. Wanneer u alle objecten in alle collecties wilt zoeken, volstaat het om in het onderdeel Verwerving in het vak Collectie de bovenste (lege) regel aan te klikken en dan op Zoeken te klikken (zie de afbeelding hierboven). Wanneer u een zoekopdracht gegeven heeft, toont Pandora het volgende scherm: De opdracht Rapport bekijken levert (in dit geval) het volgende scherm op: In dit scherm kunt u aangeven welke velden (bv. inventarisnummer, vervaardiger, etc.) u voor deze selectie van objecten gerapporteerd wilt zien. Ook kunt u ervoor kiezen om alle velden van deze selectie te rapporteren d.m.v. de knop Alle velden. De geselecteerde velden verschijnen in het linker venster onder Gekozen velden: Bladzijde 33 van 66

34 NB. Wanneer u een veld abusievelijk hebt geselecteerd voor rapportage, kunt dit ook weer verwijderen door het veld in de kolom Gekozen velden: aan te klikken en op <- Verwijderen te klikken. In onderstaand rapport ziet u het resultaat van vier geselecteerde velden voor deze selectie (inventarisnummer, object trefwoorden, foto, eigenaar) (zie de afbeelding hieronder). Het rapport wordt aangemaakt in html-formaat d.w.z. dat het op alle moderne Windowscomputers leesbaar is en u het bijvoorbeeld ook via kunt versturen naar bijvoorbeeld uw externe restaurateur of een verzekeringmaatschappij die uw collectie verzekert. U kunt nu twee dingen doen: het rapport opslaan en/of het rapport afdrukken. U kunt het rapport nu opslaan op een zelf gekozen schijfadres onder een zelf gekozen naam (als u geen schijfadres of naam geeft slaat Pandora het rapport op onder de naam Rapporttemp in de Pandora-directory op de harde schijf van uw computer: C:\Program Files\Pandora ). Het is aan te bevelen om in de namen van opgeslagen rapporten de herkenbaarheid zo groot mogelijk te maken, bijvoorbeeld: Rapport Materiaaltoestand januari, Rapport Bruiklenen maart, etc. U kunt het rapport ook rechtstreeks afdrukken op uw eigen printer door op Afdrukken te klikken. Bladzijde 34 van 66