Waarom Erwin Vercammen Accountant-Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB

Transcriptie

1 Waarom Erwin Vercammen Accountant-Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB

2 Waarom Beroepsorganisaties O V E R H E I D Beveiliging Connectie Informatie Applicaties Platform L E D E N

3 Waarom Instituten en Beroepsverenigingen: Permanente dialoog met leden: Opleiding (stagiairs) Permanente Beroepsvervolmaking Amicale omgeving Bevoorrechte gesprekspartner: Geregeld contact Competenties

4 Waarom Overheid: Legt verplichtingen op: Tax-On-Web VenSoc Intervat en VATlist Dimona

5 Waarom Leden: Digitaal kantoor is modern: Begon met boekhoudingen Administratie Volledig PAPERLESS DESK? Voordelen: Ontvangstmelding 24/24 & 7/7 Archivering Economische en Ecologische voordelen

6 Waarom Mogelijkheden of Middelen: Beveiliging: enorm belangrijk kritieke gegevens Connectie: van waar ook Informatie: databanken met wetten en gegevens Applicatie: op onze PC of in ASP Platform: onbelangrijk

7 Digitaal archief Erwin Vercammen Accountant-Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB

8 Digitaal Archief BELANGRIJK IN ONZE DAGELIJKSE PRAKTIJK: Verzamelen en bewerken van informatie Permanent dossier Variabele gegevens Verzamelen van eigen en vreemde documenten Bewaren van die gegevens Toegankelijkheid gegevens Archieven: Traditioneel: in ordners in hangmappen in klassement Elektronisch: op vaste schijf op netwerk op servers In huis: eigen netwerk denk aan back-ups Extern: bij ASP-provider

9 Digitaal Archief Elektronische organisatie: Vaste gegevens: permanent dossier Variabele gegevens

10 Digitaal Archief Elektronische organisatie: Vaste gegevens: permanent dossier Identificatie klanten: Inzake verzamelen van informatie: CFI: Identificatie van de klant Bewaren van die gegevens Aansprakelijkheid Aktes Beslissingen Contracten

11 Digitaal Archief Elektronische organisatie: Variabele gegevens: Briefwisseling, Faxen en Mails Boekhouding en basisstukken Lonen BTW Belastingen Rapporten en Balansen Aangiften

12 Digitaal Archief Naam van de klant _Permanent dossier 1. Akten vennootschap 2. Beslissingen RvB 3. KBO BTW ed 4. Akten onroerend 5. Leningen 6. Andere contracten 7. Diversen Jaar 2005 Aangiften BTW e.d. BV Inkomstenbelastingen Loondossier Andere bv bezwaar Balans en bijlagen Briefwisseling Brieven Faxen s Boekhoudbestanden Controledossier Diverse documenten Jaar 2006 Aangiften

13 Digitaal Archief

14 Digitaal Archief Hoe organiseren? Logisch: vertrek van je traditioneel archief Onveranderlijkheid: in pdf of jpg of tif of Basisinformatie: in orgineel formaat: word excel, zodat ze herbruikbaar zijn Toegankelijkheid: op kantoor of van buitenaf Veiligheid: toegang tot de gegevens: Toegang tot de servers op eigen kantoor of bij een ASP provider Toegang tot de data op de servers: wie mag wat consulteren? Logboek van de toegang Omvang: oudere gegevens eventueel comprimeren

15 Digitaal Archief Vereiste software: Traditionele programma s: word, excel, andere: voor het invoeren van gegevens Bewaar programma s: software om onveranderlijke gegevens te creeëren Programma om PDF bestanden aan te maken Programma om TIF of JPG bestanden aan te maken Compressie programma s: ZIP en RAR programma

16 Benodigdheden elektronisch archief 1. Een goede scanner: best een fotokopiemachine met een scanner en een netwerkkaart 2. software die toelaat om bestanden te creëren die onveranderlijk zijn: 3. Een zoekrobot om de documenten terug te vinden 4. Een software om faxen om te zetten in elektronische bestanden: Zetafax: (betalende software) Er zijn ook gratis programma s voor stand alone PC s. 5. Winzip: of 6. Winrar:

17 Een zoekrobot

18 Een zoekrobot

19 Voordelen van een elektronisch archief Het is mogelijk om: wanneer ook van waar ook door wie ook welk document dan ook te consulteren in het elektronisch archief. Via internet

20 Voordelen van een elektronisch archief Hard-copy archieven: niet toegankelijk voor meerdere personen Elektronisch archief via een connectie internet ideaal Locale servers: enkel binnen het kantoor (via netwerk) Toegang van buitenaf: veiligheden zelf inbouwen met paswoorden en toegangsrechten Inspanningen niet gering en niet bevoegdheden van accountants, belastingconsulenten, erkende boekhouders en bedrijfsrevisoren Externe partner = noodzakelijk: goede afspraken inzake toegankelijkheid (bestanden niet openstellen voor derden) Mogelijkheden zijn uitgebreid in ASP met automatische back-up Vb: ASPEX, PORTHUS, BELGACOM en andere Veiligheid van hoog niveau Kwaliteit van toegankelijkheid = kwaliteit van de internetverbinding

21 Digitaal Archief Voordelen van een portaal-site: Locatie is onbelangrijk vlot toegankelijk Back up is automatisch geregeld Simultane toegang (meerdere gebruikers) Communicatie mogelijkheid met de klant Logische en consequente toegang tot de gegevens Doorlinken is mogelijk Eventueel up- en downloaden van bestanden Archief is 24/24 en 7/7 toegankelijk

22 Het nemen van back-ups Zeer belangrijk: een goed back-up systeem Back-up = een kopij van de ganse structuur van de gegevens Ook een kopij buiten het kantoor! Externe provider: procedure instellen: s nachts geëncrypteerde back-up via internet naar een andere locatie Voordeel: bij een totaal verlies van de gegevens (brand, diefstal van de PC s, crash van de harde schijven, enz ) kan de externe back-up opgehaald worden en opnieuw geïnstalleerd op nieuwe PC s. Garantie voor de continuïteit

23 Elektronische aangiften Erwin Vercammen Accountant-Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB

24 Elektronische aangiften Tax-On-Web Intervat Ven Soc Neerlegging jaarrekening via internet

25 Tax-On-Web

26 Tax-On-Web

27 Tax-On-Web

28 Tax-On-Web

29 Digitale BTW aangifte

30 VenSoc

31 VenSoc TABEL 2: Bijlagen waarvan het model niet door de FOD Financiën wordt vastgelegd. Omschrijving Verplichte bestandsnaam 1. Jaarrekening 1I_05jaarrek.pdf 2. Verslagen aan en besluiten van de algemene vergadering 1I_05versAV.pdf 3. Interne jaarrekening 1I_05intjaarrek.pdf 4. Afschrijvingstabellen 1I_05afschr.pdf 5. Detail verworpen uitgaven 1I_05detvu.pdf 6. Diverse 1I_05diversen.pdf

32 VenSoc

33 VenSoc

34 Neerlegging van de jaarrekeningen

35 Elektronische Aangiften Inlichtingen: Site IAB: Site FOD Financiën: mevensoc05nl.htm

36 Elektronisch kantoor Erwin Vercammen Accountant-Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB

37 Elektronisch Kantoor Web accounting Het kantoor boekt via web Ter beschikking stellen van de boekhouding via het web Klanten laten boeken via het web = meerdere toegangen tot dossier Data is altijd en overal toegankelijk Geen hosting procedure Geen back-up procedure Probleem bij geen netwerk!

38 Elektronisch Kantoor Andere mogelijkheden portaal site: Communiceren met de klanten o.a. bestanden en documenten ter beschikking stellen Bestanden up- downloaden (FTP) door klant Andere programma s in ASP runnen ASP is altijd (?) beschikbaar Onafhankelijk van de aanwezigheid van een medewerker van het kantoor

39 Elektronisch Kantoor

40 Elektronisch Kantoor

41 Elektronisch Kantoor Certipost project IBR IAB

42 Elektronisch Kantoor Certipost project IBR IAB Bedoeling: niet enkel naam, ook kwalificatie wordt bij de handtekening vermeld! Niet enkel leden, ook medewerkers Veilig communiceren via mail Trust² Aangifte bij overheid MyCertipost: aangetekend Elektronisch Stagedagboek Neerlegging van jaarrekeningen Toegang tot Intranet en andere sites

43 Elektronisch Kantoor My Certipost: aangetekende zendingen en e-invoicing

44 Elektronisch Kantoor

45 Elektronisch Kantoor

46 CertiONE e-worker: Trust² Distributor defines document rights & sends via CertiONE Trust 2 Read access Trust² identified via user/password Read, write, copy & print access Trust² identified no identification Read access Trust² identified via eid no identification

47 CertiONE e-worker: Trust² Trust²

48 Certipost Elektronische facturatie Inhouse costs Software purchase Implementation Maintenance Upgrades Centralized & Inhouse services User management Support outsourced Archiving Applications Connectivity Interconnections Proof of delivery Payment Translation Print gateway Security SMS gateway services platform customer 1 residential customer 2 customer 3 residential customer 4 supplier 1 supplier 2 supplier 3 residential CertiONE

49 Elektronisch Kantoor Certipost

50 Elektronisch Kantoor Digitale aangiften: RSZ BTW Tax-on-Web NBB Consultatie databanken: Commercieel: WKB Kluwer Ministerieel: Fisconet Kadaster? Mail Elektronisch archiveren eenvoudig & betaalbaar

51 Elektronisch Kantoor ? Vertrouwelijke informatie uitwisseling Wie kijkt, leest, snift, mee? Encryptie is eenvoudig en veilig Bijlagen zijn belangrijk Handtekenen + encrypteren: icoontje aanklikken