Rapport van de pilot-audits, uitgevoerd voor de certificering van archeologische vergunninghouders en toetsing van kandidaten voor een actorstatus.

Transcriptie

1 Rapport van de pilot-audits, uitgevoerd voor de certificering van archeologische vergunninghouders en toetsing van kandidaten voor een actorstatus. ArCeBu (Archeologisch Certificering Bureau) E.M. Krist & J. Schoneveld

2 Inhoud Rapport pilot-audits, certificering van archeologische vergunninghouders uitgevoerd in juli en augustus 2015 p Algemeen p Kwaliteitshandboek p Certificaat 4001 PvE p Certificaat 4003 IVO-O p Certificaat 4003 IVO-P p Certificaat 4004 Opgraven p Certificaat 4006 Specialistisch Onderzoek p Certificaat 4010 Depotbeheer p Beoordelingscriteria p Resultaat en conclusie p Probleemstelling p. 8 Bijlage 1: Bedrijf X gaat over van een vergunning naar een certificaat (praktijkproef 1) en Bedrijf X laat zich certificeren op de protocollen IVO-P, Opgraven en PvE (praktijkproef 4a) Bijlage 2: Gemeente X gaat over van een vergunning op een certificaat (praktijkproef 2) p. 9 p. 13 Bijlage 3: Specialist X gaat over op een certificaat (praktijkproef 3) p. 17 Bijlage 4: Specialist Y gaat over op een certificaat (praktijkproef 3) p. 20 Bijlage 5: Gemeente Y met een eigen depot laat zich certificeren op de protocollen IVO-P, Opgraven en optioneel Specialistisch Onderzoek (praktijkproef 4b) alsmede Specialistisch onderzoek (praktijkproef 6b) p. 22 Bijlage 6: Gemeente Z met een eigen depot laat zich certificeren op de protocollen IVO-P, Opgraven en optioneel Specialistisch Onderzoek(praktijkproef 4b) p. 26 Bijlage 7: Eenmanszaak X laat zich certificeren voor het protocol IVO-Overig (boren, praktijkproef 4c) p. 30 2

3 Rapport, pilot toetsing ten behoeve van behalen van een actorstatus p Inleiding p Opleidingseis p Werkervaring p Publicaties p Overgangsregeling p Conclusie p Advies p. 33 Toetsingsverslagen 2015/001 t/m 2015/012 p. 34 3

4 Rapport pilot-audits, certificering van archeologische vergunninghouders uitgevoerd in juli en augustus 2015 Auditoren: E.M. Krist & J. Schoneveld 1.0 Algemeen Door ArCeBu werden drie gemeentelijke diensten, drie specialistenbedrijven en een opgravingsbedrijf bezocht voor een audit. Naast de BRL 4000 Archeologie werden de protocollen 4001 PvE, 4003 IVO-O en IVO-P, 4004 Opgraven, 4006 Specialistisch Onderzoek en 4010 Depotbeheer onderzocht. Bewustwording van het nieuwe systeem van certificering en de daarmede gepaard gaande kwaliteitsverbetering was vaak wel aanwezig bij de auditee. De overige medewerkers van bedrijven en gemeentes waren vaak weinig betrokken bij het nieuwe kwaliteitssysteem. Om die betrokkenheid te verbeteren, was door sommige auditee partijen nagedacht, maar dit was nog niet in praktijk gebracht. Als probleem bij het certificeringssysteem werden vooral de kosten gezien, die invoering met zich mee zullen brengen. Het betreft dan zowel de externe maar vooral de interne kosten. Daar staat tegenover dat men graag voor alle, ook de niet verplichte certificaten, zich toch wil laten certificeren. Reden hiervoor is een brede uitstraling te verkrijgen. Daarnaast denkt men dat de beroepsgroep voornamelijk met gecertificeerde protocollen wil gaan werken. Bij het werken met niet gecertificeerde protocollen dient men zich te verantwoorden voor de kwaliteit; bij het werken met gecertificeerde bedrijven kan men bij de inkoop verwijzen naar het certificaat. Bij het beroepsregister werden de weinig doordachte weging (BRL 4000 bijlage 4, hoofdstuk 1 en 2) en de onderhoudsparagraaf (BRL 4000 bijlage 4, hoofdstuk 3) als probleem gezien. Specialisten zagen graag dat de leidraden verplicht te volgen zouden worden gesteld. Bij de bedrijven die juridisch georganiseerd waren als Vof of als zelfstandige eenmanszaak Zzp-ers) is een probleem wat betreft de geëiste Senior KNA functionaris. Op pag. 22 r. 11 van de BRL 4000 Archeologie wordt gevraagd om een arbeidsovereenkomst. Deze bedrijven bezitten die niet en willen dus graag een oplossing hiervoor. Ook de vervangingsregeling werd als een moeilijkheid ervaren door de zzp-ers. Men zag het als naar de concurrent gaan en in de keuken laten kijken. Bij de eenmansbedrijven met het certificaat 4003 IVO-O werd ook als een probleem gezien dat als actor de ene keer een Senior KNA Archeoloog moet optreden, soms een Senior KNA Prospector, terwijl deze actoren niet voor elkaar handelingsbevoegd zijn (BRL 4000 Archeologie pag. 24). Een eenmansbedrijf zal hier vaak niet aan kunnen voldoen. 4

5 Bij de geauditeerde gemeentes viel op dat de rol van Bevoegd Gezag vaak niet goed gescheiden was van de uitvoerder. 1.1 Kwaliteitshandboek Bij geen enkele auditee was een compleet kwaliteitshandboek aanwezig. Men vroeg zich af of dit nu echt noodzakelijk was. Wat er lag was zeer basaal en sterk verouderd. Meestal ging het niet verder dan een hoofdstukindeling of een werkomschrijving. Een klachtenprocedure ontbrak (er waren nooit klachten) en het verschil tussen interne en externe klachten of wat onder een klacht verstaan moet worden was niet over nagedacht. In alle gevallen kon geen organogram worden getoond. Dit werd vaak mondeling, ter plekke, opgesteld. Ingehuurd personeel werd niet op kwaliteit gecontroleerd maar op vertrouwensbasis aangesteld. Vrijwilligersverklaringen of overeenkomsten werden niet gehanteerd. Controlestappen waren vaak onvolkomen en niet controleerbaar. Slechts een enkele keer kon men een interne audit tonen, maar deze was dan wel verouderd. Vooral eenmansbedrijven vroegen zich af hoe de interne audit te organiseren. De angst voor het in de keuken laten kijken door een concurrent was groot. Daartegenover vond men dat bij een interne audit door een gremium van buiten de archeologie, een parafencultuur zou ontstaan. Overigens had niemand recent een interne auditor cursus gevolgd. Het documentenbeheer was ver beneden peil. Het back-uppen werd nergens volgens een goed systeem uitgevoerd en vooral met data in het veld was dit problematisch. Over het documentenbeheer van analoge documenten was niet nagedacht. 1.2 Certificaat 4001 PvE Elk proces begint met de processtap 1.1. Bij geen enkele auditee was deze processtap uitgevoerd. Het voorblad van het PvE was zelden in orde. Handtekeningen ontbraken of datums klopten niet. Er was bovendien geen versiebeheer. Meestal was het PvE volgens het voorgeschreven format geschreven. Toch ontbrak vrijwel altijd het raadplegen van specialisten of amateurarcheologen. Ook het selectiebesluit werd niet opgenomen. De lijst van te verwachten aantallen en te raadplegen specialisten was nooit ingevuld. Ook het waarschuwen van de depothouder bleek geen usance te zijn. Bij sommige auditees werd het schrijven van het PVE niet onder de afdeling met een uitvoerende taak uit gevoerd maar onder het bevoegd gezag waardoor het certificeren hierdoor niet eenduidig kon plaatsvinden en is de controle niet volgens de norm. Hier ligt dus een groot uitvoerend probleem. 5

6 1.3 Certificaat 4003 IVO-O Processtap 1.1 was niet uitgevoerd. De PvA s waren in alle gevallen uiterst summier en onvolledig. Het onderzoek was nooit aangemeld bij ARCHIS. Dagrapporten werden niet geschreven, alleen waren er boorstaten die hiervoor in de plaats kwamen en ook als vondstenlijst dienden. Een waardering volgens het voorgeschreven format ontbrak altijd. Vondsten en monsters werden nooit gedeponeerd of waren niet aanwezig. 1.4 Certificaat 4003 IVO-P Processtap 1.1 dito. De PvA s waren zeer onvolledig. Vrijwel nooit was sprake van een probleemformulering en er werden geen specialisten ingeschakeld bij een IVO-P; niet bij advies, niet bij de evaluatie en niet bij de uitwerking. De twee jaar termijn werd qua uitwerking en rapportage wel gehaald, maar de juiste datums waren onduidelijk en vaak ontbrak de traceerbaarheid, zowel wat het deponeren betreft als wel bij de goedkeuring door het Bevoegd Gezag. Ook hier was men geen liefhebber van het voorgeschreven format voor de waardering van de vindplaats. 1.5 Certificaat 4004 Opgraven Processtap1.1 dito. Ook hier waren de PvA s ver beneden de maat. Specialistisch onderzoek wordt wel genoemd, maar specialisten zelf worden voor advies niet benaderd. Een monsternameplan is totaal onbekend. Aanmelden bij het depot van het onderzoek is geen gewoonte (processtap 1.2). 1.6 Certificaat 4006 Specialistisch onderzoek Alleen het deelproces 4 kon worden bekeken. Specialisten werden nooit geconsulteerd voor het PvA SO (deelproces 1). Ook werden ze niet uitgenodigd voor het verrichten van of aanwezig zijn bij die gedeeltes van het opgravingsproces die voor hun specialisme van belang waren (deelproces 2). Ook in de evaluatie en selectiefase werden specialisten alleen uitgenodigd om materiaal door te nemen (deelproces 3). Het standaardrapport SO was onvolledig. Verwijzingen naar het PvE, PvA-SO, etc. ontbraken altijd. Geen evaluatie- of selectierapport werd genoemd en de verzamelwijze of kwaliteit van het vondstmateriaal bleef onvermeld. Veel afspraken of vorderingen van het onderzoek werden mondeling of per afgehandeld zodat dit niet controleerbaar is of geborgd. 6

7 1.7 Certificaat 4010 Depotbeheer Vondsten in depot zijn altijd goed traceerbaar maar soms, zoals bij gemeentes (die soms twee vormen van depots hebben) is het dynamisch depot niet goed gescheiden van het statische. Bij sommige gemeentes was het deponeren wel goed gescheiden van de andere werkzaamheden, maar soms liep het oncontroleerbaar door elkaar. In dat geval waren processtappen niet geborgd en oncontroleerbaar. Klimaatkamers ontbraken bijna altijd. Was deze voorziening wel aanwezig, dan ontbrak een database van temperatuur en vochtigheid en kon daar geen doorlopende controle op worden uitgeoefend. Dit is sowieso moeilijk controleerbaar aangezien er geen eisen zijn gesteld in de KNA. 1.8 Beoordelingscriteria Beoordelingscriteria welke wij hebben gehanteerd zijn de volgende: 1: Critical, als bij de gecertificeerde auditee niet de kritische parameters aanwezig zijn zoals in de KNA en de BRL gesteld zijn 2. Major: als bij de gecertificeerde auditee een deel van kritische parameters aanwezig zijn maar deze nog niet voldoen aan de gestelde eisen. 3. Minor: als de gecertificeerde auditee voldoet aan de kritische parameters maar er verbetering moet plaatsvinden naar aanleiding van gestelde constateringen. 1.9 Resultaat en conclusie Helaas kon van geen enkele auditee worden gezegd dat ze certificaat-gereed was. De BRLnormen, met name het kwaliteitshandboek, ontbraken altijd. De KNA wordt in grote lijnen nagevolgd, opgraven in het veld ziet er meestal goed uit hoewel dit voor deze pilot alleen op papier gecontroleerd kon worden. De controle en borging, oftewel alles wat daaromheen is gebouwd, moet echter nog worden georganiseerd en vastgelegd. Auditeren volgens variant 3, alleen controle stappen auditeren, heeft weinig zin. Het zal alleen het handtekeningen-fetisjisme aanwakkeren. Variant 2, de stappen met een actor controleren, maakt voor bijvoorbeeld Protocol 4001 PvE en Protocol 4002 Bureauonderzoek weinig verschil met variant 3, maar Protocol 4003 IVO en Protocol 4004 Opgraven verschillen dan weinig van variant 1, alles auditeren. Als het verhogen van de kwaliteit van het archeologisch onderzoek het doel is van deze exercitie, adviseren wij om variant 1 te volgen voor het auditeren. Tenslotte is de KNA opgesteld als een minimum eis waaraan voldaan moet worden. Minder dan de KNA zal kwaliteitsverlies betekenen. 7

8 1.10 Probleemstelling Tijdens het auditeren zijn de volgende problemen duidelijk naar voren gekomen. 1. PVE en bureauonderzoek wordt in sommige gevallen door het bevoegd gezag uitgevoerd en dus niet te certificeren aangezien dit geen uitvoerende organisaties zijn. 2. ZZp-ers/eenmanszaken en Vof s kunnen zich eigenlijk niet laten certificeren aangezien die niet aan alle gestelde eisen kunnen voldoen. Je gaat dan meer richting registratie. 3. Soms werkt een uitvoerende organisatie samen met het bevoegd gezag binnen dezelfde afdeling, waarbij de organisaties niet duidelijk gescheiden zijn. Dit maakt beoordeling en certificering moeilijk aangezien hierbij belangenverstrengeling voorkomt. 4. Om de certificering ook een kwaliteitsverbetering voor de archeologie te laten zijn dient een beoordelingsteam te bestaan uit twee personen, een lead-auditor en een technische expert, c.q. Senior KNA Archeoloog ( BRl 4000, par 4.3.3, regel 41 t/m 51samengevoegd en aangepast). 8

9 Bijlage 1 Verslag Proef-audit 2015/001 Bedrijf X gaat over van een vergunning naar een certificaat (praktijkproef 1) en Bedrijf X laat zich certificeren op de protocollen IVO-P, Opgraven en PvE (praktijkproef 4a) Auditoren: E.M Krist & J. Schoneveld Algemeen: Na kennismaking en een korte inleiding is het gesprek verder gegaan met vragen over het kwaliteitssysteem van het bedrijf X. Het bedrijf X wil zich laten certificeren voor alle certificaten, verplichte en niet verplichte. De niet verplichte certificaten voor PvE en Bureauonderzoek staan goed in de aanbiedingen. Een eerste poging om de medewerkers kennis van de BRL bij te brengen leverde slechts enkele reacties. Men is er zijdelings bekend mee en weinig geïnteresseerd. De voornaamste vraag is: Moet dat allemaal?. Er is enige discussie over de kosten van het Register en men ziet vooral problemen in de onderhoudsparagraaf. KNA en BRL Kennis: De auditee was niet overtuigd van de noodzaak van een kwaliteitshandboek, maar aangezien het vereist is in de BRL 4000 Archeologie zal het worden opgesteld. Wat nu ter tafel ligt is een zeer basale opzet voor een kwaliteitshandboek. Het bedrijf bezit geen werkomschrijvingen, de taakomschrijvingen zijn jaren verouderd en er is geen klachtenprocedure om een paar zaken te noemen. Voor het opleveren van een werkterrein zijn geen procedures (BRL 2.6.2), voor het halen van de twee-jaars-termijn is wel een database, die goed schijnt te werken, maar geen procedure voor controle en vastlegging. Ingehuurd personeel wordt niet gecontroleerd op actorschap. Er is wel een Vrijwilligersverklaring maar deze voldoet zeker niet aan de eisen van de BRL Over het doen van interne audits is wel nagedacht, maar ze worden niet uitgevoerd. De auditee heeft een cursus interne audit (tien jaar geleden) gevolgd. De auditee zag weinig verschillen tussen de voorafgaande KNA 3.3 en de KNA zoals hij nu ter discussie ligt. Het viel op dat de nummering is veranderd en een controlestap is toegevoegd. De procesflow bij het Bedrijf X is vooral digitaal. Daarbij wordt het voorblad van het PvE met de handtekeningen gescand, hoewel niet altijd up-to-date, zodat de uiteindelijke 9

10 goedkeuring ontbreekt of het onduidelijk is of nieuwere versies zijn meegenomen in de goedkeuring. De opgravingstekeningen van het vlak zijn digitaal, de coupes en profielen analoog. Het rapport is digitaal, het selectierapport weer analoog. De controlestappen worden analoog gecontroleerd op een formulier. Daarbij worden de opeenvolgende controlestappen in één keer afgetekend met een doorlopende lijn tussen twee parafen. Back-uppen in het veld worden éénmaal per week gemaakt. Op kantoor is dit wel goed voor elkaar: dagelijks, wekelijks, maandelijks en tenslotte een totaal jaar met alle data via een degelijk programma. Helaas geen aparte goedkeuring van de verschillende stappen. Conclusie: Er is weinig draagvlak maar ook inhoudelijke kennis van beide systemen KNA en BRL. Men is van plan daar intern iets voor op te zetten. Focus ligt voornamelijk bij de uitvoer. Beoordeling: Critical Protocol 4001 PvE Een algemeen probleem is, dat er geen versies worden bijgehouden. Zodoende is het niet goed duidelijk of aanpassingen zijn goedgekeurd of dat de eindversie is goedgekeurd. Aangezien het voorgeschreven format is gebruikt, voldoet het PvE in hoofdzaken. Een lacune is echter dat voor de werkzaamheden de noodzakelijke gegevens niet zijn verzameld volgens deelproces 1.1. Ook is het selectiebesluit niet opgenomen en zijn amateurs en specialisten niet geraadpleegd voor nadere gegevens (deelproces 1.2, spec. PS01). Een motivatie voor de toe te passen methoden en technieken ontbreekt (processtap 1.3, spec. PS02). Bij de controle van processtappen 1.1 t/m 1.6 werd niet duidelijk of ook de aanpassingen waren goedgekeurd. Het verzoek tot vaststelling en goedkeuring door het Bevoegd Gezag was niet vastgelegd en de goedkeuring ontbrak aan het ter toetsing gelegde PvE. Het bleek na aandringen wel digitaal aanwezig. Het goedgekeurde PvE werd niet voorgelegd aan de eigenaar van vondsten en monsters, c.q. de depothouder (processtap 1.8). Conclusie: cruciale fouten m.b.t. tracing aanwezig Beoordeling Major/critical Protocol 4003 IVO-P Voorgelegd werd (keuze aan de auditors) een IVO-P, veldwerk afgerond Het aanwezige PvE was niet goedgekeurd. De processtappen 1.1 en 1.2 waren niet uitgevoerd omdat de toen vigerende KNA 3.2 was toegepast. 10

11 Het PvA bevatte geen Inleiding met daarin de probleemformulering op basis PvE, het Standaardrapport Bureauonderzoek, de gespecificeerde verwachting alsmede Standaardrapporten van eventueel eerder onderzoek en mogelijk specialistisch onderzoek (deelproces 1.3, specs. VS01, VS08, SP01). In het PvA was het specialistisch onderzoek niet gepland (deelproces 1.3, SP01). Of er een leidinggevende was aangewezen die daadwerkelijk medewerkers aanstuurt en strategische beslissingen neemt werd niet duidelijk: het dagrapport ontbrak. Op de foto s waren de identificatiebordjes vervangen door handgeschreven witte papiertjes, terwijl deze wel aanwezig waren in de veldmap. Het onderzoek was wel twee jaar na de afronding van het veldwerk voltooid met het schrijven van een Standaardrapport, maar het werd niet duidelijk of dit werd voorgelegd aan het Bevoegd Gezag dan wel werd goedgekeurd door het Bevoegd Gezag. Ook de aanlevering van het Standaardrapport aan ARCHIS en de afmelding bij ARCHIS kon niet worden gecontroleerd (processtappen 3.5 en 3.6). Ook was er niet gedeponeerd binnen de twee-jaars-limiet (nog helemaal niet). Conclusie: Ook weer cruciale fouten die wel behoren tot de kwaliteit werden geconstateerd en tracing ook weer niet duidelijk Beoordeling: Major, niet gedeponeerd binnen 2 jaar Protocol 4004 Opgraven Voorgelegd werd een opgraving. Aanwezig was de projectleider, Senior KNA Archeoloog. Processtap 1.1, controle aanwezigheid informatie, was niet uitgevoerd. Het onderzoek was niet aangemeld bij het depot (deelproces 1.2). Het PvA was ver beneden de maat, vrijwel alles ontbrak (deelproces 1.3, spec. OS01). In de Inleiding was geen probleemformulering op basis van het PvE opgenomen, geen Standaardrapport bureauonderzoek, geen gespecificeerde verwachting of Standaardrapporten van eerder onderzoek en er was geen mogelijk specialistisch onderzoek opgenomen. Er ontbrak een namenlijst van betrokken personen of partijen alsmede een planning van overleg. De werkzaamheden in het veld en het eventuele specialistisch onderzoek waren niet gepland, er was geen monstername plan en geen actieplan voor eventuele bijzondere omstandigheden. De handleiding Eerste Hulp bij kwetsbaar vondstmateriaal was niet aanwezig in het veld. Aangezien dit project nog in de evaluatiefase was, konden de stappen 3.1 en verder, niet worden opgenomen in de audit. Conclusie: verbetering ook naar aanleiding van nieuwe KNA regelgeving. Beoordeling: Major 11

12 Algemene conclusie; De eerste stap die gedaan moet worden is het schrijven van een Kwaliteitshandboek. Eigenlijk is hiervan alleen de hoofdstuk-indeling aanwezig. Daarnaast moet het voorbereidende werk, de eerste processtap, veel beter worden uitgevoerd. Een vooroverleg met specialisten ontbreekt geheel. Het veldwerk, het zuiver archeologische gedeelte, krijgt alle aandacht en ziet er kwalitatief goed uit. Het werk er omheen en de controle van gedane arbeid is een ander geval. Hier valt veel te verbeteren. Ook moet het gehele kwaliteitstraject beter geïmplementeerd (bewustwording) worden in de organisatie. Men ziet de noodzaak niet in en vindt het een noodzakelijk kwaad. Het veldwerk en het schrijven van het Standaardrapport zal dus weinig problemen opleveren in het kwaliteitstraject. Maar meer de randverschijnselen en de details ontbreken, wat wel belangrijk is voor de certificering. Wel het op tijd deponeren en het depot voldoende op de hoogte brengen van de verschillende stappen in het proces in tijd. Algemene conclusie op dit moment: Bedrijf is niet certificaatwaardig op alle processtappen waarvoor men zich wil laten certificeren. 12

13 Bijlage 2 Verslag proef-audit 2015/002 Gemeente X gaat over van een vergunning op een certificaat (praktijkproef 2) Auditoren: E.M Krist & J. Schoneveld Algemeen Na kennismaking en inleiding is de proef-audit verder gegaan met beschrijving van de archeologische dienst van Gemeente X. De Gemeente X was sinds 1999 gecertificeerd ISO 9001 via instelling L. Dit is in 2014 afgeschaft. Alle afdelingen waren apart gecertificeerd, behalve de directie. Daarna werd de dienst stadsbeheer intern geauditeerd. Sinds 1 januari 2015 is archeologie opgegaan in de Dienst Archeologie en natuurbehoud en educatie. Auditee 1 is kwaliteitscoördinator. Een organogram kon niet worden getoond, maar zou wel aanwezig zijn. Het Bevoegd Gezag en de uitvoerende dienst zijn gescheiden. Medewerker NN. is hoofd uitvoering (U&O), auditee 2 hoofd Bevoegd Gezag (B&B). De splitsing is in 2009/2010 doorgevoerd. PvE schrijven, Bureauonderzoek en Depot vallen onder B&B, uitvoering en onderzoek onder U&O. De Gemeente heeft de opgravingsvergunning in 1984 ontvangen. De kwaliteitscontrole ligt bij B&B, maar het certificaat zou straks bij U&O moeten liggen. Dit is nog niet helder, omdat men nog niet weet of men zich laat certificeren voor PvE en Bureauonderzoek. Het opstellen van een PvE wordt een overheidstaak gevonden en daarom uitgevoerd door B&B. Over de controle en goedkeuring van de eigen stukken is nog niet nagedacht. Wat precies specialisten zijn vindt men nog niet duidelijk. Iedereen binnen het bedrijf heeft zo zijn eigen taak op dat gebied. Hoe dat moet met certificering is nog niet duidelijk of doordacht. De BRL 4000 wordt als één op één gezien met de KNA. Het eerste gedeelte van de BRL was bekend i.v.m. de ISO certificering en daarom wordt gevonden dat de archeologische dienst van Gemeente X in de geest van de BRL werkt. Om de BRL te implementeren zal worden vastgelegd wat nu praktijk is. 13

14 Kwaliteitshandboek Een kwaliteitshandboek is niet aanwezig; wel is er iets uit de ISO-periode. Dit bevat het hoofdproces, werkbeschrijvingen als het opstellen van een PvE. Het is dus meer een procesbeschrijving. Beoordelingen ingehuurd personeel, bijv. van vrijwilligers, is niet vastgelegd. Hier moet de BRL verder worden uitgewerkt en zaken worden geborgd. Interne audits werden in het verleden uitgevoerd via stadsbeheer. Bij archeologie werden ze door andere afdelingen gedaan. Ze waren vooral gericht op de ISO-processen. Dit zal dus opnieuw moeten worden ingericht voor archeologie. Afwijkingen zullen zichtbaar moeten worden gemaakt en opgelost. Tot nu toe gebeurt dit via verbetervoorstellen. Een klachtenregeling voor externe klachten loopt via Stadsbeheer en is goed in elkaar getimmerd. Voor interne klachten is geen regeling. Een afwijkingsprocedure moet nog worden opgesteld. Back-uppen gaat via een gemeentelijk programma voor wat betreft de gegevens die op kantoor zijn binnen gebracht. Het gaat dagelijks-wekelijks-maandelijks. Wat het beroepsregister betreft, dit is nog niet goed door geploeterd en er is nog niet diep over nagedacht. Naar senior archeologen gaat gekeken worden. De ARCHIS melding verloopt over het algemeen via één medewerker van U&O. Beoordeling: Major, men weet wel wat men moet gaan doen maar de stukken zijn nog niet beschikbaar. Protocol 4001 PvE De PvE s van Gemeente X worden vanuit de overheid geschreven door B&B. Op het getoonde PvE ontbrak een handtekening van de opdrachtgever (voorblad). Na enig zoeken is er wel briefwisseling waaruit blijkt dat het PvE aan de opdrachtgever is gestuurd. Het waarnemingsnummer ontbrak. Specialisten zijn niet geraadpleegd (deelproces 1.3, spec. PS02) en een mogelijke synergie met ander onderzoek niet gegeven. Er werd niet aangegeven welk certificaat de uitvoerende partij in bezit moet hebben (deelproces 1.4, spec. PS03). Bijlage 1, de lijst met te verwachten aantallen was niet ingevuld, evenmin als de lijst met te consulteren specialisten (deelproces 1.6. spec. PS05). Het goedgekeurde PvE werd niet aan de depothouder voorgelegd (deelproces 1.8). Dit is dezelfde afdeling B&B. Beoordeling: Minor, Moeilijk te beoordelen aangezien bevoegd gezag dit opsteld gecertificeerd protocol houder is hierbij het bevoegd gezag? 14

15 Protocol 4003, IVO-P Voorgelegd werd een IVO-P, een IVO van één dag. In de veldmap was een PvE aanwezig alsmede een PvA dat vrijwel gelijk was. De namenlijst vermelde wel alle personen, maar niet deelnemende partijen (deelproces1.3, specs. VS01, SP01, VS08). De werkzaamheden in het veld, de onderzoeksopzet en de methode waren te beperkt beschreven. Datzelfde gold voor specialistisch onderzoek. Er was geen monsternameplan en geen actieplan voor bijzondere omstandigheden ( alle deelproces 1.3). Het veldwerk verliep uitstekend door het gebruik van Archeolink. Zodoende kon zelfs nagegaan worden welke vondsten etc. verloren gingen tijdens het proces, om zo fouten en uitglijders te voorkomen. Wegens gebrek aan sporen en vondsten was het standaardrapport uitgevoerd als briefrapport. Er zijn geen criteria vastgelegd voor het wel of niet uitwerken via een briefrapport. Wel is het briefrapport ondertekend door zowel de uitvoerder als het Bevoegd Gezag. De handelingen en verantwoordelijkheden bij het deponeren zijn goed gescheiden. Er zijn aparte deponeringseisen en formulieren, ook voor de e-data. De depothouder haalt deze van de werkschijf en zet de data op de archiefschijf. Beoordeling: Minor Protocol 4004 Opgraven Voorgelegd werd een opgraving, opdracht op , start Er wordt gewerkt met ArcheoLink, zodat tijdens het veldwerk alle gegevens digitaal in het veld op het werkstation/computer aanwezig zijn. Alleen de coupes worden analoog getekend en later digitaal opgeslagen. Dat geldt ook voor de fotolijsten, analoog opgezet, later digitaal vastgelegd. Daarbij is de database heilig; de veldcomputer kan als speelveld worden gebruikt. In het veld zijn werkinstructies aanwezig. Deze zijn in orde. Het veldwerk start met een toolbox, startoverleg om de medewerkers bekend te maken met veiligheid, maar ook met de werking van ArcheoLink, de archeologieinstructie. Dit laatste moet beter, controleerbaar, worden vastgelegd. Een zwak punt is het updaten. De handhelds worden iedere dag geleegd naar de schijf van de veldcomputer. Daar worden de data ook op stick gezet. Gegevens staan dus op drie plaatsen: handheld, veldcomputer en stick. Maar deze worden dagelijks niet geleegd in de gemeentelijke database en het wordt niet vastgelegd. Vondstmateriaal gaat naar het dynamisch depot. Kleine projecten op adres X, grote projecten op Y. Een database van deze plaatsing is in wording. Beoordeling: Major/Minor 15

16 Protocol 4010 depotbeheer Het statisch depot is gevestigd in gebouw X. Metaal is apart opgeslagen in een (niet geklimatiseerde) opslag op adres Y. Hier worden in de kluis ook de te exposeren vondsten bewaard. Het deponeren is goed gescheiden tussen U&O en B&B. Via formulieren wordt de overdracht geregeld. Alleen de periode tussen het leveren aan de depothouder en het moment van acceptatie door de depothouder is niet goed vastgelegd, hoewel hier wel een formulier voor aanwezig was. Beoordeling: geen Algemeen Wederom ook bij deze gemeente is bevoegd gezag en uitvoering in organisatie niet goed gescheiden; bij deze gemeente wordt PVE en bureauonderzoek door het bevoegd gezag geschreven. Is certificering van het bevoegd gezag mogelijk dan wel wenselijk, gezien de kans op belangenverstrengeling? 16

17 Bijlage 3 Verslag Proef-audit 2015/003 Specialist X gaat over op een certificaat (praktijkproef 3) Auditoren: E.M Krist & J. Schoneveld Algemeen Na een korte kennismaking en inleiding is de proef-audit verder gegaan met het vaststellen van problemen rond de certificering. Bedrijf X is een specialistisch onderzoeksbedrijf, werkzaam op het gebied van de studie van vuursteen en natuursteen. De eigenaar is ZZP-er en heeft geen arbeidsovereenkomst met het bedrijf. Hoe werkt dit met certificering omdat de BRL een arbeidsovereenkomst eist? Eigenaar is lid van een club materiaalspecialisten die meewerken aan de aanpassing aan de KNA en de BRL. Hij is sinds augustus 2013 zelfstandig. Daarvoor werkte hij bij een bedrijf als specialist en als prospector. Daar was geen sprake van kennis van de BRL. Later is hij alleen zijdelings met de BRL en de KNA bekend geworden Kwaliteitshandboek Gisteren heeft de eigenaar hoofdstuk 3 van de BRL goed bekeken en s avonds een kwaliteitshandboek opgesteld. Daarin wordt steeds verwezen naar de BRL. De borging van allerlei handelingen ontbreekt echter nog. Wat de klachtenadministratie betreft heeft hij nog niet nagedacht over wat een klacht is. In elk geval komen interne klachten bij een ZZP-er niet voor. De klachtenadministratie voor die van buiten zal moeten worden opgezet. Wat er nu staat is direct uit de BRL overgenomen. Als een probleem wordt de interne audit gezien. Misschien valt er wat te regelen binnen de vakgroep of moeten specialisten zich aaneensluiten in een coöperatie of een verband. Hij heeft er overigens moeite mee dat anderen, cq. concurrenten, binnen kunnen kijken. Bij inkoop van eventueel personeel gaat hij ervan uit dat hij het register blindelings kan volgen. Een vervangingsregeling is niet aanwezig. Ook daar moet misschien worden teruggegrepen op vakgenoten in een coöperatie of verband. In het archief wordt alles bewaard, tot nu toe is dat dus 2 jaar. Over een definitieve regeling met borging is nog niet nagedacht. Back-uppen gebeurt nu wekelijks, maar de schijf wordt niet elders bewaard. Grote databases worden wel dagelijks geback-upt. Hij overweegt het in een dropbox te doen. Er is geen 17

18 borgingslijst aanwezig van het back-uppen en hij vraagt zich af wat het nut is en hoe dit te controleren. Het materiaal ontvangen met een overdrachtsformulier gebeurt niet altijd. Wel doet hij bij terug levering navraag of alles goed is aangekomen, maar dit wordt niet vastgelegd. Er is geen omschrijving over de staat van materiaal bij ontvangst. Of een rapport is goedgekeurd door de opdrachtgever blijft vaak een open vraag. Er is geen maningshandeling voor goedkeuring. Het laboratorium is voorzien van weegschalen t/m 0,1 gram, twee microscopen en een handbibliotheek. De materiaalopslag is ter plekke, vaak slecht aangeleverd en verpakt door de opgravende instantie. Eigenlijk is zijn enige wens (voorwaarde) dat het droog is verpakt. Een omissie wordt gevonden dat leidraden niet verplicht zijn of soms ook maar bestaan. Beoordeling: critical, echter er moet opgemerkt worden dat de auditee goed nagedacht heeft hoe en wat er van hem verlangd gaat worden en hij heeft daarvan al een opzet gemaakt. Protocol 4006, Specialistisch Onderzoek Deelproces 1.1 en 1.2 zijn niet van toepassing. Het is Bedrijf X nog nooit gevraagd. Ook voor veldwerk is hij nooit uitgenodigd (processtap 2.1), tenminste niet als specialist. Controle van de processtappen gebeurt door afvinken. Er is slechts één senior, hijzelf. De termijn alsmede de overdracht zelf van een selectieadvies (processtap 3.3) moeten nog worden vastgelegd en geborgd. Afspraken worden vaak mondeling gemaakt en deze worden dan ook niet op schrift gesteld. Het determineren, beschrijven en documenteren gebeurd in één database. Vaak is de late nalevering van vondstmateriaal, verzameld door andere specialisten uit hun materiaalcategorie, een probleem. Tabellen zijn in de tekst opgenomen (processtap 4.3, spec SP02). Er is geen bewijs van overdracht van het rapport SO aan de opdrachtgever (processtap 4.4). Dit is niet vastgelegd. In de database is als datum 20 november 2014 genoteerd. Wel blijkt het rapport gepubliceerd met datum (30 oktober 2014). Beoordeling: Major. 18

19 Probleemstelling In het geval van Zzp-ers, hoe kunnen zij in het bezit zijn van een arbeidscontract binnen hun eigen organisatie zoals in de BRL omschreven. Is registratie de enige mogelijkheid? 19

20 Bijlage 4 Verslag Proef-audit 2015/004 Specialist Y gaat over op een certificaat (praktijkproef 3) Auditoren: E.M Krist & J. Schoneveld Algemeen Na een korte kennismaking werd verder gegaan met een bespreking van de mogelijkheden voor Bedrijf Y. Het bedrijf houdt zich voornamelijk bezig met archeozoölogie. Als een probleem wordt de juridische opzet van het bedrijf ervaren. Het is een Vof en daardoor zijn de deelnemers niet in dienst. De BRL eist echter een vast dienstverband van ten minste één Senior KNA Specialist. Mogelijk moet men een nieuwe overeenkomst sluiten met het bedrijf. Het register is een aparte zaak. Men vindt de weging niet doordacht en deze zal geëvalueerd moeten worden. Kwaliteitshandboek Er is een vaag kwaliteitshandboek aanwezig, daterend uit Het bedrijf kan geen organogram leveren. Mensen worden ingehuurd op offertevraag. Hun actorschap of kwaliteitssysteem wordt niet gecontroleerd. Er is geen klachtenregistratie omdat er nooit klachten zijn. Ook is er niet nagedacht over de verhouding klacht of discussiepunt of de mogelijkheid van interne klachten. In het verleden zijn interne audits uitgevoerd. Het rapport van een audit op 28 juni 2005 ziet er op zich goed uit. De behandeling van de opmerkingen van een audit in 2004 had in het rapport vooraan geplaatst moeten worden en als eerste opgelost. Back-uppen worden niet volgens een programma gemaakt. Het gebeurt gezamenlijk met een bedrijf in het zelfde gebouw. Dat wordt wekelijks uitgevoerd maar hoe en hoe vaak (vervolg back-uppen per maand, per jaar, etc.) is niet vastgelegd. Daarnaast wordt in een dropbox gedownload. Er is geen procedure voor afwijkingen. Inhuur van personeel gaat via een offerte. Het betreft Zzp-ers. Ze worden niet gecontroleerd op kwaliteit. Er is wel per project een werkmap voor het werk van de Zzp-ers, maar die leveren hun verslag digitaal. De specialistenrapporten worden ingewerkt in het uiteindelijke verslag/standaardrapport; niet integraal opgenomen. Opdrachtgevers leveren geen acceptatie of goedkeuring. De voortgang van de uitwerking van het materiaal wordt genoteerd in een database. Het wordt gemeld wanneer materiaal aankomt en wanner het weer wordt afgeleverd. Datzelfde gebeurt met uitleen aan derden. Soms worden kruisjes gezet, soms data en soms handtekeningen. Het geheel is wat onduidelijk en ook niet altijd digitaal aanwezig. Er is een depot voor tijdelijke opslag. Er wordt gedeponeerd via de opdrachtgever. Deze vergeet echter vaak de projectdata van onderaannemers te deponeren of op te vragen. 20

21 Om de kennis van de BRL en de KNA op peil te brengen voor het inschrijven in het register denkt men aan het volgen van een cursus. Hoe de nieuwe versies aan het personeel bekend gaan worden gemaakt is nog niet over nagedacht. Misschien eenvoudig doorsturen naar de medewerkers. Het is in elk geval nu nog niet geborgd. Men heeft weet van het bestaan van de oude BRL 4000, maar alleen de auditee heeft de nieuwe versie gelezen. Wel wordt het instellen van het kwaliteitssysteem door een ieder gedragen, vooral het specialistisch protocol. Een vraag is nog hoe het gaat met het inhuren van specialisten door opgravende instanties buiten certificaat. Beoordeling: critical Protocol 4006 Specialistisch onderzoek Tot nu toe is eigenlijk alleen deelproces 4 in praktijk gebracht. Het opstellen van een PvA specialistisch onderzoek komt nauwelijks voor; specialisten worden eigenlijk nooit van te voren geconsulteerd (deelproces 1.2, spec. SP01). Bovendien is men het niet eens met het feit dat veranderingen, c.q. aanpassingen van het PvA specialistisch onderzoek door de opgraver met gevolgen voor het PvE niet verder aan de specialist kenbaar worden gemaakt. Ook wordt de specialist wel zeer zelden betrokken bij het veldwerk (deelproces 2.1, specs. OS04, OS11, PS06). Bij het uitvoeren van de evaluatie (deelproces 3.1, specs. SP03, OS12) wordt meestal een ruwe waardering uitgevoerd. Het determineren, beschrijven en documenteren is tot nu toe het hoofdgebeuren van het specialistisch onderzoek (deelproces 4.1, specs OS10, OS11). Herverpakken en herdocumenteren gebeurt eigenlijk alleen met zaken als visresten, gebruiksvoorwerpen en soms met vogelbot. Het wordt dan eerst opgeslagen in een doos XXX. Het standaardrapport specialistisch onderzoek is niet voorzien van een verwijzing naar het PvE, PvA SO, het evaluatierapport of de selectie. Ook is niet beschreven de verzamelwijze, de selectie, de kwaliteit van de gegevensdragers, in dit geval dierlijk botmateriaal, de analysemethode en de uitwerkingsmethode ( deelproces 4.3, spec. SP02). Er is geen aparte conclusie met een beantwoording van de onderzoeksvragen of gevraagde aanbevelingen. Ook is er geen versiebeheer aanwezig. Deponering gebeurd via de opdrachtgever, de opgravende instantie, die ook zou moeten zorgen voor de deponering van de documentatie. Beoordeling: Major, aangezien niets is gestructureerd zoals voorgeschreven. Algemene opmerking De arbeidscontractvorm die in de BRL geëist wordt voor certificering m.b.t. de gecontracteerde seniorspecialist zal afgezet moeten worden tegen de rechtsvorm Vof. 21

22 Bijlage 5 Verslag Proef-audit 2015/005 Gemeente Y met een eigen depot laat zich certificeren op de protocollen IVO-P, Opgraven en optioneel Specialistisch Onderzoek (praktijkproef 4b), alsmede Specialistisch onderzoek (praktijkproef 6b) Auditoren: E.M Krist & J. Schoneveld Algemeen Na een korte kennismaking en inleiding is de proef-audit verder gegaan met een toelichting op het kwaliteitshandboek. Naast de auditee was aanwezig medewerker X, senior archeoloog. De Gemeente Y wil voor zoveel mogelijk certificaten gaan (alle processen), vooral omdat ze overeenkomsten heeft met naastgelegen gemeentes, A, B en C. Van de BRL 4000 Archeologie is de oude versie bekend, maar de exacte inhoud zeker niet paraat. De klachtenadministratie werd toegelicht. De auditee zou het fijn vinden als er een soort format werd ontwikkeld voor het kwaliteitshandboek. Ook hier is geen compleet kwaliteitshandboek aanwezig. Men is voorstander van het register, maar vindt de eisen aan onderhoud te zwaar. De Gemeente Y heeft een eigen depot, zowel een dynamisch als een statisch depot voor gedeponeerd materiaal. Daarin is ook oud, onuitgewerkt materiaal opgenomen. Het depot geldt ook voor de Gemeente A. Het materiaal van Gemeente B gaat naar een eigen depot, dat van Gemeente C naar een provinciaal depot. Veel specialismen zijn aanwezig in eigen huis, maar indien noodzakelijk wordt er ingehuurd (macro-monsters, menselijk bot). Restauratiewerkzaamheden worden uitgevoerd door vrijwilligers. Kwaliteitshandboek Een organogram van de archeologische dienst was eerst niet verkrijgbaar, maar werd later geleverd en mondeling toegelicht. Door de inpassing in het gemeentelijk kader zijn de functieomschrijvingen ruim, want de gemeente kent geen archeologen, alleen adviseurs. De vervangingsregeling is in orde, aangezien er twee senior archeologen in dienst zijn. De opslag van gegevens en het back-up systeem loopt via de gemeentelijke dienst. Hoe deze precies in elkaar steekt is onbekend. Bij veldwerk wordt er elke dag na de werkzaamheden een back-up gemaakt, ook van de foto s. ARCHIS-meldingen worden uitgevoerd door de senior veldtechnicus in het nieuwe systeem. 22

23 Er is geen procedure voor het uitbesteden van werk. Wel is er een raamovereenkomst met een Stichting. Hoewel vrijwilligers verzekerd zijn, is er geen vrijwilligers-overeenkomst of verklaring. Met andere gemeentes worden op dit gebied ervaringen uitgewisseld om het in de toekomst te verbeteren. De cursus interne audit die noodzakelijk is, zal worden besproken met de afdeling Milieu binnen de gemeente aangezien zij op dit moment getrainde auditors hebben. Er is een opleidingstraject voor digitaal werken en de medewerkers worden klaargestoomd voor het gebruik van het Museum Systeem. Geen interne audits, maar wel worden evaluaties gehouden om de medewerkers up-to-date te houden, hoewel hier geen apart plan is. Iedereen gaat kennis nemen van de certificering; via bestaand overleg moet ieder op de hoogte komen. Men heeft zich nooit druk gemaakt over de twee-jaars-termijn, omdat men zelf het Bevoegd Gezag is. Aangezien dit niet geldt voor de werkzaamheden in Gemeente A en voor opdrachten waar de RCE of Rijkswaterstaat Bevoegd Gezag is zal hier in de toekomst een betere procedure moeten worden opgesteld. Vanaf nu is de gehele flow digitaal, maar onmiddellijk bleek dat het digitale PvE niet is getekend. Digitale gegevens blijven eeuwig bewaard, maar voor analoge data is geen afspraak gemaakt. In principe wordt alles bewaard. Over een klachtenregeling is nog niet nagedacht. Deze worden altijd direct afgehandeld. Men zal informeren bij de afdeling milieu. Beoordeling: Critical Protocol 4001 PvE Geleverd werd een locatie in de eigen gemeente Deelproces 1.1: het verzamelen, is niet uitgevoerd. Wel zijn de gegevens verwerkt in het PvE. Datzelfde geldt voor voorafgaand onderzoek (processtap 1.2, spec. PS01). Het selectiebesluit is niet opgenomen (processtap 1.2, spec. PS01). Het was niet nodig om amateurarcheologen te raadplegen. De opsteller kent zelf alle ins- en outs. Datzelfde geldt voor het raadplegen van specialisten (processtap 1.3, spec PS02). Er is geen mogelijke synergie met ander onderzoek naar voren gebracht (processtap 1.3, spec. PS02). Er is niet aangegeven dat de uitvoerder gecertificeerd moet zijn (processtap 1.4, spec PS03). Overleg- en evaluatie momenten zijn niet vastgelegd (processtap 1.5, spec. PS04). In de bijlage is geen overzicht van te raadplegen specialisten (processtap 1.6, spec. PS05). Het voorblad was niet aanwezig, zodat er geen inzicht is in de Controlestap, de vaststelling door het Bevoegd Gezag en de kennisneming van de depotbeheerder (processtap 1.7 & 1.8). Aanbevolen wordt de opsteller en de controleur te scheiden. Beoordeling: Critical/ Major,(zie algemene opmerking) 23

24 Protocol 4003, IVO-P Locatie IVO-P Deelproces 1, controle aanwezigheid informatie en opstellen PvA ontbrak geheel. Een leidinggevende was niet aangewezen (processtap 2.0) omdat de dagrapporten ontbraken. De tekeningidentificatie was niet altijd in de rechter bovenhoek aangebracht (processtap 2.2, spec. OS05). Camera, lens, etc. waren niet aangegeven (processtap 2.2, spec. OS08). Dag- en weekrapporten ontbraken (processtap 2.3, spec. OS09). Controle stappen waren niet vastgelegd. Sporen, structuren, monsters en vondsten zijn niet geselecteerd of geanalyseerd (processtap 3.1 & 3.2, specs. OS11, OS12, SP02). Het standaardrapport was fraai uitgegeven, van de datum in het colofon was alleen een jaar gegeven en de autorisatie ontbrak (processtap 3.3, spec. VS05). In de bijlage ontbrak de lijst met kaarten en afbeeldingen, de overzichtslijst van de materiaalgroepen en de projectdocumentatie. Er waren geen integraal opgenomen specialistenrapporten. Het standaardrapport bevatte geen waardering op basis van beleving, etc. (processtap 3.3, spec. VS06). De controle stappen waren niet vastgelegd. Datzelfde gold voor de deponering. Geen enkele processtap was hier vastgelegd. Beoordeling: Critical Protocol 4004 Opgraven Locatie in Gemeente A De handtekening onder het PvE ontbrak (processtap 1.1). Het PvA bevatte geen inleiding met probleem formulering, standaardrapport Bureauonderzoek en IVO, gespecificeerde verwachting en mogelijk specialistisch onderzoek (processtap 1.3, spec. OS01). Er was in het PvA geen planning opgenomen voor overleg tussen opdrachtgever en uitvoerder, de werkzaamheden in het veld waren niet gepland, geen specialistisch onderzoek opgenomen, geen monstername plan (spec SO01), geen actieplan voor bijzondere omstandigheden en de vergunningen waren niet aanwezig. De controle op deze processtappen was niet vastgelegd. Alle opgravingsgegevens, relaties tussen sporen, sporenformulieren etc. waren digitaal. De tekeningen analoog. Niet altijd was de tekeninginformatiedrager in de rechter bovenhoek aangebracht. Controleformulieren voor processtappen 2 ontbraken. De dagrapporten waren alleen in klad aanwezig. Als enige gegevens voor de evaluatiefase was het verslag voor overleg aanwezig, gehouden ca. één jaar na het voltooien van het veldwerk. De uitwerkingsfase moet nog plaats vinden. Beoordeling: major 24

25 Protocol 4010, Depotbeheer. De Gemeente Y heeft een dynamisch en een statisch depot. Wat waarin is opgenomen is niet altijd duidelijk. Er ontbreekt een goede administratie. Iedereen weet het wel te vinden. Oud, nog niet uitgewerkt materiaal is administratief aanwezig in beide depots. Klimaatkamers ontbreken. Er wordt geen controle uitgevoerd op temperatuur en vochtigheid. Controles voor de verschillende processtappen ontbreken. Beoordeling: niet te beoordelen zie algemene opmerking Algemene opmerking: Algemene kritische opmerking waarbij de certificerende instelling onduidelijkheden ondervindt en hierdoor geen kwaliteit waardeoordeel kan uitspreken m.b.t. het volgende: Opsteller uitvoerder en toetser is de zelfde instelling/bedrijf specifiek moet nader besproken worden of opsteller en controleur binnen één afdeling wel binnen het certificering systeem mogelijk is. Dit geldt specifiek voor Gemeentes waarbij opsteller uitvoerder en toetser dezelfde instelling is! Mag dit of is dit iets juridisch? Transit (dynamisch) en statisch(gemeente depot) is zoals wij hebben geconstateerd niet te scheiden en is dus ook niet te certificeren. Hoe gaan we hier algemeen mee om? 25

26 Bijlage 6 Verslag Proef-audit 2015/006 Gemeente Z met een eigen depot laat zich certificeren op de protocollen IVO-P, Opgraven en optioneel Specialistisch Onderzoek (praktijkproef 4b) Auditoren: E.M Krist & J. Schoneveld Algemeen Na een korte kennismaking en inleiding is de proef-audit verder gegaan met een rondleiding door het gebouw waar de archeologische dienst gevestigd is. Naast de vaste krachten werken veel vrijwilligers voor vondstverwerking, conservering en restauratie. Veel aandacht is er voor het tonen van de archeologische resultaten en de vondsten. De archeologische dienst Gemeente Z denkt zich niet de certificeren voor certificaat 4001 PvE en certificaat 4002 Bureauonderzoek. Kwaliteitshandboek De BRL 4000 is in zijn geheel doorgelezen, maar wel taai gevonden. Hij is toegankelijk gemaakt voor het personeel door hem op de harde schijf te zetten. De medewerkers zijn redelijk bijgeschoold, maar dit proces zal ook in het kwaliteitshandboek worden opgenomen. De hele flow wordt daarin verwerkt is de bedoeling. Als kwaliteitshandboek figureert nu een uitgebreide beschrijving van de werkwijze en de processen met daarin aangegeven kritische en niet kritische zaken. Het betreft nog niet het gehele tracé, maar er wordt aan gewerkt. Door dit handboek uit te breiden moet een echt kwaliteitshandboek ontstaan. Een organogram bleek digitaal niet te vinden en werd met de hand getekend. Er is een scheiding tussen Bevoegd Gezag en Uitvoerende Dienst aangegeven, echter de overkoepelende functie van auditee A, verantwoordelijke over beide afdelingen, vervaagt de scheiding tussen bevoegd gezag en uitvoerende afdeling waarvoor deze audit is bedoeld. Bovendien wordt voldaan aan de vervangingsregeling. In de functieomschrijvingen is sprake van een Archeoloog A en een Archeoloog B conform het functieboek met functiebeschrijvingen van de Gemeente Z. Het ligt in de bedoeling dat de uitvoerende opgravingsdienst gaat verzelfstandigen naar meer ondernemerschap. Interne audits worden nog niet uitgevoerd, maar er is wel over nagedacht. Er worden echter problemen gezien omdat men niet alleen een parafencultuur wil instant houden die zou ontstaan als niet-archeologische diensten van de Gemeente de audits zouden uitvoeren. Nu worden er wel verbeterafspraken gemaakt. 26

27 Er bestaat een gemeentelijke klachtenregeling. Deze is goed dichtgetimmerd, maar vooral op de buitenwereld gericht. Voor klachten binnen de archeologische dienst moet nog een regeling in elkaar gezet worden. Een systeem voor registratie van afwijkingen is er niet. Back-uppen worden uitgevoerd door de gemeentelijke dienst. Ze worden iedere dag automatisch uitgevoerd en apart bewaard. Bruikleenovereenkomsten worden goed geadministreerd, getekend en gedateerd. Verlenging bleek echter niet genoteerd. Beoordeling: major Protocol 4003 IVO-P Ter beoordeling een IVO-P Deelproces 1.1, controle aanwezigheid informatie was niet uitgevoerd. Wel was een notitie van bureau Y als bureauonderzoek in de projectmap aanwezig. Melding depot was niet uitgevoerd, nog de controle op de processtappen 1.1 en 1.2 omdat alles intern verloopt. Het PvA (processtap 1.3, specs. VS01, SP01, VS08) was zeer summier. Er was wel een lijst van betrokken personen en partijen, maar het verdere verloop van het onderzoek werd aangegeven met naar bevind van zaken. Planning, bijzondere omstandigheden, monsternameplan, onderzoeksopzet, specialistisch onderzoek, etc. is slechts in een enkele zin beschreven of niet opgenomen. Wel waren de vergunningen aanwezig in de projectmap alsmede een gemeentelijke risicoanalyse en veiligheidsplan. Controle lijsten waren afwezig. Processtap 2.1 (spec. OS02) was niet uitgevoerd, alles werd direct met GPS ingemeten. Of het eerste vlak werd aangelegd door een Senior KNA Archeoloog kon niet worden gecontroleerd, maar mag worden aangenomen aangezien deze in het veld aanwezig was volgens het dagrapport. De vondstkaartjes voldeden (processtap 2.2, spec. OS04). De sporenformulieren waren digitaal in orde. Op de analoge tekeningen was de tekeningidentificatie, voorgedrukt, in de rechterbovenhoek aangebracht. Dagrapporten waren aanwezig en in orde. Wel wordt er steeds in het dagrapport een foutenconstatering aangeven, wat verwarrend werkt. Aparte beoordeling van vondsten en monsters alsmede sporen en structuren waren niet uitgevoerd (processtap 3.3, specs OS11, OS12, OS16, etc.). Het standaardrapport was in de verslaglegging uitstekend, inclusief goede titel, ISBN nummer, administratieve gegevens, beheer en plaats documentatie en vondsten, verslaglegging, etc (processtap 3.3, spec. VS05). Het bevatte echter geen waarderingen en selectieadvies (processtap 3.3 & 3.4, specs. VS 06, VS07). Het standaardrapport was binnen twee maanden aangeleverd bij ARCHIS. De deponering kon niet worden gecontroleerd. Het verloopt geheel binnenshuis en er is geen documentatie van. Deponeren wordt in praktijk definitief uitgevoerd door het verstrekken van een doosnummer. Daarmede is het gedeponeerd. Beoordeling: Minor, ziet er goed uit maar nog optimaliseren naar nieuw niveau KNA 27