1 Projectdossier Zijn in het dossier de tabbladen 'Projectdossier' 1.1 gebruikt?

Transcriptie

1 VTV F/00 Checklist Projectaudit, cvtv Project Kosten van Ziekten (V/27075/0/KZ) Categorie bevindingen:. Voldoet, geen afwijkingen geconstateerd Projectdossier Zijn in het dossier de tabbladen 'Projectdossier'. gebruikt? 2 Opdrachtspecificatie / projectplan 2. Is het projectplan beschikbaar? Komt de opdrachtspecificatie volgens de 2.2 vastgestelde projectbeschrijving (kennisvraag of MAP SOR projectbeschrijving) overeen met het projectplan / plan van aanpak? 2.3 Zijn er interne mijlpalen aangegeven en voorzover van toepassing, zijn ze gehaald? Zijn er wijzigingen op het projectplan / plan van Nvt 2.4 aanpak of de planning en zo ja, zijn ze beargumenteerd, goedgekeurd en gedocumenteerd? Verloopt het onderzoek volgens de planning, 2.6 zoals beschreven in de projectbeschrijving (tijdsplanning, mijlpalen, plan van aanpak, enz.)? Kun je laten zien hoe het met de actuele 2.7 realisatie van het aantal begrote uren versus de planning staat? Actuele uitdraaien uit SAP bijvoorbeeld. 3 Uitvoering 3. Wordt in het projectdossier (ook) verwezen naar de elektronische opslag van data? Zijn bij duurdere bestellingen (goederen van Er is vrijstelling aangevraagd. > 5.000) in het projectdossier minimaal 3 (kopie) offertes opgeslagen? 3.2 Is de uiteindelijke keuze geautoriseerd door het labhoofd? Indien een ander artikel is aangeschaft, is de motivatie hiertoe door het labhoofd geautoriseerd? 3.3 Weet je de actuele kwaliteitsdocumenten te vinden? Gebruik je ze ook? 3.4 Is het project periodiek geëvalueerd? 3.5 Zijn hiervan interne projectevaluatierapporten beschikbaar? Auditdatum: Pag. van 6

2 VTV F/00 Checklist Projectaudit, cvtv Project Kosten van Ziekten (V/27075/0/KZ) Categorie bevindingen:. Voldoet, geen afwijkingen geconstateerd 3.3 Bij uitbesteding van onderzoek: Is de keuze tot uitbesteding duidelijk of moet de keuze worden verantwoord? Zo ja, hoe is de kwaliteit van de uitbestede dienst gewaarborgd? Probleem is dat de uitvoerders monopolisten zijn. 4 Gegevensbeheer Op welke manier zijn de gegevens opgeslagen? Als hard copy? Electronisch (CBS geheimhoudingsverklaringen) Elektronisch? Wordt rekening gehouden met de Wet Bescherming Persoonsgegevens? 4. Hoe is de privacy gewaarborgd? Zijn er geen privacy gevoelige data op de vaste schijf van de PC opgeslagen? Bij een inbraak of ontvreemding van de vaste schijf of PC kunnen deze data op straat komen te liggen. Hoe is de communicatie met de gebruikers van nvt 4.2 het bestand? (Bij meerdere gebruikers van één dataverzameling.) 4.3 Welke software is er gekozen en waarom? Is er gegevensredundantie? Gegevensredundantie wil zeggen dat een 4.4 gegeven op meerdere plaatsen voorkomt. Als het gegeven wijzigt moeten alle overige vermeldingen ook gewijzigd worden. 4.5 Hoe zijn back-up s geregeld? 4.6 Hoe is de exclusiviteit van de data geregeld? nvt 4.7 Hoe is de beschikbaarheid van de data geregeld? 4.8 Hoe is de conversie van ruwe naar geschoonde protocol gegevens? 4.9 Hoe is de archivering geregeld? Is er protocol documentatie? 4.0 Hoe ga je om met up-dates en aanpassingen Protocol voor versiebheer van het databestand? Op welke manier zijn de gegevens met database 4. betrekking tot de analyse opgeslagen en terugvindbaar? 4.2 Voer een praktijk check uit op de analyse van Is uitgebreid gedaan in eerdere audits data. Auditdatum: Pag. 2 van 6

3 VTV F/00 Checklist Projectaudit, cvtv Project Kosten van Ziekten (V/27075/0/KZ) Categorie bevindingen:. Voldoet, geen afwijkingen geconstateerd 5 Werkoverleg, verslagen Is er regelmatig overleg, waarin de voortgang wordt besproken en wordt dit overleg 5. vastgelegd? Controle: vaste agenda en formulering actiepunten. Worden de bottlenecks besproken met de 5.2 projectleider en worden relevante besluiten vastgelegd? Maandelijks, zonder vaste agenda 6 Methode- en modelontwikkeling 6. Is de keuze van deze methode duidelijk of moet de keuze worden verantwoord? Is de modelontwikkeling gedocumenteerd en ligt 6.2 dit vast in het projectdossier? Zo nee, waarom niet en hoe is de kwaliteit gewaarborgd? 6.3 Zijn eventuele afwijkingen op het projectplan of plan van aanpak geregistreerd en verantwoord? 6.4 Welke overige methoden zijn er toegepast in het onderzoek? 6.5 Is de keuze duidelijk of moet de keuze verantwoord worden? 6.6 Hoe is de kwaliteit gewaarborgd? 7 Correspondentie Praktijk check bewaren en opslag van correspondentie. Bij de uitleg van de locatie van 7. de elektronische data moet je denken: 'Zou ik als buitenstaander de data kunnen vinden en Welke vragen kom ik toch nog tegen? 8 Voortgangsrapportage Voortgangsrapportages projectreview, externe 8. subsidiegever, EVR e.d. aanwezig? Contact met de opdrachtgever. Is dat er? Zo ja, 8.2 hoe is zichtbaar wat de opdrachtgever er van vindt? 9 Financiën Zijn overzichten van financiële en personele 9. uitputting aanwezig en compleet (actuele SAPuitdraaien)? Electronisch Regelmatig overleg, BAGs Auditdatum: Pag. 3 van 6

4 VTV F/00 Checklist Projectaudit, cvtv Project Kosten van Ziekten (V/27075/0/KZ) Categorie bevindingen:. Voldoet, geen afwijkingen geconstateerd 9.2 Is sturing door projectleider zichtbaar bijvoorbeeld melding van knelpunten in het PO met het hoofd van het centrum? 0 Producten Zijn de gerapporteerde gegevens traceerbaar 0. naar de ruwe data? Voldoet het resultaat aan de specificaties van 0.2 het projectplan / plan van aanpak? Is de kritiek van reviewers, participanten, hoofd 0.3 en opdrachtgever op de concept-versies verwerkt en aantoonbaar? Is de onderzoeksvraag volgens de opdrachtspecificatie van de opdrachtgever beantwoord? 0.4 Zo nee, waar is de toestemming van de opdrachtgever voor de veranderde vraagstelling gedocumenteerd? Laten we één product kiezen en daarvan de 0.5 gevolgde stappen reproduceren. Klopt het dan allemaal? Kwaliteitscontroles Zijn er eerdere audits geweest?. Zijn alle toen geformuleerde actiepunten afgehandeld? 2 Wel intern, maar niet extern Ja 2 Klachten, preventieve en corrigerende maatregelen Zijn er door deelnemers (t.a.v. informatieverstrekking, behandeling, omgang of Ne e 2. privacybescherming etc.), samenwerkende instanties, of de opdrachtgever klachten ingebracht? 2.2 Zijn de klachten tijdig en naar tevredenheid Nvt afgehandeld? Heb je zelf klachten of punten die ervoor hebben gezorgd dat je je niet aan je gemaakte afspraken kon houden? Zijn er preventieve maatregelen geformuleerd en uitgevoerd ter voorkoming van knelpunten? Zo ja, liggen ze aantoonbaar vast? Zijn er corrigerende maatregelen geformuleerd om knelpunten op te lossen? Zo ja, liggen ze aantoonbaar vast? Ne e Auditdatum: Pag. 4 van 6

5 VTV F/00 Checklist Projectaudit, cvtv Project Kosten van Ziekten (V/27075/0/KZ) Categorie bevindingen:. Voldoet, geen afwijkingen geconstateerd 3 Nazorg en evaluatie 3. Is het projectdossier gecontroleerd op Nvt volledigheid? 3.2 Is het projectdossier afgesloten en geregistreerd Nvt bij de projectleider / secretariaat. 3.3 Zijn er kwaliteitscontroles uitgevoerd? Nvt 3.4 Zijn er periodiek projectevaluaties uitgevoerd en Nvt zijn verslagen hiervan beschikbaar? Is een product evaluatieformulier van de Nvt 3.5 opdrachtgever beschikbaar of is op een andere wijze de tevredenheid van de OG gemeten en geregistreerd? Nog niet van toepassing Auditdatum: Pag. 5 van 6

6 Voorbeeld voorblad 'Verslag audit cvtv Titel project Kosten van Ziekten Auditdatum 2 december 2006 Auditors dr CG Schoemaker Onderwerpen. wijzigingen checklist tov vorige audit 2. archivereing en toegankelijkheid analyses 3. wetenschappelijke toetsing 4. relatie met opdrachtgever 5. samenwerking met Erasmus MC Rotterdam Gesproken met JJ Polder, L Slobbe, JA Scholz Rapport verstuurd aan geauditeerde projectleider kwaliteitscoördinator BEVINDINGEN. Enkele kleine wijzigingen zijn doorgevoerd in de bovenstaande checklist. 2. De data, opschoning en analyses zijn vastgelegd in interne documenten. Niet extern. 3. Er is geen WAC voor dit project. Wel worden individuele experts betrokken op onderdelen van het project. Probleem met wetenschappelijke verantwoording is dat het projectteam van KvZ zelf voorlopers zijn op dit vrij nieuwe onderzoeksterrein. Toch zou het de moeite waard zijn om in de toekomst te kijken naar een manier om een vaste groep wetenschappers van naam te betrekken bij het project. Al was het maar voor het beeld naar buiten. 4. De relatie met de opdrachtgever is zeer goed. 5. Erasmus MC is monopolist, levert kwaliteit, maar vaak veel te laat. Dat is lastig in de planning. Projectleider heeft daarover brandbrief gestuurd. ACTIE (DOOR WIE, HOE EN VOOR WELKE DATUM) Omdat het projectleiderschap is overgedragen, zullen de acties worden uitgevoerd door de nieuwe projectleider (Slobbbe). A Vastleggen in kort en helder document waar alle data en versies zijn te vinden (Slobbe, medio 2007). B Standpunt bepalen over in hoeverre en hoe in het project over onzekerheden naar buiten toe wordt gecommuniceerd (ook op de website). (Slobbe, eind 2007). C. Standpunt bepalen over een goede wijze van betrekken van een vaste groep wetenschappers bij project (Slobbe, eind 2007). D. Gesprek voeren met Erasmus MC over tijdige aanlevering. (Polder, medio 2007) VOOR AKKOORD: Naam / paraaf Naam / paraaf Naam / paraaf Auditee Auditor Kwaliteitscoördinator Versie.0,

7 Bijlage: Checklist projectaudit Bijlage: Afwijkingsrapport audit of review Versie.0,