Release Notes BlueRetail versie 3.80

Transcriptie

1 Release Notes BlueRetail versie 3.80 Product Management Versie 005 Venlo, juni 2013 Bestand: BR v3.80 Release notes NL GD.docx

2 Versiebeheer Naam Datum Versie Wijziging R.Wolters 03/06/13 V1.00 Initiële versie R.Wolters 12/06/13 V2.00 Laatste aanpassingen Techniek + functionele meldingen. R.Wolters 17/06/13 V3.00 GD versie P. Hülsmann 19/06/13 V4.00 Aanpassing paragraaf Mogelijkheid ingave PLU in commandoregel via U. R. Wolters 20/06/13 V5.00 Taalfouten gecorrigeerd Toevoeging: Aanpassing afdrukrij formulieren en etiketten Extra controles bij afdrukken etiketten Disclaimer Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan Newway géén enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele directe en/indirecte schade, die voortvloeit/zou kunnen voortvloeien uit enige inhoudelijke onvolledigheid en/of onjuistheid, of andere fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in geautomatiseerd gegevensbestand, of open-baar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, of op enige andere manier, zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van Newway van 97

3 Inhoudsopgave 1 INLEIDING TOELICHTING DOCUMENTINDELING TECHNIEK Algemeen Installatie Database Update instructie Instructies bij calamiteiten Compatibiliteit met lagere versies Koppeling BlueMobile Zomer/Wintertijd WETTELIJKE WIJZIGING: SEPA BLUERETAIL GEWIJZIGDE EN NIEUWE FUNCTIONALITEITEN Verkoop Verkooprapportage Cadeaubonnen verkopen zonder omzet registratie Offerte Verkoopfactuur Verzamelrekening Kassabon...17 Mogelijkheid ingave PLU in commandoregel via U Bewaarbon Inkoop Inkooprapportage Inkoopfactuur Inkooporder Termijnorder Besteladvies Levering Logistiek Logistieke rapportage Retourafhandeling Voorraadbeheer Inventarisatie Ontvangst goederen Levering Financieel Financiële rapportage Crediteuren Debiteuren Inkoopfacturering Verkoopfacturering Waardering Kostprijsboeking bij opbouwartikelen Prijsbeleid Kasgeld/Kluisgeld Wijziging instellen kasgeld/kluisgeld Wijziging afstorten/bijstorten kasgeld van 97

4 Wijziging afstorten/bijstorten kluisgeld Wijziging afstortbewijs Service Retail CRM CRM Rapportage Kredietlimiet Klantenpas Verplichte relatie selectie i.c.m. contactpersoon Spaaracties Francowaarde Rapportage Aanpassing Rapportage debiteuren i.v.m. artikelmatrix Beheer Applicatiebeheer Ketentransacties doorzetten mogelijk voor dealer BRSend Aanpassing barcode instellingen Aanpassing afdrukrij formulieren en etiketten Implementatie Vullen IBAN-code bij migratie naar v Gegevensbeheer Nieuwe relatie status vervallen Wijzigingen relatie bestand i.v.m. IBAN Switch voorraadbeheer artikelkaart Wijziging tabel landen Data Import en Export...37 Importsleutel toegevoegd bij relaties IBAN Velden toegevoegd bij import instellingen Datacommunicatie Aanpassingen FTP server Rollen Toegangsbeheer Boekhoudkoppeling Aanpassing Exact Globe boekhoudexport Aanpassing King boekhoudexport Aanpassing Unit4 boekhoudexport Nieuwe koppeling met Exact Online Kredietbeperking POS Hardware configuratie Web Transaction Services Verkoop etickets via host ICP Verkoop van Prepaid artikelen via host ICP Sparen op naam (eloyalty) via host ICP Lay-out beheer Wijzigingen printen barcodes Extra controles bij afdrukken etiketten TOELICHTING NOTATIES DEFINITIES Definities kernbegrippen BLUERETAIL BUGS van 97

5 1 Inleiding Inhoud Deze release notes hebben betrekking op BlueRetail versie 3.80 Global Deployed (GD). In deze release notes worden de belangrijkste wijzigingen beschreven ten opzichte van BlueRetail versie 3.72b en oudere versies. Deze release notes zijn bedoeld om klanten en partners inzicht te verschaffen in de wijzigingen en nieuwe functionaliteit in deze versie van BlueRetail. Versiebeheer Release Notes Product Management zal het document updaten zodra hier vanuit de Newway Product Portfolio of vanuit enig ander technisch oogpunt noodzaak toe is. Voorgaande release notes Eerdere release notes staan op de BlueRetail website en zijn op te vragen bij Newway of te raadplegen in de map Documentatie op de installatie CD-Rom. De release notes zijn met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Mochten er onverhoopt toch fouten in voorkomen, dan biedt Newway u bij voorbaat haar excuses daarvoor aan. Newway accepteert géén schadeclaims als gevolg van eventuele fouten in de release notes. Er kunnen géén rechten worden ontleend aan de inhoud. BlueRetail versie 3.80 Major Release Deze versie is de opvolger van BlueRetail 3.72b GD. Deze versie bevat: Alle patches uitgebracht op vorige versies. Wel kan dat in deze versie een iets andere (betere) werking tot gevolg hebben. Nieuwe functionaliteit zie hoofdstuk 5. Alle opgeloste fouten met status hoog, middel en laag zover dit binnen de planning paste. Zie hoofdstuk 8. Newway is permanent bezig met het verbeteren van het product BlueRetail. Hierdoor kan het voorkomen dat koppelingen met applicaties van derden herzien moeten worden door databasemutaties; het pakket niet meer 100% neerwaarts compatibel is Wij vragen hiervoor uw begrip. BlueRetail is een zeer omvangrijk, maar ook complex product en het is absoluut onmogelijk om zowel vooraf aan een nieuwe release alle fouten te vinden als ook volledige compatibiliteit te behouden met vorige versies. Vragen Bij eventuele vragen betreffende deze release kunnen BlueRetail eindgebruikers contact opnemen met de desbetreffende BlueRetail Business partner van 97

6 2 Toelichting documentindeling Leeswijzer Techniek Functioneel Dit document is opgedeeld in een technisch en functioneel gedeelte. In het technische deel (hoofdstuk 3) worden zaken besproken zoals database wijzigingen t.o.v. de vorige GD versie en installatie/update instructies. In het functionele deel (hoofdstuk 5) komen alle nieuwe functionaliteiten aan bod. Newway onderscheidt de volgende hoofdprocessen in haar BlueRetail applicatie: 1. Verkoop 2. Inkoop 3. Logistiek 4. Financieel 5. Service 6. Retail CRM 7. Rapportage 8. Beheer Wanneer voor bepaalde procesonderdelen geen nieuwe functionaliteit is voorzien in deze BlueRetail versie, dan bevat de desbetreffende paragraaf géén tekst. Retail Business model Newway heeft haar Retail kennis geborgd in het Retail Business Model (RBM). Het Retail Business Model (RBM) heeft als basis het hieronder getoonde huis. Deze grondplaat is gebaseerd op de tien hoofdgebieden, die je veelal binnen organisaties tegen komt. Met betrekking tot deployment (technisch en applicatiebeheer) onderscheiden we een elfde functie, namelijk beheer (ICT). Het RBM is een theoretisch model, dat niet direct de hoofdprocessen zoals reeds eerder benoemd, weerspiegeld. Deze processen zijn gebaseerd op de operationele zaken, die zich op de werkvloer afspelen. In dit document worden bewust de beide werelden met elkaar gecombineerd, omdat in BlueRetail de theorie wordt vertaald naar de praktijk. ICT van 97

7 Definities Onderdelen RBM Onderstaande tabel beschrijft per onderdeel de definitie die Newway voor de term hanteert. ICT Onder ICT zijn alle applicatiegedrag issues samengebracht, die bedoeld zijn om BlueRetail informatietechnologisch te moderniseren. Deze hebben geen directe relatie met retail specifieke functionaliteit, maar beschrijven met name de nonfunctionele wensen van retailers m.b.t. BlueRetail. Formule Informatie Personeel Financieel Inkoop Leverancier Verkoop Klant Logistiek Formule beschrijft de beheersmatige zaken, waarmee de franchisenemer in betere mate het karakter van de (keten)onderneming oftewel het eenduidig gedrag kan laten weerspiegelen in BlueRetail. Wie doet waar en wat op welk moment m.b.t. bijvoorbeeld artikelbeheer etc. In de categorie Informatie zijn alle functionele zaken samengebracht t.a.v. de informatiestromen binnen BlueRetail. Dit hoofdstuk beschrijft de functies, die de rol van het personeel dat met de applicatie werkt, betreffen. Deze categorie omvat de functies, die de retailers in staat stellen om de geldstromen binnen de organisatie te beheren. Inkoop beschrijft de functionele zaken met betrekking tot de inkoopprocessen. Onder het kopje Leverancier zijn de functionele zaken verzameld, die de retailer (ondernemer) inzicht geven in de relatie met de leverancier. Verkoop beschrijft de functies met betrekking tot de verkoopprocessen. In dit proces zijn de functionele zaken verzameld, die de retailer (ondernemer) een beeld geven van de relatie met de klant. Deze categorie omvat de functionele zaken, die de retailer (ondernemer) in staat stellen de goederenstromen binnen de organisatie te beheren en te sturen. Contact Voor meer informatie over de BlueRetail Productvisie kunt u contact opnemen met de afdeling Product Management (productmanagement@newway.nl) van 97

8 3 Techniek 3.1 Algemeen WinDev Versie Deze versie is ontwikkeld met de WinDev 17 UK versie ( Dit zou géén gevolgen mogen hebben voor u als gebruiker. Newway kan dit echter niet 100% uitsluiten! Type update Prioriteit X X Kopieslag Patch verzoek Update Upgrade Servicepack Urgent / Spoed Hoog Gemiddeld Laag Nader te bepalen Grootte update ± 40 MB Reboot nodig JA NEE Backup nodig JA NEE Rollback functionaliteit JA NEE 3.2 Installatie Installatie voorwaarden Deze versie kan geïnstalleerd worden als opvolger van New-Way Retail Software versie 2.4x of BlueRetail 3.xx. De bestandsconversie zal geheel automatisch worden uitgevoerd. Indien de uitvalmodule aanwezig en geactiveerd is en het pakket conform de Newway richtlijnen is geïnstalleerd, dan zal op het werkstation (binnen het lokale netwerk) geheel automatisch het pakket worden geüpdate. Tevens zal de bijbehorende database conversie van de uitval database automatisch geschieden. Uitvoer instructie Deze BlueRetail installatie moet absoluut dedicated gedraaid worden met betrekking tot de BlueRetail database, omdat er een database conversie moet kunnen worden uitgevoerd. Dit houdt in dat: De automatische procedures NIET mogen draaien. De eventuele database back-up NIET mag worden uitgevoerd. Alle werkstations (server, info-points, kassa s en overige werkstations) BlueRetail verlaten moeten hebben. De applicatie mag dus NIET in gebruik zijn, in géén enkele vorm en/of op géén enkel station. Er géén andere Newway producten of producten van derden die de database kunnen gebruiken actief mogen zijn. De Kioskserver moet zijn gekilled via de taakmanager van 97

9 3.3 Database Inleiding Hieronder worden de databasemutaties beschreven tussen BlueRetail versie 3.72b en versie Verwijderde hyperfile bestanden Geen. Nieuwe hyperfile bestanden Gewijzigde hyperfile bestanden CCRREG: van 97

10 CFAREG: CORREG: CPAREG: ECUSTOMERPRODUKT: van 97

11 IMPGOED: LAND: MUTTABS: RELATIE: van 97

12 WEEG: Deze tabel heeft een koppeling met het nieuwe bestand WEEG_PRESETGROEP.FIC Beperking Database Bestanden 2 GB Vanaf versie 3.60 is voor onderstaande bestandenlijst de maximale-groottebeperking van 2 GB op de BlueRetail database verwijderd. Hierdoor kunnen bestanden dus groter dan 2 GB worden. Echter er gelden nog steeds beperkingen op basis van het filesysteem waarop de database draait. Zo zal er bijvoorbeeld een beperking zijn van 4 GB indien de database draait op een harddisk die geformatteerd is in het FAT32 bestandsformaat. Voor de volgende bestanden is de beperking van 2 GB verwijderd: ARTCATSTRUCT ARTIKEL AUTOLOG CATSTRUCT CCRBETAA CCRKOP CCRLEV CCRREG CFABETAA CFAKOP CFALEV CFAREG CFMKOP CFMKOPD CFMREG CFMREGD COMLOG CORKOP CORLEV CORREG CPAKOP CPALEV CPAREG DCRBETAA DCRKOP DCRLEV DCRREG DFABETAA DFAKOP DFALEV DFAREG DORKOP DORLEV DORREG KASDAG KASDIENS KASGELD KASKOP KASREG KLUISDAG LOGBOEK POSTREG PRIJSHIS RELATIE RELCATSTRUCT VCOPNAME VOORRAAD VRDDAG VRDINFO VRDOPN VRDOPNAR VRDOPNCT VRDOPNMU VRDOPNRG VRZKOP VRZREG Nieuw WinDev Framework Registermutaties Overige mutaties Omdat deze versie met de WinDev 17 omgeving ontwikkeld is, zal bij installatie ook het benodigde WinDev Framework geïnstalleerd worden op de server en cliënts. Dit geschiedt geheel automatisch. De bestanden zijn te herkennen aan de naamgeving WD170<*.*>.DLL in de software omgeving van BlueRetail. Zijn er registermutaties? Nee Ja Omschrijving X N.v.t. Zijn er overige mutaties? Nee Ja Omschrijving X Er is een nieuwe executable toegevoegd aan de installatieset, te weten: BRSend .exe. 3.4 Update instructie Update Maak op de server een back-up van de..\<blueretail software> directory (hierin staat het oude WDL-bestand en eventueel geïnstalleerde patches). Een cliënt wordt automatisch geüpdate bij het opnieuw opstarten van BlueRetail op de cliënt. Zie ook uitvoerinstructie op pagina 8. Let op!!! Op een cliënt mogen géén oude/andere patches blijven staan van 97

13 3.5 Instructies bij calamiteiten Herstellen oude situatie Indien de update niet over een rollback functionaliteit beschikt, kunt u op de hieronder beschreven wijze terug keren naar de situatie voor de update! Stap Handeling 1 Verwijder op de server \<BlueRetail software> en plaats de back-up terug 2 Een cliënt wordt automatisch geüpdate bij het herstarten van BlueRetail op de cliënt. Er is géén Reboot nodig. 3.6 Compatibiliteit met lagere versies De BlueRetail versie 3.80 MMS kan communiceren met de volgende RMS versies: BlueRetail 3.1x BlueRetail 3.3x BlueRetail 3.4x BlueRetail 3.50 BlueRetail 3.51 BlueRetail 3.60 BlueRetail 3.71 BlueRetail 3.72 BlueRetail 3.72a BlueRetail 3.72b BlueRetail 3.80 Vanaf release BlueRetail 3.42 wordt de bestandsuitwisseling met de New-Way Retail software 2.4x NIET meer ondersteund. 3.7 Koppeling BlueMobile BlueMobile 2.40 BlueRetail versie 3.80 kan communiceren met BlueMobile versie BlueRetail versie 3.80 kan NIET communiceren met BlueMobile versies lager dan In BlueMobile heeft een database-wijziging plaatsgevonden waardoor er vanuit lagere BlueRetail versies niet de juiste gegevens verstuurd worden. 3.8 Zomer/Wintertijd Uitleg Achtergrond: In het verleden deden zich binnen BlueRetail wel eens problemen voor bij de overgang van zomer- naar wintertijd en viceversa. Probleem: Er werd dan een database conversie uitgevoerd bij het starten van het betreffende BlueRetail bedrijf van 97

14 Oorzaak: Initiële timestamp werd door BlueRetail in een ini-file weggeschreven. Bij de overgang van zomer-/wintertijd werd door Windows de timestamp van het fysieke bestand, WinDev database analyse (*.WDD), aangepast door Windows. Hierdoor ontstond er een verschil tussen de waarde in de ini-file en de daadwerkelijk waarde binnen Windows waardoor het systeem dacht dat er een database wijziging had plaatsgevonden en dientengevolge een databaseconversie werd uitgevoerd. Oplossing: In de ini-file wordt nu de Universal time bijgehouden. Deze wordt door Windows niet gewijzigd bij de overgang van zomer-/wintertijd van 97

15 4 Wettelijke wijziging: SEPA Inleiding SEPA Naar aanleiding van de invoering van SEPA zijn er een aantal wijzigingen in BlueRetail doorgevoerd. Deze worden verder in hoofdstuk 6 besproken. Dit hoofdstuk dient ertoe nog even beknopt aan te geven wat SEPA precies inhoudt en wat voor invloed dit op BlueRetail heeft. SEPA komt vanuit regelgeving van de Europese Politiek, de Payment Service Directive (PSD). De politiek verlangt snel, betrouwbaar en goedkoop betalingsverkeer. Voor de Europese politiek is SEPA hèt ideaal: één uniforme Europese betaalmarkt, de Euro 2.0! De nieuwe standaarden zijn vastgelegd door de European Payments Council (EPC), een Europese bancaire gemeenschap. SEPA is een afkorting voor Single Euro Payments Area. SEPA beslaat de 27 lidstaten van de EU plus IJsland, Noorwegen, Liechtenstein en Zwitserland. SEPA is met name van belang voor organisaties met grote hoeveelheden incasso s forse veranderingen in incasso procedures, administratie en systemen. Daarnaast moet men ook over op IBAN als nieuw rekeningnummer. Bron: Aangezien BlueRetail geen incasso s verzorgd is alleen het omzetten van de bankrekeningnummers naar IBAN/BIC van belang. IBAN Bankrekeningnummers moeten in een ander formaat geschreven moeten worden. Uw huidige bankrekeningnummer is de BBAN of Basic Bank Account Number. Deze wordt vervangen door een langer rekeningnummer, de IBAN of International Bank Account Number. Dit is een internationale standaard voor rekeningnummers. Het is belangrijk dat u tijdig uw klanten en leveranciers op de hoogte brengt van uw IBAN. Zorg dat u tijdig uw facturen en briefpapier aanpast. Veranderingen in rekeningnummer: De IBAN bestaat in Nederland uit het huidige rekeningnummer dat vooraf wordt gegaan door de landcode, een controlegetal, letters die de bank aanduiden en één of meerdere nullen. DE IBAN kan tot 34 posities lang worden. In Nederland bestaat de IBAN uit 18 tekens. De IBAN bevat zowel letters als cijfers. Geen 11-proef meer maar modulo 97 als controlegetal. Bron: BIC Behalve een ander rekeningnummer moet ook een code vermeld worden waarmee de bank die bij dat rekeningnummer hoort geïdentificeerd kan worden. De BIC van de banken in Nederland telt acht tekens: vier letters voor de bankcode, twee voor de landcode en twee voor de plaatscode. Zo is de BIC van de ABN Amro ABNANL2A, van de Rabobank RABONL2U en die van ING INGBNL2A Vanaf 1 februari 2014 hoeft de BIC niet meer mee gegeven te worden voor binnenlandse betalingen, voor grensoverschrijdende betalingen vanaf 1 februari De bank zal dan de BIC toevoegen om de betaalopdracht goed te kunnen verwerken. In de overgangsperiode tot die tijd is het nog wel nodig om de BIC bij een transactie op te geven. Bron: Internet Bronnen Meer informatie omtrent SEPA is terug te vinden op de volgende sites: _heeft_gevolgen_voor_uw_administratie.htm van 97

16 5 BlueRetail gewijzigde en nieuwe functionaliteiten Leeswijzer Voorbeeld Geld- & goederenbeweging Onderstaande paragrafen corresponderen met het eerder in dit document genoemde Retail Business Model. De afdeling product management van Newway hanteert dit RBM als leidraad voor haar release notes, om daarmee consistentie te verkrijgen in de lay-out van het document en de commerciële datasheet. Horizontale as van gedetailleerde geld en goederenstromen binnen een vestiging gevisualiseerd in het RBM. Operationeel Voorbeeld: een artikel wordt besteld bij de leverancier, geleverd, op voorraad genomen en in de winkel gelegd. Daarna wordt het artikel door de klant meegenomen of afgeleverd. De geld- en goederenstromen zijn tegengesteld. 5.1 Verkoop Beschrijving In een winkel vindt het contact met de klant plaats langs diverse verkoopprocessen. We onderscheiden hier enkele onderdelen zoals kassa, verkooporder en verkoop(credit)factuur. Uiteraard zijn er vele nuanceringen mogelijk aan de hand van gedefinieerde verkoopeisen, de producten die verkocht worden en de beleving die de klant dient te ervaren Verkooprapportage Cadeaubonnen verkopen zonder omzet registratie Uitleg Van verschillende klanten is de wens binnengekomen om de mogelijkheid te hebben een oude vertrouwde cadeaubon zonder omzet te registreren binnen BlueRetail. Net zoals momenteel standaard geldt voor de giftcard. BlueRetail was wel al zodanig in te richten dat er ook geen omzet over de papieren cadeaubon geregistreerd werd. Dit was mogelijk door het aangemaakte cadeaubonartikel te koppelen aan een omzetgroep waarvan het vinkje Statiegeld op Ja stond. Echter in sommige rapportages, waaronder rapport 105 (Debiteuren, Omzet, Kassa, Omzetgroepen), werd statiegeld ook in de kolom Bedrag omzet gevoerd. Dit was fout. Hetzelfde was ook bij het Boekingsverslag het geval, ook hier werd statiegeld in het totaalbedrag Omzet debiteuren meegerekend van 97

17 De reeds bestaande instelling, bij Instellingen\Software\Kassa, tabblad Journaal <ISKJ>, Omzet bepaling, kan men nu ook gebruiken voor rapporten 105, 106, 107, 515 en 516. Met de betreffende instelling kon men aangeven of men in het kassajournaal de omzet inclusief of exclusief statiegeld wilde hebben. Dit geldt nu dus ook voor deze rapporten Offerte Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Verkoopfactuur Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Verzamelrekening Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Kassabon Mogelijkheid ingave PLU in commandoregel via U Uitleg Vanaf versie 3.80 is het mogelijk om in de kassa een artikel aan te slaan door het intoetsen van een numerieke zoekcode van minder dan 5 posities. Dit kan door in de commandoregel de korte numerieke zoekcode in te geven gevolgd door de letter u. Voorheen was het alleen mogelijk om numerieke zoekcodes van 5 of 6 posities in te geven Bewaarbon Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie van 97

18 5.2 Inkoop Beschrijving De organisatie moet op gecontroleerde wijze bij leveranciers goederen kunnen bestellen. Hiertoe beschikt de applicatie standaard over de benodigde inkoop functionaliteiten Inkooprapportage Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Inkoopfactuur Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Inkooporder Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Termijnorder Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Besteladvies Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Levering Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie van 97

19 5.3 Logistiek Beschrijving Newway spreekt bewust over logistiek, omdat deze functionaliteit in haar ogen de ontvangst van goederen, het leveren van verkooporders en de benodigde handelingen met betrekking tot de voorraad omvat (voorraadcorrecties en het voorraadopname traject). Omwille van de door klanten gewenste functiescheiding met bijbehorende verantwoordelijkheden, heeft Newway het logistieke proces gesplitst van het inkoopen facturatieproces Logistieke rapportage Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Retourafhandeling Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Voorraadbeheer Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Inventarisatie Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Ontvangst goederen Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Levering Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie van 97

20 5.4 Financieel Beschrijving Het financiële proces is de hekkensluiter in het goederen transactieproces. Aan de verkoopzijde ontvangt de klant een kassabon of een verkoopfactuur. Aan de inkoopzijde dienen de inkoopfacturen ingeboekt te worden al dan niet met een sluitende goederenmatching. Financiële Rapportage Financiële rapportage Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Crediteuren Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Debiteuren Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Inkoopfacturering Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Verkoopfacturering Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Waardering Kostprijsboeking bij opbouwartikelen Uitleg Wanneer er 1 of meerdere subartikelen bij een andere omzetgroep behoorden dan het gekoppelde hoofdartikel en deze omzetgroep had een ander grootboeknummer, dan werd er niet op het grootboeknummer van de aan het subartikel gekoppelde omzetgroep geboekt maar op het grootboeknummer van de aan het hoofdartikel gekoppelde omzetgroep Prijsbeleid Dit was fout en is nu opgelost. Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie van 97

21 5.4.8 Kasgeld/Kluisgeld Wijziging instellen kasgeld/kluisgeld Uitleg Bij instellen kassa, tabblad Kasgeld/Kluisgeld wordt nu ook de IBAN code getoond in plaats van het rekeningnummer Wijziging afstorten/bijstorten kasgeld Uitleg Bij afstorten/bijstorten kasgeld wordt vanaf deze versie de IBAN code weergegeven van 97

22 Wijziging afstorten/bijstorten kluisgeld Uitleg Bij afstorten/bijstorten kluisgeld wordt vanaf deze versie de IBAN code weergegeven Wijziging afstortbewijs Uitleg Op het afstortbewijs zal i.p.v. het rekeningnummer de IBAN-Code afgedrukt gaan worden: van 97

23 5.5 Service Beschrijving Voor veel retailers is een hoge servicegraad van cruciaal belang. De registratie van de service-afhandeling is daarom wezenlijk. Dit proces is zo veelomvattend dat deze functionaliteit niet binnen BlueRetail is gebouwd maar dat hiervoor een aparte applicatie, BlueService, is gemaakt. BlueService De applicatie BlueService is in ontwikkeling. Zodra de datum van een eerste release bekend is wordt dit bekend gemaakt via de websites en Deze applicatie zal ook opgeleverd gaan worden met eigen release-notes van 97

24 5.6 Retail CRM Beschrijving De inkoop- en verkoopprocessen vereisen de registratie van klantgegevens in het systeem CRM Rapportage Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Kredietlimiet Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Klantenpas Verplichte relatie selectie i.c.m. contactpersoon Uitleg Indien men met contactpersonen op klantenpassen werkte in versies < 3.80 en men wilde bereiken dat bij het aanmaken van een kassatransactie altijd een relatie geselecteerd werd dan was dat niet mogelijk. Werkwijze: De klant wordt geselecteerd door de barcode van de contactpersoon te scannen. Probleem: Hierdoor werkte de standaard verplichting om de relatie te selecteren niet meer goed. Indien BlueRetail nl. zo ingesteld werd dat er gestart werd met de vraag naar een relatie bij het aanmaken van een transactie dan kon men de klantenpas (contactpersoon) niet scannen. In versie 3.80 is dit als volgt opgelost: Bij Instellingen\Software\Kassa, tabblad Algemeen, <ISK>, bestaat de mogelijkheid om in te stellen of een relatiekeuze verplicht is.. Hier is nu een optie 'Contactpersoon' bij gekomen. In dat geval kan men in de kassa geen artikelen etc. registreren, voordat men een contactpersoon heeft geselecteerd van 97

25 5.6.4 Spaaracties Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Francowaarde Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie van 97

26 5.7 Rapportage Beschrijving Deze functionaliteit biedt hulp bij het verkrijgen van inzicht in de door de organisatie verzamelde gegevens. Meten, weten, begrijpen en handelen zijn de vier hoofdonderwerpen die samen de lijn vormen waarlangs de prestaties kunnen worden verbeterd met behulp van een retail informatiesysteem. Wie bijvoorbeeld door artikel scanning meet wat er is verkocht, weet wat er nog op voorraad ligt, begrijpt wat dit betekent voor de verkooptrends en handelt vervolgens door het assortiment op de meest slimme wijze aan te vullen. Voorbeeld: welke producten of productgroepen leveren de grootste bijdrage aan de toegevoegde waarde Aanpassing Rapportage debiteuren i.v.m. artikelmatrix Uitleg Onderstaande rapportages zijn zodanig gewijzigd zodat er ook zinvolle informatie te zien is voor klanten die gebruik maken van de functionaliteit artikelmatrix binnen BlueRetail. Statistiek artikelen - 28 Debiteuren marge vergelijking - 265, 266, 267 Debiteuren omzet - 579, 131,128, 125, 150, 508, 520, 147 Debiteuren omzetvergelijking - 241, 242, 243 Zoals te zien in onderstaande screenshot is vanaf versie 3.80 nu mogelijk om aan te vinken of men wil groeperen op basisartikel of cumuleren per basisartikel of beide van 97

27 Nr Omschrijving Werking 1 Niks aangevinkt Huidige werking rapport 2 Groeperen op basis artikel Het basisartikel verschijnt als header met daaronder de onderliggende basisartikelen 3 Cumuleren per basis artikel Totalen van alle onderliggende basisartikelen worden opgeteld en gecumuleerd weergegeven. 4 Groeperen op basis artikel en cumuleren per basis artikel Combinatie van 1 en van 97

28 5.8 Beheer Beschrijving BlueRetail biedt standaard beheer functionaliteiten om succesvol gebruik van de applicatie te faciliteren. De applicatie kan gekoppeld worden met een of meerdere softwarepakketten van derden (o.a. Office, Financieel, (BI) Rapportage). Er is uiteraard voorzien in ondersteuning van specifieke Retail hardware. Denk hierbij aan een POS terminal, ticketprinter, geldlade(s), klantendisplay, (hand)scanner /mobile terminal en EFT-(pin)apparatuur Applicatiebeheer Ketentransacties doorzetten mogelijk voor dealer Uitleg Het kan voorkomen dat ketentransacties om uiteenlopende redenen niet doorgevoerd worden door BlueRetail. Binnen de inlogcode van de Newway supportdesk heeft men dan een mogelijkheid om ervoor te zorgen dat deze ketentransactie weer doorloopt. Binnen de dealercode was dit momenteel niet mogelijk. Het gaat hierbij om het feit dat nu ook voor de dealer: Een reeds gefactureerde pakbon, Een reeds betaalde factuur of creditnota, Te wijzigen zijn BRSend Inleiding Inrichting van de SMTPserver instellingen Deze applicatie is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat je makkelijk via batch files en of scripts mails kan versturen over SMTP. De installatie is een standaard installatie. BRSend wordt meegeleverd in de installatieset voor BlueRetail Er moet een ini-file (BRSend .ini) staan in dezelfde map als de exe met de gegevens om een te kunnen versturen. De volgende gegevens dienen ingesteld te worden: Het -adres dat als afzender gebruikt dient te worden Het bijbehorende wachtwoord voor dit -account De naam of het IP-adres van de SMTP-server die de mails dient te versturen van 97

29 Het poortnummer, waarop de SMTP-server actief is. Default = 25. De instellingen dienen handmatig gezet te worden, en kunnen niet via BRsendMail.exe ingesteld worden. Wanneer deze instellingen niet aanwezig zijn, zal het programma een melding geven dat niet alles is ingesteld en zichzelf afsluiten zonder iets te versturen. Wanneer er een ongeldig adres wordt ingevuld, verschijnt onderstaande melding. Let op: er wordt niet gecontroleerd of het adres bestaat, maar of het voldoet aan het formaat van een adres, dus: naam@provider.landcode Meegeven van eigenschappen via commandline of tekstbestanden Naast de SMTP-server instellingen, dienen ook de -eigenschappen doorgegeven te worden aan de executable. Dit kan op een tweetal manieren: Via commandline-parameters Via tekstbestanden, die in dezelfde map staan als de executable De volgende gegevens kunnen meegegeven worden: Ontvangers (Lijst van adressen) CC-ers (Lijst van adressen) -onderwerp -inhoud Bijlagen (Lijst van bestanden) Prioriteit (Hoog, Laag of Normaal) Via de commandoregel dienen de gegevens als volgt doorgegeven te worden: /TO= adres1; adres2 (bij meerdere scheiden m.b.v ;) /CC= adres3; adres4 (bij meerdere scheiden m.b.v ;) /SUBJECT= Dit is het onderwerp /BODY= Dit is de inhoud van het bericht /ATTACH= bestandsnaam1;bestandsnaam2 (bij meerdere scheiden m.b.v ;) /PRIO=1 (1=Hoog, 3=Laag, overig is Normaal) Voorbeeld van een batch-bestand regel die gebruikt kan worden om iets te versturen: start D:\Temp\BRSend .exe /TO="p.hulsmann@newway.nl" /CC="support@newway.nl;verkoop@newway.nl" /SUBJECT="TEST!! FTPServer is niet bereikbaar!" /BODY="Bijgevoegd het logbestand van de uitgevoerde test" /ATTACH=" D:\Temp\FTPCheck.LOG" /PRIO=1 Bovenstaande parameters zijn optioneel, en kunnen weggelaten worden. In plaats van parameters kan er ook gekozen worden voor losse tekstbestanden, waarin de gegevens staan. Alleen de optie /PRIO kan niet via een tekstbestand worden meegegeven van 97

30 Het voordeel van tekstbestanden is, dat men een standaard snelkoppeling kan gebruiken, en dat men bij veel gegevens, de gegevens makkelijker kan invoeren. Een combinatie van commandoregel parameters en tekstbestanden is uiteraard ook mogelijk. De tekstbestanden dienen dezelfde naam te hebben als de parameter, dus TO.TXT, CC.TXT, SUBJECT.TXT, BODY.TXT en ATTACH.TXT. Wanneer het bestandje TO.TXT aanwezig is, dan worden daar de regels uit gelezen. Bij meerdere regels dienen de adressen gescheiden te worden door een ENTER, niet door ;. Dit geldt ook voor de bestanden CC.TXT en ATTACH.TXT Alleen geldige adressen worden geaccepteerd, bij het uitlezen van de parameters /TO, /CC of het inlezen van de bestanden TO.TXT, CC.TXT. Alleen bestaande bestandsnamen worden geaccepteerd, bij het uitlezen van de parameter /ATTACH of het inlezen van het bestand ATTACH.TXT. Wanneer er geen geldige TO-parameter wordt meegegeven en er is geen TO.TXT met een geldig -adres, dan verschijnt onderstaande melding en wordt er niets verstuurd: Aanpassing barcode instellingen Statiegeld retour scannen Met behulp van onderstaande instellingen is het vanaf deze versie mogelijk om statiegeld bonnen retour te scannen aan de kassa. Dergelijke bonnen worden bijvoorbeeld afgedrukt door een Tomra flessenautomaat in de supermarkt branche van 97

31 Aanpassing afdrukrij formulieren en etiketten Uitleg Indien er nu meerdere formulieren en/of etiketten in de afdrukrij staan is het mogelijk om deze separaat af te drukken door een vinkje te zetten voor het betreffende formulier/etiket. In eerdere versies was het allen mogelijk alle formulieren en/of etiketten af te drukken van hetzelfde type Implementatie Vullen IBAN-code bij migratie naar v3.80 Update v3.80 Belangrijk Achteraf vullen Bij de update van versie x.xx naar versie 3.80 wordt het veld IBAN-code automatisch gevuld indien: Het aan de relatie gekoppelde land Nederland is. Het bankrekeningnummer (veld banknummer ) gevuld is. 1. Bij het bepalen van de IBAN code beroepen we ons op een tabel afkomstig van Internet. Via officiële instanties is het ons tot nu toe niet gelukt een dergelijke tabel te achterhalen. 2. Aangezien er momenteel geen ISO code voor land is opgenomen in de landentabel kunnen wij lastig bepalen welk land in de landentabel ook daadwerkelijk Nederland is. Hierdoor volgen wij onderstaande procedure: o Is er een land met zoekcode NL o o o Is er een land met omschrijving Nederland Is één van beide aanwezig dan wordt voor alle relatie gekoppeld aan dit land de IBAN code berekend aan de hand van het veld Banknummer. Voorwaarde is dus dat het veld Banknummer van de betreffende relatie ook gevuld is. Is het veld Banknummer niet gevuld maar het veld Gironummer wel dan wordt de IBAN code berekend aan de hand van het veld Gironummer. Aangezien de velden IBAN- en BIC-code ook meegenomen zijn in de im- en van 97

32 export is het achteraf altijd mogelijk om geautomatiseerd deze velden te vullen. Er zijn nl. instanties die (tegen betaling) rekeningnummers omzetten naar IBAN/BIC-code. Zie ook: Gegevensbeheer Nieuwe relatie status vervallen Versies < 3.80 In voorgaande versies was het alleen mogelijk een relatie op geblokkeerd te zetten. Deze relaties waren dan echter nog wel zichtbaar in de zoekschermen. V3.80 Om dit op te lossen is het veld Geblokkeerd in de relatiekaart ombenoemd naar Status. Zoals te zien in bovenstaande screenshot kan het nieuwe veld Status de volgende waardes bevatten: van 97

33 Geblokkeerd Gelijk aan Geblokkeerd Ja van versies < 3.80 Het is niet mogelijk verkoop of inkooptransacties in te voeren voor een geblokkeerde relatie Actief Gelijk aan Geblokkeerd Nee van versies < 3.80 Vervallen Nieuwe status die ervoor zorgt, mits de rechten hiervoor correct zijn aangepast, dat relaties niet meer zichtbaar zijn binnen BlueRetail. Belangrijk Nivo instellingen Indien in de nivo instellingen er niet voor gezorgd is dat de vervallen relaties niet zichtbaar zijn, dan kunnen er nog steeds transacties aangemaakt worden op naam van deze relaties. Met behulp van onderstaande nivo instellingen is het mogelijk ervoor te zorgen dat relaties met de status Vervallen niet meer zichtbaar zijn binnen BlueRetail: van 97

34 Wijzigingen relatie bestand i.v.m. IBAN Uitleg Vanaf versie 3.80 zijn onderstaande velden toegevoegd aan de relatiekaart: Veld IBAN code Veld BIC code Nieuw veld voor registratie van de IBAN code. Er wordt gecontroleerd op de juistheid van de ingevoerd IBAN code. Nieuw veld voor registratie van de BIC code. Op dit veld vindt geen controle plaats van 97

35 IBAN Code BIC Code Algemeen Meer informatie over het IBAN formaat: Invoerfilters De nieuwe toegevoegde velden IBAN en BIC code zijn toegevoegd aan de relatie invoerfilters. Menupad Instellingen\Software\Invoerfilters <ISN>. Relatieselectie Zoals hieronder te zien zijn de nieuwe velden IBAN en BIC code ook toegevoegd binnen relatie selecties: van 97

36 Switch voorraadbeheer artikelkaart Uitleg Er is een aantal versies terug besloten om indien de switch Voorraadbeheer op het tabblad Logistiek in het artikelbestand op Nee staat en er zijn nog openstaande transacties, dat de switch niet zondermeer op Ja gezet kan worden voordat de transacties zijn afgerond en dus alle tellers in de artikelkaart zoals te leveren en in bestelling op 0 staan. Als dit niet het geval is gaan er namelijk zaken fout Wijziging tabel landen In de praktijk blijkt dat bovenstaande aanpassing niet ideaal werkt. In versie 3.80 is een aanpassing doorgevoerd die ervoor zorgt dat als de switch Voorraadbeheer van een artikel op Ja staat en men wijzigt dit in Nee, de tellers Actuele voorraad, Te leveren, Nog te ontvangen facturen (cred) en Nog te factureren (deb) op 0 gezet worden. Als men de switch op een later tijdstip weer omzet op Ja dan worden bovenstaande tellers voor dit artikel opnieuw berekend en ingevuld (regenereerfunctie). Uitleg Momenteel was het niet mogelijk om aan de hand van de zoekcode van de tabel landen te bepalen om welk land het zich daadwerkelijk handelde. Dit aangezien men vrij waardes in het veld Zoekcode in kon voeren. Weergave bestand landen versies < 3.80 Nu is analoog aan de tabel Valuta ook een ISO tabel gekoppeld aan de tabel van 97

37 Landen Data Import en Export Importsleutel toegevoegd bij relaties Uitleg Bij koppelingen tussen BlueRetail en webshops mist men nu vaak een unieke sleutel. Vaak wordt het adres en wachtwoord van de eindklant als uniek aangehouden in de webshop. Binnen BlueRetail was dit veld, adres, niet te gebruiken als importsleutel bij het importeren van relatiegegevens in het relatiebestand. In deze versie is dit nu wel mogelijk gemaakt IBAN Velden toegevoegd bij import instellingen Uitleg De nieuwe velden IBAN code en BIC code zijn toegevoegd bij de importinstellingen. Instellingen\Software\Import\Bestanden <ISIB> van 97

38 Deze velden zijn ook toegevoegd bij de filiaal import instellingen op het hoofdkantoor (MMS) Datacommunicatie Aanpassingen FTP server Geen vraag afsluiten FTPserver Vanaf deze versie komt tijdens het afsluiten van BlueRetail MMS onderstaande vraag niet meer of de FTP-Server ook afgesloten dient te worden. Deze vraag kan er voor zorgen dat de FTP-Server per ongeluk afgesloten wordt, met alle gevolgen van dien. Het is doorgaans wenselijk dat de FTP-Server altijd aanstaat. Ik heb vandaag een aantal verbeteringen toegevoegd aan de FTP-servers van 3.72 en 3.80, waarmee mogelijk verlichting op zal treden. Onderstaande van 97

39 wijzigingen zijn gemaakt: - Het is nu mogelijk de FTP-Server los op te starten, zonder BlueRetail. - Middels een FTPServer.ini dienen de instellingen gezet te worden. Tevens kan men ook aangeven wat de inlog-gegevens van de test-user moeten zijn. - Controles of er ingelogde gebruikers zijn, vinden niet meer plaats o.b.v. schermcontrols maar o.b.v. variabelen. - Wanneer via AP's van BlueRetail wordt aangegeven dat de FTP-Server moet worden afgesloten, dan gebeurt dit voortaan, ongeacht of er gebruikers zijn ingelogd of niet. - Het is nu ook mogelijk m.b.v de test-user te controleren of de FTP-Server nog actief is. De nwautoserver is uitgebreid met een opstart-parameter /SILENT, zodat geen meldingen verschijnen bij het opstarten, als er geen database-beschrijving is, of de nwautoserver reeds gestart is. Hierdoor kan net als bij nwautoclient een proces ingericht worden, dat periodiek controleert of de nwautoserver nog draait. Zo ja, dan wordt de volgende instantie automatisch afgesloten. Voorheen verscheen er dan een melding die eerst weggeklikt moest worden Rollen Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Toegangsbeheer Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Boekhoudkoppeling Aanpassing Exact Globe boekhoudexport Uitleg Voor de laatste versie van de koppeling met Exact Globe, Exact Globe 360+, is een aanpassing gemaakt dat in eerste instantie de relatiegegevens, zijnde DEBITR.CSV en CREDITR.CSV, in XML formaat worden geëxporteerd. Binnen het instellingenscherm zal in onderstaand tabblad, Bestandslocaties, DEBITR.CSV en CREDITR.CSV vervangen door de nieuwe bestandsnamen van 97

40 Binnen Exact kan zowel voor de financiële mutaties (FMUTA6.CSV) als voor de relatiegegevens aangegeven worden welk bestandstype men gebruikt. Crediteurengegevens Debiteurengegevens van 97

41 Aanpassing King boekhoudexport Uitleg Voor de huidige koppeling met King, is een aanpassing gemaakt dat in eerste instantie de relatiegegevens, in XML formaat worden geëxporteerd. Binnen het instellingenscherm zal in onderstaand tabblad, Bestandslocaties, DEBKING.ASC en CREKING.ASC vervangen door de nieuwe bestandsnamen: DEBKING.XML en CREKING.XML. Binnen King kan ook voor XML bestandsformaat gekozen worden voor de relatiebestanden: van 97

42 Aanpassing Unit4 boekhoudexport Uitleg Voor de huidige koppeling met Unit4, is een aanpassing gemaakt dat er twee extra velden geëxporteerd gaan worden: IBAN code en BIC Code van 97

43 Dit is een aanpassing op de bestaande export in FMUTA-formaat: DEBITR.CSV: 18 Bankrekening (deze bestond al) 21 Girorekening (deze bestond al) 54 IBAN 55 - BIC / Swift CREDITR.CSV: 18 Bankrekening (deze bestond al) 22 Girorekening (deze bestond al) 52 IBAN 53 BIC / Swift Binnen Unit4 zal deze export opgepakt gaan worden door de module Import Financieel II : Belangrijk De extra velden IBAN en BIC die wij exporteren vanuit BlueRetail worden meegenomen door Unit4 in hun nieuwe release, gepland voor juli Tot dan zal BlueRetail deze extra velden wel exporteren maar doet Unit4 hier verder niks mee. De export van extra velden heeft verder geen consequenties voor uw huidige boekhoudkoppeling Nieuwe koppeling met Exact Online Uitleg Vanaf versie 3.80 komt ook de definitieve koppeling met Exact Online beschikbaar. Binnen Instellingen\Software\Boekhouding <ISO>, kan nu, indien Exact geselecteerd wordt ook voor Exact Online gekozen worden. Verder is het mogelijk om vanuit BlueRetail een rechtstreekse import te doen van relatie- en transactiegegevens van 97

44 Aangepaste boekhoud instellingen Bij de instellingen van de boekhoudkoppelingen zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd. Aangezien er een rechtstreekse import plaatsvindt is er geen noodzaak meer om de verschillende bestandslocaties op te kunnen geven. Dit tabblad is voor de koppeling exact online dan ook vervangen door het nieuwe tabblad Import, waarop alle specifieke instellingen tbv exact online ingesteld kunnen worden. Indien u in een eerdere versie reeds de boekhoudkoppeling Exact Online heeft ingericht, dan is het noodzakelijk om bovenstaande instellingen te controleren. Wanneer u een ingerichte boekhoudkoppeling exact online heeft, en het instellingen scherm wordt geopend, dan worden de bijbehorende gegevens meteen ingelezen. Dit kan enige seconden duren. Tot die tijd, zijn alle tabbladen grijs van 97

45 De benodigde inloggegevens dienen overeen te komen met die van uw exactonline account. Met behulp van de knop Bepaal Administraties kunt u controleren of de ingevulde gegevens juist zijn. Zo ja, dan worden de bijbehorende administraties, topics, dagboeken en rekeningnummers opgehaald. Pas als alle drie de velden zijn ingevuld, kan deze knop geactiveerd worden. Wanneer de ingevulde gegevens niet juist zijn, volgt hiervan een foutmelding. Wanneer de inloggegevens aangepast worden, dan worden automatisch de geselecteerde administratie leeggemaakt, en de bepaal administratie knop wordt actief (als alle 3 velden zijn ingevuld ) Let Op: In deze versie zit nog een probleem, dat de gemaakte wijzigingen van de inloggegevens niet meteen getest kunnen worden. Als bv. juiste gegevens worden aangepast naar verkeerde, dan zal de controle van de nieuwe gegevens nog steeds goed gaan. Andersom geldt ook, dat als men foute gegevens heeft gewijzigd in de juiste, dat dan nog steeds geen administraties getoond worden. Bij opnieuw starten van BlueRetail kan er wel weer getest worden. Het gaat hier om een probleem van technische aard. Zodra hiervoor een oplossing wordt gevonden, zal dit verbeterd worden. Naast de inloggegevens zijn er nog een drietal gegevens nodig om automatisch te importeren: - De bron map waarin de te importeren relaties en transacties worden geplaatst. (Default is dit de export-map van het bedrijf) - De exact-online administratie waarin geïmporteerd moet worden. (Is alleen van toepassing indien u meerdere administraties heeft) Wanneer een administratie geselecteerd wordt, worden automatisch de bijbehorende gegevens ingelezen, zoals: Topics, dagboeken en rekeningnummers. - De partner sleutel die vanuit exact online is gegenereerd ter beveiliging van uw administratie. (De waarde van deze sleutel is terug te vinden in van 97

46 Exact Online) De knop ververs administratie dient om eventuele wijzigingen in Exact Online (bv. dagboeken en rekeningnummers) ook in te lezen in BlueRetail. Verder valt er nog te zien welke onderdelen van exact online er geimporteerd kunnen worden vanuit BlueRetail. Dit kan namelijk in de toekomst nog uitgebreid gaan worden. Dit is dus geen instelling, maar enkel een raadpleeglijst. Bij het invullen van de rekeningnummers in BlueRetail kan gebruik gemaakt worden van de reeds aanwezige rekeningnummers van exact online. In de praktijk is het vaak zo dat de boekhouding eerst in Exact online wordt ingericht en vervolgens binnen BlueRetail de koppeling wordt gerealiseerd. Wanneer op het tabblad nummers een dagboek-veld de focus krijgt, verschijnt erboven een lijst met beschikbare dagboeken. Wanneer de ingevulde waarde bestaat, wordt deze automatisch geselecteerd, anders blijft de geselecteerde waarde leeg. Hetzelfde geldt voor de rekeningnummer-velden. Het verschil is wel dat men voor de rekeningnummers wel niet-bestaande rekeningnummers mag gebruiken. Bij de automatische import worden deze vanzelf aangemaakt van 97

47 (Dagboeknummers niet). Het nadeel is dat er geen bijbehorende omschrijving bij zit. Deze hulp-combo s zitten alleen bij de instellingen, en niet bij de overige rekeningnummer-velden binnen BlueRetail (bv. relaties, omzetgroepen, betaalwijzen, enz.) Eventueel is dit op verzoek uit te breiden in een volgende versie. Wanneer er niet-bestaande dagboeken en/of rekeningnummers zijn ingevuld, dan verschijnt hiervan een melding bij de controle van 97

48 Exporteren boekhouding Wanneer men met een ingestelde boekhoudkoppeling exact online naar het menu BlueRetail Exporteren Boekhouding gaat, dan zullen de gegevens eveneens ingelezen worden, bij het starten van het venster. Tevens wordt er gekeken of er in de ingestelde export-map Xml-bestanden staan t.b.v exact online (Accounts_x en GLTransactions_x). Zo ja, dan wordt de knop Import Exact-Online beschikbaar, anders blijft deze grijs. Wanneer de knop actief is, betekent dit dat er bij een voorgaande export niet voor import is gekozen, of dat er iets anders is gebeurd. Eenmaal ingelezen bestanden, worden hernoemd (*.OLD, zodat deze niet nogmaals ingelezen kunnen worden. Wanneer de export-knop geactiveerd wordt, dan worden eerst alle relatie- en transactiegegevens per export-soort verzameld, en pas op het einde fysiek weggeschreven. Dit is een technisch verschil met de overige boekhoudkoppeling, waarbij elke transactie direct wordt weggeschreven in een export-bestand. Nadat de export gereed is, wordt er gevraagd of er ook direct geïmporteerd moet gaan worden. Via automatische procedures wordt deze vraag niet gesteld en automatisch voor Ja gekozen van 97

49 Wanneer voor Nee gekozen wordt, kan men tussentijds de logging en/of de export-bestanden controleren, indien wenselijk. Kiest men voor import, dan hiervoor een logging en na afloop een vraag gesteld worden, of het resultaat bekeken dient te worden. (Niet bij AP). Wanneer men op Ja klikt, dan wordt de Voortgang vervangen door een tabel met de import-resultaten. Eventuele fouten worden in het rood weergegeven, fatale fouten vetgedrukt, en eventuele waarschuwing in het magenta. Met behulp van de Bekijk Voortgangknop kan teruggekeerd worden, naar de oorspronkelijke import-voortgang van 97

50 Deze gegevens komen uit Exact online en worden ook tijdelijk overgeslagen in een bijbehorend logbestand (*.LOG). Uiteindelijk kan men het beste in Exact Online zelf kijken wat er tijdens de import goed en fout is gegaan. Er zit tevens een beveiliging in de import-bestanden die door BlueRetail worden aangemaakt. Er kunnen via BlueRetail alleen bestanden geimporteerd worden, die ook daadwerkelijk met dezelfde partner-sleutel zijn aangemaakt. Hierdoor is het niet mogelijk (per ongeluk of bewust) relaties of transacties van een ander pakket of bedrijf te importeren in een exact online-boekhouding. Hiervan verschijnt dan onderstaande foutmelding: van 97

51 Kredietbeperking Achtergrond Het blijkt dat klanten en de boekhoudpakketten waarmee BlueRetail koppelt verschillend omgaan met kredietbeperking. Hierdoor kan het voorkomen dat de wijze waarop BlueRetail het kredietbeperkingsbedrag export in de versies < 3.80 tot problemen kan leiden bij de klant. Belastingdienst Kredietbeperking volgens de belastingdienst: Om ervoor te zorgen dat uw klanten op tijd betalen, kunt u op uw facturen een kredietbeperkingstoeslag vermelden. Betalen uw klanten te laat, dan betalen zij u deze toeslag. Over deze extra inkomsten betaalt u btw. Wat moet u doen? U telt de kredietbeperkingstoeslag op bij het factuurbedrag. Meestal is de toeslag een percentage van het totaalbedrag. Omdat u niet weet of uw klant op tijd gaat betalen, brengt u geen btw in rekening over de toeslag. Betaalt de klant op tijd? Dan hoeft u verder niets te doen. Betaalt hij te laat en betaalt hij u daarom ook de toeslag? Dan betaalt u ook over dit bedrag btw. Voorbeeld U levert goederen: btw = Over dit bedrag berekent u toeslag, bijvoorbeeld 1% = 119. Hierover berekent u geen btw. Het factuurtotaal is daarom Uw klant betaald op tijd. U ontvangt U betaalt btw over dit bedrag en uw afnemer kan de btw aftrekken als voorbelasting. Betaalt uw afnemer na de betalingstermijn? Dan ontvangt u U moet dan alsnog 19 (19/119 x 119) btw betalen. Heeft uw afnemer recht op aftrek van btw? Dan kan hij de btw over de toeslag alleen aftrekken als u hem een aanvullende factuur met btw stuurt. Daarop staat dan btw. BlueRetail < v3.80 Momenteel gaat BlueRetail als volgt om met kredietbeperking: er is geen instelling inzake btw berekenen over kredietbeperking. Het pakket berekend in de versies < 3.80 de btw over kredietbeperking. Echter bij de export naar de boekhouding wordt de btw van de kredietbeperking niet meegenomen: BlueRetail gaat er vanuit dat de klant tijdig betaald en dat men dan het van 97

52 btw bedrag van de kredietbeperking niet hoeft mee te exporteren (zie uitspraak belasting) omdat de ondernemer die de factuur verstuurd de btw niet af hoeft te dragen. Aanpassing In het geval van sommige klanten wordt er bijna altijd kredietbeperking betaald en moet men dus over de kredietbeperking btw afdragen. Het is vanaf versie 3.80 mogelijk gemaakt voor de verschillende boekhoudkoppelingen om aan te geven of op de rekening kredietbeperking het bedrag inclusief of exclusief BTW geboekt moet worden. D.w.z. naar de boekhouding geëxporteerd moet worden. Indien er gekozen wordt voor incl. btw, zal de export er als volgt uitzien: POS Hardware configuratie Uitleg Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie Web Transaction Services Verkoop etickets via host ICP Toevoegen eticketproduct en bijbehorend artikel Vanaf versie 3.80 is de eticket-functionaliteit voor de host ICP werkend gemaakt. Een eticket is een toegangsbewijs, voor bv. Een pretpark of evenement, dat via de kassa kan worden afgedrukt. Het is nagenoeg gelijk aan een evoucher, behalve dan het in plaats van een opwaardeer-code, en unieke toegangscode in de vorm van een barcodes moet worden afgedrukt. Bij de entree van het park of evenement, wordt deze barcode gescand en kan men zonder te betalen doorlopen (men heeft immers al in de winkel betaald). Omdat de barcode voor iedere eticket een ander formaat kan hebben, dient het formaat bij het ecustomerprodukt ingesteld te worden. Aangezien het van de printer-aansturing afhankelijk is, hoe dit afgedrukt dient te worden, is er nu voor van 97

53 gekozen, om een algemene stuurcode te gebruiken. Voorheen was er een comboveld met een viertal vaste formaten. Met behulp van deze stuurcode zorgen de algemene print-routines van BlueRetail ervoor dat de barcode juist wordt afgedrukt. Middels het klikken op de barcodeknop verschijnt het barcode-venster, waarmee het formaat, de hoogte en breedte en de tekst ingesteld kan worden. Dit venster wordt op het einde van dit document toegelicht. Het wordt afgeraden om de stuurcode handmatig te wijzigen. De string <<BC>> wordt door BlueRetail bij iedere eticket-verkoop automatisch vervangen door de ontvangen toegangscode. Welk formaat ingesteld dient te worden, wordt bepaald door de organisatie waarvoor de eticket geldig is. Dit is afhankelijk van hoe de scanners zijn ingericht bij de entree. Om een eticket in te kunnen voeren, dient men vanuit ICP de volgende informatie te ontvangen: - Product-id - Barcode-formaat - Een aangepaste nl-tickets.txt t.b.v de VTC-software. (Voor iedere vestiging) In dit laatste bestand staan alle af te drukken evoucher en eticket-teksten, die door de VTC-software doorgestuurd worden naar BlueRetail. Deze converteert de HTMLtekens naar gewone tekst, en drukt deze vervolgens af. Wanneer het eticket-product is ingevoerd, hoeft men alleen nog maar een artikel te koppelen (met de afgesproken prijs) aan dit product, en het is ingericht van 97

54 Eventueel dient men ook nog een aparte omzetgroep aan te maken voor de eticketproducten en de bijbehorende artikelen. Wel dienen beide dezelfde omzetgroep te hebben, anders kan het product niet geselecteerd worden. Handelingen in de kassa Wanneer men nu in de kassa dit artikel aanslaat, en de bon volledig heeft betaald, zal er na de bonkeuze een eticket worden uitgegeven van 97

55 Let op: dat de commandoregel-functie * niet werkt voor eticket/evoucher artikelen. Zij dienen één voor één gescand te worden. Dit is, omdat er voor ieder stuk ook een bon moet worden afgedrukt. Wanneer dit geslaagd is, zal de bijbehorende eticket direct afgedrukt worden van 97

56 evouchers en etickets zijn NIET meer onderdeel van de stuurcode [ECUSTOMERBON]. Zij worden slecht éénmalig afgedrukt, om fraude te voorkomen. Als het bonnetje kwijt is, is er geen herafdruk-mogelijkheid. (Ook wanneer het printer-papier op is, kan dit niet plaatsvinden.) Als er meerdere tickets en/of vouchers op de bon staan, dan worden deze niet afgeknipt, omdat dit de kans op verlies vergroot. Wel zit er een scheidingslijn tussen, mocht men dit wel willen. Nadat alle etickets/evouchers zijn afgedrukt wordt de kassabon zelf nog afgedrukt van 97

57 Wanneer de transactie niet slaagt, wordt de foutmelding afgedrukt en verschijnt onderstaand schermpje dat de klant wisselgeld dient te krijgen. De bon was immers al afgehandeld. In het logboek van betaaltransacties, zijn de transacties altijd nog terug te bekijken Verkoop van Prepaid artikelen via host ICP Toevoegen prepaidproduct en bijbehorend artikel Vanaf versie 3.80 is het mogelijk om ecustomerprodukten van het type Prepaidartikel te verkopen mbv de host ICP. Hiervoor is wel een andere versie van de VTC-software nodig. Een prepaid-artikel is een digitaal product met een bepaalde waarde, dat bij verkocht geactiveerd wordt. Denk bv. aan itunes-kaarten of ebook-kaarten. Het verschil tussen een prepaid-artikel en een digitale cadeaubon is, dat met een prepaid-artikel niet betaald kan worden. Het lijkt meer op een evoucher, zonder opwaardeercode. Om een prepaid-artikel te kunnen verkopen, dienen de volgende bestanden uitgebreid te worden met een record: - Omzetgroep (optioneel) waarop de prepaid-artikelen geboekt dienen te van 97

58 worden; - Een ecustomerprodukt van het type prepaid-artikel, dat aan deze omzetgroep hangt; van 97

59 - Een artikel, dat aan dezelfde omzetgroep hangt en gekoppeld is aan het ecustomerprodukt; Bij het invoeren dient rekening gehouden te worden met de volgende zaken: - De omzetgroep van het artikel en het ecustomerprodukt zullen doorgaans gelijk zijn. Wanneer deze verschillend zijn, dan worden de verkopen geboekt op de omzetgroep van het ecustomerprodukt. - De verkoopprijs van het prepaid-artikel wordt bepaald door het artikel. Deze verkoopprijs dient overeen te komen met de prijs zoals deze bij de host in het systeem staat, anders volgt hiervan een foutmelding. - Als een prepaid-artikel een barcode heeft van 32 cijfers, dan is dit een samengestelde barcode, bestaande uit een EAN-nummer (eerste 12 posities), een nul, en een kaartnummer (laatste 19 nummers). Het EANnummer dient dan ook als artikelnummer ingevoerd te worden. Hierdoor wordt het mogelijk om ook eerst het artikel te scannen, en vervolgens pas het volledige kaartnummer. Als de host ICP is, dan dient het EAN-nummer ook ingevuld te worden in het Product-ID veld van het ecustomerprodukt van 97

60 Handelingen in de kassa Wanneer men in de kassa de barcode van een prepaid artikel scant, zal er gecontroleerd worden, of het product verkocht kan worden. Aangezien er barcodes van 32 posities bestaan, is het invoerveld ook uitgebreid van 30 naar 32 posities. Wanneer de kaart nog niet geactiveerd is, verschijnt onderstaande boodschap: Vervolgens wordt het artikel toegevoegd in de kassa van 97

61 Wanneer er een reeds geactiveerde, of anderzijds niet-bruikbare kaart gescand wordt, verschijnt hiervan een melding: Let op: Bovenstaande controle is alleen mogelijk bij de host Intersolve. Wanneer de host van het prepaid-artikel is ingesteld op ICP zal er GEEN controle plaatsvinden en wordt alles direct toegevoegd. Eventuele problemen zullen dan ook pas na het afrekenen aan het licht komen, waardoor er mogelijk wisselgeld teruggegeven moet gaan worden, als er iets niet goed gaat. Let op: dat de commandoregel-functie * niet werkt voor prepaid-artikelen. Zij dienen één voor één gescand te worden. Dit is omdat zij ook per stuk geactiveerd dienen te worden en een printticket opleveren. Net als alle overige ecustomerprodukten kunnen prepaid-artikelen niet retour genomen worden en ook kan er geen korting op verleend worden. Wanneer de bon door de klant is afgerekend en de kassière een bonkeuze heeft gemaakt, zal de daadwerkelijke activering plaatsvinden van 97

62 Wanneer dit geslaagd is, zal de bijbehorende Ticket-tekst direct afgedrukt worden, net zoals dit ook bij evouchers en etickets gebeurt van 97

63 Wanneer de host ICP is, dan wordt er door de host de af te drukken tekst aangeleverd. Bij de host Intersolve zal enkel het resultaat-bericht afgedrukt worden. Wanneer een kopie-bon wordt afgedrukt, dan worden de bovenstaande bonnetjes afgedrukt m.b.v de stuurcode [ECUSTOMERBON]. Wanneer de transactie niet slaagt, wordt de foutmelding afgedrukt en verschijnt onderstaand schermpje dat de klant wisselgeld dient te krijgen. De bon was immers al afgehandeld. In het logboek van betaaltransacties, zijn de transacties altijd nog terug te bekijken. Hiervoor is een nieuwe soort Prepaid-activering toegevoegd van 97

64 Sparen op naam (eloyalty) via host ICP Achtergrond Instelling In voorgaande versies was het niet mogelijk om loyalty punten te sparen op basis van klantnaam. Het was voor de klant alleen mogelijk om punten te sparen indien hij/zij de spaarkaart bij zich had. Het bleek wenselijk dat sparen op naam wel mogelijk zou worden gemaakt voor trouwe klanten. Door bij Instellingen\Software\eCustomer <ISE>, de nieuwe host ICP-MIMAS aan te vinken kan er op klantnaam gespaard worden. Proces Keuze-scherm wanneer vanuit kassa naar afrekenen gegaan wordt en er nog geen pas is gescand: van 97

65 Wanneer de keuze Zoek Klantenpas wordt gekozen, verschijnt onderstaand scherm: Wanneer men op [ESC] drukt, verschijnt weer het vorige scherm, en kan er een andere keuze gemaakt worden. Wanneer in de kassa reeds een relatie was geselecteerd, dan worden de bijbehorende gegevens automatisch ingevuld: van 97

66 Na activeren van de zoek-knop verschijnt het Communicatie-schermpje: Wanneer er niets gevonden wordt, verschijnt onderstaand scherm, en wordt teruggekeerd naar vorige scherm: Anders wordt het aantal gevonden klanten getoond: En vervolgens de bijbehorende gegevens: Wanneer het maximaal aantal records gevonden is, ziet het scherm er zo uit: van 97

67 Als het aantal gevonden klanten > 6 is en kleiner dan maximaal aantal (7,8 of 9), ziet het scherm er zo uit: (Het is niet gelukt om het datum-formaat om te draaien) Wanneer er geen juiste gegevens staan, kan met via de [terug] of [ESC] knop terugkeren naar het vorige scherm. Wanneer er een klantenpas-houder wordt geselecteerd, verschijnt onderstaand schermpje: Wanneer er geen pas gevonden is verschijnt onderstaand scherm, en wordt teruggekeerd naar vorige scherm: Wanneer er 1 pas is gevonden, verschijnt onderstaande tekst voor 2 seconden: van 97

68 Vervolgens worden de vorige schermen afgesloten, en wordt vanuit de kassa automatisch het saldo opgevraagd van de geselecteerde kaart. (Foutmelding komt omdat VTC-niet aanstond) Wanneer de klantenpas-houder meerdere kaarten heeft, verschijnt onderstaand scherm: Wanneer er meer dan 6 kaarten gevonden worden, dan wordt ook de tabel verlengd. Wanneer er geen juiste gegevens staan, kan met via de [terug] of [ESC] knop terugkeren naar het vorige scherm van 97

69 Lay-out beheer Wijzigingen printen barcodes Uitbreidingen BARCODEstuurcode venster Vanaf versie 3.80 is het afdrukken van barcodes technisch aangepast, zodat deze via een commando vanuit de ontwikkelomgeving (WinDev) worden afgedrukt. Voorheen had BlueRetail haar eigen print-routines. Daarnaast is het barcode-selectie venster aangepast en zijn er voor de formaten, EAN, UPC en Code 128 een aantal subtypes toegevoegd, die gebruikt kunnen worden. Het gaat om de varianten EAN-8, EAN-13 en EAN-128, UPC-A en UPC-E, en Code 128, Code 128-A, Code 128-B en Code 128-C. Wanneer men nu in de formulier- of etiket-editor de stuurcode Barcode selecteert, verschijnt onderstaand venster. Tevens worden nu de reeds bestaande barcodeparameters juist ingevuld. (Voorheen verschenen altijd dezelfde defaults.) De waarden die voor hoogte en breedte ingevuld dienen te worden, zijn afhankelijk van de printer-aansturing van 97

70 Het opgeven van de breedte is vaak niet nodig. De juiste verhoudingen worden automatisch genomen. Wanneer men op sluiten klikt, verschijnt de vraag of men de barcode-parameters wil verwijderen, of de vorige parameters wil behouden (=default). Ja, verwijderd de stuurcode, en Nee zet de vorige waarden terug. Tevens is BARCODE-stuurcode ook werkend gemaakt voor printers met tekstaansturing. Voorheen kon dit niet, en moest men met de printer-specifieke [CODE]-stuurcode de juiste waarden ingeven. Nu hoeft dit dus niet meer, en kan altijd dezelfde lay-out gehanteerd worden. Formuliereditor In de formulier-editor is een kleine aanpassing gemaakt, zodat deze bij het openen meteen op het combo-veld komt te staan, waar men de lay-out kan selecteren. Ook blijft de focus op dit veld, wanneer men een lay-out selecteert. Hierdoor kan men sneller (zonder gebruik van een muis) een lay-out selecteren en wijzigen (via SHIFT+TAB) van 97

71 Extra controles bij afdrukken etiketten Problemen vorige versies In voorgaande versies kon het afdrukken van etiketten leiden tot een fatale programmafout, wanneer de etiket-instellingen niet overeen kwamen met de werkelijke etiket-hoogte. Deze kon komen zodra er op meerdere pagina s afgedrukt moest worden. Doordat de hoogte van het etiket groter was, dan bij de instellingen was aangegeven, kwamen de etiketten verkeerd uit de printer, zoals hieronder te zien is, bij een voorbeeld etiket uit het demo-bedrijf. Wanneer de proefdruk van 25 exemplaren gestart werd, werden er 5 pagina s afgedrukt (i.p.v. de verwachte 2) van 97

72 Dit kwam omdat de ingestelde hoogte van 41 mm kleiner was, dan de daadwerkelijke hoogte van de stuurcodes in het etiketinhoud-veld. Wanneer men de etikethoogte zou aanpassen naar bv. 44 mm, dan ontstond de fatale foutmelding. Controles bij proefafdruk van etiketten Vanaf deze versie vindt er een controle plaats na het afdrukken van het eerste etiket, wat de daadwerkelijke hoogte is van de stuurcodes in het etiketinhoudveld. Tevens wordt er gecontroleerd of de instellingen voldoen aan de paginabreedte en pagina-hoogte van de ingestelde printer. Deze controles vinden alleen plaats als de printer-aansturing op Windows staat. Wanneer de instellingen niet voldoen, dan verschijnt hiervan een melding na afdruk van het eerste etiket, en worden de juiste waarden berekend door BlueRetail. De volgende berekeningen vinden plaats: Als werkelijke etiket-hoogte groter is dan de ingestelde hoogte, dan wordt de hoogte aangepast naar de werkelijke hoogte. Als (etiketbreedte * aantal horizontaal) + ((aantal_horizontaal- 1)*Tussenruimte horizontaal) groter is dan de paginabreedte, dan wordt het van 97

73 aantal horizontaal net zolang verlaagd, totdat het totaal kleiner wordt dan de paginabreedte. Als het aantal horizontaal 1 is, en het is nog te groot dan wordt de tussenruimte horizontaal op 0 gezet, en de etiketbreedte gelijk aan de paginabreedte. Als (etikethoogte * aantal verticaal) + ((aantal_verticaal-1)*tussenruimte verticaal) groter is dan de paginahoogte, dan wordt het aantal verticaal net zolang verlaagd, totdat het totaal kleiner wordt dan de paginahoogte. Als het aantal verticaal 1 is, en het is nog te groot dan wordt de tussenruimte verticaal op 0 gezet, en de etikethoogte gelijk aan de paginahoogte. Wanneer nu hetzelfde etiket 25x wordt afgedrukt, verschijnt er een melding en worden de waardes aangepast. Vervolgens worden de nieuwe instellingen gebruikt om de etiketten af te drukken en worden de 25 etiketten op 3 pagina s afgedrukt. (2 x ) van 97

74 Wanneer de proefdruk gemaakt wordt terwijl men een etiket aan het invoeren of wijzigen is, dan worden de nieuwe waardes ook meteen ingevuld en is de melding net iets anders van 97

75 Het aanpassen van de etikethoogte zal niet altijd wenselijk zijn, wanneer bv. gebruik wordt gemaakt van vaste etiketvellen. In die gevallen zal de etiket-inhoud aangepast moeten worden dmv. een kleiner font of minder regels, totdat de werkelijke hoogte kleiner is, dan de etikethoogte van het etiket-vel. De controles en herberekeningen zijn toegevoegd bij zowel de artikel- als de relatie-etiketten, en ook wanneer men de menu-opties BAEA en BREA kiest, om meerdere etiketten af te drukken. Alleen zal hier geen melding verschijnen, maar worden de etiketten afgedrukt volgens de berekende waarden. Hetzelfde geldt, wanneer er voor de Afdrukrij wordt gekozen, en vandaar uit worden de etiketten afgedrukt van 97