Administratieve lastenmeting. Visserij, 31 maart Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken

Transcriptie

1 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein 2beleidsdomein Mobiliteit en Openbare landbouw Werken en Visserij, 31 maart 2009 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 1

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord Managementsamenvatting Inleiding Wat is een administratieve last? Administratieve lasten vloeien voort uit regelgeving in ruime zin Informatieverplichtingen versus inhoudelijke verplichtingen Administratieve lasten zijn additioneel ten opzichte van de administratie van het kernproces Eenmalige versus structurele lasten Out-of-pocketkosten Efficiënte naleving Principe van vrijwilligheid Informatie aan derden Samenloop met andere regelgeving Definitie Administratieve lasten Uitbreiding: Objectieve versus subjectieve administratieve lasten Uitbreiding: administratieve lasten versus beheerskosten in enge zin Hoe administratieve lasten meten: het Standaard Kosten Model ontleed Stap 1: Inventarisatie van de regelgeving Stap 2 en 3: Afbakening van de scope van het onderzoek, inventarisatie van de relevante informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen Afbakening van de scope van het onderzoek Inventarisatie van de informatieverplichtingen Opdeling in administratieve handelingen Stap 4: Validering van de tussentijdse resultaten Stap 5: Verzameling van de parameters Componenten van het begrip administratieve last Verzamelen van de parameters Stap 6: Tussentijds overlegmoment Stap 7: Analyse en normering van de parameters Stap 8: Berekening van de administratieve lasten Stap 9: Rapportage Nulmeting administratieve lasten van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 2

3 6.1 Organisatiestructuur beleidsdomein MOW Onderzoekskader Overzicht gemeten regelgeving Overzicht gemeten regelgeving per type regelgeving Overzicht gemeten regelgeving per dienst Totaal gemeten administratieve last Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 49 7 Overzicht informatieverplichtingen Personenvervoer over de weg Zeehavenbeleid Reactie van de administratie op de meetresultaten Suggesties tot vereenvoudiging Suggesties thema personenvervoer over de weg Formulier Aanvraag van een vergunning voor het exploiteren van een taxidienst Opstellen van een overeenkomst voor de exploitatie van nietgrensoverschrijdende bijzondere vormen van geregeld vervoer Federale wetgeving ivm grensoverschrijdend vervoer voor eigen rekening Indienen van rapporten voor jaarboek Klachtenbehandeling Uitvoeringsbesluit tarieven en exploitatie Suggesties thema zeehavenbeleid Subsidieaanvragen Andere beleidsdomeinen/bestuursniveaus Knelpunten volgens de studie van de SERV Personenvervoer over de weg Zeehavens Af te schaffen regelgeving Contactpunt Vlaamse Infolijn Meldingen Identificatie van knelpunten Vervolgtraject Onderzoek naar haalbaarheid van de vereenvoudigingsuggesties Opstellen van een specifiek rollend actieplan en formuleren van een rollende reductiedoelstelling Opstellen van een specifiek rollend actieplan Formuleren van een rollende reductiedoelstelling...74 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 3

4 9.3 Jaarlijkse voortgangsrapportage Overzicht timing vervolgtraject Contactgegevens Bijlagen Bijlage I: Beslissing van de Vlaamse Regering: meten van administratieve lasten (VR/2007/29.06.DOC.0675) Bijlage II: Standaarduurtarieven, handelingen en out-of-pocketkosten (update 2008) Standaardtarief ondernemingen Update Standaardtarief burgers Update Standaardhandelingen en out-of-pocketkosten Bijlage III: Geparameteriseerd overzicht Departement MOW Bijlage IV: Regelgevingsinventaris Departement MOW De Scheepvaart Waterwegen en Zeekanaal Maritieme Dienstverlening en Kust Vlaamse Vervoersmaatschappij - De Lijn Agentschap Wegen en Verkeer Bijlage V: Contactpunt Vlaamse Infolijn Bijlage VI: Deelnemers panelgesprekken Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 4

5 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 5

6 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Lijst met figuren Figuur 1: De weg naar administratieve vereenvoudiging Figuur 2: Schematische voorstelling van het begrip administratieve last Figuur 3: Zelfstandige versus afgeleide informatieverplichtingen Figuur 4: Componenten van het begrip administratieve last Figuur 5: Haalbaarheidstoets Lijst met tabellen Tabel 1: Schematische voorstelling van het Vlaamse meetproces Tabel 2: Overzicht gemeten regelgeving per type regelgeving Tabel 3: Meetresultaten per entiteit en per thema Tabel 4: Aantal suggesties per thema Tabel 5: Voorbeeld publiek doel, inhoudelijke verplichtingen en informatieverplichting Tabel 6: Beheerskosten per fase in het reguleringsproces

7 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 1 Voorwoord Een efficiënte en effectieve overheid is essentieel voor de competitiviteit van landen en deelstaten en voor het vertrouwen van burgers en ondernemingen in hun bestuur. Administratieve vereenvoudiging en kwaliteitsvolle regelgeving zijn daarom twee speerpunten van mijn beleidsnota Bestuurszaken voor deze regeerperiode. Hiervoor is er vanzelfsprekend samenwerking nodig tussen beleidsmakers, ambtenaren en doelgroepen. Samen met mijn collega-ministers maak ik binnen alle beleidsdomeinen werk van administratieve vereenvoudiging. In uitvoering van de besluiten van de Europese Raad van maart 2007 heb ik in elk beleidsdomein een nulmeting van administratieve lasten laten uitvoeren. Deze nulmetingen per beleidsdomein laten toe administratieve lasten voor (sub)doelgroepen in kaart te brengen en processen te vereenvoudigen. Daarbij leveren de doelgroepen zelf een waardevolle bijdrage: ze informeren ons over de tijd die ze besteden aan administratieve formaliteiten en formuleren suggesties tot vereenvoudiging. De meetresultaten en suggesties vormen de basis voor concrete actieplannen met vereenvoudigingsprojecten. Ik zal erover waken dat aan deze actieplannen een concrete reductiedoelstelling verbonden wordt. De uitvoering en opvolging van deze reductiedoelstelling moet tegen 2012 leiden tot een substantiële administratieve vereenvoudiging voor de verschillende doelgroepen. Daarbij zal ik vooral aandacht besteden aan de projecten die prioritair zijn in het kader van de Europese Dienstenrichtlijn. De uitvoering van de actieplannen zullen we opvolgen met jaarlijkse voortgangsrapportages. Ik wil mijn medewerkers van de dienst Wetsmatiging binnen het departement Bestuurszaken danken voor de realisatie van dit project voor het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. Geert Bourgeois, viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand

8 Vlaanderen wil zich meten met de innovatieve topregio s in Europa en tegen 2020 bij de beste vijf regio s van Europa behoren. In BBP (Bruto Binnenlands Product) uitgedrukt, staat Vlaanderen vandaag op de 25e plaats van 125 Europese regio s. Met het project Vlaanderen in Actie wil de Vlaamse Regering de troeven van Vlaanderen versterken. In het kader van Vlaanderen in Actie werd het project Flanders Logistics opgestart. Met Flanders Logistics wil men o.a. nagaan in welke mate er op Vlaams niveau kan bijgedragen worden aan een verdere stroomlijning van de regelgeving in de logistieke sector. Daartoe werd door de SERV een knelpuntenonderzoek gevoerd naar: 1. Hinderlijke administratieve lasten die de logistieke sector vandaag ondervindt met het oog op een optimale performantie (bijv. lange proceduretermijnen, omslachtige procedures, ingewikkelde formulieren, onvoldoende e-government, douaneknelpunten, enz). 2. Belemmeringen van eerder regelgevende en juridisch-technische aard (complexe verplichtingen, inconsistente regels, onvoldoende gestructureerde regelgeving, te gedetailleerde regels, vergunningen, gebrek aan regelgeving of onaangepaste regelgeving). Op basis van dit onderzoek wordt nagaan in welke mate er op beleidsniveau kan bijgedragen worden tot een verdere stroomlijning van regelgevingen in de logistieke sector. Deze stroomlijning moet ertoe leiden dat de kosten worden gedrukt, het investeringsklimaat wordt versterkt, de dienstverlening wordt verbeterd en de concurrentiepositie wordt versterkt. Het onderzoek beperkt zich niet tot het regionale niveau, maar neemt knelpunten op die zich situeren in de verschillende bestuursniveaus (Europees, federaal, regionaal). Naast dit knelpuntonderzoek werd er voor het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken in samenwerking met de dienst Wetsmatiging een nulmeting van de administratieve lasten uitgevoerd voor het havendecreet en het decreet personenvervoer over de weg. De resultaten van deze lastenmeting en de suggesties tot vereenvoudiging die eruit voortkwamen worden besproken in dit eindrapport. Ook de knelpunten van Vlaamse oorsprong uit het syntheserapport van de SERV met betrekking tot de twee thema s uit de nulmeting (personenvervoer over de weg en zeehavenbeleid) worden hier opgelijst. Het knelpuntenonderzoek, de meetresultaten en de suggesties tot vereenvoudiging vormen een goede basis voor de opmaak van een actieplan met concrete vereenvoudigingsprojecten. Doelstelling is tegen 2012 een concrete administratieve vereenvoudiging voor onze doelgroepen. Ik wil de mensen uit het veld bedanken voor de bijdrage die ze leverden aan het tot stand komen van dit eindrapport, alsook mijn medewerkers van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 8

9 Hilde Crevits, Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 9

10 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 2 Managementsamenvatting De Europese Raad kondigde op 8 en 9 maart 2007 in Brussel aan dat alle administratieve lasten verbonden aan Europese regelgeving tegen 2012 met 25% verminderd moeten worden. Daarbij stelde diezelfde Europese Raad dat rekening houdend met de verschillende uitgangsposities en tradities, de lidstaten elk voor zich en uiterlijk in 2008 binnen hun eigen bevoegdheidssfeer nationale streefcijfers met een vergelijkbaar ambitieniveau moeten vaststellen. Ook Vlaanderen wil door middel van gerichte inspanningen een topregio worden op het vlak van kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging. Daarom besliste de Vlaamse Regering op 29 juni 2007, in navolging van de beslissing van de Europese Raad, over te gaan tot het meten van de administratieve lasten verbonden aan Vlaamse regelgeving en tot het formuleren van reductiedoelstellingen 1. Overtuigd van het belang van leren opteerde de Vlaamse overheid dan ook voor een gefaseerde aanpak. Twee beleidsdomeinen en vier entiteiten 2 kozen binnen de onderzoeksopzet voor een voortrekkersrol. Zij voerden hun nulmeting reeds eind 2007 begin 2008 uit. Dit resulteerde in een reductiedoelstelling eind februari Tegelijkertijd werd besloten dat de resterende beleidsdomeinen eenzelfde traject zouden volgen. Een nulmeting van administratieve lasten omvat twee luiken: een kwantitatief luik gebaseerd op het verzamelen van tijd-, frequentie- en tariefparameters verbonden aan administratieve handelingen uitgedrukt in euro, een kwalitatief luik bestaande uit concrete suggesties tot vereenvoudiging aangebracht door de betrokken doelgroep(en). Beide luiken moeten leiden tot een actieplan met concrete vereenvoudigingsprojecten en een reductiedoelstelling opdat tegen 2012 een significant deel van de administratieve lasten voelbaar verminderd is. Het Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken en de dienst Wetsmatiging voerden een gezamenlijk meetonderzoek gebaseerd op het wereldwijd gehanteerde Standaard Kosten Model. 1 VR/2006/29.06/DOC.0675 (zie bijlage I) 2 Agentschap Toerisme Vlaanderen, Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Beleidsdomein Werk en Sociale Economie, Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, Agentschap Kunsten en Erfgoed en het beleidsveld Hoger Onderwijs. De eindrapporten en actieplannen kunnen worden geconsulteerd via en

11 Tabel 1: Schematische voorstelling van het meetproces Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Inventarisatie van de regelgeving Afbakening van de scope van het onderzoek Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen Tussentijds overleg: werkgroep/stuurgroep Verzameling parameters tijd, tarief en frequentie Analyse en normering van de verzamelde parameters Tussentijds overleg: werkgroep/stuurgroep Berekening van de administratieve lasten Rapportage In stap 1 en 2 werd de regelgeving geïnventariseerd en op basis van deze inventaris werd de scope bepaald. De scope werd afgebakend tot 2 decreten en de achterliggende uitvoeringsbesluiten, nl. het havendecreet en het decreet personenvervoer over de weg van het departement MOW. Hiermee wordt een homogeen pakket van Vlaamse regelgeving gemeten. Versnipperde regelgeving werd op vraag van het beleidsdomein MOW buiten de scope gehouden. In totaal werden 9 van de 125 regelgevingdocumenten van het beleidsdomein MOW gemeten. Tabel 2: Overzicht gemeten regelgeving per type regelgeving Type regelgeving Aantal Aantal gemeten % Decreet ,4% BVR ,8% MB 8 0,0% Samenwerkingsakkoord 1 0,0% Wet 1 0,0% Besluit waarnemend administrateur 1 0,0% Besluit executieve 5 0,0% Reglement 2 0,0% TOTAAL ,2% Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 11

12 Onderstaande tabel geeft de resultaten van de nulmeting weer. De parameters werden verzameld via panelgesprekken met de actoren (burgers, bedrijven en overheidsactoren). Tabel 3: Meetresultaten per entiteit en thema Naam Entiteit Gemeten thema Totaal gemeten administratieve last % van totaal gemeten administratieve last MOW Departement MOW Personenvervoer over de weg ,77 8,81% Zeehavenbeleid ,27 91,19% Totaal gemeten Departement MOW ,04 100,00% BD Mobiliteit en Openbare Werken ,04 100,00% Voor de taxidiensten onder het thema personenvervoer over de weg bleek het onmogelijk frequentiegegevens te verkrijgen van alle lokale besturen, daarom werd de tijdsbesteding berekend voor 1 actor. Uit de meetresultaten blijkt dat de zwaarste informatieverplichtingen die het departement MOW oplegt aan haar doelgroepen de informatieverplichtingen aan de zeehavens zijn. Toch bleek uit het panelgesprek dat de doelgroep de gevraagde informatieverplichtingen als correct en de bijhorende administratieve lasten als billijk en in die zin minimaal ervaart. Met uitzondering van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de medefinanciering van de maritieme toegangsweg met aanmeerinstallaties van 13 juli 2001 zijn de overige regelgevingen immers in het voorbije jaar herzien met expliciete aandacht voor administratieve vereenvoudiging (en dit in overleg met de doelgroep). In tabel 4 wordt het aantal vereenvoudigingsuggesties dat door de doelgroep werd aangebracht per thema weergegeven. Tabel 4: aantal suggesties per thema Gemeten Thema Aantal suggesties Aantal meldingen Personenvervoer over de weg 11 2 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 12

13 Zeehavenbeleid 7 / TOTAAL 18 2 De meeste suggesties tot vereenvoudiging hebben betrekking op het verlagen van de tijdsparameter. Voor het thema personenvervoer over de weg zijn het volgende drie informatieverplichtingen waar de doelgroep het meeste suggesties tot vereenvoudiging voor formuleerde: - Formulier aanvraag van een vergunning voor het exploiteren van een taxidienst; - Opstellen van een overeenkomst voor de exploitatie van niet-grensoverschrijdende bijzondere vormen van geregeld vervoer; - Indienen van rapporten voor jaarboek. Voor het zeehavenbeleid had de doelgroep de meeste vereenvoudigingsuggesties voor de subsidieaanvragen. De nulmeting vormt slechts een start voor administratieve vereenvoudiging. De haalbare vereenvoudigingsuggesties uit de nulmeting worden vertaald naar een specifiek rollend actieplan met concrete vereenvoudigingsprojecten en een reductiedoelstelling. Het actieplan en de reductiedoelstelling worden jaarlijks geëvalueerd door de dienst Wetsmatiging en de betrokken administraties in een voortgangsrapportage. Het actieplan draagt op die manier bij tot het realiseren van de reductiedoelstelling in Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 13

14 Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 3 Inleiding Een efficiënte en effectieve overheid is een cruciaal instrument in de creatie van nationale welvaart en nationaal welzijn. Een complexe wet en regelgeving tast niet enkel de rechtszekerheid en het rechtsgevoel aan, administratieve rompslomp zet tevens een rem op de creativiteit van burgers en ondernemingen en belemmert op die manier hun zin voor initiatief. Administratieve lasten zijn onzichtbare kosten. De tijd die een bedrijf of een organisatie spendeert aan het invullen van een bepaald formulier vindt men niet terug in de boekhouding. Toch zijn dergelijke kosten bijzonder hoog voor de bedrijfs- en dienstenwereld. Een recente Nederlandse studie bijvoorbeeld toonde aan dat Nederlandse bedrijven zo n 9,3 miljard euro spenderen aan informatiestromen naar de overheid toe 4. Inefficiënte informatiestromen kosten de maatschappij dus enorm veel geld. Een van de doelstellingen van de Europese Lissabon Strategie voor Growth and Jobs is de verbetering van de internationale concurrentiekracht van de bedrijven en de dienstensector binnen de Europese Unie. De Europese commissie onderkent hierbij het belang van Better Regulation. Deze term verwijst naar de creatie van een reguleringsomgeving die Europese bedrijven en instellingen toelaat om effectief te concurreren in de wereldeconomie en flexibel in te spelen op de opportuniteiten gecreëerd door de mondialisering. Laws and regulations are fundamental to ensuring a fair and competitive market place, citizens welfare and the effective protection of public health and the environment. Better Regulation can boost productivity and employment significantly, thus contributing to growth and jobs. 5 Bovenstaande quote illustreert dat de Europese Commissie groot belang hecht aan administratieve vereenvoudiging binnen de realisatie van de kenniseconomie. In dit opzicht kondigde de Europese Raad in Brussel op 8 en 9 maart 2007 aan dat alle administratieve lasten verbonden aan Europese regelgeving tegen 2012 met 25% verminderd moeten worden. Daarbij stelde diezelfde Europese Raad dat rekening houdend met de verschillende uitgangsposities en tradities, de lidstaten elk voor zich en uiterlijk in 2008 binnen hun eigen bevoegdheidssfeer nationale streefcijfers met een vergelijkbaar ambitieniveau moeten vaststellen. Ook Vlaanderen wil door middel van gerichte inspanningen een topregio worden op het vlak van kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging. Daarom besliste de Vlaamse Regering op 29 juni 2007, in navolging van de beslissing van de Europese Raad, over te gaan tot het meten van 4 Zie: 5 Commission of the European Communities (2006), a strategic Review of Better Regulation in the EU, Brussels)

15 de administratieve lasten verbonden aan Vlaamse regelgeving en tot het formuleren van reductiedoelstellingen 6. Overtuigd van het belang van leren opteerde de Vlaamse overheid dan ook voor een gefaseerde aanpak. Twee beleidsdomeinen en vier entiteiten 7 kozen binnen de onderzoeksopzet voor een voortrekkersrol. Zij voerden hun nulmeting reeds eind 2007 begin 2008 uit. Dit resulteerde in een reductiedoelstelling eind februari Tegelijkertijd werd besloten dat de resterende beleidsdomeinen eenzelfde traject zouden volgen. Een nulmeting van administratieve lasten omvat twee luiken: een kwantitatief luik gebaseerd op het verzamelen van tijd-, frequentie- en tariefparameters verbonden aan administratieve handelingen uitgedrukt in euro, een kwalitatief luik bestaande uit concrete suggesties tot vereenvoudiging aangebracht door de betrokken doelgroep(en). Beide luiken moeten leiden tot een actieplan met concrete vereenvoudigingsprojecten en een reductiedoelstelling opdat tegen 2012 een significant deel van de administratieve lasten voelbaar verminderd is. De nulmeting vormt op die manier slechts een start voor administratieve vereenvoudiging. De nulmeting streeft op zich niet naar wetenschappelijke resultaten. Het verkregen cijfermateriaal heeft vooral een indicatieve waarde en niet zozeer een statistische doelstelling. Tijdens het uitvoeren van de nulmeting ligt immers een sterke nadruk op het in kaart brengen van suggesties tot vereenvoudiging. Haalbare vereenvoudigingsuggesties worden vertaald naar een specifiek rollend actieplan met concrete vereenvoudigingsprojecten en een reductiedoelstelling. Jaarlijks worden het actieplan en de reductiedoelstelling aan een voortgangsrapportage onderworpen. Eindresultaat is het realiseren van een concrete vereenvoudiging in 2012 (zie figuur 1). De nulmeting is dus een essentieel beginpunt van een ruimer en belangrijker geheel, met name het formuleren van een ambitieuze reductiedoelstelling op maat en de opmaak van een rollend actieplan met concrete vereenvoudigingsprojecten. 6 VR/2006/29.06/DOC.0675 (zie bijlage I) 7 Agentschap Toerisme Vlaanderen, Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Beleidsdomein Werk en Sociale Economie, Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, Agentschap Kunsten en Erfgoed en het beleidsveld Hoger Onderwijs. De eindrapporten en actieplannen kunnen worden geconsulteerd via en Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 15

16 Figuur 1: de weg naar administratieve vereenvoudiging Om de administratieve lasten bij nieuwe regelgeving onder controle te houden gebruikt de dienst Wetsmatiging de compensatieregel, die sinds 1 januari 2005 verplicht is. De compensatieregel houdt in dat elke stijging van administratieve lasten door een regeringsbeslissing (decreet, besluit ), gecompenseerd moet worden met een even grote daling van bestaande administratieve lasten. Compensatie gebeurt op het niveau van beleidsdomein en van minister, niet op dossierniveau. Berekende (en gevalideerde) wijzigingen van administratieve lasten van elke nieuwe regelgeving worden per kwartaal per beleidsdomein en jaarlijks per minister van de Vlaamse Regering bijgehouden. Met de invoering van de compensatieregel in Vlaanderen beschikt de Vlaamse overheid over een uniek instrument om de administratieve lasten ook bij de opmaak van regelgeving te bewaken. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 16

17 4 Wat is een administratieve last? Om het begrip administratieve last te situeren maken we gebruik van figuur 2. Figuur 2: Schematische voorstelling van het begrip administratieve last 4.1 Administratieve lasten vloeien voort uit regelgeving in ruime zin Administratieve lasten komen voort uit regelgeving in ruime zin. Informatieverplichtingen komen immers niet enkel rechtstreeks voort uit decreten en bijhorende uitvoeringsbesluiten maar uit alle teksten van reglementaire aard. Bovendien kunnen administratieve lasten ook voortvloeien uit teksten zoals rondzendbrieven, reglementen, infobrochures, Ook autoregulering kan gescreend worden op administratieve lasten. Onder autoregulering verstaat de dienst Wetsmatiging enerzijds (organieke) regelgeving in ruime zin vanuit de Vlaamse overheid die de interne werking van de Vlaamse overheid regelt en anderzijds (organieke) regelgeving in ruime zin vanuit de Vlaamse overheid naar de lokale besturen toe die de werking en structuren van de lokale besturen regelt. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Financiën en Begroting 17

18 4.2 Informatieverplichtingen versus inhoudelijke verplichtingen Wet en regelgeving beogen de realisatie van een publiek doel. Om dat publieke doel te realiseren, legt de overheid aan actoren via wet- en regelgeving allerhande verplichtingen op. We onderscheiden twee soorten verplichtingen. Inhoudelijke verplichtingen dragen bij tot de realisatie van het publieke doel. Met inhoudelijke verplichtingen verwijzen we naar de concrete stappen die een bedrijf, organisatie, instelling, moet ondernemen om een bijdrage te leveren aan het publieke doel waartoe de regelgeving intrinsiek werd opgesteld. Het aanbieden van een minimumaanbod van geregeld vervoer aan de gebruiker binnen de woonzones van grootstedelijke, stedelijke, randstedelijke, kleinstedelijke en buitengebieden is een inhoudelijke verplichting. De kost van de organisatie van het geregeld vervoer is geen administratieve last. Door inhoudelijke verplichtingen op te leggen, hoopt de wetgever dat actoren hun eigen gedrag of de toestand waarin producten of diensten verkeren aanpassen. De kosten om aan inhoudelijke verplichtingen te voldoen, beschouwen we nooit als administratieve lasten. Informatieverplichtingen houden verband met het informeren van de overheid over de naleving van die inhoudelijke verplichtingen. Het informeren van de overheid moet hierbij ruim worden opgevat. Informatieverplichtingen zijn niet beperkt tot een loutere schriftelijke communicatie naar de administratie toe. Informatieverplichtingen omvatten alle handelingen die tegemoet komen aan de controlefunctie van de Vlaamse overheid (indienen van een jaarverslag, ondergaan van inspecties, aanleggen van een archief ). Zo kan het rapporteren over o.a. aantal reizigers aan de overheid voor het jaarverslag Personenvervoer over de weg gekwalificeerd worden als een administratieve last. De naleving van een informatieverplichting heeft een indirecte invloed op het feitelijke gedrag van personen of de toestand van producten of diensten. Ook informatieverplichtingen dragen dus bij tot de verdere realisatie van het publieke doel. In tegenstelling tot de inhoudelijke verplichtingen geven informatieverplichtingen in een aantal gevallen wel aanleiding tot administratieve lasten (aan de kant van de actoren) en beheerskosten (aan de kant van de overheid) (zie verder). 9 Het verschil tussen inhoudelijke en informatieverplichtingen is in de praktijk niet altijd even duidelijk. Toch is het belangrijk om dit onderscheid altijd voor ogen te houden. Dit onderscheid legt immers de basis voor de afbakening tussen administratieve last enerzijds en kernproces anderzijds (zie 5.3). 9 De effecten van inhoudelijke en informatieverplichtingen die worden opgelegd door nieuwe regelgeving worden onderzocht in kader van de reguleringsimpactanalyse (RIA). Bijkomende informatie over de RIA vindt u via Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 18

19 Tabel 5: Voorbeeld publiek doel, inhoudelijke verplichting en informatieverplichting Organisatie van het personenvervoer over de weg Publiek doel Inhoudelijke verplichting Informatieverplichting Het autosolisme terugdringen door duurzame alternatieve vervoermiddelen aan te bieden Binnen de woonzones van grootstedelijke, stedelijke, randstedelijke, kleinstedelijke en buitengebieden een minimumaanbod van geregeld vervoer aan de gebruiker bieden. Rapporteren over o.a. aantal reizigers aan de overheid voor het jaarverslag Personenvervoer over de weg 4.3 Administratieve lasten zijn additioneel ten opzichte van de administratie van het kernproces Niet alle administratieve handelingen of informatieverplichtingen geven aanleiding tot administratieve lasten, of niet alles wat administratief lastig is, is een administratieve last zoals bedoeld in onze onderzoeksopzet. Elk bedrijf, elk overheidsniveau, elke instelling, elke vzw, heeft een welomschreven core business of kerntaak. Om deze doelstelling te realiseren, moet een bedrijf sowieso een aantal documenten opmaken en bijhouden. Het volstaat zichzelf dan in te beelden dat er geen Vlaamse administratie bestaat en een ondernemer zijn of haar bedrijf volledig zelfstandig kan runnen. Welke dossiers zou de ondernemer dan uit zichzelf bijhouden? Informatie die volledig of gedeeltelijk voortbouwt op administratieve gegevens nodig voor het welslagen van de kerntaak wordt binnen deze onderzoeksopzet niet of slechts gedeeltelijk omschreven als administratieve last. Een voorbeeld: een taxi-exploitant houdt een boekhouding bij om de eigen inkomsten en uitgaven nauwgezet op te volgen en zo verrassingen op het einde van het jaar te vermijden. Deze boekhouding wordt opgesteld volgens het boekhoudkundige schema zoals door de Vlaamse administratie bepaald. Het bijhouden van een boekhouding op zich wordt daarom niet gekwalificeerd als een administratieve last. Het extra werk dat de taxi-exploitant stelt om tegemoet te komen aan de vormelijke vereisten van het boekhoudkundige schema van de Vlaamse administratie is wel een administratieve last. In dergelijke situaties wordt slechts een bepaald percentage meegeteld als administratieve last, het zogenaamde lastenpercentage. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 19

20 Figuur 3: Zelfstandige versus afgeleide informatieverplichting Bij het identificeren van administratieve lasten gaat het dus steeds om eenzelfde afweging: welke administratieve handelingen zou de doelgroep niet of slechts gedeeltelijk stellen indien er geen sprake zou zijn van een regulerende overheid. Administratieve handeling sluit niet aan op de dagelijkse werking: zelfstandige informatieverplichting: 100% administratieve last. Administratieve handeling sluit volledig aan op de dagelijkse werking: geen (0%) administratieve last. Administratieve handeling sluit deels aan op de dagelijkse werking: afgeleide informatieverplichting: procentuele verdeling kerntaak administratieve last (lastenpercentage). 4.4 Eenmalige versus structurele lasten Eenmalige administratieve lasten doen zich voor bij wijzigingen van bestaande regelgeving of bij nieuwe regelgeving. Wanneer de Vlaamse administratie een nieuwe rondzendbrief uitvaardigt, geeft de tijd die de doelgroep moet besteden aan het lezen van die nieuwe rondzendbrief aanleiding tot een eenmalige administratieve last. Ook implementatiekosten aan actorzijde zijn een klassiek voorbeeld van eenmalige administratieve lasten (vb. de aankoop van een ICT-programma om aan de rapportageplicht te kunnen voldoen). Structurele administratieve lasten zijn de systematisch terugkerende kosten bij de actoren om de gewenste informatie te verstrekken aan of ter beschikking te houden van de overheid (vb. de jaarlijkse Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 20

21 verplichting om een jaarverslag neer te leggen, de continue verplichting om een archief bij te houden ). Bij zowel eenmalige als structurele administratieve lasten ligt het initiatief bij de overheid. Situationele administratieve lasten daarentegen worden opgedeeld in administratieve lasten vanuit overheidsinitiatief ten gevolge van een bepaalde maatschappelijke realiteit enerzijds en administratieve lasten gelinkt aan vrijwillige informatieverplichtingen anderzijds. Als de actor besluit een subsidieaanvraag of een erkenningsaanvraag in te dienen dan zijn dat voorbeelden van een vrijwillige situationele informatieverplichting. Het initiatief ligt bij de actor en de aanvraag heeft geen regelmatig karakter. Situationele administratieve lasten kunnen ook het gevolg zijn van een maatschappelijke realiteit. In bepaalde omstandigheden kan de overheid uitzonderlijke informatieverplichtingen opleggen die worden opgeheven van zodra de maatschappelijke aanleiding verdwijnt (vb. informatieverplichtingen in een internationale context van epidemieën ) 4.5 Out-of-pocketkosten We houden binnen de nulmeting niet alleen rekening met de kosten die het gevolg zijn van de tijd die actoren besteden aan het vervullen van een informatieverplichting (de loonkost) maar ook met de outof-pocket kosten. Dat zijn de feitelijke uitgaven die de actoren moeten doen om in regel te zijn met de informatieverplichting. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van een aangetekende zending of de kilometerkosten voor een verplaatsing naar het gemeentehuis of het postkantoor om een bepaald document te gaan ophalen. Die kosten worden afzonderlijk in rekening gebracht maar worden wel opgenomen in het globale meetresultaat. 4.6 Efficiënte naleving Bij het onderzoek naar administratieve lasten moet worden uitgegaan van een efficiënte uitvoering van de informatieverplichting door de betrokken actoren. Als we met een inefficiënte praktijk rekening zouden houden, zou één enkele actor de omvang van de administratieve lasten immers aanzienlijk kunnen beïnvloeden. We streven binnen het onderzoek naar een objectief beeld van de administratieve lasten. Het zou niet redelijk zijn te klagen over hoge administratieve lasten als die het gevolg zijn van de inefficiëntie van bepaalde actoren in de wijze waarop ze de informatieverplichting nakomen (vb. een chaotisch of onbestaand archief waardoor de actor uren op zoek moet gaan naar een bepaald opgevraagd document). Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 21

22 4.7 Principe van vrijwilligheid Dit principe kan het best worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld. Subsidieaanvragen vormen hier het typevoorbeeld. De regelgeving van een bepaald beleidsdomein verplicht niemand tot het aanvragen van een subsidie, een subsidieaanvraag gebeurt volkomen vrijwillig. Echter, van zodra iemand beslist een subsidie aan te vragen is hij of zij wel verplicht de subsidieprocedure zoals bepaald door de regelgeving te volgen. Ondanks het initiële vrijwillige karakter blijft de subsidieaanvraag daarom een administratieve last. 4.8 Informatie aan derden De overheid is steeds een feitelijke bron van een administratieve last maar niet altijd de ontvanger van de gevraagde informatie. De overheid kan via de regelgeving ook informatieverplichtingen tegenover andere actoren opleggen. Wanneer een actor (vb. een school) informatie moet verstrekken aan andere actoren die geen overheid zijn (bv. schoolreglement aan de leerlingen) dan spreken we over informatie aan derden. Ook de kosten van informatieverplichtingen aan derden vallen onder de reikwijdte van de strikte definiëring van administratieve lasten. 4.9 Samenloop met andere regelgeving Om dubbeltellingen te voorkomen bij het bepalen van administratieve lasten moet steeds worden nagegaan of een informatieverplichting voortkomt uit één regelgeving en dus de verantwoordelijkheid is van één administratie. Er is sprake van samenloop met andere regelgeving als de actor dezelfde administratieve handelingen uitvoert om eenzelfde informatieverplichting na te komen uit (minstens) twee verschillende regelgevingsteksten. Een voorbeeld: de Belgische wet op de boekhouding en de jaarrekening verplicht Belgische bedrijven om hun jaarrekening te deponeren bij de Nationale Bank. De wet op de vennootschapsbelasting verplicht de bedrijven om aangifte de doen van hun inkomsten en uitgaven. De wet op de jaarrekening loopt samen met de wet op de vennootschapsbelasting omdat voor beide een jaarrekening moet worden samengesteld. Hier zou er een dubbeltelling ontstaan als de administratieve lasten onafhankelijk van elkaar gemeten zouden worden. De totale tijd die nodig is om aan de informatieverplichting in kwestie te voldoen, moet naar verhouding worden verdeeld over de betrokken regelgevingsteksten (het zogenaamde toerekeningspercentage). Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 22

23 4.10 Definitie Administratieve lasten 1. We kiezen voor een definitie van administratieve lasten die regelgeving als uitgangspunt neemt. Regelgeving wordt steeds in ruime zin gedefinieerd. Het gaat niet enkel om decreten en onderliggende uitvoeringsbesluiten maar ook om dienstorders, rondzendbrieven, reglementen 2. Administratieve lasten kunnen ook betrekking hebben op administratieve handelingen die de actoren zonder initiële wettelijke verplichting uitvoeren (principe van de vrijwilligheid). 3. De overheid is altijd een feitelijke bron van een administratieve last. De overheid hoeft echter niet de ontvanger te zijn van de gevraagde informatie. Ook informatie aan derden valt onder de reikwijdte van administratieve lasten. 4. Administratieve lasten kunnen een eenmalig, structureel of situationeel karakter hebben. 5. De administratie van het kernproces valt niet onder de reikwijdte van het begrip administratieve lasten (lastenpercentage). De begrippen administratieve last en informatieverplichting zijn geen synoniemen. 6. De betrokken actoren voeren de informatieverplichtingen uit op een efficiënte wijze. Bovenstaande uitgangspunten gecombineerd leiden tot volgende definitie van het begrip administratieve last: Administratieve lasten zijn de kosten van de administratieve handelingen die actoren moeten uitvoeren in opdracht van de overheid voor de naleving van wettelijke informatieverplichtingen in ruime zin, ongeacht of zij die handelingen uitvoeren zonder een dwingende initiële basis. Die kosten zijn additioneel ten opzichte van de kosten om de administratie van hun kernproces op orde te hebben en gaan uit van een efficiënte naleving van de informatieverplichtingen door de actoren Uitbreiding: Objectieve versus subjectieve administratieve lasten Binnen het concept administratieve lasten wordt zowel aandacht besteed aan de objectieve administratieve lasten als aan de subjectieve administratieve lasten. Objectieve administratieve lasten zijn het gevolg van informatieverplichtingen die ofwel een hoge tijdsbesteding vragen van de actoren ofwel van toepassing zijn op een groot aantal actoren. Objectieve lasten zijn dus tijdsintensief en brengen op die manier een hoge maatschappelijke kost met zich mee. Subjectieve administratieve lasten daarentegen zijn het gevolg van informatieverplichtingen of administratieve handelingen die slechts weinig tijd vragen van de actor maar die de actor irriteren omwille van de (subjectieve) irrelevantie van de verplichting in kwestie. Subjectieve administratieve Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 23

24 lasten brengen irritatiekosten met zich mee. Voorbeelden van subjectieve administratieve lasten zijn het veelvuldig opvragen van identieke gegevens, onvoldoende inzicht in de beleidsrelevantie van de opgevraagde informatie, slechte timing van de informatieverplichting Subjectieve administratieve lasten kunnen uiteraard moeilijk worden gekwantificeerd. Toch loont het de moeite deze actief op te sporen en deze op te nemen in het streven naar administratieve vereenvoudiging Uitbreiding: administratieve lasten versus beheerskosten in enge zin Als beheerskosten in ruime zin van regelgeving beschouwt de dienst Wetsmatiging alle kosten die de overheid moet maken voor het beheer van regelgeving in zijn verschillende fasen. De levenscyclus van regelgeving kent zes fasen: 1. De opmaak van regelgeving; 2. De goedkeuring van regelgeving; 3. De toepassing en uitvoering van regelgeving; 4. De handhaving van regelgeving; 5. De monitoring en evaluatie van regelgeving; 6. De wijziging en afschaffing van regelgeving. De beheerskosten verschillen naargelang de fase van de levenscyclus waarin de regelgeving zich bevindt. Tabel 6: Beheerskosten per fase in het reguleringsproces Kostendrager Overheid Fase in reguleringsproces Voorbereiding Soort beheerskost Informatiekosten: kosten die gemaakt worden om de informatie te verzamelen over het te reguleren subject en de reguleringsopties Kosten draagvlakcreatie: kosten om een draagvlak te creëren bij enerzijds de samenleving (stakeholders) en bij de politieke wereld anderzijds (zoeken naar een consensus) Planningskosten: kosten die de overheid maakt in de ontwikkeling Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 24

25 van de regulering Uitvoering Handhaving Regelgevingkosten: kosten voor het opstellen en uitschrijven van de regelgeving Opstartkosten: de vaste kosten die gemaakt worden bij de implementatie van een nieuwe regelgeving (vb. kosten voor informatica) Operationele kosten: de variabele kosten (afhankelijk van het aantal acties). Deze hebben o.a. betrekking op personeelskosten en kleine materiaalkosten Handhavingkosten: kosten die gemaakt worden om de correcte uitvoering van de regulering (en het wettelijke kader waarin deze is ontstaan) te controleren en af te dwingen Als beheerskosten in enge zin van regelgeving beschouwt de dienst Wetsmatiging alle kosten die de overheid moet maken als gevolg van de toepassing en handhaving van regelgeving. De beheerskosten in enge zin vormen op die manier de interne tegenhanger van administratieve lasten zoals hierboven gedefinieerd. Het verwerven van inzicht in beheerskosten kan bijdragen tot: het streven van de Vlaamse Regering, alsook het College van Amtbenaren-Generaal, naar een verhoogde efficiëntie en effectiviteit binnen de Vlaamse overheid. het ondersteunen van de argumentatie van genomen beleidskeuzes. Het in kaart brengen van beheerskosten kan een solide argument zijn om weloverwogen om te gaan met administratieve lastenverlaging. Het is een uitdaging voor de Vlaamse overheid om als organisatie om te gaan met het verminderen van de administratieve lasten en andere kosten (bv. nalevingskosten) voor externe doelgroepen en tegelijkertijd de beheerskosten voor de overheid te bewaken. Het in kaart brengen van de beheerskosten valt buiten de scope van de nulmeting van administratieve lasten. In kader van een efficiënte en effectieve overheid is het echter wel van belang dat bij ontwerpregelgeving ook aandacht wordt besteed aan de beheerskosten van regelgeving. De dienst Wetsmatiging heeft daarom samen met de afdeling Proces- en Informatiebeheer van het departement Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 25

26 Bestuurszaken in 2008 een opdracht gelanceerd voor het ontwikkelen van een procesimpactanalyse van beheerskosten in het kader van nieuwe of wijzigende regelgeving. Binnen deze opdracht werd een methodiek ontwikkeld die maximaal aansluit bij bestaande instrumenten en methodieken zoals bv de RIA, het Standaard Kosten Model (SKM), KOMPAS en praktisch toepasbaar is. De methodiek is gebaseerd op Business Process Management (BPM) en Activity Based Costing (ABC). In 2009 wordt de methodiek verder afgestemd en op punt gesteld aan de hand van pilootprojecten. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 26

27 5 Hoe administratieve lasten meten: het Standaard Kosten Model ontleed Als we willen weten, moeten we eerst meten. Het Standaard Kosten Model (SKM) is op wereldvlak de meest frequent gehanteerde methodologie op het vlak van administratieve lastenmeting en wordt toegepast door alle Europese lidstaten en door de Europese Commissie zelf. Het Standaard Kosten Model deelt het meetproces op in drie grote deelaspecten: (1) Het opdelen van regelgeving in meetbare componenten (operationalisering), (2) het eigenlijke meten van administratieve lasten en (3) het formuleren van concrete vereenvoudigingsacties. Iedere lidstaat kan de toepassing van het Standaard Kosten Model vrij invullen. Op Vlaams niveau werden bovenstaande componenten vertaald in onderstaande meetprocedure: Tabel 1: Schematische voorstelling van het Vlaamse meetproces Stap 1 Stap 2 Inventarisatie van de regelgeving Afbakening van de scope van het onderzoek Stap 3 Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Tussentijds overleg: werkgroep/stuurgroep Verzameling parameters tijd, tarief en frequentie Analyse en normering van de verzamelde parameters Tussentijds overleg: werkgroep/stuurgroep Berekening van de administratieve lasten Rapportage Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Financiën en Begroting 27

28 5.1 Stap 1: Inventarisatie van de regelgeving Korte beschrijving Eindresultaat stap 1: U inventariseert de regelgeving, inclusief eventuele lagere regelgeving, nauwkeurig en volledig voor het volledige beleidsdomein. De administratie beschikt over een volledige inventaris van regelgeving voor het beleidsdomein, inclusief lagere en verborgen regelgeving waarvoor potentieel de administratieve lasten kunnen worden onderzocht. De opmaak van een regelgevingsinventaris vormt het ideale startpunt van de nulmeting. Het inventariseren van de eigen regelgeving komt immers tegemoet aan de vanzelfsprekende vereiste dat elk beleidsdomein de eigen regelgeving kent. Bovendien vertrekt administratieve vereenvoudiging altijd vanuit het transparantiebeginsel. Wanneer een doelgroep verondersteld wordt op de hoogte te zijn van alle informatieverplichtingen binnen de voor hen relevante regelgeving dan is het ook maar logisch dat die doelgroep toegang heeft tot een volledig, consistent en actueel online overzicht aan regelgeving. De regelgevingsinventaris omvat alle vigerende regelgeving van het betrokken beleidsdomein in ruime zin. Alle overheidscommunicatie waarin informatieverplichtingen zijn opgenomen, komen aan bod in de regelgevingsinventaris. Het gaat concreet om: - Regelgeving in ruime zin met een exclusief Vlaamse oorsprong - Regelgeving in ruime zin met een Europese oorsprong omgezet in specifiek Vlaamse regelgeving (geen Europese regelgeving met een directe werking) - Vlaamse regelgeving in ruime zin met een federale oorsprong (wetten, KB s ). M.a.w. regelgeving van toepassing op thema s die vroeger federaal werden geregeld en achteraf werden geregionaliseerd. De federale wetgeving werd daarbij integraal overgenomen, er werd nog geen specifiek Vlaamse regelgeving opgesteld. Binnen de regelgevingsinventaris biedt de bevoegde entiteit ook een antwoord op onderstaande vragen: Werd het regelgevingsdocument opgenomen in de Vlaamse Codex? Voor de verwerking en de rapportage van de nulmeting ontwikkelde de dienst Wetsmatiging in samenwerking met de afdeling Proces en Informatiebeleid van het departement Bestuurszaken de database SAMBAL (Systeem voor het Actualiseren, Meten en Beheren van Administratieve Lasten). Deze applicatie is gebaseerd op de Vlaamse Codex. Alle regelgeving binnen de Vlaamse Codex werd ingelezen in SAMBAL. Regelgeving die niet in de Codex is opgenomen, werd aanvankelijk niet geïntegreerd in SAMBAL. Opdat ook aan die regelgeving informatieverplichtingen en administratieve Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 28

29 lasten vastgehecht kunnen worden, moet de ontbrekende regelgeving handmatig in SAMBAL worden ingegeven en aan een bepaald(e) beleidsdomein/entiteit worden gekoppeld. Betreft het regelgevingsdocument slapende regelgeving? Slapende regelgeving betreft regelgeving die officieel nog bestaat maar waarvan de bepalingen niet meer van kracht zijn. Slapende regelgeving wordt aan de regelgevingsinventaris toegevoegd maar wordt uiteraard niet meer gescreend op administratieve lasten. Van zodra een beleidsdomein of entiteit slapende regelgeving identificeert, ontstaat daar meteen een suggestie tot vereenvoudiging nl. het afschaffen ervan. Is de regelgeving van Europese oorsprong? Op vraag van het College van Ambtenaren-Generaal (CAG) gaat de dienst Wetsmatiging na hoeveel Vlaamse regelgeving eigenlijk een Europese oorsprong heeft. Wat is (zijn) de doelgroep(en) van het regelgevingsdocument? Binnen de regelgevingsinventaris wordt aangegeven tot welke doelgroep(en) de regelgeving zich richt. Het meten van administratieve lasten moet immers uiteindelijk leiden tot concrete vereenvoudiging voor de doelgroepen. Die vereenvoudiginginitiatieven moeten vooral voelbaar zijn voor diegene die op regelmatige basis geconfronteerd worden met de informatieverplichting in kwestie. De doelgroep(en) worden dan ook direct en persoonlijk bij deze opdracht betrokken. Deze aanpak verhoogt de graad van betrokkenheid en appreciatie bij het veld. Tot welk beleidsthema behoort het regelgevingsdocument en de bijhorende informatieverplichtingen? Binnen de regelgevingsinventaris wordt ook al aangegeven tot welk beleidsthema het regelgevingsdocument behoort. De te meten beleidsthema s worden steeds geformuleerd vanuit maatschappelijke herkenbaarheid en niet zozeer vanuit het standpunt van de administratie zelf (vb. informatieverplichtingen gelinkt aan het beleidsthema duurzaam ondernemen, aan het beleidsthema integratie van kansengroepen in de arbeidsmarkt, aan het beleidsthema stimuleren van het gelijke kansen onderwijs ). 5.2 Stap 2 en 3: Afbakening van de scope van het onderzoek, inventarisatie van de relevante informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen. Korte - U bepaalt de scope van het onderzoek op basis van (1) meest belaste Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 29

30 beschrijving: Eindresultaat stap 2 en 3: doelgroep(en) en/of (2) meest belastende regelgeving/thema s. - U inventariseert de bijhorende informatieverplichtingen en (indien optie 2) wijst die toe aan de betrokken doelgroep(en). - De geselecteerde informatieverplichtingen worden verder onderverdeeld in administratieve handelingen. Definitieve afbakening van de scope van het onderzoek. Lijst van regelgeving / thema s/informatieverplichtingen onderverdeeld in administratieve handelingen die aan een nulmeting worden onderworpen Afbakening van de scope van het onderzoek De nulmeting binnen de Vlaamse overheid heeft twee belangrijke uitgangspunten: De nulmeting wordt uitgevoerd vanuit een doelgroepenbenadering. De nulmeting wordt ingevuld volgens de 20/80-regel. Beide uitgangspunten worden gecombineerd tot een procentuele doelgroepenbenadering. De beleidsdomeinen en de entiteiten die de nulmeting uitvoeren hebben op die manier twee opties met betrekking tot het bepalen van de scope van het onderzoek. Optie 1: focus op regelgeving Het beleidsdomein of de entiteit bakent de scope van het meetonderzoek af op basis van regelgeving. Er wordt gekozen voor (bij benadering) 20% van de regelgeving of beleidsthema s die (naar gevoel) 80% van de administratieve lasten veroorzaakt. De informatieverplichtingen resulterend uit deze geselecteerde regelgeving of beleidsthema s worden toegewezen aan een doelgroep of aan verschillende doelgroepen (doelgroepen werden reeds bepaald in fase van regelgevingsinventaris). Optie 2: focus op doelgroep Het beleidsdomein of de entiteit bakent de scope van het meetonderzoek af op basis van doelgroep(en). Men kiest voor die doelgroep of doelgroepen die administratief het zwaarst belast worden. De geselecteerde doelgroep(en) dragen (naar gevoel) 80% van de totale administratieve lasten van het beleidsdomein of de entiteit. Alle informatieverplichtingen van toepassing op deze doelgroep(en) worden opgelijst. Uitbreiding: voordelen van de doelgroepenbenadering 1. Een doelgroepenbenadering maakt de voortgang op het vlak van administratieve vereenvoudiging meer zichtbaar voor de doelgroepen en maakt de externe communicatie persoonlijker en concreter. Administratieve lastenmeting Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken 30