Handleiding meten om te weten. Het Vlaamse Standaard Kosten Model toegepast

Transcriptie

1 Handleiding meten om te weten Het Vlaamse Standaard Kosten Model toegepast

2 Woord vooraf Dit is de derde herwerkte uitgave van de handleiding voor het meten van administratieve lasten. In voerde Vlaanderen een grootschalige meetoefening uit. In het kader van de beslissing van de Europese Raad van 8 en 9 maart 2007 en de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 juni werden de administratieve lasten (of een selectie ervan) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen doorgelicht. Voor elk van de beleidsdomeinen werd door de dienst Wetsmatiging een eindrapport nulmeting administratieve lasten opgemaakt. De nulmeting werd gevolgd door de opmaak van een entiteitspecifiek actieplan (gebundeld per beleidsdomein) kwaliteitsvolle regelgeving/administratieve vereenvoudiging dat elk beleidsdomein moet begeleiden in het behalen van de vooropgestelde administratieve reductiedoelstelling uiterlijk De nulmeting heeft een aantal leereffecten gegenereerd die belangrijke aanpassingen tot gevolg hadden binnen het Standaard Kosten Model (SKM). Het SKM vormt het universeel gehanteerde meetinstrument voor administratieve lasten. Het SKM viseert echter geen rigide toepassing maar laat ruimte voor regionale methodologische variatie om een optimaal resultaat te garanderen. Deze handleiding verwerkt de leereffecten tot een Vlaams Standaard Kosten Model dat kan worden ingezet bij het meten van administratieve lasten van nieuwe of gewijzigde Vlaamse regelgeving in het kader van de rapportageverplichtingen bij de Compensatieregel. Hoofdstuk 1 schetst het toepassingsgebied van de Compensatieregel. Hoofdstuk 2 concentreert zich op de definiëring van het begrip administratieve last. Hoofdstuk 3 schetst het Vlaams Standaard Kosten Model algemeen. Hoofdstuk 4 tenslotte geeft een uitvoerig overzicht van de te hanteren methodologie bij het in kaart brengen van de administratieve lasten gekoppeld aan nieuwe of gewijzigde regelgeving aan de hand van twee fictieve voorbeelden. 1 VR/2006/29.06/DOC

3 Handleiding meten om te weten Woord vooraf 1 Woord vooraf 2 1 De Compensatieregel Administratieve Lasten (CRAL) Situering en doelstelling Toepassingsgebied en rapportering 7 2 Wat is een administratieve last Administratieve lasten vloeien voort uit regelgeving in ruime zin Informatieverplichtingen versus inhoudelijke verplichtingen Administratieve lasten zijn additioneel ten opzichte van de administratie van het kernproces Eenmalige versus situationele versus structurele administratieve lasten Out-of-pocketkosten Efficiënte naleving Principe van vrijwilligheid Informatie aan derden Samenloop met andere regelgeving Definitie Administratieve lasten Uitbreiding: Objectieve versus subjectieve administratieve lasten Uitbreiding: administratieve lasten versus beheerskosten in enge zin 19 3 Het Standaard Kosten Model in Vlaanderen 22 Vertaald naar de toepassing van de Compensatieregel ziet het stappenplan er als volgt uit: 22 4 Stappenplan Compensatieregel Stap 1: Identificatie van het regelgevingdocument / de regelgevingsdocumenten (nulsituatie versus eensituatie) BIJ NIEUWE REGELGEVING BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING stap 2: Identificatie van de betrokken doelgroepen ALGEMEEN BIJ NIEUWE REGELGEVING BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen per doelgroep ALGEMEEN BIJ NIEUWE REGELGEVING BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING inschatting parameters tijd, tarief en frequentie ALGEMEEN 30

4 Aantal dossiers: 31 Uitbestedingspercentage en externe kost: 32 Toerekeningpercentage: 32 Parameter tijd: 32 Parameter uurtarief: 34 Out of pocket kosten: 35 Lastenpercentage 37 Periodiciteit: Berekening van de administratieve lasten BIJ NIEUWE REGELGEVING BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING Rapportage van het compensatiesaldo BIJ NIEUWE REGELGEVING BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING Een fictief voorbeeld: berekening van het compensatiesaldo bij nieuwe regelgeving 39 BESLUIT VAN DE VLAAMSE REGERING TOT INSTELLING VAN EEN STEUNREGELING VOOR DE ERKENDE EERSTE VERWERKERS IN DE SECTOR VEZELVLAS EN VEZELHENNEP Een fictief voorbeeld: de Compensatieregel bij gewijzigde regelgeving, NULSITUATIE (OORSPRONKELIJK REGELGEVINGDOCUMENT) EENSITUATIE (REGELGEVINGDOCUMENT NA WIJZIGING) 57 5 Contactgegevens 80 4

5 1 De Compensatieregel Administratieve Lasten (CRAL) 1.1 Situering en doelstelling Sinds 1 januari 2005 is de Compensatieregel voor administratieve lasten (CRAL) verplicht 2. De Compensatieregel houdt in dat elke stijging van administratieve lasten door een regeringsbeslissing (decreet, Besluit van de Vlaamse Regering ) gecompenseerd moet worden door een even grote daling van de bestaande administratieve lasten. Op deze manier wil de Vlaamse regering naast de vele initiatieven die ze neemt ter verlaging van de administratieve lasten inzake bestaande regelgeving ook een stand-still creëren op het vlak van administratieve lasten die gepaard gaan bij nieuwe of wijzigende regelgeving. De Compensatieregel wil zo het 'dweilen met de kraan open' tegengaan. Compensatie gebeurt steeds op het niveau van het beleidsdomein en op het ministerieel niveau, niet op het niveau van het individuele dossier. De berekende (en gevalideerde) lastenwijzigingen worden per kwartaal per beleidsdomein en jaarlijks per minister van de Vlaamse Regering bijgehouden. Met de invoering van de Compensatieregel beschikt Vlaanderen over een uniek instrument om de aandacht voor de administratieve lasten ook bij de regelgevingopmaak te garanderen. De Compensatieregel is niet alleen een belangrijk instrument om administratieve lasten in kaart te brengen en te meten, de maatregel biedt daarnaast ook de kans om het spoor administratieve lastenvermindering versneld vorm te geven en te verankeren binnen de Vlaamse administratie. De Compensatieregel moedigt de administratie aan om bij de opmaak van regelgeving onderstaande afwegingen te maken: 2 VR/2004/13.02/DOC.0141 en VR/2004/20.02/DOC.0141Bis

6 Centrale vraagstelling: W at is het doel van de regelgeving? Vormt de informatieverplichting het beste alterna tief om de doelstelling te bereiken? Heeft de geplande informatieverplichting voldoende beleidsmeerwaarde? Toepassingsgebied informa tieverplichting AANDACHTSPUNTEN O ptimale periodiciteit Opbouw en onderbouw informa tieverp lichting Is het noodzakelijk de volledige populatie te onderwerpen aan de informatieverplichting of kan m en bepaalde drem pels hanteren (vb.enkel van toepassing op de risicogroepen), een statistisch verantwoorde steekproef trekken Is het noodzakelijk om de inform atie halfjaarlijks, jaarlijks op te vragen of zijn langere periodiciteiten praktisch haalbaar? Heeft elke voo rgesch re ven administratieve h andeling een aantoonbare be leidsme erwa arde? Zijn alle voorgeschreven administratieve han delin gen m.a.w. noodzakelijk? Werd er optimaal gebruik gemaakt van het principe van de unieke gegevensbevraging Sluiten de gehanteerde zowel op Vlaams periodiciteiten aan op de (interd epartementaal en intrabeleidsdomein), federaal, periodiciteiten gehanteerd door administraties m et een regionaal als supranationaal gelijkaardige informatiebehoefte? niveau? Werd de mo gelijkheid nagegaan om de verschillende administratieve h andeling en te integreren in of te hale n uit (bestaande) webapplicaties? Stabiele reguleringsomgeving Zijn de onderliggende sjablonen, formulieren en form ats breed toegankelijk en ge bruiksvriendeli jk? werd er voldoende doelgroepgericht gecomm uniceerd? Zijn de verschillende handelingen duidelijk en eenduidig ge formuleerd? is de informatieopvraging voldoende afgestem d op de bestaande standaarddocumenten intern aanwezig bij de doelgroep? 6

7 1.2 Toepassingsgebied en rapportering Wijzigingen van de administratieve lasten bij nieuwe of gewijzigde regelgeving moeten altijd gemeten worden met uitzondering van Ministeriële Besluiten, rondzendbrieven en individuele besluiten van de Vlaamse Regering. Wanneer het toepassingsgebied van de CRAL samenvalt met het toepassingsgebied van de Reguleringsimpactanalyse (RIA) dan worden de administratieve wijzigingen gerapporteerd in het RIAdocument (RIA-rubriek 5: Uitwerking, uitvoering en monitoring). Wanneer het regelgevingdocument binnen de scope van de CRAL maar buiten het toepassingsgebied van de RIA valt dan worden de administratieve wijzigingen gerapporteerd in de nota aan de Vlaamse Regering (rubriek kwaliteit van de regelgeving). 7

8 Illustratie 1: Toepassingsgebied van de Compensatieregel Decreet Besluit Vlaamse Regering Ministerieel besluit Rondzendbrief CRAL x x NVT NVT Uitzonderingen - Decreten ter goedkeuring van internationale verdragen. - Autoregulering (rapportageverplichtingen binnen de departementen en agentschappen van de Vlaamse Regering) - Individuele subsidiebesluiten van de Vlaamse Regering - Individuele benoemingsbesluiten van de Vlaamse Regering - Besluiten van de Vlaamse Regering ter goedkeuring van ruimtelijke plannen (RUP s, Gewestplannen en Natuurinrichtingsplannen) - Autoregulering (rapportageverplichtingen binnen de departementen en agentschappen van de Vlaamse Regering)

9 Illustratie 2: Toepassingsgebied van de RIA Algemeen: Alle regelgeving (decreten en BVR) die een regulerend effect heeft op de burger, het bedrijfsleven of nonprofit organisaties. Uitzonderingsgronden: Decreten en besluiten die autoregulering van de Decreten en besluiten waarvoor geen vrije beleidsruimte bestaat Decreten en besluiten zonder of met weinig inhoudelijke effecten Regelgeving inzake begroting en fiscaliteit, met Regulering vervat in ruimtelijke plannen. Vlaamse overheid of met een louter uitzondering van inhouden formeel karakter. beleidsheffingen en - belastingen. Toelichting: Het gaat dan Dossiers waar de Er is geen RIA vereist Dit zijn; RUP s, uitsluitend om Vlaamse regelgever voor voorgenomen Gewestplannen en regelgeving die de geen vrije juridische regelgeving waarvan Natuurinrichtingsplannen eigen werking en de beleidsruimte (door op voorhand met organisatie van de hogere regelgeving) of zekerheid vaststaat Vlaamse overheid politieke beleidsruimte dat de impact voor de regelt. Dit betekent (meer) heeft, is niet doelgroepen en dat decreten die onderworpen worden betrokken partijen rechten of plichten aan de RIA. Onder klein is. toekennen/opleggen "geen vrije politieke aan lokale besturen beleidsruimte" wordt wél RIA-plichtig zijn. verstaan dat de Vlaamse Regering de beleidscontouren al vooraf heeft goedgekeurd

10 (regeringsbeslissingen) of gevalideerd (beleidsnota's, beleidsbrieven, mededelingen aan de Vlaamse Regering). Vb. decreten en besluiten ter goedkeuring van of die een gebonden implementatie inhouden van Europese, internationale of interregionale regelgeving. 10

11 2 Wat is een administratieve last Om het begrip administratieve last te situeren maken we gebruik van illustratie 3: Illustratie 3: Schematische voorstelling van het begrip administratieve last 2.1 Administratieve lasten vloeien voort uit regelgeving in ruime zin Afwijkend van het toepassingsgebied van de Compensatieregel komen administratieve lasten voort uit regelgeving in ruime zin. Informatieverplichtingen komen niet enkel rechtstreeks voort uit decreten en bijhorende uitvoeringsbesluiten maar uit alle teksten van reglementaire aard. Bovendien kunnen administratieve lasten ook voortvloeien uit teksten die de regelgeving interpreteren zoals rondzendbrieven, reglementen, infobrochures.... Ook autoregulering kan, weliswaar buiten het toepassingsgebied van de Compensatieregel, gescreend worden op administratieve lasten. Onder autoregulering verstaat de dienst Wetsmatiging enerzijds (organieke) regelgeving in ruime zin vanuit de Vlaamse overheid die de interne werking van de 11

12 Vlaamse overheid regelt en anderzijds (organieke) regelgeving in ruime zin vanuit de Vlaamse overheid naar de lokale besturen toe die de werking en structuren van de lokale besturen regelt. 2.2 Informatieverplichtingen versus inhoudelijke verplichtingen Wet en regelgeving beogen de realisatie van een publiek doel. Om dat publieke doel te realiseren, legt de overheid aan actoren via wet- en regelgeving allerhande verplichtingen op. We onderscheiden twee soorten verplichtingen: Inhoudelijke verplichtingen dragen direct bij tot de realisatie van het publieke doel. Met inhoudelijke verplichtingen verwijzen we naar de concrete stappen die een bedrijf, organisatie, instelling moet ondernemen om een bijdrage te leveren aan het publieke doel waartoe de regelgeving intrinsiek werd opgesteld. Door inhoudelijke verplichtingen op te leggen, hoopt de wetgever dat actoren hun eigen gedrag of de toestand waarin producten of diensten verkeren gaan aanpassen. Een voorbeeld: Regelgeving: Besluit van de Vlaamse Regering houdende subsidiëring van bedrijventerreinen Publiek doel van de regelgeving: Inhoudelijke verplichting: Duurzaam produceren Doorvoeren van investeringen nodig voor het bouwrijp maken van individuele kavels op bedrijventerreinen Informatieverplichtingen houden verband met het informeren van de overheid over de naleving van die inhoudelijke verplichtingen. Het informeren van de overheid moet hierbij ruim worden opgevat. Informatieverplichtingen zijn niet beperkt tot een loutere schriftelijke communicatie naar de administratie toe. Informatieverplichtingen omvatten alle handelingen die tegemoet komen aan de controlefunctie van de Vlaamse overheid (indienen van een jaarverslag, ondergaan van inspecties, aanleggen van een archief ). De naleving van een informatieverplichting heeft dan ook een indirecte invloed op het feitelijke gedrag van personen of op de toestand van producten of diensten. Ook informatieverplichtingen dragen dus bij tot de verdere realisatie van het publieke doel, weliswaar op een indirecte manier. In tegenstelling tot de inhoudelijke verplichtingen geven informatieverplichtingen in een aantal gevallen wel aanleiding tot administratieve lasten (aan de kant van de actoren) en beheerskosten (aan de kant van de overheid). 12

13 Een voorbeeld: Regelgeving Publiek doel van de regelgeving: Inhoudelijke verplichting: Informatieverplichtingen: Besluit van de Vlaamse Regering houdende subsidiëring van bedrijventerreinen Duurzaam produceren Doorvoeren van investeringen nodig voor het bouwrijp maken van individuele kavels op bedrijventerreinen Opmaak (her)inrichtingsplan, uitgifteplan en beheerplan Het verschil tussen inhoudelijke verplichtingen en informatieverplichtingen 3 is in de praktijk niet altijd even duidelijk. Toch is het belangrijk om dit onderscheid altijd voor ogen te houden. Dit onderscheid legt immers de basis voor de afbakening tussen administratieve last enerzijds en kernproces anderzijds (zie 2.3). 2.3 Administratieve lasten zijn additioneel ten opzichte van de administratie van het kernproces Niet alle administratieve handelingen geven aanleiding tot administratieve lasten, of niet alles wat administratief lastig is, is een administratieve last. Informatieverplichting en administratieve last zijn geen synoniemen. Elk bedrijf, elk overheidsniveau, elke instelling, elke vzw, heeft een welomschreven core business of kerntaak. Een voorbeeld: Elke onderwijsinstelling heeft een kernactiviteit, een school moet bovenal kwaliteitsvol onderwijs aanbieden. Om deze doelstelling te bereiken moet een school sowieso een aantal documenten opmaken en bijhouden. Het volstaat zichzelf de voorstelling te maken dat er geen onderwijsoverheid bestaat en een school helemaal zelfstandig wordt geleid welke dossiers zou de school dan voor zichzelf bijhouden? 1. Zou men een boekhouding opmaken? 2. Zou men dagelijks bijhouden hoeveel leerlingen aan en afwezig zijn? 3 De effecten van inhoudelijke en informatieverplichtingen die worden opgelegd door nieuwe regelgeving worden onderzocht in kader van de reguleringsimpactanalyse (RIA). Bijkomende informatie over de RIA vindt u via 13

14 3. Zou men lesvoorbereidingen neerschrijven? 4. Al deze vragen krijgen een positief antwoord; 1. Er wordt een boekhouding bijgehouden om financiële verrassingen te vermijden; 2. Aan en afwezigheden worden genoteerd om de veiligheid op school te garanderen; 3. Er worden lesvoorbereidingen gemaakt om de leerlingen optimaal voor te bereiden op de vereiste vaardigheden in een volgend schooljaar; 4. Informatie die volledig of gedeeltelijk voortbouwt op administratieve gegevens nodig voor het welslagen van de kerntaak wordt niet of slechts gedeeltelijk beschouwd als administratieve last. Enkele voorbeelden kunnen dit opnieuw verduidelijken: 1. Een boekhouding wordt opgesteld om de inkomsten en uitgaven nauwgezet op te volgen. Deze boekhouding wordt echter opgesteld volgens het boekhoudkundig schema zoals bepaald door de onderwijsadministratie. Het extra werk dat men stelt om tegemoet te komen aan deze vormelijke vereisten is een administratieve last. 2. Er wordt dagelijks bijgehouden welke leerlingen de lessen bijwonen om bij een eventuele evacuatie precies te weten hoeveel leerlingen zich nog in het gebouw bevinden. Deze gegevens worden digitaal aan de onderwijsoverheid bezorgd. De tijd die men spendeert aan het digitaliseren en doorsturen van de aan- en afwezigheden is een administratieve last. 3. Er worden lesvoorbereidingen gemaakt om de leerlingen klaar te stomen voor een hoger studiejaar. Deze lesvoorbereidingen worden ook voorgelegd aan de onderwijsinspectie. De tijd die men besteedt aan het archiveren van de lesvoorbereidingen is een administratieve last. In dergelijke situaties wordt slechts een bepaald percentage meegeteld als administratieve last, het zogenaamde lastenpercentage. 14

15 Illustratie 4: Het lastenpercentage: zelfstandige versus afgeleide informatieverplichtingen Bij het identificeren van administratieve lasten gaat het dus steeds om eenzelfde afweging: welke administratieve handelingen zou de doelgroep niet of slechts gedeeltelijk stellen indien er geen sprake zou zijn van een regulerende overheid. Administratieve handelingen sluiten niet aan op de dagelijkse werking: zelfstandige informatieverplichting: 100% administratieve last. Administratieve handelingen sluiten volledig aan op de dagelijkse werking: geen (0%) administratieve last. Administratieve handelingen sluiten deels aan op de dagelijkse werking: afgeleide informatieverplichting: procentuele verdeling kerntaak administratieve last (lastenpercentage). 2.4 Eenmalige versus situationele versus structurele administratieve lasten Eenmalige administratieve lasten doen zich voor bij wijzigingen van bestaande regelgeving of bij de opmaak van nieuwe regelgeving. Wanneer de administratie een nieuwe rondzendbrief uitvaardigt, geeft de tijd die de doelgroep moet besteden aan het lezen van die nieuwe rondzendbrief aanleiding tot een eenmalige administratieve last. Ook implementatiekosten aan actorzijde zijn een klassiek voorbeeld van 15

16 eenmalige administratieve lasten (vb. de aankoop van een ICT-programma om aan de rapportageverplichting te kunnen voldoen). Structurele administratieve lasten zijn de systematisch terugkerende kosten bij de actoren om de gewenste informatie te verstrekken aan of ter beschikking te houden van de overheid ( vb. de jaarlijkse verplichting om een jaarverslag neer te leggen, de dagelijkse verplichting om een archief bij te houden ). Bij zowel eenmalige als structurele administratieve lasten ligt het initiatief bij de overheid. Situationele administratieve lasten daarentegen worden opgedeeld in administratieve lasten vanuit overheidsinitiatief gelinkt aan een bepaalde maatschappelijke realiteit enerzijds en lasten gelinkt aan vrijwillige informatieverplichtingen anderzijds. Als de actor besluit een subsidieaanvraag of een erkenningsaanvraag in te dienen dan zijn dat voorbeelden van een vrijwillige situationele informatieverplichting. Het initiatief ligt bij de actor en de aanvraag heeft geen regelmatig karakter. Situationele administratieve lasten kunnen ook het gevolg zijn van een maatschappelijke realiteit. In bepaalde omstandigheden kan de overheid uitzonderlijke informatieverplichtingen opleggen die worden opgeheven van zodra de maatschappelijke aanleiding verdwijnt (vb. informatieverplichtingen in een internationale context van epidemieën ). 2.5 Out-of-pocketkosten We houden binnen het meten van administratieve lasten niet alleen rekening met de kosten die het gevolg zijn van de tijd die actoren besteden aan het vervullen van een informatieverplichting (de loonkost) maar ook met de out-of-pocket kosten. Dat zijn de feitelijke uitgaven die de actoren moeten doen om in regel te zijn met de informatieverplichting. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van een aangetekende zending of de kilometerkosten voor een verplaatsing naar het gemeentehuis of het postkantoor om een bepaald document te gaan ophalen. Deze kosten worden afzonderlijk in rekening gebracht maar worden wel opgenomen in het globale meetresultaat. 2.6 Efficiënte naleving Bij het onderzoek naar administratieve lasten moet worden uitgegaan van een efficiënte uitvoering van de informatieverplichting door de betrokken actoren. Als we met een inefficiënte praktijk rekening zouden houden, zou één enkele actor de omvang van de administratieve lasten immers aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Er wordt gestreefd naar een objectief beeld van de administratieve lasten. Het zou niet redelijk zijn te klagen over hoge administratieve lasten als die het gevolg zijn van de 16

17 inefficiëntie van bepaalde actoren in de wijze waarop ze de informatieverplichting nakomen (vb. een chaotisch of onbestaand archief waardoor de actor uren op zoek moet gaan naar een bepaald opgevraagd document). 2.7 Principe van vrijwilligheid Dit principe kan het best worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld. Subsidieaanvragen vormen hier het typevoorbeeld. De regelgeving van een bepaald beleidsdomein verplicht niemand tot het aanvragen van een subsidie, een subsidieaanvraag gebeurt volkomen vrijwillig. Echter, van zodra iemand beslist een subsidie aan te vragen is hij of zij wel verplicht de subsidieprocedure zoals bepaald door de regelgeving te volgen. Ondanks het initiële vrijwillige karakter blijft de subsidieaanvraag daarom een administratieve last. 2.8 Informatie aan derden De overheid is steeds de feitelijke bron van een administratieve last maar niet altijd de ontvanger van de gevraagde informatie. De overheid kan via regelgeving ook informatieverplichtingen tegenover andere actoren opleggen. Wanneer een actor (vb. een school) informatie moet verstrekken aan andere actoren die geen overheid zijn (schoolreglement aan de ouders bezorgen) dan spreken we over informatie aan derden. Ook de eventuele kosten van informatieverplichtingen aan derden vallen onder de reikwijdte van de strikte definiëring van administratieve lasten. 2.9 Samenloop met andere regelgeving Om dubbeltellingen te voorkomen bij het berekenen van administratieve lasten moet steeds worden nagegaan of een informatieverplichting voortkomt uit één regelgeving en dus de verantwoordelijkheid is van één administratie. Er is sprake van samenloop met andere regelgeving als de actor dezelfde administratieve handelingen uitvoert om eenzelfde informatieverplichting na te komen uit (minstens) twee verschillende regelgevingsteksten. Een voorbeeld: de Belgische wet op de boekhouding en de jaarrekening verplicht Belgische bedrijven om hun jaarrekening te deponeren bij de Nationale Bank. De wet op de vennootschapsbelasting verplicht de bedrijven om aangifte de doen van hun inkomsten en uitgaven. De wet op de jaarrekening loopt samen met de wet op de vennootschapsbelasting omdat voor beide een jaarrekening moet worden samengesteld. Hier zou er een dubbeltelling ontstaan als de administratieve lasten onafhankelijk van elkaar gemeten zouden worden. De totale tijd die nodig is om aan de informatieverplichting in kwestie te voldoen, moet 17

18 naar verhouding worden verdeeld over de betrokken regelgevingsteksten (het zogenaamde toerekeningpercentage) Definitie Administratieve lasten We kiezen voor een definitie van administratieve lasten die regelgeving als uitgangspunt neemt. Regelgeving wordt steeds in ruime zin gedefinieerd. Het gaat niet enkel om decreten en onderliggende uitvoeringsbesluiten maar ook om dienstorders, rondzendbrieven, reglementen. Binnen de Compensatieregel worden echter enkel de administratieve lasten van decreten en besluiten van de Vlaamse Regering gemeten. Administratieve lasten kunnen ook betrekking hebben op administratieve handelingen die de actoren zonder initiële wettelijke verplichting uitvoeren (principe van de vrijwilligheid). De overheid is altijd de feitelijke bron van een administratieve last. De overheid hoeft echter niet de ontvanger te zijn van de gevraagde informatie. Ook informatie aan derden valt onder de reikwijdte van administratieve lasten. Administratieve lasten kunnen een eenmalig, structureel of situationeel karakter hebben. De administratie van het kernproces valt niet onder de reikwijdte van het begrip administratieve lasten (lastenpercentage). De begrippen administratieve last en informatieverplichting zijn geen synoniemen. De betrokken actoren voeren de informatieverplichtingen uit op een efficiënte wijze. Bovenstaande uitgangspunten gecombineerd leiden tot volgende definitie van het begrip administratieve last: Administratieve lasten zijn de kosten van de administratieve handelingen die actoren moeten uitvoeren in opdracht van de overheid voor de naleving van wettelijke informatieverplichtingen in ruime zin, ongeacht of zij die handelingen uitvoeren met of zonder een dwingende initiële basis. Die kosten zijn additioneel ten opzichte van de kosten om de administratie van hun kernproces op orde te hebben en gaan uit van een efficiënte naleving van de informatieverplichtingen door de actoren Uitbreiding: Objectieve versus subjectieve administratieve lasten Binnen het concept administratieve last wordt zowel aandacht besteed aan de objectieve administratieve lasten als aan de subjectieve administratieve lasten. Objectieve administratieve lasten zijn het gevolg van informatieverplichtingen die ofwel een hoge tijdsbesteding vragen van de actoren ofwel van toepassing zijn op een groot aantal actoren. Objectieve lasten zijn dus tijdsintensief en brengen op die manier een hoge maatschappelijke kost met zich mee. 18

19 Subjectieve administratieve lasten daarentegen zijn het gevolg van informatieverplichtingen of administratieve handelingen die slechts weinig tijd vragen van de actor maar die de actor irriteren omwille van de (subjectieve) irrelevantie van de verplichting in kwestie. Subjectieve administratieve lasten brengen irritatiekosten met zich mee. Voorbeelden van subjectieve administratieve lasten zijn het veelvuldig opvragen van identieke gegevens, onvoldoende inzicht in de beleidsrelevantie van de opgevraagde informatie, slechte timing van de informatieverplichting. Subjectieve administratieve lasten kunnen uiteraard moeilijk worden gekwantificeerd. Toch loont het de moeite deze actief op te sporen en ze op te nemen in het streven naar administratieve vereenvoudiging Uitbreiding: administratieve lasten versus beheerskosten in enge zin Als beheerskosten in ruime zin van regelgeving beschouwt de dienst Wetsmatiging alle kosten die de overheid moet maken voor het beheer van regelgeving in zijn verschillende fasen. De levenscyclus van regelgeving kent zes fasen: 1) De opmaak van regelgeving; 2) De goedkeuring van regelgeving; 3) De toepassing en uitvoering van regelgeving; 4) De handhaving van regelgeving; 5) De monitoring en evaluatie van regelgeving; 6) De wijziging en afschaffing van regelgeving. De beheerskosten verschillen naargelang de fase van de levenscyclus waarin de regelgeving zich bevindt. Illustratie 5: Beheerskosten per fase in het reguleringsproces Kostendrager Overheid Fase in reguleringsproces Voorbereiding Soort beheerskost Informatiekosten: kosten die gemaakt worden om de informatie te verzamelen over het te reguleren subject en de reguleringsopties, bijvoorbeeld: Kosten draagvlakcreatie: kosten om 19

20 een draagvlak te creëren bij enerzijds de samenleving (stakeholders) en bij de politieke wereld anderzijds (zoeken naar een consensus) Planningskosten: kosten die de overheid maakt in de ontwikkeling van de regulering Regelgevingkosten: kosten voor het opstellen en uitschrijven van de regelgeving Uitvoering Handhaving Opstartkosten: de vaste kosten die gemaakt worden bij de implementatie van een nieuwe regelgeving (vb. kosten voor informatica) Operationele kosten: de variabele kosten (afhankelijk van het aantal acties). Deze hebben o.a. betrekking op personeelskosten en kleine materiaalkosten Handhavingkosten: kosten die gemaakt worden om de correcte uitvoering van de regulering (en het wettelijke kader waarin deze is ontstaan) te controleren en af te dwingen Als beheerskosten in enge zin van regelgeving beschouwt de dienst Wetsmatiging alle kosten die de overheid moet maken als gevolg van de toepassing en handhaving van regelgeving. De beheerskosten in enge zin vormen op die manier de interne tegenhanger van administratieve lasten zoals hierboven gedefinieerd. Het verwerven van inzicht in beheerskosten kan bijdragen tot: 1 het streven van de Vlaamse Regering, alsook het College van Amtbenaren-Generaal, naar een verhoogde efficiëntie en effectiviteit binnen de Vlaamse overheid. 2 het ondersteunen van de argumentatie van genomen beleidskeuzes. Het in kaart brengen van beheerskosten kan een solide argument zijn om weloverwogen om te gaan met administratieve 20

21 lastenverlaging. Het is een uitdaging voor de Vlaamse overheid om als organisatie om te gaan met het verminderen van de administratieve lasten en andere kosten (bv. nalevingskosten) voor externe doelgroepen en tegelijkertijd de beheerskosten voor de overheid te bewaken. Het in kaart brengen van de beheerskosten valt buiten de scope van de Compensatieregel. In het kader van een efficiënte en effectieve overheid is het echter wel van belang dat bij ontwerpregelgeving ook aandacht wordt besteed aan de beheerskosten van regelgeving. De dienst Wetsmatiging heeft daarom samen met de afdeling Proces- en Informatiebeleid van het departement Bestuurszaken in 2008 een opdracht gelanceerd voor het ontwikkelen van een procesimpactanalyse van beheerskosten in het kader van nieuwe of wijzigende regelgeving. Binnen deze opdracht werd een methodiek ontwikkeld die maximaal aansluit bij bestaande instrumenten en methodieken zoals bv de RIA, het Standaard Kosten Model (SKM), KOMPAS en praktisch toepasbaar is. De methodiek is gebaseerd op Business Process Management (BPM) en Activity Based Costing (ABC). In wordt de methodiek verder afgestemd en op punt gesteld aan de hand van pilootprojecten. 21

22 3 Het Standaard Kosten Model in Vlaanderen Als we willen weten, moeten we eerst meten. Het Standaard Kosten Model (SKM) is op wereldvlak de meest frequent gehanteerde methodologie op het vlak van administratieve lastenmeting en wordt toegepast door alle Europese lidstaten en door de Europese Commissie zelf. Het Standaard Kosten Model deelt het meetproces op in drie grote deelaspecten: (1) Het opdelen van regelgeving in meetbare componenten (operationalisering), (2) Het eigenlijke meten van administratieve lasten en (3) Het formuleren van concrete vereenvoudigingsacties. Iedere lidstaat kan de toepassing van het Standaard Kosten Model vrij invullen. Op Vlaams niveau werden bovenstaande componenten in het kader van de nulmeting vertaald in volgende meetprocedure. Illustratie 6: Het Standaard Kosten Model in 9 stappen Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Inventarisatie van de regelgeving Afbakening van de scope van het onderzoek Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen Tussentijds overleg: werkgroep/stuurgroep Verzameling parameters tijd, tarief en frequentie Verzameling vereenvoudigingsuggesties Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Analyse en normering van de verzamelde parameters Tussentijds overleg: werkgroep/stuurgroep Berekening van de administratieve lasten Rapportage Vertaald naar de toepassing van de Compensatieregel ziet het stappenplan er als volgt uit:

23 4 Stappenplan Compensatieregel Illustratie 7: De Compensatieregel in 6 stappen Situatie 1: Compensatieregel bij nieuwe regelgeving Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Identificatie van het regelgevingsdocument Identificatie van de betrokken doelgroep(en) Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen per doelgroep Inschatting parameters tijd, tarief en frequentie Berekening van de administratieve lasten (totaal en gemiddeld per doelgroep per dossier) Rapportage compensatiesaldo (totaal en gemiddeld per doelgroep per dossier) Situatie 2: Compensatieregel bij gewijzigde regelgeving Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Identificatie van de regelgevingsdocumenten: identificatie nulsituatie en identificatie eensituatie Identificatie van de betrokken doelgroep(en) Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen nulsituatie en eensituatie per doelgroep Inschatting parameters tijd, tarief en frequentie nuloptie en eenoptie Berekening van de administratieve lasten nulsituatie en eensituatie (totaal en gemiddeld per doelgroep per dossier) Rapportage compensatiesaldo (totaal en gemiddeld per doelgroep per dossier) 4.1 Stap 1: Identificatie van het regelgevingdocument / de regelgevingsdocumenten (nulsituatie versus eensituatie) BIJ NIEUWE REGELGEVING Benoem het nieuwe regelgevingsdocument BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING

24 Benoem de wijzigingsregelgeving (eensituatie) en het oorspronkelijke regelgevingsdocument waarop de wijziging van toepassing is (nulsituatie). 4.2 stap 2: Identificatie van de betrokken doelgroepen ALGEMEEN De dienst Wetsmatiging communiceert de Compensatieregel op vier manieren: > Compensatiesaldo per dossier > Compensatiesaldo per beleidsdomein > Compensatiesaldo per minister > Compensatiesaldo per doelgroep Rapportage per doelgroep? Voordelen van de doelgroepenbenadering. 1. Een doelgroepenbenadering maakt de voortgang op het vlak van administratieve vereenvoudiging meer zichtbaar voor de doelgroep(en) en maakt de externe communicatie persoonlijker en concreter. 2. Een focus op de doelgroep(en) maakt het bovendien mogelijk in de toekomst bestuursniveauoverschrijdend vereenvoudigingpotentieel (totaalsom lokaal, regionaal, federaal, supranationaal administratief traject) in kaart te brengen en eventueel gezamenlijk aan te pakken (vb. welke administratieve stappen moet een landbouwer jaarlijks stellen). 3. De doelgroepenbenadering biedt ook een betere vergelijkingsbasis. Een clustering naar onderhorige doelgroep(en) maakt het immers mogelijk om de gemiddelde administratieve last te berekenen, de zogenaamde AL per actor. Administratieve lasten kunnen immers op twee manieren worden weergegeven: Weergave van het globaal cijfer administratieve lasten Dit cijfer weerspiegelt de kost van de informatieverplichting voor de volledige betrokken samenleving. Het gaat hier vooral om de weergave van het economische verlies veroorzaakt door (inefficiënte) informatieverplichtingen. Deze vorm van rapportage is vooral geschikt voor beleidsdomeinen die hoofdzakelijk denken in economische termen, zoals indicatoren voor economische groei. De belangrijkste tekortkoming van dergelijke rapportage betreft uiteraard de beperkte vergelijkingsbasis veroorzaakt door een mogelijke vertekening te wijten aan een verschillend aantal actoren: Zo zal een entiteit A die zich richt tot de burger een hogere administratieve last vertonen dan een entiteit B die zich richt tot een specifieke niche, vb. de werkloze burger. Het zou echter fout zijn te concluderen dat entiteit A daarom minder inspanningen levert op het vlak van administratieve 24

25 vereenvoudiging dan entiteit B. Een rapportage op basis van absolute last zegt dus niets over de complexiteit en tijdsintensiviteit van de achterliggende procedure. Bovendien houdt deze aanpak ook gevaren in voor vergelijkingen door de jaren heen. Een stijging of daling van de administratieve lasten is uiteraard geen werkelijke stijging of daling wanneer deze veroorzaakt worden door demografische schommelingen, door klimatologische variabelen, die de parameter aantal actoren beïnvloeden. Weergave van het gemiddelde cijfer administratieve lasten per informatieverplichting voor één enkele actor/voor één enkel dossier. De berekening van de gemiddelde AL per informatieverplichting voor één enkele actor of voor één enkel dossier komt tegemoet aan de tekortkomingen van de eerste rapportagemogelijkheid maar zegt dan weer weinig over de maatschappelijke kost van de informatieverplichting in economische termen. Deze optie legt met andere woorden meer de nadruk op de complexiteit van de achterliggende administratieve procedure. Beide interpretatiemogelijkheden zijn complementair en worden best naast elkaar gehanteerd. De dienst Wetsmatiging onderscheidt binnen haar dienstverlening vier hoofddoelgroepen: > burgers > ondernemingen > instellingen (scholen, non-profitorganisaties, ) > lokale overheden BIJ NIEUWE REGELGEVING De verschillende doelgroepen onderworpen aan het nieuwe regelgevingsdocument worden geïdentificeerd en (indien mogelijk) gespecificeerd BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING De verschillende doelgroepen onderworpen aan de wijzigingsregelgeving (eensituatie) en de regelgeving waarop de wijziging van toepassing is (nulsituatie) worden geïdentificeerd en (indien mogelijk) gespecificeerd. 25

26 4.3 Inventarisatie van de informatieverplichtingen en opdeling in administratieve handelingen per doelgroep ALGEMEEN Per geïdentificeerde doelgroep wordt vervolgens een administratief traject uitgewerkt. De informatieverplichtingen worden per doelgroep geïnventariseerd en opgedeeld in administratieve handelingen. Een informatieverplichting bestaat uit opeenvolgende administratieve handelingen. Administratieve handelingen zijn de acties die de actor opeenvolgend moet uitvoeren om te voldoen aan de informatieverplichting. Bij bovenstaande bespreking van de voordelen van de doelgroepenbenadering spraken we al van het belang van de berekening van de gemiddelde administratieve last per informatieverplichting per actor per dossier. Om deze gemiddelde administratieve last te berekenen, is het uiteraard noodzakelijk dat alle administratieve handelingen per informatieverplichting door eenzelfde aantal actoren worden gesteld. Het beleidsdomein of de entiteit die de administratieve last van een bepaalde informatieverplichting wil berekenen, moet bij de oplijsting daarom aandacht hebben voor het aantal onderworpen actoren doorheen de verschillende administratieve stappen. Van zodra het aantal actoren onder een bepaalde informatieverplichting wijzigt, moet een nieuwe informatieverplichting worden aangemaakt. De actorgerichte Vlaamse aanpak heeft op die manier een drietal aandachtspunten 1: Administratieve proces bestaat uit heterogene actoren ( bron: nulmeting hoger onderwijs (malho) ) Aan leerlingen uit het basis en middelbaar onderwijs wordt de mogelijkheid aangeboden hun lesprogramma s te spreiden. Om deze situatie te bekomen, moet uiteraard een aanvraag worden ingediend. Hieronder staan de stappen uitgeschreven die achtereenvolgens moeten worden genomen: Nr. Beschrijving informatieverplichting/administratieve handeling Doelgroep/actor 1. Indienen aanvraag spreiding lesprogramma 1.1 Opmaak aanvraag Ouders of persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of 26

27 de leerling in bewaring heeft of de meerderjarige leerling zelf 1.2 Indienen aanvraag Ouders of persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of de leerling in bewaring heeft of de meerderjarige leerling zelf 1.3 Schrijven van een medisch attest Dokter 1.4 Afleveren attest van geneesheerspecialist Ouders of persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of de leerling in bewaring heeft of de meerderjarige leerling zelf 1.5 Beslissen over de aanvraag spreiding lesprogramma Klassenraad In onderstaand voorbeeld zijn drie actoren betrokken: - ouders of persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of de leerling in bewaring heeft of de meerderjarige leerling zelf, - de dokter, - de klassenraad. Alle administratieve handelingen onder eenzelfde informatieverplichting worden door eenzelfde actor uitgevoerd. Van zodra de actor wijzigt, moet een nieuwe informatieverplichting worden aangemaakt. Het administratief proces moet daarom worden uiteengetrokken in drie afzonderlijke informatieverplichtingen. Nr. Beschrijving informatieverplichting/administratieve handeling Doelgroep/actor 1. Aanvragen van een spreiding lesprogramma Ouders of persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of de leerling in bewaring heeft of de meerderjarige leerling 27

28 zelf 1.1 Opmaak aanvraag 1.2 Indienen aanvraag 1.3 Afleveren attest van geneesheerspecialist 2. Aanvragen van een spreiding lesprogramma Dokter 2.1 Opmaak medisch attest 3. Aanvragen van een spreiding lesprogramma Klassenraad 3.1 Beslissen over de aanvraag spreiding lesprogramma 2: De informatieverplichting kan op verschillende manieren worden gerealiseerd (bron: nulmeting WSE ) burgers vroegen in 2007 een opleidingscheque aan bij de VDAB. Die opleidingscheques kunnen op drie manieren worden aangevraagd: - via de VDAB website, - via de VDAB servicelijn, - via een bezoek aan de werkwinkel. Een correcte opdeling in administratieve handelingen ziet er dan als volgt uit: Nr. Beschrijving informatieverplichting/administratieve handeling Actoren 1. Aanvragen van opleidingscheques via VDAB website Downloaden aanvraagformulier op website Invullen en verzenden aanvraagformulier Aanvragen opleidingscheques via de VDAB servicelijn van een spreiding lesprogramma Telefoongesprek VDAB servicelijn Aanvragen opleidingscheques via de werkwinkels

29 3.1 Verplaatsing naar VDAB werkwinkel : Er zijn bezwaarprocedures of uitzonderingsbepalingen verbonden aan de informatieverplichting Een erkenningsaanvraag kan goedgekeurd of afgekeurd worden. Een verworpen erkenningsaanvraag kan uiteraard worden gevolgd door het aantekenen van beroep. Het aantal actoren dat beroep aantekent tegen een negatieve beslissing van de administratie zal verschillend zijn van het oorspronkelijke aantal actoren dat de erkenningsaanvraag heeft ingediend. De beroepsprocedure wordt daarom als een afzonderlijke informatieverplichting genoteerd en niet als een administratieve handeling bij de erkenningsaanvraag. Gelijkaardige situaties zijn: Administratieve bepalingen in voorkomend geval. Informatieverplichtingen gekoppeld aan een subsidieaanvraag versus informatieverplichtingen gekoppeld aan rapportages in het kader van een verleende subsidie. Informatieverplichtingen gekoppeld aan een erkenningsaanvraag versus informatieverplichtingen gekoppeld aan rapportages in het kader van een verleende erkenning. Nr. Beschrijving informatieverplichting/administratieve handeling Actoren 1. Aanvraag erkenning Opmaak erkenningdossier aanvraagdossier aan Vlaamse overheid bezorgen Beslissing administratie in ontvangst nemen Aantekenen beroep bij negatieve beslissing erkenningsaanvraag Opstellen bezwaarschrift Bezwaarschrift aan Vlaamse Overheid bezorgen In ontvangst nemen beslissing administratie

30 4.3.2 BIJ NIEUWE REGELGEVING De informatieverplichtingen en de administratieve handelingen binnen het nieuwe regelgevingsdocument worden in kaart gebracht BIJ GEWIJZIGDE REGELGEVING De informatieverplichtingen en de administratieve handelingen van zowel het nieuwe regelgevingsdocument (eensituatie) als de administratieve lasten van het regelgevingsdocument waarop de wijziging van toepassing is worden in kaart gebracht. 4.4 inschatting parameters tijd, tarief en frequentie ALGEMEEN Een administratieve last wordt berekend aan de hand van 8 parameters. 30

31 Illustratie 8: Componenten van het begrip administratieve last Aantal dossiers: Hoeveel dossiers verwacht de administratie? De dienst Wetsmatiging verkiest de term aantal dossiers boven de term aantal actoren. Het aantal dossiers en het aantal actoren vormen immers niet altijd een 1 op 1 relatie. Soms kan eenzelfde actor verantwoordelijk zijn voor meerdere dossiers. In de Compensatieregel gaat men op zoek naar de totale last van de procedure (voor alle lopende dossiers) en dus naar de administratieve last per dossier per actor. Hoe het aantal dossiers inschatten? Het bepalen van het aantal dossiers ligt niet altijd voor de hand. Men baseert zich best op het aantal dossiers zoals ingediend bij gelijkaardige bestaande informatieverplichtingen. Vooral bij volledig nieuwe regelgeving kan het moeilijk zijn het aantal dossiers in te schatten. Indien er geen enkele relevante basis bestaat voor de inschatting van het aantal dossiers, kan men onderstaande parameters hanteren. Aantal actoren: van hoeveel actoren wordt verwacht dat ze een dossier zullen indienen? Populatie: wat is de totale doelgroep. Hoeveel dossiers kan men maximaal verwachten? 31

32 Indien wordt afgeweken van de parameter aantal dossiers dan wordt dit duidelijk vermeld bij de berekening. Uitbestedingspercentage en externe kost: Het percentage van de actoren dat de administratieve handelingen die gepaard gaan met de naleving van een informatieverplichting niet zelf uitvoert maar uitbesteedt aan derden (vb. het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder). Een uitbesteding gaat gepaard met een externe kost (vb. verloning van de boekhouder). Hoe het uitbestedingspercentage en de externe kost inschatten? Bij het bepalen van het uitbestedingspercentage kan men zich baseren op het aantal uitbestedingen bij gelijkaardige informatieverplichtingen. Het uitbestedingspercentage staat standaard op 0%. Toerekeningpercentage: Bij een eventuele samenloop van een informatieverplichting met (een) identieke informatieverplichting(en) opgenomen in (een) ander(e) regelgevingsdocument(en) wordt de informatieverplichting in kwestie via een verdeelsleutel toegewezen aan het regelgevingsdocument waarvoor het compensatiesaldo wordt berekend. Parameter tijd: Hoeveel tijd spendeert de actor aan de afzonderlijke administratieve handelingen? De tijd wordt weergegeven in minuten. Hoe de parameter tijd bepalen? Voor een aantal handelingen beschikt de dienst Wetsmatiging over standaardtijden. Voor andere handelingen is de tijdsparameter niet zo eenduidig te bepalen. De tijdsparameter is dan gebaseerd op een weloverwogen inschatting van de administratie. Illustratie 9: Standaardtijden 2008 Standaardhandeling Formulieren elektronisch downloaden Een document handtekenen Een document faxen Standaardtijd 5 minuten 2 minuten 5 minuten De gegevens ontvangen - Aangetekend 2 minuten - Per post 1 minuut - Per mail 1 minuut 32

33 Document printen of kopiëren 2 minuten De gegevens versturen - Aangetekend door een burger 30 minuten - Aangetekend door een onderneming 32 minuten - Per post 10 minuten - Per mail 2 minuten - Digitale kopij bijvoegen 5 minuten Aanvraag van attesten of andere documenten bij stad of gemeente - Elektronisch aanvragen 5 minuten - Naar het gemeentehuis gaan voor een aanvraag Leurkaart pensioen, bodemattest Milieuvergunning Beroepskaart voor vreemdelingen Wegwerkzaamheden andere - Naar het gemeentehuis gaan voor een aangifte adreswijziging geboorte huwelijk overlijden andere - Naar het gemeentehuis gaan voor attest of getuigschrift Bewijs van goed zedelijk gedrag Attest van militie Getuigschrift van domicilie Getuigschrift van nationaliteit Getuigschrift van leven Uittreksel bevolkingsregister Uittreksel burgerlijke stand andere - Naar het gemeentehuis gaan voor een identiteitsbewijs (aanvraag en uitreiking) elektronische identiteitskaart reispas 37 minuten 40 minuten 37 minuten 36 minuten 33

34 rijbewijs andere Een betaalopdracht uitvoeren - Netbanking 3 minuten - Naar de bank/post gaan 30 minuten De gegevens archiveren - Papieren document 4 minuten - Elektronisch document 1 minuut Parameter uurtarief: Administratieve handelingen vragen een zekere tijd om ze uit te voeren en impliceren daarom tastbare kosten voor de betrokken actor, bijvoorbeeld het loon van het administratief ondersteunend personeel. Dit tarief stemt overeen met de brutoloonkost per uur plus overhead. De loonkost omvat de bedrijfsvoorheffing, de sociale zekerheidsbijdragen, het vakantiegeld en de eindejaarspremie. De loonkost wordt tenslotte verhoogd met de overheadkosten. De persoon die de administratieve handelingen uitvoert, werkt immers in een bepaalde omgeving en maakt er gebruik van de infrastructuur. Deze overheadkosten worden binnen de bepaling van het uurtarief geraamd op 25% van de loonkosten. Hoe het uurtarief bepalen? De dienst Wetsmatiging stelt onderstaande uurtarieven (ondernemingen en burgers) vrij ter beschikking van de beleidsdomeinen. Illustratie 10: Standaarduurtarieven Ondernemingen nieuwe standaard (in EUR/u) NACE sector gemiddeld niveau administratief medewerker management Gemiddeld standaard uurtarief A. Landbouw, jacht, bosbouw B. Visserij C. Winning van delfstoffen D. Industrie E. Productie en distributie van elektriciteit, van gas en water F. Bouwnijverheid

35 G. Groot- en kleinhandel - reparatie van auto's en huishoudelijke artikelen H. Hotels en restaurants I. Vervoer, opslag en communicatie J. Financiële instellingen K. Onroerende goederen, verhuur en diensten aan bedrijven L. Openbaar bestuur M. Onderwijs N. O. Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening Gemeenschappelijke voorzieningen, sociaalculturele en persoonlijke diensten P. Particuliere huishoudens met werknemers Q. Extraterritoriale organisaties en lichamen Z. Slecht gedefinieerde activiteiten en onbekend Totaal (gewogen gemiddelde) Totaal industrie (gewogen gemiddelde C-F)) Totaal Diensten (gewogen gemiddelde G-K) Totaal Quartiaire sector (gewogen gemiddelde L-O) Burgers 19,85 EUR Out of pocket kosten: In hoofdstuk 2 werd het begrip out-of-pocket-kost reeds uitvoerig toegelicht. Hoe de out-of-pocket-kosten bepalen? De dienst Wetsmatiging beschikt over een aantal gestandaardiseerde out-of-pocket-kosten: Illustratie 11: Out-of-pocket-kosten 2008 Standaardhandeling Document printen of kopiëren Out-of-pocketkost Zwart-wit kopie: 0,15 euro Kleurenkopie: 0,75 euro Verzending - Aangetekend door een burger Genormaliseerde zending < 50 g: 5,48 euro 35