Permanente vorming, congressen en evenementen georganiseerd door KU Leuven

Transcriptie

1 Permanente vorming, congressen en evenementen georganiseerd door KU Leuven 13 mei KU HUBrussel 26 juni KU Thomas More

2 Programma 1. Situering & doelstellingen van deze informatiesessie Frieda Steurs, campusdecaan Faculteit Letteren, Campus Antwerpen 2. Permanente vorming: wat en hoe, welke ondersteuning Lut Moorthamer, Cel Levenslang Leren 3. Congressen, evenementen en protocol: wat en hoe, welke ondersteuning Iris Rademaekers, Dienst Congres en Event 4. Contactgegevens

3 Situering en doelstellingen

4 Situering en doelstelling (1) Permanente vorming, congressen, evenementen e.d. georganiseerd door de KU Leuven. Niet: - Permanente vorming, congressen, evenementen e.d. georganiseerd door de university colleges - Dossier integratie => Neem contact op!

5 Situering en doelstelling (2) Twee grote invalshoeken, twee diensten Permanente vorming Cel Levenslang Leren Congressen, evenementen en protocol Dienst Congres en Event

6 Situering en doelstelling (3) Daarnaast, ondersteuning door: Juridische Dienst Dienst Interne Controle en Fiscaliteit Financiële Diensten Onderwijsdiensten Nieuwsdienst en andere

7 Permanente vorming Lut Moorthamer

8

9

10

11 Wat is permanente vorming? Zie intranet: Over permanente vorming WEL - na- en bijscholing - voor afgestudeerden met universitair / hogeschool diploma of voor ruimer publiek van volwassenen - open aanbod NIET - bachelor, master, manama, lerarenopleiding, doctoraat - In company trainingen of contractonderwijs = wetenschappelijke dienstverlening

12 Classificatie (1) Drie types permanente vorming (PV): 1. Postgraduaatopleidingen (PGO). opleiding opleidingsonderdelen. minimum 20 studiepunten. formele evaluatie. getuigschrift uitgereikt door KU Leuven / rector

13 Classificatie (2) 2. Permanente vormingsopleidingen met getuigschrift (PVG). opleiding vergelijkbaar met opleidingsonderdelen. minimum 90 studie-uren (equivalent van 3 stp). formele evaluatie. getuigschrift uitgereikt door KU Leuven / decaan faculteit

14 Classificatie (3) 3. Permanente vormingsopleidingen en activiteiten met attest van deelname (PVA). geen opleiding geen opleidingsonderdelen. geen formele evaluatie. omvang niet bepaald. attest van deelname uitgereikt door de organisator Opleiding met attest, lezing, studiedag/avond, workshop, seminarie, symposium, debat, infosessie, conferentie, congres

15 Wie mag PV organiseren? - Faculteiten van KU Leuven / hun departementen, afdelingen, instituten, ZAP-leden - Faculteitsoverschrijdende PV-diensten bv. Postuniversitair Centrum Kulak, HIVA, Lucas, Dienst Congres en Event, - Samenwerking met faculteit: vereist voor opleidingen met getuigschrift (PGO, PVG)

16 Interne regelgeving KU Leuven 3 elementen: - PV-certificeringskader - Administratief reglement PV - Afspraken en modellen voor samenwerking

17 PV-certificeringskader (1) Zie intranet: Voorwaarden PGO PVG PVA Omvang min. 20 stp min. 90 studie-uren onbepaald Erkenning groepsbestuur/ar faculteit niet vereist POC ja neen neen Centrale registratie ja ja neen Agenda verplicht verplicht verplicht Toelatingsvoorwaarden ja vrij vrij Credits en ISP mogelijk neen neen Examenreglement OER (+aanvullend) minimaal regl. neen Certificering getuigschrift, KU Leuven getuigschrift, faculteit attest deelname, organisator

18 PV-certificeringskader (2) - Erkenning: * PGO = fase 1-fase 2 * PVG = akkoord van faculteit(en) * PVA = geen erkenning vereist - Centrale registratie in programmagids KU Leuven: * verplicht voor PGO en PVG * op elk moment voor nieuwe opleidingen * jaarlijkse actualisering voor lopende opleidingen * coördinatie door Cel Levenslang Leren

19 PV-certificeringskader (3) - Agenda KU Leuven, rubriek permanente vorming: * verplicht voor alle PV * belang voor financiële (krediet, overhead, ) en fiscale behandeling - Toelatingsvoorwaarden: * PGO = bachelor of masterdiploma / EVC-EVK mogelijk * PVG en PVA = vrij

20 PV-certificeringskader (4) - Examenreglement: * PGO: OER van KU Leuven * PVG: eigen reglement / model in voorbereiding - Certificering = getuigschrift of attest * PGO en PVG: getuigschrift / altijd faculteit vereist * PVA: attest van deelname / organisator (faculteit of andere)

21 Inschrijvingsprocedure Zie intranet: Praktische organisatie - Voor alle PV: * eerst aanmelden bij organisator * organisator bepaalt of kandidaat kan deelnemen - Voor PGO en PVG: * inschrijven bij organisator * centrale inschrijving als student KU Leuven - Voor PVA: * uitsluitend inschrijven bij organisator

22 Administratief reglement PV Zie intranet: Financieel - Alle PV van KU Leuven - Financiële verrichtingen > in overeenstemming met wettelijke regels waaraan KU Leuven onderworpen is Contacteer je financiële antenne van bij de start!

23 Administratief reglement PV (2) Onder meer: verplicht gebruik van P3620-krediet begroting, afrekening, vereffening van saldo vergoeding interne en externe medewerkers (F1 formulier voor externen, F3 formulier voor internen, ) overhead 6 %

24 Nog financiën (1) Zie intranet: Financieel - Permanente vorming: * zelfbedruipend * tenzij subsidiëringskanalen voor congressen - Deelnemersprijs: * vrij te bepalen * PGO en PVG: vast gedeelte studiegeld KU Leuven * begroting break-even prijs aantal deelnemers

25 Nog financiën (2) Zie intranet: Financieel - Algemene inschrijvingsvoorwaarden permanente vorming : * verplicht voor alle betalende PV * mogelijk voor gratis PV - Procedures voor inning deelnameprijs * inningsprocedure via factuur of VGS * betalingswijze incl. kmo-portefeuille, opleidingscheques, kredietkaarten Contacteer uw financiële antenne!

26 Samenwerkingsverbanden bij PV Zie intranet: Samenwerking met partners - Samenwerking met: * andere hoger onderwijsinstellingen * externe partners buiten hoger onderwijs - Samenwerkingsovereenkomst noodzakelijk: * Contacteer de consulente Levenslang leren! * zie modellen op intranetsite * afspraken over inhoud, certificering, organisatie, financiën, promotie, * procedure voor goedkeuring en ondertekening

27 Ondersteuning door Cel Levenslang leren - Informatie, advies en ondersteuning bij alle aspecten van intern regelgevend kader permanente vorming - Loketfunctie voor alle vragen van PV-verantwoordelijken, organisatoren en hun medewerkers - Procesbegeleiding bij nieuwe opleidingen - Ondersteuning erkenningsprocedure PGO en PVG - Mailings naar PV-organisatoren en -betrokkenen - Werkgroep Permanente Vorming van de Associatie

28 HELP! - Hoe begin ik eraan? - Tools, templates,

29 Dienst Congres en Event Iris Rademaekers

30 Congressen en evenementen

31 Congressen en evenementen : Wat? - Eéndagseminaries / studiedagen - Meerdaagse wetenschappelijke congressen - Evenementen

32 Congressen : wie? Georganiseerd door - Faculteiten van KU Leuven / hun departementen, afdelingen, instituten, ZAP-leden - Faculteitsoverschrijdende diensten - Dienst Congres en Event - UZ Leuven en LRD! Initiatief van KU Leuven personeelslid maar vaak in samenwerking met en binnen de traditie van een internationale associatie!

33 Aandachtspunten : financieel - Financiële verrichtingen > in overeenstemming met wettelijke regels waaraan KU Leuven onderworpen is - Contacteer ons of je financiële antenne van bij de start!

34 Aandachtspunten : financieel (2) Onder meer: verplicht gebruik van KU Leuven-krediet begroting, afrekening, vereffening van saldo vergoeding interne en externe medewerkers (F1 formulier voor externen, F3 formulier voor internen, ) overhead 6 % Procedures voor inning deelnameprijs o o inningsprocedure via factuur of VGS betalingswijze incl. kredietkaarten, online betalingsmodule

35 Aandachtspunten : juridisch - fiscaal Juridisch kader o Samenwerkingsovereenkomsten Afspraken en modellen Wie ondertekent? Fiscaal kader Mogelijke geldstromen onderhevig aan BTW wetgeving Contacteer ons van bij de start!

36 Congresbureau: Dienstverlening 1. Informatieverstrekking en eerstelijnsadvies 2. Elektronische registratie en betaalsysteem Zelf congres / event organiseren Administratie en registraties door Congresbureau 3. Volledige of gedeeltelijke organisatie van event/congres

37 Congresbureau: Informatieverstrekking en advies Advies m.b.t. alle aspecten van congresorganisatie o o o Indienen bid Aanzet budgetraming Infrastructuur, catering, Organisatie door initiatiefnemer Kosteloos!

38 Congresbureau: Inschrijvingstool + Website Aanbieden van op maat gemaakte inschrijvingstool: o o o Aangepast aan vereisten congres Registratie van break out-sessies, sociale programma s Aangepaste inschrijvingsgelden Congresbureau beheert de hosting, opmaak, onderhoud Verzending mailings en betalingsbewijzen vanuit systeem o Gekoppeld aan Ogone en KU Leuven-krediet! Opmaak website Betalend!

39 Congresbureau: Organisatie congres/event Volledige organisatie van A tot Z o Afhankelijk van noden van congres o Offerte op maat op basis van gesprek Vaste basisprijs + bedrag per deelnemer congres Diverse extra opties mogelijk Betalend!

40 Congresbureau Interne dienstverlening Niet beperkt tot Leuven Drie jaar ervaring

41 Corporate evenementen

42 Corporate evenementen Opening Academiejaar Patroonsfeest

43 Corporate evenementen Personeelsfeest Kerstreceptie : laatste donderdag voor het kerstverlof

44 Protocol

45 Protocol Protocollaire ondersteuning bij: Organisatie van corporate evenementen Organisatie van evenementen in faculteiten en diensten Emeritaten Leerstoelen Bezoeken Coördinatie promotie laatstejaars Toga s Overlijdens

46 Protocoladvies Aanleveren van adressenlijsten : VIP-database Protocollaire regels voor: Officiële correspondentie Bezoeken Audiënties Seating Vraag advies! protocol@kuleuven.be

47 Protocol: togati Zijn togagerechtigd o o o o gewoon hoogleraren buitengewoon hoogleraren hoogleraren hoofddocenten Aankoopprocedure o o Via dienst congres en event 50 % van de kosten voor afdeling, 50 % op centraal krediet Indien geen aankoop = kan men gebruik maken van leen-toga

48 Protocol: Hostgroup KU Leuven Studenten KU Leuven Host(ess) op evenementen KU Leuven Patroonsfeest Opening Academiejaar Promoties Inschrijvingen Infosessies Congressen Concerten Tentoonstellingen.

49 Locatie en contact Oude Markt - Universiteitshal Kolommenzaal Hoofd: Iris Rademaekers Administratie: Carine De Greef Jo Gaublomme Wetenschapsactivering: Hilde Devoghel Liesbeth Jamers / Paulien Martens Corporate evenementen / Protocol: Margot Van den Bergh Congresorganisatie: Karin Beckers Nele Vennekens Stefanie Verbeeck

50 Contactgegevens

51 Contactgegevens Cel Levenslang Leren Dienst Congres en Event Financiële diensten Juridische dienst Dienst Interne Controle en Fiscaliteit o o fiscaliteit.contracten@kuleuven.be