Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

Transcriptie

1 Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen Hans Reterink Rosa-May Postma Daan van den Nieuwenhuizen Marco Jansen V12, Utrecht, 28 oktober 2016

2 Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen Inhoud Pagina Managementsamenvatting 3 1. Inleiding Achtergrond en aanleiding Onderzoeksvraag Marktconformiteit Uitgangspunten Leeswijzer 7 2. Aanpak Opzet, uitgangspunten en randvoorwaarde Inventarisatie functionaliteit en omvang Vergelijking kosten en beoordeling 8 3. Resultaten Rijksportaal Single Sign On Rijk (SSOn) DWR infra Samenwerkingsfunctionaliteit (SWF) Rijksapplicatiestore (RAS) Rijkspas + GCMS Haagse Ring Netwerkvoorzieningen Logius RijksIdentificatieNummer (RIN) 30 2

3 Managementsamenvatting Voor u ligt een quick scan naar de marktconformiteit van de kosten van negen verschillende rijksbrede ICT-voorzieningen. Jaarlijks worden de kosten voor negen ICT-voorzieningen volgens het solidariteitsprincipe verdeeld onder de overheidsorganisaties binnen het Rijk. De verdeling is voor de jaren 2016 en 2017 vastgelegd in een notitie kostenverdeling rijksbrede ICT. De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) en het CIO beraad van het Rijk hebben eind 2015 om een onafhankelijk onderzoek naar de opbouw van de kosten van de voorzieningen en de markconformiteit hiervan gevraagd. Berenschot is door de Afdeling ICT voorzieningen en infrastructuur Rijk Directie CIO Rijk gevraagd om een quick scan te doen naar de marktconformiteit van de kosten van deze negen rijksbrede ICT voorzieningen op hoofdlijnen. De quick scan is in opdracht gegeven op 12 oktober 2016 en de concept rapportage is opgeleverd op 26 oktober Door de beperkt beschikbare tijd en budget is het onderzoek uitgevoerd op hoofdlijnen. In de concept notitie Kostenverdeling rijksbrede ICT-voorzieningen 2017 van 25 oktober 2016 zijn deze negen rijksbrede ICT-voorzieningen opgenomen tezamen met de begrote bedragen in Wij hebben de in deze notitie opgenomen rijksbrede ICT-voorzieningen onderzocht en het totale kostenniveau vergeleken met de kosten van vergelijkbare ICT-voorzieningen bij andere private en publieke organisaties. Om deze kosten te kunnen verkrijgen is gebruik gemaakt van anonimiteit van de betrokken organisaties. Op basis van deze vergelijking is met een expert opinion de marktconformiteit beoordeeld van de negen ICT-voorzieningen. Daarbij moet in acht worden genomen dat alle negen rijksbrede ICT-voorzieningen uniek zijn: er zijn geen andere ICT-voorzieningen in Nederland die een eenvoudig vergelijkbare omvang, inhoud en complexiteit hebben als de ICT-voorzieningen welke zijn onderzocht. Wij hebben geen correctie toegepast voor schaal voor- of nadelen van de negen rijksbrede ICT-voorzieningen ten opzichte van de andere ICT-voorzieningen in de referentiegroep, onbekend is of deze positief zijn (doordat bv. een technische voorziening door velen kan worden gebruikt) of negatief (door bv. extra complexiteit of kosten bij grote aantallen). Wij hebben ook niet gecorrigeerd voor eventuele verschillen in complexiteit of inhoud in detail van de ICT-voorzieningen. Wij komen tot de volgende beoordeling voor de negen verschillende rijksbrede ICT-voorzieningen: Rijksportaal De kosten van het Rijksportaal zijn substantieel hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. Het verschil met de referentiegroep is echter statistisch niet significant genoeg om zeker te zijn dat de kosten van het Rijksportaal niet marktconform zijn. Daarmee beoordelen wij de kosten als mogelijk niet marktconform. Nader onderzoek is gewenst. SSOn De kosten voor SSOn zijn veel lager dan de referentiegroep. De ICT-services in de referentiegroep bieden echter een integrale directory service met daarbij opgenomen een single sign on mogelijkheid. Binnen de rijksbrede ICT-voorziening wordt dit geboden door de combinatie van Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

4 SSOn en DWR Infra. Wij beoordelen dat de kosten van de rijksbrede ICT-voorzieningen SSOn en DWR Infra tezamen marktconform zijn en substantieel lager zijn dan het gemiddelde van de referentiegroep. DWR Infra De kosten DWR Infra omvat een verscheidenheid aan (beheer)activiteiten, licenties en verbindingen welke in de markt niet als eenheid worden herkend. Een oordeel over de marktconformiteit van de ICT-voorziening DWR Infra is derhalve niet goed mogelijk. Voorde combinatie van SSOn en DWR Infra is deze wel goed mogelijk (zie hierboven). SWF De prijs per user van de rijksbrede ICT-voorziening SWF is ongeveer de helft van het gemiddelde van de referentiegroep. Op basis van de analyse beoordelen wij de prijs van de SWF als marktconform. RAS Het is niet goed mogelijk om de kosten van de Rijks Application Store te vergelijken met andere application stores aangezien deze kosten bij andere organisaties een integraal onderdeel vormen van de algemene kosten van Mobile Device Management. Wij concluderen dat we geen oordeel kunnen geven over de marktconformiteit van de rijksbrede ICT-voorziening RAS omdat er geen afgescheiden markt is voor een dergelijke ICT-voorziening. Rijkspas + CGMS Na vergelijking met een referentie en in aanmerking nemende dat de overgrote meerderheid van de kosten na een aanbestedingsprocedure met de markt tot stand zijn gekomen, beoordelen wij de kosten van de rijksbrede ICT-voorzieningen voor de Rijkspas op basis van voorgaande overwegingen als marktconform. Haagse Ring Wij beoordelen op basis van de overweging dat twee voorgaande benchmarks laten zien dat dat de kosten dicht liggen tegen de kosten van referenties, en dat de onderliggende tarieven zijn gebaseerd op een raamcontract hetgeen in een aanbesteding tot stand is gekomen, dat de kosten voor de rijksbrede ICT-voorziening Haagse Ring zoals opgenomen in de concept Notitie Kostenverdeling rijksbrede ICT-voorzieningen 2017 marktconform zijn. Netwerkvoorzieningen Logius Uitgaande van het gegeven dat 75% van de kosten in de markt zijn aanbesteed en derhalve als marktconform zijn te beschouwen, en de aanname dat hetgeen is aanbesteed ook datgene is wat wordt doorbelast, beoordelen wij de kosten van de Netwerkvoorzieningen Logius zoals deze zijn opgenomen in de Kostenverdeling rijksbrede ICT-voorzieningen 2017 als marktconform. RIN De kosten van de rijksbrede ICT-voorziening RIN is wat lager per registratie dan de referentiegroep. Statistische analyse laat zien dat de kans groot is dat de kosten voor het RIN binnen de verwachte bandbreedte van de referentiegroep vallen. Wij beoordelen op basis van deze gegevens de kosten van de rijksbrede ICT-voorziening RIN dan ook als marktconform. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

5 1. Inleiding In opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft Berenschot een quick scan uitgevoerd naar de marktconformiteit van negen rijksbrede ICTvoorzieningen. In dit document staat het resultaat van de quick scan. Op hoofdlijnen geeft deze quick scan een beoordeling van de marktconformiteit van de kosten van deze negen rijksbrede ICTvoorzieningen. 1.1 Achtergrond en aanleiding Er bestaan meerdere rijksbrede ICT-voorzieningen. Jaarlijks worden de kosten voor negen ICTvoorzieningen volgens het solidariteitsprincipe verdeeld onder de deelnemende overheidsorganisaties. De verdeling is voor de jaren 2016 en 2017 vastgelegd in een notitie kostenverdeling rijksbrede ICT. De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) en het CIO beraad van het Rijk hebben eind 2015 om een onafhankelijk onderzoek naar de opbouw van de kosten van de voorzieningen en de markconformiteit hiervan gevraagd. Berenschot is gevraagd om een quick scan te doen naar de marktconformiteit op hoofdlijnen 1.2 Onderzoeksvraag De centrale vraag in deze quick scan luidt: Geef op hoofdlijnen een oordeel over de marktconformiteit van de kosten van negen ICTvoorzieningen. De negen ICT-voorzieningen waar deze quick scan betrekking op heeft zijn: 1. Rijksportaal 2. DWR Infra 3. Single Sign On (SSOn) 4. Samenwerkingsfunctionaliteit (SWF) 5. Rijks App Store (RAS) 6. Rijkspas en Generiek Card Management Systeem (GCMS) 7. Haagse Ring 8. Netwerkvoorzieningen Logius 9. Rijks Identificerend Nummer (RIN) Het Rijks ICT-dashboard, I&I, regie Logius op HR-VPN s en op netwerkvoorzieningen, doorontwikkeling DWR 2016, doorontwikkeling DWR >> ODC 2016, en de extra bijdrage ODC 2016 behoorden niet tot de scope van deze quick scan. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

6 1.3 Marktconformiteit Alvorens een oordeel te kunnen geven over marktconformiteit is het belangrijk te bepalen wat marktconformiteit eigenlijk is. Wanneer zijn de kosten van een voorziening marktconform en wanneer niet? Marktconformiteit kan betekenen dat een bepaalde eigenschap in overeenstemming is met de markt dan wel het marktmechanisme intact laat. Ook kan het betekenen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de van toepassing zijnde economische principes en regels van de vrije markt. Het enkele feit dat in concurrentie of onderhandeling tot overeenstemming over kosten is gekomen is geen absolute waarborg dat er sprake is van marktconformiteit Toegepast op de kosten van een ICT-voorziening gaan wij er in deze quick scan van uit dat de kosten van de ICT-voorziening in overeenstemming moeten zijn met de kosten die aan een overeenkomstige ICT-voorziening verbonden kunnen zijn indien andere partijen in deze ICTvoorziening zouden voorzien. Dat betekent dat de kosten van die ICT-voorziening in lijn zijn met het kostenniveau hetgeen in de markt gebruikelijk is voor een dergelijke ICT-voorziening. Daarmee is marktconformiteit van een ICT-voorziening niet hetzelfde als het bepalen of de kosten van een ICT-voorziening onder of boven het gemiddelde van vergelijkbare diensten ligt. In een vrije markt zullen prijzen van verschillende aanbieders voor vergelijkbare diensten van elkaar verschillen. Naarmate de kosten van een aanbieder verder van het gemiddelde en van de andere prijzen afliggen, vermindert de kans dat de kosten marktconform zijn. Daarbij zijn er geen absolute grenzen te trekken en zal er altijd sprake zijn van een range waarbinnen kosten marktconform zijn. 1.4 Uitgangspunten De onderstaande uitgangspunten zijn gehanteerd bij het uitvoeren van deze quick scan: Het oordeel van Berenschot over de marktconformiteit van de betreffende ICT-voorziening is gebaseerd op een vergelijking met soortgelijke ICT-voorzieningen bij organisaties in de publieke en private sector. Basis voor het bepalen van de scope, functionaliteit en de omvang van de rijksbrede ICTvoorzieningen vormt de beschrijving ervan in de Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017 van 25 oktober Deze is gepreciseerd en aangevuld vanuit onderliggende documenten, gevoerde interviews, verkregen rapporten en controles door geïnterviewden van concept beschrijvingen van de scope. Voor de bepaling van de scope was bepalend of de kosten van een voorziening onder de betreffende Rijks ICT dienst kon worden geschaard. De basis voor de kosten van een rijksbrede ICT-voorziening is het bedrag voor exploitatie zoals genoemd in de concept notitie Kostenverdeling rijksbrede ICT-voorzieningen 2017 van 25 oktober Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

7 Kosten en scope van vergelijkbare ICT-voorzieningen worden zoveel mogelijk omgerekend naar de in de concept notitie Kostenverdeling rijksbrede ICT-voorzieningen 2017 genoemde voorzieningen. Kosten worden vergeleken op basis van de kosten per eenheid (zoals: aantal gebruikers) per jaar. Daarbij wordt uitgegaan van het aantal gebruikers waarvoor kosten zijn gemaakt; anders wordt uitgegaan van het aantal IAR (Interne Arbeidsverhoudingen Rijk) van gebruikers zoals is opgenomen in de concept notitie Kostenverdeling rijksbrede ICTvoorzieningen Er is niet gecorrigeerd voor schaaleffecten, mede omdat het onbekend is in hoeverre deze optreden, of ze positief of negatief zijn en hoe groot ze zijn 1. Zoveel mogelijk zijn voor de referentiegroep ICT-voorzieningen geselecteerd met vergelijkbare scope, complexiteit en omvang. Het is mogelijk dat verschillen bestaan in complexiteit, serviceniveau, en/of gestelde eisen welke invloed hebben op het kostenniveau. Vergelijkingen worden zowel naar BZK als naar andere deelnemende organisaties anoniem gepresenteerd. 1.5 Leeswijzer We geven allereerst in hoofdstuk 2 een beschrijving van de aanpak voor de uitvoering van de quick scan. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de marktconformiteit per ICT-voorziening. Voor elke ICTvoorziening is beschreven wat deze wel en niet inhoudt, de vergelijking ten opzichte van de referentiegroep en de bevinding met betrekking tot de marktconformiteit van de kosten. 1 Zie bijvoorbeeld Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

8 2. Aanpak 2.1 Opzet, uitgangspunten en randvoorwaarde Met de opdrachtgever van BZK; de afdeling ICT-voorzieningen en Infrastructuur Rijk, Directie CIO Rijk; zijn de opzet, uitgangspunten en randvoorwaarden van de quick scan vastgesteld. 2.2 Inventarisatie functionaliteit en omvang De functionaliteit en het aantal gebruikers van de negen ICT-voorzieningen zijn op hoofdlijnen geïnventariseerd en beschreven. De basis van deze inventarisatie was het document notitie kostenverdeling rijksbrede ICT (versie 2016 en concept versie 2017). Door middel van interviews met medewerkers van BZK en Logius zijn de inhoud en omvang van de negen rijksbrede ICTvoorzieningen nader gedetailleerd en afgebakend. Ook zijn de overzichten van de kostenposten welke ten grondslag liggen aan kosten van de negen ICT-voorzieningen gebruikt om inzicht te krijgen in de inhoud van de ICT-voorzieningen. Aanvullend is gesproken met de volgende personen: Dhr. L. Boenders, BZK Mevr. M. Gareman, BZK Dhr. H. Groenendijk, BZK Dhr. A. Hielkema, Logius Dhr. M. Kramer, BZK Dhr. C. van der Poel, Logius. Dhr. G.L. Schipholt, Logius Dhr. T. van der Togt, BZK Mevr. J. Vlietland, BZK 2.3 Vergelijking kosten en beoordeling Voor het onderzoeken van de marktconformiteit van de kosten van de ICT-voorzieningen zijn 4 soorten bronnen gebruikt, te weten: Benchmark onderzoeken van Berenschot. Benchmark onderzoeken van andere organisaties. Vergelijking ICT-kosten van private, publieke of commerciële organisaties met vergelijkbare ICTvoorzieningen. Voor deze quick scan zijn 60 organisaties geselecteerd en 30 organisaties benaderd. De gegevens van in totaal 26 ICT voorzieningen zijn meegenomen. In totaal zijn de kosten, omvang en inhoud op hoofdlijnen specifiek meegenomen voor deze quick scan. Per rijksbrede ICT voorziening zijn waar mogelijk de kosten per gebruiker vergeleken met de gemiddelde waarde van de kosten per gebruiker van vergelijkbare ICT voorzieningen in een referentiegroep. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

9 Middels een eenzijdige ANOVA analyse is bepaald of de kosten per gebruiker van de rijksbrede ICT voorziening zouden kunnen passen bij het gemiddelde en de spreiding van de kosten per gebruiker in de referentiegroep. (Een ANOVA analyse wordt toegepast om te bepalen of er verschil is tussen twee sets van steekproven of resultaten als wordt gekeken naar gemiddelde en spreiding van de gevonden waarden. Als de p-waarde lager is dan 0,05 dan kan worden geconcludeerd dat de twee gegevenssets van elkaar verschillen.) Per ICT-voorziening zijn bevindingen geformuleerd op basis van de vergelijking. Op basis van de vergelijking en de bevindingen hebben wij de marktconformiteit beoordeeld van de kosten van de rijksbrede ICT-voorzieningen. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

10 3. Resultaten In dit hoofdstuk zijn de resultaten van de vergelijking en de beoordeling per rijksbrede ICTvoorziening opgenomen. Per rijksbrede ICT-voorziening is kort beschreven wat binnen en buiten de scope van de desbetreffende rijksbrede ICT-voorziening valt. Hierna gaan we in op de omvang van de ICT-voorziening, en de kosten ervan. Vervolgens maken we een vergelijking met de kosten van een referentiegroep van vergelijkbare ICT-voorzieningen bij andere private of publieke organisaties en geven wij een oordeel over de marktconformiteit van de kosten van de ICT-voorziening. 3.1 Rijksportaal Het Rijksportaal is het rijksbrede intranet voor alle rijksambtenaren In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: Toegang tot informatie, kennis en services voor eigen departement, interdepartementaal en voor uitvoeringsorganisaties en agentschappen, Hoge Colleges van Staat, etc. Alert: per persoon instelbare dienst om specifiek nieuws aangeleverd te krijgen, ook uit externe bronnen. Zoek en vind: geavanceerde zoekfunctionaliteit, ook uit externe bronnen (hierbij wordt gebruik gemaakt van het Autonomy systeem). Rijksadresgids (RAG) Deze biedt een overzicht van alle Rijksmedewerkers incl. kenniskaart. Content informatie systeem. Licenties, hosting, functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, nieuwe ontwikkelingen Buiten scope Redactie en inrichting van menu s en pagina s. Plaatsen van nieuwsberichten. Specifieke applicaties waarnaar wordt gelinkt vanuit het Rijksportaal zoals P-Direkt, FHMIS (Planon), IDT en SWF. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

11 3.1.3 Omvang potentiele gebruikers waarvoor kosten zijn gemaakt. Dit aantal hebben wij gebruikt voor de vergelijking. Gem bezoeken, bekeken pagina's per maand. Gebruikers: IAR aantal is Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec. 2015). Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Vergelijking In Figuur 1 Kostenvergelijking Rijksportaal staat de vergelijking van het Rijksportaal met andere organisaties waarbij de totale kosten per gebruiker per jaar zijn weergegeven Rijksportaal Referentiegroep Figuur 1 Kostenvergelijking Rijksportaal Toelichting: Geen van de vergelijkbare portalen hebben een zoekfunctie om ook externe bronnen zoals enkele kranten en websites te doorzoeken. De kosten voor de zoekfunctie binnen het Rijksportaal bedragen in 2016 ongeveer 5%. Daarentegen hebben sommige van de portalen uit de Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

12 referentiegroep (n=5) wel additionele social media functies zoals chats, likes, groepen, discussies, etc. Hiervoor zijn de kosten niet gecorrigeerd. Uitgaande van bekeken pagina s per maand, gebruikers en ongeveer 20 werkdagen per maand betekent dit dat per werkdag iets meer dan 2 pagina s per gebruiker worden bekeken. Dit is niet uitzonderlijk hoog en geeft geen aanleiding voor een correctie Bevinding De kosten per gebruiker per jaar voor het Rijksportaal zijn met 64 euro hoger dan de 33 euro per gebruiker per jaar bij de referentiegroep. Statistische analyse van de verschillen tussen het Rijksportaal en de referentiegroep laat zien dat het Rijksportaal duidelijk hogere kosten per gebruiker heeft dan de referentiegroep. Maar het is niet statistisch significant bij een grenswaarde voor p van 0,05 dat de kosten van het Rijksportaal hoger zijn dan de referentiegroep (p=0,11) 2. De kosten van het Rijksportaal zijn substantieel hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. Het verschil met de referentiegroep (n=5) is echter statistisch niet significant genoeg om zeker te zijn dat de kosten van het Rijksportaal niet marktconform zijn. Daarmee beoordelen wij de kosten als mogelijk niet marktconform. Nader onderzoek is gewenst. 2 Voor de statistische analyse is gebruik gemaakt van een eenzijdige ANOVA analyse. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

13 3.2 Single Sign On Rijk (SSOn) Met Single Sign On Rijk (SSOn) is het voor een medewerker van het Rijk mogelijk om zonder extra inlogschermen, op de werkplek gebruik te maken van applicaties die hiermee zijn ontsloten In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: Een Single Sign On dienst. Een interface op basis van een federatief koppelvlak met ongeveer negen applicaties, waaronder P-Direkt, Rijksportaal, SWF. Functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, nieuwe ontwikkelingen. Ontsluiting van een additionele applicatie en/of organisatie wordt gefinancierd vanuit het doorontwikkelingsbudget Buiten de scope Ontwikkelkosten aan de zijde van de aangesloten applicaties. Ontwikkelkosten die een Rijksonderdeel maakt om te kunnen ontsluiten Omvang Alle kerndepartementen zijn aangesloten. RWS is aangesloten per augustus Het aantal gebruikers is onbekend. Het IAR aantal is Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec. 2015). Kosten per jaar 2017: (bron:, Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Vergelijking In Figuur 2 Vergelijking kosten SSO functionaliteit staat de vergelijking van de SSO functionaliteit van het Rijk met een referentiegroep. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

14 50,00 45,00 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00-45,12 18,44 3,76 SSOn Rijk SSOn Rijk & DWR Infra Referentiegroep Figuur 2 Vergelijking kosten SSO functionaliteit Toelichting: Wij hebben de ICT-voorziening SSOn Rijk vergeleken met een referentiegroep, bestaande uit een private organisatie en enkele commerciële aanbieders van single sign on diensten (n=7). Tevens zijn de kosten per gebruiker vergeleken voor de samenvoegde kosten van SSOn en DWR Infra. DWR Infra biedt directory services, SSOn voegt daar een single sign on mogelijkheid aan toe. Tezamen bieden ze een directory service met single sign on mogelijkheid. Deze combinatie wordt regelmatig in de markt tezamen aangeboden Bevinding De kosten voor SSOn zijn veel lager dan de referentiegroep. De ICT-services in de referentiegroep bieden echter een integrale directory service met daarbij opgenomen een single sign on mogelijkheid. Binnen de rijksbrede ICT-voorziening wordt dit geboden door de combinatie van SSOn en DWR Infra. De kosten hiervan bedragen 18,44 euro per gebruiker. De gemiddelde prijs van de referentiegroep bedraagt 45,12 euro. Statistische analyse laat zien dat de kosten van SSOn Rijk tezamen met DWR Infra vallen binnen de spreiding van de kosten van de referentiegroep (p=0,17). Wij concluderen dat de kosten van de rijksbrede ICT-voorzieningen SSOn en DWR Infra tezamen marktconform zijn en substantieel lager zijn dan het gemiddelde van de referentiegroep. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

15 3.3 DWR infra DWR Infra bestaat uit technische services die nodig zijn om de DWR-Client maar ook andere rijksbrede diensten zoals Rijksportaal en SWF te laten werken In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: AD (active directory) van DWR. Rijksdirectory: licenties en hosting van de DirX omgeving voor identiteitsbeheer. Verbindingen Haagse ring en SSC-ICT. Verbinding Haagse ring Match. Extra verbindingen t.b.v. rijksinternet. Abonnement Haagse ring Mail relay. Licenties, hosting, Functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, nieuwe ontwikkelingen Buiten de scope Hardware en software werkplekken van DWR (Digitale Werkomgeving Rijksdienst). Printers. Servers. Switches Omvang Het aantal gebruikers en verbindingen kon niet worden achterhaald. Het IAR aantal is Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec, 2015). Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016). Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

16 3.3.5 Vergelijking In Figuur 3 Indicatieve kostenverdeling DWR Infra zijn de relatieve kosten van onderdelen binnen DWR Infra over het jaar 2016 met elkaar vergeleken. De bron hiervoor is de onderbouwing middels kostenposten van de door te belasten kosten voor DWR Infra in Audit Beheer Connectiviteit Directory Ontwikkeling Figuur 3 Indicatieve kostenverdeling DWR Infra Toelichting: De kosten voor connectiviteit zijn ongeveer de helft van de bedragen binnen de kosten voor de rijksbrede ICT-voorziening DWR infra. Beheer en directory services hebben beide ook eenvijfde van de kosten. De kern van de diensten van DWR Infra bestaan uit directory services, het beheer ervan en de benodigde connectiviteit ten behoeve van deze services Bevinding De kosten DWR Infra omvat een verscheidenheid aan (beheer)activiteiten, licenties en verbindingen welke in de markt niet als eenheid worden herkend. Aantallen welke een indicatie geven van de omvang van de onderliggende voorzieningen zijn niet voorhanden. Op het niveau van de gehele ICT-voorziening DWR infra zijn de kosten daardoor lastig te vergelijken. Samen met de dienst SSOn is de ICT voorziening beter te vergelijken. Een oordeel over de marktconformiteit van de ICT-voorziening DWR Infra is derhalve niet goed mogelijk. Zie de paragraaf hiervoor voor de beoordeling van de marktconformiteit van de kosten van SSOn en DWR Infra gezamenlijk. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

17 3.4 Samenwerkingsfunctionaliteit (SWF) Een samenwerkingssite met een interne (iswf) en ook externe (eswf) samenwerkingsfunctionaliteit In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: Een samenwerkingssite met een interne (iswf) en ook externe (eswf) samenwerkingsfunctionaliteit gebaseerd op Microsoft SharePoint. De samenwerkingssite is een out of the box implementatie op basis van SharePoint iswf en eswf zijn twee 2 gescheiden SharePoint-omgevingen. Toegang is beperkt tot alleen tot de zichtbare Rijksmedewerkers (zie Rijksdir), eswf is ook toegankelijk voor externe gasten die zijn uitgenodigd tot een teamsite. Beheer ervan ligt bij de teamsite-beheerder. Bij iswf is het credo Open, tenzij, bij eswf is het Gesloten, tenzij. Licenties, hosting, Functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, nieuwe ontwikkelingen (SSC-ICT). Ontsluiting via het Rijksportaal voor de vaste werkplekken en werkplekken die via een Tele Werk Omgeving zijn ontsloten of middels een MDM-oplossing op smartphone/tablet beschikbaar is Buiten de scope Inrichting van SharePoint door teams. Redactie van content op de teamsites. Document Management System of koppeling daarmee. Archivering van werkruimten. Office 365 en Azure (DWR next werkplek) Omvang Aantal mogelijke devices (apparaten voor gebruikers) is Aantal teamsites is IAR aantal is Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

18 3.4.4 Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec. 2015). Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Vergelijking In Figuur 4 prijs per user van de Samenwerkingsfunctionaliteit is de Samenwerkingsfunctionaliteit vergeleken met een referentiegroep van vergelijkbare ICT-voorzieningen SWF Referentiegroep Figuur 4 prijs per user van de Samenwerkingsfunctionaliteit en de referentiegroep Toelichting: Voor de rijksbrede ICT-voorziening SWF is uitgegaan van het IAR aantal. Voor de referentiegroep is uitgegaan van organisaties welke SharePoint intern aanbieden en commerciële aanbieders Bevinding De prijs per user van de rijksbrede ICT-voorziening SWF is ongeveer de helft van het gemiddelde van de referentiegroep (n=5). Statistische analyse laat zien dat de rijksbrede ICT-voorziening SWF past bij de prijzen van de referentiegroep (p=0,49). Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

19 Daarbij moet echter worden bedacht dat het aantal teamsites (2000) relatief gering is ten opzicht van het aantal IAR gebruikers ( ). Dat maakt het aannemelijk dat het werkelijk aantal gebruikers minder is dan het aantal IAR gebruikers. Indien door het werkelijk aantal gebruikers zou worden gedeeld, zou de prijs per user voor SWF waarschijnlijk stijgen en zou het verschil met het gemiddelde waarschijnlijk minder groot worden. Dit alles overwegende beoordelen wij de rijksbrede ICT-voorziening SWF als marktconform. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

20 3.5 Rijksapplicatiestore (RAS) De Rijks applicatie store biedt de mogelijkheid aan gebruikers van mobiele apparaten met de GOOD applicatie erop om apps te downloaden vanuit de Rijks Applicatie Store In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: De container van GOOD / App central waarin bedrijfsspecifieke apps staan. Licenties en hosting, Functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, nieuwe ontwikkelingen Buiten de scope Andere mogelijkheden van de GOOD Mobile Application Management 3 tool. Functionaliteiten van een MDM/Enterprise Mobility Management Tool (op afstand beheren van devices). De kosten van de apps, die in de container staan Omvang Het aantal gebruikers is (peildatum augustus 2016, bron: SLR SSC ICT augustus 2016). De applicatie store bevat 14 IOS apps en 5 Android apps Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, december 2015) Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Vergelijking In Figuur 5 kosten Application Store zijn de kosten per gebruiker per jaar weergegeven voor RAS en de kosten in een referentiegroep voor een MDM tool. 3 Een tool waarmee mobiele devices centraal op afstand worden beheerd heet ook wel een Mobile Device Management (MDM) of Enterprise Mobility Management (EMM) Tool. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

21 RAS 44 Referentiegroep MDM Figuur 5 kosten Application Store Toelichting: De RAS heeft alleen een container met apps. De kosten van de referentiegroep betreffen de kosten van een gehele MDM oplossing. De kosten van alleen de container zijn niet goed af te zonderen van deze kosten Bevinding Het is niet goed mogelijk om de kosten van de Rijks Application Store te vergelijken met andere application stores aangezien deze kosten bij andere organisaties een integraal onderdeel vormen van de algemene kosten van Mobile Device Management. Als een MDM tool wordt toegepast, zit daar standaard een application store in de prijs bij inbegrepen. De uren die nodig zijn om een app in de application store te plaatsen zijn naar schatting gering. De kosten om vragen van medewerkers te behandelen zullen onderdeel zijn van de helpdesk van de desbetreffende organisatie waar vanuit de MDM oplossing in beheer is. Daarnaast zal er aandacht nodig zijn om de applicaties te selecteren en het gebruik te stimuleren. Het is denkbaar dat in het geval van RAS de kosten vooral in de laatste activiteit zullen liggen. Wij concluderen dat we geen oordeel kunnen geven over de marktconformiteit van de rijksbrede ICT-voorziening RAS omdat er geen afgescheiden markt is voor een dergelijke ICT-voorziening. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

22 3.6 Rijkspas + GCMS Dit betreft ICT-voorzieningen die de kern vormen van de Rijkspas en een centraal Card management Systeem In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: De Rijkspasverkeershub. Dit is een message broker en communicatieplatform voor gegevensdistributie op basis van business rules tussen systemen voor deelnemers, naar de pasproducent en de CA Authority. Tevens fungeert de verkeershub als Rijkspasnummer en UPN generator en als centraal register van Rijkspassen. Ook bevat het een interdepartementale toegangsapplicatie en groepstoegangsmanager. Het Generiek Card Management System, waarin Rijkspassen worden aangevraagd en beheerd en waarvan alle deelnemers gebruik kunnen maken. In 2016 zijn zes organisaties aangesloten, de rest volgt in Hosting en technisch beheer (SSC-ICT). Produceren crypto grafische sleutels, aansluitaudits, adviesrol veiligheid (NBV) en penetratietesten. Certificate Authority t.b.v. PKI certificaten inclusief hosting en beheer (DICTU). Contracten en Servicedesk van de systemintegrator Idware. Technisch en Functioneel (applicatie)beheer, implementatieondersteuning nieuwe deelnemers en nieuwe functionaliteiten, voor zowel Rijkspas als het GCMS, veldtesten, ketentesten, Normenkaders, R&D (Beheerorganisatie Idware). Verbindingen (KPN). De kosten betreffen de contracten met systemintegrator Rijkspasbeheer (IdWare) voor nieuwe aansluitingen, technische applicatiebeheer. Contracten met Morpho voor de ondersteuning van pasproductie en distributie Buiten de scope De zuivere productiekosten (gem. 12,- euro) voor een Rijkspas worden apart aan de deelnemers doorberekend. Beheer lifecycle identiteiten in decentrale (identity management) systemen. Decentrale kaartmanagement systemen. Decentrale Toegangscontrolesystemen en paslezers. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

23 Tactisch beheer en regievoering door I&I, ICT en proces audits (ADR en externe partijen), want onderdeel kosten I&I Omvang Het aantal actieve persoonsgebonden passen is De infrastructuur is toereikend voor actieve persoonsgebonden passen (incl. Politie en Defensie). IAR Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec.2015). Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Vergelijking In onderstaande Figuur 6 Kosten per jaar voor Rijkspas en Referentie per registratie zijn de kosten per gebruiker en per jaar opgenomen voor de Rijkspas en een referentie. 8,00 7,00 6,67 6,00 5,00 5,26 4,00 3,00 2,00 1,00 - Rijkspas Referentie Figuur 6 Kosten per jaar voor Rijkspas en Referentie per registratie Toelichting: Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

24 Deze rijksbrede ICT-voorziening heeft weinig vergelijkbare systemen met dezelfde inhoud. Wij selecteerden één referentie voor een ICT-voorziening welke zowel een communicatieplatform als centrale registratie bevat met specifieke beveiligingsmaatregelen. Er is bij de referentie een opslag toegepast voor de kosten van een Centraal Card Management systeem. Voor de referentie is voor het aantal registraties uitgegaan van het aantal gemuteerde registraties per jaar. Voor de Rijkspas is uitgegaan van het aantal gebruikers waarvoor de infrastructuur toereikend is gemaakt en dus kosten zijn gemaakt Bevinding Uit de vergelijking is af te leiden dat de kosten van de ICT-voorzieningen voor de Rijkspas licht hoger zijn dan de kosten voor de referentie. Gezien de complexiteit van de technische oplossing en de specifieke beveiligingsmaatregelen voor de Rijkspas is het logisch dat de kosten hiervan wat hoger zijn. De vergelijking kon door het beschikbaar zijn van slechts één referentie niet stevig onderbouwd worden. Een analyse van de onderbouwing van de kosten van de Rijkspas laten echter ook zien dat het overgrote merendeel van de kosten worden gevormd door contracten met externe leveranciers waarvan de kosten in een Europese aanbestedingsprocedure door aanbiedingen vanuit de markt tot stand zijn gekomen. Wij beoordelen de kosten van de rijksbrede ICT-voorzieningen voor de Rijkspas op basis van voorgaande overwegingen als marktconform. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

25 3.7 Haagse Ring Dit betreft een intern ICT-netwerk voor het Rijk In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: Een groot aantal Virtual Private Networks (VPN s). Dit zijn voorzieningen om besloten netwerken in te richten op de Haagse ring. Daarbij worden ook Rijkslocaties en ODC s fysiek en met VPN s aangesloten. DWR-VPN is opgesteld om het gebruik van DWR-client (van SSC-ICT) en compliant client mogelijk te maken. DWR-OTA-VPN is opgesteld om de diensten van SSC-ICT, compliant client en DWR-client te kunnen ontwikkelen, testen en accepteren. Rijksweb-VPN is specifiek bedoeld voor het ontsluiten van rijksbrede diensten als Rijksportaal, Rijkspas, P-Direkt en interne- en externe SWF diensten. Internet-VPN is bedoeld voor het aanbieden van internetvarianten "inkomend internet" en "vuil internet". OSB-VPN wordt gebruikt voor het digi-netwerk dat een besloten netwerk is om overheidsorganisaties met elkaar te verbinden (deze wordt niet door CIO Rijk bestuurd of in zijn opdracht uitgevoerd, daarom buiten scope). Incl. licenties, capaciteit, aansluitingen, kleine wijzigingen, functioneel, technisch beheer, helpdesk Buiten de scope Netwerkvoorzieningen Logius (aparte post). Netwerkinfrastructuur op departementen en andere Rijkslocaties Omvang 178 verbindingen (variërend van 100 Mbps ~ 2000 Mbps). Volgens het onderzoek van Gartner in 2014 zijn dit 213 verbindingen Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec. 2015). Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

26 Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Vergelijking In 2012 en 2014 zijn benchmark onderzoeken gedaan door respectievelijk de Metri Group en Gartner. Een samenvatting van de resultaten van het onderzoek uit 2012 staat in Figuur 7 Benchmark Haagse Ring (Metri, 2012). Een samenvatting van het meest recente onderzoek (2014) staat in Figuur 8 Benchmark Haagse Ring (Gartner, 2014) Kosten per jaar (Metri, 2012) 0 Haagse Ring peer Figuur 7 Benchmark Haagse Ring (Metri, 2012) Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

27 Kosten per jaar (Gartner, 2014) Haagse Ring referentie gemiddelde referentie 25e percentiel referentie 75e percentiel Haagse Ring referentie gemiddelde referentie 25e percentiel referentie 75e percentiel Figuur 8 Benchmark Haagse Ring (Gartner, 2014) Bevinding Als de beide grafieken worden vergeleken dan is te zien dat de kosten van 2012 tot 2014 stijgen van 1,2 mio. naar 3,6 mio. Maar ook het aantal verbindingen stijgt van 137 verbindingen in 2012 tot 213 verbindingen in Beide rapporten laten zien dat de kosten van de Haagse Ring in 2014 zeer dicht in de buurt liggen van de kosten van vergelijkbare ICT-voorzieningen in dat jaar. Sindsdien zijn de kosten van de Haagse Ring gedaald tot in Naar verwachting zullen de kosten van de Haagse Ring door het SSC ICT voor 2017 worden bijgesteld op basis van de tarieven zoals opgenomen in het raamcontract ON Het raamcontract ON2013 is ingegaan in oktober 2014 en betreft ICT-verbindingen. Het wordt beheerd door RWS en er kan door o.a. Logius en SSC ICT van gebruik worden gemaakt. Er in opgenomen zijn maximum tarieven voor de drie leveranciers welke gedurende de looptijd kunnen worden verlaagd. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

28 3.8 Netwerkvoorzieningen Logius Dit betreft meerdere ICT-diensten op het netwerk In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: Rijks-DNS. Dit staat voor het Rijks Domain Name System en functioneert als het telefoonboek voor internet. Het bevat de vertaling van URL s naar IP-nummers voor de Rijksoverheid. Het publiceren van DNS-informatie (advertising). Het uitvoeren van DNS-verzoeken (resolving). Rijksconnect: voorziening voor het beveiligd koppelen van externe en interne organisaties. Rijksinternet. Anti-DDOS infrastructuur. Functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, service management, change management, etc Buiten de scope Architectuur en diverse management diensten IP nummering Rijk door Logius. Het beheer van de AD en Rijksdirectory (SSC ICT) Omvang Het IAR aantal is Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec. 2015). Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016) Bevindingen Logius voert het contractbeheer van deze rijksbrede ICT-voorziening uit. De volledige kosten van zijn gebaseerd op kosten van activiteiten en diensten van het SSC ICT. Verbindingen en Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

29 de anti-ddos voorziening vormen daarbinnen driekwart van de kosten. De tarieven van de verbindingen zijn gebaseerd op een nadere overeenkomst binnen de mantelovereenkomst van het raamcontract ON2013. Deze mantelovereenkomst is opgesteld na een uitgebreide aanbesteding. Ook kunnen de tarieven binnen het raamcontract ON2013 gedurende de looptijd naar beneden worden bijgesteld. Naar verwachting zullen derhalve de kosten van deze rijksbrede ICT-voorziening in de toekomst lager uitvallen. Uitgaande van het gegeven dat 75% van de kosten in de markt zijn aanbesteed en derhalve als marktconform zijn te beschouwen, en de aanname dat hetgeen is aanbesteed ook datgene is wat wordt doorbelast, beoordelen wij de kosten van de Netwerkvoorzieningen Logius zoals deze zijn opgenomen in de Kostenverdeling rijksbrede ICT-voorzieningen 2017 als marktconform. Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

30 3.9 RijksIdentificatieNummer (RIN) Het Rijks Identificatie Nummer identificeert een actieve werknemer van het Rijk In scope Binnen de scope van deze rijksbrede ICT-voorziening vallen: Het RIN wordt gebruikt als unieke identifyer om 'onder water' te koppelen en wordt ook de basis van de Rijkspas. Een medewerker krijgt een RIN als deze een (werk)relatie aangaat met de overheid. Nagenoeg alle departementen (minus defensie), politie en BD. Het CIBG verzorgt en beheert de voorziening voor de uitgifte van het RIN. Mutaties worden in een portaal gedaan door CIBG. Mutaties op RINs worden door de deelnemende partijen doorgevoerd via diverse interfaces (webportaal, digi-koppeling, bulkbestanden). Functioneel en technisch applicatiebeheer, helpdesk, handmatige invoer en controle daarbij Buiten de scope Basis van de unieke identiteit (vaststellen gegevens). Opschoonactiviteiten (door de interdepartementale correctie commissie) Omvang Er zijn RIN s voor 27 organisaties. CIBG heeft hiervoor 4,1 fte ingezet Kosten per jaar Kosten per jaar 2016: (bron: notitie kostenverdeling rijksbrede ICT, dec. 2015). Kosten per jaar 2017: (bron: Concept notitie kostenverdeling rijksbrede ICT 2017, 25 oktober 2016). Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen

31 3.9.5 Vergelijking In onderstaande Figuur 9 Kosten RIN en referentiegroep per beheerde nummers per jaar is een vergelijking opgenomen van de kosten van de rijksbrede ICT-voorziening RIN met een referentiegroep van 2 organisaties. 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00-5,74 RIN 7,16 Referentiegroep Figuur 9 Kosten RIN en referentiegroep per beheerde nummers per jaar Voor zowel het RIN als de ICT-voorzieningen uit de referentiegroep is de kosten vergeleken op basis van het aantal geregistreerde nummers Bevinding De kosten van de rijksbrede ICT-voorziening RIN is wat lager per registratie dan de referentiegroep. Statistische analyse laat zien dat de kans groot is dat de kosten voor het RIN binnen de verwachte bandbreedte van de referentiegroep (n=2) vallen (p>0,5). Wij beoordelen op basis van deze gegevens de kosten van de rijksbrede ICT-voorziening RIN dan ook als marktconform Quick scan kosten rijksbrede ICT-voorzieningen