Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie VDAB zoekt twee verhoorders Contractueel: contract onbepaalde duur Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: VAC Leuven, Diestsepoort 6/63 Vacaturenummer: Teamleider: Dorine Vervloessem 1. DE VACATURE IN HET KORT Als controle en sanctionering binnen een activeringsbeleid je niet afschrikken, je vlot tweetalig Nederlands-Frans bent en een vlot verslag schrijven voor jou een 2 e natuur is. Als je daarnaast ook graag op verschillende locaties werkt en je niet terugschrikt voor het nemen van een beslissing? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2. FUNCTIECONTEXT De Controledienst binnen VDAB die bestaat sinds 1 januari 2016 en is opgericht in uitvoering van de zesde staatshervorming. Hierbij werd de controle en sanctionering van werkzoekenden overgeheveld van RVA naar VDAB. De Controledienst werkt onafhankelijk van de andere VDAB-diensten en bestaat uit 1 centraal team en 3 regionale teams. Jouw team is verantwoordelijk voor de provincies Limburg en Vlaams-Brabant. Als verhoorder verwerk je door je collega s voorbereide ontvankelijke dossiers. Je bereidt je verhoorgesprek voor. Je voert verhoorgesprekken op verschillende locaties binnen je werkgebied namelijk in Leuven, Vilvoorde, Hasselt en Tongeren. Je stelt het verslag (PV) op van het verhoor. Je neemt beslissingen over administratieve sancties in het kader van de werkloosheidsreglementering Je neemt op regelmatige basis deel aan dossierbesprekingen met je collega s, teamleiders en collega s van het centraal team. 1

2 Je team omvat een tiental collega s bestaande uit administratief medewerker(s), dossierbeheerders en verhoorders aangestuurd door een teamleider, Dorien Vervloessem. VDAB is de publieke tewerkstellingsdienst van Vlaanderen en heeft een van de grootste jobsites van Vlaanderen. Het is onze taak om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk op elkaar af te stemmen. We doen dit via arbeidsbemiddeling, het organiseren van opleidingen en het aanbieden van loopbaandienstverlening. Om onze doelstellingen te realiseren, rekenen we op de dagelijkse inzet van onze medewerkers verspreid over Vlaanderen en Brussel. Daarnaast hebben we ook tal van partners. Samen met hen zoeken we manieren om de arbeidsmarkt nog transparanter en dynamischer te maken. Bekijk het filmpje: 'Werken bij VDAB'. 3. FUNCTIEBESCHRIJVING De functiebeschrijving kan je in bijlage terugvinden. 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je bent minimum in het bezit van een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid 1. Kandidaten die kunnen deelnemen via horizontale mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. 1 Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2

3 - Wie als ambtenaar een contractuele functie opneemt, krijgt een arbeidsovereenkomst en krijgt ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van de contractuele betrekking. o Opgelet, het opnemen van een contractuele functie als ambtenaar heeft belangrijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid: gedurende de eerste zes maanden ben je niet gedekt door de ziekteverzekering; er zijn ook gevolgen voor je pensioen. Voor meer info over jouw concrete situatie, contacteer PDOS op het gratis nummer COMPETENTIES Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie - Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie - Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren - Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken - Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Technische competenties Deze kan je terugvinden in de functiebeschrijving in bijlage Bijkomende voorwaarden en verwachting - Je spreekt en schrijft zeer goed Nederlands en Frans - Je hebt of verwerft een goede kennis van de wetgeving betreffende werkloosheidsreglementering, speciale controle en sanctionering van werkzoekenden. 3

4 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden 5. Je slaagt in de selectieprocedure Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5. AANBOD - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van deskundige(rang B1) met de bijhorende salarisschaal B111. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Klik hier voor extra informatie over arbeidsvoorwaarden. - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 7 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2280,43 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. - Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? 4

5 6. SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier/cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie. 6.2 VOORSELECTIE Indien er 7 kandidaten of meer zijn, kan er beslist worden om een voorselectie uit te voeren. De voorselectie gebeurt op basis van volgende criteria zoals de aanwezigheid van een verzorgd CV, een gegronde motivatie, relevante werkervaring, specifieke functievereisten, passend in de organisatiecultuur. 6.3 SELECTIEGESPREK Deze selectiefase bestaat uit een competentiegericht gesprek aangevuld met één of meerdere cases. Het selectiegesprek gaat na of de kandidaat over de competenties beschikt die nodig zijn voor deze functie. De competenties kan je terugvinden onder punt 4.2 of in de functiebeschrijving. De competenties worden beoordeeld met een score en een motivering: Score 1: competentie is niet aangetoond en niet ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 2: competentie is potentieel aanwezig en ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 3: competentie is aanwezig op het gevraagde niveau. 1x score 1 is niet geslaagd Tijdens deze selectiefase worden ook volgende punten beoordeeld: - Motivatie - Visie en inzicht in de functie - Passend in de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury. 6.4 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING De psychotechnische screening gebeurt op basis van de gevraagde competenties. Daarnaast zijn er redeneer proeven en persoonlijkheidsvragenlijsten voorzien. Het resultaat is adviserend aan de jury. 6.5 EINDDELIBERATIE De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt van de kandidaat. 5

6 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.6 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 2 april Je sollicitatie met CV én motivatiebrief moet online ingediend worden via de link "solliciteer online". Zorg dat je beide documenten klaar en bewaard hebt op je pc alvorens op de link te klikken. Wie solliciteert via horizontale mobiliteit, moet bij inschrijving ook volgend document toevoegen: - je aanstellingsbesluit bij de huidige overheidsinstelling. 8. VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Dorien Vervloessem, teamleider dorien.vervloessem@vdab.be of op het nummer 016/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Tayina Ballon, HR-consulente tayina.ballon@vdab.be of op het nummer 016/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 6

7 9. FEEDBACK Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd. De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel. De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek. De kandidaten die een psychotechnische screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening. 10. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur 2 jaar (en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure). De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als verhoorder. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 7

8 Takenpakketprofiel ( ) Verhoorder

9 Algemene informatie Nummer profiel Omschrijving profiel C71N Verhoorder Doel van de functie Ter plaatse bij derden de naleving van reglementeringen, normen, ed. cntroleren of interne audit uitvoeren teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen. Context: De controle/audit gebeurt onafhankelijk volgens vastgelegde normen en procedures (vastgelegd door wet of controlerende entiteit). Resultaatgebieden Resultaat Administratief beheer Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de entiteit teneinde alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden Voorbeelden van activiteiten Advies Adviseren van de entiteit waar een controle of audit werd uitgevoerd teneinde de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen Voorlichtingsvergaderingen organiseren en algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen Contacten onderhouden met de te controleren entiteit 2

10 Resultaat Voorbeelden van activiteiten Contact onderhouden met belangh.met oog op info-uitwisseling Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen e.a. met het oog op informatie-uitwisseling Sensibiliseren belanghebbenden m.b.t. de naleving normen Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen ontwikkelen van expertise op vlak wetgeving, technisch vlak Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren recentste evoluties op het werkveld en werkmethoden kennen Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken controles laten uitvoeren door de hiervoor bevoegde dienst Eventueel bijkomende onderzoeken en controles laten uitvoeren door de hiervoor bevoegde interne / externe dienst Opvolging Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag teneinde bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, etc. wordt gevolg gegeven aan pv/sanctie/opgelegde maatregel, Nakijken of er gevolg werd gegeven aan proces verbaal/administratieve rechtshandeling/sanctie/opgelegde maatregel, Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen Verhoorder is verantwoordelijk voor het ondertekend pv Verhoorder is verantwoordelijk voor het ondertekend pv in het dossier en nodige extra documenten Overleg 3

11 Resultaat Voorbeelden van activiteiten bespreken problemen/opportuniteit om een oplossing te vinden Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren entiteit) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken Samenwerken en overleggen met diverse collegas teneinde een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen Overleggen over een éénvormige dossierafhandeling Streven naar uniformiteit van de aanpak Streven naar uniformiteit van de aanpak Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega's Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega's Opmaken van eigen planning Planning en voorbereiding Plannen en voorbereiden van de controle/audit teneinde er voor te zorgen dat de controle/audit ter plaatse efficiënt kan verlopen Studie van doc, reglementering, voorgaande controles/audits Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/audits, Voorbereiding van het verhoor Voorbereiding van het verhoor Het verslag (PV) van het verhoor opstellen Het verslag (PV) van het verhoor opstellen Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de richtlijnen te informeren en te adviseren zodat ze juiste beslissingen kunnen nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen als men daarvoor bevoegd is Info naar werkzoekende over sanctie en beroepsmogelijkheid Info naar werkzoekende over de sanctie en de beroepsmogelijkheid schriftelijk opstellen en na het verhoor bezorgen aan werkzoekende Objectief, gestruct. weergeven vaststellingen in een verslag Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een verslag Uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen Verzamelen bijkomende informatie nuttig voor de rapportering Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering 4

12 Resultaat Voorbeelden van activiteiten is voldaan aan de normen volgens reële vaststellingen Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen Uitvoering Ter plaatse uitvoeren van controles/audits en analyses teneinde de naleving van de geldende procedures en normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, etc.) na te gaan Opsporen onregelmatigheden; deze onderzoeken/interpreteren Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden; deze onderzoeken en interpreteren Uniformiteit in uitvoering bewaken Uniformiteit in de uitvoering bewaken, gemaakte afspraken volgen Verhoorder neemt beslissing over sanctie en sanctiemaat Verhoorder neemt beslissing over sanctie en sanctiemaat volgens het opgelegd kader Voeren van het verhoor Voeren van het verhoor Competentieprofiel Gedragscompetenties Competentie Samenwerken Verantwoordelijkheid nemen Plannen en organiseren Oordeelsvorming Klantgerichtheid Assertiviteit Analyseren Vereist niveau Niveau I Niveau I Niveau I Niveau II Niveau I Niveau I Niveau I Vaktechnische competenties Competentie Beschikbare informatiebronnen kennen en kunnen gebruiken Dienstspecifieke software Dienstspecifieke wetgeving en onderrichtingen Beleidsdocumenten van de relevante overheden en actoren Geldende onderrichtingen, wetgeving en interne procedures Vereist niveau 5

13 Competentie Dienstenaanbod van VDAB Beslissende instanties en hun bevoegdheden Werking van VDAB (structuur, bevoegdheden en organogram) Vereist niveau 6