Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie VDAB zoekt 3 projectopvolgers Samenwerking Contractueel: contract onbepaalde duur Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Somersstraat 22, 2018 Antwerpen Vacaturenummer: Manager: Ann Vroonen 1. DE VACATURE IN HET KORT VDAB Antwerpen zoekt 3 projectopvolgers Samenwerking die samen met andere deskundigen projectopvolging instaan voor de opstart, opvolging en evaluatie van projecten in samenwerking met partners. Wil jij je graag inzetten voor de opvolging van opleidings- en begeleidingsprojecten? Neem je graag initiatief en kan je goed plannen en organiseren? Ben je iemand die graag zijn verantwoordelijkheid opneemt maar ook de nodige afstand kan bewaren? Dan ben jij misschien de geschikte persoon! Het team Samenwerking is nog steeds in volle ontwikkeling en blijft streven naar innovatie. 2. FUNCTIECONTEXT VDAB is de publieke tewerkstellingsdienst van Vlaanderen en heeft een van de grootste jobsites van Vlaanderen. Het is onze taak om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk op elkaar af te stemmen. We doen dit via arbeidsbemiddeling, het organiseren van opleidingen en het aanbieden van loopbaandienstverlening. 1

2 Om onze doelstellingen te realiseren, rekenen we op de dagelijkse inzet van onze medewerkers verspreid over Vlaanderen en Brussel. Daarnaast hebben we ook tal van partners. Samen met hen zoeken we manieren om de arbeidsmarkt nog transparanter en dynamischer te maken. Bekijk het filmpje: 'Werken bij VDAB'. Volgende zaken zullen tot jouw takenpakket behoren: Opstarten en opvolgen van projecten samen met andere betrokkenen. Als projectopvolger heb je veel interne contacten (regio- en netwerkmanagers, (de)centrale projectleiders, financiële dienst ) én externe contacten (OCMW s, private partners..). Kwalitatieve en kwantitatieve opvolging, financiële opvolging, evalueren en bijsturen Samenwerken met inkoper, MLP-coach en expert-coach ifv het opzetten en opvolgen van projecten (MLP: mijn loopbaan voor partners) Constructief meedenken bij het uitwerken van nieuwe projecten Coachen van de partner en fungeren als eerste aanspreekpunt Lezen en beoordelen van offertes Opstartvergaderingen organiseren Bestekken mee helpen schrijven Bijwonen van vergaderingen met de projectopvolgers centraal Provinciaal ( teamvergadering) regelmatig overleggen met de partners ifv opvolging en coaching Deelnemen aan de PSOP vergaderingen en daar het stuk Samenwerking mee op de kaart zetten. (Provinciale Sectorale OndernemingsPlannen) 3. FUNCTIEBESCHRIJVING De functiebeschrijving kan je in bijlage terugvinden. 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je bent minimum in het bezit van een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid 1. 1 Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2

3 Relevante ervaring in projectwerking is een pluspunt Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. - Wie als ambtenaar een contractuele functie opneemt, krijgt een arbeidsovereenkomst en krijgt ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van de contractuele betrekking. o Opgelet, het opnemen van een contractuele functie als ambtenaar heeft belangrijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid: In principe ben je tijdens de eerste twaalf maanden niet gedekt door de ziekteverzekering omdat je een wachttijd moet vervullen, maar in bepaalde gevallen wordt je vrijgesteld van die wachttijd (vb. je bent al minstens een jaar ambtenaar en je neemt onbetaald verlof als ambtenaar om een contractuele functie op te nemen). Vraag na bij je ziekenfonds of je aan de voorwaarden voldoet om vrijgesteld te worden. er zijn ook gevolgen voor je pensioen. Voor meer info over jouw concrete situatie, contacteer PDOS op het gratis nummer COMPETENTIES Technische competenties Deze kan je terugvinden in de functiebeschrijving in bijlage Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. - Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie. - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren. - Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. 3

4 - Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachting Je hebt een brede kennis van de werking van VDAB en onze partners. Je bent analytisch sterk en werkt probleemoplossend. Je beschikt over de juiste teamspirit. Zo kan je goed samenwerken in team en maak je er bijvoorbeeld geen probleem van om af en toe in te springen voor je collega. Daarnaast kan je ook goed zelfstandig werken en durf je ook zelfstandig beslissingen te nemen. Je bent administratief sterk en pc-vaardig. Je neemt verantwoordelijkheid op voor je werk en bent flexibel inzetbaar. Je bent flexibel op vlak van taakinvulling Je bent bereid je regelmatig te verplaatsen binnen de provincie Je beschikt over een gezonde dosis diplomatie 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5. AANBOD - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. 4

5 - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijhorende salarisschaal B111. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Klik hier voor extra informatie over arbeidsvoorwaarden. - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 7 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2372,59 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. - Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, wordt de functie opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? 6. SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier/cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie. 6.2 VOORSELECTIE Indien er 7 kandidaten of meer zijn, kan er beslist worden om een voorselectie uit te voeren. De voorselectie gebeurt op basis van volgende criteria zoals de aanwezigheid van een verzorgd CV, een gegronde motivatie, relevante werkervaring, specifieke functievereisten, passend in de organisatiecultuur (volgens de VDAB waarden). Deze selectiefase is eliminerend 6.3 SELECTIEGESPREK Deze selectiefase bestaat uit een competentiegericht gesprek aangevuld met één of meerdere cases. Het selectiegesprek gaat na of de kandidaat over de competenties beschikt die nodig zijn voor deze functie. De competenties kan je terugvinden onder punt 4.2 of in de functiebeschrijving. 5

6 De competenties worden beoordeeld met een score en een motivering: Score 1: competentie is niet aangetoond en niet ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 2: competentie is potentieel aanwezig en ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 3: competentie is aanwezig op het gevraagde niveau 1x score 1 is niet geslaagd Tijdens deze selectiefase worden ook volgende punten beoordeeld: - Motivatie - Visie en inzicht in de functie - Passend in de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury. Deze selectiefase is eliminerend. 6.4 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING De psychotechnische screening gebeurt op basis van de gevraagde competenties. Daarnaast zijn er redeneer proeven en persoonlijkheidsvragenlijsten voorzien. Het resultaat is adviserend aan de jury. 6.5 EINDDELIBERATIE De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt van de kandidaat. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.6 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6

7 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10/12/2018. Je sollicitatie met CV én motivatiebrief moet online ingediend worden via de link "solliciteer online". Zorg dat je beide documenten klaar en bewaard hebt op je pc alvorens op de link te klikken. Wie solliciteert via horizontale mobiliteit, moet bij inschrijving ook volgend document toevoegen: - je aanstellingsbesluit bij de huidige overheidsinstelling. 8. VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ann Vroonen, manager provinciale diensten, ann.vroonen@vdab.be of 03/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Kirsten Van Roey, consulent HRM, kirsten.vanroey@vdab.be of Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9. FEEDBACK Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd. De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel. De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek. De kandidaten die een psychotechnische screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening. 10. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar (en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure). De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als projectopvolger Samenwerking. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 7

8 Takenpakketprofiel ( ) Projectmedewerker regie

9 Algemene informatie Nummer profiel Omschrijving profiel E22N Projectmedewerker regie Doel van de functie Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschiften. De specialisatie is verworven via schoolse opleiding of door een gelijkwaardige training-on-the-job. Resultaatgebieden Resultaat Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens Voorbeelden van activiteiten Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft i.h. gebruik en de mogelijkheden ervan Assistentie verlenen bij gebruik gespecialiseerde systemen Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten Coachen van de partners bij de uitvoering Coachen van de partners bij de uitvoering van de opdracht d.m.v. informatiedoorstroming, de opvolging van de kwaliteit en de kwantitatieve vorderingen van het project Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, 2

10 Resultaat Voorbeelden van activiteiten Verspreiden van documentatie naar interne en externe klanten Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren Kennen en opvolgen reglementering binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van ontwikkelingen Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied Lezen vakliteratuur, volgen gespecialiseerde opleidingen Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen beantwoorden van vragen van interne en externe klanten beantwoorden van vragen van interne en externe klanten Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit Coördinatie van de uitvoering van projecten Coördinatie van de uitvoering van projecten in samenwerking met partners conform het Vlaamse afsprakenkader; in functie van de noodzaak kan beroep gedaan worden op juridische, registratie technische, financiële experten Nemen van initiatief voor dialoog met partners Nemen van initiatief voor een dynamische en effectieve dialoog met partners en betrokken VDAB-diensten in functie van de uitvoering van de opdracht. Uitvoeren van projectaudits met de centrale regie Uitvoeren van projectaudits in samenspraak met de centrale regie Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen Signaleren van knelpunten of gebeurtenissen Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, Voorbereiding 3

11 Resultaat Voorbeelden van activiteiten Contacteren van klanten en andere betrokkenen Kennis nemen van opdrachten en eigen werkplan opstellen Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen Uitvoeren van een behoeftenanalyse Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorafgaandelijk inwinnen van informatie over de opdracht Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Competentieprofiel Gedragscompetenties Competentie Zorgvuldigheid Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Plannen en organiseren Klantgerichtheid Analyseren Vereist niveau Niveau I Niveau I Niveau I Niveau I Niveau I Niveau I Vaktechnische competenties Competentie Kennis van de arbeids- en opleidingmarkt Beschikbare informatiebronnen kennen en kunnen gebruiken Gebruik en interpretatie van stuurbordgegevens Dienstspecifieke software Geldende onderrichtingen, wetgeving en interne procedures Dienstenaanbod van VDAB Beslissende instanties en hun bevoegdheden Werking van VDAB (structuur, bevoegdheden en organogram) Vereist niveau 4

12 5