Aanbestedingsdocument. Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de levering van relatiegeschenken

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de levering van relatiegeschenken Publicatiedatum: 24 juni 2014 Status: Definitief

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Begripsbepalingen... 4 Leeswijzer Organisatie en aan te besteden opdracht Organisaties Aanleiding en doel van deze aanbesteding Beschrijving van de opdracht Looptijd van de raamovereenkomst Omvang van de opdracht Beoordelings- en gunningsprocedure Beoordeling van de inschrijvingen Procedurele bepalingen en voorschriften Eigen verklaringen Wensen ten aanzien van de opdracht Economisch meest voordelige inschrijving Nadere toetsing van bewijsmiddelen Procedurele bepalingen en voorschriften Algemeen Communicatie Planning Vragen en inlichtingen Gestanddoeningstermijn inschrijving Varianten Kosten van de inschrijving Stopzetten aanbesteding Rangorde documenten Informatie over verplichtingen inschrijvers Tegenstrijdigheden of bezwaren Klachtenregeling Beslechting van geschillen Indiening van de inschrijving Vorm en inhoud van de inschrijving Rechtsgeldige ondertekening Eigen verklaringen Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Eén inschrijving Schenden fundamenteel beginsel aanbestedingsrecht, eerlijke mededinging Publiciteit en taal Juistheid en volledigheid van de geleverde informatie Geen voorbehouden bij inschrijving Algemene voorwaarden Contractvoorwaarden Sociale voorwaarden (uitvoeringsvoorwaarde) Toelichting op en verificatie van inschrijving Wijziging of aanvulling van de inschrijving Gunningsbeslissing, bewijsmiddelen en definitieve gunning Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen...23 Pagina 2

3 4.2.1 Financiële en economische draagkracht Referentiegegevens (technische bekwaamheid) Kwaliteitszorg (technische bekwaamheid) Uittreksel beroeps- of handelsregister Programma van eisen Programma van wensen...37 Bijlagen...46 Pagina 3

4 Begripsbepalingen Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocument Het Inkoop Uitvoeringcentrum EZ van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, onderdeel van het ministerie van Economische Zaken, mede namens de deelnemende diensten. Het onderhavige document, inclusief bijlagen. Aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012 Akkoordverklaring Een verklaring waarin de inschrijver verklaart te voldoen aan en akkoord gaat met de in het aanbestedingsdocument gestelde eisen en de door inschrijver geoffreerde prijzen/tarieven. ARIV-2014 Algemene Rijksinkoopvoorwaarden, versie 2014 Deelnemende diensten Eigen verklaring (voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten) Geschiktheidseis Inschrijver Nota van inlichtingen Inschrijving Opdrachtgever Opdrachtnemer Raamovereenkomst Agentschap Telecom Autoriteit Consument en Markt Bestuursdepartement van het Ministerie van Economische Zaken Dienst ICT Uitvoering (DICTU) Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) Een verklaring waarin de inschrijver verklaart aan de in de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten gestelde eisen te voldoen en de daarin gestelde voorwaarden te accepteren. Een eis waaraan een inschrijver dient te voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. De ondernemer die een inschrijving heeft ingediend dan wel voornemens is een inschrijving in te dienen. Een document waarop de door de inschrijvers gestelde vragen geanonimiseerd zijn opgenomen, alsmede de daarop door de aanbestedende dienst gegeven antwoorden. Een door inschrijver ingediende offerte op het door de aanbestedende dienst toegezonden aanbestedingsdocument Europese aanbesteding relatiegeschenken. De Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de minister van Economische Zaken, die namens de deelnemende diensten met opdrachtnemer/ leverancier een raamovereenkomst sluit. In de raamovereenkomst en ARIV-2014 aangeduid als koper. De partij met wie opdrachtgever/ koper de raamovereenkomst heeft gesloten. In de raamovereenkomst en ARIV-2014 aangeduid als leverancier. De schriftelijke overeenkomst tussen opdrachtgever/ koper en opdrachtnemer/ leverancier waarin gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten (nadere overeenkomsten) zijn vastgelegd. Pagina 4

5 Nadere overeenkomst Uitsluitingsgrond De schriftelijke overeenkomst die op grond van de raamovereenkomst tussen opdrachtgever/ koper en opdrachtnemer/ leverancier wordt gesloten. In dit document verder aangeduid als bestelling. Een uitsluitingsgrond ziet op omstandigheden die de (persoon van de) inschrijver zelf betreffen en diens uitsluiting van deelname aan een aanbesteding rechtvaardigen. Pagina 5

6 Leeswijzer Het voor u liggende aanbestedingsdocument bevat informatie over de Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de levering van relatiegeschenken. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door het ministerie van Economische Zaken, mede namens de deelnemende partijen die staan vermeld in hoofdstuk 1. U bent uitgenodigd om op basis van dit aanbestedingsdocument een inschrijving in te dienen. De opbouw van dit aanbestedingsdocument is als volgt: Hoofdstuk 1: beschrijving van de organisatie en van de aan te besteden opdracht. Hoofdstuk 2: beoordelings- en gunningsprocedure. Hoofdstuk 3: procedurele bepalingen en voorschriften van de aanbesteding. Hoofdstuk 4: uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen ten aanzien van de inschrijver. Hoofdstuk 5 en 6: respectievelijk het programma van eisen en het programma van wensen ten aanzien van de opdracht. Bijlagen waarnaar in dit aanbestedingsdocument wordt verwezen. Pagina 6

7 1 Organisatie en aan te besteden opdracht 1.1 Organisaties Het Inkoop Uitvoering Centrum EZ (IUC EZ) van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zal namens de deelnemers als aanbestedende dienst optreden. Het ministerie van Economische Zaken staat voor een ondernemend Nederland, met een sterke internationale concurrentiepositie en met oog voor duurzaamheid. We zetten ons in voor een uitstekend ondernemersklimaat. Door de juiste randvoorwaarden te creëren en ondernemers de ruimte te geven om te vernieuwen en te groeien. Door aandacht te hebben voor onze natuur en leefomgeving. Door samenwerking te stimuleren tussen onderzoekers en ondernemers. Zo bouwen we onze topposities in landbouw, industrie, diensten en energie verder uit en investeren we in een krachtig en duurzaam Nederland. Het ministerie van Economische Zaken voor een ondernemend, duurzaam Nederland. Het ministerie van Economische Zaken (EZ) staat voor: een concurrerend ondernemingsklimaat. Bijvoorbeeld door minder en betere regels en een ondernemend fiscaal beleid; gericht beleid voor innovatie en ondernemerschap, zodat bedrijven gesteund worden daar waar dat echt nodig is. EZ is daarbij hét overheidsloket voor bedrijven op het terrein van innovatie, export en financiering. Topgebieden, zoals de chemie, water en energie krijgen daarbij extra aandacht door het scheppen van de juiste voorwaarden; een agrofoodsector van wereldformaat. Door investeringen in innovatie en verduurzaming wordt die positie verder versterkt; ondersteuning bij ondernemen over de grens. Bijvoorbeeld door economische diplomatie en hulp van ambassades en consulaten; energie die schoon is en zeker blijft stromen. Schone energie is niet alleen noodzaak het is tevens een prachtig exportproduct; ondernemen met oog voor de natuur en dierenwelzijn. Zo ontstaat evenwicht tussen economie en ecologie. Deelnemers aan deze aanbesteding zijn: - Agentschap Telecom (AT) - Autoriteit Consument en Markt (ACM) - Bestuursdepartement van het Ministerie van Economische Zaken (BD) - Dienst ICT Uitvoering (DICTU) - Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) - Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) - Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) Meer informatie is te raadplegen via de website Aanleiding en doel van deze aanbesteding De huidige raamovereenkomst voor relatiegeschenken zal binnenkort expireren. De aanbestedende dienst is voornemens om met één leverancier een nieuwe raamovereenkomst te sluiten voor de levering van relatiegeschenken aan alle deelnemers. Pagina 7

8 Opdrachtgever wenst met één inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan een raamovereenkomst te sluiten. De toekomstige opdrachtnemer alsmede de door de opdrachtnemer te leveren diensten, moeten hierbij voldoen aan de door opdrachtgever te stellen voorwaarden, die zijn gespecificeerd in dit aanbestedingsdocument. Met het sluiten van de raamovereenkomst beoogt opdrachtgever een leverancier te kunnen betrekken die de aanbestedende dienst kan voorzien van levering van de gewenste gewone relatiegeschenken maar ook inlevingsvermogen heeft, creatief meedenkt en kwalitatief hoofwaardige geschenken kan leveren. Benadrukt wordt dat de levering van relatiegeschenken op afroep naar behoefte van de opdrachtgever is. Dat betekent dat er geen afname verplichting is voor de opdrachtgever. De aanbesteding is niet onderverdeeld in percelen. De raamovereenkomst wordt door RVO.nl aanbesteed en beheerd. Reden hiervoor is, dat als de opdracht per dienst als perceel in de markt zou zijn gezet er zeven raamovereenkomsten gesloten en beheerd zouden moeten worden. Tevens willen de deelnemers graag gaan werken via een digitaal bestelsysteem. De last die zeven verschillende raamovereenkomsten met maximaal zeven verschillende leveranciers zal geven inclusief de beheerslast, is te groot in relatie tot de opdrachtwaarde voor de deelnemers. 1.3 Beschrijving van de opdracht De opdracht betreft het leveren van relatiegeschenken aan alle deelnemers van de raamovereenkomst. Een relatiegeschenk is een artikel waarmee de relatie met de ontvanger wordt onderstreept. Afhankelijk van de doelgroep worden er vijf verschillende categorieën relatiegeschenken onderscheiden (categorie 4 is vervallen). 1. Promotionele artikelen Een artikel dat wordt uitgedeeld tijdens een publieksevenement, congres of seminar. Een voorbeeld van een promotioneel artikel is een pen, een lanyard of een notitieblokje. Een promotioneel artikel kost minder dan 5,- inclusief btw. 2. Cadeau s Een artikel dat persoonlijk wordt overhandigd aan sprekers tijdens een bijeenkomst of tijdens een workshop of aan externen die één van de deelnemers een dienst heeft bewezen. Een voorbeeld van een cadeau is een boek of een USB stick. Een cadeau kost tussen de 5,- en de 25,- inclusief btw. 3. Standaard relatiegeschenken Artikelen die aan gastheren in het buitenland of aan relaties in Nederland worden gegeven bij afscheid en jubilea en aan sprekers bij openbare bijeenkomsten zoals congressen en seminars. Een voorbeeld van een standaard relatiegeschenk is een luxe doos met wijn. Een relatiegeschenk kost tussen de 25,- en de 50,- inclusief btw. 4. Relatiegeschenken voorzien van het Holland Branding logo Vervallen 5. Bijzondere en unieke relatiegeschenken Artikelen uit het duurdere segment die door de Bewindslieden en de leden van de Bestuursraad worden gegeven. Voorbeeld van bijzondere en unieke relatiegeschenken zijn vazen, schalen en sculpturen. Een bijzonder en uniek relatiegeschenk kost meestal meer dan 50,- inclusief btw. 6. Maatwerk Een relatiegeschenk die op speciaal verzoek eenmalig worden geleverd of worden besteld bij een andere leverancier. Voorbeelden zijn relatiegeschenken met een speciaal thema, Delfts blauw producten als relatiegeschenk, etc. Pagina 8

9 Alle relatiegeschenken moeten zoveel mogelijk aansluiten bij de aandachtsgebieden van het ministerie van Economische Zaken. Steekwoorden hierbij zijn: digitale overheid, nationaal karakter, duurzame energie, energiebesparing, landbouw, tuinbouw, natuur, veehouderij, innovatie, gas, elektriciteit, innovatie, duurzaamheid, visserij, biotechnologie, dierenwelzijn en biodiversiteit. Let op: Relatiegeschenken voorzien van het Holland Branding logo (voorheen categorie 4) zijn vervallen en maken geen onderdeel meer uit van deze aanbesteding en zijn uitgesloten. 1.4 Looptijd van de raamovereenkomst Opdrachtgever is voornemens over te gaan tot het sluiten van een raamovereenkomst voor de levering van relatiegeschenken met een looptijd van twee (2) jaar met de optie tot verlenging van twee (2) maal maximaal één (1) jaar. De intentie is de overeenkomst op 1 september 2014 in te laten gaan. 1.5 Omvang van de opdracht De aanbestedende dienst gaat uit van een geraamde totale opdrachtwaarde (inclusief optiejaren) van euro (exclusief btw). In onderstaande tabel wordt per deelnemende dienst de geraamde waarde weergegeven exclusief btw. Dit is echter slechts een indicatie waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Deelnemer Omvang per jaar in Euro exclusief btw Omvang totale opdracht in Euro exclusief btw AT ACM Bestuursdepartement incl. Dictu NVWA RVO.nl SodM nihil nihil Totaal Met het oog op politieke, economische, budgettaire, bestuurlijke of organisatorische ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid en de hiermee samenhangende krimp of groei van opdrachtgevers, dan wel de veranderende posities van de opdrachtgevers binnen de Rijksoverheid of de te realiseren taakstellingen, is het mogelijk dat de omvang van de leveringen voor deze overeenkomst of het aantal deelnemende diensten wijzigt. Indien er zich significante wijzigingen voordoen treedt opdrachtgever in contact met opdrachtnemer. Inschrijver dient met deze feiten rekening te houden bij de inschrijving. Pagina 9

10 2 Beoordelings- en gunningsprocedure 2.1 Beoordeling van de inschrijvingen De inschrijvingen worden beoordeeld overeenkomstig het gestelde in dit hoofdstuk Procedurele bepalingen en voorschriften Na ontvangst van de inschrijvingen wordt allereerst getoetst of is voldaan aan de bepalingen en voorschriften die gesteld zijn in hoofdstuk 3. Inschrijvingen die hier niet aan voldoen, kunnen worden uitgesloten van deelname aan de aanbesteding. Het niet voldoen aan één of meer van de volgende procedurele bepalingen en voorschriften kan leiden tot uitsluiting/afwijzing van de inschrijving: Procedurele en bindende voorschriften nr. Onderwerp Knock-out 3.14 Inschrijving vóór 8 juli 2014, uur en adressering conform voorschriften In tweevoud ingediend, 1 complete originele set en 1 kopieerbare set. Tevens een elektronische set waarbij het prijzenblad als bijlage ingediend dient te zijn Volgorde en indeling gelijk aan bestek en inschrijving is volledig (alle bewijsstukken/ informatie bijgesloten en alle vragen beantwoord) 3.16 Aanwezigheid rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief en rechtsgeldig ondertekende inschrijving 3.23 Er zijn (na de vragenronde) geen tekstsuggesties gedaan m.b.t. de contractvoorwaarden Eigen verklaringen Hierna wordt gecontroleerd of de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten én de bijlage Akkoordverklaring aan de inschrijving zijn toegevoegd, volledig zijn ingevuld en ondertekend, zonder dat daarin voorbehouden en/of wijzigingen zijn aangebracht (zie 3.16). Ingeval als samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven (zie 3.17), dient van iedere deelnemer de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten ingevuld en ondertekend aan de inschrijving te zijn toegevoegd. Indien niet aan bovenstaande is voldaan, zal de inschrijving voor verdere deelname aan deze aanbesteding worden uitgesloten en niet verder worden beoordeeld. In dit stadium van de aanbesteding worden de gegevens in de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten nog niet inhoudelijk op juistheid en rechtmatigheid geverifieerd; dat kan de aanbestedende dienst alleen bij de verklaring van de winnaar van de aanbesteding doen (zie en 3.28). Door middel van het overleggen van een rechtsgeldig en naar waarheid ondertekende Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten verklaart inschrijver voor deze aanbesteding te voldoen aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals uitgelegd in hoofdstuk 4, zijnde op hoofdlijnen: K.O K.O K.O Pagina 10

11 nr. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen 4.1 Uitsluitingsgronden 4.2 Geschiktheidseisen Financiële en economische draagkracht Referentiegegevens (technische bekwaamheid) Kwaliteitszorg (technische bekwaamheid) 4.3 Uittreksel beroeps- of handelsregister De Akkoordverklaring is gericht op het voldoen aan of akkoord gaan van de inschrijver met: Paragraafnummer Onderwerp 5.1 t/m 5.11 Eisen ten aanzien van de opdracht (het programma van eisen ) 6.6 Toelichting op de beoordeling Bijlage 11 De prijzen en tarieven die inschrijver heeft ingevuld op het prijzenblad Wensen ten aanzien van de opdracht Daarna beoordeelt de aanbestedende dienst de mate waarin wordt voldaan aan de in het programma van wensen (hoofdstuk 6) opgenomen wensen. Deze wensen zijn de subgunningscriteria op basis waarvan aan de inschrijvingen, die niet in voorgaande beoordelingsstappen zijn uitgesloten, door de aanbestedende dienst punten toegekend kunnen worden. In hoofdstuk 6 is de toekenningsmethodiek nader uitgewerkt. In onderstaande tabel zijn de wensen op hoofdlijnen weergegeven. Tevens is in onderstaande tabel aangegeven hoeveel punten maximaal te behalen zijn per subgunningscriterium. nummer Onderwerp Max. aantal te behalen punten 6.1 Prijs voorbeeld assortiment categorie 1 t/m Prijs voorbeeld assortiment categorie 5 en Subtotaal prijs Levertijden Implementatieplan Case 200 Subtotaal kwaliteit 600 Totaal aantal punten Economisch meest voordelige inschrijving Er zal uiteindelijk worden gegund aan de voor de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving, op basis van de subgunningscriteria, met de daarbij behorende toekenningsmethodiek en weging, die in hoofdstuk 6 is uitgewerkt. De voor de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving is de inschrijving met de hoogste definitieve totale eindscore. De inschrijvingen die in voorgaande beoordelingsstappen zijn uitgesloten van verdere beoordeling/deelname en door de aanbestedende dienst terzijde zijn gelegd, worden niet verder beoordeeld en kunnen nooit als economisch meest voordelige inschrijving worden aangemerkt. De aanbestedende dienst rondt de definitieve totale eindscore van inschrijvers af tot twee cijfers achter de komma. Tot het bepalen van deze definitieve totale eindscore worden cijfers niet afgerond. De definitieve totale eindscore van een inschrijver bepaalt de positie van de Pagina 11

12 inschrijver in de rangorde. Indien twee of meer inschrijvers een gelijke definitieve totale eindscore hebben behaald en dit tot gevolg heeft dat de aanbestedende dienst aan meer dan het gewenste aantal inschrijvers zou moeten gunnen, zal de aanbestedende dienst gunnen aan de inschrijver met de hoogste eindscore voor het subgunningscriterium wens 1 voorbeeld assortiment categorie 1 tot en met 3. In het geval de hoogst scorende inschrijvers ook op dit subgunningscriterium een gelijke score hebben behaald, zal middels loting worden bepaald aan welk van die inschrijvers de opdracht zal worden gegund Nadere toetsing van bewijsmiddelen De aanbestedende dienst kan van de winnende inschrijver een of meer bewijsmiddelen verlangen (zie 3.28). De aanbestedende dienst is hiertoe echter niet verplicht. De bewijsmiddelen dienen aan te tonen dat de inschrijver voldoet aan het gestelde in de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten en de Akkoordverklaring. De bewijsmiddelen omtrent de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten zijn opgenomen in hoofdstuk 4. De bewijsmiddelen dienen binnen 10 dagen na eerste verzoek hiertoe van de aanbestedende dienst, door de winnende inschrijver aan de aanbestedende dienst te worden aangeleverd. Het niet (tijdig) overleggen van de juiste en geldige bewijsmiddelen door de inschrijver kan alsnog leiden tot uitsluiting van de betreffende inschrijver in de aanbestedingsprocedure. De inschrijver komt dan niet voor definitieve gunning in aanmerking. Dat geldt ook indien op basis van de overgelegde bewijsmiddelen blijkt dat de eigen verklaringen voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten van inschrijver niet door een rechtsgeldig bevoegde vertegenwoordiger namens inschrijver zijn ondertekend. Pagina 12

13 3 Procedurele bepalingen en voorschriften 3.1 Algemeen Deze aanbesteding vindt plaats conform de Aanbestedingswet. In dit geval is gekozen voor de openbare procedure. Hiertoe is op en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie een aankondiging gedaan. In deze aanbesteding zal gunning plaatsvinden op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. In het geval dat een inschrijving niet is opgesteld overeenkomstig de in dit hoofdstuk opgenomen bepalingen en voorschriften, kan de aanbestedende dienst de inschrijving terzijde leggen en de inschrijver van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure uitsluiten. Door het indienen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze bepalingen en voorschriften en alle overige in deze aanbestedingsdocument genoemde voorwaarden. 3.2 Communicatie Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding dient te verlopen via: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Inkoop Uitvoeringcentrum EZ T.a.v. mw. C. Smiet Aanbesteding relatiegeschenken Postbus AC DEN HAAG o.v.v. Aanbesteding relatiegeschenken Het is niet toegestaan andere dan de hierboven genoemde functionarissen met betrekking tot deze aanbesteding rechtstreeks te benaderen. 3.3 Planning Met betrekking tot deze aanbesteding geldt het navolgende tijdschema: Dag/ Week 2013 Activiteit 1 mei 2014 Publiceren aanvraag tot offerte 15 mei 2014 voor uur Sluiting 1 e vragenronde 22 mei 2014 Verzenden 1 e nota van inlichtingen 16 juni 2014 voor uur Sluiting 2 e vragenronde 24 juni 2014 Verzenden 2 e nota van inlichtingen 1 juli 2014 voor uur Uiterste datum en tijdstip van ontvangst van inschrijvingen 8 juli 2014 om uur Openen ontvangen inschrijvingen na sluitingstermijn Week 29/ Verzenden mededeling gunningsbeslissing Week 34/ Implementatietermijn nieuwe overeenkomst 1 september 2014 Ingangsdatum raamovereenkomst De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor, indien omstandigheden daartoe aanleiding geven, de in het schema genoemde termijn(en) te wijzigen. De aanbestedende Pagina 13

14 dienst maakt in dat geval de nieuwe termijn(en) tijdig schriftelijk kenbaar aan alle (potentiële) inschrijvers. 3.4 Vragen en inlichtingen De aanbestedende dienst heeft tijdens de inschrijvingstermijn twee vragenrondes voorzien. Uw vragen/opmerkingen naar aanleiding van dit aanbestedingsdocument kunt u tot het moment van sluiting van de 1e vragenronde (zie 3.3) stellen. Alle vragen/opmerkingen die voor de sluiting van de vragenronde tijdig door de aanbestedende dienst zijn ontvangen, zullen inclusief de bijbehorende antwoorden van de aanbestedende dienst geanonimiseerd in de 1e nota van inlichtingen worden opgenomen. Tot het moment van sluiting van de 2e vragenronde (zie 3.3) kunt u uw vragen naar aanleiding van de door de aanbestedende dienst gepubliceerde 1e nota van inlichtingen stellen. Deze aanvullende gestelde en door aanbestedende dienst tijdig ontvangen vragen zullen in de 2e nota van inlichtingen worden beantwoord. De aanbestedende dienst zal de nota s van inlichtingen doorgaans beschikbaar stellen op De in de offertefase te verstrekken nota( s) van inlichtingen maken integraal onderdeel uit van dit aanbestedingsdocument. Alle vragen en opmerkingen omtrent de aanbesteding dienen per te worden gericht aan de contactpersoon zoals die staat vermeld in 3.2. Hiervoor dient het in bijlage 1 bijgevoegde vragen- en opmerkingenformulier te worden gebruikt. Ook voor het stellen van vragen over de concept raamovereenkomst, inclusief algemene voorwaarden, en het eventueel kenbaar maken van opmerkingen (zoals bezwaren en eventuele tekstsuggesties) hierover, dient het in bijlage 1 bijgevoegde reactieformulier te worden gebruikt. Zie ook 3.23 voor een nadere toelichting hierop. Telefonische vragen zullen niet worden beantwoord. De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat met betrekking tot de onderdelen waarover geen vragen zijn gesteld geen onduidelijkheden bestaan. 3.5 Gestanddoeningstermijn inschrijving De door inschrijver ingediende inschrijving dient minimaal drie maanden vanaf de opening van de inschrijving geldig te zijn. Ingeval tegen de mededeling van de gunningsbeslissing bij de daartoe bevoegde rechter te Den Haag een voorlopige voorziening is gevraagd, dienen de inschrijvers hun inschrijving in ieder geval gestand te doen tot vier weken na uitspraak van de voorzieningenrechter in eerste instantie. 3.6 Varianten Inschrijver is niet vrij om naast een inschrijving conform het aanbestedingsdocument, een variant aan te bieden. 3.7 Kosten van de inschrijving De aanbestedende dienst vergoedt geen kosten voor het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen. Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver. 3.8 Stopzetten aanbesteding De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde raamovereenkomst de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Pagina 14

15 3.9 Rangorde documenten In geval van tegenstrijdigheden tussen het aanbestedingsdocument en de nota van inlichtingen, prevaleert de nota van inlichtingen. Indien er meer nota s van inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de nota s van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente nota van inlichtingen Informatie over verplichtingen inschrijvers Informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van de raamovereenkomst op de verrichtingen van inschrijver van toepassing zijn, zijn verkrijgbaar bij: Voor bepalingen inzake belastingen: de Belastingdienst; Voor bepalingen inzake milieubescherming: het ministerie van Infrastructuur en Milieu: Voor bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid: Tegenstrijdigheden of bezwaren Het indienen van een inschrijving houdt in dat inschrijver onverkort met de bepalingen, voorwaarden en procedure van de aanbesteding, zoals beschreven in het aanbestedingsdocument, instemt. Indien enig door de aanbestedende dienst aan inschrijver verstrekt document volgens inschrijver tegenstrijdigheden, onjuistheden of onduidelijkheden bevat, dient inschrijver dat direct schriftelijk aan de contactpersoon die staat vermeld in 3.2 te melden, met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Als een inschrijver bezwaren heeft tegen (onderdelen van) het aanbestedingsdocument, waaronder (maar niet uitsluitend) het voorwerp van de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingsprocedure, dient hij die bezwaren met opgaaf van eventuele gevolgen voor hem als inschrijver, op de kortst mogelijke termijn schriftelijk aan de genoemde contactpersoon kenbaar te maken Klachtenregeling Vragen, verzoeken, opmerkingen en/of bezwaren met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten moeten aan de aanbestedende dienst kenbaar worden gemaakt conform het gestelde in 3.4 Vragen en inlichtingen dan wel 3.11 Tegenstrijdigheden of bezwaren. Wanneer een ondernemer het oneens blijft met de reactie van de aanbestedende dienst, dan wel een reactie uitblijft, kan hij bij de aanbestedende dienst een klacht indienen. Een ondernemer kan ook gelijk een klacht indienen. In de bijlage Klachtenprocedure is nadere informatie te lezen Beslechting van geschillen Naast het gestelde in paragraaf 3.12 Klachtenregeling geldt dat ieder geschil over deze aanbesteding kan worden voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts ( of aan de daartoe bevoegde rechter te Den Haag. Uitsluitend het Nederlandse recht is van toepassing Indiening van de inschrijving De uiterste inleverdatum van de inschrijving is vastgesteld op dinsdag 8 juli 2014 om 10:00 uur. Inschrijvingen mogen niet per fax of worden ingediend. De datum en het tijdstip van indiening dienen als een fataal moment te worden beschouwd. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending of door onjuiste of onvolledige adressering is geheel voor rekening van de inschrijver. Met strafport bezwaarde zendingen zullen worden geweigerd. Pagina 15

16 Stukken die niet op genoemde datum en tijdstip in het bezit van de aanbestedende dienst zijn, worden van de beoordeling van de inschrijvingen uitgesloten. De inschrijving, inclusief bijlagen, moet in een gesloten envelop of pakket, voorzien van het hierna vermelde adresblad, worden verzonden naar/aangeboden op het adres zoals vermeld op het adresblad (bijlage Adresblad ). Bij persoonlijke bezorging van de inschrijving, kunt u deze tijdens kantooruren (09:00 16:00 uur) afgeven. Op de sluitingsdag kunt u de inschrijving tot uiterlijk dinsdag 8 juli 2014 tot uur indienen. Indien gewenst wordt er een ontvangstbevestiging aan u verstrekt. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Inkoop Uitvoeringcentrum EZ T.a.v. mw. C. Smiet Aanbesteding relatiegeschenken Prinses Beatrixlaan AL DEN HAAG Inschrijvingen die niet op de voorgeschreven wijze en/of na de uiterste inleverdatum en tijdstip door de aanbestedende dienst zijn ontvangen, zullen voor de resterende duur van de aanbestedingsprocedure terzijde worden gelegd. De aanbestedende dienst zal de inschrijving niet retourneren Vorm en inhoud van de inschrijving De papieren inschrijving dient in tweevoud te worden ingezonden. Eén rechtsgeldig ondertekende originele set (zie het gestelde in 3.16, de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten en hoofdstuk 4) en één gekopieerde losbladige kopieerbare set. In geval van verschillen tussen de papieren originele set en de gekopieerde set, is de originele set leidend. Daarnaast dient u uw inschrijving op een digitale gegevensdrager, bij voorkeur een usb-stick, aan te leveren als MS Word (.doc), MS Excel (.xls), Open Office (.odf) of Adobe Acrobat (.pdf) bestanden. Bij verschillen tussen de digitale en de originele papieren versie, is de originele papieren versie leidend. Bij het samenstellen van de inschrijving dient dezelfde volgorde en indeling te worden aangehouden als gehanteerd in dit aanbestedingsdocument. Als hulpmiddel bij het opstellen van uw inschrijving kunt u onderstaande checklist gebruiken. Betreft Omschrijving In uw inschrijving toevoegen achter tabblad/pagina Bijlage 2 Adresblad Buitenkant enveloppe/ pakket Aanbiedingsbrief Brief waarin u uw inschrijving aanbiedt Tab 1 Bijlage 3 Ingevulde en ondertekende Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten* Tab 2 Bijlage 4 Ondertekende Akkoordverklaring Tab 3 Pagina 16

17 Bijlage 11 werkblad 1 Bijlage 11 Werkblad 2 Bijlage 12 Bijlage 13 Beantwoording programma van wensen vraag 6.1 Prijs voorbeeld assortiment categorie 1 t/m 3 Beantwoording programma van wensen vraag 6.2 Prijs voorbeeld assortiment categorie 5 en 6 Beantwoording programma van wensen vraag 6.3 Levertijden Beantwoording programma van wensen vraag 6.4 Implementatieplan Tab 4 Tab 5 Tab 6 Tab 7 Bijlage 14 Beantwoording programma van wensen vraag 6.5 Case Tab 8 * Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient van iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten ingevuld en ondertekend aan de inschrijving te worden toegevoegd. De inschrijving dient volledig te zijn, dat wil zeggen alle gevraagde bijlagen en gevraagde informatie dienen te zijn bijgesloten. Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. Zie in dit verband ook Als er volgens u nog andere zaken van belang zijn, kunt u deze zaken in een afzonderlijke bijlage vermelden Rechtsgeldige ondertekening Onder een rechtsgeldige ondertekening wordt in het kader van deze aanbestedingsprocedure verstaan: 1. De documenten dienen door een rechtsgeldig bevoegde/gemachtigde vertegenwoordiger te zijn ondertekend. Wanneer in het beroeps- of handelsregister is opgenomen dat twee of meer personen slechts gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn, moeten de documenten die rechtsgeldig moeten worden ondertekend, derhalve door die twee of meer personen ondertekend zijn. Wanneer er bij de bevoegdheid tot het vertegenwoordigen van de onderneming beperkingen zijn opgenomen, moet daarmee rekening worden gehouden. Zie voor meer informatie De documenten moeten van een originele handgeschreven handtekening (hierna ook wel een zogenoemde natte handtekening genoemd) door de daartoe rechtsgeldig bevoegde(n) zijn voorzien. De documenten met natte handtekening mogen vervolgens wel worden gescand en aan uw inschrijving worden toegevoegd. Nota bene: de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten biedt de mogelijkheid om een digitale handtekening te zetten. De aanbestedende dienst eist echter, zoals uit eis 2 blijkt, dat er een natte handtekening op de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten wordt gezet Eigen verklaringen Er zijn twee eigen verklaringen die inschrijver naar waarheid dient in te vullen en rechtsgeldig dient te ondertekenen. Door het ondertekenen van deze verklaringen verklaart inschrijver zelf of hij aan de daarin gestelde eisen voldoet en de daarin gestelde voorwaarden accepteert. Het betreft de verklaringen die zijn opgenomen in de volgende bijlagen: Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten (bijlage 3). In hoofdstuk 4 zal hier nader op worden ingegaan. Akkoordverklaring (bijlage 4). Pagina 17

18 In hoofdstuk 5 zal hier nader op worden ingegaan. Het: niet rechtsgeldig ondertekend indienen van een of beide eigen verklaringen, onder voorbehoud ondertekenen van een of beide eigen verklaringen, aanbrengen van wijzigingen in een of beide eigen verklaringen, en/of verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie, leidt tot een onvoorwaardelijke uitsluiting voor de resterende duur van deze aanbestedingsprocedure. De toepassing van de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten zorgt ervoor dat administratieve lasten voor inschrijvers en de aanbestedende dienst worden beperkt. Alleen aan de winnaar van de aanbesteding kan worden gevraagd bewijsstukken te overleggen omtrent het voldoen aan de in de verklaring gestelde toestand. Het openen van de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten in andere programma s dan Adobe Reader kan tot problemen leiden. Inschrijvers wordt dan ook ten zeerste geadviseerd de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten in Adobe Reader te openen. De eventuele gevolgen (bijv. bij een onjuiste weergave) of risico s van het openen in andere programma s, zijn voor inschrijver Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Indien u niet zelfstandig in de uitvoering van de opdracht kunt voorzien, is de mogelijkheid aanwezig om in te schrijven in samenwerking met andere ondernemingen. Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen kan op twee manieren: Ofwel als samenwerkingsverband ( combinatie ) waarbij elke deelnemer aan het samenwerkingsverband ieder voor zich en gezamenlijk hoofdelijk aansprakelijk is voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de raamovereenkomst. In de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten dient te worden aangegeven wie de leiding (penvoerder) van het samenwerkingsverband heeft en als verantwoordelijk gemachtigde jegens de aanbestedende dienst mag optreden; Ofwel als hoofdaannemer-onderaannemer constructie waarbij de hoofdaannemer optreedt als contractpartij en aansprakelijk is voor het nakomen van alle verplichtingen dus inclusief de verplichtingen die in onderaanneming worden gegeven. Aanmelden als samenwerkingsverband (combinatie) Indien een inschrijving wordt ingezonden door een samenwerkingsverband dient: iedere deelnemer van het samenwerkingsverband de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten rechtsgeldig te ondertekenen waarbij alle tot dat samenwerkingsverband behorende ondernemingen ieder voor zich en gezamenlijk hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving, alsmede voor de eventuele uitvoering van de raamovereenkomst; en in de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten te worden aangegeven wie de overige deelnemer(s) in het samenwerkingsverband is/zijn (1.5), welke onderneming namens het samenwerkingsverband penvoerder is (1.6) en voor welke geschiktheidseisen een beroep op de onderneming van de ondergetekende wordt gedaan (8.1). Aanmelden als hoofdaannemer met onderaannemer(s) In deze constructie is de hoofdaannemer de inschrijver. Indien wordt aangemeld als hoofdaannemer dient: Pagina 18

19 in de bijlage Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten onder 8.2, te worden aangegeven voor welke geschiktheidseisen inschrijver een beroep doet op een onderaannemer (derde) en wie de onderaannemers (derden) zijn. Ingeval een hoofdaannemer met onderaannemer(s) inschrijft, hoeft alleen de hoofdaannemer de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. De hoofdaannemer is bij deze constructie volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de opdracht. De hoofdaannemer is ook aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de door hem ingeschakelde onderaannemer(s) Eén inschrijving Een natuurlijk persoon, rechtspersoon of vennootschap kan slechts éénmaal (hetzij individueel, hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen, rechtspersonen of vennootschappen) een inschrijving indienen. Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven, indien zij ieder de inschrijving zelfstandig en onafhankelijk van de andere inschrijvers (waaronder de inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld, daarbij de eerlijke mededinging volledig hebben geëerbiedigd en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Door het indienen van een inschrijving verklaart inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde Schenden fundamenteel beginsel aanbestedingsrecht, eerlijke mededinging Elke inschrijver die door zijn handelen een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht (zoals het gelijkheidsbeginsel) schendt, wanneer deze schending heeft geleid of heeft kunnen leiden tot het beperken van de eerlijke mededinging, wordt uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Dit is ook het geval wanneer het schenden of beperken van de eerlijke mededinging zich pas openbaart na het versturen van de mededeling gunningsbeslissing aan alle inschrijvers. Voordat de aanbestedende dienst om die reden beslist tot uitsluiting van een inschrijver, stelt hij de desbetreffende inschrijver in kennis van zijn voornemen, waarna de inschrijver de gelegenheid krijgt om aan de aanbestedende dienst aan te tonen dat geen sprake is van schending van een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht of een beperking van de eerlijke mededinging. Door in te schrijven op deze aanbesteding verklaart de inschrijver dat hij zich ervan bewust is dat in strijd handelen met een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht bovengenoemde gevolgen kan hebben. Onder handelen in strijd met een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht wordt mede verstaan een overtreding van op deze aanbesteding van toepassing zijnde (dwingende) wet- en regelgeving. De aanbestedende dienst kan het schenden van de fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht of het beperken van de eerlijke mededinging vaststellen met alle middelen die hem ter beschikking staan. Een onherroepelijke (rechterlijke) beslissing is hiervoor geen noodzakelijk vereiste Publiciteit en taal Inschrijver zal zich onthouden van verklaringen van welke aard dan ook die andere betrokkenen kunnen schaden. Schending van deze voorwaarde kan tot gevolg hebben dat inschrijver van verdere deelname aan deze procedure wordt uitgesloten. De aanbestedende dienst zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die door inschrijvers wordt verstrekt. Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de gemachtigde functionaris van de aanbestedende dienst. Inschrijver dient tijdens het aanbestedingstraject in de mondelinge en schriftelijke communicatie met de aanbestedende dienst uitsluitend de Nederlandse taal te gebruiken. Voorts indien noodzakelijk is dit tevens van toepassing in een eventuele latere fase bij de contractuitvoering. Voorlichtingsmateriaal e.d. mag ook in het Engels worden aangeleverd. Pagina 19

20 3.22 Juistheid en volledigheid van de geleverde informatie Door het indienen van een inschrijving geeft inschrijver aan borg te staan voor de juistheid en volledigheid van alle door hem overgelegde gegevens en verklaringen. Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden en/of van het verstrekken van onjuiste informatie berust volledig bij inschrijver. Afhankelijk van de aard van de omissie of onjuistheid kan dit leiden tot uitsluiting of puntenverlies. Indien in een latere fase blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder gehoudenheid tot enige financiële vergoeding van welke aard ook aan inschrijver door de aanbestedende dienst Geen voorbehouden bij inschrijving De inschrijving van inschrijver zal geen voorbehoud(en) bevatten. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart inschrijver zijn inschrijving stellig en zonder enig voorbehoud te hebben gedaan en verklaart zich akkoord met alle in deze fase van de aanbesteding door de aanbestedende dienst verstrekte documenten en vermelde voorschriften. Een inschrijving met een of meer voorbehouden zal worden uitgesloten Algemene voorwaarden Leverings-, betalings- en/of andere algemene voorwaarden hoe dan ook genaamd- van inschrijver worden uitdrukkelijk niet geaccepteerd. Op de raamovereenkomst zijn de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV), versie 2014 van toepassing Contractvoorwaarden De teksten van de te sluiten raamovereenkomst en de bijbehorende ARIV-2014 (als bijlage hiervan) zijn opgenomen in de bijlage Concept raamovereenkomst en ARIV Tot en met de uiterste datum voor inlevering van vragen voor de 1 e vragenronde (zie 3.4) hebben de inschrijvers de mogelijkheid om vragen te stellen over en opmerkingen te plaatsen op de concept raamovereenkomst en de ARIV Tevens hebben inschrijvers hier de mogelijkheid alternatieve tekstvoorstellen te doen, waarbij onderbouwd moet worden dat het aangeboden alternatief minimaal gelijkwaardig is aan -of een voor beide partijen waardevolle toevoeging is op- het verlangde in de oorspronkelijke concept raamovereenkomst. De aanbestedende dienst is vrij in het al dan niet honoreren van de voorgestelde wijzigingen. In de nota van inlichtingen zal de aanbestedende dienst aangeven of zij de gedane voorstellen heeft geaccepteerd dan wel verworpen. Tevens kan de aanbestedende dienst, indien zij dat relevant acht, de aangepaste concept raamovereenkomst meesturen. Eventuele wijzigingen op de ARIV-2014, worden verwerkt in de (concept) raamovereenkomst. Door het indienen van een inschrijving gaat inschrijver akkoord met de (eventueel aangepaste) raamovereenkomst, inclusief bijlagen. Alleen de definitieve raamovereenkomst zal geldend zijn bij de uitvoering van de opdracht Sociale voorwaarden (uitvoeringsvoorwaarde) Opdrachtgever voert duurzaam inkopen uit conform het beleid van de Nederlandse Rijksoverheid. In dat kader wordt een bijzondere voorwaarde gesteld aan de uitvoering van de opdracht: opgenomen in de bijlage 'Sociale voorwaarden' die onderdeel uitmaakt van de raamovereenkomst. Inschrijver hoeft de bijlage 'Sociale voorwaarden' niet ingevuld en ondertekend aan zijn inschrijving toe te voegen. Wel gaat inschrijver door het ondertekenen van de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten akkoord met deze bijlage én conformeert hij zich eraan dat, indien met hem de raamovereenkomst wordt gesloten, hij bij de contractondertekening de bijlage Sociale voorwaarden zal invullen, ondertekenen en indien relevant- de vereiste bijlagen aan opdrachtgever zal overhandigen. Pagina 20

21 3.27 Toelichting op en verificatie van inschrijving De aanbestedende dienst kan verlangen dat inschrijver zijn inschrijving nader toelicht en/of voorziet van ondersteunende bescheiden. De aanbestedende dienst is gerechtigd, doch niet gehouden om alle op basis van de inschrijving in te dienen gegevens en verklaringen op hun juistheid te controleren Wijziging of aanvulling van de inschrijving Inschrijver mag zijn inschrijving na sluitingsdatum en tijdstip voor het indienen van de inschrijvingen niet meer wijzigen, aanvullen en/of verduidelijken, tenzij de aanbestedende dienst daartoe een verzoek heeft gedaan zoals bedoeld in Gunningsbeslissing, bewijsmiddelen en definitieve gunning Gunningsbeslissing Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de aanbestedende dienst voornemens is de raamovereenkomst te sluiten, zullen de afgewezen inschrijvers van die beslissing schriftelijk in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een afwijzingsbericht met een motivering voor de reden van afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen inschrijving en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de genoemde contactpersoon van de aanbestedende dienst. Iedere belanghebbende die het, ondanks een eventuele nadere (mondelinge) toelichting door aanbestedende dienst, niet met de mededeling van de gunningsbeslissing eens is, kan hierover een voorlopige voorziening vragen bij de bevoegde civiele rechter te Den Haag. Belanghebbende dient hiertoe over te gaan binnen 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze termijn is een vervaltermijn. Ingeval belanghebbende een voorlopige voorziening vraagt, dient hij, in het belang van een snelle en goede voortgang, de contactpersoon vermeld in 3.2 hiervan tijdig op de hoogte te stellen door het opsturen van de kopie dagvaarding. Op grond van artikel van de Aanbestedingswet houdt de mededeling van de gunningsbeslissing geen aanvaarding in van een aanbod van de inschrijver. Gedurende een periode van 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, is het de aanbestedende dienst niet toegestaan de opdracht te gunnen en een raamovereenkomst aan te gaan met de winnende inschrijver. Als binnen bovengenoemde termijn een voorlopige voorziening is gevraagd, zal behoudens bijzondere gevallen- de uitspraak in kort geding in eerste instantie worden afgewacht en (vooralsnog) niet tot definitieve gunning worden overgegaan. Die vormt dan vervolgens de basis voor verdere besluitvorming van de aanbestedende dienst omtrent de gunning. Ingeval tegen de mededeling van de gunningsbeslissing een civiel kort geding aanhangig wordt gemaakt, zal de aanbestedende dienst de inschrijvers hiervan op de hoogte brengen. De inschrijvers dienen in dat geval hun inschrijving in ieder geval gestand te doen tot vier weken na uitspraak in kort geding in eerste instantie. Een inschrijver die een belang bij een uitspraak in een aanhangig gemaakt kort geding wil doen gelden, kan dit slechts doen door middel van tussenkomst of voeging in dat kort geding en zal derhalve niet separaat een kort geding of een andere gerechtelijke procedure aanhangig maken. Overleggen bewijsmiddelen Door het ondertekenen van de in 3.17 vermelde verklaringen, hoeft de inschrijver bij zijn inschrijving nog geen bewijsmiddelen te overleggen omtrent de toestanden waarop de verklaringen zien, tenzij uitdrukkelijk in dit aanbestedingsdocument anders is aangegeven. De bewijsmiddelen omtrent de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende dienstenzijn beschreven in hoofdstuk 4. Pagina 21

22 Wel gaat inschrijver door het ondertekenen van de verklaringen ermee akkoord dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt om op een later moment alsnog de winnende inschrijver te verplichten bewijsstukken omtrent de verklaringen te overleggen. In het bericht aan de winnende inschrijver over de mededeling van de gunningsbeslissing, kan de aanbestedende dienst uitsluitend de winnende inschrijver verzoeken om bewijsmiddelen te overleggen. De bewijsmiddelen dienen aan te tonen dat de inschrijver daadwerkelijk voldoet aan het gestelde in de eigen verklaringen. Indien de inschrijver niet binnen 10 kalenderdagen na het eerste verzoek van de aanbestedende dienst de gevraagde bewijsmiddelen overlegt of de aanbestedende dienst niet akkoord is met de inhoud of geldigheid van een of meer van de door inschrijver overgelegde bewijsmiddelen, kan dat er alsnog toe leiden dat de raamovereenkomst niet met hem wordt gesloten. In een dergelijk geval zal de aanbestedende dienst de inschrijvers hiervan op de hoogte brengen. De aanbestedende dienst zal dan opnieuw de economisch meest voordelige inschrijving gaan bepalen. De offerte/resultaten van de scores van de terzijde gelegde inschrijver zal/zullen uit de beoordeling worden gehaald. Vervolgens zullen de berekeningen van de formules opnieuw worden uitgevoerd en zal er een nieuwe ranking plaatsvinden. Het gunningsproces zal vervolgens opnieuw uitgevoerd worden. Definitieve gunning Als er geen beletselen zijn (er is geen voorlopige voorziening gevraagd en de bewijsmiddelen zijn tijdig overgelegd en ze voldoen) zal in beginsel de opdracht aan de winnende inschrijver worden gegund en wordt er een raamovereenkomst met die inschrijver gesloten. Pagina 22