NIEUWSBRIEF. Achtergrond. In deze nieuwsbrief. Nummer 1

Transcriptie

1 NIEUWSBRIEF Nummer 1 Welkom U heeft interesse getoond in het project Landelijke Uitrol Mediation bij Overheidsorganisaties, kort gezegd: LUMO. Met deze eerste nieuwsbrief geven wij u graag informatie over dit project. In deze nieuwsbrief Achtergrond LUMO, een afkorting LUMO in deelprojecten Stand van zaken Hoe verder Tijdpad Projectorganisatie Tot slot Achtergrond In 2011 stelde minister Opstelten in de Innovatieagenda voor het rechtsbestel dat hij de inzet van mediation wil bevorderen. Om te bekijken of de inzet van mediation in geschillen tussen overheidsorganisaties en burgers haalbaar en uitvoerbaar is, heeft het Ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) vervolgens de opdracht gegeven tot het uitvoeren van een pilot in de regio Achterhoek en Stedendriehoek. De pilot is van november 2012 tot juni 2013 uitgevoerd. Uit deze pilot kwam naar voren dat mediation wel degelijk een waardevol instrument kan zijn, maar dat een geslaagde implementatie ervan afhankelijk is van de cultuur en structuur van de organisatie. Om organisaties hierbij handvatten te bieden, is het project LUMO opgestart. $ Naast de hierboven genoemde politieke ontwikkeling, is LUMO te duiden tegen de achtergrond van twee andere landelijke ontwikkelingen: een sociaal-maatschappelijke ontwikkeling waarin de relatie tussen inwoners en overheidsorganisaties verandert en daarmee ook de gewenste wijze van geschilbeslechting; en ontwikkelingen in het mediationveld waarin de oprichting van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) zorgt voor een verdere professionalisering van het beroep.$ Het doel van LUMO is om de mogelijkheden te creëren voor alle Nederlandse overheidsorganisaties om mediation succesvol in te voeren dan wel uit te bouwen als middel voor geschiloplossing. LUMO richt zich hierbij op de structuur van de organisatie, maar - en dat is misschien nog wel belangrijker - geeft ook veel aandacht aan de cultuur die nodig is om niet-gerechtelijke conflictoplossing succesvol ingevoerd te krijgen. 1

2 LUMO, een afkorting Bij een lange projectnaam als Landelijke Uitrol Mediation bij Overheidsorganisaties is een afkorting snel gebruikt. Maar waar staat deze naam nu eigenlijk voor? Een korte uitleg:$ Landelijk In diverse regio s in Nederland is of wordt gewerkt aan de implementatie van mediation. Er zijn al veel ervaringen opgedaan en lessen geleerd. Lessen waar andere organisaties profijt van kunnen hebben. Binnen LUMO bouwen we voort op deze lessen en bieden we handvatten om (van elkaar) te kunnen blijven leren. In eerste instantie doen we dit samen met dertig pionierorganisaties. Hun ervaringen worden vervolgens gedeeld met alle Nederlandse overheidsorganisaties zodat ook anderen van deze kennis gebruik kunnen maken. Zo hebben uiteindelijk alle inwoners van Nederland de kans om bij geschillen met hun overheid toegang te krijgen tot mediation.$ Uitrol Innovatie ontstaat niet zomaar ineens, het is een proces waarin mensen doelbewust een verandering doorvoeren. Als een innovatie succesvol blijkt te zijn, kan deze door anderen worden overgenomen. Als we kijken naar de inzet van mediation bij de overheid als innovatie, moeten we zoeken naar de wijze waarop dit instrument het beste een plaats kan krijgen. Er zal op korte termijn geen eenduidig antwoord zijn op deze vraag; het proces van innovatie is niet van de ene op de andere dag af. De term uitrol impliceert een beweging. Als we gebruik maken van de metafoor van de rollende bal, hebben wij niet een bal voor ogen die lineair van plaats A naar plaats B beweegt. Wat wij voor ons zien is een bal die rond gaat, die van A naar B naar C en weer terug naar A beweegt. En daarna misschien via D weer bij C terechtkomt. Gedurende deze circulaire beweging verspreiden inzichten zich en wordt de bal doelbewust groter en groter.$ Mediation Mediation is een vorm van bemiddeling in conflicten waarbij een neutrale en onafhankelijke bemiddelingsdeskundige - de mediator - de onderhandelingen tussen partijen begeleidt om vanuit hun werkelijke belangen tot gezamenlijk gedragen en optimale resultaten voor ieder van hen te komen. Er zijn binnen LUMO twee variaties van belang. Wij maken het onderscheid tussen formele en informele mediation, en tussen externe en interne mediation. $ Bij een formele mediation ondertekenen de betrokken partijen vooraf een mediationovereenkomst en sluiten zij de mediation af met een vaststellingsovereenkomst. In een informele mediation kiest de mediator ervoor deze formalisering achterwege te laten. Hij/zij bemiddelt hierbij wel volgens de mediationrichtlijnen. $ Externe mediation betreft de inzet van mediation tussen overheden en inwoners/ klanten, terwijl een interne mediation op een conflict tussen overheidsorganisaties en werknemers betrekking heeft. Al deze vormen van mediation worden binnen LUMO meegenomen. $ 2

3 Verder is de rol van de mediator van groot belang. Wij onderkennen binnen LUMO drie typen mediator:$ a) De interne mediator is een medewerker van de organisatie die als MfN-registermediator ingezet kan worden om alle bovengenoemde typen mediation te leiden. Haar of zijn onafhankelijkheid wordt door het bestuur en directie van de organisatie gewaarborgd.$ DP2 DP1 b) Als onderdeel van LUMO bouwen we samen met de pioniers aan (regionale) pools van mediators. Deze poolmediators kunnen om verschillende redenen worden ingezet bij conflicten in een andere organisatie. Een motief hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat een van de partijen geen mediator wil die voor de in het geschil betrokken organisatie werkzaam is.$ c) De extern mediator wordt ingeroepen voor conflicten waarbij het raadzaam is geen gebruik te maken van de interne mediator of de poolmediator, bijvoorbeeld in situaties waar het conflict zodanig verhard is dat de andere partij geen vertrouwen stelt in een bij de overheid werkzame gespreksleider.$ Er wordt momenteel door diverse betrokkenen nagedacht hoe deze functies het beste kunnen worden ingevuld.$ Overheidsorganisaties Bij LUMO zijn veel verschillende organisaties betrokken. De hoofdmoot van de pioniers wordt gevormd door gemeenten, maar mediation is bij een diversiteit aan overheidsorganisaties toepasbaar. Ook binnen de semioverheid is er interesse voor LUMO. Een greep uit mogelijke deelnemers: gemeenten, provincies, waterschappen, kredietbanken, defensie, politie, Belastingdienst, Juridisch Loket, UWV, een ministerie, enzovoorts.$ LUMO in deelprojecten LUMO heeft grote ambities. Om deze waar te kunnen maken, is een goed overzicht over de activiteiten van groot belang. Daarom is ervoor gekozen LUMO in deelprojecten te verdelen. $ Deelproject 1 (DP1) wordt momenteel uitgevoerd en zal lopen tot september dit jaar. Dit deelproject bestaat uit twee onderdelen: een inventarisatie die moet leiden tot meer inzicht in de wijze van implementatie van mediation en een beleidsverkenning die leidt tot inzicht in en afspraken met dertig overheidsorganisaties die als pionier willen deelnemen aan LUMO.$ Vanaf september vangt deelproject 2 (DP2) aan. Deze pionierfase zal tot ongeveer juni 2016 doorlopen en heeft twee doelen: dertig pioniers worden begeleid om mediation structureel in hun organisatie te verankeren op een manier die het beste bij hen past, en de pionierfase zal leiden tot inzicht in de do s en don ts waarmee andere overheidsorganisaties aan de slag kunnen als ook zij mediation als instrument binnen hun organisatie willen inbrengen. $ Wij gaan er van uit dat in 2016 de pionierfase wordt afgerond en het balletje verder zal rollen. De beste manier om dit vervolg vorm te geven, wordt op basis van de bevindingen tijdens deelproject 2 ingevuld.$ 3

4 DP1 Stand van zaken Deelproject 1 loopt op zijn einde. Tijdens de inventarisatie zijn zaken naar boven gekomen die van belang zijn voor de uitvoering van DP2. Deze inzichten zullen eind augustus worden gerapporteerd in een op praktische toepassing gericht document. $ De beleidsverkenning is nog in volle gang. Wij presenteren hier de huidige stand van zaken met betrekking tot de deelnemende pioniers.$ Status 9 organisaties hebben toegezegd als pionier te willen deelnemen 20 organisaties hebben een positieve grondhouding ten opzichte van het pionierschap maar hebben gezegd hun definitieve besluit tot deelname af te wachten tot zij meer inzicht hebben in (1) de begroting; (2) het plan van aanpak; en/of (3) de afronding van de dialoog tussen LUMO en PCMO. 11 organisaties hebben aangegeven interesse te hebben in pionierschap en worden nog door ons bezocht DP2 Hoe verder De invulling van deelproject 2 wordt door middel van twee documenten gecommuniceerd (zie begrippenlijst). Als voorzet hierop noemen wij een aantal kernelementen die in deze invulling zullen worden meegenomen.$ Samenwerking LUMO wordt zoveel mogelijk horizontaal ingevuld. Dit betekent dat wij werken met een projectgroep waarin ook alle pioniers een positie krijgen (de invulling van de projectgroep behandelen wij later in deze nieuwsbrief). Deze groep komt regelmatig bij elkaar om met behulp van diverse methoden samen actief te brainstormen over de ervaringen tijdens DP2. Een ander belangrijk onderdeel van de pionierfase is een interactief platform waarop pioniers hun ervaringen met elkaar delen. Dit platform zal worden uitgebouwd naar een tool waarmee ook andere organisaties aan de slag kunnen indien zij mediation willen gaan inzetten. $ Maatwerk Hoewel de pioniers allemaal (semi)overheidsorganisaties zijn, kunnen en willen we niet spreken van een homogene groep. De diversiteit is te vinden in zowel de structuur als de cultuur van de organisaties. Er is een projectplan nodig dat ruimte biedt voor deze verschillen. Met LUMO willen wij die ruimte bieden zodat pioniers mediation in hun eigen tempo en op een manier die bij hen past, een plaats kunnen geven. Sterker nog, we willen een omgeving creëren waarin deze diversiteit wordt benut doordat pioniers van elkaar leren en elkaar stimuleren in hun activiteiten. $ Regionaal Tijdens de beleidsverkenning is door een aantal gemeenten het idee geopperd om in regionaal verband aan LUMO deel te nemen. Dit houdt in dat een of twee gemeenten uit de regio als pionier meedoen en hun ervaringen delen met hun buurgemeenten. Andersom kunnen ook de ervaringen uit de regio weer aan LUMO worden gecommuniceerd. Dit heeft als voordelen dat financiële en personele inzet kan worden verdeeld en dat de horizontale beweging waar we met zijn allen naar streven, direct wordt ingezet. Wij nemen deze regionale aanpak mee in de uitvoering van DP2. Als uw organisatie ook interesse heeft om in een dergelijk samenwerkingsverband aan LUMO deel te nemen, neemt u dan contact met ons op.$ 4

5 Communicatie Overheden hebben te maken met een groot aantal veranderingen. Decentralisaties, wijzigende werkprocessen en reorganisaties zijn slechts een greep uit de zaken waar medewerkers mee te maken hebben. Wij zijn ons hier van bewust en zien het belang van een goede communicatie om te garanderen dat de meerwaarde van LUMO gezien kan blijven worden. Deze communicatie is tweeledig: communicatie tussen pioniers onderling en communicatie binnen de pionierorganisaties. Het eerste zal vorm krijgen tijdens periodieke bijeenkomsten, maar ook geschieden via diverse media, waaronder het eerder genoemde platform, nieuwsbrieven en websites. Met deze media zal de projectgroep de pioniers tevens ondersteunen in de interne communicatie binnen de organisaties.$ Niet alleen met de betrokken organisaties dient te worden gecommuniceerd. Een belangrijke rol binnen LUMO is weggelegd voor de inwoners en klanten waar de pioniers contact mee hebben. Juist zij zijn gebaat bij juiste informatie over de mogelijkheden en beperkingen van mediation. De projectgroep LUMO ondersteunt deze communicatie. Hierbij valt te denken aan de inrichting van lokaal gerichte websites (bijvoorbeeld het aanleveren van artikelen ten behoeve van plaatselijke bladen en blogs en columns. $ Inwoners/klanten Alle medewerkers van overheidsorganisaties waarmee we spreken, geven aan dat zij door het gebruik van mediation de dienstverlening aan hun inwoners of klanten willen verbeteren. De inwoners worden dan ook zoveel mogelijk in LUMO betrokken. Wij willen burgervisitatiecommissies, gemeenteraadsleden, bedrijfsorganisaties en inwonercommissies uitnodigen om met ons mee te denken. Als u ideeën heeft over andere partijen die hier een rol in kunnen spelen dan horen wij dat graag.$ Rollen LUMO heeft een zeer innoverend karakter. Wij hebben besproken deze innovatie op een dynamische manier te willen uitrollen. Het is belangrijk om te realiseren dat niet alle werknemers van de organisatie tegelijkertijd klaar zijn voor de inzet van een instrument als mediation. Zoals we eerder stelden, heeft iedere organisatie hiervoor in meer of mindere mate zowel een structurele als een culturele ontwikkeling nodig. Binnen de organisatie zijn veranderingsdragers cruciaal. Bestuurders en directies, afdelingshoofden en andere leidinggevenden dienen bereid te zijn de gewenste structuur- en cultuuromslag te dragen. Maar verandering heeft vaak meer nodig dan een top down benadering. Belangrijke veranderingsdragers moeten dan ook in andere lagen van de organisatie gevonden worden. Wij werken op dit moment aan het competentieprofiel van dergelijke functionarissen. De huidige inzichten leiden zeer waarschijnlijk tot de hierna genoemde rollen.$ 5

6 Interne projectleider Deze medewerker neemt namens de pionier zitting in de projectgroep en speelt een belangrijke rol in de ontwikkelingen binnen LUMO. De interne projectleider is zowel de contactpersoon voor de andere pioniers, als het aanspreekpunt voor medewerkers van de eigen organisatie. Deze functionaris heeft ongeveer een dagdeel per week nodig om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.$ Interne mediator Sommige pioniers hebben al interne mediators in dienst, voor andere geldt dat zij deze functionaris nog op zullen leiden. Uit de huidige praktijk blijkt dat een interne mediator cruciaal is in het slagen van de invoering van mediation binnen de overheid. Hij of zij is middels korte lijnen inzetbaar als neutrale gesprekleider en treedt op als monitor voor zaken waarin mediation (mogelijk) ingezet wordt. Het bestuur danwel de directie moet de interne mediator een onafhankelijke en neutrale positie toekennen. $ Coördinator Deze naam betreft een werktitel. Termen als verwijzer worden in de gedachten rondom deze rol meegenomen. Wat wij in ieder geval onderkennen is dat het - zolang de gewenste structuur- en cultuurveranderingen nog in volle gang zijn - van groot belang is dat er medewerkers zijn die inzicht hebben in de mogelijkheden en onmogelijkheden van de inzet van mediation in geschillen. Deze mensen kunnen het beste verspreid zitten over de gehele organisatie om zo binnen hun eigen domein bij te dragen tot verandering. Een coördinator is voor de directe collega s een vraagbaak in zaken waar mediation mogelijk een rol kan spelen. Een specifiek op deze functie gerichte opleiding zal in samenwerking met de projectgroep worden ontwikkeld. Van pioniers wordt verwacht dat zij - door hun intern projectleider voorgestelde - medewerkers in staat stellen om een dergelijke opleiding te volgen. $ Tijdpad In de volgende tabel ziet u het tijdpad voor de komende periode. In de begrippenlijst beschrijven wij een aantal begrippen waarvan wij ons kunnen voorstellen dat die wat uitleg behoeven. Over de diverse hieronder genoemde activiteiten wordt middels nieuwsbrieven gecommuniceerd en wij dragen er zorg voor dat u de voor u belangrijke documenten en uitnodigingen ontvangt.$ Datum Activiteit Verslag bevindingen DP1 gereed Bijeenkomst met pioniers waarin plan van aanpak, begroting en contract DP2 wordt gepresenteerd en uitgereikt Pioniers sturen contract ondertekend terug Handreiking versie 1 gereed Startbijeenkomst intern projectleiders pioniers Startbijeenkomst adviesgroep Begrippenlijst Het plan van aanpak beschrijft de manier waarop deelproject 2 wordt uitgevoerd. Het betreft een procesbeschrijving waarin de volgende - en meer - onderwerpen aan bod komen: de rollen en taken binnen de projectgroep; een uitgebreide tijdplanning; de wijze van communicatie; een beschrijving van de gewenste resultaten; een inventarisatie van de betrokkenen.$ In de begroting geven wij inzicht in de geschatte kosten voor LUMO. Wij zullen de begroting per kostenpost verantwoorden. Op basis van de 6

7 begroting zal de definitieve bijdrage van de pioniers berekend worden.$ De pioniers committeren zich aan deelname aan LUMO door middel van het contract DP2. In dit contract worden niet alleen de financiële aspecten opgetekend, maar zullen ook de inhoudelijke afspraken worden vastgelegd. Door de ondertekening van dit contract geven de pioniers definitief aan mee te zullen doen.$ Het plan van aanpak, de begroting en het contract worden gepresenteerd tijdens een bijeenkomst op 5 september. Voor deze dag worden de intern projectleiders uitgenodigd, maar ook bestuurders, medewerkers en andere geïnteresseerden zijn van harte welkom.$ De handreiking is de basis van DP2. Dit document is een inhoudelijke beschrijving van de pionierfase en geeft de deelnemende organisaties concrete tools om mee aan de slag te gaan. De eerste versie van de handreiking wordt gebaseerd op de inzichten uit DP1. Tijdens de startbijeenkomst wordt dit document samen met de intern projectleiders van de pioniers verder uitgewerkt. De handreiking zal uiteindelijk in de vorm van een platform groeien tot een bron van informatie voor zowel pioniers als andere geïnteresseerden.$ Tijdens de startbijeenkomst op 2 oktober gaan we op een actieve brainstormmatige manier met de projectgroep aan de slag om gezamenlijk de handreiking aan te vullen. Er wordt geïnventariseerd welke organisaties specifieke behoeften hebben en hoe daaraan kan worden voldaan. Ook bespreken we met elkaar de manier waarop tijdens de pionierfase het contact het beste kan plaatsvinden.$ Projectorganisatie Tenslotte, maar daarom niet minder belangrijk, willen wij u inzicht geven in de projectorganisatie van LUMO.$ Rol Opdrachtgever Opdrachtnemer Projectleiding Uitvoering Rol Opdrachtgever Opdrachtnemer Projectleiding Adviseurs Uitvoering VenJ heeft in het kader van de innovatieagenda de opdracht gegeven om te verkennen of er draagvlak is voor mediation bij de overheid en of de implementatie ervan financieel en praktisch uitvoerbaar is. Eind augustus worden de bevindingen van deze verkenning gepresenteerd. Zoals afgesproken, stopt na DP1 de bemoeienis van VenJ. Voor DP2 nemen het mediationveld en overheidsorganisaties het stokje over. We hebben eerder laten zien dat een groot aantal organisaties serieus interesse heeft getoond om als pionier deel te nemen aan het vervolgproject. Ook het mediationveld is erg enthousiast over LUMO. In onderling overleg tussen diverse partijen is besloten dat de VMO het opdrachtgeverschap voor DP2 op zich zal nemen. De DSM wordt opdrachtnemer van het project. Hierdoor kan de kennis en ervaring uit het veld nog beter meegenomen worden in de uitvoering van deze pionierfase.$ Adviesgroep Naam VenJ Vereniging Gemeente Mediation (VGM) VGM bevraag Naam Vereniging Mediators bij de Overheid (VMO) Dienstenstichting Mediation (DSM) Voorzitter VMO en directeur DSM Adviesgroep Projectgroep DP1 DP2 Wij zijn met verschillende partijen in overleg over de samenstelling van de adviesgroep. In een 7

8 volgende nieuwsbrief hopen wij te kunnen melden welke leden hierin zitting nemen.$ Projectgroep De projectgroep LUMO zal in ieder geval bestaan uit de volgende leden:$ Projectgroep LUMO Projectbegeleider Projectassistent Contactpersonen pioniers Communicatiedeskundige Interne mediator/gemeentejurist Auteurs Deze nieuwsbrief is opgesteld door Frans Spekreijse en Carla Schouwenaars. Heeft u vragen, neem dan contact met ons op via secretariaat@enmediation.nl Meer weten? Meer informatie kunt u vinden op Specialist online platform Secretariële/facilitaire ondersteuning Tot slot U heeft in deze nieuwsbrief kunnen lezen waar LUMO vandaan komt, wat het project inhoudt, hoe de uitvoering eruit ziet en waar wij nu staan. LUMO zal een intensief project worden. Niet alleen de leden van de projectgroep en de adviesgroep, maar velen binnen de pionierorganistie zullen betrokken worden om op een goede manier mediation in te brengen als instrument en hiermee de mogelijkheden tot geschiloplossing uit te breiden. Wij werken er momenteel hard aan om de laatste stappen te zetten die nodig zijn om de pionierfase tot een succes te maken. Wij hopen hiermee aan het enthousiasme van de pioniers te kunnen beantwoorden en vanaf oktober gezamenlijk verder te werken aan de uitrol van mediation bij overheidsorganisaties. $ Wij blijven u informeren over de voortgang 8