PPA - Evaluatie evenement Toppers in concert , 29 en 30 mei 2015

Transcriptie

1 Auteur : Jillis Mani, Huub Linssen Review : Ronald Haanstra Datum : 5 juni 2015 Versie : V 1.0 Evenement: Toppers in concert Algemeen Op 23, 29 en 30 mei vonden de Toppers-concerten plaats in de Amsterdam Arena. Qua bezoekersaantallen is dit één van de meest uitdagende evenementen rondom de Arena gedurende het jaar. Temeer omdat ook in de Ziggo Dome en in de HMH evenementen op de agenda stonden. De uitdaging voor Amsterdam onderweg qua communicatie zat in het feit dat de Toppers-concerten reeds uitverkocht waren. Operationeel was vooral de omvang van het evenement onvergelijkbaar met voorgaande evenementen. Operationeel is het evenement naar tevredenheid verlopen. De scenario s zijn correct ingezet, de parkeergarages zijn conform afspraak gevuld en de toewijzing werkte goed. Daarnaast heeft een flinke personele opschaling tijdens dit evenement, de service en nazorg goed gedaan. In het totaal hebben 3165 concertbezoekers de Super P-route app/superroute-app van Amsterdam onderweg gebruikt tijdens de reis naar de evenementen. Statistieken 24- mei 29- mei 30- mei Unieke deelnemers Gregistreerde ritten in gebied Geregistreerde ritten buiten gebied* * deze cijfers zijn gecorrigeerd met het normale gemiddelde van superroute op zaterdag en zondag. Hierr kan nog een correctie op komen Daarnaast blijkt dat veel mensen ook de app aan hebben laten staan /gebruikt op de terugweg Service desk: 93 vragen aan de servicedesk over Super P-route en het verkrijgen van parkeerkaarten Arena 23 mei: bezoekers (ca voertuigen) 29 mei: bezoekers (ca voertuigen) 30 mei: bezoekers (ca voertuigen) Amsterdam onderweg page 1 of 6

2 Toegepaste scenario s en vulregimes parkeergarages Parkeerlocaties: Alle parkeergarages waren op deze dag beschikbaar gedurende het evenement. De parkeergarages die zijn gebruikt voor Super P-route gebruikers was beperkt tot P2, Borchland, P10 en P12. App-gebruikers konden op vertoon van de QR-code in de app een uitrijkaart krijgen. Bij P2, P10 en P12 liepen hiervoor medewerkers van Amsterdam onderweg rond. In totaal zijn gedurende het evenement 123 gratis uitrij kaarten verstrekt dat komt aardig overeen met de 20-25% van het aantal deelnemers bij eerdere evenementen. Ook zijn enige deelnemers achteraf vergoed door het parkeer geld over te maken. Scenario s Instroom: 12:00: Start instroom, app gebruikers werden naar P2/Borchland geleid; 13:45: P10 en P12 open 17:03: Er is contact gehad geweest met VMCA (Maurits Hövel), hier zijn de instroom scenarios afgestemd. Geen bijzonderheden gemeld. 17:54: Vanuit de VMCA te horen gekregen dat de Open Data feed niet meer up-to-date was. Vanaf dit moment stuurt Maurits elk half uur de bezetting van de parkeergarages per . 19:26: Entree afgesloten door VMCA, geen effect voor parkeerlocaties Amsterdam onderweg. Uitstroom: 22:34: contact met VMCA over uitstroom. Uitstroom volgens draaiboek Parkeerlocaties: Alle parkeergarages waren op deze dag beschikbaar gedurende het evenement. De parkeergarages die zijn gebruikt voor Super P-route gebruikers was beperkt tot P2, Borchland, P10 en P12. App-gebruikers konden op vertoon van de QR-code in de app een uitrijkaart krijgen. Bij P2, P10 en P12 liepen hiervoor medewerkers van Amsterdam onderweg rond. In totaal zijn gedurende het evenement 243 gratis uitrij kaarten verstrekt dat komt aardig overeen met de 20-25% van het aantal deelnemers bij eerdere evenementen. Ook zijn enige deelnemers achteraf vergoed door het parkeer geld over te maken. Scenario s Instroom: 12:00: Start instroom, app gebruikers werden naar P2 geleid; 13:45: P10 en P12 open Amsterdam onderweg page 2 of 6

3 16:41: Er is contact gegeweest met VMCA (Maurits Hövel) en hierbij zijn instroomscenario s afgestemd. Geen bijzonderheden gemeld, wel is de verwachting dat het erg druk gaat worden. 16:47: Na overleg is besloten alvast de afritten van de A2 voor de app gebruikers af te sluiten om zo het verkeer over de Burgemeester Stramanweg te ontlasten. 18:55: Entree afgesloten door VMCA, geen effect voor parkeerlocaties van Amsterdam onderweg. 19:35: De Burgemeester Stramanweg, richting P1, staat volledig vast. In overleg met VMCA aanvullende maatregelen genomen om al het verkeer over de Holterbergweg naar P2 en P12 te laten aanrijden. Uitstroom: 22:28: Contact met VMCA over uitstroom; In samenspraak met VMCA en de Verkeerscommandant is besloten om het verkeer vanuit P2 hard te sturen in noordelijke richting naar de A Parkeerlocaties: Alle parkeergarages waren op deze dag beschikbaar gedurende het evenement. De parkeergarages die zijn gebruikt voor Super P-route gebruikers was beperkt tot P2, Borchland, P10 en P12. App-gebruikers konden op vertoon van de QR-code in de app een uitrijkaart krijgen. Bij P2, P10 en P12 liepen hiervoor medewerkers van Amsterdam onderweg rond. In totaal zijn gedurende het evenement 312 gratis uitrij kaarten verstrekt dat komt aardig overeen met de 20-25% van het aantal deelnemers bij eerdere evenementen. Ook zijn enige deelnemers achteraf vergoed door het parkeer geld over te maken. Scenario s Instroom: 12:00: Start instroom, app gebruikers werden naar P2 geleid; 13:45: Ook P10 en P12 open 16:01: Contact gehad met VMCA (Aafke den Hollander) en instroom scenarios afgestemd. 18:31: AR_IN_308LI; Op kruising 308 wordt alle verkeer linksaf gedwongen 18:52: Voorgaande maatregel genormaliseerd 18:58: AR_IN_308RE Alle verkeer rechtsaf gedwongen op Holterbergweg 19:19: Harde sturing om het verkeer uit het zuiden op de Holterbergweg hard te sturen richting entree 19:33: Voorgaande maatregel is opgeheven 19:50: resterende plekken P2 open 20:14: Entree geheel open 20:15: Kruising 308: Hard sturing niet naar Hoogoorddreef Uitstroom: 00:52: P2 mag zowel richting noorden als zuiden, belemmering opgeheven 01:12: Uitrijden teruggezet naar alleen noorden vanuit P2 01:44: Alle maatregelen opgeheven Amsterdam onderweg page 3 of 6

4 Werving van deelnemers Amsterdam onderweg heeft gewerkt met een intern draaiboek waarin o.a. de leerpunten bij vorige evenementen sterk waren aangezet. Qua werving heeft dit geresulteerd in een voorbereiding via verschillende communicatiekanalen, zowel via social- als klassieke media. Andere evenementen leerde dat veruit de meeste deelnemers kunnen worden geworven als de organisator van het evenement wervende informatie over de app opneemt in een nieuwsbrief of op de website. De organisator van de Toppers in concert bleek hier niet toe bereid. Dit stelde Amsterdam onderweg voor de uitdaging alle vereiste deelnemers te werven via andere kanalen. Een bijkomend ongemak was dat de organisator van de Toppers niet accepteerde dat de oorspronkelijke naam van de app (Superticket) werd gebruikt, dit vanwege eventuele verwarring met malafide ticketverkopers. Hierom is gekozen voor Super P- route. Deze naamsverandering bracht een extra uitdaging met zich mee. Amsterdam onderweg heeft sterk ingezet op kanalen als Facebook, Google Adwords, Marktplaats en fansites. De Toppers voerde zelf een beperkte sociale campagne, waarschijnlijk omdat alle tickets reeds vergeven waren. Alleen de partner 100%NL voorde nog een social media campagne waarop Amsterdam onderweg is ingehaakt. Een noviteit bij de werving voor Amsterdam onderweg evenementen is een radiospot geweest op 100%NL. Gedurende ca. 9 dagen is dagelijks een speciaal vervaardigde Super P-route radiospot te horen geweest. Deze radiozender heeft een significant bereik onder de doelgroep van de Toppers in concert. Samenvattend: Werving digitaal: Facebook, Google AdWords, Marktplaats en fansites Werving via radiospot op 100%NL Geen medewerking organisator dus geen mailing naar tickethouders Hernoeming App Amsterdam onderweg page 4 of 6

5 Operationele aspecten De deelnemers posities waren real time te volgen in de VC-Tool. Een impressie: Na een gesprek tussen parkeergebouwen Amsterdam en Amsterdam onderweg voor het eerste toppers evenement bleek dat er verschillende verbeterpunten waren op operationeel gebied. Met name de zichtbaarheid van Amsterdam onderweg tijdens de evenementen kon aanzienlijk verbeterd worden. Amsterdam onderweg heeft hier gevolg aan gegeven door het aantal medewerkers te verviervoudigen. Daarnaast heeft Amsterdam onderweg bij elke relevante parkeergarage borden geplaatst en grote heliumballonnen met het logo van Amsterdam onderweg. Voorgaande maatregelen hebben het operationele proces ter plaatse goed laten verlopen. Navraag bij Parkeergebouwen leert dat zij tijdens deze evenementen geen enkel probleem hebben ondervonden n.a.v. de activiteiten van Amsterdam onderweg. Ca. 675 parkeerkaarten uitgedeeld aan concertbezoekers Sterke verbetering in de zichtbaarheid van Amsterdam onderweg tijdens evenement Geen noemenswaardige problemen m.b.t. VMCA Publiek Toppers aanzienlijk minder geneigd om per auto naar locatie te rijden Verbeterpunten/ aanbevelingen Het strekt tot aanbeveling dat evenementen waarbij de organisator niet deelneemt aan wervende activiteiten worden heroverwogen in het kader van PPA-E of dat er op een andere manier invloed wordt uitgeoefend ten behoeve van het slagen van de proef. Amsterdam onderweg page 5 of 6

6 Conclusies: Operationeel zijn de verschillende Toppers-concerten goed verlopen Organisator was niet bereid mee te werken in werving Werving via Social Media en radio Geen noemenswaardige problemen via Evenement-partners bekend Succesvol Evenement Ronald Haanstra Projectmanager Amsterdam onderweg Amsterdam onderweg page 6 of 6