IPC-Handleiding 2013 Tender 4

Transcriptie

1 IPC-Handleiding 2013 Tender 4 Datum 4 april 2013 Status definitief Hoewel dit document met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.

2 INHOUDSOPGAVE LEESWIJZER... 3 INLEIDING: DE IPC-REGELING IPC PROJECT VOORTRAJECT: ADVIES EN FEEDBACK OP CONCEPTPLANNEN HET OPSTELLEN EN INDIENEN VAN EEN AANVRAAG HET OVERKOEPELEND PLAN HET INDIVIDUELE INNOVATIEPLAN VAN DE DEELNEMER DE PROJECTBEGROTING WELKE TYPEN COLLECTIEVE ACTIVITEITEN KUNNEN VOORKOMEN? AANVRAAGFORMULIER, MACHTIGING EN DEMINIMIS VERKLARING LESSEN EN TIPS INDIENEN VAN EEN AANVRAAG HET BEOORDELINGSTRAJECT DE VOLLEDIGHEID VAN DE AANVRAAG DE FORMELE CRITERIA RANGSCHIKKING OP DE RANGSCHIKKINGSCRITERIA SUBSIDIE WORDT VERLEEND TOT HET BUDGET OP IS VERLENINGS- OF AFWIJZINGSBRIEF DE CRITERIA EN WEGINGSFACTOREN MATE VAN INNOVATIE (WEGINGSFACTOR 60%) MATE VAN SAMENWERKING (WEGINGSFACTOR 40%) UITVOERING VAN DE PLANNEN TYPEN KOSTEN EN DEFINITIE GROEP TYPEN KOSTEN IPC-PROJECT DIENSTVERBANDEN VERSCHILLENDE TYPEN WANNEER IS SPRAKE VAN EEN GROEP? BIJLAGE 1 CHECKLIST

3 Leeswijzer Deze handleiding beschrijft alle zaken die van belang zijn voor een IPC aanvraag voor de 4 de IPC-tender. Deze gaat open op 1 april 2013 en sluit op 20 juni Ten opzichte van de vorige (3 de ) tender zijn de beoordelingscriteria gewijzigd. Informatie over de beoordelingscriteria vindt u in hoofdstuk 5. 3

4 Inleiding: de IPC-regeling De regeling InnovatiePrestatieContracten (IPC-regeling) is gericht op MKBbedrijven die gezamenlijk willen innoveren. In deze handleiding staat de aanvraag van subsidie voor een IPC-project centraal. Tevens wordt ingegaan op het beoordelingstraject en waar u rekening mee dient te houden bij de uitvoering van het IPC-project. In een IPC-project voeren tien tot twintig MKB-ondernemingen collectieve en eventueel individuele innovatieprojecten uit, onder begeleiding van een penvoerder. Innovatie, samenwerking en kennisoverdracht staan in dit tweejarige IPC-project centraal. Een aanvraag voor een IPC-project bestaat uit een overkoepelend plan van de penvoerder en de (collectieve) innovatieplannen van de IPC-deelnemers. Aanvragen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van twee tendercriteria: 1. mate van innovatie (60%); 2. mate van de samenwerking (40%). Agentschap NL honoreert de gerangschikte aanvragen totdat het budget uitgeput is. De subsidie voor de IPC-deelnemer bedraagt 40 procent van de subsidiabele kosten voor de uitvoering van de innovatieplannen, met een maximum van euro. Elke deelnemer moet minimaal 20 procent van zijn totale innovatiebudget besteden aan collectieve activiteiten. 60 procent moet bestaan uit overige kosten. Dit zijn alle kosten anders dan loonkosten van medewerkers die op de loonlijst staan. (voor de definitie van overige kosten zie paragraaf 7.1). Dit betekent dat voor de maximale subsidie van euro een project een minimale omvang moet hebben van euro. Hiervan moet tenminste euro worden besteed aan collectieve activiteiten en euro aan overige kosten. De totale projectomvang per deelnemer mag niet kleiner zijn dan euro. Een deelnemer voert een vast uurtarief op van 60 euro per uur. De penvoerder ontvangt euro (lump sum) subsidie per deelnemer voor begeleiding van het IPC-project. De deelnemers hoeven hier dus geen extra kosten voor te maken en zetten hun subsidie volledig in voor de ontwikkeling van hun innovaties. De aanvragen voor IPC-subsidie worden door Agentschap NL behandeld en beoordeeld. Agentschap NL werkt samen met Syntens, het innovatienetwerk voor ondernemers. Het is voor penvoerders en deelnemende bedrijven mogelijk kosteloos ondersteuning van Syntens te krijgen bij het tot stand komen van innovatieplannen voor een IPC aanvraag. Syntens kan haar netwerk en deskundigheid inzetten, zowel in de aanvraagfase als in de uitvoeringsfase. Let wel, Syntens voert geen penvoerderactiviteiten uit en is dus niet verantwoordelijk voor de projectleiding van het IPC-verband. 4

5 1 IPC project In een IPC-project werken tien tot twintig MKB-ondernemers, die niet economisch met elkaar in een groep verbonden zijn, over een periode van maximaal 2 jaar aan collectieve- en aan individuele innovaties. De innovaties moeten zijn gericht op de innovatie van producten, diensten of productieprocessen. Ze worden hierbij begeleid door een belangenorganisatie van ondernemingen (de penvoerder) die de subsidie namens hen aanvraagt. Er moeten in een IPC-project minimaal tien deelnemers meedoen, en maximaal twintig. De deelnemers zijn allemaal MKB-ondernemers volgens de EU-definitie. Of een deelnemer MKB is, is te checken met de mkb-toets. Een deelnemer mag niet met een andere deelnemer of met de penvoerder verbonden zijn in een groep. Zie voor een uitleg van groep / verbonden ondernemingen paragraaf 7.3 Daarnaast mag een deelnemer slechts één maal per drie jaar deelnemen aan een IPC-project. Collectieve activiteiten zijn activiteiten waarbij twee of meer deelnemers samen gaan innoveren, voor gezamenlijke rekening en risico. De resultaten die uit deze gezamenlijke activiteiten volgen, worden door de deelnemers evenredig verdeeld, al naar gelang hun bijdrage. Als de samenwerking slechts bestaat uit deelnemers die andere deelnemers helpen hun innovaties te bereiken en zelf geen significant innovatieontwikkelingsrisico lopen, is er geen sprake van collectiviteit. Het mag dus niet zo zijn dat slecht enkele deelnemers profiteren van de ontwikkelde innovaties. Elke afzonderlijke deelnemer in een collectief moet een risico, anders dan ondernemersrisico, lopen om tot innovatie te komen. Individuele innovaties zijn activiteiten die door één deelnemer worden uitgevoerd, gericht op de innovatie van producten, diensten of productieprocessen. Voor zowel de collectieve activiteiten als de individuele innovaties geldt dat er sprake zijn moet zijn van een innovatieve ontwikkeling met risico dat groter is dan het reguliere bedrijfsrisico. Als het eigenlijke doel van een aanvraag slechts de aanschaf en implementatie van een activum is, dan is dit geen ontwikkeling met een bovennormaal risico. Voorkomen dient te worden dat de subsidie wordt ingezet voor activiteiten waarbij het risico tot innoveren ontbreekt. De additionaliteit van de subsidie komt anders in gevaar. Alleen uitvoeringsactiviteiten die direct gericht zijn op het ontwikkelen van de innovaties komen voor subsidie in aanmerking. Activiteiten zoals het zoeken van partners, het bepalen van innovatieonderwerpen en het schrijven van de aanvraag maken geen deel uit van het IPC-project. Evenals activiteiten gericht op het implementeren, opschalen of in gebruik nemen van de innovaties. Deze activiteiten vinden voor of achteraf een IPC-project plaats en maken geen deel uit van de subsidiabele activiteiten De penvoerder, bijvoorbeeld een brancheorganisatie of een regionale ondernemersorganisatie, dient een subsidieaanvraag in voor zichzelf èn namens alle deelnemers in het IPC-project. De penvoerder treedt op als projectleider van een IPC-verband. Deze penvoerder moet voldoen aan de volgende definitie: een IPC-penvoerder is een rechtspersoon zonder winstoogmerk met volledige rechtsbevoegdheid, niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is 5

6 ingesteld, die volgens haar statuten tot doel heeft de behartiging van belangen van ondernemingen en hier volgens feitelijk handelen ook aantoonbaar minimaal één jaar ervaring mee heeft. De penvoerder speelt een cruciale rol in het IPC-project. Hij is ingehuurd door de deelnemers om als projectleider op te treden en de ondernemers te onlasten en te begeleiden bij het succesvol innoveren. Hij komt op voor de belangen van de ondernemers, stimuleert en faciliteert samenwerking tussen de deelnemers in het IPC en is de contactpersoon van de deelnemers richting AgentschapNL. 6

7 2 Voortraject: advies en feedback op conceptplannen Zeker als er geen pré-ipc of verkenning van samenwerking is uitgevoerd, is het verstandig om advies en begeleiding te zoeken. Allereerst bij het toetsen of uw ideeën binnen de regeling passen en of de gezochte innovatie past bij het bedrijf. Agentschap NL kan u helpen met de eerste vraag, Syntens met de tweede vraag. Syntens heeft veel ervaring met het begeleiden van innovatietrajecten in het MKB, zowel binnen als buiten de IPC regeling. Ook heeft Syntens specifieke kennis en instrumenten om innovatie in samenwerking te begeleiden. Zowel voor de penvoerder als de deelnemende bedrijven is Syntens een aanspreekpunt om tot goede innovatieplannen te komen en de kans op een geslaagde innovatie te vergroten. Dit doen zij door met penvoerders en deelnemers te klankborden, bruikbare tips en advies te geven en te reageren op conceptplannen. Door haar zeer uitgebreid netwerk, zowel bij bedrijven als bij kennisinstellingen, kan Syntens ook ondersteunen in het vinden van ontbrekende kennis. Syntens heeft geen rol in de beoordeling van de aanvragen en kan daardoor volledig onafhankelijk advies bieden. Meer informatie over de begeleiding van Syntens vindt u op de Syntens-website. Neem contact op met Syntens via of info@syntens.nl 7

8 3 Het opstellen en indienen van een aanvraag De aanvraag voor IPC-subsidie bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het overkoepelend plan 2. Het individuele innovatieplan van de deelnemer 3. Projectbegroting 4. Aanvraagformulier, machtiging, de minimis-verklaring Onderstaand een nadere toelichting per onderdeel. 3.1 Het overkoepelend plan Collectieve activiteiten vormen de basis van een IPC-project. De collectieve activiteiten worden beschreven in het overkoepelend plan. Uit dit overkoepelend plan moet af te leiden zijn welke bedrijven in welk collectief deelnemen en wat de collectieven precies nastreven. De aanvraag is erbij gebaat om alle beweringen die u doet, goed te onderbouwen. Maak voor de lezers/beoordelaars niet alleen zichtbaar wat de deelnemers gaan doen in het IPC-project en in hoeverre dit afwijkt van hun huidige activiteiten, maar ook hoe ze dit gaan doen. Als er getallen worden gegeven, bijvoorbeeld bij de beschrijving van het economisch perspectief, beschrijf dan ook hoe u tot deze getallen bent gekomen. Bij de beoordeling en rangschikking van de aanvragen ligt de nadruk op het overkoepelend plan. Het overkoepelend plan zal dus alle benodigde informatie moeten leveren, dus ook de penvoerdersactiviteiten beschreven. Voor het overkoepelende plan en begroting is een template beschikbaar via de IPC-website IPC-website. Het gebruik van het template wordt sterk aangeraden, u weet dat als u het template gebruikt u geen zaken vergeet aan te leveren. Voor alle deelnemers is het aan te raden om met de overige deelnemers in een collectief een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten. In de subsidiespelregels op de website van Agentschap NL vindt u meer informatie over samenwerking. Er is onder andere een voorbeeld-samenwerkingsovereenkomst beschikbaar. 3.2 Het individuele innovatieplan van de deelnemer Heeft een deelnemer naast zijn collectieve activiteiten ook individuele activiteiten, dan beschrijft de deelnemer deze in zijn individueel innovatieplan dat als bijlage bij het overkoepelend plan is gevoegd. Het individuele innovatieplan van de deelnemer wordt door de deelnemer zelf opgesteld. Het gaat uit van de innovatiedoelstellingen van het MKB-bedrijf. Het plan beschrijft de wat de ondernemer wil gaan doen en de activiteiten die nodig zijn om te komen tot innovatie van zijn producten, diensten of zijn productieproces. Het bevat een planmatige beschrijving en kosten van deze activiteiten. Ook hier geldt dat niet alleen zichtbaar moet zijn wat de deelnemer gaat doen, maar vooral hoe hij dit gaat doen. 3.3 De projectbegroting In de begroting worden de subsidiabele kosten opgevoerd van zowel de kosten van de penvoerder als de deelnemers. Gebruik voor de projectbegroting het excel bestand TOTAAL begrotingsoverzicht dat u vindt op de IPC-website. Vul in dit bestand de urenbegroting van de penvoerder, de begrotingen van de deelnemers en een overzicht van alle collectieve projecten (welke deelnemer zit in welk 8

9 collectief en voor hoeveel geld). Als een deelnemer ook een individueel plan gaat uitvoeren, moeten ook de kosten van deze activiteiten worden opgenomen in het begrotingsoverzicht van deze deelnemer. Het is van belang om in de projectbegroting alleen subsidiabele kosten op te nemen. Voor een duidelijke beschrijving van welke kosten wel en niet subsidiabel zijn, zie paragraaf 7.1. Zorg er ook voor dat in de begroting bij iedere post een duidelijke beschrijving staat wat het betreft zodat de link met het inhoudelijke verhaal kan worden gelegd. 3.4 Welke typen collectieve activiteiten kunnen voorkomen? Het kenmerk van collectieve activiteiten is dat deze voor alle partijen innovatieactiviteiten zijn, die gezamenlijk worden gefinancierd en uitgevoerd. De resultaten worden evenredig over deze deelnemers verdeeld. Voor alle deelnemers levert een collectieve activiteit een (deel-)product- dienst- of proces-innovatie op. Uitgangspunt daarbij is dat alle afzonderlijk deelnemers een significant innovatieontwikkelingsrisico, anders dan regulier ondernemersrisico, moeten lopen. Als u twijfelt of een activiteit als een collectieve activiteit gezien kan worden, dan kan Syntens hierin begeleiden, of Agentschap NL kan advies geven. Onderstaand enkele activiteiten die niet worden aangemerkt als collectiviteiten en waarom: Twee deelnemers ontwikkelen een product, de één doet de engineering, de ander de bouw en productie. Slechts één deelnemer wordt eigenaar van het nieuw ontwikkelde product en ontvangt de revenuen. Dit is een klantleverancier relatie, de resultaten worden niet evenrededig over de deelnemers verdeeld. Vijf deelnemers volgen een workshop bestaande uit standaard elementen (niet specifiek voor het collectief ontwikkelt). Dergelijke activiteiten worden gezien als opleiding of training. Deze activiteiten zijn niet subsidiabel en dus ook geen collectieve activiteit. Twee deelnemers ontwikkelen een nieuw software pakket. Een deelnemer is ontwerper van user-interfaces en ontwikkelt in dit project de user-interface van het software pakket, voor deze organisatie standaard werk. Er is geen sprake van innovatieontwikkeling, maar van normaal ondernemersrisico voor de userinterface ontwikkelaar. Er is dus geen sprake van collectieve innovatieontwikkeling. Twee deelnemers schaffen beiden een nieuwe snijmachine aan om het productieproces te versnellen. Ze wisselen kennis uit over het gebruik van de nieuwe snijmachine. Er is geen sprake van een innovatieve ontwikkeling dat groter is dan het reguliere bedrijfsrisico. Bovendien wordt de aanschaf van de snijmachine als een investering in bedrijfsmiddelen gezien. Dit is niet subsidiabel en dus geen collectieve activiteit. Alle deelnemers nemen deel aan overkoepelend collectief waarin de deelnemers kennis (over innovatieontwikkeling) uitwisselen. Er worden geen concrete product en/of productieproces innovaties ontwikkeld. Er is geen sprake van een concrete innovatieontwikkeling. Dergelijke activiteiten kunnen in het penvoerdersplan worden meegenomen. 9

10 3.5 Aanvraagformulier, machtiging en deminimis verklaring Zowel de penvoerder als de deelnemers moeten een aanvraagformulier invullen. Er zijn aparte formulieren voor de penvoerder en de deelnemer. Deze vindt u op IPC-website. Het meest eenvoudig werkt het als u het E-loket daarvoor gebruikt. Zie hiervoor de handleiding eloket op de voorgenoemde website. De penvoerder dient tevens de verklaring deminis-steun in te vullen en te ondertekenen. Dit formulier is te vinden op de website van IPC. 3.6 Lessen en tips De ervaring leert dat de volgende omstandigheden vaak leiden tot een afwijzing of lage ranking: onvoldoende concreetheid van de aanvraag; wel duidelijk omschreven wat er gebeurt, maar niet hoe het gebeurt; onduidelijk of het project voor gezamenlijke rekening en risico van alle deelnemers zal plaatsvinden; een laag risicogehalte van het project dat niet groter is dan het normale bedrijfsrisico; een begroting met een onduidelijke activiteitenbeschrijving. Een begroting met grote kostenposten die weinig gespecificeerd zijn. Zorg dus voor duidelijke beschrijvingen. Tips: Om eventuele uitval tijdens de beoordeling van het IPC op te vangen, is het raadzaam om meer dan 10 deelnemers op te nemen; Het opvoeren van niet-subsidiabele kosten kan tot gevolg hebben dat, vanwege het schrappen van die onterecht opgevoerde kosten, een deelnemer niet langer voldoet aan de formele eisen en dus niet mee kan doen in het IPC-project. Dit kan gevolgen hebben voor de collectieven waarin de deelnemer mee zou doen. Een extra check op de kosten is daarom aan te bevelen. Als u uw IPC wilt starten nadat u weet of uw aanvraag gehonoreerd is, houd dan rekening met de beslistermijn van dertien weken (drie maanden). Als u eerder wilt starten met uw IPC-project, dan kan dat ook. De startdatum kan op zijn vroegst de datum van indiening zijn. Als u dan al start, is dit op eigen risico, u weet dan nog niet of uw aanvraag gehonoreerd wordt. Dien uw aanvraag in via het E-loket. Door het geautomatiseerde proces dat u bij indiening doorloopt, loopt u minder risico om verplichte onderdelen van de aanvraag niet aan te leveren. De handleiding voor het gebruik van het E-loket vindt u op de IPC-website Maak gebruik van de checklist die u vindt in de bijlage bij deze handleiding. 10

11 3.7 Indienen van een aanvraag De penvoerder vult via het eloket zijn eigen aanvraag in plus de aanvragen van elke individuele deelnemer. Voor het indienen van de aanvraag via het eloket is een middel voor eherkenning nodig. Dit middel moet u tijdig aanvragen, het duurt circa 5 werkdagen voordat u het in huis heeft. Een eherkenninsgmiddel niveau 1 is voldoende. Een uitgebreide handleiding voor het indienen van de aanvraag via het eloket vindt u op de IPC-website IPC-website. 11

12 4 Het beoordelingstraject 4.1 De volledigheid van de aanvraag De aanvraag wordt eerst beoordeeld op volledigheid. Als de aanvraag onvolledig is, ontvangt de penvoerder een brief met de ontbrekende elementen. Agentschap NL checkt de aanvraag slechts marginaal op volledigheid, we kijken alleen of er informatie is aangeleverd en niet wat de inhoud is. De penvoerder heeft slechts twee werkdagen om eventuele omissies te herstellen. Zorg dat de contactpersoon bereikbaar is en de post opent. Onvolledig gebleven aanvragen worden na de hersteltermijn van twee dagen afgewezen. Is de aanvraag volledig dan ontvangt u daarover een brief. 4.2 De formele criteria Een aanvraag die volledig is, wordt vervolgens getoetst op de formele criteria, zie o.a. de checklist in Bijlage 1. Als een individuele deelnemer niet aan één of meerdere van de formele criteria voldoet, wordt de deelnemer en zijn inbreng in het IPC-project geschrapt. Vervolgens toetst Agentschap NL of de rest van de IPCaanvraag dan (nog) aan de formele criteria voldoet. Als een aanvraag niet voldoet aan één of meerdere formele criteria, wordt de aanvraag afgewezen. Er is geen hersteltermijn. 4.3 Rangschikking op de rangschikkingscriteria Een aanvraag die voldoet aan de formele criteria, wordt vervolgens door Agentschap NL beoordeeld en gerangschikt ten opzichte van de andere aanvragen op de rangschikkingcriteria volgens de in de regeling gepubliceerde wegingsfactoren. Het overkoepelend plan en de onderliggende innovatieplannen van de deelnemers vormen samen het IPC-project. Dit geheel is één aanvraag en wordt dus als één geheel gerangschikt ten opzichte van de andere aanvragen. De nadruk ligt op het overkoepelend plan met een gedegen beschrijving van de collectieven. 4.4 Subsidie wordt verleend tot het budget op is Agentschap NL honoreert de hoogst gerangschikte aanvraag, en vervolgens de één na hoogst gerangschikte, et cetera, tot het subsidiebudget uitgeput is. De lager gerangschikte aanvragen worden afgewezen wegens budgetuitputting. De afwijzing gaat per brief aan de penvoerder. In de brief staat een korte motivering van de rangschikkingplaats. De penvoerder wordt ook telefonisch op de hoogte gebracht van de rangschikkingplaats en of deze plaats hoog genoeg is om subsidie te krijgen. 4.5 Verlenings- of afwijzingsbrief Als de aanvraag hoog genoeg gerangschikt is voor subsidie, stuurt Agentschap NL binnen dertien weken na de sluitingsdatum van de tender een verlenings- of afwijzingsbrief aan de penvoerder. Deze termijn kan opgeschort worden, bijvoorbeeld als nadere informatie over de aanvraag nodig is en de penvoerder is gevraagd deze informatie aan te leveren. Ook kan de behandelingstermijn éénmaal worden verlengd met maximaal dertien weken. 12

13 De verleningsbrief bevat onder andere het volgende: Per deelnemer een overzicht met de omvang van het innovatieplan en de hoogte van het subsidiebedrag dat voor de uitvoering van zijn plan maximaal toegezegd wordt; Voor de penvoerder de hoogte van het subsidiebedrag dat voor de uitvoering van zijn plan maximaal toegezegd wordt; Een overzicht van de belangrijkste verplichtingen van de subsidieontvangers. Het is de taak van de penvoerder om de deelnemers op de hoogte te stellen van de inhoud en gevolgen van de verleningsbrief. Ook dienen de deelnemers op de hoogte te zijn van alle verplichtingen uit de regelgeving. Als het IPC-project lager gerangschikt wordt dan er subsidie beschikbaar is, dan ontvangt de penvoerder een afwijzingsbrief met daarin de rangschikkingplaats van het projectvoorstel en een motivatie op hoofdonderdelen. Informatie over waarom het projectvoorstel is afgewezen wordt voorafgaande aan de brief telefonisch door adviseurs van de IPC afdeling van Agentschap NL verstrekt. U kunt Agentschap NL ook later nog om een toelichting vragen bijvoorbeeld als u uw aanvraag wilt aanpassen om hem opnieuw in te dienen in een volgende tender. 13

14 5 De criteria en wegingsfactoren De criteria en wegingsfactoren voor de 4 e tender zijn: 5.1 mate van innovatie (wegingsfactor 60%) Een IPC-project en de onderliggende activiteiten moeten gericht zijn op de ontwikkeling van producten, diensten of productieprocessen die nieuw zijn voor de bedrijven. Een IPC-project moet een duidelijk innovatief aspect bevatten. Er wordt met name gekeken naar de volgende aspecten: Naarmate het verschil tussen het met het IPC-project te bereiken innovatieniveau en het huidige innovatieniveau van de bedrijven groter is, zal de aanvraag hoger gerangschikt worden. De stap wordt bepaald aan de hand van de in de aanvraag geschetste uitgangsituatie en het te bereiken doel van de (collectieve) innovatieplannen. Daarnaast wordt er gekeken naar de impact van deze innovatie op het bedrijf en de sector. Hierbij wordt gekeken naar de creatie van economische waarde maar ook naar de realiseerbaarheid van de innovatie en het gegeven marktperspectief. Hoe groter de impact per bedrijf en in de sector, des te beter de aanvraag op dit onderdeel scoort in de ranking. Innovaties die alleen een kleine impact hebben op de in het collectief betrokken bedrijven scoren lager dan innovaties die een substantieel effect hebben op de gehele keten. Welke aspecten kent het criterium mate van innovatie? De innovatiestap, wat is het huidige innovatieniveau bij de deelnemers en welk niveau wil men bereiken. Wat zijn de (technische) risico s om tot de innovatie te komen. Impact op bedrijf en sector; creatie economische waarde, realiseerbaarheid en marktperspectief 5.2 mate van samenwerking (wegingsfactor 40%) Innovatie wordt gestimuleerd door over de eigen grenzen te kijken. Samenwerking met andere bedrijven, andere branches en andere instellingen kan tot nieuwe ideeën en producten leiden. Daarom is samenwerking een belangrijk aspect van een IPC-project. Er wordt met name gekeken naar de volgende aspecten: Naarmate er meer onderling wordt samengewerkt, uitgedrukt in het percentage kosten dat besteed wordt aan collectieve activiteiten, scoort een aanvraag hoger. Aanvragen met deelnemers uit verschillende branches of uit de gehele kolom of keten scoren hoger dan IPC-verbanden die bestaan uit bedrijven uit dezelfde branche. Met branche wordt bedoeld een groep bedrijven die gelijksoortige activiteiten uitoefenen in een bepaalde categorie producten of diensten, bijvoorbeeld de schildersbranche of bedrijven in de logistieke dienstverlening. Het is bovendien van belang dat de verschillende activiteiten in een IPC-project geen op zichzelf staande projecten vormen, maar dat er samenhang bestaat 14

15 tussen de verschillende individuele en collectieve activiteiten. Hoe groter de samenhang binnen een IPC-project en tussen de verschillende activiteiten, hoe hoger de aanvraag kan scoren. Samenwerking met publieke kennisinstellingen is ook van belang, omdat daar met publieke middelen veel kennis wordt ontwikkeld die het MKB kan gebruiken bij het ontwikkelen van nieuwe producten/diensten. Het valoriseren van deze kennis wordt dan ook door EL&I gestimuleerd door de samenwerking tussen kennisinstellingen en bedrijven te bevorderen. Naarmate de samenwerking intensiever is (van louter kennisoverdracht tot volledig gezamenlijke ontwikkeling) scoort de aanvraag hoger. De samenwerking wordt gecoördineerd en begeleid door de penvoerder. De aanvraag scoort hoger naarmate de kwaliteit van de begeleiding en de projectorganisatie, en daarmee de kwaliteit van de samenwerking, rond het IPCproject door de penvoerder beter zijn. Het komt de kwaliteit van de samenwerking ten goede als de penvoerder affiniteit heeft met de groep bedrijven in het IPCproject en expertise heeft opgedaan met het begeleiden van innovatieplannen. Ook de intensiteit van de begeleiding en de vorm van begeleiding is daarbij van belang. Welke aspecten kent het criterium mate van samenwerking? Aandeel van collectieve activiteiten in het geheel van activiteiten. Mate van aanwezigheid verschillende branches of uit kolom of keten. Mate van samenhang tussen verschillende individuele en collectieve activiteiten Intensiteit van samenwerking met kennisinstellingen Mate van kwaliteit van de begeleiding en de projectorganisatie Uitbesteding van penvoerdersactiviteiten kan worden gedaan voor die activiteiten waar de aanvragend penvoerder onvoldoende capaciteit voor heeft. De aanvragend penvoerder blijft, altijd verantwoordelijk en aansprakelijk voor de begeleiding van de deelnemers. Let op bij uitbesteding van een groot deel van de penvoerderwerkzaamheden in het IPC-project! Er is bewust gekozen om het penvoerderschap en de verantwoordelijk die daarbij hoort, alleen te geven aan organisaties zonder winstoogmerk die de belangen van ondernemingen behartigen en hier minimaal 1 jaar ervaring mee hebben (artikel 4.2 Subsidieregeling innoveren). Dit om te voorkomen dat (commerciële) organisaties zonder draagvlak als penvoerder optreden. Bij uitbesteding van een deel van de penvoerderswerkzaamheden is het dan ook van belang voldoende informatie te geven over de uitvoerend penvoerder zodat helder is welke activiteiten hij in het IPC namens de penvoerder gaat uitvoeren, waarom en wat zijn competenties zijn in het begeleiden van (innovatie)projecten. 15

16 6 Uitvoering van de plannen De subsidie wordt in zijn geheel, na het versturen van de verleningsbrief als voorschot overgemaakt aan de subsidieontvangers. U hoeft tijdens het IPC-project geen voortgangsrapportages en projectadministratie aan Agentschap NL aan te leveren, ook niet na afloop van het IPC. Dit is echter geen vrijbrief! U dient bij een controle aan te kunnen tonen dat u de prestatie, waarvoor u subsidie heeft ontvangen, daadwerkelijk heeft behaald. Het kan natuurlijk voorkomen dat u een belangrijke wijziging moet of wilt doorvoeren. De penvoerder vraagt toestemming tot wijziging via het wijzigingsformulier dat te vinden is op de IPC-website. Toestemming wordt niet gegeven als uw plan daarmee niet meer aan de formele criteria voldoet of als de wijziging de kwaliteit van uw plan, gemeten naar de rangschikkingcriteria, omlaag brengt. Eventueel kan in overleg met Agentschap NL een wijzigingsverzoek worden aangepast zodat het IPC-project wel de oorspronkelijke kwaliteit behoudt. Als u een wijziging heeft doorgegeven en Agentschap NL geeft geen toestemming, kan het subsidievoorschot geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. Agentschap NL zal steekproefsgewijs gedurende de looptijd en/of na afloop controleren of de innovatieprestatie volgens plan is uitgevoerd. Als hierbij blijkt dat geen toestemming is verkregen voor een wijziging, kan het subsidievoorschot geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. Als er sprake is van fraude, doet Agentschap NL altijd aangifte. De subsidie wordt ambtshalve vastgesteld, 13 weken na de einddatum van uw project. Dit betekent dat u geen verzoek tot vaststelling hoeft te doen. Het kan zijn dat uw IPC-project in de steekproef zit. In dat geval zal Agentschap u vragen verantwoording over de door u geleverde prestatie te leveren. 16

17 7 Typen kosten en definitie groep Onderstaand vindt een overzicht van de meest voorkomende type kosten en groepsdefinitie. Onderstaande beschrijvingen zijn een slechts verkorte samenvatting van de volledige subsidievoorwaarden zoals gesteld in de IPCregeling en dienen als zodanig gelezen te worden. Voor een volledig overzicht van de subsidievoorwaarden raden wij u aan de Subsidieregeling innoveren en het kaderbesluit EZ subsidies te raadplegen. Deze vindt u o.a. op de IPC-website onder officiële bekendmakingen. 7.1 Typen kosten IPC-project De IPC-subsidie voor deelnemers is 40% van de subsidiabele kosten. Het maximale subsidiebedrag is Om voor de maximale bijdrage in aanmerking te komen dient een bedrijf dus tenminste euro aan subsidiabele kosten te maken. De interne loonkosten van de ondernemer worden berekend volgens een forfaitair uurtarief van 60. Minimaal 60% van de projectkosten moet bestaan uit overige kosten. Daarnaast ontvangt de penvoerder voor iedere deelnemer een forfaitair subsidiebedrag van Voer in de begroting alleen subsidiabele kosten op als kosten waarvan u denkt dat ze subsidiabel zijn en die u voor subsidie in aanmerking wilt laten komen! Voorkomen dient te worden dat de subsidie wordt aangewend voor kosten die niet duidelijk te relateren zijn aan de innovatie en het nemen van risico om tot innovatie te komen. De volgende kosten komen voor subsidie in aanmerking: loonkosten van uw eigen personeel dat op de loonlijst staat of van personeel dat op de loonlijst staat van ondernemingen waarmee uw onderneming in een groep verbonden is. U hoeft alleen de uren op te geven. De loonkosten worden berekend door het aantal uren te vermenigvuldigen met een forfaitair tarief van 60,00; de specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan gemaakte overige kosten. Dit zijn over het algemeen kosten van derden en bijvoorbeeld materiaalkosten die u specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan maakt. Overige kosten zijn alle kosten anders dan loonkosten van medewerkers die op de loonlijst staan. Het moet natuurlijk wel gaan om kosten die specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan worden gemaakt en betaald tussen de startdatum van het project (die op of later dan de indieningsdatum mag liggen) en de einddatum van het project (die maximaal twee jaar na de startdatum mag liggen). Als u vragen hebt over de invulling van deze overige kosten, kunt u het beste contact opnemen met Agentschap NL. Let op! Of er bij een bepaald dienstverband sprake is van loonkosten of overige kosten leest u in paragraaf 7.2. De kosten van apparatuur zijn slechts beperkt subsidiabel. De aanschaf van apparatuur moet allereerst noodzakelijk zijn voor het project en maakt een eventuele restwaarde van de apparatuur geen deel uit van de subsidiabele kosten. Alleen specifieke gebruikskosten in relatie tot het project gedurende de projectperiode zijn subsidiabel. In de berekening daarvan wordt aangesloten op de fiscale afschrijvingstermijn. Ook geldt dat bij prototype ontwikkeling, de restwaarde van het prototype na afloop van het project in mindering dient te worden gebracht op de subsidiabele kosten. NB. Let op dat alleen de aangeschafte 17

18 materiaalkosten die specifiek voor het IPC-project gebruikt worden voor subsidie in aanmerking komen. Indien de aangeschafte materialen breder inzetbaar zijn /of gebruikt worden dan specifiek voor het IPC-project, komen alleen de kosten voor het IPC-gedeelte voor subsidie in aanmerking. Wij vragen u hierbij rekening te houden bij opstellen van de aanvraag. Zie voor een uitgebreid toelichting op subsidiabele kosten artikel 4.20 van de Subsidieregeling innoveren en artikel 10 van het kaderbesluit EZ subsidies. De volgende kosten zijn NIET subsidiabel: activiteiten die betrekking hebben op het maken van een innovatieplan (zoeken van partners, bepalen van innovatieonderwerpen en het schrijven van een aanvraag), de kosten van een verkenning van een toekomstige samenwerking, de kosten van implementatie, en/of uitrol van de innovatie, waaronder begrepen marketing- en salesactiviteiten, herhalingstesten en het inrichten van de productie (zoals het maken van een productiemal of het doen van een productietest); de kosten van het opzetten van kwaliteitssystemen, de kosten van opleidingen, de kosten van deelname aan tentoonstellingen en symposia, de reiskosten en kosten die verband houden met penvoerdersactiviteiten. Ook kosten die u niet specifiek voor de uitvoering van uw innovatieplan maakt, zijn niet-subsidiabel. Wij adviseren u rekening te houden met bovenstaande kosten bij het opstellen van de aanvraag en zoveel mogelijk de focus te leggen op de activiteiten die het dichtst bij de ontwikkeling van de innovatie zelf liggen.als er kosten uit uw begroting geschrapt worden, omdat ze niet-subsidiabel zijn, en uw project is vervolgens kleiner dan euro, dan kunt u niet in het IPC meedoen. Let op! Als u in een collectief werkzaamheden uitbesteed aan een andere deelnemer in het collectief dan zijn de kosten hiervan niet subsidiabel. Dit geldt ook voor de levering van goederen aan een deelnemer uit het collectief. 7.2 Dienstverbanden verschillende typen Detachering: iemand met een bepaalde expertise wordt ingehuurd door een IPC-deelnemer op detacheringsbasis. Kostensoort: overige kosten. Voor deze persoon ontvangt de deelnemer een factuur van het detacheerbedrijf. Tijdelijk contract: iemand met een bepaalde expertise wordt ingehuurd door een IPC-deelnemer op basis van een tijdelijk contract. Kostensoort: loonkosten. Deze persoon staat op de loonlijst en is werknemer, in dit geval zullen de interne uren dus tegen forfaitair tarief van 60 Euro worden opgevoerd. Stagiairs: deelnemers kunnen stagiairs inschakelen om bij een IPC-activiteit te ondersteunen. Stagiairs hebben veelal met name een opleidingsdoelstelling. De activiteiten die een stagiaire uit hoofde van zijn of haar curriculum uitvoert komen niet voor subsidie in aanmerking. 7.3 Wanneer is sprake van een groep? Groep: een economische eenheid, waarin organisatorisch zijn verbonden: a. een natuurlijke persoon of privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect: 1. meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan, 2. - volledig aansprakelijk vennoot is van, of 3. - overwegende zeggenschap heeft over een of meer rechtspersonen of vennootschappen, en b. laatstbedoelde rechtspersonen of vennootschappen; (bron:kaderbesluit EZ-subsidies artikel 1en de toelichting daarop) 18

19 De organisatorische verbondenheid duidt op juridisch-organisatorische banden, zoals directe of indirecte meerderheidsdeelnemingen in het kapitaal, vaak gecombineerd met statutaire voorzieningen. Aanwijzingen voor het bestaan van een economische verbondenheid kunnen onder meer zijn: complementariteit van economische activiteiten, gemeenschappelijkheid van economisch beleid, gemeenschappelijkheid van financieel beleid, gemeenschappelijkheid van beheer, fiscale verbondenheid, en/of aansprakelijkstellingen over en weer. Deelneming Groep/geen groep Aandelenkapitaal > 50 % (Groep) Aandelenkapitaal <50% (Groep/geen groep) Afhankelijk van de actuele situatie van de organisatie (overwegende zeggenschap/ aansprakelijk vennoot) Agentschap NL zal in het laatste geval via de penvoerder van de betreffende ondernemer sluitende informatie moeten hebben om te kunnen bepalen of er sprake is van een groep. Agentschap NL zal op aanvraag van de penvoerder een besluit nemen. 19

20 Bijlage 1 Checklist Ten aanzien van de formele criteria, kan de penvoerder de volgende checklist gebruiken: Bevat het IPC-project minstens 10 en maximaal 20 deelnemers die niet met elkaar in een groep verbonden zijn? Duurt het IPC-project maximaal twee jaar, en ligt de startdatum op of na de indieningsdatum (en niet meer dan 6 maanden na de indieningsdatum) Zitten er geen niet-subsidiabele kosten in de begroting? Is voor iedere deelnemer de begroting ingevoerd in het begrotingsformat (één tabblad pér deelnemer) Zijn in het tabblad Collectieven alle collectieven ingevuld met alle deelnemers en bedragen (welke deelnemer neemt deel in welk collectief en voor hoeveel geld) Besteedt iedere deelnemer minimaal 20% van de kosten aan collectieve activiteiten? NB als een deelnemerplan groter is dan euro, dan is minimaal euro aan collectieve activiteiten noodzakelijk. Besteedt iedere deelnemer minimaal 60% aan overige kosten? NB als een deelnemerplan groter is dan euro, dan is minimaal euro aan overige kosten noodzakelijk. Heeft iedere deelnemer minimaal euro aan projectkosten? Zijn de deelnemers MKB-ondernemingen? De deelnemer kan een MKB-toets uitvoeren om te bepalen of deze voldoet aan de MKB-definitie. Let op dat kleine dochters van bijvoorbeeld een groot bedrijf of van een groot buitenlands bedrijf geen MKB zijn; Ga na of een deelnemer voor eigen rekening en risico deelneemt of dat bijvoorbeeld een holding met enkele dochters als deelnemer optreedt: het laatste is niet toegestaan; Hebben de deelnemers niet, of langer dan drie jaar geleden IPC-subsidie gehad, gerekend vanaf de startdatum van het vorige IPC tot de startdatum van het nieuwe IPC (en is dat vorige IPC afgelopen vóór het nieuwe IPC)? Hebben de deelnemers niet ook een andere IPC-aanvraag in deze tender ingediend? Een deelnemer kan (via een penvoerder) slechts één IPC-aanvraag indienen. 20