Handleiding eloket. IPC Innovatie Prestatie Contract

Transcriptie

1 Handleiding eloket IPC Innovatie Prestatie Contract 1

2 Inleiding... 3 Een nieuwe aanvraag via het eloket... 3 Aanvraag IPC-project Aanvraag voor een penvoerder (overkoepelend plan) NAW-gegevens penvoerder Projectgegevens penvoerder Bijlage(n) penvoerder Aanvraag voor een deelnemer NAW-gegevens deelnemer Projectgegevens deelnemer Bijlage(n) deelnemer De status van een aanvraag Status: Concept Status: Gebundeld in te dienen Status: Ingediend Aanvragen bundelen Éénmalige machting Autorisatie

3 Inleiding Deze handleiding geeft een aanvulling op de informatie die reeds op internet beschikbaar is over het indienen van een aanvraag via eloket, specifiek gericht op het aanvragen van de IPC. De website waar de algemene informatie te vinden is over eloket en eherkenning, is: NB: de getoonde schermen in deze handleiding kunnen enigszins afwijken van de schermen in eloket. Een nieuwe aanvraag via het eloket Voor een nieuwe aanvraag voor een IPC kiest u bovenaan in het menu voor nieuwe aanvraag. Selecteer de letter i en kies vervolgens voor Innovatie Prestatie Contracten. Aanvraag IPC-project 1.1 Aanvraag voor een penvoerder (overkoepelend plan) Nadat u heeft gekozen voor IPC Innovatie Prestatie Contracten verschijnt het welkomstscherm met aanvullende informatie. Klik op volgende. 3

4 De penvoerder vult via het eloket zijn eigen subsidieaanvraag in plus de aanvraagen van elke individuele deelnemer. Elke aanvraag (penvoerder + deelnemer) moet apart worden ingevoerd in het eloket. Een IPC-aanvraag bestaat uit minimaal 10 en maximaal 20 deelnemers. Wanneer alle aanvragen gereed zijn verstuurt de penvoerder deze via het eloket in één keer als bundel naar RVO.nl. (deze gebundelde aanvraag noemen we in de rest van deze handleiding de aanvraag ) Een aanvraag via eloket voor een IPC-project bestaat uit de volgende stukken (die de Penvoerder moet uploaden): overkoepelend plan voor het gehele IPC-project met daarin een beschrijving van alle collectieve projecten en (indien van toepassing) een beschrijving van de individuele activiteiten van de deelnemers (gebruik voor het overkoepelend plan de template van de IPC-website) begrotingsoverzicht (excel bestand TOTAAL begrotingsoverzicht) met daarin de urenbegroting van de penvoerder, de begrotingen van álle deelnemers en een overzicht van álle collectieve projecten (wélke deelnemer zit in wélk collectief en voor hoeveel geld) (gebruik hiervoor het excelbestand van de IPC-website) 4

5 van élke deelnemer: machtiging van de deelnemer aan de penvoerder om namens de deelnemer de aanvraag via het eloket in te dienen. Laat deze machtiging ondertekenen door een tekenbevoegd persoon. (gebruik hiervoor de template van de IPC-website. De machtiging is eenmalig en moet dus voor elke tender/aanvraag opnieuw ingevuld en ondertekend worden). De penvoerder kan alle machtigingen samenvoegen in een ZIP-bestand en dit bestand uploaden bij de penvoerdersaanvraag. Indien van toepassing: individueel innovatieplan (wanneer een deelnemer naast zijn collectieve activiteiten ook individuele activiteiten doet, worden ook deze beschreven in het overkoepelende plan van de penvoerder. De begroting van elke deelnemer (met daarin zijn collectieve en individuele kosten, alsook zijn interne en externe kosten) wordt ingevuld in het TOTAALbegrotingsoverzicht (excel bestand) N.B. Een penvoerder kan zijn deelnemers ook autoriseren (zie hoofdstuk Autorisatie op pagina 27 ) zodat de betreffende deelnemer zelf in het eloket zijn eigen gegevens (NAW) kan invullen. Een deelnemer heeft hiervoor zelf een eigen eherkenningsmiddel (niveau 1) nodig. Na autorisatie door zijn penvoerder logt deelnemer in een kiest bij de eerste vraag Bent u penvoerder of deelnemer? voor de optie deelnemer. 5

6 Bent u penvoerder kies dan voor de optie penvoerder Vervolgens geeft u als penvoerder aan voor wie u de aanvraag doet. Gaat het om uw eigen overkoepelend penvoerdersplan, dan kiest u de optie voor mijzelf, ik ben penvoerder (meestal begint u bij een nieuwe aanvraag met de aanvraag/upload van uw eigen overkoepelend plan). (als u voor uw deelnemers de aanvraag doet kiest u voor de optie voor één van mijn deelnemers ). 6

7 Om te controleren of u (volgens de regeling) als penvoerder in aanmerking komt dient u drie vragen te beantwoorden. Klik daarna op volgende 7

8 1.1.1 NAW-gegevens penvoerder In het volgende scherm zijn al uw gegevens reeds ingevuld. Dit zijn de gegevens die u heeft opgegeven toen u de eerste keer inlogde op het eloket. De enige twee vakjes die u nog in moet vullen is de IBAN en BIC code van uw rekening en uw bank. (ter illustratie is in onderstaand print-screen de fictieve penvoerders-organisatie Eve opgenomen. De overige velden zijn leeg gelaten, ook bij contactpersoon aanvrager). Voor een aanvraag zijn alle velden gemarkeerd met een * verplicht in te vullen. 8

9 9

10 1.1.2 Projectgegevens penvoerder Nadat u op volgende hebt geklikt kunt u de projectgegevens invullen. De projectnaam is de naam voor het gehele IPC-project (dit geldt ook voor de start- en einddatum). De startdatum van het project moet ná de indieningsdatum liggen. De subsidie die de penvoerder aanvraagt bedraagt 3000,- pér IPC deelnemer (het ingevulde bedrag is dus een veelvoud van 3000,- en bedraagt, afhankelijk van het aantal deelnemers, minimaal en maximaal ) Bijlage(n) penvoerder Alleen de penvoerder moet een aantal bijlagen verplicht uploaden. Bij de deelnemers worden geen bijlagen gevraagd. Nadat u op volgende heeft geklikt kunt u de bijlagen uploaden. Voor de penvoerder zijn vier bijlagen verplicht, namelijk: Het overkoepelend plan Machtiging(en) deelnemers (alle machtigingen in één document ingescand of alle losse machtigingen als één ZIP bestand) Verklaring deminimis-steun penvoerder (ingevuld en ondertekend) totale begrotingsoverzicht (excelbestand) 10

11 Dit totale begrotingsoverzicht omvat de urenbegroting van de penvoerder, de begrotingen van álle deelnemers (per deelnemer een apart tabblad) en een overzicht van álle collectieve projecten (wélke deelnemer zit in wélk collectief en voor hoeveel geld). N.B. Naast de vier verplichte bijlagen kunt u nog maximaal drie andere bijlagen uploaden (overig 1 t/m 3) Met de knop Toevoegen kunt u bijlagen toevoegen. In het venster is tevens te zien welke bestandsformaten mogelijk zijn. Via Bladeren selecteert u een bestand op uw PC en met koppel wordt deze geupload naar het eloket. 11

12 Het zojuist geüploade bestand verschijnt vervolgens in het overzicht. Als u op volgende drukt (en alles volledig is ingevuld) kunt u deze aanvraag klaarzetten (druk hiertoe op de knop Naar klaarzetten ). 12

13 In dit scherm verschijnt nogmaals ter controle het overzicht met al uw ingevulde gegevens van de aanvrager en het project. U zet een vinkje bij de verklaring waarmee u verklaart dat u bevoegd en/of gemachtigd bent om deze aanvraag te ondertekenen én dat u verklaart dat dit formulier en de bijlagen naar waarheid zijn ingevuld. Na het aanvinken verschijnt er een knop klaarzetten. 13

14 Klaarzetten betekent dat u deze aanvraag klaarzet om straks gebundeld in te dienen. Een IPC aanvraag bestaat namelijk uit één aanvraag van het overkoepelende plan van de penvoerder plus aanvragen van de innovatieplannen van de individuele deelnemers. Al deze aanvragen worden samen gebundeld en deze bundel dient u als penvoerder in RVO.nl als één IPC aanvraag (zie voor uitleg van de bundelfunctionaliteit hoofdstuk 1.4 Aanvragen bundelen op pagina 24). N.B. Penvoerders die meerder IPC-aanvragen willen indienen moeten dus voor élke IPC aanvraag het betreffende overkoepelende plan en de betreffende aanvragen van de deelnemers bundelen en als één bundel/aanvraag versturen. Nadat u een plan succesvol heeft klaargezet verschijnt de melding dat de aanvraag correct en compleet is ingevuld en gereed staat om gebundeld in te dienen. U kunt kiezen of u verder wilt gaan met het invullen van een nieuwe aanvraag voor de bundel. 14

15 Als u (op dat moment) niet verder wilt met een nieuwe aanvraag voor de bundel kiest u voor nee en sluit het scherm af. 1.2 Aanvraag voor een deelnemer Nadat de penvoerder het overkoepelend plan heeft ingevoerd, de benodigde bijlagen heeft geüpload en deze heeft klaargezet voor de bundel aanvraag, kan hij verder met de aanvragen van zijn deelnemers. Deze moeten pér deelnemer één-voor-één worden ingevoerd. In het hoofdscherm kiest u onder Nieuwe aanvraag voor de letter I en vervolgens IPC- Innovatie Prestatie Contracten Na het welkomstscherm kiest u weer voor penvoerder. Omdat u nu voor een van uw deelnemers de aanvraag doet kiest u bij de tweede vraag (voor wie doet u de aanvraag) voor de optie: voor één van mijn deelnemers ). Omdat alleen MKB ers deel mogen nemen aan de IPC regeling dient u aan te geven of deze organisatie een MKB-onderneming is. 15

16 1.2.1 NAW-gegevens deelnemer In het volgende scherm moeten alle gegevens van de deelnemer worden ingevuld (gegevens bedrijf, KvK nummer, Bankgegevens IBAN en BIC, contactgegevens bij de aanvrager) N.B. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. 16

17 17

18 18

19 Als alle gegevens van de aanvrager (de IPC deelnemer) zijn ingevuld en u klikt op volgende verschijnt in het volgende scherm nog een keer de gegevens van de penvoerder. Dit dient slechts ter informatie. Er hoeft in dit scherm niets gewijzigd/ingevuld te worden. Dit geldt ook voor de IBAN/BIC code van de penvoerder. Deze velden zijn leeg en hoeven niet te worden ingevuld (er staat ook geen sterretje). De IBAN/BIC code is namelijk al bij het invullen van het overkoepelend plan van de penvoerder door de penvoerder ingevuld Projectgegevens deelnemer In het volgende scherm worden de projectgegevens van de deelnemer ingevuld. Aangezien de projectnaam de naam voor het gehele IPC-project is (en dus voor elke IPC-deelnemer dezelfde) is het veld projectnaam bij een deelnemer niet verplicht maar optioneel. Dient een penvoerder slechts één IPC-aanvraag in dan kan hij het veld projectnaam bij alle deelnemers leeg laten. Wanneer een penvoerder echter meerdere IPC-aanvragen wil indienen is het aan te raden om bij elke deelnemer wél een (verkorte) projectnaam te vermelden zodat later (in het overzicht om aanvragen te bundelen, zie pagina 24) voor de penvoerder duidelijk is welke deelnemer hoort bij welk IPC. De velden start- en einddatum van het project zijn bij een deelnemersaanvraag niet meer zichtbaar, omdat ook deze voor het gehele IPC-project hetzelfde zijn (en al staan vermeld in de aanvraag van de penvoerder). De totale projectkosten van de deelnemer is het totaal van al zijn individuele én collectieve activiteiten. Het bedrag dat specifiek aan collectieve activiteiten wordt besteed moet in het tweede veld worden ingevoerd. Hierbij geldt dat minimaal 20% van de totale (subsidiabele) projectkosten moeten bestaan uit collectieve activiteiten (dit is wel afgetopt op totale projectkosten). Dus ook al heeft een deelnemer meer dan aan kosten, moet hij minimaal aan collectieve kosten maken. De totale subsidie die de deelnemer aanvraagt mag maximaal 35% bedragen van de totale projectkosten (met een maximum van ). 19

20 20

21 Bijlage(n) deelnemer Nadat u op volgende heeft geklikt verschijnt het tabblad bijlagen. Vanaf de derde IPC tender (topsectoren) zijn er geen verplichte bijlagen meer voor een deelnemer. Deze worden namelijk al bij de penvoerdersaanvraag geupload (machtigingen in één ZIP bestand, begroting zit verwerkt in het totale begrotingsoverzicht en de-individuele plannen staan, voor zover van toepassing, in het overkoepelend plan vermeld). Let op: Er is dus nog wel voor elke deelnemer een machtiging nodig maar deze hoeft niet bij de deelnemer zelf geupload te worden maar bij de penvoerder. Een voorbeeld van een machtiging staat op de IPCwebsite en ook op pagina 26 van deze handleiding. De door de deelnemer ondertekende machtiging moet worden ingescand. De penvoerder verzamelt alle machtigingen en voegt deze samen (of samen in één bestand óf als ZIP-bestand). Er bestaat nog wel de mogelijkheid om bij een deelnemer een bijlage te uploaden ( overig 1 ) maar dat is in principe niet (meer) nodig. De omschrijving van de collectieve activiteiten (wat doet deelnemer in een bepaald collectief en waarom) staan beschreven in het betreffende collectief dat onderdeel uitmaakt van het overkoepelend plan. De kosten die deze deelnemer maakt in het collectief, staan in het totaal begrotingsoverzicht bij het tabblad van deze deelnemer. De volgende stappen zijn net als bij het overkoepelende plan het klaarzetten voor de bundel. U zet een vinkje bij de verklaring waarmee u verklaart dat u bevoegd en/of gemachtigd bent om deze aanvraag te ondertekenen én dat u verklaart dat dit formulier en de bijlagen naar waarheid zijn ingevuld. Na het aanvinken verschijnt weer de knop klaarzetten. 21

22 1.3 De status van een aanvraag In het hoofdmenu van het eloket is het altijd mogelijk om via Mijn Overzicht alle dossiers/aanvragen te zien die u in het eloket heeft staan. Aanvragen kunnen verschillende statussen hebben. Voor IPCaanvragen kan de status de volgende mogelijkheden hebben: Status: Concept De aanvraag kan nog worden gewijzigd. U aanvraag hoeft dus ook nog niet volledig zijn ingevuld. Pas als u in een aanvraag op controleren klikt worden alle velden gecontroleerd óf er iets is ingevuld en (voor zover van toepassing) of het ingevulde klopt. Heeft u alle stappen doorlopen en gaat u de aanvraag klaarzetten, dan verandert de status van de aanvraag van concept naar Gebundeld in te dienen Status: Gebundeld in te dienen Aanvragen met deze status staan klaar om in een bundel (samen met andere aanvragen die dezelfde status hebben) als één IPC-aanvraag (IPC-bundel) in te dienen. U kunt een aanvraag met deze status niet direct wijzigen. Hiertoe moet deze aanvraag eerst weer uit de bundel worden gehaald. De aanvraag krijgt dan weer de status concept en u kunt deze weer wijzigen. Vervolgens moet deze eerst weer worden klaargezet. (voor een beschrijving van de bundelfunctionaliteit zie verder in dit hoofdstuk) Status: Ingediend Een aanvraag die is ingediend en waarvan u per een ontvangstbevestiging heeft ontvangen. Deze aanvragen kunt u alleen nog inzien maar niet meer wijzigen. Mijn overzicht In onderstaand scherm ziet u in Mijn overzicht dat pas één 1 plan (overkoepelend plan van penvoerder Eve met de titel Versnelling in de keten ) gereed staat om gebundeld in te dienen. 1 Heeft u al eerder een aanvraag via het eloket gedaan dan ziet u hier alle door u in het verleden ingediende aanvragen. 22

23 U kunt op deze aanvraag (de blauwe letters) klikken om deze aanvraag de openen. Er verschijnen dan naast de aanvraag drie icoontjes: Met de eerste (pen en papier) kunt u uw aanvraag bewerken (Let op; dit kan alleen als uw aanvraag de status concept heeft). Met de tweede (printer) kunt u uw aanvraag afdrukken. Met de derde (prullenbak) kunt u uw aanvraag verwijderen. 23

24 1.4 Aanvragen bundelen Als een penvoerder meerdere aanvragen heeft klaargezet (en deze dus allemaal de status Gebundeld in te dienen hebben) is er in het Mijn overzicht scherm een knop Aanvragen gebundeld indienen. In 'Mijn overzicht' verschijnen alle aanvragen die penvoerder heeft gedaan voor zichzelf (het overkoepelend plan) en zijn deelnemers en waarbij deze zijn klaargezet voor de bundel. Let op: aanvragen die nog de status concept hebben, verschijnen niet in dit overzicht. Indien er bepaalde aanvragen nog gewijzigd moeten worden, moeten deze eerste uit de bundel worden gehaald. Hiertoe de betreffende aanvragen selecteren en op de knop Geselecteerde aanvragen uit bundel halen drukken. Deze aanvragen komen weer terug in de status concept en kunnen worden gewijzigd. Als alle benodigde aanvragen klaar staan om gebundeld te worden, kunnen deze één voor één geselecteerd worden en met de knop Geselecteerde aanvragen gebundeld verzenden verzonden worden. 24

25 Let op: Een geldige IPC-aanvraag bestaat uit een bundel van minimaal 10 en maximaal 20 deelnemersaanvragen plus één aanvraag van de penvoerder (dus minimaal 11 en maximaal 21 aanvragen) Een laatste bevestiging om de Bundel te ondertekenen en te verzenden. Nadat een bundelaanvraag verzonden is ontvangt de penvoerder een bevestiging per op het adres dat staat geregistreerd in zijn profiel van het eloket. In eloket hoofdscherm kan de penvoerder bij Mijn overzicht zien welke aanvragen zijn ingediend met het bijbehorende bundelnummer. Elke bundelaanvraag voor een IPC-project heeft een eigen bundelnummer. Heeft een penvoerder meerdere IPC-bundelaanvragen gedaan via het eloket kan hij op deze manier zien welke aanvraag (deelnemer) bij welke bundel hoort. 25

26 Éénmalige machting Van deelnemer aan penvoerder voor IPC-project t.b.v. indiening via het eloket 2 Hierbij machtig ik de IPC-penvoerder: [naam penvoerder invullen] om namens de organisatie: [naam organisatie invullen] via het eloket een subsidieaanvraag in te dienen bij RVO.nl voor het IPC-project: [naam IPC-project invullen], en op te treden als projectleider van het IPC-verband en het overkoepelende plan uit te voeren. Ik ben bevoegd om deze machtiging te ondertekenen. Naam: Functie: Handtekening: Datum: 2 Deze ingevulde en ondertekende machtiging inscannen en samen met de andere bijlagen/machtigingen uploaden naar het eloket. 26

27 Autorisatie Let op! Wanneer een intermediair namens een penvoerder een IPC-aanvraag via het eloket wil doen heeft zowel de intermediair als de penvoerder een eherkennigsmiddel nodig (zie ook Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. op pagina Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.). Binnen eloket is het mogelijk om een aanvraag over te dragen aan iemand anders of iemand anders te autoriseren voor een aanvraag (autorisatie kan voor verschillende rollen, zie hieronder). Overdragen en autoriseren gaat op aanvraagniveau, d.w.z. bij een IPC-aanvraag (die altijd bestaat uit één penvoerdersaanvraag plus deelnemersaanvragen) moet voor élke aanvraag een overdrachts- of autorisatieverzoek gedaan worden. Uiteraard kan zo n verzoek ook in één keer voor meerdere (of alle) aanvragen gedaan worden (tegelijkertijd aanvinken van meerdere aanvragen). Overdragen Wanneer een aanvraag wordt overgedragen is sprake van overdracht van eigendom. Na een overdracht heeft de oorspronkelijke eigenaar geen (eigendoms)rechten meer en is de aanvraag ook niet meer zichtbaar in zijn eigen eloket-overzicht. (vergelijk dit met een papieren aanvraag wanneer een persoon een aanvraag geeft aan een andere persoon. Het dossier verwisselt letterlijk van eigenaar en de oude eigenaar kan er niets meer mee) De enige manier om het proces van overdragen weer terug te draaien is dat de nieuwe eigenaar de aanvraag opnieuw overdraagt naar de oude eigenaar. Autoriseren Bij autorisatie blijft de oorspronkelijke eigenaar altijd de eigenaar maar kan diegene die wordt geautoriseerd (afhankelijk van het autorisatieniveau) een aantal handelingen verrichten (zie hieronder). autorisatierol Indiener Invuller Lezer geautoriseerde mag de aanvraag: inzien, bewerken en indienen. inzien en bewerken maar niet indienen alleen inzien 27

28 Stappenplan autorisatie Zowel penvoerder als indermediair loggen in op het eloket met hun eigen eherkennigsmiddel. (wanneer men voor het eerst inlogt moet men zijn profielgegevens invullen). De intermediair vult alle aanvragen in (zowel voor zichzelf als ook voor élke IPC deelnemer). Zie hiervoor pagina 3 - Aanvraag voor een penvoerder (overkoepelend plan) en pagina 15 - Aanvraag voor een deelnemer. Let op: wanneer u als intermediair bij Kom ik in aanmerking de drie vragen beantwoordt over belangenbehartiging; ervaring en winstoogmerk (zie pagina 11), vul dan de antwoorden in die gelden voor de penvoerder waarvoor u de aanvraag doet. Wanneer u alle aanvragen hebt ingevuld (dit kunt u controleren in Mijn overzicht zie ook pagina 22) kunt u deze overdragen naar de penvoerder. Kies in het hoofdmenu onder Overdracht voor overdragen. Vink alle aanvragen aan die u wilt overdragen en kies bij overdragen aan voor binnenlandse organisatie Vul het KvK-nummer en het adres in van de penvoerder waarna u wilt overdragen (dit moeten exact dezelfde gegevens zijn die de penvoerder heeft ingevoerd tijdens zijn eerste registratie in het e-loket. Vervolgens kunt u de dossiers overdragen. De ontvanger (penvoerder) ziet vervolgens bij het inloggen in het eloket een melding van verzoek tot overdracht. Wanneer hij deze accepteert zijn de dossiers overgedragen en verschijnen in het mijn eloket overzicht van de penvoerder. De echte penvoerder is nu eigenaar geworden van de aanvragen. Nu volgt het proces min of meer in omgekeerde volgorde. De penvoerder kiest in het menu voor Autorisatie en voor autoriseren, selecteert vervolgens de IPC aanvragen (penvoerder aanvraag + alle deelnemersaanvragen), kiest voor binnenlandse organisatie en autorisatierol en vult tenslotte het KvK nummer en adres van de intermediair in. Nadat penvoerder de intermediair heeft geautoriseerd kan intermediair (afhankelijk van de rol die hij toegewezen heeft gekregen) inzien en/of bewerken en/of indienen. De penvoerder is en blijft eigenaar van de aanvragen. 28

29 Dit is een publicatie van: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Prinses Beatrixlaan AL Den Haag Postbus AC Den Haag T +31 (0) Deze publicatie is tot stand gekomen in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland september 2017 De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) stimuleert duurzaam, agrarisch, innovatief en internationaal ondernemen. Met subsidies, het vinden van zakenpartners, kennis en het voldoen aan wet- en regelgeving. RVO.nl werkt in opdracht van ministeries en de Europese Unie. RVO.nl is een onderdeel van het ministerie van Economische Zaken. 29

30 30