IPC-Handleiding. Datum 10 juli 2017 Status definitief

Transcriptie

1 IPC-Handleiding Datum 10 juli 2017 Status definitief Hoewel dit document met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan RVO geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.

2 INHOUDSOPGAVE LEESWIJZER... 3 INLEIDING: DE IPC-REGELING IPC PROJECT VOORWAARDEN EN DEFINITIES IPC DE REGIONALE PILOT IPC ZUID HOLLAND VOORTRAJECT: ADVIES EN FEEDBACK OP CONCEPTEN EN IDEEËN HET OPSTELLEN EN INDIENEN VAN EEN AANVRAAG HET OVERKOEPELEND PLAN HET INDIVIDUELE INNOVATIEPLAN VAN DE DEELNEMER DE PROJECTBEGROTING WELKE TYPEN COLLECTIEVE ACTIVITEITEN KUNNEN VOORKOMEN? AANVRAAGFORMULIER, MACHTIGING EN DEMINIMIS VERKLARING LESSEN EN TIPS INDIENEN VAN EEN AANVRAAG HET BEOORDELINGSTRAJECT DE VOLLEDIGHEID VAN DE AANVRAAG DE FORMELE CRITERIA SUBSIDIE WORDT VERLEEND TOT HET BUDGET OP IS VERLENINGS- OF AFWIJZINGSBRIEF UITVOERING VAN DE PLANNEN TYPEN KOSTEN EN DEFINITIE GROEP TYPEN KOSTEN IPC-PROJECT DIENSTVERBANDEN VERSCHILLENDE TYPEN WANNEER IS SPRAKE VAN EEN GROEP? BIJLAGE 1 CHECKLIST

3 Leeswijzer Deze handleiding beschrijft alle zaken die van belang zijn voor een IPC aanvraag. Deze regeling heeft openstellingen als first come first serve regeling sinds Ten opzichte van de vorige IPC tenders zijn de beoordelingscriteria gewijzigd. Informatie over de beoordelingscriteria vindt u in hoofdstuk 4. 3

4 Inleiding: de IPC-regeling De regeling InnovatiePrestatieContracten (IPC-regeling) is gericht op MKBbedrijven die gezamenlijk willen innoveren. Deze handleiding begeleidt u bij het doen van een aanvraag voor een IPC-project. Tevens wordt het beoordelingstraject toegelicht en aangegeven waar u rekening mee dient te houden bij de uitvoering van het IPC-project. De IPC regeling is een generieke regeling; het gaat om het bevorderen van innovatie in het algemeen - binnen het MKB. In 2017 wordt er naast de reguliere IPC, een experiment gehouden met een aparte, regionale variant van de regeling. In deze variant gaat het om het stimuleren van innovatie van specifieke technologieën, namelijk op het gebied van smart industries. De toepassing daarvan moet plaatsvinden binnen de domeinen van de topsectoren, de mkb bedrijven moeten samenwerken met een fieldlab en het project dient zich te richten op de provincie Zuid-Holland. Dit betekent dat aanvragen voor deze variant aan een aantal specifieke voorwaarden en eisen moeten voldoen. Deze eisen zijn nader toegelicht in paragraaf In een IPC-project voeren tien tot twintig MKB-ondernemingen collectieve en eventueel individuele innovatieprojecten uit, onder begeleiding van een penvoerder. Innovatie, samenwerking en kennisoverdracht staan in dit tweejarige IPC-project centraal. Een aanvraag voor een IPC-project bestaat uit een overkoepelend plan van de penvoerder en de (collectieve en individuele) innovatieplannen van de IPC-deelnemers. De aanvragen voor IPC-subsidie worden door RVO, behandeld en beoordeeld op basis van volledigheid en volgorde van binnenkomst. RVO voert de IPC regeling uit in opdracht van het ministerie van Economische zaken, 4

5 1 IPC project 1.1 Voorwaarden en definities IPC Wat is een IPC-project? In een IPC-project werken tien tot twintig MKB-ondernemers, die niet economisch met elkaar in een groep verbonden zijn, over een periode van maximaal 2 jaar aan collectieve en aan individuele innovaties. De innovaties moeten zijn gericht op de innovatie van producten, diensten of productieprocessen. Ze worden hierbij begeleid door een belangenorganisatie van ondernemingen (de penvoerder) die de subsidie namens hen aanvraagt. Voorwaarden In een IPC-project moeten minimaal tien deelnemers meedoen, en maximaal twintig. De deelnemers zijn allemaal MKB-ondernemers volgens de EU-definitie. Of een deelnemer MKB is, is te checken met de mkb-toets. Een deelnemer mag niet met een andere deelnemer of met de penvoerder verbonden zijn in een groep. Zie voor een uitleg van groep / verbonden ondernemingen paragraaf 6.3. Daarnaast mag een deelnemer slechts één maal per drie jaar deelnemen aan een IPC-project. Dit betekent dat tussen de periode waarop het vorige IPC-project gestart is en met het nieuwe IPC begonnen wordt een periode van minimaal 3 jaar moet zitten. Daarbij kan een deelnemer die nog deelneemt aan een lopend IPCproject niet deelnemen aan een nieuw IPC. Toelichting begrippen en definities Collectieve activiteiten zijn activiteiten waarbij twee of meer deelnemers samen gaan innoveren, voor gezamenlijke rekening en risico. De resultaten die uit deze gezamenlijke activiteiten volgen, worden door de deelnemers evenredig verdeeld, al naar gelang hun bijdrage. Als de samenwerking slechts bestaat uit deelnemers die andere deelnemers helpen hun innovaties te bereiken en zelf geen significant innovatieontwikkelingsrisico lopen, is er geen sprake van collectiviteit. Het mag dus niet zo zijn dat slechts enkele deelnemers profiteren van de ontwikkelde innovaties. Elke afzonderlijke deelnemer in een collectief moet een risico, anders dan ondernemersrisico, lopen om tot innovatie te komen. Individuele innovaties zijn activiteiten die door één deelnemer worden uitgevoerd, gericht op de innovatie van producten, diensten of productieprocessen. Voor zowel de collectieve activiteiten als de individuele innovaties geldt dat er sprake zijn moet zijn van een innovatieve ontwikkeling met risico dat groter is dan het reguliere bedrijfsrisico. Als het eigenlijke doel van een aanvraag slechts de aanschaf en implementatie van een activum is, dan is dit geen ontwikkeling met een bovennormaal risico. Voorkomen dient te worden dat de subsidie wordt ingezet voor activiteiten waarbij het risico tot innoveren ontbreekt. Alleen uitvoeringsactiviteiten die direct gericht zijn op het ontwikkelen van de innovaties komen voor subsidie in aanmerking. Activiteiten zoals het zoeken van partners, het bepalen van innovatieonderwerpen en het schrijven van de aanvraag maken geen deel uit van het IPC-project. Evenals activiteiten gericht op het implementeren, opschalen of in gebruik nemen van de innovaties. Deze 5

6 activiteiten vinden voor of achteraf een IPC-project plaats en maken geen deel uit van de subsidiabele activiteiten De penvoerder, bijvoorbeeld een brancheorganisatie of een regionale ondernemersorganisatie, dient een subsidieaanvraag in voor zichzelf én namens alle deelnemers in het IPC-project. De penvoerder treedt op als projectleider van een IPC-verband. Deze penvoerder moet voldoen aan de volgende definitie: een IPC-penvoerder is een rechtspersoon zonder winstoogmerk met volledige rechtsbevoegdheid, niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, die volgens haar statuten tot doel heeft de behartiging van belangen van ondernemingen en hier volgens feitelijk handelen ook aantoonbaar minimaal één jaar ervaring mee heeft. De penvoerder speelt een cruciale rol in het IPC-project. Hij is ingehuurd door de deelnemers om als projectleider op te treden en de ondernemers te ontlasten en te begeleiden bij het succesvol innoveren. Hij komt op voor de belangen van de ondernemers, stimuleert en faciliteert samenwerking tussen de deelnemers in het IPC en is de contactpersoon van de deelnemers richting RVO. 1.2 De regionale pilot IPC Zuid Holland Net als de reguliere IPC, ondersteunt deze pilot de samenwerking van 10 tot 20 mkb-ondernemingen die gezamenlijk, onder begeleiding van een penvoerder, een tweejarig innovatietraject uitvoeren. De extra voorwaarden die aan de pilot projecten gesteld worden, zijn: Minimaal 50% van de deelnemende mkb-ondernemingen dient gevestigd te zijn in Zuid-Holland. In het pilotproject wordt samengewerkt met een of meerdere fieldlabs, al dan niet gevestigd in Zuid-Holland. Kijk voor een overzicht van de bestaande fieldlabs op de IPC website Het terrein waarop de IPC partners willen innoveren is afgebakend. Een IPC project Zuid-Holland richt zich op enkele specifieke topsectoren en technologieën, die bijdragen aan een toekomstbestendige economie in Zuid-Holland ( Next Economy ). Voorbeelden zijn: robotisering, big data en blockchain. Op de IPC website vindt u een beschrijving van de sectoren en technologieën. 6

7 2 Voortraject: advies en feedback op concepten en ideeën. Het is verstandig te toetsen of uw ideeën binnen de regeling passen. RVO kan u met deze vragen helpen. U kunt ons daarvoor bereiken via Daarnaast kan het belangrijk zijn om advies in te winnen over het beschermen van uw eventueel in te brengen Intellectuele Eigendom (IE) in het IPC-project. Octrooiadviseurs van Octrooicentrum Nederland, onderdeel van RVO, kunnen u hierbij helpen. Wilt u meer weten over het maken van goede samenwerkingsafspraken over de inbreng en bescherming van uw IE? Vraag dan een gratis gesprek aan via bovengenoemd nummer. 7

8 3 Het opstellen en indienen van een aanvraag De aanvraag voor IPC-subsidie bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het overkoepelend plan 2. Het individuele innovatieplan van de deelnemer 3. Projectbegroting 4. Aanvraagformulier, machtiging, de minimis-verklaring Onderstaand leest u een nadere toelichting per onderdeel. 3.1 Het overkoepelend plan Collectieve activiteiten vormen de basis van een IPC-project. De collectieve activiteiten worden beschreven in het overkoepelend plan. Uit dit overkoepelend plan moet af te leiden zijn welke bedrijven in welk collectief deelnemen en wat de collectieven precies nastreven. De aanvraag is erbij gebaat om alle beweringen die u doet, goed te onderbouwen. Maak voor de lezers/beoordelaars niet alleen zichtbaar wat de deelnemers gaan doen in het IPC-project en in hoeverre dit afwijkt van hun huidige activiteiten, maar ook hoe ze dit gaan doen. Als er getallen worden gegeven, bijvoorbeeld bij de beschrijving van het economisch perspectief, beschrijf dan ook hoe u tot deze getallen bent gekomen. Het overkoepelend plan zal dus alle benodigde informatie moeten leveren, dus ook de penvoerdersactiviteiten zijn hierin beschreven. Voor het opstellen van het overkoepelende plan en begroting is een template beschikbaar via de IPC-website. Het gebruik van het template wordt sterk aangeraden. Voor alle deelnemers is het aan te raden om met de overige deelnemers in een collectief een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten. In de subsidiespelregels op de website van RVO vindt u meer informatie over samenwerking. Er is onder andere een voorbeeld-samenwerkingsovereenkomst beschikbaar. 3.2 Het individuele innovatieplan van de deelnemer Heeft een deelnemer naast zijn collectieve activiteiten ook individuele activiteiten, dan beschrijft de deelnemer deze in zijn individueel innovatieplan dat als bijlage bij het overkoepelend plan is gevoegd. Het plan beschrijft de wat de ondernemer wil gaan doen en de activiteiten die nodig zijn om te komen tot innovatie van zijn producten, diensten of zijn productieproces. Het bevat een planmatige beschrijving en kosten van deze activiteiten. Ook hier geldt dat niet alleen zichtbaar moet zijn wat de deelnemer gaat doen, maar vooral hoe hij dit gaat doen. 3.3 De projectbegroting In de begroting worden de subsidiabele kosten opgevoerd van zowel de kosten van de penvoerder als de deelnemers. Gebruik voor de projectbegroting het Excel bestand TOTAAL begrotingsoverzicht dat u vindt via de IPC-website. Vul in dit bestand de urenbegroting van de penvoerder, de begrotingen van de deelnemers en een overzicht van alle collectieve projecten (welke deelnemer zit in welk collectief en voor hoeveel geld). Als een deelnemer ook een individueel plan gaat uitvoeren, moeten ook de kosten van deze activiteiten worden opgenomen in het begrotingsoverzicht van deze deelnemer. Zorg er ook voor dat in de begroting bij iedere post een duidelijke toelichting 8

9 staat, zodat in de beoordeling van uw aanvraag de link met het inhoudelijke verhaal kan worden gelegd. Het is van belang om in de projectbegroting alleen subsidiabele kosten op te nemen. Voor een beschrijving van welke kosten wel en niet subsidiabel zijn, zie paragraaf Welke typen collectieve activiteiten kunnen voorkomen? Het kenmerk van collectieve activiteiten is dat deze voor alle partijen innovatieactiviteiten zijn, die gezamenlijk worden gefinancierd en uitgevoerd. De resultaten worden evenredig over deze deelnemers verdeeld. Voor alle deelnemers levert een collectieve activiteit een (deel-)product- dienst- of proces-innovatie op. Uitgangspunt daarbij is dat alle afzonderlijk deelnemers een significant innovatieontwikkelingsrisico, anders dan regulier ondernemersrisico, moeten lopen. De activiteiten moeten bestaan uit industrieel onderzoek en experimentele ontwikkeling. Als u twijfelt of een activiteit als een collectieve activiteit gezien kan worden, kan RVO advies geven. Onderstaand enkele activiteiten die niet worden aangemerkt als collectiviteiten en waarom: Twee deelnemers ontwikkelen een product, de één doet de engineering, de ander de bouw en productie. Slechts één deelnemer wordt eigenaar van het nieuw ontwikkelde product en ontvangt de revenuen. Dit is een klantleverancier relatie, de resultaten worden niet evenredig over de deelnemers verdeeld. Vijf deelnemers volgen een workshop bestaande uit standaard elementen (niet specifiek voor het collectief ontwikkelt). Dergelijke activiteiten worden gezien als opleiding of training. Deze activiteiten zijn niet subsidiabel en dus ook geen collectieve activiteit. Twee deelnemers ontwikkelen een nieuw software pakket. Een deelnemer is ontwerper van user-interfaces en ontwikkelt in dit project de user-interface van het software pakket, voor deze organisatie standaard werk. Er is geen sprake van innovatieontwikkeling, maar van normaal ondernemersrisico voor de userinterface ontwikkelaar. Er is dus geen sprake van collectieve innovatieontwikkeling. Twee deelnemers schaffen beiden een nieuwe snijmachine aan om het productieproces te versnellen. Ze wisselen kennis uit over het gebruik van de nieuwe snijmachine. Er is geen sprake van een innovatieve ontwikkeling dat groter is dan het reguliere bedrijfsrisico. Bovendien wordt de aanschaf van de snijmachine als een investering in bedrijfsmiddelen gezien. Dit is niet subsidiabel en dus geen collectieve activiteit. Alle deelnemers nemen deel aan overkoepelend collectief waarin de deelnemers kennis (over innovatieontwikkeling) uitwisselen. Er worden geen concrete product- en/of productieproces innovaties ontwikkeld. Er is geen sprake van een concrete risicovolle innovatieontwikkeling. Dergelijke activiteiten kunnen eventueel in het penvoerdersplan worden meegenomen. 9

10 3.5 Aanvraagformulier, machtiging en de-minimis verklaring Zowel de penvoerder als de deelnemers moeten een aanvraagformulier invullen. Er zijn aparte formulieren voor de penvoerder en de deelnemer. Bij 3.7 vindt u meer informatie over het indienen van de aanvraag. De penvoerder dient tevens een verklaring de-minimis steun in te vullen en te ondertekenen. Dit formulier is te vinden op de website van IPC. 3.6 Lessen en tips De ervaring leert dat de volgende omstandigheden vaak leiden tot een afwijzing of een lager dan aangevraagd subsidiebedrag: de aanvraag is onvoldoende concreet beschreven; er is wel duidelijk omschreven wat er gebeurt, maar niet hoe het gebeurt; het is onduidelijk of het project voor gezamenlijke rekening en risico van alle deelnemers zal plaatsvinden; een laag risicogehalte van het project dat niet groter is dan het normale ondernemersrisico; een begroting met een onduidelijke activiteitenbeschrijving. een begroting met grote kostenposten die weinig gespecificeerd zijn. Zorg dus voor duidelijke beschrijvingen. Tips: Omdat er een minimaal aantal van 10 deelnemers is vereist, is het raadzaam om te starten met meer dan 10 deelnemers. Dit voor het geval een van de deelnemers uitvalt. Het opvoeren van niet-subsidiabele kosten kan tot gevolg hebben dat, vanwege het schrappen van die onterecht opgevoerde kosten, een deelnemer niet langer voldoet aan de formele eisen en dus niet mee kan doen in het IPC-project. Dit kan gevolgen hebben voor de collectieven waarin de deelnemer mee zou doen. Een extra check op de kosten is daarom aan te bevelen. Als u uw IPC wilt starten nadat u weet of uw aanvraag gehonoreerd is, houd dan rekening met de beslistermijn van 8 weken. Als u eerder wilt starten met uw IPC-project, dan kan dat ook. De startdatum kan op zijn vroegst de datum van indiening zijn. Als u dan al start, is dit op eigen risico, u weet dan nog niet of uw aanvraag gehonoreerd wordt. Dien uw aanvraag in via het E-loket. Door het geautomatiseerde proces dat u bij indiening doorloopt, loopt u minder risico om verplichte onderdelen van de aanvraag niet aan te leveren. De handleiding voor het gebruik van het E-loket vindt u op de IPC-website Maak gebruik van de checklist die u vindt in de bijlage bij deze handleiding. 10

11 3.7 Indienen van een aanvraag Het indienen van uw aanvraag doet u bij voorkeur via eloket. De penvoerder vult via het eloket zijn eigen aanvraag in plus de aanvragen van elke individuele deelnemer. Voor het indienen van de aanvraag via het eloket is een middel voor eherkenning nodig. Dit middel moet u tijdig aanvragen, het duurt circa 5 werkdagen voordat u het in huis heeft. Een eherkenningsniveau 1 is voldoende. Een uitgebreide handleiding voor het indienen van de aanvraag via het eloket vindt u op de IPC-website. Als u niet via eloket kunt indienen kunt u papieren formulieren vinden op de IPCwebsite. Voor het inloggen in eloket heeft u een eherkenningsmiddel nodig. Vraag dit op tijd aan. Het duurt circa 5 werkdagen voordat u het in huis heeft. 11

12 4 Het beoordelingstraject 4.1 De volledigheid van de aanvraag De aanvraag wordt eerst beoordeeld op volledigheid. Als de aanvraag onvolledig is, ontvangt de penvoerder een of brief met het verzoek de ontbrekende elementen aan te leveren. RVO checkt de aanvraag in deze fase alleen op volledigheid, en niet op de inhoud is. Let op! De penvoerder heeft slechts twee werkdagen om eventuele omissies te herstellen. Zorg dat de contactpersoon bereikbaar is en de en post opent. Onvolledig gebleven aanvragen worden na de hersteltermijn van twee dagen afgewezen. Is de aanvraag volledig, dan ontvangt u daarover een brief. NB Alleen volledige aanvragen worden in de wachtrij voor het subsidieplafond geplaatst. 4.2 De formele criteria Een aanvraag die volledig is, wordt vervolgens getoetst op de formele criteria, zie o.a. de checklist in Bijlage 1. Als een individuele deelnemer niet aan één of meerdere van de formele criteria voldoet, wordt de deelnemer en zijn inbreng in het IPC-project geschrapt. Vervolgens toetst RVO of de rest van de IPC-aanvraag dan (nog) aan de formele criteria voldoet. Als een aanvraag niet voldoet aan één of meerdere formele criteria, wordt de aanvraag afgewezen. Er is geen hersteltermijn. 4.3 Subsidie wordt verleend tot het budget op is RVO honoreert de aanvragen die aan de formele vereisten voldoen, tot het subsidiebudget uitgeput is. De overige aanvragen worden afgewezen wegens budgetuitputting. De afwijzing gaat per brief aan de penvoerder. 4.4 Verlenings- of afwijzingsbrief Indien uw aanvraag is gehonoreerd, ontvangt u binnen 8 weken na het indienen van uw aanvraag een verlenings- of afwijzingsbrief waarin alle (administratieve) gegevens met betrekking tot de subsidieverlening en/of afwijzing en vermeld staan. Indien de subsidie wordt toegekend, zal deze tegelijkertijd worden verleend en na afloop van het project ambtshalve vastgesteld worden. Dat houdt in dat u een voorschot van 100% ontvangt. Als subsidieontvanger heeft u vervolgens de plicht om de aanvraag uit te voeren conform de vastgestelde plannen en bij afwijking hiervan direct toestemming te vragen aan RVO. Indien u dit niet doet, kan RVO u een boete opleggen. NB De beoordelingstermijn kan opgeschort worden, bijvoorbeeld als nadere informatie over de aanvraag nodig is en de penvoerder is gevraagd deze informatie aan te leveren. Deze termijn kan eenmaal worden verlengd met maximaal 8 weken. 12

13 De verleningsbrief bevat onder andere het volgende: Per deelnemer een overzicht met de omvang van het innovatieplan en de hoogte van het subsidiebedrag dat voor de uitvoering van zijn plan maximaal toegezegd wordt; Voor de penvoerder de hoogte van het subsidiebedrag dat voor de uitvoering van zijn plan maximaal toegezegd wordt; Een overzicht van de belangrijkste verplichtingen van de subsidieontvangers. Het is de taak van de penvoerder om de deelnemers op de hoogte te stellen van de inhoud en gevolgen van de verleningsbrief. Ook dienen de deelnemers op de hoogte te zijn van alle verplichtingen uit de regelgeving. Als het IPC-project buiten het beschikbare budget valt en/of op formele criteria wordt afgewezen, dan ontvangt de penvoerder een afwijzingsbrief met daarin de motivatie. U kunt RVO (ook later nog) om een toelichting vragen bijvoorbeeld als u uw aanvraag wilt aanpassen om deze opnieuw in te dienen in een eventuele volgende IPC ronde. 13

14 5 Uitvoering van de plannen Na het versturen van de verleningsbrief wordt het subsidiebedrag in zijn geheel, als voorschot overgemaakt aan de subsidieontvangers. U hoeft tijdens het IPCproject geen voortgangsrapportages en projectadministratie aan RVO aan te leveren, ook niet na afloop van het IPC. Dit is echter geen vrijbrief! U dient bij een controle aan te kunnen tonen dat u de prestatie, waarvoor u subsidie heeft ontvangen, daadwerkelijk heeft behaald en voldaan heeft aan de overige subsidieverplichtingen. Het kan natuurlijk voorkomen dat u een belangrijke wijziging moet of wilt doorvoeren. De penvoerder vraagt toestemming tot wijziging via het wijzigingsformulier dat te vinden is op de IPC-website. Toestemming wordt niet gegeven als uw plan daarmee niet meer aan de formele criteria voldoet. Eventueel kan in overleg met RVO een wijzigingsverzoek worden aangepast zodat het IPCproject wel de oorspronkelijke kwaliteit behoudt. Als u een wijziging heeft doorgegeven en RVO geeft geen toestemming, kan het subsidievoorschot geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. NB. Het niet (tijdig) doorgeven van wijzigingen kan leiden tot de oplegging van een boete. RVO zal steekproefsgewijs gedurende de looptijd en/of na afloop controleren of de innovatieprestatie volgens plan is uitgevoerd. Als hierbij blijkt dat geen toestemming is verkregen voor een wijziging, kan het subsidievoorschot geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. In het geval er sprake van fraude is, doet RVO altijd aangifte. De subsidie wordt ambtshalve vastgesteld, 13 weken na de einddatum van uw project. Dit betekent dat u geen verzoek tot vaststelling hoeft te doen. Het kan zijn dat uw IPC-project in de steekproef valt. In dat geval vragen wij u verantwoording af te leggen over de door u geleverde prestaties en/of andere subsidieverplichtingen te leveren. 14

15 6 Typen kosten en definitie groep Onderstaand vindt u een overzicht van de meest voorkomende typen kosten en groepsdefinitie. Onderstaande beschrijvingen zijn een verkorte samenvatting van de volledige subsidievoorwaarden, zoals gesteld in de IPC-regeling, en dienen als zodanig gelezen te worden. Voor een volledig overzicht van de subsidievoorwaarden raden wij u aan de Regeling nationale EZ subsidies en het kaderbesluit nationale EZ subsidies te raadplegen. Deze vindt u o.a. op de IPCwebsite onder officiële bekendmakingen. 6.1 Typen kosten IPC-project De IPC-subsidie voor deelnemers is 35% van de subsidiabele kosten. Het maximale subsidiebedrag per deelnemer is Om voor de maximale subsidie in aanmerking te komen dient een bedrijf dus tenminste euro aan subsidiabele kosten te maken. De interne loonkosten van de ondernemer worden berekend volgens een forfaitair uurtarief van 60. Verder moet minimaal 60% van de projectkosten moet bestaan uit overige kosten. De penvoerder ontvangt daarnaast voor iedere deelnemer een forfaitair subsidiebedrag van Subsidiabele kosten De volgende kosten komen voor subsidie in aanmerking: loonkosten van uw eigen personeel dat op de loonlijst staat of van personeel dat op de loonlijst staat van ondernemingen waarmee uw onderneming in een groep verbonden is. U hoeft alleen de uren op te geven. De loonkosten worden berekend door het aantal uren te vermenigvuldigen met een forfaitair tarief van 60. Let op! Of er bij een bepaald dienstverband sprake is van loonkosten of overige kosten leest u in paragraaf 6.2 Overige kosten die voor de uitvoering van het innovatieplan gemaakt worden, zoals kosten van derden of materiaalkosten. Overige kosten zijn dus alle kosten anders dan loonkosten van medewerkers die op de loonlijst staan. Het moet natuurlijk wel gaan om kosten die specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan worden gemaakt. Als u vragen hebt over de invulling van deze overige kosten, neem dan contact op met RVO. De kosten van apparatuur zijn slechts beperkt subsidiabel. De aanschaf van apparatuur moet allereerst noodzakelijk zijn voor het project en een eventuele restwaarde van de apparatuur maakt geen deel uit van de subsidiabele kosten. Alleen specifieke gebruikskosten in relatie tot het project gedurende de projectperiode zijn subsidiabel. In de berekening daarvan wordt aangesloten op de fiscale afschrijvingstermijn. Ook geldt dat bij prototype ontwikkeling, de restwaarde van het prototype na afloop van het project in mindering dient te worden gebracht op de subsidiabele kosten. Let op dat alleen de aangeschafte materiaalkosten die specifiek voor het IPCproject gebruikt worden voor subsidie in aanmerking komen. Indien de aangeschafte materialen breder inzetbaar zijn /of gebruikt worden dan specifiek voor het IPC-project, komen alleen de kosten voor het IPC-gedeelte voor subsidie in aanmerking. Wij vragen u hierbij rekening te houden bij opstellen van de aanvraag. 15

16 Zie voor een uitgebreid toelichting op subsidiabele kosten van de Regeling Nationale EZ subsidies en artikel 10 van het kaderbesluit Nationale EZ subsidies. Niet subsidiabele kosten De volgende kosten zijn NIET subsidiabel: activiteiten die betrekking hebben op het maken van een innovatieplan (zoeken van partners, bepalen van innovatieonderwerpen en het schrijven van een aanvraag) de kosten van een verkenning van een toekomstige samenwerking de kosten van implementatie, en/of uitrol van de innovatie, waaronder begrepen marketing- en sales-activiteiten herhalingstesten en het inrichten van de productie (zoals het maken van een productiemal of het doen van een productietest) de kosten van het opzetten van kwaliteitssystemen de kosten van opleidingen de kosten van deelname aan tentoonstellingen en symposia de reiskosten kosten die verband houden met penvoerdersactiviteiten kosten die u niet specifiek voor de uitvoering van uw innovatieplan maakt Wij adviseren u rekening te houden met bovenstaande kosten bij het opstellen van de aanvraag en zoveel mogelijk de focus te leggen op de activiteiten die het dichtst bij de ontwikkeling van de innovatie zelf liggen. Als er kosten uit uw begroting geschrapt worden, omdat ze niet-subsidiabel zijn, loopt u het risico dat de projectkosten lager worden dan het minimale bedrag van euro. Let op! Als u in een collectief werkzaamheden uitbesteedt aan een andere deelnemer in het collectief dan zijn de kosten hiervan niet subsidiabel. Dit geldt ook voor de levering van goederen aan een deelnemer uit het collectief. 6.2 Dienstverbanden verschillende typen Detachering: iemand met een bepaalde expertise wordt ingehuurd door een IPC-deelnemer op detacheringsbasis. Kostensoort: overige kosten. Voor deze persoon ontvangt de deelnemer een factuur van het detacheerbedrijf. Tijdelijk contract: iemand met een bepaalde expertise wordt ingehuurd door een IPC-deelnemer op basis van een tijdelijk contract. Kostensoort: loonkosten. Deze persoon staat op de loonlijst en is werknemer, in dit geval zullen de interne uren dus tegen forfaitair tarief van 60 Euro worden opgevoerd. Stagiairs: deelnemers kunnen stagiairs inschakelen om bij een IPC-activiteit te ondersteunen. Stagiairs hebben veelal met name een opleidingsdoelstelling. De activiteiten die een stagiaire uit hoofde van zijn of haar curriculum uitvoert komen niet voor subsidie in aanmerking. 6.3 Wanneer is sprake van een groep? Groep: een economische eenheid, waarin organisatorisch zijn verbonden: a. een natuurlijke persoon of privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect: 1. meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan, 2. - volledig aansprakelijk vennoot is van, of 3. - overwegende zeggenschap heeft over een of meer rechtspersonen of vennootschappen, en b. laatstbedoelde rechtspersonen of vennootschappen; 16

17 (bron: Kaderbesluit Nationale EZ subsidies artikel 1 en de toelichting daarop) De organisatorische verbondenheid duidt op juridisch-organisatorische banden, zoals directe of indirecte meerderheidsdeelnemingen in het kapitaal, vaak gecombineerd met statutaire voorzieningen. Aanwijzingen voor het bestaan van een economische verbondenheid kunnen onder meer zijn: complementariteit van economische activiteiten, gemeenschappelijkheid van economisch beleid, gemeenschappelijkheid van financieel beleid, gemeenschappelijkheid van beheer, fiscale verbondenheid, en/of aansprakelijkstellingen over en weer. Deelneming Groep/geen groep Aandelenkapitaal > 50 % (Groep) Aandelenkapitaal <50% (Groep/geen groep) Afhankelijk van de actuele situatie van de organisatie (overwegende zeggenschap/ aansprakelijk vennoot) RVO zal in het laatste geval via de penvoerder van de betreffende ondernemer sluitende informatie moeten ontvangen om te kunnen bepalen of er sprake is van een groep. RVO zal op aanvraag van de penvoerder een besluit nemen. 17

18 Bijlage 1 Checklist Ten aanzien van de formele criteria, kan de penvoerder de volgende checklist gebruiken: Bevat het IPC-project minstens 10 en maximaal 20 deelnemers die niet met elkaar in een groep verbonden zijn? Duurt het IPC-project maximaal twee jaar, en ligt de startdatum op of na de indieningsdatum (en niet meer dan 6 maanden na de indieningsdatum) Zitten er geen niet-subsidiabele kosten in de begroting? Is voor iedere deelnemer de begroting ingevoerd in het begrotingsformat (één tabblad pér deelnemer) Zijn in het tabblad Collectieven alle collectieven ingevuld met alle deelnemers en bedragen (welke deelnemer neemt deel in welk collectief en voor hoeveel geld) Besteedt iedere deelnemer minimaal 20% van de kosten aan collectieve activiteiten? NB als een deelnemerplan groter is dan euro, dan is minimaal euro aan collectieve activiteiten noodzakelijk. Besteedt iedere deelnemer minimaal 60% aan overige kosten? NB als een deelnemerplan groter is dan euro, dan is minimaal euro aan overige kosten noodzakelijk. Heeft iedere deelnemer minimaal euro aan projectkosten? Zijn de deelnemers MKB-ondernemingen? De deelnemer kan een MKB-toets uitvoeren om te bepalen of deze voldoet aan de MKB-definitie. Let op dat kleine dochters van bijvoorbeeld een groot bedrijf of van een groot buitenlands bedrijf geen MKB zijn; Ga na of een deelnemer voor eigen rekening en risico deelneemt of dat bijvoorbeeld een holding met enkele dochters als deelnemer optreedt: het laatste is niet toegestaan; Hebben de deelnemers niet, of langer dan drie jaar geleden IPC-subsidie gehad, gerekend vanaf de startdatum van het vorige IPC tot de startdatum van het nieuwe IPC (en is dat vorige IPC afgelopen vóór het nieuwe IPC)? Hebben de deelnemers niet ook een andere IPC-aanvraag in deze tender ingediend? Een deelnemer kan (via een penvoerder) slechts één IPC-aanvraag indienen. 18