2 de Bestuurlijke rapportage 2014

Transcriptie

1 de Bestuurlijke rapportage 2014 Vast te stellen in het algemeen bestuur van 3 november de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 1

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Vorderingen veranderagenda Stand van zaken per augustus Financiën Omgevingsdienst Eerste begrotingswijziging Totaaloverzicht uren Verwachte resultaat Voortgang Rapport van bevindingen 2012 en de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 2

3 1 Inleiding Hierbij ontvangt u de tweede bestuurlijke rapportage (Burap) over het boekjaar Tot nu toe een bewogen jaar. Een jaar waarin de plannen rondom de Veranderagenda echte invulling hebben gekregen en nog verdere invulling krijgen. Anders dan anders, begin ik mijn inleiding niet met het financiële resultaat, grote afwijkingen tussen de begroting en realisatie, of wel/niet behaalde doelstellingen, maar met de Veranderagenda van de Omgevingsdienst West-Holland. Het jaar 2014 is namelijk het jaar waarin de meeste veranderingen moeten worden gerealiseerd. De veranderplannen, resulterend uit de Strategienota en de managementvisie, beginnen hun vruchten af te werpen. Voor het behalen van de doelstellingen uit de Veranderagenda liggen we op schema. Ik geef u graag een paar voorbeelden. Deze tweede Burap heeft wederom een kwaliteitsslag ondergaan. Bij de eerste Burap hebben we de structuur aangepast op basis van de reorganisatie en kunnen we u rapporteren op basis van de programmastructuur. Op deze wijze rapporteren wij transparant over de programma s Reguleren, Toezicht & Handhaving, Advies en Organisatie & Ontwikkeling. De onderliggende, noodzakelijke structuren en systemen zijn voor het grootste deel ingericht en werkend. In de tweede Burap hebben we de structuren en systemen verder gefinetuned. Een ander voorbeeld is de nieuwe afstemmingsstructuur. Deze is drieledig. Allereerst hebben de leden van het management de taak gekregen als accounthouder voor de opdrachtgevers te fungeren. Concreet betekent dit dat het management van de Omgevingsdienst beter op de hoogte is van wat er binnen uw organisatie speelt en daardoor meer dan voorheen rekening kan houden met uw wensen en kan inspelen op actualiteiten. Daarnaast zijn we gestart met een managementbrief. Met deze brief houden we u op de hoogte van wat er gebeurt binnen de Omgevingsdienst. Bovendien werken we sinds het begin van dit jaar met ambtelijke voorportalen, waar de bestuursstukken met de deelnemers worden voor besproken. Op deze wijze worden de bestuursvergaderingen vooraf goed afgestemd. De bestuursrapportage gaat uiteindelijk toch om het rapporteren over de begroting en realisatie. Zoals het er nu voorstaat (conservatieve prognose) sluiten we het jaar af met een tekort van ongeveer euro. Dit is een afwijking van nog geen 1 procent ten opzichte van onze omzet. De belangrijkste verklaringen voor dit tekort zijn de extra kosten die zijn gemaakt voor het realiseren van de Veranderagenda en de lagere urenafname van deelnemers als gevolg van efficiency en minder vraag vanuit de deelnemers (minder inkomsten). De nieuwe manier van werken wordt met vertegenwoordigers van gemeenten en provincie Zuid- Holland vastgesteld. Zo wordt binnenkort de nieuwe inrichting van het werkplan behandeld. Ik zie daarbij veel betrokkenheid en inzet van mijn collega s van de dienst èn van vertegenwoordigers van de deelnemers van de Omgevingsdienst. We doen het samen en daar ben ik heel blij mee. Ik nodig u graag uit om met ons verder te bouwen aan onze organisatie! Derk Eskes Directeur 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 3

4 2 Vorderingen veranderagenda 2.1 Stand van zaken per augustus 2014 In het afgelopen halfjaar hebben wij flinke vorderingen gemaakt met de invulling van de Veranderagenda, zoals vastgelegd in het Uitvoeringsplan strategienota Richting kiezen. Op basis van het Organisatie- en Formatierapport zijn wij op 14 april van start gegaan in een vernieuwde organisatiestructuur. Nieuw onderdeel daarvan is het ServiceburO (het klantcontactcentrum van de Omgevingsdienst), dat per oktober zal gaan proefdraaien met een nieuwe werkwijze. Om dit mogelijk te maken gaat de organisatie stapsgewijs over op zaakgericht werken. In de afgelopen maanden is de nieuwe werkwijze ingevoerd bij het programma Advies en het programma Toezicht & Handhaving. Dit proces wordt binnenkort ook in gang gezet bij het programma Reguleren, waarna de secundaire processen in 2015 zullen volgen. Ook de herijking van de planning- & controlcyclus vordert gestaag. In de eerste helft van 2014 is gewerkt aan een nieuw format voor de werkplannen en de periodieke voortgangsrapportages. Deze worden in het najaar met de deelnemers besproken. Om de rapportages verder te verbeteren en de interne sturing te optimaliseren wordt binnenkort een nieuwe rapportagetool aangeschaft. Deze tool wordt in het laatste kwartaal van 2014 geïmplementeerd en ingericht en vervolgens vanaf begin 2015 gebruikt voor de rapportages uit de planning- & controlcyclus. Om de afstemming te verbeteren is een duidelijke overlegstructuur vastgesteld om de stukken in de aanloop naar de bestuursvergaderingen te bespreken met de adviesgroepen Inhoud en Financiën en met de afdelingshoofden. Verder hebben de managers een belangrijke rol gekregen als accounthouder in het persoonlijke overleg met de opdrachtgevers over de voortgang van werkzaamheden en eventuele politiek-bestuurlijke aandachtspunten. Bij de afdeling Advies is in de afgelopen maanden een project uitgevoerd om de klantgerichtheid te verbeteren. Er is een klanttevredenheidonderzoek gehouden over de gegeven adviezen. De bevindingen vormen de basis voor een training Adviesvaardigheden, die alle medewerkers Advies in september gaan volgen. De resultaten zijn dusdanig positief, dat het project wordt uitgebreid naar de andere afdelingen. 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 4

5 3 Financiën Omgevingsdienst 3.1 Eerste begrotingswijziging 2014 Per 1 januari 2014 is de verklaring van geen bedenkingen (VVGB) voor het milieudeel van aanvragen voor een omgevingsvergunning afgeschaft. Als gevolg van het vervallen van de VVGB, wordt het college van burgemeester en wethouders volledig bevoegd gezag voor alle voormalige provinciale inrichtingen binnen de gemeentegrenzen. Op het college van burgemeester en wethouders rust de taak om ook het milieudeel van de aanvragen voor een omgevingsvergunning volledig zelf te gaan toetsen en vergunnen. Ook de handhavingsbevoegdheid wordt niet meer gedeeld met Gedeputeerde Staten. Met het afschaffen van de VVGB en het overhevelen van de bevoegdheden van provincies naar gemeenten zijn ook de bijbehorende middelen vanuit het provinciefonds overgeheveld naar het gemeentefonds. Gemeenten en provincies zijn hierover geïnformeerd in de Decembercirculaire 2013 van het gemeentefonds respectievelijk provinciefonds. In verband met het overhevelen van de middelen ad van het provinciefonds naar het gemeentefonds zijn ook de bijdragen van de gemeenten en de provincie aangepast. Dit is via de eerste begrotingswijziging 2014 gebeurd. Deze is behandeld in het DB van 24 februari en vastgesteld in het AB van 12 mei Deze eerste begrotingswijziging 2014 was nog niet gecorrigeerd voor het bedrag dat de gemeente Alphen aan den Rijn in 2014 voor de gemeente Boskoop moet betalen aan de Omgevingsdienst Midden-Holland. Het gaat om een bedrag van Bij de behandeling van de eerste bestuurlijke rapportage heeft besluitvorming plaats gevonden om de begroting met dit bedrag aan te passen. In de tweede bestuurlijke rapportage is deze correctie verwerkt. 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 5

6 3.2 Totaaloverzicht uren 2014 De volgende tabellen geven de realisatie van de uren weer ten opzichte van de begroting. Hierbij is de nieuwe programmastructuur aangehouden. Tabel 1: ODWH tot en met augustus Begroting Totaal ODWH Realisatie % Gerealiseerd t.o.v. Begroting Reguleren Toezicht Advies Organisatie & Ontwikkeling Totaal % 55% 60% 69% 59% - is overschrijding, + is onderschrijding Tabel 2: ODWH Heel jaar Begroting 2014 nieuwe structuur Totaal ODWH Offertes Begroting en offertes Jaarprognose e Perrap Begroting - Jaarprognose 2e perrap Reguleren Toezicht Advies Organisatie & Ontwikkeling Totaal is overschrijding, + is onderschrijding De Omgevingsdienst heeft een onderschrijding van de uren. De seizoensnorm tot en met augustus is een realisatie van 62% van de begroting (inclusief aanvullende offertes). Er is tot en met augustus 59% gerealiseerd. Het programma Reguleren verwacht een onderschrijding van de uren. Er is een trend dat het aantal normale omgevingsvergunningen afneemt. De belangrijkste reden is het wijzigen van de wetgeving. Steeds meer activiteiten, waar in het verleden een vergunning voor nodig was, worden onder algemene regels gebracht: van vergunningplicht naar Activiteitenbesluit. Het aantal meldingen en eventuele maatwerkvoorschriften stijgt. De verwachting is dat dit de komende tijd nog zal voortduren. In het algemeen is voor de behandeling van een melding minder capaciteit nodig dan een vergunning. Dit verklaart bij sommige deelnemers de geprognotiseerde onderschrijding van de uren. De mate waarin dit structureel is, is nog moeilijk te voorspellen en hangt ook af van de economische ontwikkelingen (hoe beter, hoe meer activiteiten, en dus meer vergunningen en meldingen) en de aankomende veranderingen van de wetgeving als de Omgevingswet en de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (Wet VTH). 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 6

7 Het programma Toezicht & Handhaving verwacht een onderschrijding van ongeveer uur. Deze onderschrijding is toe te wijzen aan de Provincie. Bij de gemeenten wordt verwacht conform de begroting uit te komen. Het programma Advies heeft een onderschrijding van de uren. Er worden minder onderzoeksrapporten en ruimtelijke plannen (vooroverleg wabo, bestemmingsplannen, bouwplannen, projectbesluiten, structuurvisies en dergelijke) ter beoordeling aan de Omgevingsdienst aangeboden. Ook komen minder verzoeken tot advies binnen bij privaatrechtelijke transacties van gemeenten. Het valt op dat ruimtelijke projecten soms vertraagd zijn. Hierdoor is het minder vaak noodzakelijk een gewijzigde geluidzone vast te stellen. Per gemeente kan dit beeld echter verschillen. Het programma Organisatie & Ontwikkeling wordt dit jaar voor het eerst op deze wijze aan u gepresenteerd. Binnen dit programma zijn voornamelijk uren opgenomen voor het algemeen belang. De grootste posten betreffen projecten, kennisteams, intern overleg en relatiebeheer. Het programma Organisatie & Ontwikkeling verwacht een overschrijding van ruim uur. De overschrijding wordt voornamelijk door projecten, voorbereiding bestuur en de crisisorganisatie veroorzaakt. Projecten: De Omgevingsdienst is een groot veranderprogramma aan het uitrollen, welke door het bestuur is vastgesteld. Voor wat betreft de doelstellingen van de projecten die daarmee gepaard gaan liggen we op schema. Er worden meer uren gemaakt dan begroot, welke incidenteel van karakter zijn. Bovendien wordt op deze post voor het eerst dit jaar inhoudelijke projecten geboekt. Een voorbeeld daarvan is het handhavingsplan. In het verleden werden deze projecten op verschillende plekken bij de programma s geboekt. Om aan te sluiten bij de wens van het bestuur om meer inzicht te krijgen, transparanter te rapporteren en navolgbaar te zijn, worden de projecten nu op één post, binnen één programma geadministreerd. Voorbereiding bestuur: Er is over het jaar 2014 veel tijd ingezet om het bestuur beter te bedienen dan voorgaande jaren. Er zijn twee voorportalen ingericht, waarbij de bestuursstukken volledig op ambtelijk niveau worden voor besproken. Bovendien is er intern een selecte groep medewerkers onder leiding van de directeur samengesteld, het zogenoemde BIT (Bestuurlijk interventie team), die alle bestuurlijke stukken screenen op onder andere relevantie, professionaliteit, lay-out en presentatie. Crisisorganisatie: Dit jaar is onze crisisorganisatie verder versterkt en geprofessionaliseerd. Er hebben een tweetal grote oefeningen plaatsgevonden. De verwachting is dat het budget structureel meer uren nodig zal hebben. Als daar in de jaarrekening meer zicht op is zal het budget worden bijgesteld naar het juiste niveau. 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 7

8 De VVGB-bedrijven die onder bevoegd gezag gekomen zijn van de gemeenten (in plaats van de provincie) hebben per augustus 2014 een onderschrijding van in totaal uur. Deze onderschrijding is (zoals verwacht) het gevolg van het feit dat er relatief weinig problemen spelen bij de genoemde bedrijven, waardoor beperkt inzet van de Omgevingsdienst noodzakelijk is. Uitzonderingen hierop zijn: Alphen aan den Rijn: twee inrichtingen waarbij geluidoverlast een grote rol speelt, Kaag en Braassem: een revisievergunning voor Royal van Lent en Oegstgeest: een lopend toezichttraject. De verwachting is dat de uren (gebaseerd op de bedragen zoals genoemd in de Decembercirculaire 2013) in Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem gezien de werkvoorraad onvoldoende zullen zijn. In overleg met de deelnemer worden afspraken gemaakt hoe deze overschrijding opgevangen kan worden binnen de reguliere begroting. Oegstgeest zal naar verwachting binnen het beschikbare VVGB-budget blijven. Voor de overige gemeenten wordt ingeschat dat er sprake zal zijn van een onderschrijding van de beschikbare VVGB-uren. Bij Noordwijk is in de eerste burap aangegeven dat er sprake is van een forse overschrijding van de ureninzet ten opzichte van de begroting. Deze trend heeft zich in de tweede burapperiode voortgezet (zie tabel 3 en 4). Hierover is met de gemeente Noordwijk gesproken. Daarbij is aangegeven dat sommige werkzaamheden stilgelegd moeten worden. De gemeente Noordwijk heeft aangegeven te onderzoeken in hoeverre aanvullende middelen vrijgemaakt kunnen worden. Tabel 3: Noordwijk tot en met augustus Begroting Noordwijk (Lump Sum) Realisatie % Gerealiseerd t.o.v. Begroting Reguleren Toezicht Advies Organisatie & Ontwikkeling Totaal - is overschrijding, + is onderschrijding % % % % % Tabel 4: Noordwijk Heel jaar Begroting 2014 nieuwe structuur Offertes Begroting en offertes Reguleren Toezicht Advies Organisatie & Ontwikkeling Totaal is overschrijding, + is onderschrijding Noordwijk (Lump Sum) Jaarprognose e Perrap Begroting - Jaarprognose 2e perrap de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 8

9 Bij de provincie laten de verschillende programma s over- en onderschrijdingen zien ten opzichte van de begroting (zie tabel 5 en 6). Het beeld tot en met augustus toont een beperkte onderschrijding. De jaarprognose laat zien dat de verwachting is om per saldo op de begroting uit te komen. In de tweede voortgangsrapportage 2014 worden de ontwikkelingen, conform het format van de provincie, verder uitgewerkt en toegelicht. Tabel 5: Provincie tot en met augustus Begroting Provincie (Lump Sum) Realisatie % Gerealiseerd t.o.v. Begroting Reguleren Toezicht Advies Organisatie & Ontwikkeling Totaal % 47% 51% 76% 60% - is overschrijding, + is onderschrijding Tabel 6: Provincie Heel jaar Begroting 2014 nieuwe structuur Provincie (Lump Sum) Offertes Begroting en offertes Reguleren Toezicht Advies Organisatie & Ontwikkeling Totaal is overschrijding, + is onderschrijding Jaarprognose e Perrap Begroting - Jaarprognose 2e perrap de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 9

10 3.3 Verwachte resultaat 2014 De volgende tabel geeft de realisatie van de financiën weer ten opzichte van de begroting. Over 2014 wordt een tekort van verwacht. Dit is een tekort van nog geen 1% ten opzichte van de begroting. Hieronder is het resultaat geanalyseerd en is een korte toelichting gegeven op de verschillende uitgaven- en inkomstencategorieën. Tabel 7: Overzicht uitgaven en inkomsten Categorieën Begroting 2014 A Prognose 2e Burap 2014 B A-B Uitgaven Salarissen Inhuur vacatureruimte Inhuur ziektevervanging Inhuur veranderagenda Huren en pachten Goederen/diensten primaire proces Overige uitgaven veranderagenda Overige goederen en diensten Afschrijvingen Storting in reserves Taakstelling 10% per gemeente Taakstelling indexering Totaal uitgaven: Inkomsten Huren en pachten Bijdrage gemeenten / Provincie Overige goederen en diensten Subsidies Onttrekking uit reserve Totaal inkomsten: Resultaat: de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 10

11 Salarissen en inhuur Conform voorgaande jaren laat de post Salarissen een onderschrijding zien en de post Inhuur personeel een overschrijding. Deze afwijkingen ten opzichte van de begroting worden veroorzaakt doordat vacatureruimte niet met vast personeel wordt ingevuld (vanwege de verschillende taakstellingen). De afgesproken uren moeten wel gemaakt worden en dat gebeurt door het inhuren van extern personeel. Tabel 8: Overzicht salarissen en inhuur Categorieën Begroting 2014 A Prognose 2e Burap 2014 B A-B Salarissen Inhuur vacatureruimte Inhuur ziektevervanging Inhuur veranderagenda Bovenstaande tabel geeft al onze personeelskosten weer. Anders dan voorgaande jaren is een splitsing gemaakt van de inhuur naar inhuur vacatureruimte, inhuur ziektevervanging en inhuur veranderagenda. De onderschrijding bij de post salarissen is grotendeels dekking van de inhuur vacatureruimte. De inhuur vacatureruimte is echter groter dan de onderschrijding op salarissen doordat de uitgaven van inhuur hoger zijn dan de salarissen van eigen medewerkers. Op inhuur bij ziektevervanging wordt een onderschrijding verwacht. Daarom is een gedeelte van dit budget ingezet voor de inhuur in het kader van de Veranderagenda. In de jaarprognose bij de post salarissen is nog geen rekening gehouden met de effecten van de verwachte CAO-aanpassing. Deze aanpassing zal naar verwachting circa bedragen. Overige goederen en diensten De taakstelling 10% per gemeente ad en indexering ad zijn grotendeels gerealiseerd door de onderuitputting bij de post Overige goederen en diensten. De taakstelling 10% per gemeente is incidenteel verwerkt bij de post Overige goederen en diensten, aangezien deze taakstelling in 2014 nog niet geheel kan worden gerealiseerd op de post salarissen. Dit komt doordat de effectuering van de afspraken met 60-plussers halverwege het jaar heeft plaats gevonden. De taakstelling indexering is verwerkt bij de post Overige goederen en diensten conform de afspraken. Bijdrage gemeenten / provincie De verwachting is dat de bijdrage van de gemeenten lager uitvalt. Dit wordt veroorzaakt door efficiency bij het uitvoeren van de reguliere producten en door minder vraag naar de reguliere producten vanuit de deelnemers. Bij de prognose is rekening gehouden dat alle deelnemers minimaal 95% van hun bijdrage moeten betalen conform de nieuwe financieringssystematiek. 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 11

12 4 Voortgang Rapport van bevindingen 2012 en 2013 Jaarlijks ontvangt de Omgevingsdienst van de accountant een Rapport van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. Met betrekking tot het boekjaar 2012 heeft de accountant een Rapport van bevindingen opgesteld. Onderstaand zijn de actiepunten weergegeven inclusief de reactie van het management van de Omgevingsdienst: 1. Normenkader Het Normenkader is opgesteld en vastgesteld door het AB van 4 maart Interne beheersing inkoop- en aanbesteding Het inkoop- en aanbestedingenbeleid is in 2014 verder vormgegeven. Met name het pakket aan inhuur van externe medewerkers is recht- en doelmatig ingeregeld door een marktplaatsoplossing. Daarnaast heeft een aantal inkoopprocedures plaatsgevonden. De Omgevingsdienst heeft haar eigen Algemene Inkoopvoorwaarden opgesteld. 3. Ontbreken IT-beveiligingsplan In 2013 is een beveiligingsscan uitgevoerd. Ook met betrekking tot het boekjaar 2013 heeft de accountant een Rapport van bevindingen opgesteld. Onderstaand zijn de actiepunten van de accountant en de reactie van het management van de Omgevingsdienst weergegeven: 1. Juiste en tijdige aan- en afmelding van medewerkers bij de pensioenverzekeraar. De mutaties in het personeelsbestand worden door de Omgevingsdienst aan de externe salarisverwerker doorgegeven. Deze informeert vervolgens de pensioenverzekeraar. De rechtmatigheid en tijdige aanlevering van de mutatie is hiermee gegarandeerd. Er is een structurele aansluiting tussen het vaste personeelsbestand van de Omgevingsdienst en de pensioenverzekeraar. 2. Ontbreken IT-beveiligingsplan Bij de in 2013 uitgevoerde beveiligingsscan kwam aan de orde dat de Omgevingsdienst te weinig aandacht besteedt aan de onderwerpen: beleid en organisatie rond informatiebeveiliging, het bijhouden van beveiligingsincidenten en het voorbereiden van maatregelen bij calamiteiten. Het is nog niet gekomen tot een formeel door het managementteam goedgekeurd beleid rond beveiliging (via een beveiligingsstatuut) en de benoeming van een Information Security Officer. De reorganisatie binnen ODWH heeft andere prioriteiten gesteld. Informeel is de rol van Information Security Officer belegd bij de Coördinator ICT. Beveiligingsincidenten (toegang en databeveiliging) worden sinds januari 2014 geregistreerd. Cloudcomputing wordt gezien als een belangrijke mogelijkheid om beter beschermd te zijn bij calamiteiten. Als eerste stap op dit pad is in 2014 de naar de Cloud gebracht. Er moet nog tijd worden ingeruimd voor een meer omvattend plan. Daarnaast loopt een project om de beveiliging bij het gebruik van mobiele apparaten in te vullen. 2 de Burap 2014 (versie 3.0 dagelijks bestuur) 12