MENTORSKAP RIGLYNE UNIVERSITEIT STELLENBOSCH MENSLIKE HULPBRONNE

Transcriptie

1 MENTORSKAP RIGLYNE UNIVERSITEIT STELLENBOSCH MENSLIKE HULPBRONNE

2 INHOUDSOPGAWE 1. Inleiding p3 2. Doelstelling p3 3. Hoe ons mentorskap omskryf p4 4. Onderliggende filosofie, waardes en beginsels p4 5. Wie kom in aanmerking om n mentor te wees? P6 6. Die rolle en verantwoordelikhede van die mentor p7 7. Wie kom in aanmerking om n mentee te wees? p8 8. Die verantwoordelikhede van die mentee p8 9. Die implementeringsproses p9 10. Duur van die mentorverhouding p Beëindiging van die mentorverhouding p Evaluering p Verwante dokumente p12 Bladsy 2 van 12

3 1. Inleiding Die Universiteit Stellenbosch (US) erken die waarde van mentorskap as n instrument om organisatoriese leer te bevorder en as n kern-aktiwiteit binne die Universiteit se algehele benadering tot personeelontwikkeling en -leer. Die US-mentorprogram bied mentors die geleentheid om raad en kennis te deel en nuwe of junior werknemers te adviseer. Deur mentorskap hoop ons om n omgewing te skep waarin alle personeellede optimaal ondersteun voel in hul strewe na n bevredigende en suksesvolle loopbaan. 2. Doelstelling Die doel en bestek van die program is om algemene ontwikkelings- en groeigeleenthede aan werknemers op alle vlakke binne die US te bied. Ons wil graag die volgende spesifieke uitkomste bereik: Oriëntering met betrekking tot die Universiteit/induksie tot n nuwe werk en kultuur/begrip van die formele en informele strukture van die Universiteit. Versterking van die gewenste organisatoriese kultuur. Bestuur van prestasieverwagtinge. Fasiliteer die ontwikkeling van professionele en persoonlike netwerke/skep van kollegialiteit en gemeenskaplikheid. Bystand met die identifisering van ondersteuningsbronne. Vind van die regte balans tussen professionele rolle sowel as tussen werk- en gesinslewe. Individuele bystand met loopbaanontwikkeling, selfontwikkeling en voortgesette professionele ontwikkeling. Dra by tot doeltreffende opvolgerbeplanning. Aansporing en ondersteuning van top talent. n Verbetering in loopbaanbevrediging. n Verbetering in die werwing en behoud van personeel deur die Universiteit se verbintenis tot personeelinvestering te toon. Bladsy 3 van 12

4 Help individue om verandering, soos n verskuiwing na n nuwe pos of rol, te hanteer. Dra by tot kennisoordrag en kennis-kontinuïteit in die Universiteit. 3. Hoe ons mentorskap omskryf Mentorskap is n volgehoue, vrywillige, ondersteunende verhouding tussen n ervare persoon (mentor) en n ander, minder ervare persoon (mentee), waarin mentors die voordele van hul ervaring en hul begrip van die waardes, doelwitte, praktyke en kultuur van die organisasie met mentees deel. Die hoofdoel is die koestering, leiding en ondersteuning van mentees in hul persoonlike en professionele ontwikkeling. Die agenda berus op die mentee se behoeftes en die leer-agenda wat die mentee bepaal. Mentorskap gaan daaroor om die mentee se selfvertroue, onafhanklikheid, selfstandigheid en volwassenheid te ontwikkel. Die verhouding berus op onderlinge vertroue en respek, openlikheid en eerlikheid, en bied albei partye die geleentheid om net hulself te wees. 4. Onderliggende filosofie, waardes en beginsels Die mentorfilosofie aan die US wentel om die holistiese ontwikkeling van individue wat streef na groei en ontwikkeling in sekere aspekte van hul lewens (onder meer werk, professioneel en persoonlik). Dít word ondersteun deur die volgende waardes: Die besef dat mense kan verander en wil groei. Die erkenning van individuele verskille. Die aanmoediging van bekwaamheid en die ontwikkeling van bevoegdheid. Die aanmoediging van samewerking. Die aansporing van vakkundigheid en weetgierigheid. Die soeke na nuwe idees, teorieë en kennis. Besinning oor vorige ervarings as die sleutel tot begrip. Bladsy 4 van 12

5 Toekomsgerigtheid en die ontwikkeling van die vermoë om leer oor te dra en op nuwe omstandighede toe te pas. Die verwesenliking van potensiaal deur bewusmaking en gevolglik beter ingeligte besluitneming. Die fasilitering van verandering. Beywering vir groei en leer. Beskouing van mense in n positiewe lig. Die volgende beginsels ondersteun hierdie mentorprogram: Die doel van mentorskap is n langtermyn, volhoubare, konstruktiewe, ontwikkelende vorm van steun wat wedersydse voordeel inhou vir diegene wat daaraan deelneem. Dit is nié n kitsoplossing nie. Diegene wat aan die mentorskema deelneem, sal voldoende opleiding, voorbereiding en ondersteuning ontvang. Die mentorprogram moet belyn wees met die tersaaklike leer- en ontwikkelingsraamwerke van die Universiteit Stellenbosch. Dit vereis onderlinge begrip van, en instemming met, die doelwitte van die mentorskema. Dit vereis voorts n duidelike begrip van, en instemming met, die vlak van vertroulikheid binne die mentorverhouding. Die mentorskema sal n verbintenis tot gelyke geleenthede weerspieël en bevorder. Die passingsproses ondersteun die totstandkoming van die mees geskikte mentor/mentee-vennootskappe na gelang van die mentee se behoeftes. Deelnemers sal die tydraamwerk vir die gereeldheid van ontmoetings sowel as die duur van die verhouding bepaal. n Gepaste verslagdoeningsprosedure sal vir elke mentorvennootskap ontwerp word ten einde vertroulikheid te respekteer, dog terselfdertyd voldoende monitering vir vooruitgang binne die mentorvennootskap te verseker. Bladsy 5 van 12

6 5. Wie kom in aanmerking om n mentor te wees? Mentors is gewoonlik ervare personeellede wat vertroud is met die stelsel, erkende opvoedkundiges/vakkundiges/deskundiges op hul gebied, en is gewoonlik hoër op die organisatoriese leer as hul mentees. Daar sal verwag word dat alle personeel van 60 jaar en ouer wat aanhou werk, hulle as deel van hul dienskontrakte as moontlike mentors beskikbaar stel. Die mentor is gewoonlik nie die mentee se prestasiebeoordelaar, departementshoof of iemand dergeliks nie (ten einde die mentorrol van lynbestuur en besluite oor proeftydperke, bevordering, ensovoorts te skei). Waar sodanige skeiding egter om praktiese redes onmoontlik is, is dit belangrik dat groot sorg aan die dag gelê word om toe te sien dat die twee rolle duidelik omskryf is, met deeglike verkenning van, en ooreenstemming oor, die vereiste grense tussen die mentor- en lynbestuursfunksie. Mentors bied hul dienste gratis aan. Individue wat passievol is oor ander se loopbaanontwikkeling en wat graag n mentor wíl word, sal genooi word om hul dienste vrywillig aan te bied. n Goeie mentor: word in sy/haar pos of omgewing as n rolmodel beskou; is verbind tot die mentorproses en die waarde daarvan, en is bereid om tyd op te offer om n mentor te wees; kan ander aanmoedig en motiveer; kan leer by ander fasiliteer terwyl hy/sy self ook n voorbeeld van voortgesette leer stel; dwing respek af by ander by die Universiteit; is bereid om kennis te deel; beskik oor goeie interpersoonlike kommunikasievaardighede; en het empatie met sy/haar mentees, en beskou die mentees in n positiewe lig. Bladsy 6 van 12

7 Mentors teenoor lynbestuurders Mentors het geen toesighoudende verantwoordelikhede of gesag oor mentees nie. Die mentorverhouding handel nie oor kwessies van onderprestasie of nievoldoening nie. Die mentorverhouding is vertroulik, nie-veroordelend en nie-voorskriftelik. Die mentor en mentee is gelyke vennote in die verhouding, met gelyke verantwoordelikheid. Lynbestuurders het geen direkte rol in die mentorverhouding nie en behoort nie te verwag om inligting te bekom wat vertroulik binne daardie verhouding gedeel word nie. 6. Die rolle en verantwoordelikhede van die mentor Die hoofrol van n mentor is om die mentee van bykomende steun, leiding en aansporing te voorsien, sodat die mentee: hom/haar hetsy in n nuwe rol of, in geval van n nuwe aanstelling, in die Universiteit kan inburger; verantwoordelikheid sal aanvaar vir sy/haar eie leer en ontwikkeling; geleenthede en struikelblokke kan uitwys; en doelwitte sowel as aksieplanne vir die verwesenliking van daardie doelwitte kan bepaal. n Mentor se rol sluit in: om as klankbord en vertroueling te dien; om te luister en te fasiliteer; om kundigheid en ervaring te deel; om toepaslike inligting oor verdere professionele kontakte te voorsien; en om die mentee van leiding en advies te voorsien. Mentorverantwoordelikhede sluit die volgende in: Ontmoetings met die mentee minstens een maal per maand vir minstens n jaar. Bladsy 7 van 12

8 Bystand aan mentees om toepaslike professionele doelwitte te stel. Streng handhawing van vertroulikheid (die mentor lewer nie insette tot prestasiebeoordeling van die mentee nie). Luister en voorsiening van terugvoering/advies. Die stel van vrae om die mentee bewus te help maak van sy/haar huidige omstandighede en gewenste uitkomste. Monitering, hersiening, kritiese beoordeling en bespreking van potensiële aksies. Opvolg oor aksies geneem, en aanmoediging van die mentee om sy/haar volgende stappe te bepaal. Verwysing van mentee na toepaslike kantoor/individue vir sekere inligting, indien toepaslik. Ontwikkeling van mentee se vermoë om netwerke op te bou. Versterking van verhouding tussen werknemer en lynbestuurder. 7. Wie kom in aanmerking om n mentee te wees? Alle personeellede wat beroepsvoorligting/loopbaanontwikkeling/professionele steun benodig. Die mentorprogram is vrywillig. 8. Die verantwoordelikhede van die mentee Om hom/haar tot die mentorprogram en die mentor te verbind. Om ontmoetings met die mentor aan te voor en ontmoetingsdatums en -tye te bestuur Om nuwe verantwoordelikhede en uitdagings te aanvaar. Om terugvoering te vra. Om vir sy/haar eie groei en ontwikkeling verantwoordelikheid te aanvaar. Om bereid te wees om te verander en te leer ten einde sy/haar eie doelwitte te bereik. Om proaktief te soek na oplossings vir kwessies wat uit die mentorverhouding spruit. Bladsy 8 van 12

9 9. Die implementeringsproses 9.1 Identifisering van mentors Personeellede wat hul diens ná 60-jarige ouderdom voortsit, sal genooi word om as mentors op te tree. Personeel kan ook self aanbied óf deur hul lynbestuurder benoem word om n mentor te word. Ná n gesprek met, en met die goedkeuring van, hul lynbestuurders sal voornemende lede versoek word om n aansoek by Menslike Hulpbronne in te dien, wat hulle dan sal nooi om mentoropleiding te ondergaan. Nadat personeel hul mentoropleiding voltooi het, sal hul persoonlike besonderhede, vaardighede, ervaring en tersaaklike werkskennis op die mentordatabasis ingevoer word. 9.2 Identifisering van mentees Personeel sal genooi en aangemoedig word om aan die mentorprogram deel te neem: wanneer hulle die eerste keer begin werk; wanneer hulle oriënterings-/induksiegeleenthede bywoon; by hulle prestasiebeoordeling, waar van toepassing; wanneer hulle n nuwe werksrol by die Universiteit opneem; wanneer hulle nuut of onervare is in n bestuurspos. 9.3 Opleiding vir mentors Alle mentors sal opleiding ontvang en toegang hê tot voortgesette steun in die vorm van werksessies, seminare en ander hulpbronne soos voorsien deur Menslike Hulpbronne. n Twee dae lange opleidingsprogram sal vir mentors aangebied word, gevolg deur n dag lange opvolgsessie 3 tot 4 maande daarná. In die 3 tot 4 maande tussen die opleiding en die opvolgsessie sal mentors geleentheid ontvang om hul mentorvaardighede te oefen en oor leer en insigte te besin. Bladsy 9 van 12

10 9.4 Oriëntering vir mentees n Oriënteringsessie sal vir alle mentees gehou word om hulle in staat te stel om die beskikbare mentormoontlikhede ten beste te benut. 9.5 Passing van mentors en mentees Om die passingsproses te fasiliteer, sal die programkoördineerder sekere inligting van sowel die mentor as mentees inwin. n Lys name, telefoonnommers, e-posadresse en kundigheidsgebiede van potensiële mentors sal aan mentees beskikbaar gestel word. Die mentee sal aan die hand van die mentordatabasis op die mees geskikte mentor besluit, gedagtig aan die beskikbare verskeidenheid vaardighede, ervaring en werkskennis, sowel as die mentors wat die beste by die mentee sal pas. Mentees kan gepas word met mentors van n ander fakulteit of departement. n Mentee sal sy/haar voorkeurmentors nader om die potensiaal vir n mentorverhouding te ondersoek. Die mentee sal dan n mentor kies en die mentorprogram met die hulp van die programkoördineerder aanvoor. Die lys sal gereeld bygewerk word met inagneming van nuwe mentorvennootskappe en nuwe potensiële mentors. Sodra n suksesvolle mentorvennootskap tot stand kom, sal die mentor en mentee n mentorooreenkoms onderteken. Die mentorooreenkoms vereis dat albei partye oor die spesifieke tydgleuf vir mentorontmoetings sowel as die ontwikkelingsdoelwitte sal ooreenkom. Die ooreenkoms verseker ook dat die vertroulikheid van gesprekke tydens mentorontmoetings gehandhaaf sal word. Die mentee sal n rekord byhou wat aandui watter vordering gemaak, vaardighede aangeleer en kennis verwerf word gedurende deelname aan die mentorprogram. 10. Duur van die mentorverhouding Die mentorverhouding kan so lank duur as wat die mentee se omstandighede en agenda toelaat of vereis. Bladsy 10 van 12

11 Dit is goeie praktyk om aan die begin reeds n verwagte einddatum vir die mentorverhouding te bepaal. Namate nuwe doelwitte ontwikkel en die verhouding groei, kan die mentor en mentee egter die einddatum hersien. Die aanbevole tyd vir deelname aan die program is 12 maande, met maandelikse mentorontmoetings. 11. Beëindiging van die mentorverhouding Die meeste mentorverhoudings sal tot n natuurlike einde kom sodra die mentee reken dat hy/sy die ontwikkelingsoogmerke bereik het. Party verhoudings loop ten einde op die einddatum wat aanvanklik bepaal is, en ander selfs vroeër. Indien die gewenste ontwikkelingsoogmerke voor die bepaalde einddatum bereik word, behoort n ontmoeting tussen die mentee, mentor en tersaaklike lynbestuurder/toesighouer plaas te vind om die mentorverhouding formeel te beëindig. Wanneer n mentorverhouding ten einde loop, moet Menslike Hulpbronne in kennis gestel word om die mentordatabasis dienooreenkomstig by te werk. Mentors sal outomaties beskikbaar gestel word aan ander voornemende mentees, tensy hulle spesifiek anders versoek. Mentees sal aangemoedig word om self ook mentors te word sodra hulle eie mentorverhouding ten einde loop. Van tyd tot tyd mag n mentor en mentee moontlik sukkel om saam te werk, en hul sessies nutteloos vind. In so n geval moet die mentor en mentee Menslike Hulpbronne nader sodat albei partye ondersteun kan word. 12. Evaluering Menslike Hulpbronne sal die doeltreffendheid van die mentorprogram op verskeie maniere evalueer, onder meer deur: mondelinge terugvoer van alle partye; fokusgroepe met mentors en mentees, vir evaluering en aanpassing; en evalueringsvorms wat die mentee, mentor en hul onderskeie lynbestuurders na afloop van die program voltooi. Bladsy 11 van 12

12 13. Verwante dokumente (BESKIKBAAR by www0.sun.ac.za/hr/mentoring/) Aansoekvorm vir mentees Aansoekvorm vir mentors Mentorooreenkoms Vertroulikheidsooreenkoms Mentor-logboek Vorm vir mentee-doelwitstelling Mentee-aksieplan Bladsy 12 van 12