Business Controller in PO

Transcriptie

1 Business Controller in PO Utrecht, 27 maart 2014 VERMICON Van Erck Management B.V. handelend onder de naam VERMICON; Keizer Karelweg 83; 1185 HP Amstelveen ABN AMRO Bank ; IBAN NL36ABNA KVK ; BTW nummer B01

2 Agenda Business Controller P&C cyclus AO/IC RGS

3 BUSINESS CONTROLLER

4 De business-controller Gevraagd en ongevraagd advisering van directeuren management; Begroting: koppeling tussen doelen, onderwijsproces en inzet van middelen; Kwartaalrapportages: integrale analyse en een beleidsrijke prognose einde jaar; Jaarplannen met budgetten en een financiële planning; Optimaliseert primaire en aanverwante processen om een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te bereiken; Voldoet aan code Goed bestuur en draagt zorg voor de correctheid van de processen e.e.a. conform de eisen van de interne controle (AO/IC).

5 WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN BUSINESS EN FINANCIAL CONTROL?

6 Financial Control Is de expert op het gebied van financiële aangelegenheden; Zorgt ervoor dat de primaire gegevens volledig en juist worden vastgelegd en legt koppelingen met het financiële systeem; Heeft oog voor de efficiëntie van de vastlegging van gegevens; Is kostenbewust en draagt kostenbewustzijn uit in de organisatie; Maakt financiële analyses van de budget-uitputtingen; Financieel-administratief onderlegd en kennis hebben van de primaire bedrijfsprocessen en de financieel-administratieve vertaling daarvan.

7 Business Control Bouwt voort op de eigenschappen van de Financial Controller; Focust op klantgerichtheid; Ondersteunt de budgethouders bij het opstellen van de nieuwe budgettenen de financiële onderbouwing van de activiteitenplannen; Maakt de koppeling tussen financiële resultaten en operationele resultaten; Gaat bewust om met onderwijs-brede condities en maakt de vertaling ervan naar de school-specifieke situaties; Maakt analyses van de huidige situatie, financieel en niet-financieel, en definieert acties voor de gewenste situatie; Het accent ligt op control (beheersing); Critical friend.

8 Vaardigheden Het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden; Zoekt actief het interne overleg op, adviseert daar waar nodig; Analytische vaardigheden; Vermogen om verbale en schriftelijke toelichting te geven op de (financiële) informatie ; Conceptueel denken; Is kritisch op het eigen optreden, zorgt voor feedback op eigen performance. Communiceert gemakkelijk met iedereen binnen het onderwijsveld.

9 Competenties Analytisch/probleemoplossend vermogen; Conceptueel vermogen; Adviseren; Doel- en resultaatgerichtheid; Integriteit.

10 CITAAT UIT CODE GOED BESTUUR IN PRIMAIR ONDERWIJS

11 Artikel 7 _ Opdracht Bevoegde gezagsorganen binnen het primair onderwijs zijn maatschappelijke instellingen met een specifieke verantwoordelijkheid. Zij verzorgen de vorming en opleiding van kinderen in de leeftijd van 4 tot circa 12 jaaren zorgen voor kwalitatief goed onderwijs.

12 School is verantwoordelijk voor: Ieder kind het maximale rendement uit zijn of haar mogelijkheden kan halen, doordat hij of zij het best mogelijke onderwijs krijgt; De scholen adequate opbrengsten realiseren; De leerlingen zich optimaal kunnen ontwikkelen als democratisch burger en lid van de samenleving (burgerschap); De leerlingen zich er van bewust worden dat leren positief bijdraagt aan hun ontwikkeling en een leven lang aan de orde zou moeten zijn; De medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen en onder optimale omstandigheden hun bijdrage aan deze processen kunnen leveren (goed werkgeverschap); De beschikbare middelen op een effectieve en verantwoorde wijze worden ingezet ter realisatie van deze opdracht.

13 Artikel 15 _ Strategisch beleid 1. Het schoolbestuur draagt zorg voor een actueel strategisch beleid met heldere doelen die gelden als leidraad voor de organisatie. 2. In het strategisch beleid maakt het schoolbestuur ondermeer duidelijk hoe strategisch beleid op organisatieniveau zijn vertaling vindt naar kwalitatief goed onderwijs en leerresultaten voor kinderen. 3. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan evalueren regelmatig de realisatie van het strategisch beleid en de geformuleerde doelen binnen een vaste cyclus voor planning & controle. 4. Het schoolbestuur onderzoekt periodiek en op gestructureerde wijze welke onzekere factoren het realiseren van zijn strategisch beleid en doelen in de weg kunnen staan.

14 Duidelijk maken wat je als onderwijsorganisatie wilt bereiken Wat willen we bereiken? Effecten (maatschappelijk rendement) Wat gaan we daarvoor presteren? Resultaten (output) Wat gaan we daarvoor doen? Processen (throughput) Wat is daarvoor nodig? Middelen (input) vereist redeneren vanuit concrete doelen

15 P&C Begroten; Dashboard.

16 Begroten Kaderbrief, begrotingsbrief en planning; Laatst vastgestelde jaarrekening Scholingsplan Projectplannen Te verwachten specifieke opleidingskosten Prognose leerlingen (vanuit onderwijs) Historische cijfers, realisatie, loonkosten plus fte incl. aard dienstverband, vacatures, reiskosten, natuurlijk verloop en inhuur derden; Realisatie begroting lopend jaar, investeringen en onderhoud; Onderhoudsplan (meerjarenplan en jaarplan begrotingsjaar) Investeringsplan (meerjarenplan en jaarplan begrotingsjaar) Huisvestingsplan (meerjarenplan en jaarplan begrotingsjaar)

17 Dashboard Sturen op: Resultaat, liquiditeit en solvabiliteit; Leerling ontwikkelingen; FTE ontwikkelingen; Huisvesting; Doel: verder uitrollen binnen onderwijs met link naar doelen realisatie.

18 AO/IC Three linesof defence In control statement Continuïteitsparagraaf

19 Three linesof defence RvB/Audit comittee Senior Management/DT 1st line of Defence 2nd line of Defence 3rd line of Defence Operationeel Management Internal Controls Risk Mangement Control Internal Audit External Audit

20 In control statement - Bedrijfsvoering alle niveaus dusdanig op orde; - Met redelijke mate van zekerheid; - De doelstellingen (strategisch, operationeel, compliance, rapportage) worden gerealiseerd.

21 In Control Statement Waardevol instrument om in control te komen, te blijven en daarover transparant te zijn; De In Control Statement omvat de werking van het Management Control Systeem en betreft de rapportageperiode; COSO-indeling: strategische risico s, operationele risico s, compliance risico s en financiële verslaggevingsrisico s; Zowel instrument voor interne beheersing als instrument voor externe verantwoording kwaliteit beheersing.

22 Continuïteitsparagraaf Heeft grote parallel met Dashboard ; Mededeling toekomstige ontwikkelingen; Investeringen; Financieringsstructuur; Personele bezetting; Andere belangrijke gebeurtenissen; Samenvattend/hoog aggregatieniveau: begroting volgend jaar.

23 Doel continuïteitsparagraaf Meer early warning signalen; Betere positie intern toezichtsorgaan en accountant voor advies en tegenspraak; Betere informatiepositie MR; Betere informatiepositie Onderwijsinspectie.

24 Resultaat Gericht Sturen Outcome; Output; Proces; Inzet.

25 Duidelijk maken wat je als onderwijsorganisatie wilt bereiken Wat willen we bereiken? Effecten (maatschappelijk rendement) Wat gaan we daarvoor presteren? Resultaten (output) Wat gaan we daarvoor doen? Processen (throughput) Wat is daarvoor nodig? Middelen (input) vereist redeneren vanuit concrete doelen

26 De basis is P&C - Kadernota - Jaarplan incl. resultaten en middeleninzet Plan Act Relevante prestatieindicatoren Do afdeling Indicator jaar n Jaar n Budget n Realisatie n Analyse & Acties - Voortgangsgesprekken - 4x per jaar - Beleid/middelen Check - Managementrapportage - Maandelijks - Middelen + toelichting

27 Resultaat Gericht Management is Een methode om de doeltreffendheid en doelmatigheid van (semi) overheidsorganisaties en non-profit instellingen en dus ook onderwijsorganisaties te vergroten. De methode helpt duidelijk te maken wat je als onderwijsorganisatie wilt gaan bereiken, welke activiteiten/producten daartoe nodig zijn en wat deze activiteiten/producten (mogen) kosten. Daarmee bevordert de methode transparantie in de relatie tussen beleidsdoelen en de daartoe in te zetten middelen. Het effect is inzicht in doeltreffendheid en doelmatigheid van activiteiten en in hoeverre deze een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de organisatie.

28 Resultaat Gericht Management betekent in essentie 1. Duidelijk maken wat je als onderwijsorganisatie Belooft te gaan bereiken (outcome) Welke producten daarvoor nodig zijn (output) Hoe de organisatie dit moet doen (throughput) En wat dat mag kosten (input) 2. Scherp opletten of je gaat realiseren/hebt gerealiseerd wat je beloofd had 3. Beperkte regels voor de inzet van middelen, in de vorm van kaders een breuk met het traditionele sturen op geld alleen en inputsturing!

29 Scherp opletten of je gaat realiseren/hebt gerealiseerd wat je beloofd had Act Beleids- & Planvorming Plan Evalueren & Bijstellen Managementinformatie Inrichten Check Uitvoeren Do vergt het inrichten van een beleidscyclus met leervermogen

30 SuccesvolResultaatGerichtManagement Is in de allereerste plaats een manier van denken Vraagt om breedte èn prioritering Gaatuitvan de vraag zouikhet ookdoenalshet mijneigengeld was? is vooral een kwestie van gezond verstand

31 Van Erck Management B.V. Franc van Erck Keizer Karelweg HP Amstelveen Telefoon: