Een beknopte handleiding samenwerken tussen advocaten

Transcriptie

1 Een beknopte handleiding samenwerken tussen advocaten en commentaar bij het reglement betreffende samenwerkingsverbanden tussen advocaten en betreffende eenpersoonsvennootschappen van advocaten De drang tot samenwerken: een onafwendbare evolutie Vroeger was het allemaal eenvoudiger. Een advocaat was advocaat, alleen, in zijn eigen praktijk. Hij en hij alleen oefende het beroep uit, alleen wel te verstaan, gebeurlijk geholpen door een stagiair. Was de stagiair in staat om op eigen benen te staan, dan vertrok die, om zijn eigen kantoor te bouwen en vervolgens, op zijn beurt, een stagiair onder de vleugels te nemen die dan vervolgens weer zou vertrekken. Dat was de professionele levenscirkel. Van een braindrain gesproken. In de tweede plaats moeten we bekennen dat de moderne(re) advocaat ook een leven naast de advocatuur wenst. Advocaat is men vanzelfsprekend met hart en ziel, maar misschien niet 24 uur op 24, noch 7 dagen op 7. Organiseren is dus de boodschap wil men nog een privéleven of andere activiteiten hebben. Ook de familiale context waarin vrije beroepers werkzaam zijn is fundamenteel verschillend. De tijd dat een partner een leven lang een kosteloze werkkracht was is voorbij. Carrière maken kan voor iedereen, ook voor de partner van de advocaat. Dat brengt ons naadloos bij de derde overweging. Cliënten stappen minder en minder naar één advocaat, zij stappen vaker naar een geheel dat collectief goed is. Op die manier werken kan vandaag nog steeds. Voor sommigen is dit nog de manier om het beroep uit te oefenen. Anderen zijn niet ongevoelig voor de lokroep van de samenwerking met anderen. Dit is natuurlijk geen evolutie die alleen in de advocatuur aanwezig is, alle vrije beroepen kennen een gelijkaardige evolutie naar samenwerking tussen beroepsgenoten. Vanwaar die tendens naar meer samenwerking? Traditioneel worden drie grote beweegredenen aangereikt: de evolutie van het recht; de evolutie van het evenwicht tussen privé- en professioneel leven; de evolutie van de organisatie en structurering van de beroepsuitoefening. In de eerste plaats wordt de beroepsbeoefenaar met een toenemende complexiteit van zijn beroep geconfronteerd. Laat ons eerlijk zijn: recht wordt er met de jaren niet eenvoudiger op. De advocaat is minder en minder generalist en meer en meer een specialist (in de gebruikelijke betekenis van het woord). Om zijn cliënten op de best mogelijke wijze te kunnen bijstaan, moet de advocaat (1) zichzelf dieper in een bepaalde materie kunnen verdiepen en (2) ervoor zorgen dat de cliënt bij hem ook in andere materies kan worden bijgestaan (door advocaten die in die andere materies bijzonder onderlegd zijn). Advocaten organiseren zich ten slotte ook structureel anders. De dienstverlening moet anders, lees beter en professioneler. Beter (opgeleid) personeel, betere documentatie, betere beschikbaarheid en service, beter van alles. Dat kost geld, dat vergt structuur. Alleen is dit niet zo eenvoudig, met meerderen is de schaal en het draagvlak groter. Op die manier verschuift het zwaartepunt van de individuen naar de organisatie. Dit is een evolutie die kennelijk niet meer kan worden gestopt. Cliënten stappen minder en minder naar één advocaat, zij stappen vaker naar een geheel dat collectief goed is. 2. Waarom samenwerken? Wat zijn, naast voormelde verklaringen, de persoonlijke motieven die een advocaat ertoe aanzetten om de deur van de solopraktijk dicht te trekken en in een samenwerkingsverband te stappen? De motieven kunnen uiteenlopend zijn. De band met medewerkers die een advocaat heeft opgeleid is een vaak gehoorde verklaring voor de oprichting van een samenwerkingsverband. Het moment waarop de patron aan de (gewezen stagiair-) medewerker te kennen geeft dat de tijd rijp is om elders de vleugels uit te slaan is, laat ons wel wezen, niet bijzonder aangenaam, noch voor de ene noch voor de andere. De beloftevolle advocaat die moet horen dat in het kantoor van zijn patron geen

2 AD REM Orde van Vlaamse Balies plaats is, kijkt met een wrang gevoel op zijn opleiding terug. Samenblijven is per definitie veel aangenamer (in de veronderstelling dat de verstandhouding (nog) goed is natuurlijk) en productiever. Never change a winning team. Samen iets opbouwen waarin de komende generatie advocaten hun plaats kunnen verwerven is boeiend en uitdagend. Op die wijze kan ook iets blijvends worden uitgebouwd, een praktijk die niet verdwijnt omdat de oprichter andere oorden opzoekt. Het is ook het ideaal middel om de dienstverlening aan de cliënt te verzekeren. Ook voor later Vele advocaten worstelen met een verpletterend verantwoordelijkheidsgevoel. De wereld stopt echter niet met draaien omdat één advocaat het tijdelijke voor het eeuwige ruilt, maar het gevoel dat de cliënt wel eens niet behoorlijk zou kunnen worden geholpen is moordend. De samenwerking met andere advocaten kan, althans op dit punt, helpen. De advocaat weet dat hij zijn cliënten steeds getrouw heeft bijgestaan en weet dat hun lot en dossiers in goede handen zijn, namelijk in de handen van de advocaten die hijzelf gekneed heeft tot wat ze nu zijn. Een toekomst geven aan de mensen die men opleidt is ook het ideale middel om de braindrain te bestrijden. Altijd maar opnieuw beginnen, de meest elementaire zaken steevast uitleggen om later vast te stellen dat wanneer de medewerker een bijzondere kennis en kijk op het recht heeft ontwikkeld, zijn toekomst elders ligt, komt de kwaliteit van de dienstverlening niet ten goede. Na het vertrek van een goede kracht blijft collectief gezien minder kennis over, gebeurlijk zelfs minder vaardigheid. Niet alle cliënten vinden dat aangenaam, ook zij streven en eisen continuïteit in de dienstverlening. Het delen van de advocatenlasten is daarenboven een gedroomd middel om druk op het privéleven weg te halen. Advocaten hopen vaak dat door met meer andere advocaten op structurele wijze samen te werken, meer tijd voor niet-professionele activiteiten overblijft. Een kanttekening is echter op zijn plaats. Voor kleinere samenwerkingsverbanden zou die redenering misschien nog kunnen opgaan, voor grotere is dit verre van zeker. De samenwerking zeker indien ze succesvol is kan het slachtoffer van haar eigen succes worden. Indien een bestaand, quasi vast volume aan werk door meerdere advocaten wordt verzet, zal per hoofd minder of minder intensief moeten worden gewerkt. Indien echter de samenwerking tot een exponentiële vergroting van de cliëntenbasis of het aantal dossiers leidt, zal integendeel harder moeten worden gewerkt om de vraag naar extra dienstverlening te kunnen bijbenen. Dit is zeker zo wanneer de aanwezigheid van bijzondere kennis tot nieuwe cliënten of tot nieuwe dossiers van bestaande cliënten, maar met een belangstelling voor andere rechtsgebieden leidt. Ook de wijze waarop de samenwerking is georganiseerd kan bepalend zijn voor de werkdruk. Hoe langer de eindverantwoordelijkheid voor een dossier door meerdere advocaten wordt gedeeld, hoe meer werk gezamenlijk wordt verzet. Hoe sneller een advocaat binnen een samenwerkingsverband autonoom werkt, hoe minder hij op de werklast van zijn collega s weegt. Wat wel een constante is, is het voordeel van de schaal. Wie de kosten over meerdere hoofden kan spreiden, kan zaken bereiken die anders niet haalbaar waren (gedeelde informatica, bibliotheek, personeel, medewerkers etc.). Ook hier, net zoals voor de werkdruk, een belangrijke nuancering. De structurering van de advocatenpraktijk vergt een zelfstandige investering. Structureren kost geld en creëert verwachtingen. De drempel van de dienstverlening wordt steeds verhoogd en het verwachtingspatroon wordt bijgesteld. Dat betekent dat de ondersteuning van de advocatenpraktijk een zelfstandige kost wordt, naast de kost die onlosmakelijk met de beroepsuitoefening is verbonden. Stijgt de dienstverlening, dan stijgt het niveau van de algemene kosten. Tot slot, een snuifje egoïsme. Misschien kan de advocaat, door met andere samen te werken, eindelijk eens doen wat hij altijd had willen doen, bijvoorbeeld zich voortaan enkel nog op een bepaalde materie toeleggen, of eindelijk aan zijn clienten een dienstverlening in alle takken van het recht aanbieden (full service). Niet alle advocaten doen, dag in, dag uit, wat ze eigenlijk graag doen. Door de socio-economische of geografische context waarbinnen een advocaat werkzaam is, wordt zijn praktijk geconditioneerd. Het is verre van eenvoudig om een praktijk naar zijn hand te zetten en uit te bouwen zoals men het in zijn mooiste dromen had gewenst. Velen behandelen de zaken die zich aandienen, of waarin men toevallig is gerold, wat niet altijd de zaken zijn waarvoor men op voorhand had willen tekenen. Samenwerking laat sturing toe. Zaken die men minder graag doet, doen anderen dan misschien net weer liever, en vice versa, terwijl net de samenwerking en (de indruk van) meer professionele sérieux maakt dat de cliënten die men eigenlijk steeds heeft geambieerd uiteindelijk dan toch komen aankloppen. 3. Is een samenwerkingsverband tussen advocaten vanzelfsprekend? Samenwerken is, in tegenstelling tot wat de tendensen lijken te suggereren, niet steeds een gemakkelijke oefening. Niet elke samenwerking en niet elke vorm van samenwerkingsverband draait op een klinkend succes uit. Voor sommigen is het samenwerkingsverband of het werken in een samenwerkingsverband de meest afschuwelijke ervaring uit hun professioneel leven. 31 Wie de kosten over meerdere hoofden kan spreiden, kan zaken bereiken die anders niet haalbaar waren.

3 De internationaliseringsgolf die de Belgische advocatuur tijdens het vorige decennium over zich heen kreeg, heeft meermaals blootgelegd hoe fout de perceptie binnen eenzelfde samenwerkingsverband wel kan zitten. 32 Een grondige voorbereiding is derhalve essentieel. In de eerste plaats moet de advocaat voor zichzelf uitmaken wat hij met een samenwerkingsverband precies beoogt. Een maatschappelijke beweging achternalopen is vanzelfsprekend onvoldoende als motief. Het in kaart brengen van zijn eigen verwachtingen en de kritische toets of die verwachtingen wel invulbaar zijn is geen overbodige stap. In het verlengde van dit startpunt ligt de zelfkennis. In een samenwerkingsverband stappen betekent in de eerste plaats de bereidheid om met andere samen te werken. Die samenwerking zal niet steeds intensief zijn (associatie, groepering of netwerk, in dalende graad van intensiteit), doch met anderen zal men altijd rekening moeten houden. Wil men dat wel, kan men dat? Is men wel bereid om echt rekening te houden met de ambities, de gevoelens of de gebreken van anderen? Wil men zich daadwerkelijk toeleggen op het verbeteren van de relaties met anderen in het samenwerkingsverband of verkiest men zelf in het middelpunt te blijven staan? Zoiets vergt inspanningen. Hoe intenser het samenwerkingsverband, hoe meer tijd en aandacht aan de intermenselijke relaties binnen het samenwerkingsverband moeten worden besteed. Velen onderschatten die inspanningen. Het kan zeker geen kwaad de bereidheid om in de relaties met anderen te investeren vooraf af te toetsen. Een volgende moeilijke klip is de bepaling van de basisfilosofie van een samenwerkingsverband. Neuzen moeten in dezelfde richting staan. Hoe meer neuzen, hoe meer kans dat de uitlijning moeilijk wordt. Bij gebreke aan grondige analyse vooraf dreigt de tussentijdse ontsporing. Wat indien de ambities tijdens het leven van het samenwerkingsverband uit elkaar groeien? Dit is helemaal niet alleen het probleem van de associatie, ook de groepering en het netwerk kunnen aan deze killer ten prooi vallen. Wat is bijvoorbeeld het lot van een netwerk dat voor de ene een ideaal middel is om cliënten door te verwijzen naar een bevriend advocaat, terwijl de andere hoopt zich dermate goed te laten opmerken dat de andere leden van het netwerk uiteindelijk voor meer zwichten en hem uitnodigen om een associatie te vormen. Uiteindelijk blijven enkel frustratie en misverstanden en tonnen verloren energie over. De internationaliseringsgolf die de Belgische advocatuur tijdens het vorige decennium over zich heen kreeg, heeft meermaals blootgelegd hoe fout de perceptie binnen eenzelfde samenwerkingsverband wel kan zitten. Wat voor de ene een structuur moest zijn voor de ontplooiing van nicheactiviteiten was voor een ander lid van het samenwerkingsverband de springplank naar een roemrijke internationale firm, terwijl anderen binnen hetzelfde samenwerkingsverband uiteindelijk hoopten op eigen kracht naar een full service te kunnen evolueren. Het is wel handig om dit op voorhand te weten, desgevallend enkel en alleen om vast te stellen dat samengaan misschien toch niet zo een goed idee is. Zelfs indien de basisfilosofie snor zit, is het succes nog lang niet verzekerd. Vele confraters hebben niet steeds een precies beeld van wat hun activiteit eigenlijk voorstelt, laat staan dat ze precies weten wat de activiteit van hun (toekomstige) professionele partners voorstellen. Het vergelijken van praktijken die desgevallend moeten worden samengebracht, het afpunten van synergieën, het in kaart brengen van actuele en potentiële belangenconflicten (niet enkel de technische, maar ook de commerciële), is vaak een bijzonder lastige oefening. Niet iedereen voelt zich goed bij de gedachte dat iemand anders zich een kritische blik op zijn activiteiten veroorlooft. Laat staan dat hij zich daarover kritisch uitlaat. Veel relativeringsvermogen is aan de orde. Incasseringsvermogen gebeurlijk ook. De werkelijkheid komt soms keihard aan, doch het is beter op voorhand te weten dat de samenwerking toch tot mislukken zal zijn gedoemd, dan om dit aan den lijve te moeten ondervinden. Het spreekt vanzelf dat de premisse we zien wel niet professioneel oogt. Proberen en mislukken op grond van een evidentie is dubbel pijnlijk. Onverzoenbare karakters, onverzoenbare stijlen, onverzoenbare cliëntenbestanden, onverzoenbare materies, volstrekte afwezigheid aan synergieën, onverzoenbare financiële verwachtingen, onverzoenbare prijszettingen, kortom, struikelstenen genoeg, doch vaak niet op voorhand gedetecteerd. Behalve door de kapiteins aan wal natuurlijk. Het financiële verwachtingspatroon is hierbij een vervelende klip. Voor sommigen is the sky the limit, anderen houden het bescheiden. Doch liggen de financiële verwachtingen ver uiteen, dan strandt het samenwerkingsverband binnen de kortste keren. Uitsluitingsbetwistingen wijzen trouwens vaak onderhuids in die richting. Beleefd verwoord als gebrek aan inzet of werkkracht, maar eigenlijk wordt bedoeld de gebrekkige omzet of de bewerking van niet voldoende solvabel cliënteel. Met open vizier dit punt op voorhand uitklaren is derhalve essentieel. Tot slot, realiteitszin. Het kan wel eens foutlopen, hopelijk gebeurt het niet, maar als het gebeurt zijn de afspraken best op voorhand duidelijk. Het is zoveel eenvoudiger om vervelende zaken te regelen wanneer ze zich niet stellen, dan wanneer ze zich wel stellen. De advocaat zou evenwel voldoende kennis van zaken moeten hebben om te weten dat de werkelijkheid de fictie wel eens durft te overtreffen zodat ook voor het structureren van zijn activiteiten de advocaat best professioneel handelt. Het zou de advocatuur bijgevolg sieren mocht men ook hier de doe-het-zelf-oplossingen laten voor wat ze zijn. De beslissing om samen te wer-

4 AD REM Orde van Vlaamse Balies ken en de beoogde samenwerking goed te organiseren, vergt gespecialiseerd advies. Confraters met ervaring in de materie beschikken over een schat aan informatie en de kost ervan weegt niet op tegen de latere schade. In dezelfde zin past het volstrekt niet dat modelcontracten of -statuten klakkeloos worden gekopieerd. 4. Een samenwerkingsverband vergt regelmatig nieuw bloed Een samenwerkingsverband is een handig instrument om de braindrain te bestrijden (zie hiervoor). Een toekomst geven aan gedreven en goede advocaten kan wat makkelijker via een samenwerkingsverband. Het probleem is echter dat een evenwichtig samenwerkingsverband gedragen beslissingen vergt, dus ook over de beslissing een advocaat te laten doorgroeien. Die evenwichtsoefening lijkt makkelijk te zijn, maar is het niet. Een langlopende relatie met een medewerker schept een bijzondere professionele band. Wanneer andere leden van het samenwerkingsverband niet wildenthousiast op een promotievoorstel reageren, kan dit tot bijzondere pijnlijke toestanden binnen het samenwerkingsverband leiden. Ook hier is de voorbereiding alles. Zeer snel moeten medewerkers worden gewikt en gewogen. Hoe sneller de naam van beloftevolle krachten in de groep wordt gegooid, hoe sneller ervaringen kunnen worden uitgewisseld en de meerderheid het aankomend talent daadwerkelijk kan leren ontdekken. Veel misverstanden ontstaan bij gebrek aan ervaring met of kennis van de beloftevolle kandidaat. Het is verder een fabeltje dat promotie voor de kandidaat uit de lucht hoort te vallen. Ook hier kunnen pijnlijke situaties best worden vermeden en kan een en ander ook best met de kandidaat worden voorbereid. Iemand een promotie voorstellen, terwijl die zelf een totaal andere wending aan zijn loopbaan wenste te geven is een beetje belachelijk. Anderzijds, de lat dermate hoog leggen dat enkel uitzonderlijke of bemiddelde advocaten kunnen doorgroeien getuigt ook van weinig inzicht. De promotie van medewerkers is een evenwichtsoefening, maar de mogelijkheid om blijvend te motiveren en een gevoel van daadwerkelijke gelijkheid te schenken, staan centraal. Het past derhalve niet dat financiële drempels zo hoog worden gelegd dat doorstroming bijna onmogelijk is. Eens toegetreden moeten de nieuwkomers ook het gevoel hebben daadwerkelijk tot de club te horen. Wanverhouding op het vlak van vergoeding tussen de gevestigde waarden en de nieuwkomers is een bron van frustratie. Logische verschillen moeten op termijn kunnen worden uitgevlakt en te grote spanning tussen de meest en de minst verdienende binnen het samenwerkingsverband moeten op voorhand worden vermeden. Het gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid is meer dan een financiële factor. De nieuwkomers moeten ook bij de werking van het samenwerkingsverband worden betrokken, ze kunnen niet de facto in hun rol van (eeuwige) medewerker bevestigd blijven. 5. De noodzaak om de structurele samenwerking tussen advocaten te reglementeren Het reglement van de Orde van Vlaamse Balies dat werd goedgekeurd op 8 november 2006 vervangt het reglement van 8 maart 1990 van de Belgische Nationale Orde van Advocaten betreffende de uitoefening in samenwerking van het beroep van advocaat 2. Het reglement heeft ook de bedoeling eenheid te brengen in de verschillende reglementen die ter zake bestaan aan de balies. Bij de totstandkoming van het reglement is de vraag gesteld of het überhaupt nog nodig was deze materie te regelen. Men kan immers vaststellen dat de advocatuur van een totaal verbod op samenwerkingsverbanden tussen advocaten geëvolueerd is naar het toelaten van samenwerkingsverbanden tussen advocaten in alle mogelijke vormen 3. In de organisatie van advocatuur is op dit ogenblik een dubbele tendens merkbaar. Aan de ene zijde is er, mede onder invloed van het Europees Gemeenschapsrecht, een drang naar deregulering, waarvan ook de Orde van Vlaamse Balies doordrongen is. Gelijktijdig en wellicht als gevolg van de deregulering zijn nationale en internationale beroepsorganisaties van advocaten op zoek naar het formuleren van de kernwaarden van het beroep 4. De regels die terug te vinden zijn in het reglement betreffende de samenwerkingsverbanden vinden hun grondslag in de basisprincipes van het beroep van advocaat, die op hun beurt gesteund zijn op het algemeen belang. Zij beantwoorden daardoor aan de voorwaarde van noodzakelijkheid waaraan eisen voor de toegang en de uitoefening van het beroep van advocaat, krachtens de rechtspraak van het Hof van Justitie en de dienstenrichtlijn 2006/123/EG, moeten worden getoetst. De Orde van Vlaamse Balies heeft ervoor gekozen om een reglement betreffende de samenwerkingsverbanden tussen advocaten en de eenpersoonsvennootschappen van advocaten te maken om eenheid te brengen in de vele lokale reglementen over deze materie. In de organisatie van advocatuur is op dit ogenblik een dubbele tendens merkbaar. Aan de ene zijde is er, een drang naar deregulering. Gelijktijdig zijn beroepsorganisaties van advocaten op zoek naar het formuleren van de kernwaarden van het beroep. 33

5 34 Die lokale reglementeringen blonken niet steeds uit door uniformiteit, waardoor grote verschillen tussen de verschillende balies konden ontstaan. Die toestand wakkerde onzekerheid aan en vormde geen gunstige voedingsbodem voor de ontplooiing van samenwerkingsverbanden, zeker niet voor verbanden die in verschillende arrondissementen van het land actief wensten te zijn. Doordat de bepalingen van het OVB-reglement in vele gevallen minder restrictief zijn dan de bepalingen van lokale reglementen is de invoering van het OVB-reglement een vorm van deregulering. Tegelijk biedt het reglement een houvast. Het is niet altijd even duidelijk hoe algemene principes in de praktijk moeten worden toegepast. Het reglement regelt enkel wat specifiek is voor de advocatuur. Enkel indien de beroepsuitoefening een afwijking, aanpassing of precisering ten aanzien van het gemeenrecht (verbintenissen- of vennootschapsrecht) vergt, komt dit in het reglement aan bod. 6. Definities 6.1. Algemeen In diverse nationale en lokale reglementen over samenwerkingsverbanden tussen advocaten worden begrippen als vennootschap, maatschap, associatie, kostenassociatie, groepering, organieke samenwerking en netwerk door elkaar gebruikt, zonder precieze definitie en met nogal wat overlappingen. Daarom worden de in het reglement gebruikte begrippen duidelijk gedefinieerd, met als bedoeling dat deze definities ook zullen doorwerken in eventuele toekomstige reglementen of in aanvullende reglementen van de balies. Een samenwerkingsverband is een duurzame samenwerking tussen advocaten die de uitoefening van het beroep van advocaat of de ondersteuning van die uitoefening beoogt en die een gemeenschappelijke onderneming tussen zijn leden vergt 5. In de commissie die het reglement heeft voorbereid, kwam regelmatig de vraag bovendrijven of het statuut van de medewerker ook moest worden geregeld in het reglement betreffende samenwerkingsverbanden. Is de relatie tussen een advocaat en een advocaat-medewerker immers ook geen duurzame samenwerking tussen advocaten die de uitoefening van het beroep van advocaat beoogt? In sommige gevallen ontbreekt het duurzaam karakter, maar veelal bestaat er een duurzame band tussen de advocaat of het advocatenkantoor en de medewerker. Om het onderscheid tussen het eigenlijke samenwerkingsverband en de medewerking te verduidelijken werd de notie gemeenschappelijke onderneming aan de definitie toegevoegd. Dit kenmerk onderscheidt elk samenwerkingsverband van de medewerking. In het reglement worden de samenwerkingsverbanden volgens de intensiteit van de samenwerking gerangschikt. De meest intensieve samenwerking tussen advocaten is de associatie. Minder intensief is de groepering. Het minst intensief is het netwerk. Het reglement regelt exhaustief alle samenwerkingsverbanden tussen advocaten. Er bestaan dus geen andere samenwerkingsverbanden dan associaties, groeperingen of netwerken. Elke vorm van duurzame samenwerking tussen advocaten die de uitoefening van het beroep van advocaat of de ondersteuning van die uitoefening beoogt en die een gemeenschappelijke onderneming tussen zijn leden vergt, is ofwel een associatie, ofwel een groepering, ofwel een netwerk. Benamingen als kostenassociatie of organieke correspondentie hebben in het kader van deze reglementering geen betekenis meer en zullen moeten verdwijnen. De vraag of een samenwerkingsverband een associatie, een groepering of een netwerk is, staat volledig los van de vorm van het samenwerkingsverband. Zo is een associatie geen synoniem voor een maatschap en zijn rechtspersonen mogelijk, maar niet verplicht De associatie Een associatie is een samenwerkingsverband waarin de leden de uitoefening van het beroep van advocaat volledig of gedeeltelijk hebben ingebracht en contractueel hebben vastgelegd hoe tussen hen de baten of de verliezen van het samenwerkingsverband zullen worden verdeeld 6. De associatie onderscheidt zich van de andere samenwerkingsverbanden doordat in de associatie de erelonen (of verliezen) tussen de vennoten worden gedeeld. Er wordt in het reglement een onderscheid gemaakt tussen een volledige associatie en een gedeeltelijke associatie. De leden van een associatie kunnen welbepaalde activiteiten buiten een associatie houden. In dat geval brengen zij hun activiteit niet volledig in de associatie in. Zo is het denkbaar dat een vennoot buiten zijn associatie zijn praktijk als arbiter of curator behoudt en dat die inkomsten niet worden gedeeld. Wat echter niet kan, is het beroep van advocaat als lid van meer dan één associatie uitoefenen De groepering Een groepering is een samenwerkingsverband waarvan de leden enkel contractueel hebben vast-

6 AD REM Orde van Vlaamse Balies gelegd hoe zij ter ondersteuning van de beroepsuitoefening van haar leden gemeenschappelijke diensten zullen organiseren en de kosten daarvan zullen delen 8. In een groepering worden geen erelonen (of verliezen) gedeeld. Kosten worden wel gedeeld. Welke kosten worden gedeeld en op welke wijze behoort tot de contractuele vrijheid van de leden van de groepering Het netwerk Een netwerk is een samenwerkingsverband waarvan de leden onafhankelijk van elkaar het beroep van advocaat uitoefenen, doch waarbij de leden bij hun cliënteel de andere leden van het netwerk aanbevelen 9. Een netwerk kan als netwerk naar buiten treden, door bijvoorbeeld de deelname aan het netwerk op het briefpapier te vermelden, maar dit dient zo te gebeuren dat bij het publiek niet de indruk wordt gewekt dat de advocaat binnen een associatie of een groepering werkzaam is. Het reglement bepaalt dat de leden van het netwerk slechts occasioneel elkaars infrastructuur kunnen gebruiken. Het leek van belang dit in het reglement op te nemen, om aan te duiden dat het occasioneel gebruik van elkaars infrastructuur niet noodzakelijk wijst op het delen van kosten, eigen aan een groepering Kwalificatie van het samenwerkingsverband Ten aanzien van de te volgen bepalingen van het reglement primeert niet de kwalificatie die de leden van het samenwerkingsverband aan hun samenwerking hebben gegeven, maar wel de vaststelling dat het samenwerkingsverband in werkelijkheid bepaalde kenmerken vertoont die eigen zijn aan een bepaald samenwerkingsverband. De praktijk leert dat het niet steeds duidelijk is welke soort samenwerking precies voorligt. Sommige samenwerkingsverbanden vertonen kenmerken van verschillende aard. Het reglement bepaalt dat het samenwerkingsverband steeds onderworpen is aan de meest restrictieve bepalingen 11. De grens tussen associaties en groeperingen kan in bepaalde omstandigheden vervagen. De leden van een groepering die ook alle kenmerken van een groepering vertoont, maar bij het publiek toch de indruk wekt een associatie te zijn, zullen in voorkomend geval voor de gevolgen van hun optie, onder meer inzake aansprakelijkheid, moeten instaan. Hieromtrent is in het reglement niets terug te vinden omdat het reglement enkel deontologische kwesties regelt. 8. Leden van een samenwerkingsverband Vlaamse advocaten 12 kunnen een samenwerkingsverband aangaan of tot een samenwerkingsverband toetreden met andere Vlaamse advocaten, met advocaten bij het Hof van Cassatie, met één of meer binnen- of buitenlandse advocaten en met een binnen- of buitenlands samenwerkingsverband van advocaten. Advocaten kunnen dus enkel met andere advocaten een samenwerkingsverband aangaan en alle aandelen van een samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid moeten steeds op naam van de vennoten in het aandelenregister worden ingeschreven. Het reglement sluit aldus de inbreng van vreemd kapitaal uit 13. Wel is in het reglement rekening gehouden met het feit dat in sommige Europese landen advocaten samenwerkingsverbanden mogen aangaan met leden van bepaalde andere beroepen en dat er geen reden van algemeen belang is om een Vlaamse advocaat in het algemeen te verbieden toe te treden tot dergelijke samenwerkingsverbanden. Voor zover andere beroepsregels hieraan niet in de weg staan, kan een Vlaamse advocaat of zijn eenpersoonsvennootschap toetreden tot een samenwerkingsverband dat buiten het Vlaams rechtsgebied 14 werd opgericht en waarvan de aandelen mede door niet-advocaten worden aangehouden, voor zover dat samenwerkingsverband en haar leden in het Vlaams rechtsgebied enkel met het beroep van advocaat verenigbare activiteiten uitoefenen en binnen het Vlaams rechtsgebied de beroepsregels waaraan Vlaamse advocaten zijn onderworpen, naleven 15. De samenwerking met niet-advocaten zoals die in artikel 2.5 wordt toegelaten, heeft voor gevolg dat in bepaalde samenwerkingsverbanden het kapitaal niet volledig in handen van advocaten is. Dit kan worden gedoogd, op voorwaarde dat dit samenwerkingsverband in ons rechtsgebied enkel advocatendiensten ontplooit. In ieder geval zal die activiteit niet met andere beroepsregels (bijvoorbeeld onafhankelijkheid) mogen strijden. Een advocaat kan zowel in persoonlijke naam als via zijn eenpersoonsvennootschap tot een samenwerkingsverband toetreden. Zo mag een advocaat in een rechtspersoon in persoonlijke naam vennoot zijn en via zijn eenpersoonsvennootschap bestuurder van die rechtspersoon zijn, of omgekeerd. Een advocaat kan het beroep van advocaat evenwel slechts in één associatie uitoefenen 16. Ook samenwerkingsverbanden van advocaten kunnen toetreden tot andere samenwerkingsverbanden. Zo kunnen associaties verenigd zijn in een overkoepelende associatie, een groepering of een netwerk. Groeperingen kunnen toetreden tot een netwerk. Uit hun aard kunnen groeperingen niet De grens tussen associaties en groeperingen kan in bepaalde omstandigheden vervagen. 35

7 Er werd geoordeeld dat het praktisch en organisatorisch niet aangewezen was dat een voltallige raad van de Orde zich over de oprichting van of de toetreding tot een associatie of een groepering zou moeten buigen. 36 toetreden tot een associatie en netwerken noch tot een groepering, noch tot een associatie Vorm en statuten De oprichting, de wijziging, de ontbinding of de beëindiging van en de toetreding tot of de uittreding uit een samenwerkingsverband gebeuren schriftelijk 18. Vlaamse advocaten kunnen een samenwerkingsverband aangaan door het sluiten van overeenkomsten naar Belgisch of buitenlands recht, dan wel door het oprichten van of het toetreden tot een rechtspersoon naar Belgisch of buitenlands recht. Het reglement laat in het midden of de samenwerking de oprichting van een rechtspersoon vergt. Dat maken advocaten zelf uit. Het reglement sluit geen enkele vorm uit. De advocaten zijn dus vrij om de vorm te kiezen waarin zij hun samenwerkingsverband willen uitoefenen. Elk samenwerkingsverband moet vanzelfsprekend een burgerlijk doel hebben. De vraag of het mogelijk kan zijn dat een advocaat in het raam van zijn (familiale) vermogensplanning enkel als vruchtgebruiker over aandelen van een samenwerkingsverband aan dat samenwerkingsverband kan deelnemen, werd uitvoerig besproken in de commissie. Er zou kunnen worden overwogen om dergelijke toelatingen in een beperkt aantal zeer specifieke omstandigheden te verlenen, maar dit kon niet in abstracto in het reglement worden ingeschreven, omdat dit de deur zou openen voor oneigenlijk gebruik van deze uitzondering, die steeds moet worden getoetst aan concrete omstandigheden. Het reglement bepaalt dat de aandelen op naam van de advocaat moeten worden ingeschreven 19. Op basis van de fundamentele deontologische regels betekent dit dat de advocaat in beginsel volle eigenaar van zijn aandelen moet zijn. Dit belet niet dat een advocaat in geval van dergelijke specifieke omstandigheden, meer bepaald bij een familiale vermogensregeling, zijn situatie aan de stafhouder voorlegt en aan de hand van aangepaste statuten, waarbij in elk geval de rechten van de advocaat-vruchtgebruiker elke inmenging van niet-advocaten in de werking van de vennootschap en in de uitoefening van het advocatenberoep op sluitende wijze onmogelijk maken, aantoont dat in zijn concreet geval zowel in feite als in rechte de aandelen op zijn naam zijn ingeschreven, zoals het reglement het bedoelt. Dit geldt ook wanneer een advocaat zijn beroep via een eenpersoonsvenootschap uitoefent. Enkel de statuten van een associatie dienen verplicht in een aantal in het reglement opgenomen bepalingen te voorzien. Voor groeperingen en netwerken geldt deze regel niet 20. De statuten van een associatie moeten verplicht volgende punten regelen 21 : enkel advocaten of advocatenvennootschappen die met de associatie zijn verbonden kunnen bestuurder zijn; de bestuurder moet geen vennoot zijn, wel moet hij in de associatie werkzaam zijn; indien een bestuurder of vennoot ophoudt advocaat te zijn, moet hij uit het bestuursorgaan treden en zijn aandelen of rechten overdragen; de terugtreding van een advocaat uit de associatie stelt aan de associatie geen einde, tenzij de statuten het tegendeel bepalen; tot slot moeten de statuten bepalen waarop een gewezen vennoot of zijn rechtverkrijgenden aanspraak kunnen maken wanneer de gewezen vennoot of rechtsvoorganger ophoudt lid van de associatie te zijn. Omdat in België vele buitenlandse associaties actief zijn en die associaties structuren kennen die niet steeds met de Belgische regels kunnen worden verzoend (bijvoorbeeld omdat in de bestuursorganen niet-advocaten zetelen), zullen de Vlaamse advocaten er zorg voor dragen dat in het Vlaams rechtsgebied de lokale regels worden geëerbiedigd Toelating melding Oprichting Overeenkomsten of schriftelijke afspraken betreffende de oprichting van een nieuwe associatie of de wijziging van een bestaande associatie kunnen slechts worden gesloten dan na goedkeuring door de stafhouder(s). Dezelfde regel geldt voor een nieuwe groepering die onder een gemeenschappelijke naam naar buiten treedt. Indien de groepering ook onder een gemeenschappelijke naam naar buiten treedt, is het uitwendig onderscheid met een associatie immers klein, zodat de stafhouder, zoals bij associaties, de ontwerpen moet goedkeuren, onder meer om na te gaan of het samenwerkingsverband dat zich aandient als een groepering wel de kenmerken van een groepering vertoont en in werkelijkheid geen associatie is 23. Overeenkomsten of schriftelijke afspraken betreffende de oprichting van een nieuwe groepering die niet onder een gemeenschappelijke naam naar buiten treedt of de wijziging van een dergelijke bestaande groepering dient enkel aan de stafhouder(s) te worden gemeld. De stafhouder kan wijzigingen opleggen. Dezelfde regel geldt voor netwerken 24. Er werd geoordeeld dat het praktisch en organisatorisch niet aangewezen was dat een voltallige raad van de Orde zich over de oprichting van of de toetreding tot een associatie of een groepering zou moeten buigen. De aanwijzing van de stafhouder

8 AD REM Orde van Vlaamse Balies als aanspreekpunt leek beter gepast. Gelet op de vele problemen die in de dagelijkse associatiepraktijk worden ontmoet, is voor de associatie en voor de groepering die onder een gemeenschappelijke naam naar buiten treedt, gekozen voor een goedkeuring door de stafhouder en niet voor een loutere melding. De goedkeuring laat toe een aantal problemen te voorkomen, terwijl een melding slechts een controle post factum toelaat. Sommige samenwerkingsverbanden vergen de tussenkomst van verschillende, binnen- of buitenlandse ordinale overheden. Het samenwerkingsverband moet zich naar de voorwaarden van alle betrokken overheden richten en, in voorkomend geval, de meest strenge voorwaarden naleven Toetreding Indien advocaten toetreden tot een bestaande associatie die eerder door de stafhouder(s) van die advocaten werd(en) goedgekeurd en waarvan de statuten door die toetreding niet worden gewijzigd, melden zij hun toetreding aan de stafhouder(s). Dezelfde regel geldt voor groeperingen 26. In geval advocaten toetreden tot een bestaande associatie die niet eerder aan de stafhouder(s) van die advocaten werd(en) meegedeeld, delen zij zowel de toetredingsovereenkomst alsmede de reeds bestaande overeenkomsten vooraf aan de stafhouder(s) mee. Dezelfde regel geldt voor groeperingen en netwerken Naam, logo, documenten 28 en briefpapier van het samenwerkingsverband Het samenwerkingsverband kiest vrij zijn naam en voert, indien het dit wenst, het logo van zijn keuze. Deze kwestie is aan het gemeenrecht onderworpen, hetgeen onder meer betekent dat de naam en het logo origineel moeten zijn en niet misleidend. Wat wel specifiek wordt geregeld, is het lot van de naam of het logo van een samenwerkingsverband waarin de naam van een vennoot wordt gevoerd ingeval die vennoot het samenwerkingsverband verlaat 29. Indien een samenwerkingsverband in zijn naam of logo de naam van een lid van dat samenwerkingsverband voert, moeten het samenwerkingsverband en zijn leden er in een aantal gevallen voor zorgen dat de naam van dat lid uit de naam en het logo van dat samenwerkingsverband wordt geschrapt en dat de documenten van het samenwerkingsverband in die zin worden aangepast. Dit geldt indien de betrokken advocaat uittreedt om buiten dat samenwerkingsverband het beroep van advocaat uit te oefenen, indien de betrokken advocaat bij definitieve tuchtbeslissing werd geschrapt, indien de betrokken advocaat van het samenwerkingsverband wordt uitgesloten, indien de betrokken advocaat het beroep van advocaat niet meer uitoefent en geen akkoord met hem of met zijn rechtsopvolgers over het verdere gebruik van zijn naam door het samenwerkingsverband werd gesloten en indien de betrokken advocaat wordt weggelaten om een beroep uit te oefenen dat onverenigbaar is met dat van advocaat zoals bedoeld in artikel 437 van het Gerechtelijk Wetboek. Omdat het publiek dient te weten met wie wordt gehandeld, moet het samenwerkingsverband in alle mogelijke stukken waarmee het naar buiten treedt niet enkel zijn aard en vorm vermelden, doch ook dat het om een samenwerkingsverband tussen advocaten gaat 30. Het publiek moet ook gemakkelijk kunnen achterhalen wie de leden van een samenwerkingsverband zijn. Aldus moet het briefpapier (voor- of achterzijde) dat het samenwerkingsverband in het Vlaams rechtsgebied aanwendt en de website (indien voorhanden) de namen van de leden van het samenwerkingsverband die in het Vlaams rechtsgebied het beroep van advocaat uitoefenen, vermelden 31. Indien het samenwerkingsverband naast de leden wiens namen moeten worden vermeld nog andere leden telt en het briefpapier de namen van die leden niet vermeldt, moeten cliënten en belanghebbende derden de namen van die andere leden op eenvoudig verzoek kunnen bekomen. Het briefpapier moet die mogelijkheid vermelden. Alle leden van een associatie of groepering zijn voor hun activiteit binnen de associatie of groepering verplicht hetzelfde briefpapier te gebruiken. Deze laatste regel geldt dus niet voor netwerken. Omdat bij een groepering het samenwerkingsverband op zichzelf beschouwd voor de cliënten ondergeschikt is aan de individuele beroepsuitoefening door de leden van de groepering, bepaalt het reglement voor de groepering nogmaals uitdrukkelijk dat het briefpapier steeds de namen van de leden van de groepering moet vermelden. 12. Belangenconflicten Binnen een associatie of groepering behartigen leden geen belangen die met de belangen die door andere leden van dezelfde associatie of groepering worden behartigd, strijden 32. Indien wettelijke en deontologische regels of regels van onverenigbaarheid er binnen een associatie of groepering toe leiden dat in een welbepaalde aangelegenheid een lid van die associatie of groepe- Het publiek moet ook gemakkelijk kunnen achterhalen wie de leden van een samenwerkingsverband zijn. 37

9 38 ring niet kan optreden, kan een ander lid van die associatie of groepering evenmin in dezelfde aangelegenheid optreden. Voormelde regels gelden niet voor netwerken. Het volstaat echter niet om louter op papier een netwerk te zijn om aan de problematiek van de belangenconflicten te ontsnappen. Wekken advocaten de indruk dat zij tot een associatie of groepering behoren, dan worden zij ook aldus behandeld. Indien samenwerkingsverbanden met elkaar verbonden zijn, doordat het ene samenwerkingsverband bijvoorbeeld een participatie heeft in het andere, gelden de regels inzake belangenconflicten voor alle leden van beide samenwerkingsverbanden. Indien een associatie of groepering door een advocaat in rechte moet worden bijgestaan, zal deze associatie of groepering geen beroep kunnen doen op advocaten die in het samenwerkingsverband werkzaam zijn. Het reglement houdt het bij deze principes, doch regelt niet de moeilijke problematiek van de belangenconflicten in het algemeen. In het algemeen moet trouwens worden benadrukt dat het reglement geen afbreuk doet aan deontologische verplichtingen die op een advocaat rusten Einde van het samenwerkingsverband Wanneer de verstandhouding binnen het samenwerkingsverband zoek is, dienen bepaalde regels te worden nageleefd. Geschillen moeten met eerbied voor het beroepsgeheim worden beslecht en de eventuele vereffenaars moeten advocaat zijn 34. In principe, tenzij de leden van het samenwerkingsverband dit hebben gewenst, houdt het samenwerkingsverband niet op te bestaan wanneer een lid uit het samenwerkingsverband verdwijnt. De uittreding van een lid, dan wel het uiteenvallen van een samenwerkingsverband kan nooit afbreuk doen aan het feit dat ultiem de cliënt beslist wie zijn dossier behandelt. Een eenpersoonsvennootschap kan lid van een samenwerkingsverband zijn. De advocaat-vennoot van één of meerdere eenpersoonsvennootschappen kan het beroep van advocaat in niet meer dan één associatie of één groepering uitoefenen. De statuten van een eenpersoonsvennootschap moeten een aantal clausules bevatten of aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het doel van de eenpersoonsvennootschap mag enkel bestaan uit het uitoefenen van het beroep van advocaat, hetzij alleen, hetzij met anderen, en alle aanverwante activiteiten die verenigbaar zijn met het statuut van advocaat, zoals het optreden als scheidsrechter, gerechtelijk mandataris, bestuurder, vereffenaar en curator, het uitoefenen van gerechtelijke opdrachten, het geven van cursussen en voordrachten en het publiceren van artikels en boeken, met uitsluiting van iedere handelsactiviteit. Het briefpapier dat de eenpersoonsvennootschap voor de uitoefening van het beroep van advocaat aanwendt, vermeldt steeds de naam, de voornaam en de hoedanigheid van advocaat van de vennoot. Philippe DE JAEGERE Bestuurder departement deontologie 14. De eenpersoonsvennootschap 35 De advocaat kan vennoot zijn van een of meerdere professionele eenpersoonsvennootschappen. De oprichtingsakte of de wijzigingsakte betreffende een eenpersoonsvennootschap moet onmiddellijk door de daarbij betrokken advocaat aan zijn stafhouder(s) worden meegedeeld. De stafhouder kan wijzigingen opleggen. Patrick HOFSTRÖSSLER Bestuurder studiedienst