Bestek nummer GAC/2014/2775

Transcriptie

1 Gemeenschappelijke aankoopcentrale Stad Antwerpen OCMW Antwerpen Francis Wellesplein 1 B 2018 Antwerpen Bestek nummer GAC/2014/2775 Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot Raamcontract voor het verlenen van in- en outplacement + begeleiding en consultancy inzake in- en outplacement Wijze van gunnen Indienen offertes Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Via e-tendering Opening der offertes Uiterlijk tegen DONDERDAG 12 FEBRUARI 2015, uur Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden. GAC/2014/2775 Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 5 I.4 PRIJSVASTSTELLING... 5 I.5 PRIJSONDERZOEK... 6 I.6 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 6 I.7 BELANGENVERMENGING... 7 I.8 ONDERAANNEMING... 7 I.9 PUBLICATIE... 8 I.10 VORM, INHOUD EN ONDERTEKENING VAN DE OFFERTE... 8 I.11 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 9 I.12 OPENING VAN DE OFFERTES... 9 I.13 VERBINTENISTERMIJN... 9 I.14 GUNNINGSCRITERIA I.15 VARIANTEN I.16 KEUZE VAN OFFERTE II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 LEIDEND AMBTENAAR II.2 VERZEKERINGEN II.3 BORGTOCHT II.4 VRIJGAVE BORGTOCHT II.5 PRIJSHERZIENINGEN II.6 LOOPTIJD II.7 OPZEGMODALITEITEN II.8 VERPLICHTINGEN DIENSTVERLENERS II.9 BETALING EN BETALINGSTERMIJN II.10 OPLEVERING II.11 EXCLUSIVITEIT II.12 DISCRETIEPLICHT II.13 EIGENDOMSRECHTEN DOCUMENTEN / DATA OPDRACHTGEVER II.14 EIGENDOMSRECHTEN DOCUMENTEN / DATA / AANGEMAAKTE PRODUCTEN IN KADER VAN OPDRACHT DOOR DIENSTVERLENER II.15 RECHT OP UITVOERING II.16 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 SITUERING VAN DE OPDRACHT III.2 WIJZIGING WETGEVING III.3 WAARDE VAN DE TRAJECTEN III.4 DOEL & DOELGROEP III.5 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT III.5.1 Wat verwachten we? III.5.2 Wat verwachten we in de offerte? BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B: VERBINTENIS IN DE ZIN VAN ARTIKEL 74 KB 15/07/ BIJLAGE C: VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTW-TARIEF GAC/2014/2775 Blz. 2

3 Beheerder tot aan sluiting opdracht Naam: GAC/Diensten Adres: Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen Contactpersoon: Patrik Van Ostaeyen Telefoon: gac_diensten@stad.antwerpen.be Als een inschrijver in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, of er zijn onduidelijkheden / vragen over deze opdracht, dan meldt hij dit onmiddellijk aan de aanbestedende overheid via bovenstaande contactgegevens. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste 10 dagen vóór de datum van de openingszitting, tenzij zulks onmogelijk is door de inkorting van de termijn voor ontvangst van de offertes. De aanbestedende overheid oordeelt of de fouten of de leemten voldoende belangrijk zijn om de openingszitting te verdagen en, indien nodig, tot een aangepaste bekendmaking over te gaan. Toepasselijke reglementering 1. De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en latere wijzigingen, hierna genoemd Wet Overheidsopdrachten. 2. De wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013, hierna genoemd Rechtsbeschermingswet. 3. Het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en latere wijzigingen, hierna genoemd KB Plaatsing. 4. Het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 en latere wijzigingen, hierna genoemd KB Uitvoering. 5. De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en latere wijzigingen. 6. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex Welzijn. De in dit deel weergegeven toepasselijke reglementering is niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 33 en 156 van het KB Uitvoering De aanbestedende overheid wijkt af van art. 33 KB Uitvoering met betrekking tot de wijze waarop de vrijgave van de borgtocht gebeurt en van art. 156 KB Uitvoering met betrekking tot de wijze waarop de oplevering zal gebeuren. GAC/2014/2775 Blz. 3

4 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de Wet Overheidsopdrachten en het KB Plaatsing en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Raamcontract voor het verlenen van in- en outplacement + begeleiding en consultancy inzake in- en outplacement. Deze opdracht heeft betrekking op de volgende diensten, zoals opgenomen in de Common Procurement Vocabulary (CPV): : Diensten voor sollicitatiebegeleiding : Diensten voor loopbaanbegeleiding : Diensten voor begeleiding en adviesverlening I.2 Identiteit van de opdrachtgever Stad Antwerpen Grote Markt Antwerpen Ondernemingsnummer Stad Antwerpen zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor: 1. het OCMW Antwerpen; 2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bv. lokale politie, brandweer, districten, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enz.); 3. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die: - door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen); - door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen); 4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of het OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis, prezone Antwerpen-Zwijndrecht en haar rechtsopvolger, enz.). De inschrijvers zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de leveringen en diensten die aan stad Antwerpen worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde instellingen en agentschappen aan te bieden, indien deze erom verzoeken. De voormelde instellingen en agentschappen treden in dergelijk geval op als opdrachtgevercontractant. Ze plaatsen opdrachten in eigen naam en voor eigen rekening. Stad Antwerpen is de aanbestedende overheid. GAC/2014/2775 Blz. 4

5 I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 1 d (limiet van ,00 euro excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De dienstverlener kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs op te geven in euro voor de diensten vermeld in dit bestek. De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de uitvoering wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Hiervoor moet duidelijk het ten honderd in de offerte worden opgegeven. Standaard wordt een btw-tarief van 21% toegepast. Is op uw dienst een ander btw-tarief van toepassing, dan vult u dat in op bijlage C met een verwijzing naar het toepasselijke wetsartikel uit de BTW-wetgeving of een verklaring van de belastingdienst. Inbegrepen in de eenheidsprijzen en globale prijzen van de opdracht zijn m.a.w. alle heffingen welke de opdracht belasten (met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde) en alle kosten en metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name maar niet limitatief: 1. de administratie en het secretariaat; 2. de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; 3. de documentatie die met de diensten verband houdt; 4. de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; 5. de verpakkingen; 6. de voor het gebruik noodzakelijke vorming; 7. in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk. Er worden geen extra kosten aanvaard. Nota: Voor de trajecten gelden vastgelegde tarieven. Deze zijn opgenomen in artikel III.3 Waarde van de trajecten. GAC/2014/2775 Blz. 5

6 I.5 Prijsonderzoek De aanbestedende overheid zal overeenkomstig artikel 21 van het koninklijk besluit plaatsing, de ingediende offerte(s) onderwerpen aan een prijsonderzoek. Op haar verzoek verstrekken de inschrijvers tijdens de procedure alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken. I.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingscriteria) = toegangsrecht Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaren de inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden. De bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden van artikel 61 2, 1, 2, 5 en 6 worden door het bestuur zelf opgezocht voor de Belgische offertes. De Belgische inschrijver dient wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie bij zijn offerte te voegen, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0) Fax +32 (0) cjc-csr@just.fgov.be. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse inschrijvers bij hun offerte zelf alle bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden aan te leveren. Een inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc. ), moet een eigen verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is. Aandachtspunt: wanneer de inschrijver een tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moeten voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden. De persoonsgegevens die met het oog op of in het kader van een overheidsopdrachtenprocedure door een kandidaat of inschrijver aan de aanbestedende overheid worden meegedeeld of worden ingewonnen door de aanbestedende overheid, zijn onderworpen aan de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. De aanbestedende overheid zal deze gegevens verwerken met het oog op de beoordeling en toepassing van de regels inzake de gunning van overheidsopdrachten, in het bijzonder de uitsluitingsgronden zoals hierboven vernoemd. De kandidaat of inschrijver stemt ermee in dat de aanbestedende overheid de relevante persoonsgegevens kan doorgeven aan één of meerdere entiteiten van de Groep stad Antwerpen (zoals omschreven in het collegebesluit van 26 november 2010, jaarnummer 14815) en door deze laatste kunnen aangevoerd worden in het kader van de door hen uitgeschreven overheidsopdrachtenprocedures. GAC/2014/2775 Blz. 6

7 Financiële en economische draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria) Niet van toepassing Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria) Referenties met betrekking tot in- en outplacementbegeleiding en consultancyopdrachten tijdens de laatste 3 jaar met vermelding van bedrag, datum en voor welke publiek- of privaatrechterlijke instanties ze bestemd waren. De inschrijver dient erkend te zijn als arbeidsbemiddelingsbureau. Wanneer de inschrijver beroep doet op de draagkracht / bekwaamheid van andere entiteiten en die draagkracht / bekwaamheid bepalend is voor zijn selectie, vermeldt de inschrijver in zijn offerte voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht / bekwaamheid en welke andere entiteiten hij voorstelt. I.7 Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ( revolving doors ) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de kandidaat of inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn aanvraag tot deelneming of offerte of een andere tussenkomst in het kader van deze plaatsingsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze plaatsingsprocedure. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de aanvraag tot deelneming of offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. I.8 Onderaanneming De inschrijver vermeldt in zijn offerte welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt. Conform artikel 12 KB Uitvoering is het inzetten van andere dan die voorgesteld in de offerte onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. GAC/2014/2775 Blz. 7

8 I.9 Publicatie De registratie als ondernemer op het platform e-notification wordt sterk aanbevolen. Deze opdracht kan door middel van de registratie worden opgevolgd via een messaging-service. Bij elke wijziging aan de publicatie ontvangt de onderneming dan een . Op die manier blijft u op de hoogte van alle relevante informatie voor het opmaken en indienen van uw offerte. Als geregistreerde onderneming kunt u automatisch op de hoogte worden gebracht van gepubliceerde overheidsopdrachten die u interesseren, als u een zoekprofiel instelt (bij voorbeeld overheidsopdrachten die onder een bepaalde erkenningscategorie en klasse vallen). We verwijzen naar de handleiding e-notification voor ondernemers. Deze handleiding kunt u terugvinden op onder de rubriek algemeen, e-procurement, FAQ. I.10 Vorm, inhoud en ondertekening van de offerte Taal De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. Vorm en inhoud inventaris De inschrijver vult de prijzen in op het bij het bestek behorende Excelformulier inventaris. Doet hij dat niet dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Een eventueel afwijkend btw-tarief kunt u invullen op bijlage C. De aanbestedende overheid verbiedt conform art van het KB Plaatsing het aanpassen van de vermoedelijke of forfaitaire hoeveelheden in de inventaris. De prijs moet opgegeven worden in EURO tot twee cijfers na de komma. Alle kostelementen dienen inbegrepen te zijn in de prijs (hetzij eenheidsprijs, hetzij totale prijs). Kostelementen die op een andere plaats in de offerte vermeld worden zullen door de aanbestedende overheid als niet bestaande worden beschouwd. Ondertekening documenten Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem elektronisch ondertekend via e-tendering. Een ingescande / geschreven handtekening heeft geen voldoende juridische waarde en wordt dus niet aanvaard. Enkel de digitale handtekening via e-tendering is rechtsgeldig. Bewijs van het mandaat van ondertekenaar Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden. De offerte die door gemachtigden wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. GAC/2014/2775 Blz. 8

9 De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd / gemachtigd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht, ). Een gescande handtekening is onvoldoende. Lijst van aan te leveren documenten De offerte bestaat minimaal uit volgende documenten: Ingevuld offerteformulier; Ingevulde inventaris; Document dat het mandaat van de ondertekenaar bevestigt; Uittreksel strafregister; Bij afwijkend BTW tarief: bijlage betreffende afwijkend BTW tarief; Documenten ter staving van de selectie- en gunningscriteria. Deze lijst is niet limitatief. I.11 Indienen van de offerte De offerte dient via elektronische middelen te worden overgelegd. De offerte moet elektronisch ingediend worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 1 van het KB plaatsing van 15 juli Bij voorkeur dient de inschrijver zijn volledige offerte (met bijhorende documenten) in via één ZIP-bestand. LET OP! We raden elke inschrijver ten stelligste aan de indieningsprocedure via e-tendering op voorhand te testen. Daartoe ontwikkelde e-tendering een demo-omgeving: We adviseren om tijdig na te gaan of u beschikt over de vereiste certificaten / etoken om de offerte via e-tendering te ondertekenen. Meer informatie hieromtrent, kunt u vinden op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) I.12 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes voorzien. Datum: zie titelblad I.13 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. GAC/2014/2775 Blz. 9

10 I.14 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Visie op in- en outplacement 15 2 Profiel van de begeleiders 15 3 Profiel van de consultants 10 4 Aanbod en aanpak van inplacementbegeleiding per categorie 20 Per traject (ED, C en B1 tot A5) werd een vast bedrag opgenomen in het bestek. In dit criterium wordt beoordeeld wat de inschrijver aanbiedt voor deze bedragen en de aanpak die hierin wordt voorgesteld. Er wordt onder andere gekeken naar differentiatie in de aanpak naar doelgroepen, de tijdsinvestering en meerwaarde voor de medewerkers. 5 Aanbod en aanpak van outplacementbegeleiding per categorie 20 Per traject (ED, C en B1 tot A5) werd een vast bedrag opgenomen in het bestek. In dit criterium wordt beoordeeld wat de inschrijver aanbied voor deze bedragen en de aanpak die hierin wordt voorgesteld. Er wordt onder andere gekeken naar differentiatie in de aanpak naar doelgroepen, de tijdsinvestering en meerwaarde voor de medewerkers. 6 Prijs per uur voor de consultancy 20 Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Nota: De begeleiders en consultants die voorgesteld worden in de offerte dienen deze te zijn die de opdracht daadwerkelijk zullen uitvoeren. Vervanging kan enkel mits voorafgaande goedkeuring door de aanbestedende overheid. GAC/2014/2775 Blz. 10

11 I.15 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. I.16 Keuze van offerte Het bestuur kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het bijgevolg quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte uitgesloten worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen kan leiden tot de onregelmatigheid van zijn offerte. GAC/2014/2775 Blz. 11

12 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het KB Uitvoering en latere wijzigingen van toepassing. II.1 Leidend ambtenaar De leiding van en de controle op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door het bedrijf Personeelsmanagement. De naam van de leidend ambtenaar zal meegedeeld worden na gunning bij het sluiten van de opdracht. II.2 Verzekeringen Conform art. 24 van het KB Uitvoering sluit de opdrachtnemer de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden naar Gemeenschappelijke Aankoopcentrale, t.a.v. het secretariaat, Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in art. 29 van het KB Uitvoering. De aanbestedende overheid kan zich het recht voorbehouden om ondanks andersluidende bepalingen geen borg te vragen indien voldaan is aan de voorwaarden zoals bepaald in art. 25 1, 1 en art. 25 1, 3 van het KB Uitvoering. II.4 Vrijgave borgtocht De dienstverlener richt een verzoek naar de aanbestedende overheid tot vrijgave van de borgtocht. Het verzoek moet per mail gericht worden aan het secretariaat van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale: gac.secretariaat@ocmw.antwerpen.be In bijlage van dat verzoek neemt de dienstverlener het PV van oplevering mee op dat kan bekomen worden conform de modaliteiten zoals vastgelegd in II.10. GAC/2014/2775 Blz. 12

13 De aanbestedende overheid verleent binnen de 15 dagen nadat is voldaan aan de modaliteiten zoals bepaald in dit artikel, handlichting aan de instelling waar de borgtocht is gesteld. II.5 Prijsherzieningen Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P = Po x ((s/s x 0,60 ) + 0,40)) De kleine letters hebben betrekking op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening. De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening van de offertes. P = herziene prijs; Po = offerteprijs; s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen). Hoe een prijsherziening aanvragen? Een prijsherziening kan aangevraagd worden door een mail te richten met vermelding van het besteknummer naar GAC_diensten@stad.antwerpen.be. Een prijsherziening kan 1 maal per jaar aangevraagd worden tijdens de periode van 1 maand voor tot 1 maand na de jaarvervaldag van het contract. Bij toepassing van een eventuele prijsherziening is de inschrijver verplicht de nodige stavingsstukken voor te leggen. Een prijsherziening kan slechts worden toegepast na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de gemeenschappelijke aankoopcentrale. Bij goedkeuring van de prijsherziening kan deze enkel betrekking hebben op prestaties die nog dienen uitgevoerd te worden. De goedkeuring gaat in vanaf de datum van de aanvraag tot prijsherziening en ten vroegste op de jaarvervaldag van het contract. II.6 Looptijd Totale looptijd van deze opdracht: 48 maanden Vermoedelijke begindatum van de diensten: 10 maart De werkelijke begindatum van de diensten zal opgenomen worden in de gunningsbrief. GAC/2014/2775 Blz. 13

14 II.7 Opzegmodaliteiten De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de overeenkomst eenzijdig op te zeggen mits het respecteren van een vooropzegtermijn van 3 maanden. De termijn begint te lopen daags na betekening van de opzegbrief. II.8 Verplichtingen dienstverleners De dienstverlener dient zesmaandelijks een overzichtslijst aan de aanbestedende overheid te bezorgen met volgende gegevens: Besteknummer van de aanbestedende overheid Lijst van de ontvangen bestelbonnen per bestellende entiteit Lijst van de geleverde prestaties Deze opgave dient bij voorkeur elektronisch (Excel-formaat) verzonden te worden naar gac_diensten@stad.antwerpen.be. Deze rapporten zullen de basis vormen voor de periodieke evaluatie en voor optimalisatie van het gebruik en bestelling van de gebruikte diensten. II.9 Betaling en betalingstermijn Betaling De betaling geschiedt per aanvaarde deelprestatie. Een deelprestatie betreft één traject. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de dienstverlener verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in Euro. De factuur met vermelding van het nummer van de orderbon en het nummer van het bestek moet rechtstreeks overgemaakt worden aan: Voor Stad Antwerpen: Het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijf financiën, Grote Markt 1 te 2000 Antwerpen. Beschikt u over een Belgisch btw-nummer? Dan kan u uw factuur of creditnota ook digitaal aan de stad bezorgen via Het webportaal voor e-facturen is snel en veilig, en bovendien betaalt u op deze manier geen portkosten. Als u gebruik maakt van het webportaal, vragen wij om uw factuur of creditnota niet nog eens per post te versturen. GAC/2014/2775 Blz. 14

15 Betalingstermijn De betaling geschiedt binnen de 30 dagen na de datum van ontvangst van de schuldvordering of factuur. Indien de datum van ontvangst van de schuldvordering of de factuur niet vaststaat, 30 dagen na de datum van het beëindigen van de diensten. Indien de schuldvordering of de factuur eerder wordt ontvangen dan het beëindigen van de diensten, 30 dagen na het beëindigen van de diensten. II.10 Oplevering In toepassing van artikel 64 KB Uitvoering geldt de laatste oplevering van de deelopdrachten voor zover het ook niet meer mogelijk is om nog andere deelopdrachten af te roepen als de oplevering van de globale raamovereenkomst. Om tot oplevering van een deelopdracht over te gaan, richt de dienstverlener een verzoek aan de leidend ambtenaar. Binnen de dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. II.11 Exclusiviteit Deze opdracht verleent de inschrijver geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van opdrachten zoals omschreven in dit bestek. II.12 Discretieplicht De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. II.13 Eigendomsrechten documenten / data opdrachtgever Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht geenszins impliceert dat de dienstverlener enig eigendoms- of auteursrecht op ev. in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de dienstverlener dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. GAC/2014/2775 Blz. 15

16 II.14 Eigendomsrechten documenten / data / aangemaakte producten in kader van opdracht door dienstverlener Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, worden eigendom van de opdrachtgever. De werkwijze, planningsopbouw, gebruikte vormingsmaterialen en methodieken mogen te allen tijde zonder verdere rechten vanwege de uitvoerende organisatie, door de opdrachtgever overgenomen en gebruikt worden. II.15 Recht op uitvoering Het recht op uitvoering is pas verworven bij het betekenen of bestellen van een deelopdracht. De vermoedelijke hoeveelheden zijn louter indicatief; hieruit kunnen geen rechten geput worden. II.16 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken Onderhavig bestek is onderworpen aan het Belgische recht. Indien enige bepaling van dit bestek niet rechtsgeldig mocht blijken, blijven de overige bepalingen in stand. De ongeldige bepaling zal geacht worden te zijn vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zoveel als mogelijk benadert. Voor alle geschillen zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. GAC/2014/2775 Blz. 16

17 III. Technische bepalingen III.1 Situering van de opdracht De stad Antwerpen staat samen met andere entiteiten die behoren tot de groep Antwerpen voor de uitdaging om de huidige bestuursperiode 1420 VTE te besparen. Hiervoor zullen processen worden geoptimaliseerd en wordt de natuurlijke uitstroom van medewerkers selectief vervangen. Medewerkers in overtal worden begeleid naar een nieuwe functie. Het kan gaan over een of meerdere individuen uit een team, het kan gaan over een hele afdeling die ophoudt met bestaan. Deze optimalisatie zal niet enkel capaciteit, uitgedrukt in VTE, moeten vrijmaken binnen een aantal processen maar ook een budgettaire ruimte moeten vrijmaken binnen de huidige personeelslijn. Personeelsmanagement werkte een methodiek uit waardoor medewerkers gescreend en geheroriënteerd worden naar een andere functie. Medewerkers kunnen geheroriënteerd worden naar een nieuw takenpakket indien zij over de nodige competenties beschikken of kunnen bijgeschoold worden. Hierbij komen zowel functies binnen de stad als binnen de groep Antwerpen in aanmerking. Personeelsmanagement gaat ervan uit dat niet alle medewerkers, die betrokken zijn in een optimalisatie, kunnen geheroriënteerd worden naar een vacante betrekking binnen de stad Antwerpen. Een aantal medewerkers zal de mogelijkheid krijgen om via outplacement een nieuwe functie te verkrijgen ofwel binnen organisaties die nauw gelinkt zijn aan de stad Antwerpen ofwel buiten de stad Antwerpen. III.2 Wijziging wetgeving Als gevolg van de wet op het eenheidsstatuut wijzigde de wetgeving wat betreft outplacement. Voor de stad Antwerpen zijn volgende wetswijzigingen van toepassing: Vanaf 1/1/2014 is outplacement verplicht bij een opzegperiode van minimum 30 weken. outplacement kan aangeboden worden tijdens een opzegtermijn of in het geval van een verbrekingsvergoeding. Tijdens de opzegtermijn gelden volgende richtlijnen: er wordt een outplacementtraject aangeboden van 60 uur tijdens een periode van 1 jaar. De begeleiding gebeurt tijdens het sollicitatieverlof en de werkgever staat in voor de kost van het outplacement. De werkgever is verplicht om uiterlijk 4 weken na de aanvang van de opzegtermijn het aanbod van outplacement te doen, de werknemer krijgt 4 weken om hierop te reageren. De werknemer is niet verplicht om op het aanbod in te gaan. In het geval van een verbrekingsvergoeding wordt ook 60 uur aangeboden tijdens een periode van 1 jaar. Het outplacement moet de waarde hebben van 1/12 van het bruto jaarloon van het kalenderjaar dat het ontslag voorafgaat (min 1800 en max 5500 EUR). De verbrekingsvergoeding wordt verminderd met 4 weken loon. De werkgever moet tenminste 15 dagen na het einde van de arbeidsovereenkomst het outplacement aanbieden, de GAC/2014/2775 Blz. 17

18 werknemer heeft 4 weken de tijd om al dan niet in te gaan op het aanbod. Tot 31/12/2015 heeft de werknemer recht op een volledige opzegvergoeding indien h/zij niet op het outplacementaanbod ingaat. III.3 Waarde van de trajecten Gezien de sterke variatie in de lonen, wordt er in dit bestek gevraagd 3 trajecten voor te stellen. Voor elk van deze trajecten wordt een vaste vergoeding opgelegd: B1 tot A5: euro (excl btw); C: euro (excl btw) D-E: euro (excl btw) Dit betreft telkens de forfaitaire vergoeding voor één volledig in- of outplacementtraject. In- en outplacementtrajecten voor de niveaus hogere dan A5 zijn, gezien het eerder zeldzame karakter, geen onderdeel van dit bestek. Omschrijving per niveau: Niveau A omvat jobs op masterniveau, niveau B op bachelor niveau. Op niveau A 1 tot A3 worden consulenten (experten) en afdelingschefs (leidinggevenden) tewerkgesteld. Op een hoger niveau situeren zich de niveaus A4 en A5, die meer strategisch van aard zijn of waarbij grotere groepen medewerkers worden aangestuurd. Niveau C vereist een diploma middelbaar onderwijs. Het omvat jobs als administratief assistent (front en back office), technisch assistent (op verschillende terreinen: groen, automechanica, elektriciteit, ). Verder zijn er ook de frontlijn jobs op C niveau, zoals bijvoorbeeld buurttoezichter. Niveaus D en E zijn niveaus zonder diplomavereiste. Niveau D vereist iets meer vakkennis dan niveau E. Dit laatste niveau is uitvoerend en operationeel (veger, karlader, wegenwerker, poets, ). Op niveau D zijn er nog een aantal administratieve jobs (heel uitvoerend), maar die zijn uitdovend. III.4 Doel & doelgroep Medewerkers die voor in- en outplacement in aanmerking komen, zullen naar deze dienstverlening toe geleid worden. Ze zijn betrokken in voornoemde organisatorische verschuivingen en zullen daarom beroep kunnen doen op deze begeleiding. De stad neemt momenteel loopbaanbegeleiding in haar HR-dienstverleningspakket op te nemen en maakt dit breder toegankelijk voor haar medewerkers. Dit is echter in deze implementatiefase niet aan de orde. Omdat de stad het belangrijk vindt alle te heroriënteren medewerkers maximaal te ondersteunen, komen zowel contractuele als statutaire medewerkers hiervoor in aanmerking. De scholingsgraad, leeftijd en werkervaring van de doelgroep is zeer divers. Momenteel is het onduidelijk over hoeveel medewerkers dit gaat. Daarom kan geen exacte schatting van het aantal te verwachten trajecten gegeven worden. GAC/2014/2775 Blz. 18

19 III.5 Beschrijving van de opdracht III.5.1 Wat verwachten we? Deze opdracht bestaat in de eerste plaats uit het verlenen van in- en outplacementbegeleiding. Daarnaast kan op de opdrachtnemer beroep gedaan worden voor advies inzake het opzetten van loopbaanbegeleidingstrajecten, het ontwikkelen van instrumenten en loopbaangerichte projecten. In wat volgt lichten we deze twee aspecten verder toe. Voor beide geldt dat de stad Antwerpen vanaf het voorjaar 2015 op de dienstverlening van de opdrachtnemer wenst beroep te doen. a) Begeleiding bij in- en outplacement Individuele begeleiding bij in- en outplacement hoort thuis in het instrumentarium van een modern HR beleid. Het instrument draagt bij tot een verhoogde uitwisselbaarheid / inzetbaarheid binnen de eigen organisatie en in privé organisaties en andere overheidsinstellingen. De aanpak voorziet in een begeleide, intensieve persoonlijke analyse. Indien nodig biedt in- en outplacement een ondersteuning in de emotionele verwerking. De gerichte benadering via training en coaching in o.a. diverse sollicitatietechnieken maakt de medewerker / medewerkster vertrouwd met een actieterrein waarop hij / zij weinig of geen ervaring heeft. Het programma van de medewerker / medewerkster tijdens de out-placementbegeleiding wordt ter kennis gegeven via een document dat aan hem / haar overhandigd wordt, ter verduidelijking van de te volgen stappen, de training en de opvolging. De betrokken consultant inventariseert persoonlijke achtergronden, arbeidsverleden, opleiding, motiverende en demotiverende factoren in het werk en sterke en minder sterke eigenschappen (sterkte/zwakte- analyse). In de marktanalyse worden mede op grond van de conclusies uit de persoonlijke analyse, de kansen / mogelijkheden in kaart gebracht. De betrokkene onderzoekt in welke deel van de organisatie, in welk(e) arbeidssegment(en) en in welk(e) soort(en) functie(s) de persoonlijke kwaliteiten en wensen met een optimale arbeidstevredenheid kunnen ingezet worden. De begeleiding is gericht op een maximale zelfsturing. Algemene voorwaarden: - De begeleiding gebeurt in principe op individuele basis. Een aantal groepssessies zijn mogelijk. - De begeleiding gebeurt in principe door een vaste adviseur voor de betrokkene. De betrokkene heeft dus 1 vast aanspreekpunt. - De begeleidingsduur is in tijd beperkt en heeft een duidelijke begindatum. Indien er geen wettelijke bepaalde duurtijd is, dient een duurtijd voorgesteld te worden (bij voorbeeld bij een opzeg van minder dan 30 weken). - De deelnemer wordt in geval van outplacementbegeleiding beschermd door de arbeidsongevallenverzekering van de externe partner. - Een in- of outplacementtraject is voor de betrokkenen in principe niet dwingend. Het is een faciliteit die de stad Antwerpen aan haar personeelsleden wil aanbieden. Het staat iedereen dus volledig vrij hierop in te gaan. Een GAC/2014/2775 Blz. 19

20 personeelslid beslist pas na een intakegesprek met de opdrachtnemer of hij/zij al dan niet op het aanbod wenst in te gaan. Als er niet op het aanbod wordt ingegaan, wordt de bestelling geannuleerd. - De opdrachtnemer rapporteert over eindresultaat van het traject aan personeelsmanagement. - De dienstverlener verbindt zich ertoe om in het kader van de behandeling van de persoonlijke gegevens betreffende de werknemer de persoonlijke levenssfeer te eerbiedigen; de inlichtingen die in het kader van de outplacementopdracht over de werknemer worden bekomen, worden vertrouwelijk behandeld en worden niet aan derden doorgegeven; - De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemer, op zijn verzoek, na beëindiging van de opdracht zijn dossier terug te geven; - De dienstverlener verbindt zich ertoe zich niet te beroepen op de nietuitvoering van de verbintenissen van de werkgever tegenover de dienstverlener om de outplacementbegeleiding te schorsen of stop te zetten; - De dienstverlener verbindt zich ertoe zich niet in te laten met de contacten tussen de werknemer en de potentiële werkgevers; - De dienstverlener verbindt zich ertoe noch de ontslagbeslissing, noch de onderhandeling daaromtrent te beïnvloeden; b) Consultancy bij in- en outplacement De bedrijfseenheid personeelsmanagement van de stad Antwerpen wil in de toekomst loopbaanbegeleiding verder uitdiepen als essentieel onderdeel van een hedendaagse HRdienstverlening. Mogelijks wordt dan beroep gedaan op de expertise van de opdrachtnemer. Het kan hierbij bij voorbeeld. gaan om het ontwikkelen van instrumenten onder andere naar leeftijdsbewust personeelsbeleid, het uittekenen van methoden, het opzetten van communicatietrajecten en andere loopbaangerichte projecten. III.5.2 Wat verwachten we in de offerte? a) In- en outplacementbegeleiding 1. Aanpak van in- en outplacementbegeleiding Een voorstel voor een volledig inplacementtraject en een outplacementtraject waarbij de methodologie alsook de inhoud en aanpak van de verschillende onderdelen uitvoerig wordt toegelicht. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de kenmerken van de doelgroep zoals hierboven beschreven. De inschrijver geeft aan hoe op deze heterogeniteit zal ingespeeld worden en illustreert dit waar mogelijk met referenties inzake in- en outplacementbegeleiding bij overheidsinstellingen. Indien er geen wettelijke bepaalde duurtijd van een trajact is, dient een duurtijd voorgesteld te worden (bij voorbeeld bij een opzeg van minder dan 30 weken). 2. Overzicht van de locaties waar de begeleiding kan plaatsvinden 3. Curriculum vitae De inschrijver dient één of meerdere begeleiders voor te stellen. Enkel deze begeleiders kunnen de opdracht daadwerkelijk uitvoeren. De inschrijver dient de ervaring van de begeleider inzake in- en outplacementbegeleiding aan te tonen aan de hand van een curriculum vitae. Wanneer uit de praktijk blijkt dat een begeleider niet (meer) voldoet aan de kwaliteitsnormen bepaald door de stad Antwerpen, kan hij of zij GAC/2014/2775 Blz. 20