HUREN VAN PLANTEN VOOR EVENEMENTEN

Transcriptie

1 Procedure: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Bestek nummer: INVERDE RAAMOVEREENKOMST HUREN VAN PLANTEN VOOR EVENEMENTEN Uiterste indieningsdatum offertes: op dinsdag 17 februari 2015 om uur Info: Wouter Vanlerberghe (0473/927914) Blz. 1

2 Inhoudsopgave 1. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER WIJZE VAN GUNNEN PRIJSVASTSTELLING TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE INDIENEN VAN DE OFFERTE OPENING VAN DE OFFERTES VERBINTENISTERMIJN GUNNINGSCRITERIA PRIJSHERZIENINGEN VARIANTEN KEUZE VAN OFFERTE CONTRACTUELE BEPALINGEN INDIVIDUELE BESTELLINGEN OP HET RAAMCONTRACT LEIDEND AMBTENAAR VERZEKERINGEN BORGTOCHT STRAFFEN LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN BETALINGSTERMIJN WAARBORGTERMIJN OPLEVERING TECHNISCHE BEPALINGEN BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B : INVENTARIS Blz. 2

3 Ontwerper Naam: dienst Overheidsopdrachten Adres: Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan 20 bus 22 te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Wouter Vanlerberghe Telefoon: Fax: Wouter.Vanlerberghe@lne.vlaanderen.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht. Artikel 45, koninklijk besluit van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 De opdrachtgever kan het contract eenzijdig verbreken indien geen gehoor gegeven wordt aan verbeter punten tijdens de 6-maandelijks evaluatie. Blz. 3

4 1. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. 1. Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Huren van planten voor evenementen. Plaats van dienstverlening: Vlaanderen 2. Identiteit van de opdrachtgever Inverde (OC-ANB) Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan 20 bus Brussel Inverde zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en dienstenoptreden als opdrachtencentrale voor verbonden overheidsinstellingen (bvb. het Agentschap voor Natuur en Bos - ANB). Verbonden overheidsinstellingen hebben de mogelijkheid maar niet de verplichting om gebruik te maken van de meerjarige overeenkomst. 3. Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 1 d (limiet van ,00 excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 4. Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Aangezien het een raamcontract betreft beschikt de overheid bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De dienstverlener kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. Blz. 4

5 5. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. * In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. 6. Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. 7. Indienen van de offerte De offertes mogen alleen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk veiligheidskopie wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd Blz. 5

6 stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het Koninklijk Besluit van 15 juli Meer informatie kan u vinden op volgende website: of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0) De offerte kan niet ingediend worden op papier 8. Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes. 9. Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. 10. Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving 1 Prijs 70 Gewicht Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs 2 Aanbod cache-pots 20 De inschrijver wordt beoordeeld op de variatie potten/bakken/manden die als cache-pot beschikbaar gesteld worden. De inschrijver maakt een lijst van de beschikbaar types. Deze lijst mag met foto s geïllustreerd worden. 3 Referenties 10 De inschrijver voegt een lijst toe van de van 5 diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Deze 5 referenties worden gestaafd met de nodige foto s. De inschrijver wordt beoordeeld of de relevantie en kwaliteit van de referenties. Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. 11. Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing. De raming ligt lager dan ,00 excl. BTW. Blz. 6

7 12. Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. 13. Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. Blz. 7

8 2. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. 14. Individuele bestellingen op het raamcontract Zodra de aanbestedende overheid kennis heeft van een evenement waar planten geleverd zullen moeten worden, wordt er contact opgenomen met de dienstverlener om de nodige afspraken te maken rond de deelopdracht. Dit gebeurt per mail of telefonisch minimum 10 werkdagen vooraf. Indien een afspraak telefonisch gebeurde wordt deze binnen de 2 werkdagen steeds per mail bevestigd. 15. Leidend ambtenaar De naam van de leidend ambtenaar zal bekend gemaakt worden bij het versturen van de sluitingsbrief. 16. Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. 17. Borgtocht Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist. 18. Straffen Iedere 6 maanden vindt een evaluatie van de geleverde diensten plaats. Een gebrekkige uitvoering van de opdracht heeft aanleiding tot het opstellen van een proces-verbaal met verbeterpunten. Indien de dienstverlener geen gehoor geeft aan de verbeterpunten kan de opdracht door de opdrachtgever eenzijdig worden verbroken. Blz. 8

9 Motivatie: Indien de kwaliteit van de uitgevoerde opdrachten ondermaats is brengt dit uitstraling van diverse evenementen in gevaar en kan dit leiden tot imagoschade voor de opdrachtgever. Indien het contract wordt verbroken kan een nieuwe overheidsopdracht worden uitgeschreven. 19. Looptijd en uitvoeringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 48 maanden Voorziene begindatum van de diensten: 15 maart 2015 Voorziene einddatum van de diensten: 15 maart 2018 De looptijd van de overheidsopdracht begint op de aanvangsdatum die vastgelegd zal worden na kennisgeving sluiting. Iedere 6 maanden kan het contract eenzijdig stopgezet worden (zie punt 17: straffen). 20. Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. 21. Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing. 22. Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Blz. 9

10 3. Technische bepalingen ALGEMEEN Het Agentschap voor Natuur en Bos en inverde zoeken een leverancier die garant staat voor een hoogkwalitatieve service wat betreft plantenverhuur bij evenementen allerhande. De evenementen waar planten geleverd dienen te worden vinden plaats binnen Vlaanderen. CONTACTPERSOON Bij gunning wordt een vaste contactpersoon doorgegeven aan de opdrachtgever. VOORBEREIDEND BEZOEK TER PLAATSE Indien nodig zal het aanbestedend bestuur de dienstverlener vragen voor de aanvang van het evenement de locatie te bezoeken om een inrichtingsvoorstel (voor wat betreft de planten) op te stellen. De kostprijs opgegeven in de samenvattende meetstaat bevat volgende zaken: Verplaatsing naar de desbetreffende provincie. Bezoek per plaatse. Opmaak van een inrichtingsplan met plantenlijst. Het overmaken van het plan aan de opdrachtgever. Administratieve kosten LEVEREN, OPSTELLEN EN OPNIEUW OPHALEN VAN DE PLANTEN Per provincie geeft de opdrachtgever een prijs voor het leveren en ophalen van de planten. Deze prijs omvat: Transport. Het plaatsen van de planten zoals bepaald op het inrichtingsvoorstel of op aangeven van de verantwoordelijke van de opdrachtgever. Het terug ophalen van de planten na afloop van het evenement. SOORTEN, VERHUURPRIJS PER DAG De dienstverlener geeft in het vak eenheidsprijs, per soort, de huurprijs per dag op (deze opgegeven prijs zal dus vermenigvuldigd worden met het aantal dagen en het aantal stuks, indien voor 3 dagen 5 van deze planten gehuurd worden dan wordt de eenheidsprijs dus vermenigvuldigd met 15). Iedere begonnen dag wordt als een volledige dag gerekend. Bvb. de planten worden geleverd op vrijdag en terug opgehaald op maandag, dit is gelijk aan 4 dagen huur. De opgeven prijs omvat ook het verzekeren van de planten tegen eventuele opgelopen schade. Indien de dienstverlener beslist de planten niet te verzekeren dient hij de geleden schade op zich te nemen. De planten dienen steeds in een goede conditie te verkeren en vrij zijn van ziektes en plagen. De inschrijver dient alle vermelde planten/maten kunnen leveren en dient dus voor alle planten een prijs op te geven. Blz. 10

11 De planten worden voorzien van een cache-pot. De opdrachtgever kiest afhankelijke van het evenement en de locatie een bepaald type cache-pot. De huur van de cache-pot zit inbegrepen in de huurprijs van de plant. Het aanbod aan diverse types cache-pots wordt gescoord als gunningscriterium. SPECIALE (HOGE) POTTEN De dienstverlener geeft een meerprijs per dag op voor de huur van hoge potten/bakken. Blz. 11

12 Natuurlijke persoon BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP HUREN VAN PLANTEN VOOR EVENEMENTEN Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Ondergetekende (naam en voornaam):... Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:... Woonplaats (volledig adres):... Telefoon:... Fax:. . Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit:. met zetel te (volledig adres): Telefoon:. Fax:. .. Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Blz. 12

13 Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT TEGEN DE EENHEIDSPRIJZEN VERMELD IN DE INVENTARIS IN BIJLAGE. Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België):.. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Bij de offerte te voegen documenten Bewijs gemachtigd ondertekenaar (indien u tekent in naam van een vennootschap) Documenten en foto s in kader van gunningscriteria 2 & 3 (zie pagina 6) Gedaan te... Datum... Naam en voornaam:... Functie:... Handtekening: Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 13

14 BIJLAGE B : INVENTARIS HUREN VAN PLANTEN VOOR EVENEMENTEN Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw Voorbereidend bezoek op locatie & opmaak inrichtingsvoorstel 1 West-Vlaanderen VH stuk 2 2 Oost-Vlaanderen VH stuk 2 3 Vlaams-Brabant VH stuk 10 4 Antwerpen VH stuk 2 5 Limburg VH stuk 2 Levering, opstellen en opnieuw ophalen van de planten 7 West-Vlaanderen VH stuk 5 8 Oost-Vlaanderen VH stuk 5 9 Vlaams-Brabant VH stuk Antwerpen VH stuk 5 11 Limburg VH stuk 5 Soorten, verhuurprijs per dag. 12 Asparagus densiflorus `Sprengeri` inclusief cache-pot VH dag(en) 25 Blz. 14

15 Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw 13 Buxus sempervirens bol inclusief cache-pot, hoogte 0,45 m - 0,55 m VH dag(en) Buxus sempervirens bol inclusief cache-pot, hoogte 0,65 m - 0,75 m VH dag(en) Buxus sempervirens bol inclusief cache-pot, hoogte 0,95 m - 1,05 m VH dag(en) Ficus benjamina inclusief cache-pot, hoogte 1,60 m - 1,80 m VH dag(en) Ficus benjamina inclusief cache-pot, hoogte 1,90 m - 2,10 m VH dag(en) Ficus benjamina inclusief cache-pot, hoogte 2,20 m - 2,40 m VH dag(en) Howea forsteriana (Kentia palm) inclusief cache-pot, hoogte 1,65 m - 1,85 m VH dag(en) Laurus nobilis haag of Carpinus betulus of Eleagnus spec. haag inclusief cache-pot, hoogte 1,80 m - 2,00m, breedte 0,80 m - 1m VH dag(en) Laurus nobilis piramide inclusief cache-pot - hoogte 1,60 m 1,80 m VH dag(en) Nephrolepis exaltata inclusief cache-pot VH dag(en) Olea europaea inclusief cache-pot, stamdiameter minimum 20 cm minimum hoogte 2,20 m VH dag(en) 25 Olea europaea inclusief cache-pot, stamdiameter minimum 5 cm, minimumhoogte 1,50 VH dag(en) Phalaenopsis inclusief cache-pot, min. 2 stengels VH dag(en) Phoenix canariensis inclusief cache-pot, minimum 1,80 m hoog VH dag(en) Phyllostachis spec (bamboe) inclusief cache-pot- hoogte 1,80 m - 2,50 m VH dag(en) 25 Blz. 15

16 Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw 28 Sansevieria spec. inclusief cache pot, hoogte 0,30 m - 0,70 m VH dag(en) 25 Speciale potten 29 pot/vaas 1,00 m hoog VH dag(en) pot/vaas 1,50 m hoog VH dag(en) 30 Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. (enkel te ondertekenen indien offerte wordt ingediend op papier) Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: Blz. 16