De Waardering van Informatieactiva. als Productiemiddel

Transcriptie

1 De Waardering van Informatie als Productiemiddel Methodologiëen en Voorstel van Aanpak Stelling Het is opmerkelijk dat er bij de opleidingen tot IT-auditor nog weinig aandacht wordt besteed aan het fenomeen van informatiewaardering terwijl de kern van In Control en AO-IC beheersmaatregelen zich juist richten op het beschermen van de waardevolle informatieactiva tegen ongewenste inbreuken. Document Titel De Student No Suren Balraadjsing Eind Datum April 2007 Versie No. 1.0 Final Begeleiding/ Coaching Bart van Staveren UWV, Universitair Begeleider Ivan Pellegrin LogicaCMG, Bedrijfscoach Bart Winkler LogicaCMG, Bedrijfscoach

2 Inhoudsopgave 1 SAMENVATTING INLEIDING ACHTERGROND AANLEIDING PROBLEEMSTELLING PLAN VAN AANPAK AFBAKENING WAAROM INFORMATIEWAARDERING? WAARDE EN INFORMATIEBEHOEFTEN NUT VAN INFORMATIEWAARDERING STAND VAN ZAKEN WAARDERINGSMODELLEN ACCOUNTING MODELLEN Amerikaanse ontwikkeling Europese Ontwikkeling Beperkingen Accounting wetgeving DE ECONOMIC VALUE MODELLEN PRAKTISCHE WAARDERINGSPROBLEMEN NIEUWE WAARDERINGSMODELLEN IMMATERIËLE ACTIVA De Knowledge Management (KM) modellen Intellectual Capital (IC) modellen Performance modellen TEKORTKOMING WAARDERINGSMODELLEN DATA, INFORMATIE EN KENNIS BEGRIPSBEPALING DE KENNIS WAARDEKETEN Stadium 1. Datagaring/verwerking Stadium 2. Analyse van Informatie Stadium 3. Communicatie van Kennis Stadium 4. Pas Intelligence toe (wijsheid) Stadium 5. Formuleer Besluit/Actie Stadium 6. Implementeer Acties KENMERKEN VAN INFORMATIE HET OBJECT INFORMATIE OOGMERKEN VAN INFORMATIEPRODUCTIE INFORMATIE ALS PRODUCTIEFACTOR EIGENSCHAPPEN INFORMATIEATTRIBUTEN METHODEN VOOR INFORMATIEWAARDERING HISTORISCHE WAARDE DE UTILITEITSWAARDE WAARDE VANUIT RISICOPERSPECTIEF ANALYSE VAN WAARDERINGSMETHODEN Waardering op basis van Historische kosten (Moody & Walsh) Waardering op basis van Nut en Gebruiksmogelijkheden (Glazer) Waardering vanuit Riskmanagement perspectief (Poore) CONCLUSIE GEÏNTEGREERDE MODELAANPAK INFORMATIEWAARDERING HET WAARDERINGSMODEL TECHNOLOGIE (OIT) EN INFORMATIEWAARDE Product kwaliteit Systeem kwaliteit Service Kwaliteit BEDRIJFSVOERING(OIB) EN INFORMATIEWAARDE InformatieBehoeften Student Nr: van 40

3 8.3.2 InformatieVerwerving InformatieNut CONCLUSIES BRUIKBAARHEID MODEL PRAKTISCHE TOEPASSING WAARDERINGSMODEL GLAZER EN E-COMMERCE DATABASE ALS BEDRIJFSACTIVA VOORSTEL VERVOLGONDERZOEK ROLVERDELING AUDITORS GERAADPLEEGDE LITERATUUR Student Nr: van 40

4 1 Samenvatting Als strategische "enabler" van de bedrijfstrategie heeft informatie kapitaal zich een prominente rol verworven naast financieel kapitaal en menselijk kapitaal. Kennisintensieve bedrijven beschouwen informatie steeds meer als commodity en het bezit hiervan als een bedrijfsactivum. In het informatietijdperk wordt het succes van mensen en organisaties bepaald door het vermogen de informatiestroom te controleren. Beheersing van de kasstroom vergt dus beheersing van informatiestroom. Er bestaat een ontegenzeggelijk een relatie tussen beide maar kwantificeren van de causaliteit en de waardering hiervan is niet eenvoudig en geen rechtlijnig proces. Deze scriptie bevat een aanzet om een dergelijk informatie waarderingsmodel te ontwikkelen. In de meeste gangbare bedrijfswaarderingsmodellen speelt informatie en de waardering hiervan geen of slechts een marginale rol bij strategievorming en prestatiemeting. Terwijl gegevens en de daaruit voortvloeiende informatie toch de basis vormen voor elke analyse van de (kennis)waardeketens binnen organisaties. Er zijn blijkbaar nog onvoldoende modellen en of methodieken om informatiewaarde te koppelen aan de financiële prestaties binnen de kaders van een geformuleerde bedrijfsstrategie. Voor de ondersteunende rol van informatie kapitaal in de waardeketen is er blijkbaar onvoldoende aandacht. Het beschreven model behandelt twee hoofddomeinen van waardering: het technologie domein en het organisatie domein. Om een synthese tussen beide domeinen te realiseren en tegelijkertijd een directe relatie te leggen tussen informatiewaarde en financiële (transactie)waarde, wordt voorgesteld om een E-Commerce omgeving te exploreren. In een E- commerce omgeving die naast het pre- als posthandelsproces als ook e-transacties ondersteunen, komen alle noodzakelijke waardering ingredienten bij elkaar. Vanuit het transactiewaardemodel (Glazer) wordt gekozen voor een geïntegreerde waardebenadering (Ho). Hierbij wordt de focus gelegd op datavastleggingen in databasesystemen binnen het E- Commerce domein. De conclusie is dat corporate databases heel goed lenen als waarderingsobject omdat zij zich zowel fysiek/technisch, logisch als juridisch boekhoudkundig actief gedragen. De omzetbaarheid van informatie activa in financiële activa is binnen dergelijke domeinen is minder complex en praktische uitvoerbaar. Op de centrale vraag of de reële waarde van informatieactiva op een betrouwbare wijze kan worden vastgesteld, kan een voorzichtig bevestigend antwoord worden gegeven. De beschreven methodiek biedt goede aanknopingspunten mits de waarderingsdoelstelling en de scope van het waarderingsobject voldoende en consistent worden afgebakend. De potentiële voordelen van meer objectieve waardering van informatie zijn legio en ook beschreven in deze scriptie. Dit feit alleen al rechtvaardigt de inspanning in dit in eerste instantie abstract en theoretisch ogend onderwerp. Voor een kort overzicht van de verhaallijn wordt verwezen naar paragraaf 2.4 Plan van Aanpak. Student Nr: van 40

5 2 Inleiding Een scriptie schrijven over de waardering van informatie als productiemiddel en bedrijfsactiva is geen sinecure. Informatiewaardering is een complex proces dat veel paradoxen kent. Dit komt vooral door de uiteenlopende kwaliteitsattributen die aan het object informatie kleven. Elk informatieattribuut kent zijn eigen dynamiek die op zijn beurt weer afhankelijk is van menselijke perceptie, subjectieve interpretatie, het gebruiksdoel en de context en de specifieke omstandigheden van het moment. Door de verscheidenheid van attributen die aan het object informatie kleven is een duidelijke afbakening van het waarderingsdoel vereist. Dit vereist op zijn beurt een duidelijke probleemstelling, waarin duidelijk wordt aangegeven wat wordt beoogd met de waarderingsexercitie. 2.1 Achtergrond Immateriële activa bepalen in de postindustriële kenniseconomie in toenemende mate de waarde van veel ondernemingen. Toch zijn ze niet in de jaarrekening terug te vinden. De opgetelde waarde van de klassieke materiële activa zoals gebouwen, machines, inventaris hebben vaak weinig te maken met de economische waarde van de onderneming als geheel. De waardekloof tussen de balanswaarde en de marktwaarde is groot en neemt nog steeds toe. Deze ontwikkeling is ingezet aan het begin van de vorige eeuw met als hoogtepunt de dotcom- hype rond de eeuwwisseling. De ontwikkeling kenmerkt zich door een verschuiving in de verhoudingen tussen de productiefactoren land, arbeid, kapitaal en kennis/informatie bij het creëren van waarde. Intellectueel kapitaal in termen van kennis en informatie is veel belangrijker geworden bij het produceren van producten en diensten. Kortom waardevolle informatie speelt een belangrijke rol bij de prestaties van ondernemingen. Het structureel uit de pas lopen van de balanswaarde en de marktwaarde heeft tot gevolg dat het jaarverslag de aandeelhouders/beleggers onvoldoende zicht geeft op de feitelijke waardeontwikkeling van het bedrijf. Feitelijk heeft hierdoor ook de financiële auditor als controleur van de jaarrekening een probleem omdat die een getrouw beeld hoort te geven van de grootte en samenstelling van het vermogen. De diversiteit in de soorten immateriële activa en elk met zijn bijzondere eigenschappen maken het heel moeilijk om te komen tot eenduidige objectieve waardebepaling die uitdrukbaar is in een ondubbelzinnige monetaire waardemaatstaf zoals geld. Dit geldt nadrukkelijk voor de waardebepaling van informatieactiva. 2.2 Aanleiding In informatie-intensieve ondernemingen wordt de cashflow in toenemende mate afhankelijk van een goede doorstroming van de informatieflow. Grote investeringen in informatiesystemen kunnen enorme geldverspillers blijken te zijn, terwijl kleine investeringen in dezelfde gebieden een enorme impact kunnen hebben op de waarde van een organisatie. Verantwoordelijke bestuurders i.c. CIO s hebben vaak onvoldoende inzicht in de waardebijdrage van hun informatieactiva binnen de bedrijfsprocessen en daarmee de bijdrage aan het bedrijfsresultaat. De jaarlijkse allocatie van IT-budgetten vindt veelal plaats zonder grondige analyse van de (toegevoegde)waarde van informatie in de keten van bedrijfsprocessen. Inzicht in de waarde van informatie kan er toe leiden dat investeringsbeslissingen en ITbestedingen effectiever en meer verantwoord kunnen plaatsvinden. Ook de keuzen ten aanzien van en de inrichting van informatiebeveiliging kunnen meer worden toegespitst op dat wat echt van waarde is (in hoofdstuk 5 wordt het waardebegrip gedefinieerd). Over- en onderbeveiliging van de IT- en informatieactiva kan zo worden voorkomen, zodat er een betere aanwending van middelen kan worden bereikt. De volgende overwegingen vormden aanleiding om een afstudeerscriptie te schrijven over de waardering van informatie: Student Nr: van 40

6 Ten eerste biedt informatiewaardering mogelijkheden om de sturing van de interne organisatie doelmatiger en effectiever aan te pakken, wat op haar beurt weer kan leiden tot creatie van onderscheidende meerwaarde binnen diverse bedrijfsprocessen. Zo kunnen de resultaten van informatiewaardering gebruikt worden o Om de aan te wenden schaarse (IT-)middelen incl. de beveiligingsinspanningen beter in lijn brengen met de daadwerkelijke (reële) waarde die de informatie vertegenwoordigt. o Daarnaast kan informatiewaardering ook bijdragen aan de realisatie van commerciële doelstellingen door bijv. verzamelde data over klanten(gedrag) te gebruiken om de opbrengsten te verhogen of informatie over het productieproces te gebruiken om de kosten verlagen. o Tenslotte kan een doordacht concept van informatiewaardering helpen om de vastgelopen discussie over de meerwaarde van investeringen in DataWareHouses en Business Intelligence weer in beweging te krijgen. Ten tweede biedt informatiewaardering in informatie intensieve bedrijven goede aanknopingspunten om de waardekloof tussen de boekhoudkundige waarde en de gekapitaliseerde waarde van een onderneming meer gefundeerd te verklaren. De urgentie om deze waardekloof te verklaren wordt benadrukt door IFRS- en SOX-wetgevingen waar reële financiële waarden en transparante verantwoording hierover, wordt nagestreefd. In de externe verantwoording kan dan in plaats van alleen terug te kijken op de waardeontwikkeling van harde materiële activa, ook meer substantiële uitspraken worden gedaan over de toegevoegde waarde van immateriële activa - in casu corporate informatie. 2.3 Probleemstelling Het doel van deze scriptie is een inventarisatie uit te voeren naar methoden voor informatiewaardering van bedrijfsinformatie. De centrale vragen zijn: (Hoe) Kun je (betrouwbaar) vaststellen wat de reële waarde is van je informatieassets en hoe kan je dit productiemiddel met de opgedane kennis, optimaal inzetten in de (kennis)waardeketens van de organisatie? Onder welke voorwaarden kan de intern vastgestelde informatiewaarde ook worden gebruikt om een externe marktwaarde vast te stellen ten behoeve van het maatschappelijk verkeer? Welke typen bedrijfsinformatie en bedrijfsdomeinen lenen zich hier het best voor? Welke rol kunnen financial en IT-auditors spelen bij het waarderingsproces? 2.4 Plan van Aanpak In hoofdstuk 3 Over het Waarom van Informatiewaardering wordt dieper ingegaan op het nut van informatiewaardering. De belangrijkste conclusie is dat de inspanning te rechtvaardigen is mits het waarderingsdoel aantoonbaar aansluit bij de strategische bedrijfsdoelstellingen en er concrete vertaling plaatsvindt naar de operationele doelstelling van het lijnmanagement. In hoofdstuk 4 over de Ontwikkeling van Bedrijfswaarderings Modellen worden de belangrijkste methoden om ondernemingen en ondernemingsactiva te waarderen geëvalueerd. Belangrijkste conclusie is dat de meeste methoden geen of slechts marginaal rekening houden met de informatieactiva in de modellen. In hoofdstuk 5 Begripsbepaling: Data, Informatie, Kennis worden de belangrijkste begrippen omschreven en afgebakend. In elke analyse van informatiewaarde dienen deze begrippen te worden gedefinieerd binnen de context van het waarderingsdoel. In hoofdstuk 6 Kenmerken van Informatie worden de informatieattributen en hun karakteristieken behandeld. Om de complexiteit van waarderingsvariabelen te reduceren is een helder begrip van de dynamiek van de attributen vereist. Met name zicht op hun onderlinge wisselwerking, rekening houden met het waarderingsdoel, is noodzakelijk voor het informatiewaarderingproces. Student Nr: van 40

7 In hoofdstuk 7 Methoden voor Informatiewaardering worden de belangrijkste methoden geanalyseerd en de voor- en nadelen benoemd. De conclusie is dat er een combinatie van methodieken ingezet dient te worden om tot een zinvolle waarderingsexercitie uit te voeren. Met name de Nutsbenadering van Glazer gecombineerd met de Risicobenadering van Poore, bieden goede aanknopingspunten om de resultaten van interne informatiewaardering ook in te zetten voor de waardering ten behoeve van het maatschappelijk verkeer. In hoofdstuk 8 Geïntegreerde Modelaanpak Informatiewaardering In dit hoofdstuk wordt een aanzet gegeven voor een model die informatiewaarde koppelt aan de financiële performance. Er wordt een geïntegreerd waarderingsmodel voorgesteld die aan de hand van informatieattributen het waarderingsproces nader concretiseert. Tenslotte wordt een schematische modelaanpak voorgesteld om tot informatiewaardering te komen die gekoppeld kan worden aan een financiële maatstaf. In hoofdstuk 9 Praktische toepassing Waarderingsmodel In dit hoofdstuk wordt een aangegeven binnen welke domeinen het waarderingsmodel kan worden ingezet om onderbouwde uitspraken te doen over waarde van informatie. De conclusie is dat corporate databases hier heel geschikt voor zijn omdat zij zowel fysiek/technisch als logisch zich als juridisch boekhoudkundig actief gedragen. Dit geld in het bijzonder voor databases waar transactiegerelateerde data worden opgeslagen en die (dynamische) gekoppeld zijn aan E-Commerce domein van ondernemingen. Deze lenen zich goed voor meer objectieve (externe)waardering in financiële termen. Dit komt omdat de relevante informatieactiva directer gecorreleerd zijn aan de hieruit voortkomende financiële resultaten/prestaties. Met andere woorden de omzetbaarheid van informatieactiva in financiële activa is binnen dergelijke domeinen minder complex en praktische uitvoerbaar. In hoofdstuk 10 Rol van de Auditors wordt de rol van de relevante disciplines in het waarderingsproces behandeld. Conclusie is dat elk auditor vanuit de eigen expertise een complementaire rol kan vervullen, om een objectief waarderingsproces tot stand te brengen. De werkgebieden van elke specialisatie worden verder niet uitgewerkt maar slechts gepositioneerd in het overall waarderingsproces. 2.5 Afbakening Omdat een object van onderzoek relatief veel invalshoeken en invloedsvariabelen kent is het onvermijdelijk beperkingen aan te brengen in scope. Informatietechnologieën beschikken over het vermogen om waarde toe te voegen aan de data doordat zij beschikbaarheid, toegankelijkheid en controleerbaarheid van informatie verhogen waardoor ook het gebruik en dus de waarde ervan toeneemt. Zij dragen bij aan de juiste informatie op de juiste plaats en tijdstip in het juiste formaat en beschermd tegen ongeoorloofd gebruik. In deze scriptie zal ook worden ingegaan op de mogelijkheden die de huidige technologie biedt om het gebruik (lees waardering) beter kwantificeerbaar te maken. Echter technische details van relevante systemen zullen alleen aan de orde komen als zij relevant zijn voor het betoog. De discussie over waar het primaat van informatiewaarde ligt d.i. informatie-inhoud zelf of wel ondersteunende techniek zal niet expliciet worden uitgewerkt omdat dit per geval bekeken moet worden. In deze scriptie zal worden uitgegaan van de veronderstelling dat er dynamische versterkende wisselwerking bestaat tussen beide factoren bij het bepalen van de informatiewaarde. Exponentiële toename en vastlegging van data binnen organisaties dwingt tot het nadenken over datakwaliteit en dataintegriteit, dataclassificatie en taxonomieën. Data beschikbaar stellen zonder enige structuur, en zonder duidelijk doel, zal ten koste gaan van de toegankelijkheid en vindbaarheid en daardoor het gebruik reduceren. Informatiewaardering is niet los te zien van business intelligence, dataclassificatie, informatiearchitectuur en informatietaxonomieën. In het bestek van deze scriptie zal alleen waar dit het betoog ondersteund, aan deze topics worden gerefereerd. Met informatie wordt bedoeld bedrijfsmatig geproduceerde informatie die een fabricageproces heeft doorlopen. Dat wil zeggen informatie waar er enig verband waargenomen kan worden tussen de investeringen en de verwachte baten. Hierbij kan Student Nr: van 40

8 een onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds informatie gefabriceerd als eindproduct ten behoeve van directe verkoop op de markt (zoals datavendors, uitgeverijen, ratingbureaus) en informatie gebruikt als input in de primaire productie en of transactieprocessen en informatie die vrijkomt of wordt gegenereerd als resultaat van de primaire productie- en of transactieprocessen. De individuele menselijke perceptie en beoordeling van informatie en de context spelen een belangrijke rol in de uiteindelijke bepaling van informatiewaarde. Echter de menselijke informatieverwerking kent zijn beperkingen in subjectieve waarneming zijn ervaring en cognitie. Omwille van inperking van de scope zal alleen waar nodig op deze complicerende factor worden in gegaan. Ook de wetgevingsaspecten met betrekking tot (intellectueel) eigendom, auteursrechten en dataprivacy van informatie zullen niet in extenso behandeld worden maar alleen daar waar nodig aan worden gerefereerd. Student Nr: van 40

9 3 Waarom Informatiewaardering? 3.1 Waarde en Informatiebehoeften In deze scriptie zal informatiewaardering benaderd worden vanuit de toegevoegde waarde voor de interne bedrijfsvoering, rekeninghoudend met organisatiedoelstellingen. Hiervoor is het nodig de informatiebehoefte te inventariseren: Hier zal onderscheid worden gemaakt in verschillende informatiebehoeften: Sturingsmotief o In operationele zin gaat men hier uit van een gerichtheid op kwantitatieve aspecten zoals gebruiks-, verbruiks- en bedrijfsdruktestatistieken. De waarde vloeit voort uit de mate van gebruik van deze informatie als productiemiddel om operationele processen doelmatig en doeltreffend te sturen. Natuurlijk kunnen ook kwalitatieve aspecten mee spelen in de operationele sturing. o In strategische zin ligt de nadruk meer op kwalitatieve aspecten. De waarde vloeit voort uit de mogelijkheid om met de kennis en de besluitvorming hierom heen toekomstig voordelen te behalen. Vergelijk (strategische) management informatie. Ook hier geldt dat bij strategische sturing ook kwantitatieve aspecten worden betrokken als zij relevant zijn voor de besluitvorming. Verantwoordingsmotief o Het gaat hier om informatie ten behoeve van externe verantwoording die wordt voorschreven door wet- en regelgeving. Dit type informatiebehoefte genereert op zichzelf genomen geen directe waarde voor de onderneming maar kan wel ondernemingswaarde vernietigen als regels niet worden nageleefd (vergelijk bijvoorbeeld de effecten van het nalaten van het financieel-, sociaal- of milieujaarverslag). Op de waarde van verantwoordingsinformatie voor het maatschappelijk verkeer wordt hier verder niet ingegaan. 3.2 Nut van Informatiewaardering Er is veel gepubliceerd over het verband tussen investeringen en opbrengsten van IT. Er is tot heden geen eensluidend oordeel over de mate van correlatie van het verband. Hierdoor ontstaat het beeld van een zekere disproportionaliteit tussen beide grootheden. Tegen deze achtergrond ontstaat bij bestuurders van ondernemingen de behoefte om hier meer greep op te krijgen. Waardering van het bedrijfsactivum informatie kan vanuit deze optiek een constructieve bijdrage leveren. Informatiewaardering is een noodzakelijke voorwaarde om te komen tot meer verantwoorde toewijzing van IT-resources. Middelen kunnen doelmatiger worden aangewend ten behoeve van informatieactiva die relatief meer waarde voor de onderneming creëren. The Hawley Committee 1, een groep die heeft onderzocht hoe bedrijfsbesturen aankijken tegen en omgaan met het managen van informatie, heeft geconstateerd dat organisaties er drie basismethoden op na houden om de waarde van informatie en andere immateriële activa te classificeren en te beoordelen: 1. Op basis van de marktwaarde (minus de kosten van productie) die zij kunnen genereren: bijv. (handels)informatie die op de markt wordt aangeboden of technologie die verkocht wordt onder licentie. 2. Op basis van de organisatie-impact die ervan uitgaat bijvoorbeeld schade door informatieverlies a.g.v. diefstal of verlies, en schade door informatiefraude en 1 Information as an asset : the board agenda / The Hawley Committee ; a consultative document for chairmen, chief executives and boards of directors developed on behalf of the KPMG IMPACT Programme by a committee under the chairmanship of Dr Robert Hawley, chief executive of Nuclear Electric plc. - London : KPMG, Student Nr: van 40

10 informatiemisbruik. Denk bijvoorbeeld gevolgen van verlies van bedrijfsgeheimen zoals geheime formules en geclassificeerde gevoelige corporate data. 3. Op basis van de potentiële verbetering van de bedrijfsopbrengsten of reductie van kosten die door de informatie kan worden bereikt. Zo kan bijvoorbeeld specifieke klantinformatie de opbrengsten (of de kwaliteit hiervan) verhogen of kunnen door procesinformatie kosten gereduceerd worden. Classificatie en beoordeling van de informatiewaarde kan echter ook toegepast worden op de volgende gebieden: 1. Uit commerciële overwegingen. Onderbouwde waardering van en inzicht in de corporate information assets kan gebruikt worden om als onderpand in te brengen bij het verstrekken van leningen of om een gunstiger krediettarief uit te onderhandelen. Verder kan het van belang zijn bij het vaststellen van de verzekerde waarde en bijbehorende premievaststelling. 2. Voor een efficiëntere aanwending van ICT-middelen en het nemen van beter gefundeerde investeringsbeslissingen. Bij de toetsing van business cases en projecten dient de beoordeling van de beoogde impact in termen van toegevoegde waarde van de op te leveren information assets veel directer en explicieter plaats te vinden. 3. Om de beveiliging van ICT en opgeslagen corporate data effectiever en financieel verantwoord en onderbouwd uit te voeren. Zo kan vastgestelde waardevolle informatie door de techniek beter worden benut doordat het bijdraagt aan de juiste informatie op de juiste plaats en tijdstip in het juiste formaat en beschermd tegen ongeoorloofd gebruik. 4. Vanuit IT-governanceperspectief kan meer inzicht ontstaan in de waardesprongen van dergelijk activa. Hierdoor is betere sturing mogelijk en kunnen de prestaties van de CIO en de ICT-organisaties in het kader van waardecreatie van IT, beter gemonitored en beloond worden. (De causaliteit van de kosten en baten van IT- strategie op dit specifiek vlak van corporate data wordt dan beter volgbaar). 5. Vanuit de wet- en regelgeving, zoals SOX-404 die beoogt de financiële verantwoording transparanter te maken en IFRS die beoogt een reëler beeld te krijgen van de bedrijfsactiva (fair value), gaat er ook een dwang uit om de informatieassets van bedrijven meer gefundeerd van waarde te voorzien en daarover helder te rapporteren. Student Nr: van 40

11 4 Stand van zaken Waarderingsmodellen De discussie over waardering van ondernemingsactiva bestaat er natuurlijk sinds er ondernemingen bestaan. Ten aanzien van de materiële activa bestaat er een zekere consensus over bedrijfseconomische waarderingsregels. Bij immateriële activa is de waarderingsdiscussie volop in ontwikkeling. Dit geldt zeker voor de zachtere immateriële activa zoals informatieactiva. De waardering van intangibles werd actueel in de new economy hype rond de eeuwwisseling. Bij veel voornamelijk Amerikaanse kennisintensieve bedrijven ontstond een substantieel verschil tussen het eigen vermogen per aandeel en marktprijs per aandeel (beurswaarde). Als gevolg van dit verschil, ook wel de value gap genoemd, ontstond een discussie in hoeverre immateriële activa hiervoor verantwoordelijk waren en in hoeverre hierover verantwoording diende te worden afgelegd in het jaarverslag. De new economy had ook een toename van fusies en overnames tot gevolg. Hierbij deed zich het probleem voor dat de acquisitieprijs vaak veel hoger was dan de totale nettowaarde van de verkregen vaste materiële activa. Het werd duidelijk dat het verschil niet alleen te verklaren was door goodwill maar ook werd veroorzaakt door de overige immateriële activa. Deze ontwikkeling leidde ertoe dat gebruikers van jaarverslagen gaandeweg anders tegen immateriële activa zijn gaan aankijken en dat toezichthouders genoodzaakt werden de bestaande boekhoudregelgeving aan te passen. De centrale vraag bij de waardering van immateriële activa incl. informatieactiva is of het mogelijk is om op een betrouwbare manier de waarde van deze activa vast te stellen. Welke meetmoeilijkheden treden hierbij op en hoe kunnen deze waarderingsissues praktisch benaderd worden? In dit hoofdstuk volgt een overzicht van de bestaande methodieken en worden de issues geëvalueerd. 4.1 Accounting modellen Amerikaanse ontwikkeling Om de value gap te adresseren heeft het Financial Accounting Standards Board (FASB) in 2001 nadere boekhoudregels uitgevaardigd om de waardekloof te reduceren. FASB standard 141 (Business Combinations) en FASB standard 142 (Goodwill and Other Intangible Assets). Standard 141 behandelt de boekhoudregels die zijn vereist voor een fair value aanpak bij het verwerven van immateriële activa bij bedrijfscombinaties door bijv. fusies of overnames. Deze bepaling vereist dat de acquirerende entiteit de acquisitieprijs alloceert aan de te acquireren activa en passiva van de onderneming en wel op basis van de getaxeerde fair values op acquisitiedatum. Als the acquisitie kosten zijn gealloceerd aan de over te nemen activa en passiva zal elk overblijvend bedrag worden beschouwd als Goodwill. Afgezien van Goodwill wordt een immaterieel actief als activum beschouwd als het is ontstaan uit contractuele of andere juridische rechten (ongeacht of deze rechten overdraagbaar zijn of separeerbaar zijn van de geacquireerde entiteit of van andere rechten of verplichtingen). Indien een immaterieel actief niet ontstaat uit een contractueel of andere juridische rechten zal het beschouwd worden als een activum alleen als het separeerbaar is. Dat wil zeggen dat het mogelijk moet zijn het immaterieel actief als afzonderlijk zelfstandig onderdeel los van de acquirerende entiteit te verhandelen (bijv. door verkoop, verhuur, ruil, licentie of overdracht) ongeacht of dit ook daadwerkelijk plaatsvindt. Appendix A van standaard 141 geeft voorbeelden van informatie assets die als separabel beschouwd kunnen worden. Deze zijn: handelsmerken, internet-domeinnamen, noncompetitie bedingen, klantenlijsten, advertentiecontracten, gepatenteerde en ongepatenteerde technologieën, geheime formules etc. Student Nr: van 40

12 Standard 142, Goodwill and Other Intangible Assets behandelt de acquisitie van alle immateriële activa na een Business Combination inclusief die activa, die daaruit zijn voortgekomen. De belangrijkste wijziging van standard 142 is het schrappen van de amortisatie van Goodwill. Daarvoor in de plaats gekomen is de periodieke impairment -test. Indien de test uitwijst dat de fair value minder is dan de boekwaarde dan dient de Goodwill te worden afgewaardeerd ten laste van de resultatenrekening. Deze afwaardering reduceert de boekwaarde van de Goodwill ten opzichte van de reële waarde (fair value) en vertegenwoordigt feitelijk een market-to-market op-/afslag. Voor de overige immateriële activa gelden andere regels. Zij worden geamortiseerd over de bruikbare looptijd, rekeninghoudend met het specifieke rendementsverloop van het actief. Standard 142 staat het gebruik van lineaire afschrijving toe als geen ander patroon betrouwbaar kan worden vastgesteld. Het management moet dus de economische levensduur gedurende elke rapportageperiode vaststellen en geschatte verwachte waardeaanpassingen over de resterende levensduur rapporteren. Managers kunnen gebruik maken van taxaties als zij kunnen aantonen dat taxaties van de immateriële activa betrouwbaar zijn en een betere weerspiegeling zijn van het opbrengstenpatroon dan de lineaire afschrijvingsmethode Europese Ontwikkeling In Europa was men aanvankelijk terughoudender op het vlak van immateriële activa (al waren er wel mogelijkheden om aanvullende informatie te verschaffen aan de aandeelhouders/beleggers via het zogenoemde overriding principle. Sinds de invoering van het International Financial Reporting Standards (IFRS 2 )in 2005 zijn boekhoudkundige bepalingen over immateriële activa op hoofdlijnen met elkaar gelijk getrokken. De relevante International Accounting Standards Board (IASB) normen zijn: IFRS 3: Bedrijfscombinaties: Hoe moet de verslaglegging eruit zien wanneer onderdelen van een bedrijf gecombineerd worden en dus eerdere verslageenheden opgaan in één verslageenheid. IAS 38: Immateriële activa: Hoe moeten niet-tastbare activa gewaardeerd worden. IFRS 3 verplicht verkrijgende ondernemingen om de waarde van de immateriële activa die onderdeel vormen van de acquisitie/business combination te rapporteren. Onder IFRS 3 wordt Goodwill niet langer gezien als een aflopende post maar als een balanspost die verwacht wordt waarde te behouden. Het wordt dan ook niet meer geamortiseerd maar het wordt onderworpen aan een stringente jaarlijkse Impairment-test. Vóór IFRS werd het verschil tussen verkrijgingprijs en boekwaarde volledig in de post Goodwill opgenomen. IFRS eist dat de samenstellende delen van deze restpost van meerwaarde nader worden geïdentificeerd, gewaardeerd en op de balans geplaatst ( de zgn. purchase price allocation). De uitgebreide lijst van immateriële activa die aanmerking kunnen komen om separaat te kunnen worden opgenomen op de balans, bevatten computersoftware en databases. Immateriële activa (exclusief goodwill) die opgenomen worden op de balans dienen afhankelijk van hun levensduur te worden geamortiseerd of onderworpen te worden aan een Impairment test. Activa met een bepaalde levensduur dienen te worden geamortiseerd terwijl activa met een onbepaalde levensduur een Impairment test dienen te ondergaan. 2 IFRS, voor International Financial Reporting Standards, is een set van afspraken over hoe het jaarverslag van een verslagplichtige organisatie er uit dient te zien. Voor allerlei categorieën van zaken is vastgelegd hoe / wanneer ze in een jaarverslag opgenomen dienen te worden. Het beheer van de standaarden is in handen van de International Accounting Standards Board (IASB). IFRS is samengesteld uit de IAS-normen (International Accounting Standards), uitgebreid met een aantal additionele eisen die in IFRS-normen vastgelegd zijn. Student Nr: van 40

13 Voorbeelden Immatriele activa die separabel worden geacht onder IFRS 3 Marketing-related Trademarks, brands, trade names, trade dress, internet domain names, non-compete agreements. Customer-related Customer lists, order of production backlog, customer contracts and related relationships, non-contractual customer relationships. Artistic-related Plays, operas, ballets, books, magazines, newspapers, musical works, pictures, photographs, videos, films, television programmes. Contract-based Licensing, royalty and standstill agreements, contracts, for advertising, construction, management, service or supply, lease agreements, construction permits, franchise agreements, operating and broadcasting rights, use rights such as drilling, water, air, mineral, timber cutting and route authorities, servicing contracts, employment contracts. Technology-based Patented technology, computer software, unpatented technology, databases, trade secrets Beperkingen Accounting wetgeving In navolging van FASB standaarden 141/142 (2001) heeft ook IFRS 3 (2005) waardering van immatriele activa op de kaart gezet. Er bestaat consensus dat dit probleem aandacht verdient maar in beide standaarden is er onvoldoende overeenstemming in wijze van waardering en verantwoording van de individuele immateriële posten. Dit geldt zeker voor de zachtere immateriële activa als de corporate informatie assets. De belangrijkste beperking van de huidige regelgeving is dat intern ontwikkelde immateriële activa in tegenstelling tot geacquireerde immateriële activa niet volgens het fair value principe gewaardeerd hoeven te worden in de financiële verantwoording. Dit geldt ongeacht of de waarde van de activa meer objectief vastgesteld kan worden. Er wordt dus onderscheid gemaakt tussen geacquireerde en zelf ontwikkelde immateriële activa (bijv computersoftware of informatieassets ). Dit onderscheid is kunstmatig en niet consistent en vormt geen prikkel vanuit de regelgeving om de "fair value" waardering van deze posten meer richting te geven en ondernemingen zich daarover te laten verantwoorden. Wanneer noemen Accountants iets activum? Indien: het vermogen heeft om in de toekomst bepaalde diensten en voordelen te verschaffen, het eigendom is van, of contractueel-juridisch gecontroleerd wordt door, de boekhoudkundige entiteit, het overdraagbaar is door ruil, verkoop, overdracht, lease, licentie e.d. het meetbaar is in monetaire termen. 4.2 De Economic Value modellen Beleggers, kredietverstrekkers en analisten kennen de beperkingen van de balans als verantwoordingsinstrument als het gaat om de reële waarde van de onderneming. De accountingmodellen kenmerken zich door te kijken naar gerealiseerde geldstromen. Zij kijken terug en waarderen de jaarrekening op basis van historische prijzen. De economic valuemodellen kenmerken zich door vooruit te kijken naar verwachte geldstromen. Hierbij spelen risico en onzekerheid over de projecties een belangrijke rol. De bedoeling van deze economic valuebenaderingen is het vaststellen van de waarde van de onderneming en/of haar samenstellende componenten in continuïteit van de bedrijfvoering (going concern). Het doel is beter inzicht te krijgen in de financiële staat van de onderneming door een nauwkeuriger kapitalisatie te bewerkstelligen van de entiteit. Deze activawaarde- Student Nr: van 40

14 benadering wil in essentie het verschil tussen de boekwaarde en de marktwaarde (de zogenaamde Tobin s Q) begrijpen en verklaren. De waarderingsmethoden binnen deze categorie kijken naar de Return on Assets(ROA). De belangrijkste representanten van deze categorie zijn: EVA (Economic Value Added), MVA (Market Value Added) en Discounted Cash Flow (DCF) modellen. De ROA-methoden zijn ontwikkeld om de tekortkomingen van de traditionele accountingmethodieken ten aanzien van ondernemingswaarde te adresseren. Door in de value basedmodellen ook risico-elementen en kapitaalskosten te verdisconteren kunnen deze maatstaven een betere indicatie geven in van de economische waarde van de ondernemingen. Deze methoden zijn geschikt in situaties waar sprake is van fusies en overnames (de zgn. business combinations) en voor communicatie naar externe stakeholders. Het nadeel is dat ze gevoelig zijn voor schommelingen in rentestanden (disconto factor) en niet gebruiksvriendelijk zijn in de waardering en sturing op dagelijks operationeel uitvoerend niveau. 4.3 Praktische Waarderingsproblemen Voor veel immateriële activa is het taxeren en of vaststelling van de marktwaarden van geïsoleerde posten moeilijk omdat ze uniek zijn en er geen courante markten voor bestaan. De uniciteit bestaat eruit dat zij zich niet wensen te gedragen als bezittingen in de traditionele betekenis van het woord. Dit maakt het niet eenvoudig om te onderhandelen over de verkoop (te gelde maken) van immateriële activa. Deze constateringen hebben twee belangrijke praktische issues: Ten eerste creëert het (aansprakelijkheids)risico s voor het management en de financiële auditoren omdat het waardeverloop van dergelijk activa kan fluctueren in de tijd en door omstandigheden. Daardoor kunnen gebruikers van deze informatie de indruk krijgen dat de gerapporteerde waarden onjuist waren of zelfs dat er mee gefraudeerd zou kunnen zijn. Ten tweede brengen de taxaties door waarderingsspecialisten kosten met zich mee. De kosten hebben betrekking op hoge deskundigheids- en onafhankelijkheidseisen die gesteld worden aan deskundigen die de waarderingen uitvoeren. De vraag is natuurlijk hoe reëel praktische waarderingproblemen zijn en of er ook argumenten zijn die pleiten voor een meer reële waardering: Kredietverschaffers hebben de bereidheid getoond om immateriële activa als zekerheid te aanvaarden bij het verstrekken van leningen. Zo zijn gevallen bekend dat leningen worden verstrekt op basis van handelsmerken en patenten. Het zichtbaar maken van de waarde van immateriële activa op betrouwbare wijze vergroot de kans op het aantrekken van goedkopere leningen. Het is niet uitgesloten dat verfijnde risicobeoordelingmethodieken bij kredietverstrekking voortvloeiend uit Basel II ook de waarde van immateriële activa zullen betrekken bij de tariefstelling. Hierdoor kan er meer en tegen gunstigere voorwaarden krediet worden verstrekt. Door het immaterieel actief als zekerheid te beschouwen bij kredietverlening zal men wel genoodzaakt worden een taxatie uit te voeren. 3 Verzekeraars zijn hebben belang bij de objectievere waardering van de immateriële activa. Bij veel intellectuele activa zoals patenten, handelsmerken, copy rights, etc. is het mogelijk de waarde tegen overtredingen te verzekeren. De verzekering wordt vooral aangeschaft door wat kleine ondernemingen om eventuele juridische proceskosten, omzetverlies en/of andere soorten verlies te kunnen dekken. Het in verzekering nemen van dergelijk activa vereist de uitvoering van taxaties waarbij alle relevante waarderingsvariabelen zijn verdisconteerd, uitmondend in een verzekerd bedrag en in een premie. 3 De verwachte taxatiekosten zullen in gunstige verhouding staan tot leningsvoorwaarden en zullen in de tijd een degressief waarschijnlijk verloop kennen. Bovendien kunnen de aansprakelijkheidsrisicos t.a.v de betrouwbaarheid van de getaxeerde waardes van IA,voor management en auditoren meevallen om dat acceptatie van dergelijk onderpand een indicatie vormt voor de betrouwbaarheid van de taxaties. Student Nr: van 40

15 Het feit dat verzekeringsmaatschappijen bereid zijn het risico van immateriële activa te accepteren en te verzekeren en kredietverstrekkers deze als onderpand wensen te accepteren bewijst dat deze activa waarde bezitten. En wat geld voor immateriële activa geldt in principe ook voor informatie-activa. 4.4 Nieuwe Waarderingsmodellen Immateriële Activa Door de structurele ontwikkeling naar een meer kennis- en informatie-intensieve economie ontstaat er een toenemende behoefte bij managers, beleidsmakers, beleggers en analisten om meer inzicht te krijgen in immateriële waardecomponenten van bedrijven. In de loop van de tijd zijn er vele modellen ontwikkeld om meerwaarde van immateriële activa te meten. Elk model heeft een toepassingsgebied en kent zijn voor- en nadelen. Aan het classificeren van waarderingsmodellen 4 kleven altijd arbitraire aspecten omdat niet elk methode precies in één categorie te vatten is. Voor een beschrijving van de modellen, hun toepassingsgebieden en hun voor- en nadelen wordt verwezen de literatuur hierover. Immateriële waardemetrieken zijn te groeperen in: 1. Knowledge Management modellen 2. Intellectual Capital modellen 3. Performance modellen De Knowledge Management (KM) modellen Binnen deze categorie wordt een onderscheid gemaakt tussen KM justificatiemodellen en KM assessmentmodellen. De KM assessmentmodellen zijn meer gericht op een beoordeling van het niveau en effectiviteit van KM. Een belangrijke representant van KM justificatiemodellen is de Knowledge Value Chain model. Dit model zal in het kader van waardering van informatie worden behandeld omdat het een uitstekend begrippenkader verschaft dat zal worden gebruikt om de samenhang tussen data, informatie en kennis te illustreren Intellectual Capital (IC) modellen Binnen deze categorie wordt nog onderscheid gemaakt naar IC methodieken (zoals de intangible Assets monitor van Sveiby), IC componenten (die zich richten op neergeslagen IC objecten zoals in merken, patenten & octrooien en personeel), en IC context (die IC beschouwt vanuit een bredere ondernemingscontext, bijv. vanuit een de optiek van een bedrijfsbrede governance). Deze modellen kunnen afhankelijk van het type, op elk organisatorisch niveau toegepast worden. Omdat er geen koppeling wordt gelegd met marktwaardes kunnen ook non-profit organisatie hiermee uit de voeten. De modellen werken het beste als zij op maat worden gesneden al naar gelang de context en omstandigheden. Dit heeft wel weer tot gevolg dat externe vergelijking moeilijker wordt Performance modellen Performance modellen kunnen, afhankelijk van het type, ook op elk organisatorisch niveau toegepast worden. Kenmerkend voor de performance modellen is dat zij naast financiële ook niet-financiële maatstaven incorporeren om de bedrijfsperformance te meten en te verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn de Balance Scorecard van Kaplan & Norton en het Europese EFQM model. Ondanks het incorporeren hiervan wordt er onvoldoende rekening gehouden met financiële potentie van immateriële activa. Dit geldt zonder meer voor de informatie activa van met name kennisintensieve ondernemingen. De laatste hebben geen of slechts een marginale rol in de overall performance meting. 4 Uit Measuring Knowledge and Intellectual Capital- metrics for knowledge-based business, Business Intelligence Optima Publishing Ltd. Student Nr: van 40

16 4.5 Tekortkoming Waarderingsmodellen Bij de meeste hierboven beschreven methodieken voor de waardering van immateriële activa speelt informatiewaardering als object geen of slecht een geringe rol in het geheel. Terwijl gegevens en daaruit voortvloeiende informatie toch de basis vormen voor elke analyse van de kenniswaardeketens binnen organisaties. Bijna alle methodieken hebben gemeen dat het ze er onvoldoende in slagen om de informatie als bloedstroom te isoleren. Er wordt naar informatie slechts gerefereerd als perifeer onderdeel van het model. Er zijn blijkbaar nog onvoldoende modellen en methodieken om informatie binnen organisaties vanuit een gefundeerd theoretisch concept te waarderen. Student Nr: van 40

17 5 Data, Informatie, Kennis en Waarde Om de informatie als concept uit een te zetten zijn duidelijke afspraken over de gehanteerde terminologie vereist. Over het algemeen wordt kennis gezien als uiteindelijk resultaat uit de verzamelde gegevens of data. Informatie als tussenfase tussen data en kennis wordt verkregen als er context en bedoeling worden toegevoegd aan de data. 5.1 Begripsbepaling Waarde & (Kennis)Productiviteit In deze scriptie wordt waarde van informatieactiva beschouwd vanuit de volgende criteria: De informatieactiva moeten (potentiële) nut verschaffen. Dat wil zeggen dat er met de informatieaciva toekomstige rendementen te behalen zijn dan wel dat zij de bedrijfsproductiviteit kunnen verhogen doordat tegemoet wordt gekomen aan de informatiebehoeften van de gebruikers. Er dient (substantiële) inspanning geleverd te worden om de informatieactiva te creeren of te verwerven. Denk hierbij aan investeringen en of aanschafkosten die vereist zijn om deze activa te realiseren. De informatieactiva dienen een zekere mate van bescherming te hebben. Waardevolle informatieactiva blijven altijd kwetsbaar voor interne en externe bedreigingen en vereisen adequate beheersmaatregelen om de beveiligingsrisicos in te perken Data, Informatie & Kennis Kennis heeft een impliciete kant. Het krijgt dynamiek door voortschrijdend inzicht en interpretatie van het moment door de drager van kennis. Zijn ervaringen en belevingswereld, maakt dat kennis continu in beweging is. Hierdoor kan kennis van vandaag morgen weer achterhaald zijn. De expliciete kant van kennis in de zin van informatie is veel statischer dan kennis. Data op haar beurt als grondstof voor informatie is misschien wel even statisch als de overige productie factoren kapitaal arbeid en land. Geïsoleerd en niet in combinatie met elkaar gebruikt hebben zij relatief weinig waarde. Het verschil tussen data en informatie is dat informatie direct (operationeel) kan worden gebruikt binnen diverse bedrijfsprocessen. Een ander verschil is dat de bouwstenen van informatie d.i. data, veel makkelijker kan worden opgeslagen en daardoor makkelijker kan geherbruikt, gedeeld en verspreid etc. Dit in tegenstelling tot kennis. 5.2 De Kennis Waardeketen Een methodiek die goed aansluit op het denkmodel over informatiewaarde is de Knowledge Value Chain (KVC) 5. KVC behandelt de waardeketen van kennis binnen organisaties. De basisstelling achter deze benadering is dat het doel van informatie(garing) geen kennisverwerving is. Het uiteindelijke doel van de verworven kennis 6 is de juiste keuzen te maken en/of juiste acties te nemen op het juiste moment/tijdstip. KVC stopt dus niet bij kennisverwerving maar heeft ook betrekking op de uiteindelijke communicatie naar geautoriseerde bestuurders en beslissers die over de bevoegdheden en ervaring beschikken om de vereiste acties te nemen. De waarde van de kennis komt pas expliciet tot uitdrukking 5 De kennis waardeketen is gepopulariseerd door Michael Porter in zijn boek uit 1998, The Competitive Advantage, is hier opgenomen om het verschil tussen data, informatie en kennis eenvoudig uit te leggen. Naast het KVC model bestaan er ook andere modellen zoals het Common Datawarehouse Model, een professionele/geaccepteerde model voor informatieverwerking in kennisomgevingen en het Measurement & Analysis en Measurement Repository in CMMi. 6 Kennis is de individuele capaciteit/vermogen om verfijnd onderscheidingen te maken binnen collectieve domeinen van actie, gebaseerd op schatting naar juiste waarde van de context of theory of beiden. Student Nr: van 40

18 in de juiste context en in verband met de juiste acties. Dit is waar het uiteindelijk om draait bij het creëren van (ondernemings)waarde met het productiemiddel informatie. In deze paragraaf zullen de belangrijkste karakteristieken van het denkmodel worden behandeld. Het model is onderverdeeld in twee hoofdactiviteiten: De aanbodzijde van kennisontwikkeling door kenniswerkers en De vraagzijde van kennistoepassing door bestuurders en beleidsmakers. Deze tweedeling weerspiegelt de typische arbeidsdeling van informatie-intensieve organisaties in moderne kenniseconomieën. Het model kent 6 interacterende stadia waarbij elk stadium voort vloeit uit het voorgaande. Elk stadium biedt mogelijkheden om waarde toe te voegen dan wel te vernietigen. Doelstellingen Data verwerken Intelligence Toepassen Communiceren Informatie Analyseren Besluit Formuleren/ communiceren Knowledge Communiceren Executie Implementeren Feedback/ Monitoring Performance resultaat Informatie is altijd in circulatie (zie KVC). Door allerlei oorzaken(contradicties) kunnen blokkades optreden in de circulatie waar door werkelijk waarde en verwachte waarde van informatie uit elkaar lopen. Hoe hoger in de waardeketen hoe meer professional judgement vereist is. Data vereist minimale menselijk beoordeling terwijl informatie/kennis maximale professionele beoordeling vereisen om het naar de juiste waarde te kunnen schatten. Een voorbeeld: Afzonderlijke transactiegegevens verspreid in diverse tabellen van een databasesysteem krijgen pas meerwaarde en betekenis na verdichting, verrijking en integratie. De output bijv een financieel rapport kan dan door iemand met voldoende ervaring en contextkennis op de juiste merites worden beoordeeld ten aanzien van eventueel te nemen (bijsturings)acties Stadium 1. Datagaring/verwerking Als er overeenstemming is bereikt over de beoogde doelen en andere belangrijke project parameters (zoals doorlooptijd, budget, toepassing en gebruik van project deliverables) kan men beginnen met het proces van datagaring. Data worden hier gedefinieerd als kale gegevens terwijl informatie meer geassocieerd wordt met verwerkte data. De consequentie van dit onderscheid is dat informatie meer betekenis heeft (dwz het kan informeren). Hoewel data in termen van database systeem gestructureerd kan worden(opgeslagen) oogt het vanuit eindgebruikers perspectief ongestructureerd in termen van niet direct bruikbaar voor Student Nr: van 40

19 besluitvorming. Na verwerking (validatie,, verrijking, veredeling, presentatie e.d.) verkrijgt het meer betekenis en daardoor meerwaarde voor de ontvanger. Datacollectie vindt tegenwoordig veelal geautomatiseerd plaats. Ruwe data worden geschikt gemaakt voor het uitvoeren van analyses. De verwerking vindt vaak plaats via invoer of interfacing vanuit andere bronsystemen. Direct na de invoer worden verwerkingsslagen uitgevoerd (bijvoorbeeld integriteits controles en schoningsacties) Stadium 2. Analyse van Informatie De verwerkte data wordt nu als informatie betiteld en is nu goed geschikt voor het uitvoeren van analyses. Gedurende de analysefase wordt informatie tot kennis getransformeerd op een aantal manieren: Door de hoeveelheid te verdichten en te verrijken met andere informatie tot essentiële doelgerichte begrijpbare en hapklare brokken voor de bestuurder/beleidsmaker. Door het te voorzien van context (dwz omstandigheden/randvoorwaarden/condities in beschouwing te nemen). Door de relevantie voor organisatiedoel en vrager te beoordelen (dwz wat kan het voor de gebruiker betekenen). Door de implicaties van voortvloeiende acties uit te denken (dwz wat wordt aanbevolen om ermee te doen/te kunnen. Door aan te geven welke opties en alternatieven beschikbaar zijn Stadium 3. Communicatie van Kennis Dit is een cruciale overgangsstap omdat kennis in het hoofd van de kenniswerker wordt overgedragen naar de besluitvormers. Overdracht vindt tegenwoordig plaats via een combinatie van media zoals , presentaties, persoonlijke briefings etc. In feite wordt het proces van kennisopbouw in deze fase gerepliceerd bij de kennistoepassers die de kennisvraag hebben gesteld. Een succesvolle communicatie kenmerkt zich door een juiste hoeveelheid materiaal aan te bieden, die goed is samengevat en gepresenteerd, omgeven met controleerbare analyses, conclusies en aanbevelingen en aangevuld met databronnen, en andere kwalificaties om de datakwaliteit en daarmee de hieruit voortvloeiende conclusies/aanbevelingen te bekrachtigen. Een succesvolle communicatie verschaft inzicht bij de besluitvormers en geloofwaardigheid bij de kenniswerkers. Hierdoor krijgt kennis de status van intelligence. Intelligence kan omschreven worden als kennis in de handen van personen die geautoriseerd en bekwaam zijn om hiermee adequaat om te gaan. Betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de opgeleverde kennis kan worden opgevoerd door frequent audits uit te voeren op de verwerkingsprocessen van data en informatie in de ondersteunende systemen. De activiteiten van de kenniswerker lopen niet af bij de overdracht. Om de effectiviteit van zijn activiteiten te verhogen is het van belang dat hij op de hoogte blijft wat er gebeurt na de kennistransfer Stadium 4. Pas Intelligence toe (wijsheid) Beleidsmakers/bestuurders maken gebruik van de beschikbare intelligence om tot besluitenvorming te komen. Intelligence heeft hier de betekenis van hoogwaardige inzichten die veelal strategisch van belang kunnen zijn voor de vraagzijde en daardoor een initieel een confidentieel karakter kunnen hebben. (bijvoorbeeld besluiten over (des)investeringen in markten en producten/diensten of het besluiten tot fusies of overnames e.d. Andere aspecten waarmee de besluitvormer rekening moet houden bij het inzetten van intelligence zijn timing, politiekefactoren, e.d Stadium 5. Formuleer Besluit/Actie Het doel van informatie is geen kennisverwerving maar het vermogen om op grond hiervan de juiste acties te op het juiste moment te nemen. Om de resultaten van de besluitvorming om te zetten in acties dienen de hieruit voortvloeiende acties gepland worden uitgevoerd. In dit stadium ontstaan veel kortsluitingen in de KVC omdat er vaak een grote kloof bestaat tussen de besluitvormers en de uitvoerders. Zo kan een op zichzelf juiste besluit genomen Student Nr: van 40

20 op het juiste moment totaal ineffectief worden door slecht geplande implementatie-acties waardoor het resultaat niet conform de verwachting is Stadium 6. Implementeer Acties Voor de uitvoering van de besluiten dienen de middelen worden toegewezen, doelstellingen, tijdsplanningen en monitoring rapportages dienen worden opgesteld. Met het resultaat van deze acties beginnen kennis waardeketen de beoogde bedrijfsresultaten op te leveren. Dit stadium biedt een goede mogelijkheid gedurende de monitoring nieuwe data te verwerven en te incorporeren als daartoe behoefte is zodat via feedback een leercurve ontstaat. Deze feedback dient vastgelegd te worden in de KVC-cyclus 7 en dient als koerscorrectie mechanisme voor de KVC proces. Ook het feit dat informatie door het tijdsverloop minder actueel of toepasbaar kan worden kan aanleiding vormen de voor continue monitoring en terugkoppeling. 7 de KVC cyclus is feitelijk een vergelijkbare representatie als twee andere modellen, nl. het besturingsparadigma van De Leeuw en de PDCA (Plan Do Check Act) Cycle van Deming. Student Nr: van 40