OUDERBLIK Het schoolbeleid bekeken door de bril van ouders

Transcriptie

1 Inspraak door samenspraak OUDERBLIK Het schoolbeleid bekeken door de bril van ouders Onthaalbeleid onthaalbeleid Een uitgave van de ouderkoepel van het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap 2012

2 1. Onthaalbeleid: omschrijving, voordelen en valkuilen 1.1 Aanmelding Omschrijving Een aanmelding is vaak de eerste keer dat een school in contact komt met potentieel nieuwe ouders. Een aanmelding is het moment wanneer ouders naar een school komen om hun bereidheid te tonen om hun kind in te schrijven. De aanmelding gaat dus een inschrijving vooraf, maar valt in de meeste gevallen samen met de inschrijving. De aanmelding is dus voor een school een uitgelezen kans om belangrijke informatie naar ouders toe te communiceren en kennis te maken met deze ouders. Voordelen Ongedwongen contact met potentieel nieuwe ouders Ouders gerust stellen Een eerste indruk van de ouders Kennismaken Het communiceren van het pedagogische project van de school Het communiceren van de mogelijke kosten (bijdrageregeling, schoolboeken, materiaal, ) Valkuilen Overvloed aan informatie Het gebruik van onderwijsjargon Het overstelpen van de ouders met een eisenpakket Vragen die de privacysfeer van het gezin betreden Het tonen van desinteresse in de ouders als persoon Taal 1.2 Inschrijving Omschrijving De inschrijving is het moment waar ouders en school belangrijke informatie van elkaar te weten komen en afspraken maken om een goede schoolgang van de nieuwe leerling te waarborgen. Ouders moeten zich akkoord stellen met het pedagogisch project van de school en het bijhorende schoolreglement. De school deelt essentiële informatie met de ouders die invloed kunnen hebben op de levenssfeer van ouders zoals schoolkosten. Vaak moeten ouders ook gevoelige informatie delen met de school en doet de school er goed aan hier discreet mee om te gaan. Voordelen Het delen van informatie tussen school en ouders Het communiceren van het pedagogisch project en het schoolreglement aan de ouders Het maken van afspraken Ouders kunnen gevoelige informatie delen, waarmee de school rekening kan houden tijdens het verloop van de leerling zijn of haar schoolloopbaan Valkuilen Het snel afhandelen van alle administratieve verplichtingen zonder persoonlijke opvolging Het stellen van persoonlijke, pijnlijke vragen zonder het creëren van een discrete sfeer Uitgaan van vanzelfsprekendheden Het gebruik van onderwijsjargon Taal 2

3 2. Checklists Hieronder vindt u handige checklists die u bij de hand kan houden als u een inschrijfgesprek voert of de aanmeldingsactiviteiten organiseert. 2.1 Checklist aanmelding/open dag Alle ouders uit de buurt hebben een uitnodiging gekregen in de brievenbus, de lokale pers is gecontacteerd; De schoolwebsite is up to date en vlot toegankelijk voor nieuwe ouders: contactgegevens zijn gemakkelijk te vinden, schoolstructuur en aanbod zijn duidelijk; Bij activiteiten zoals de opendeurdag is het voor ouders duidelijk wie de directeur is; Ouders kunnen op eender welk moment langskomen om kennis te maken met de school; De school werkt samen met andere organisaties (buurthuis, verenigingen waar armen het woord nemen, integratiecentra, ) om ouders uit te nodigen; De ouders kunnen de klaslokalen en de schoolinfrastructuur bezichtigen; Er wordt gepeild naar de verwachtingen van de ouders ten opzichte van de school; Ouders uit de ouderwerking, leerkrachten en administratief personeel krijgen een badge of ander kenteken zodat hun rol voor nieuwe ouders duidelijk is; De ouders kunnen op een visuele manier kennismaken met de verschillende studierichtingen; Ouders krijgen de kans om zelf vragen te stellen (en hier wordt de nodige privacy voor voorzien); De kleuters die instappen in de loop van het schooljaar worden ook uitgenodigd; De ouderwerking denkt mee na over de aanmelding en opendeur vanuit hun eigen ervaringen; De wachttijden worden beperkt; Ouders kunnen het schoolreglement en andere belangrijke documenten van de school inkijken; Er is ruimte voor kennismaking met andere ouders; De positieve aspecten van de school worden eenvoudig uitgelegd aan ouders (in folder, tijdens huisbezoek, enz.). 3

4 2.1 Checklist inschrijving Er is een inschrijvingsmap op school met alle belangrijke documenten en formulieren in; Eén of meerdere personeelsleden van de school zijn erop getraind om het inschrijvingsmoment vlot, correct en aangenaam te laten verlopen; Er is nagedacht over het lokaal waar de inschrijvingen plaatsvinden; Het inschrijflokaal is gemakkelijk te vinden voor ouders die nog nooit in de school geweest zijn; De potentiële nieuwe ouders weten wanneer de inschrijfdata zijn; De wachttijden worden beperkt; De ouders krijgen een drankje aangeboden tijdens het inschrijfmoment; Als de ouders geen Nederlands spreken wordt een tolk voorzien; Er zijn meerdere inschrijfmomenten; De ouders krijgen een rondleiding op school; Ouders krijgen de informatie in eenvoudige taal; Vaktaal wordt vermelden; Ouders krijgen de informatie ook schriftelijk mee in een laagdrempelige onthaalmap; Er wordt tijd vrijgemaakt voor de ouders: belangstelling tonen door te vragen naar de gezinssituatie en interesses van de ouders (oprecht, discreet en geïnteresseerd); Als ouders naar huis gaan weten ze bij wie ze voor welk probleem terecht kunnen (ankerfiguren van de school); Ouders hebben de kans om zelf vragen te stellen; Bij de nieuwe ouders van vorig jaar is gepeild wat ze vonden van het inschrijfmoment; Ouders worden gevraagd hoe ze liefst gecontacteerd willen worden ( , telefoon, brief, schoolpoort, ). 4

5 3. Extra tips 3.1 Extra tips onthaal Zorg voor een hartelijke sfeer door ouders een zitje en een kop koffie of thee aan te bieden. Stel een aanmeldingsmap samen, met alle essentiële informatie (schoolreglement, pedagogisch project, informatie van de ouderwerking, gegevens van de ankerfiguren), om aan ouders mee te geven. Neem met de ouders een kijkje in de klas. Op deze manier krijgen ouders een beter beeld van het hele onderwijsgebeuren. Stel de verschillende personen voor waarbij de ouders terecht kunnen zoals bijvoorbeeld de directeur, de klasleerkracht, de zorgcoördinator, de brugouder, de clb-medewerker, Door te vertellen hoe de school omgaat met leerlingen met (leer)problemen of beperkingen toon je aan ouders dat jouw school aan alles heeft gedacht. Vertel aan ouders hoe de voor en naschoolse opvang wordt geregeld. Bouw een moment in waar ouders in alle vrijheid vragen kunnen stellen en onthoud dat er geen domme vragen bestaan. 3.2 Extra tips inschrijving Zorg voor een hartelijke sfeer door ouders een zitje en een kop koffie of thee aan te bieden. Stel een inschrijvingsmap samen, met alle essentiële informatie (schoolreglement, pedagogisch project, kalender met belangrijke schooldata, informatie van de ouderwerking, gegevens van de ankerfiguren), om aan ouders mee te geven. Wanneer de inschrijving samenvalt met de aanmelding kan je natuurlijk de aanmeldingsmap gebruiken met aanvullingen. Neem met de ouders een kijkje in de klas. Op deze manier krijgen ouders een beter beeld van het hele onderwijsgebeuren. Stel de verschillende personen voor waarbij de ouders terecht kunnen zoals bijvoorbeeld de directeur, de klasleerkracht, de zorgcoördinator, de brugouder, de clb-medewerker, Door te vertellen hoe de school omgaat met leerlingen met (leer)problemen of beperkingen toon je aan ouders dat jouw school aan alles heeft gedacht. Vertel aan ouders hoe de voor en naschoolse opvang wordt geregeld. Bouw een moment in waar ouders in alle vrijheid vragen kunnen stellen en onthoud dat er geen domme vragen bestaan. Bespreek de engagementen van de engagementsverklaring samen met de ouders. Leg bijvoorbeeld uit waarom het belangrijk is om aanwezig te zijn op het oudercontact en vraag naar hun meest passende uren voor een oudercontact. 5

6 4. Een velletje feedback Dit is een korte bevraging die kan meegegeven worden aan de ouders om te peilen naar hun mening over het huidige onthaalbeleid van de school. Logo van de school Wat vond ik van... Heel goed Goed De manier waarop ik op voorhand info over de school heb gekregen (bv. krant, flyer, affiches, ) Kan beter Slecht q q q q Het tijdstip van inschrijving q q q q De tijd die nodig was om in te schrijven q q q q De informatie die de school mij gaf tijdens de inschrijving (bv. schoolreglement, schoolkosten, ) q q q q De duidelijkheid van de informatie q q q q De hoeveelheid van de informatie q q q q De informatie die de school mij vroeg over mijn kind q q q q De duidelijkheid van de vragen die de school stelde q q q q De informatie die ik meekreeg naar huis q q q q De tijd die ik kreeg om zelf iets te vertellen over mijn kind q q q q De tijd die werd genomen om in te schrijven q q q q De plaats waar de inschrijving gebeurde q q q q Hoe de school mij heeft ontvangen q q q q Hoe kan het beter, anders? Ideeën?... 6

7 5. Onderstaand praktijkvoorbeeld kan u inspireren om het onthaal van ouders op school ruim en creatief aan te pakken. Het voorbeeld toont aan dat u op een interactieve en aangename wijze ouders kan informeren over verschillende zaken en dat dit niet allemaal tijdens het inschrijvingsgesprek hoeft aan bod te komen, maar dat dit ook kan op een later gemeenschappelijk moment met andere ouders. 5.1 Context OUDERS Goed praktijkvoorbeeld: Middenschool D Hek in Landen organiseert een infoavond met lesmoment Schets van de school Middenschool D Hek is gelegen in de stad Landen. De school telt 106 leerlingen. Op de school is er een ouderraad en een schoolraad. Project De school organiseert bij de start van het schooljaar een infomoment voor ouders van leerlingen van het eerste leerjaar. Na de verwelkoming en een korte algemene uiteenzetting door de directeur worden de ouders in groepen verdeeld (klassen) en volgen ze enkele lessen. De ouders worden onderworpen aan dezelfde regels als de leerlingen. De leerkrachten geven de workshops op dezelfde manier als ze een les geven. Zo raken ouders vertrouwd met onze manier van werken: stil zijn in de gang, agenda correct invullen, De workshops belichten een specifiek thema: leren leren, gok, leerlingenbegeleiding en smartschool. We noemen deze actie naar school met de boekentas van uw kind. 5.2 Het project Ontstaan/initiatiefnemers Het project naar school met de boekentas van uw kind is een GOK-actie in het kader van de bevordering van ouderparticipatie. De directeur en GOK-coördinator hebben dit project vorm gegeven. Leerkrachten staan in voor de concrete uitwerking en invulling. Wat is er concreet gerealiseerd? Wat zijn de effecten? Op de infoavond volgen de ouders ook enkele lessen. Elke workshop belicht een bepaald thema bijvoorbeeld gebruik van de agenda, smartschool, GOK, leerlingenbegeleiding. De bedoeling is dat ouders voor eventjes zelf leerling zijn, zelf terug op de schoolbanken gaan zitten en op die manier meer bij het onderwijs van hun kinderen betrokken worden. Dit initiatief wordt als zeer positief ervaren door de ouders. De informatie die gegeven wordt tijdens de lessen is heel concreet en blijft bijgevolg langer hangen bij de ouders. Planning van de avond: - Verwelkoming en algemene inleiding door de directeur Lessen Contactmoment met de leerkrachten. Na de lessen worden de ouders verwacht in het schoolrestaurant waar ze een stukje taart krijgen aangeboden. Ze hebben dan ook de mogelijkheid om met de leerkrachten te spreken over hun kind. Partners De organisatie is in handen van de directeur, de algemeen coördinator en de GOK-coördinator. Enkele leerkrachten bereiden de workshops voor en geven de lessen. 7

8 5.3 Zelfevaluatie We kunnen niet zeggen dat door deze aanpak meer ouders naar de infoavond bij de start van het schooljaar komen. We weten wel dat ouders nadien erg enthousiast zijn over deze aanpak. Ze verkiezen om op een interactieve manier informatie te verkrijgen, eerder dan het passief te luisteren naar de uiteenzetting van de directeur. Een struikelblok in dit project is het vinden van enthousiaste leerkrachten die even toneel kunnen spelen. Het is voor leerkrachten niet evident om plots een groep ouders op dezelfde manier te behandelen als de leerlingen. We zullen dit project echter zeker in de toekomst opnieuw opnemen. 5.4 Tips om ouders/school te betrekken in dit project Voer een goede en duidelijke communicatie! Bezorg aan iedere ouder een persoonlijke uitnodiging en wijs hen op het belang van infomomenten. 5.5 Contactgegevens school Middenschool D Hek Landen Tiensestraat Landen 011/ secretariaat.kamslanden@scarlet.be 8

9 6. Nuttige adressen 1. GO! ouders: Via dit e-postadres komt u bij uw ouderkoepel terecht. GO! ouders zal u met veel plezier verder helpen. 2. De sociale kaart: Over de sociale kaart De sociale kaart van de Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie van Brussel is gratis toegankelijk, werkt over de provinciegrenzen heen en bevat concrete, actuele info. De sociale kaart bevat een overzicht van de diensten, organisaties en voorzieningen uit de welzijns- en gezondheidssector in Vlaanderen en Brussel. Per dienst van een organisatie (vb. poetsdienst van het OCMW) vindt u een handige fiche met adresgegevens, contactmogelijkheden, openingsuren, een heldere uitleg over de werking, de beoogde doelgroep, en veel meer. De sociale kaart is een organisatiedatabank. Dit betekent dat u er niet terecht kunt voor een overzicht van alle huisartsen, diëtisten, logopedisten, en andere vrije beroepen. 3. Kruispunt Migratie-Integratie: Over Kruispunt Migratie-Integratie Het Kruispunt Migratie-Integratie is een expertisecentrum, gespecialiseerd in migratie en integratie. Het ontwikkelt kennis en expertise, en wisselt die uit met diensten, organisaties, overheden. Met als doel: de samenleving helpen omgaan met migratie en met de gevolgen ervan. Daarbij staat het gemeenschappelijke belang voorop, niet het belang van één groep. 4. Vertaaldiensten: Over Sociale Tolken en Vertaaldiensten De tolken vertaaldiensten zorgen ervoor dat hulpverleners of ambtenaren en hun anderstalige cliënteel kunnen rekenen op goede professionele taalhulp. 5. Ouders in armoede: U neemt het dossier: Communicatie met ouders uit de armoede. Tips vanuit de verenigingen. Binnen dit dossier vindt u belangrijke tips rond inschrijving en aanmelding. 6. Wablieft?! Voor tekstadvies kan u altijd terecht bij deze vzw. Ze geven ook vormingen rond duidelijk schriftelijk communiceren. 9