Aanpak ICT Sourcing Traject Sessie N Nevi Zorgcongres Gerbrand Ruiter Partner - Ordina Consulting Zorg

Transcriptie

1 Aanpak ICT Sourcing Traject Sessie N Nevi Zorgcongres 2017 Gerbrand Ruiter Partner - Ordina Consulting Zorg

2 Overzicht Relatie van sourcing tov Business strategie Visie ICT Strategie Stappenplan ICT Sourcing Huidige situatie Doelstellingen Demand en Supply inrichting 2

3 Sourcing strategie Business strategie* IT strategie* Sourcing strategie Sourcing objectives and goals Program/project plan * De business strategie en IT strategie zijn input voor de context van de sourcing strategie 3

4 Business Strategie & ICT Strategie in lijn De ambitie van uw organisatie is een strategische stap. Doelen kunnen enkel gerealiseerd worden als er een concrete visie en business strategie is vastgelegd. Om deze business strategie tot uitvoering te brengen is het essentieel dat uw ICT organisatie deze optimaal ondersteunt. Hiervoor is het nodig om de business strategie te vertalen naar een ICT Strategie De business en IT strategie vormen de basis van de Sourcing Strategie 4

5 Aanpak Sourcing strategie Framework Sourcing Strategie - Sourcing scope - Drijfveren voor sourcing - Risico matrix - Verschillende scenario s - Scenario per cluster of service opstellen d Sourcing Scenario s en advies f dassessment d Input vanuit huidige situatie - IT Situatie - Meest belangrijke clusters - Huidige risico per cluster Risico Analyse d Scope Portfolio Clusters 5

6 Visie ICT Strategie Flexibiliteit in dienstverlening vraagt om flexibiliteit in ICT ICT Investeringen en keuzes dienen toekomst vast te worden genomen Visie op Business & ICT met inzicht in klanten en de markt is cruciaal Vergroten bewustzijn van sterkten en zwakten is essentieel voor het succesvol uitvoeren van de strategie Uitvoering en implementatie van de ICT strategie dient organisatie breed gedragen te worden 6

7 7 Ontwikkeling van IT naar IT strategie Strategy People Proces Technology 7

8 IT Scan hoe gaan we sourcen Vervangen en Vernieuwen Innovatie Smart Technology Basis IT 8

9 Scope van sourcing vraagstuk opstellen Tactisch en strategisch management Primair proces Secundair proces Werkplek en collaboration Primair ingezette applicaties Secundair ingezette applicaties Werkplek applicaties Primair applicatie infrastructuur Secundaire applicatie infrastructuur Fysieke werkplek Wan Lan Internet Telefonie etc Wan Lan Internet Telefonie etc Wan Lan Internet Telefonie etc Service desk en Operational Management 9

10 Scope en kavels huidige situatie Kavel/scope Huidige leverancier Trustworthy Agile Regie waar/wie Opmerkingen Focus strategie IT infrastructuur Software development LAN/WAN Telefonie Inhuur 10

11 Drijfveren voor Sourcing Welke doelstellingen worden onderscheiden # Sourcingdoelstellingen De mate van belang t.a.v. de dienstverlening Score Gewogen score Samenvatting Welke score worden aan de verschillende doelstellingen gegeven Business Enabler / Toegevoegde waarde Verbetering/verhoging van continuïteit / beschikbaarheid van dienstverlening Time to market (verbetering van de snelheid en verhogen concurrerend vermogen Delta) 4 Kosten (verlaging) 5 Kosten (transparantie, stuurbaarheid) 6 Kwaliteit (beter, constanter) 7 Flexibiliteit en schaalbaarheid (op- en afschalen capaciteit en diensten) 8 Toegang tot specifieke resources (kennis, expertise, ervaring, technologieën, mens/arbeid) 9 Richten op kerncompetenties 11

12 Huidige situatie Voor een heldere en gegronde sourcing strategie is het van groot belang dat er een goed beeld ontstaat van uw organisatie en huidige sourcing keuzes. Huidige situatie assessment: Fase 1: onderzoek de huidige situatie van haar IT sourcing beleid en aanpak. De nadruk ligt op de het integraal bekijken van de huidige situatie over eventuele Business teams, aansluiting op IT strategie en Business strategie. Fase 2 en 3 worden op basis van de inventarisatie en de mogelijkheden in de markt onderzocht welke sourcing scenario s passen bij organisatie. Op basis van drivers en de mogelijkheden wordt een advies geformuleerd 12

13 Risico analyse Categorie Potentiële gevolgen Bedrijfsproces Financiën 1. Nihil Geen schade Onwaarschijnl ijk Potentiële kans Zelden Niet vaak Regelmatig Vaak De potentiele kans op uitval is binnen Klant voor alle clusters in huidige situatie 2. Licht < Beperkt 4. Ernstig 5. Zeer Ernstig ,5 miljoen - 10 miljoen De gewenste potentiele kans op uitval binnen Klant Interventie mogelijkheden in relatie tot sourcing opstellen 6. Rampzalig > 10 miljoen 13

14 ICT situatie en de interventies Wanneer een domein laag scoort worden interventies beschreven om het domein naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Hiermee wordt ICT de enabler van de opgestelde business strategie. 14

15 Huidige Sourcing situatie versus geadviseerde vorm van sourcing Cluster Outsourcen van beheer (FB, FAB, TAB en TB) Co-sourcen van beheer Insourcen van beheer Cloud (IaaS, PaaS of SaaS) Markt applicaties klant Specifieke applicaties klant Richting 2017 ERP-cluster BI-cluster Middleware cluster Connectivity LAN/WAN Connectivity Telefonie Kantoorautomatisering Infrastructuur Geadviseerd vorm van sourcing Huidige situatie van sourcing 15

16 Verklarende termen bij sourcing advies Cluster naam Markt specifieke applicaties Klant specifieke applicaties ERP Business Intelligence Middleware Kantoorautomatisering Connectivity Cluster omschrijving Software waarbij specifieke kennis nodig is van de markt om de applicaties te kunnen beheren Applicaties die specifiek worden ingezet op specifiek van klant en waarbij specifieke kennis nodig is. IP is van klant. Applicaties die worden ingezet voor Enterprise Resource Planning, gebouwbeheer, etc. Applicaties die worden ingezet voor gebruiken van data van o.a. de klanten van KLANT om een bepaalde mate van voorspellende waarde te creëren Middleware omvat de systeemsoftware die de informatie-uitwisseling regelt tussen de cliëntsoftware en de software die de bedrijfsgegevens beheert. Kantoor automatisering is de verzamelnaam voor de automatisering van de werkzaamheden die plaatvinden op kantoor: Werkplek, Office applicaties, etc. Connectivity omvat alle communicatiediensten zoals netwerk en telefonie 16

17 Risico analyse huidige en in geadviseerde sourcing Huidige situatie: Voor de huidige situatie geeft klant tijdens de workshops de volgende scores: KA; Telefonie ERP BI Klant specifieke applicaties Markt specifieke applicaties Middleware Connectivity Gewenste of Geadviseerde situatie: Voor de ambitie geeft klant tijdens de workshops de volgende scores: KA; Telefonie ERP BI Klant specifieke applicaties Markt specifieke applicaties Middleware Connectivity Een analyse van de geadviseerde situatie kan ook zo worden getoond 17

18 Management samenvatting van het advies Sourcing advies per kluster Applicatie / service cluster Strategisch voor marktpositie Advies Leverancier keuze en vervolgtraject Risico Huidig Risico advies Markt specifieke applicaties Strategisch - Trustworthy Klant specifiek applicaties Strategisch - Agile ERP-cluster Niet strategisch - trustworthy BI-cluster Strategisch Agile / Trustworthy Middleware cluster Connectivity LAN/WAN (Netwerk connectie) Connectivity Telefonie Kantoorautomatisering Niet strategisch Lights-on Resource Trustworthy: Stabiele basis/beheer Agile: korte time to market Strategisch: onderscheidend voor markpositie Klant 18

19 Keuze is gemaakt en dan

20 Inrichten van Demand en Supply 20

21 Rollen die nodig zijn in Demand - Outsourcing Rol Business managers CIO Chief Information Officer Informatie manager Service delivery supervisor Inkoper (purchaser) Business Analyst Omschrijving Verantwoordelijk voor uitvoer van bedrijfsprocessen Verantwoordelijk voor ICT services en de ontwikkeling en implementatie van ICT Strategie Verantwoordelijk voor ICT services. Contactpersoon tussen bedrijfsafdelingen om ICT (informatie)- benodigdheden te formuleren (Rapporteert aan CIO) Managt externe en interne IT service verlening. Kijkt naar IT mogelijkheden en naar wensen van bedrijf (Rapporteert aan IM) Ondersteunt IM en de service provider contract manager in selectie en managen van de service provider Implementeren de ICT en Informatie strategie. Ze zijn contactpersoon vanuit de business die de behoeften vanuit de bedrijfsprocessen formuleren 21

22 Rollen die nodig zijn vanuit Supply Rol ICT Manager IT director Account manager Contract manager Service delivery manager Proces manager Competence manager ICT professional Omschrijving Eind verantwoordelijk voor de delivery (het leveren) van ICT en ICT services (continuïteit, stabiliteit etc). Verantwoordelijk voor de relatie tussen service provider en de klant. Focus: service delivery & klanttevredenheid Verantwoordelijk voor het leveren van de service volgens contract en het rapporteren en factureren Sturen de ICT professionals aan die service verlenen en rapporteren aan de contract manager Zetten de processen op rondom de dienstverlening en bewaken de processen en rapporteren aan ICT manager Verantwoordelijk voor het potentiele nieuwe technologie met als doel delivery continuity Verantwoordelijk voor het leveren van diensten. 22

23 Overleg structuren in Outsourcing Level Overleg Onderwerp Aanwezigen Strat. Strat. ICT board Partner board Toekomstige eisen vanuit bedrijfsproces en techniek Strategische planning en oplossen escalaties. Relatie! CIO IM en C-level mngrs Onafhankelijk expert CIO en IM SE en AM Strat. Change Advisory board Verander verzoeken IM & SDM Tact. Service portfolio board Portfolio en technologie IM & SDM Tact. Service Review Meeting Performance van Supplier IM en CM & CM en SDM Tact. Contract review meeting Toestemming en goedkeuring rekeningen CM en PM & AM en CM Ops Service Meeting Service issues CM en IM & CM en SDM Ops Change control Meeting Implementatie van veranderingen IM (IA) & SDM Ops Project meeting Project voortgang en issues CM en IM (IA) & PM CM 23

24 Contract discussie bij outsourcing: Zaken die Ordina in de markt veel ziet voorkomen: 1.Shirking komt voor wanneer een leverancier systematisch onder presteert terwijl deze wel volledig betaald krijgt. Een voorbeeld hiervan is meer uren declareren dan daadwerkelijk gewerkt is. 2.Poaching komt voor wanneer de leverancier zijn vertrouwenspositie beschaamt door oplossingen ook voor andere klanten te gebruiken of concurrentiegevoelige informatie door te geven of zelf te gebruiken. 3.Opportunistic repricing komt voor wanneer een klant na verloop van tijd steeds meer afhankelijk wordt van de vendor. Door deze machtspositie kan de leverancier de financiële condities van het contract willen veranderen. Goede, waterdichte contracten bieden hiervoor deels een oplossing, maar het draait uiteindelijk ook om wederzijds vertrouwen. Voor het creëren van wederzijds vertrouwen is het opbouwen en onderhouden van een goede relatie een vereiste. 24

25 Contact Gerbrand Ruiter Partner Consulting Zorg Ringwade LM Nieuwegein T M gerbrand.ruiter@ordina.nl Dirk Jan van der Pol Principal Expert Zorg Ringwade LM Nieuwegein M

26 Back up slides

27 Vraagstukken per domein 27

28 Trend onderzoek & ICT Strategie Naast de huidige situatie zijn externe ontwikkelingen van groot belang voor de ICT Strategie. Voor uw organisatie relevante (technologische) ontwikkelingen en trends worden in kaart gebracht middels het trend onderzoek. Hiervoor maken we gebruik van de informatie van diverse analisten bureaus zoals Gartner en Forrester. De technologische en trends worden afgebeeld op de hype-cycle grafiek van Gartner. Hiermee wordt inzicht verkregen in het stadium van volwassenheid van een bepaalde ontwikkeling en/of trend. 28

29 De digitale strategie van een instelling Zowel de business strategie als de afgeleide ICT strategie zijn afhankelijk van de doelstellingen van de organisatie. Voor het bepalen van de strategie hanteert Ordina de volgende opdeling van doelstellingen: 29

30 Roadmap Een belangrijk onderdeel van de ICT Strategie is de Roadmap. De Roadmap beschrijft de projecten over de as van Mensen, Processen en Technologie en geeft invulling aan de strategische technologische keuzes die onderdeel zijn van de ICT Strategie. Projecten in deze Roadmap kunnen invulling geven aan: - De inzet van nieuwe technologie - Het upgrade van bestaande technologie - Uit faseren van technologie 30

31 ICT Strategie, Informatiebeleid en Roadmap De huidige situatie, de bedrijfsdoelstellingen, de uitkomsten van het trend onderzoek en de workshops die in deze fase worden gehouden, vormen de input om te komen tot een meer jaren ICT strategie en Roadmap. De ICT strategie wordt uitgewerkt voor de korte termijn, middellange termijn en lange termijn, vanuit de waarde disciplines: Operational Excellence, Customer Intimacy en Product Leadership. 31

32 Cultuur Organisatie vaardigheden processen Management systemen Informatie technology Busines objectieven Business / enterprice objectieven Operational Excellence Client Intimacy Product leadership 32

33 Interventies op gebied van IT en Business Wanneer tijdens de analyse van de huidige situatie blijkt dat bepaalde domeinen niet het gewenste volwassenheidsniveau hebben, worden interventies uitgezet. Deze interventies kunnen verschillend van aard zijn, zoals hieronder beschreven. 33

34 ICT governance en ICT management IT Governance Business IT Business integratie Standaarden en beleid IT Management Service Business contracten SLA DAP DFA Technology Bluprint architectuur Systemen Databases Infra 34